Universitatea "Alexandru Ioan Cuza" Iaşi

Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

Master Managementul proiectelor
An II

<Titlul evenimentului>
Data evenimentului:<ziua sau perioada de desfășurare>
<Locul evenimentului>
1. _____________________________ ( %)

2. _____________________________ ( %)
Membrii echipei (în ordinea alfabetică,
cu menționarea obligatorie a ponderii 3. _____________________________ ( %)
deținute în total proiect)
4. _____________________________ ( %)

(Regula generală este de 2-3 membri în echipă)

Iaşi, 2018

1
 Proiectul va pleca de la stabilirea unui eveniment organizațional viitor. Se va realiza conform formularului pus
la dispoziție pe portalul FEAA, la secțiunea disciplinei. Asupra formularului nu se va interveni prin eliminarea
rubricilor, chiar dacă ele nu vor fi completate. În astfel de situații, se va specifica NU ESTE CAZUL. Dacă, la
anumite secțiuni sunt necesare elemente suplimentare, se pot adăuga componente sau linii.
Planificarea evenimentului va avea în vedere ca organizatorul (indiferent dacă este același cu clientul sau
firmă specializată) să aibă la dispoziție toate informațiile și detaliile necesare, fără a fi nevoie de clarificări
ulterioare de la organizația ce a declanșat evenimentul.
La final se va trece și lista cu sursele bibliografice folosite pentru planificarea evenimentului, inclusiv site-
urile eventualilor furnizori de servicii și produse necesare desfășurării.

Cuprins
1. Tematica evenimentului................................................................................................................................................... 3
2. Rezumatul evenimentului (se completează la final)...................................................................................................... 3
3. Persoane de contact (se adaugă linii în funcţie de necesităţi)....................................................................................3
4. Scopul şi Obiectivele Evenimentului.............................................................................................................................. 3
5. Detalii despre participanţi................................................................................................................................................ 3
6. Publicitatea evenimentului.............................................................................................................................................. 4
7. Invitarea și înregistrarea intenției de participare și/sau confirmarea..........................................................................4
8. Descompunerea evenimentului (se adaugă linii în funcţie de necesităţi)..................................................................4
9. Logistica evenimentului (se adaptează în funcţie de eveniment)................................................................................4
10. Planul pentru amplasarea indicatoarelor..................................................................................................................... 6
11. Elemente specifice sosirii/plecării participanţilor....................................................................................................... 6
12. Servicii alimentaţie publică............................................................................................................................................ 6
13. Divertisment.................................................................................................................................................................... 7
14. Suveniruri sau alte amintiri ale evenimentului............................................................................................................ 7
15. Bugetul estimat (se adaugă linii în funcţie de necesităţi).......................................................................................... 7
16. Personalul necesar (se adaugă linii în funcţie de necesităţi).....................................................................................7

2
1. TEMATICA EVENIMENTULUI
 Declanșatorul (solicitantul/clientul) evenimentului

 Adresabilitatea (participan ții la eveniment, cu alte cuvinte cui îi este destinat evenimentul)

 Op țiunea pentru organizare cu for ț e proprii sau apelând la o firmă specializată

 Taxe de participare pentru participan ți, modul de stabilire, criterii pentru eventuale reduceri, condi ții
pentru returnare etc. (dacă este cazul)

 Efectele așteptate (beneficii, avantaje, emo ții etc.)

 Elementele de unicitate și originalitate ale evenimentului

2. REZUMATUL EVENIMENTULUI (SE COMPLETEAZĂ LA FINAL)

Încadrarea în tipologia evenimentelor (Se va încadra evenimentul după criteriile cunoscute (super-tip eveniment, interes
sau aria de întindere, caracter sau domeniul, scop, obiective)
Tema evenimentului:
Data evenimentului:
Locul de desfășurare a evenimentului
Solicitantul și/sau Organizatorul:
Costul total:
Principalele etape din timpul evenimentului:
Participanţii:
Mijloacele de promovare:

3. PERSOANE DE CONTACT1 (SE ADAUGĂ LINII ÎN FUNCŢIE DE NECESITĂŢI)

Rolul persoanei în Prenumele şi Numele Organizaţia/departamentul din care Email Telefon/fax
organizare face parte
(funcția)

4. SCOPUL ŞI OBIECTIVELE EVENIMENTULUI (SE ADAUGĂ LINII ÎN FUNCŢIE DE NECESITĂŢI)

Scopul/scopurile evenimentului sunt:


Obiectivele urmărite




5. DETALII DESPRE PARTICIPANŢI (estimare numerică și identiicarea nevoilor)

Număr estimat Rol şi nevoi, inclusiv cele speciale (privind tipul de
Categorii participanţi Total B F alimentație, cabine speciale, translatori etc. stabilite pe
bază de ipoteze și experiența altor evenimente)
Participan ți direc ți (cei pentru
care se organizează evenimentul)
Invitaţi
Invitaţi speciali
Reprezentanţi media
Însoţitori
Furnizori

1 Din echipa evenimentului sunt 2-3 persoane desemnate ca persoane de contact pentru eventualele probleme apărute în
timpul organizării și desfășurării evenimentului, care știu exact cu cine trebuie să ia legătura pentru a le rezolva. De
asemenea, sunt persoanele care asigură comunicarea cu participan ț ii.
3
6. PUBLICITATEA EVENIMENTULUI
Tipul de promovare de publicitate preeveniment, în timpul și post-eveniment
Se vor prezenta caracteristicile canalelor de promovare, modalităților de promovare, cantităților de materiale și estimarea
numerică a activităților și perioadelor de timp pentru promovare. Toate acestea se vor descrie în funcție de tipul promovării și
materialele utilizate) Se pot adăuga alte tipuri decât cele enumerate
Promovare în media:
Promovare prin materiale (flyere,
broșuri, bannere, mash-up etc):
Promovare prin oameni:
Promovare prin obiecte promoţionale:
Promovare online:

7. INVITAȚII ȘI ÎNREGISTRAREA INTENȚIEI DE PARTICIPARE ȘI/SAU CONFIRMAREA

Tip invitație și/sau înregistrare
Se vor oferi detalii privind modalitățile de transmitere a invitațiilor, de preluare a formularelor, de înregistrare în baza de
date, conținutul formularului de înregistrare etc.
Invita ț ie tipărită și/sau prin e-
mail
Înregistrare prin formular tipărit:
Confirmare de participare prin e-
mail:
Înscriere on-line:
Alte forme:
Observaţii:

8. DESCOMPUNEREA EVENIMENTULUI PE ETAPE ȘI ACTIVITĂȚI (SE ADAUGĂ LINII ÎN FUNCŢIE DE NECESITĂŢI) –

COMPONENTA CEA MAI DETALIATĂ
Faza/etapa/activitatea Descriere [în funcţie de specificul evenimentului, urmărind stabilirea datelor calendaristice de
evenimentului derulare a etapelor/activităţilor, nevoile/preferinţele de organizare, dependenţele dintre
componentele evenimentului, alocarea resurselor, având în vedere cele 6 elemente ce asigură
unicitatea evenimentului] Atenție: descompunerea evenimentului va avea în vedere atât etapele
premergătoare lui, cât și cele posteveniment, nu doar derularea propriu-zisă a evenimentului

9. LOGISTICA EVENIMENTULUI (se descrie, în tabelele de mai jos, fiecare element, în funcție de
eveniment, urmărind să se stabilească dacă logistica există sau este necesară
achiziția/închirierea, este oferită de organizator sau cel care deține spațiul, momentele în care este
necesară și poate fi eliberată, termenele de verificare etc.)
9.1 Spaţii necesare:
Clădirea sau spaţiul obţinut:
Numărul sălilor (inclusiv spaţii de
depozitare):
Capacitatea (suprafa ță, număr de
locuri):
Repartizarea activită ț ilor pe săli
Perioada de rezervare:
Data vizitei pentru evaluarea spaţiului:
Observaţii asupra locaţiei:

9.2 Infrastructură necesară:

Numărul de mese pe săli pentru
participan ț i, organizatori și furnizori
Numărul de scaune pe săli pentru
participan ț i, organizatori și furnizori:
Calculator/laptop:

4
Imprimantă:
Videoproiec ție:
Alte echipamente necesare:
Prize şi prelungitoare:
Tablă/suport cu hârtie:
Activită ț ile și sălile unde sunt
necesare:
Observaţii:

9.3 Scene speciale, în funcţie de eveniment:

Stâlpi de susţinere
Podium (de lemn sau alt tip, suprafaţă):
Scaune necesare pe podium:
Mese necesare pe podium:
Activită ț ile și locurile (sălile, spa țiile,
zonele de amplasament) unde sunt
necesare:
Observaţii:

9.4 Decor:
Draperii
Steaguri şi alte elemente de
semnalistică și brand
Aranjamente florale
Alte decora țiuni interioare/exterioare
specifice
Sălile, spa ț iile, locurile unde sunt
necesare:
Observaţii:

9.5 Echipamente audio/video:

Echipamentele necesare (altele decât
cele de la 9.2):
Numele furnizorului:
Informaţii de contact:
Data de instalare şi perioada pentru
care sunt necesare:
Activită ț ile și sălile unde sunt
necesare
Data de verificare:
Data scoaterii din funcţiune şi timpul
necesar:
Numele tehnicienilor:
Observaţii:

9.6 Lumini:
Efecte speciale:
Reflectoare:
Activită ț ile și spa țiile unde sunt
necesare:
Observaţii:

9.7 Parcare:
Număr necesar locuri parcare:
Număr locuri în parcări existente:
Număr locuri parcări noi şi locul de
amplasare

5
Activită ț i și resurse necesare pentru
dirijarea, controlul sau blocarea
traficului:
Observaţii:

9.8 Condiţii speciale pentru persoanele cu deficienţe:

Rampe pentru cărucioare:
Lifturi speciale
Cameră pentru interpretare:
Observaţii:

10. PLANUL PENTRU AMPLASAREA INDICATOARELOR

Tipul indicatoarelor Descriere (inclusiv log-uri, materiale utilizate, dimensiuni, momentul Număr
amplasării etc.)
La intrare
Pentru înregistrare participanţi
Pentru camera VIP
La locurile de servire a
meselor sau pentru pauze
Pentru sălile/locurile
evenimentului
La locurile de plecare
Observaţii:

11. ELEMENTE SPECIFICE SOSIRII/PLECĂRII PARTICIPANŢILOR

Condiţii de cazare (hoteluri, camere,
costul și cine suportă, condi ț ii single,
double etc.):
Instrucţiuni diverse/hărţi pentru indicarea
locurilor de cazare și desfășurare
eveniment:
Securitatea evenimentului:
Semnalizarea traseului, locurilor de
întâlnire, deplasare, desfășurare
ac ț iuni:
Servicii de fluidizare a traficului:
Mijloace de transport asigurate (avion,
tren, autocare, taxi etc.):
Observaţii:

12. SERVICII DE ALIMENTAŢIE PUBLICĂ

Numărul meselor servite în comun (mic
dejun, prânz, cină)
Numărul cinelor festive sau a
coktailurilor
Cine asigură mesele, pe categorii (mic
dejun, prânz, cină)
Datele de contact ale celor care asigură
organizarea meselor:
Datele şi perioada din zi când se servesc
mesele:
Preferinţele pentru stilul de servire:
Preferinţele/restricţiile pentru meniuri:
Numărul de locuri la mese:
Numărul de mese unde vor sta
participan ț ii și vor servi meniurile:

6
Băuturi admise/interzise:
Numărul pauzelor pentru cafea
Produse solicitate pentru pauze
Costul pe persoană pentru mese (cost
calculat sau limită maximă)
Observaţii:

13. DIVERTISMENT
Tipuri acţiuni de divertisment:
Furnizorul de divertisment
Informaţii de contact ale
furnizorului:
Data pentru contractare:
Perioada de contractare:
Observaţii:

14. SUVENIRURI SAU ALTE AMINTIRI ALE EVENIMENTULUI

Tipuri de obiecte/souvenir-uri Descriere (logo, materiale, momentul distribuirii, cantități, eventuali furnizori etc.)
Premii
Cadouri
Recompense
Comercializare logo-uri etc.
Alte materiale realizate special
pentru eveniment
Observaţii

15. PERSONALUL NECESAR (SE ADAUGĂ LINII ÎN FUNCŢIE DE NECESITĂŢI)

Poziții/funcții/roluri în structura Personal solicitat Date de contact
echipei

16. BUGETUL ESTIMAT (SE ADAUGĂ LINII ÎN FUNCŢIE DE NECESITĂŢI)

Poziţii bugetare: Descriere (sursa/provenien ța veniturilor, Valoare estimată:
activitatea/generatorul costului etc):
1. Venituri, pe surse de venit
.....
......
TOTAL VENITURI
2. Cheltuieli, pe categorii
....
....
TOTAL CHELTUIELI

17. BIBLIOGRAFIE