Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Tema 5
LUCRU CU DATE ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unități de învățare:

 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel

 Sortarea celulelor din tabelele de date
 Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date
 Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor automate
 Validarea datelor

Obiectivele temei:

 Modul de lucru cu tabele și avantajele utilizării acestora în cadrul foilor de

calcul;
 Aplicarea filtrelor asupra datelor din tabele și eliminarea componentelor
duplicate din acestea;
 Ordonarea sau sortarea datelor în funcție de unul sau mai multe criterii;
 Gruparea datelor din liste după diferite criterii și crearea de subtotaluri
sau subtotaluri automate;
 Definirea condiții de validare a datelor, în așa fel încât în liste să fie
introduse numai date corecte.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 Bill Jelen, Excel 2010 in depth, QUE Publishing, Indianapolis, 2011
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,
Editura Universitaria, Craiova, 2005
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.1 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel

Deși foile de calcul reprezintă în sine uriașe tabele de celule, Excel
utilizează termenul de tabele pentru a defini zone de lucru delimitate un număr
de coloane și de linii care reprezintă liste de date, structurate cu un anumit scop.
Tabelele apar prima dată ca elemente inserabile în foile de calcul
începând cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip
listă din Excel 2003, ale căror funcționalități au fost dramatic îmbunătățite.
Tabelele sunt caracterizate de câteva elemente distinctive, astfel ele sunt
definite ca fiind domenii continui ale foii de calcul, prima linie reprezentând
antetul tabelului (Header), fiecare linie fiind considerată o înregistrare a datelor
(Record Data), iar coloanele reprezintă câmpuri de date (Fields).
Domeniul A2:D17 din figura 5.1. este un candidat ideal pentru crearea
unui tabel, deoarece fiecare linie de date se structurează ca și înregistrare, iar
fiecare coloană ca și câmp de date.

Figura nr. 5.1. Domeniu de date potrivit pentru definirea unui tabel

Pentru a crea un tabel din domeniul specificat, se poate alege una din
metodele de mai jos:
- Plasați cursorul de selecție pe o celulă din setul de date și efectuați
click, apoi apăsați combinația de taste Ctrl+T;
- Selectați o celulă din domeniul de date și plasați-vă pe tab-ul Insert,
grupul de comenzi Tables (primul din stânga ribon-ului), comanda
Table;
- Selectați o celulă din domeniul specificat și respectați secvența: tab-ul
Home, grupul Styles, comanda Format as Table. Alegeți un stil și
apăsați OK.
Urmare a oricăreia din aceste comenzi,
Excel va determina domeniul în care se
presupune a fi creat tabelul și va afișa caseta de
dialog Create Table, pentru a verifica dacă
determinarea a fost corectă și în care puteți
specifica dacă doriți ca tabelul să țină cont de

Pag. 2
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

prima linie de date ca fiind antet de tabel (figura alăturată).

După validarea elementelor specificate anterior, Excel formata tabelul cu
un stil implicit, linia de antet devine o zonă de liste derulante pentru filtrare
automată (figura 5.2), pe ribon va apărea un nou tab numit Table Tools – Design,
iar tabelului i se va asocia numele Table1.

Figura 5.2. Noul aspect al domeniului de date, transformat în tabel

Noul tabel are o mulțime de facilități, de exemplu, atunci când se

derulează datele în partea de jos, până când linia 2 ce reprezintă antetul
tabelului nu mai devine vizibilă, Excel mută denumirile de câmpuri ale tabelului
în zona de etichete ale coloanelor foii de calcul, astfel încât etichetele de coloane
A, B, C și D ale foii de calcul vor deveni Regiune, Client, Vanzari și Costuri, așa
cum este ilustrat în figura următoare.
Antetul de tabel
înlocuiește
etichetele de
coloane ale foii
de calcul

Adăugarea de noi înregistrări la tabel se face poziționându-ne după ultima

înregistrare și scriind pur și simplu date în celule, domeniul tabelului extinzându-
se automat, același lucru întâmplându-se și dacă se va scrie ceva în prima celulă
din dreapta ultimei etichete de antet a tabelului.
O să observați că la introducerea de noi valori în celulele
tabelului, pe măsură ce scrieți de exemplu în prima coloană
numele unei regiuni, Excel va sugera cu componente deja
existente mai sus, al căror text începe cu litere tastate de dvs.
(figura alăturată), facilitate numită AutoComplete. Dacă valoarea sugerată este
cea corectă, puteți apăsa tasta Enter sau Tab, în caz contrar se continuă scrierea
noii valori. Această facilitate este valabilă numai pentru celulele ce conțin text,
valorile numerice și datele calendaristice neavând parte de același
comportament.

Suport de curs, anul I Pag. 3

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Dacă se dorește redimensionarea tabelului, prin extinderea cu noi linii sau

coloane deja scrise în imediata apropiere a listei de date, veți observa în colțul
dreapta jos a delimitării de tabel un indicator triunghiular de mici dimensiuni
, care prin tragere vă permite acest lucru (vezi și figura 5.2.)
O altă facilitate oferită în lucrul cu tabele este
controlul liniei de totalizare, care poate fi activată sau
dezactivată prin intermediul opțiunii Total Row din grupul
Table Style Options pe care îl găsiți în tab-ul Table Tools –
Design (figura alăturată). Activarea acestei opțiuni duce la
apariția după ultima înregistrare a tabelului, a unei linii de
total, care implicit va scrie cuvântul Total și va efectua
însumarea ultimei coloane din tabel (figura 5.3.). Funcția
utilizată este SUBTOTAL, dar poate fi modificată prin
intermediul butonului de activare a listei derulante de
funcții, din care puteți alege oricare altă funcție (de ex.
calculul mediei sau determinarea valorii minime sau maxime).

Figura 5.3. Efectuarea de totaluri în tabel

Tot aici, dacă doriți efectuarea de totaluri și pe alte coloane, puteți să vă

plasați pe oricare celulă a linei de total și să activați prin intermediul butonului de
activare a listei de funcții, ce calcul doriți.
Efectuarea de noi calcule în tabel este ușurată foarte mult prin prezența
unor facilități pe care le vom exemplifica în continuare.
Efectuați următorii pași:
- selectați prima celulă din coloana E și scrieți eticheta Profit – va avea
ca efect adăugarea unei noi coloane la tabel;
- în prima celulă de sub antet, trebuie să calculăm profitul ca diferență
între venituri și costuri - pentru aceasta vom scrie mai întâi operatorul
egal (=) și apoi indicăm prima valoare din câmpul Vânzări, ceea ce are
ca efect scrierea referinței [@Vanzari], apoi tastăm minus (-) și
selectăm valoarea corespunzătoare coloanei (câmpului) Costuri, ceea
ce are ca efect apariția întregii expresii de calcul, ca în figura
următoare;

Pag. 4
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

- validarea formulei introduse se va face prin apăsarea tastei Enter,

ceea ce va avea ca efect completarea tuturor celulelor din câmpul
Profit, cu același tip de calcul.
Folosirea referințelor de coloană în forma specificată anterior aduce un
spor de eficiență semnificativ, nefiind necesară decât introducerea formulelor de
calcul pe prima linie de date din tabelă, astfel încât este recomandată definirea și
utilizarea tabelelor de celule în foile de calcul.

Suport de curs, anul I Pag. 5

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.2. Sortarea celulelor din tabelele de date

Sortarea este operațiunea de aranjare a înregistrărilor de date într-o
anumită ordine crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ținând cont de unul
sau mai multe criterii specificate de utilizator. Specificarea câmpului sau coloanei
de date după care să se facă ordonarea listei are ca efect aranjarea datelor în
ordinea specificată, având reper valorile conținute de celulele acelui câmp. Dacă
avem de exemplu o listă cu date privind vânzările unui produs (așa cum este
ilustrată figura de mai jos), efectuând o sortare după numele produsului, cu
siguranță că vom întâlni multe înregistrări ordonate ce vor conține același nume
de produs, moment în care putem defini și
un al doilea criteriu de sortare, să zicem
după data efectuării vânzării. Din acest
moment, înregistrările care au valori egale
ale primului criteriu, vor fi ordonate ținând
cont de criteriul definite secundar (după
dată), iar în momentul când sub-lista ce
conține același produs este ordonată după
dată, se va trece la următoarea sub-listă,
care va fi ordonată după același principiu.
În continuare vom prezenta care sunt modalitățile care vă permit sortarea
unei liste, după unul sau mai multe criterii de ordonare:
- selectați tab-ul Home, apoi alegeți din grupul de comenzi Editing,
butonul Sort&Filter, comanda Sort;
- prin intermediul click dreapta în oricare celulă a listei de date și alegeți
Sort;
- din listele derulante activate la definirea unui tabel de date (din
antetul acestuia), alegeți comanda Sort;
- din tab-ul Data, grupul de comenzi Sort&Filter, unul din butoanele
pentru sortare în ordine crescătoare, pentru sortare în ordine

descrescătoare sau pentru configurarea mai multor criterii de

ordonare.
Observați, din cele prezentate anterior, că sortarea se poate face direct,
după un sigur criteriu, prin plasarea selecției pe una din celulele câmpului de date
care reprezintă cheia de sortare, apoi se alege una din variantele de ordonare
crescătoare a valorilor câmpului ( ) sau în ordine descrescătoare ( ).
Dacă se dorește definirea mai multor criterii de sortare, alegeți varianta

Custom Sort… a butonului Sort&Filter sau din tab-ul Data, respectiv

comanda Sort… din meniul contextual afișat la apăsarea click dreapta în lista.
Oricare din aceste comenzi are ca rezultat afișarea ferestrei de dialog Sort (figura
5.4.)

Pag. 6
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.4. Configurarea criteriilor de sortare

Caseta de dialog Sort oferă posibilitatea definirii și gestionării criteriilor de

sortare, fiind posibilă adăugarea unui număr de până la 64 de criterii (!),
ștergerea oricărui criteriu selectat, multiplicarea acestuia, precum și schimbarea
priorității de sortare a acestora.
În continuare descriem pe larg funcționalitatea acestei ferestre de dialog.
Implicit, la deschiderea ferestrei, utilizatorul are posibilitatea definirii
primului criteriu de ordonare, prin completarea listelor Sort by (aici se regăsesc
câmpurile definite ale tabelului de date sau a etichetelor de coloane, în cazul în
care lista de date nu are antet de tabel), Sort on (din listă alegeți opțiunea Values
pentru ordonarea funcție de valori, funcție de culorile celulelor sau a fontului
(Cell Color respectiv Font Color) , iar pe ultima coloană a listei, se va preciza
ordinea (crescătoare sau descrescătoare).
Pentru adăugarea unui criteriu, se apasă butonul Add Level, ce are ca
efect crearea unei noi benzi în care se poate selecta un al doilea criteriu de
ordonare ș.a.m.d. Comanda Delete Level șterge criteriul de ordonare selectat din
listă, iar Copy Level multiplică criteriul de ordonare
Alături de aceste butoane găsim două butoane , cu ajutorul cărora
putem schimba ordinea de prioritate a criteriilor de sortare, prin repoziționarea
criteriului selectat în listă (criteriul prioritar se află pe prima poziție).
Dacă lista de sortat are pe prima linie specificațiile de antet (denumirea
fiecărui câmp), se va selecta caseta de opțiune My data has headers, opțiunea
rămânând neselectată în caz contrar.
Butonul Options… setează, printr-o casetă de dialog opțiunea de căutare
sensibilă la capitalizarea caracterelor în sensul că va face distincție între
caracterele scrise cu literă mică sau mare. În aceeași casetă de dialog, intitulată
Sort Options, vom găsi și două opțiuni în secțiunea Orientation, care permit
sortarea de la începutul la sfârșitul listei sau de la stânga la dreapta, fiind vorba
de varianta Sort top to bottom pentru sortarea pe linii, iar Sort left to right pe
coloane.

Suport de curs, anul I Pag. 7

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.3. Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date

Filtrarea sau interogarea unui tabel de date presupune vizualizarea sau
extragerea unor date, în funcție de anumite condiții impuse. În Excel un tabel
poate fi filtrat în două moduri:
1. prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, care permite afișarea liniilor ce
respectă criterii fixate și ascunderea celor care nu le îndeplinesc;
2. Prin utilizarea caracteristicii de filtrare avansată, când se extrag și se
plasează într-o zonă distinctă liniile care îndeplinesc condiții impuse.
Filtrarea automată a datelor
AutoFilter este o caracteristică importantă și foarte puternică pusă la
dispoziție de Excel atât în cadrul tabelelor definite, unde este activată automat
pe linia de antet a acestuia, cât și în cadrul foilor de calcul obișnuite pe orice
domenii de date. Prin această facilitate, vă sunt oferite liste cu selecție multiplă a
variantelor de filtrare cât și diferite tipuri de filtre inteligente.
Facilitățile oferite de AutoFilter sunt următoarele:
- este posibilă selecția multiplă din lista de valori afișată;
- se poate filtra în funcție de culoare sau seturi de pictograme;
- puteți filtra elemente de tip text care încep, se termină sau conțin
o anumită literă sau grup de litere;
- numerele pot fi filtrate în funcție de diferite criterii (mai mici
decât, mai mari decât, situate între anumite valori etc.);
- puteți opta să fie afișate valorile din top 10, cele situate sub medie
sau peste medie;
- datele calendaristice pot fi filtrate pe ani , trimestre sau luni;
- aveți la dispoziție facilitatea Filter by Selection pentru a filtra doar
elementele care sunt egale cu o valoare selectată de dvs. din orice
celulă a listei de date.
Activarea filtrării se face prin accesarea butonului
Sort&Filter și din listă activați varianta Filter, dezactivarea
opțiunii se face repetând operațiunea. Nu este singura metodă
de aplicare a filtrelor automate, acest lucru putând fi făcut și din

accesarea tab-ului Data, unde găsiți butonul Filter , fie prin

aplicarea unui format de tabel unui domeniu de celule sau
simpla creare a unui tabel, așa cum am prezentat anterior, fie cu
click dreapta pe orice celulă din domeniul unde se dorește a se aplica filtrul și se
selectează una din opțiunile derivate din componenta Filter.
Pentru a crea un filtru prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, procedați în
felul următor:
1. Plasați cursorul oriunde în lista de date;
2. Activați filtrarea prin una din metodele prezentate mai sus;
3. Efectuați click pe săgeata din dreapta etichetei coloanei pe care doriți
să o utilizați ca primă condiție în cadrul filtrului. Alegeți o opțiune din
lista derulantă pentru a restrânge afișarea. Programul Excel aplică
imediat criteriile dumneavoastră, afișând numai liniile care îndeplinesc
criteriul respectiv.

Pag. 8
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

La ultimul pas, va fi afișată

lista de opțiuni de filtrare, care va fi
diferită ca și variante în funcție de
tipul de date conținute de celulele
coloanei pe care se face filtrarea (de
exemplu, în figura alăturată avem
din opțiunea Text Filters variantele
de filtrare pentru celulele al căror
conținut este egal sau nu cu
valoarea precizată, începe cu un
anumit text sau se sfârșește cu o
anumită secvență de caractere,
conține sau nu un text, iar cu
ajutorul ultimei variante Custom
Filter… puteți particulariza cum
doriți elementele de filtrare.
Pentru cazul în care doriți să combinați condițiile puse la filtrare, de
exemplu dorim să afișăm regiunile al căror nume începe cu litera „B” sau cu litera
„M”, vom aplica Custom Filter… și în fereastra apărută vom preciza cele două
criterii, având ca operator logic opțiunea Or (figura 5.5.).

Figura 5.5. Configurarea condițiilor compuse prin Custom AutoFilter

Tot în lista de filtrare, ceva mai jos, avem caseta Search de căutare a unei
anumite valori, dacă lista acestora este foarte mare, iar sub aceasta sunt
prezente valorile coloanei de date ce urmează a fi filtrate, valori ce sunt luate o
singură dată (a se analiza lista completă de date din figura 5.2. pentru a putea
observa cum aceste valori din lista de filtrare respectă condiția de unicitate).
Valorile din listă pot fi selectate toate odată (Select All), doar una sau mai multe
din ele, în funcție de cum se dorește a fi efectuată filtrarea.
Dacă celulele din lista ce urmează a fi filtrată au aplicate formatări la nivel
de culoare (fie că este vorba de efecte de umplere sau culori diferite ale fontului
folosit), se poate face filtrare și în funcție de culorile folosite, prin folosirea
comenzii Filter by Color, în care se va alege opțiunea dorită din categoria de
formatare (pentru exemplul nostru culoarea de umplere sau culoarea fontului) –
figura 5.6.

Suport de curs, anul I Pag. 9

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Figura 5.6. Utilizarea filtrului în funcție de formatările de culoare

Filtrarea prin selecția valorii dintr-o celulă se face cu ajutorul butonului

dreapta al mouse-ului pe celula la care facem referință, se alege Filter din meniul
contextual, opțiunea Filter by Selected Cells Value, ceea ce are ca efect afișarea
doar a liniilor de date al căror conținut de celulă pe coloana filtrată este egal cu
valoarea din celula selectată.
Filtrele aplicate sunt cumulative, adică după ce aplicați un filtru unei
coloane de date, puteți aplica setului de date afișat un alt filtru, pentru altă
coloană, ceea ce va duce la reducerea setului de date afișate, ale căror valori
respectă cumulativ condițiile impuse de cele două filtre aplicate.
Ștergerea sau anularea filtrelor se face prin selectarea opțiunii Clear Filter
from Regiune (Regiune este numele coloanei filtrate, pentru exemplul nostru)
sau din tab-ul Data, alegeți comanda Clear ce o găsiți în grupul de comenzi
Sort&Filter sau pur și simplu apăsând încă odată pe pictograma activă de filtrare

, din același grup de comenzi ale tab-ului Data.

Sortarea datelor din coloane din lista AutoFilter
În lista derulantă activată la momentul apăsării săgeților din dreptul
etichetelor de coloană găsim și comenzi de sortare (ordonare) rapidă a valorilor
din coloana selectată, prin prezența comenzilor Sort A to Z sau Sort Z to A în
cazul valorilor de tip text, Sort Smallest to Largest sau Sort Largest to Smallest
pentru numere, respectiv sau Sort Newest to Oldest pentru valorile de dată
calendaristică, toate indicând variantele de ordonare crescătoare, respectiv
descrescătoare a valorilor din intervalul de date.
Efectuarea de totaluri pentru listele filtrate are o particularitate, în
sensul că obligatoriu veți folosi funcția SUBTOTAL, deoarece această funcție va
aduna doar componentele afișate, spre deosebire de funcția SUM care nu
calculează corect lista filtrată, adunând toate celulele domeniului specificat.
Utilizarea filtrării avansate
Filtrarea avansată este utilizată atunci când se dorește afișarea
înregistrărilor unei liste funcție de criterii definite în cadrul unor celule dintr-o
zonă distinctă de listă.
Pentru a realiza filtrarea complexă, trebuie definite trei zone precis
delimitate:
- zona listei cu date sursa (List range);
- zona ce conține criteriile de filtrare (Criteria range) – alcătuită din
denumirile câmpurilor și restricțiile impuse;
- zona de afișare a rezultatelor filtrării (Copy to) – este formată din
linia de antet cu denumirea câmpurilor (se poate copia din antetul

Pag. 10
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

listei cu datele sursă) și în continuare vor fi afișate înregistrările ce

respectă restricțiile impuse.
Este importantă respectarea numelor de câmpuri definite pentru fiecare
zonă specificată anterior, de aceea se recomandă copierea liniei de antet cu
numele câmpurilor pentru a evita erorile de tastare.

Figura 5.7 – Filtrarea avansată a listelor – definirea corectă a zonelor

Primul pas este acela de a defini cele trei zone de lucru, după care se
poate selecta oricare celulă din lista de date, apoi alegeți tab-ul Data, grupul de
comenzi Sort & Filter, comanda Advanced…, ce are ca rezultat apariția ferestrei
Advanced Filter (figura 5.8.)

Figura 5.8. Configurarea filtrării avansate

În funcție de modul în care se optează în secțiunea Action, avem două

posibilități de afișare a elementelor filtrate:
- Filter the list, in-place, filtrarea se face în același domeniu de
referințe în care se află lista (ca și în cazul filtrării automate
rezultatele filtrării vor fi afișate pe domeniul inițial al listei);
- Copy to another location, rezultatele filtrării se vor afișa în altă
locație decât lista sursă.

Suport de curs, anul I Pag. 11

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Precizarea adreselor celor trei zone se vor face în cele trei casete (List
range, Criteria range și Copy to), așa cum au fost explicate la început.
Dacă în fereastra se bifează caseta Unique records only (numai înregistrări
unice), fiecare linie care îndeplinește criteriile definite va apărea o singură dată.

5.4. Gruparea datelor și crearea totalurilor și

subtotalurilor automate
Gruparea este operațiunea prin care se formează structuri ierarhice care
pot fi restrânse sau extinse, în funcție de gradul la care se dorește a fi făcută
detalierea datelor dintr-o listă. Ideea este aceea de a reduce setul de înregistrări
afișate la cele mai semnificative date (de exemplu totaluri efectuate pe fiecare
grup).

Figura 5.9. Gruparea datelor prin efectuarea de subtotaluri

Cea mai reprezentativă cale de utilizare a grupurilor pentru datele unei

liste este instrumentul de creare a sub-totalurilor, numite și totaluri parțiale, care
aplică asupra unui câmp precizat o funcție și apoi afișează rezultatul (vezi figura
5.9. în care se folosește funcția SUM pentru calculul totalurilor, gruparea
făcându-se având criteriu câmpul Nume produs).
Vom descrie în continuare modalitatea de efectuare a unor astfel de
totaluri, concomitent cu gruparea datelor.
Primul pas este acela de a selecta lista de date sau de a defini domeniul
de celule ce vor fi supuse totalizării.
Este foarte important de reținut că pentru ca această metodă să afișeze
corect rezultatele, lista trebuie mai întâi sortată după criteriul care va sta la
baza grupării datelor (pentru exemplul nostru Nume produs).
Așadar, vom sorta lista printr-una din metodele prezentate anterior,
ascendent, după denumirea produsului, apoi din tab-ul Data, grupul de comenzi

Outline, se alege comanda Subtotal , care va deschide fereastra de dialog cu

același nume (figura 5.10).

Pag. 12
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.10. Configurarea parametrilor necesari efectuării de subtotaluri

În această fereastră utilizatorul va preciza parametrii necesari efectuării

de subtotaluri, după cum urmează:
- At each change in – se alege din listă câmpul după care se va face
gruparea înregistrărilor ce vor fi totalizate, pentru o lista deja
sortată, câmpul implicit este cel după care s-a făcut ordonarea;
- Use function – precizează funcția ce va fi aplicată pentru afișarea
rezultatului pe linia de subtotal corespunzătoare grupurilor
formate sau total general pentru întreaga listă;
- Add subtotal to – se vor selecta câmpurile pentru care se dorește a
se calcula valorile de totalizare;
- opțiunea Replace current subtotals activată va actualiza vechile
subtotaluri cu cele prezente, în cazul în care se vor totaliza de mai
multe ori același set de date asupra căruia s-au modificat, probabil
valorile;
- opțiunea Page break between groups – după afișarea fiecărui grup
de date, se va trece la o pagină nouă sau cu alte cuvinte, fiecare
grup de date va fi afișate pe câte o pagină;
- opțiunea Summary below data, activează sau dezactivează afișarea
liniilor de totalizare după fiecare grup, respectiv la sfârșitul listei.
Dacă se dorește ștergerea liniilor de total, se apasă butonul Remove All.
Validarea parametrilor, realizarea grupării datelor și efectuarea de totaluri
se face după apăsarea butonului OK.

5.5. Validarea datelor

Validarea de date reprezintă caracteristica prin care se pot defini restricții
de introducere a valorilor introduse în celulele unei foi de calcul. În acest sens,
validarea împiedică introducerea de date care nu respectă anumite condiții de
validitate (de ex. cantități sau stocuri negative, numele unui salariat care nu este
tastat corect, tipul de cont poate să fie doar de activ sau pasiv etc.)
Pentru a defini o validare a datelor introduse într-un domeniu de celule se
parcurg etapele:

Suport de curs, anul I Pag. 13

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

- definire interval de celule (domeniul de celule) prin selectarea

acestuia din foaia de calcul;
- se deschide caseta de configurare a validării, unde vor fi precizate
condițiile ce trebuie respectate de datele introduse în domeniul de
celule definit anterior;
- se poate stabili un mesaj ce se afișează la selectarea uneia din
celulele domeniului definit, mesaj ce informează utilizatorul
despre natura datelor ce se introduc și eventual precizări privind
restricții impuse;
- se configurează mesajul de eroare ce va apărea în cazul în care
datele introduse nu respectă condiția de validare impusă, dacă nu
se configurează acest mesaj, Excel va furniza propriul mesaj de
eroare.
Descriem în continuare, etapele precizate anterior, prin intermediul unui
exemplu legat de raportul de marketing privind costurile unei campanii de
publicitate (figura 5.11).

Figura 5.11. Exemplu de configurare mesaj înștiințare pentru validarea datelor

Pentru acest exemplu, se vor valida acronimele denumirilor de costuri,

astfel încât se dorește respectarea unei lungimi a textului introdus cuprinse între
un caracter și 3 caractere.
Pentru a realiza acest lucru, se va selecta mai întâi domeniul de celule în
care se vor introduce datele de acest tip (este vorba de domeniul B4:B12).
Pasul următor este apelarea, din tab-ul Data, a instrumentului Data

Validation , situat în grupul de comenzi Data Tools, ceea ce are ca rezultat

afișarea casetei de dialog Data Validation (fig. 5.11).

Pag. 14
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.12. Caseta de configurare a validării datelor (Data Validation)

În această fereastră se găsesc trei tab-uri (secțiuni): Settings – în care veți

preciza criteriile (restricțiile) de validare, Input Message – setează mesajul de
informare ce va apărea la plasarea într-una din celulele domeniului selectat
anterior și Error Alert – aici puteți preciza conținutul mesajului de eroare apărut
în cazul introducerii de valori invalide.
Corectitudinea datelor pe care le introduc utilizatorii într-o celulă depinde
de modul în care configurați validarea de date. Aveți posibilitatea să afișați un
mesaj de intrare când utilizatorul selectează celula. Mesajele de intrare se
utilizează în general pentru a oferi utilizatorilor asistență despre restricțiile și
tipul de date ce vor fi introduse în celulă. Acest tip de mesaj apare lângă celulă.
Aveți posibilitatea să mutați acest mesaj, dacă doriți, și va rămâne până când îl
mutați în altă celulă sau apăsați ESC. Pentru configurarea mesajului de intrare,
selectați tab-ul Input Message, trebuie să aveți selectată opțiunea Show input
message when cell is selected (afișează mesajul de intrare când celula este
selectată), completați titlul mesajului în caseta de text Title și textul complet al
mesajului de informare, în caseta Input message (fig. 5.13), pentru setările
afișate mesajul de intrare apare ca în figura 5.11 .

Figura 5.13. Configurarea mesajului de intrare

De asemenea , aveți posibilitatea să alegeți să afișați o avertizare de
eroare, care se afișează numai după ce se introduc date nevalide. Pentru aceasta,
selectați tab-ul Error Allert, iar aici veți avea bifată opțiunea Show error alert
after invalid data is entered, veți alege stilul mesajului de eroare din lista Style,
apoi completați titlul ferestrei de eroare (Title) și mesajul de eroare propriu-zis
(Error message), ca în figura 5.14.).

Suport de curs, anul I Pag. 15

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Figura 5.14. Configurarea mesajului de eroare

În cazul introducerii de date invalide, rezultatul este afișarea unei ferestre

de eroare ca în figura 5.15.

Figura 5.15. Fereastra mesajului de eroare la validarea datelor

Stilul avertizărilor de eroare este important deoarece el determină

comportamentul mecanismului de trecere mai departe, la introducerea altor
valori, dacă ceea ce s-a introdus nu respectă condițiile impuse. Cele trei tipuri de
avertizări de eroare sunt:
Pictogramă Tip Utilizare
Oprire Împiedicați utilizatorii să introducă date nevalide într-o
celulă. Un astfel de mesaj de avertizare are două
opțiuni: Retry (reîncercare) sau Cancel (renunțare).
Avertisment Avertizați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Când se afișează un
mesaj avertisment, utilizatorii pot face clic pe
Yes pentru a accepta intrarea nevalidă, pe No pentru a
edita intrarea nevalidă sau pe Cancel
(renunțare) pentru a elimina intrarea nevalidă.
Informații Informați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Acest tip de avertizare
de eroare este cel mai flexibil. Când se afișează un
mesaj de avertizare informații, utilizatorii pot face clic
pe OK pentru a accepta valoarea nevalidă, sau
pe Cancel (renunțare) pentru a o respinge.

Mesajele de intrare și avertizările de erori apar numai când datele se

introduc direct în celule. Ele nu apar în următoarele condiții:
 un utilizator introduce date într-o celulă prin copiere sau umplere.

Pag. 16
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

 o formulă dintr-o celulă calculează un rezultat care nu este valid.

 o macrocomandă introduce date nevalide în celulă.

În continuare, pentru tab-ul Settings, vom specifica setările necesare

pentru mai multe scenarii posibile de definire a restricțiilor de validare.
Restricționarea introducerii de date la valorile dintr-o listă verticală
- în caseta Allow, selectați List.
- faceți clic pe caseta Source, apoi tastați valorile listă separate de un
caracter separator de listă Microsoft Windows (în mod implicit, virgule).
De exemplu:
- Pentru a limita intrarea urmând unei întrebări cum ar fi "Sunteți plătitor
de TVA?" la două alegeri, tastați Da, Nu.
- Pentru a limita reputația calității unui vânzător la trei valori,
tastați Inferior, Mediu, Superior.
- De asemenea, aveți posibilitatea să creați intrările din listă făcând
referire la o zonă de celule din altă parte a registrului de lucru.
În cazul listelor, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare In-cell
dropdown pentru afișarea unei liste derulante.
Pentru a specifica modul în care doriți să gestionați valorile necompletate
(nule), bifați sau debifați caseta de selectare Ignore blank.
Dacă modificați setările de validare pentru o celulă, aveți posibilitatea să
aplicați automat modificările în alte celule cu aceleași setări. Pentru a efectua
aceasta, bifați caseta Apply these changes to all cells with the same settings.
Restricționarea introducerii de date la un număr întreg dintr-un interval
(mecanismul este același și pentru numere zecimale)
- în caseta Allow, selectați Whole number (pentru numere zecimale se
alege Decimal).
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a seta limite superioare și inferioare, selectați between, apoi
introduceți valoarea minimă, maximă sau specifică de introdus. Aveți
posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o valoare de număr;
- pentru a seta o limită minimă de reduceri la de două ori numărul de
copii în celula F1, selectați greater than or equal to în caseta Data și introduceți
formula, =2*F1, în caseta Minimum.
Restricționarea introducerii de date la o dată dintr-un interval de timp
- în caseta Allow, selectați Date
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea datelor după o anumită zi,
selectați greater than. Introduceți datele de început, final sau o dată
specifică care sunt permise. De asemenea, aveți posibilitatea să
introduceți o formulă care returnează o dată.
- pentru a seta un interval de timp între data de azi și trei zile începând de
la data de azi, selectați between în caseta Data, introduceți =TODAY() în
caseta Start date, apoi =TODAY()+3 în caseta End date.

Suport de curs, anul I Pag. 17

Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Restricționarea introducerii de date la o valoare de timp dintr-un

interval de timp
- în caseta Allow, selectați Time
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea orelor înaintea unei anumite ore din zi,
selectați less than.
- pentru a seta un interval de timp pentru servirea micului dejun între
ora la care se deschide restaurantul (valoarea din celula H1) și cinci
ore după ora la care se deschide restaurantul, selectați between în
caseta Data, introduceți =H1 în caseta Start time, apoi
introduceți =H1+"5:00" în caseta End date.
Restricționarea introducerii de date la un text de lungime specificată
- în caseta Allow, selectați Text.
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite un număr limită de caractere, selectați less or equal
to;
- introduceți lungimea de text minimă, maximă sau specifică. De
asemenea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează
o valoare de număr;
- pentru a seta ca lungimea specifică pentru un câmp de nume complet
(C1) să fie lungimea curentă a unui câmp prenume (A1) și a unui câmp
de nume de familie (B1) plus 10, selectați less or equal to în caseta
Data și introduceți =SUM(LEN(A1),LEN(B1),10) în caseta Maximum.
Utilizarea unei formule pentru a calcula ce este permis
- în caseta Allow, selectați Custom;
- în caseta Formula, selectați introduceți o formulă care calculează o
valoare logică (TRUE pentru intrări valide sau FALSE pentru intrări nevalide). De
exemplu:
Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă
Celula pentru alocarea unei burse (B1) poate fi actualizată =AND(D1=0,D2<40000)
numai dacă veniturile proprii sunt nume (D1) și venitul în
familie (D2) este mai mic decât 40.000 de lei.
Celula care conține o descriere de produs (B2) conține =ISTEXT(B2)
numai text.
Pentru celula care conține o proiecție a bugetului de =AND(E1<=800,E2<=97000)
publicitate (B3), subtotalul pentru subcontractanți și servicii
(E1) trebuie să fie mai mic sau egal cu 800 de lei iar volumul
total al bugetului (E2) trebuie să fie de asemenea mai mic
sau egal cu 97.000 de lei.
Celula care conține vârsta unui angajat (B4) este =IF(B4>F1+18,TRUE,FALSE)
întotdeauna mai mare sau egală cu numărul de ani întregi de
angajare (F1) plus 18 (vârsta minimă pentru angajare).
Toate datele din zona de celule A1:A20 conțin valori unice. =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1
Trebuie să introduceți formula

Pag. 18
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă

în validarea de date pentru
celula A1, apoi să completați
valorile A2 până la A20 astfel
încât validarea de date pentru
fiecare celulă din zonă să aibă
o formulă similară, dar al
doilea argument al
funcției COUNTIF se va potrivi
cu celula curentă.
Celula care conține numele codului de produs (B5) începe =AND(LEFT(B5, 3) ="ID-
întotdeauna cu prefixul standard de ID și este de cel puțin 10 ",LEN(B5) > 9)
caractere lungime.

Suport de curs, anul I Pag. 19