Ps 02

PARLAMENTUL ROMÂNIEI
CAMERA DEPUTAŢILOR
________________________________________________________________________
APROBAT
Secretar general
Silvia-Claudia Mihalcea
Avizat,
Președinte Comisia de monitorizare
Director
Dan Ioan Regman
Procedura de sistem privind

Elaborarea procedurilor de sistem și operaționale
Codul procedurii: PS-02
Ediţia II, revizia 0
Data:
Elaborat,
Secretariat tehnic Comisia de monitorizare
Consilier
Florin Cherbis
Cod: PS-02
PROCEDURĂ DE SISTEM
Camera Deputaţilor Ed. II Rev. 0
Elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale Pag. 2/38
Cuprins
Cuprins..............................................................................................................2
1.0 Scop.............................................................................................................3
2.0 Domeniul de aplicare...................................................................................3
3.0 Documente de referinţă...............................................................................3
4.0 Definiţii şi abrevieri......................................................................................3
5.0 Descrierea procedurii..................................................................................4
6.0 Responsabilităţi.........................................................................................14
7.0 Diagramele de proces...............................................................................16
8.0 Anexe.........................................................................................................18
9.0 Lista de difuzare........................................................................................32
10.0 Formular evidenţă modificări...................................................................34
11.0 Formular de analiză a procedurii 35
Cod: PS-02
1.0. Scop
Procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare, aprobare, revizie,
păstrare şi arhivare al tuturor procedurilor, de sistem sau operaţionale, utilizate în cadrul
sistemului de control intern managerial al Camerei Deputaţilor.
2.0. Domeniul de aplicare

Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul serviciilor Camerei
Deputaţilor, în vederea elaborării procedurilor de sistem şi a procedurilor operaţionale.
3.0. Documente de referinţă

3.1. Ordinul Secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului
controlului intern managerial al entităților publice;
3.2. Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea,
îndrumarea metodologică și supravegherea stadiului implementării și dezvoltării sistemului
de control intern managerial la entitățile publice;
3.3. Ordinulul Secretarului general al Camerei Deputaţilor nr. 722/17.05.2018, privind
constituirea prin reactualizare a Comisiei de monitorizare în domeniul controlului intern
managerial.
4.0 Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiţii
(1) Compartiment = departament / direcţie generală / direcţie / serviciu / birou prevăzut
în structura organizatorică a Camerei Deputaţilor, care se subordonează direct
Secretarului general sau Secretarilor generali adjuncți. Conducătorii acestor
compartimente reprezintă primul nivel de conducere;
(2) Control intern managerial = ansamblul formelor de control exercitate la nivelul
entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării
fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază
responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor
proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor
specifice;
(3) Diagrama de proces = schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele și
pașii realizării unui proces sau unei activități;
(4) Entitate publică = autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este
acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice
şi/sau patrimoniu public. În cazul prezentei proceduri, prin termenul entitate (publică) se
face referire la Camera Deputaţilor;
(5) Primul nivel de conducere = conducătorii compartimentelor din cadrul serviciilor
Camerei Deputaților aflate sub directa coordonare a Secretarului general sau
Secretarilor generali adjuncți;
Cod: PS-02
(6) Procedură documentată = modul specific de realizare a unei activități sau a unui
proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot
fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale;
(7) Procedură operaţională (procedură de lucru) = procedură care descrie un proces
sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente ale
serviciilor Camerei Deputaţilor, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice;
(8) Procedura de sistem (procedură generală) = descrie un proces sau o activitate care
se desfăşoară la nivelul serviciilor Camerei Deputaţilor, aplicabilă majorității sau tuturor
compartimentelor;
(9) Proces = un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate,
organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse,
adăugându-le valoare;
(10) Secretariat tehnic al Comisiei de monitorizare = persoane/compartiment
desemnate/desemnat de către Secretarul general al Camerei Deputaţilor având ca
sarcină principală managementul documentelor ce sunt în atribuția Comisiei de
monitorizare;
4.2. Abrevieri
(1) Comisia = Comisia de monitorizare a Camerei Deputaţilor;
(2) CDEP = Camera Deputaţilor;
(3) DIT = Direcţia informatică şi telecomunicaţii
(4) Preşedinte = Preşedintele Comisiei de monitorizare a Camerei Deputaţilor;
(5) PO = Procedură operaţională;
(6) PS = Procedură de sistem;
(7) SCDEP = Serviciile Camerei Deputaţilor;
(8) Secretariat = Secretariatul Comisiei de monitorizare;
(9) SG = Secretarul general al Camerei Deputaţilor;
5.0. Descrierea procedurii

5.1 Iniţierea procedurilor
(1) Procedurile de sistem se iniţiază la propunerea Comisiei sau a compartimentelor din
cadrul SCDEP, după consultarea Secretariatului, cu scopul de a gestiona riscurile ce
pot pune în pericol funcţionarea de ansamblu şi/sau atingerea obiectivelor generale ale
CDEP. În acest sens Comisia identifică, evaluează şi prioritizează riscurile, având în
vedere şi reglementările aplicabile (legi, hotărâri de guvern, ordine, standarde, etc.) şi
stabileşte lista procedurilor de sistem necesare, compartimentele responsabile de
elaborarea procedurilor de sistem şi termenele pentru elaborare.
(2) Procedurile operaţionale se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din
cadrul SCDEP pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi
standardizării acestora şi pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune în
pericol atingerea unui obiectiv specific stabilit. Conducătorul compartimentului stabileşte
Cod: PS-02
lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru

elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.
5.2 Elaborare procedurilor
(1) Antetul şi subsolul paginilor
1. Exceptând prima pagină, toate celelalte pagini au antet (anexa 1), care cuprinde:
a) Denumirea instituţiei (Camera Deputaţilor) şi în cazul procedurilor operaţionale
şi pe cea a compartimentului SCDEP care a elaborat procedura;
b) Tipul procedurii (de sistem sau operaţională);
c) Denumirea procedurii;
d) Codul procedurii;
e) Numărul ediţiei şi al reviziei;
f) Numărul paginii şi numărul total al paginilor.
2. Fontul folosit va fi Arial de 10.
3. Subsolul paginilor se lasă necompletat.
4. În cazurile speciale, ce trebuie evitate dacă este posibil, ale unor modele de
formulare ce trebuie prezentate la dimensiunea reală, şi ale căror detalii nu mai
permit aplicarea antetului, acesta poate lipsi, urmând ca informaţiile strict necesare
(numărul procedurii, ediţia, revizia, pagina şi numărul anexei) să fie înscrise în
subsolul paginii, centrat, folosind fontul Arial cu dimensiunea caracterelor de 10,
scrise înclinat (italic). Un astfel de exemplu este anexa 2 din prezenta procedură.
(2) Prima pagină
Prima pagină a procedurilor, al cărei model este prezentat în anexa 2a pentru
procedurile de sistem, respectiv în anexa 2b pentru cele operaționale, conţine
obligatoriu următoarele elemente:
1. Sigla CDEP, cu dimensiunile 21,5 x 21,3 mm, plasată în colţul stânga sus al
paginii. Sigla poate fi descărcată de pe pagina de internet a CDEP;
2. În partea de sus, amplasate centrat faţă de marginile laterale, se trec, una sub
alta: "PARLAMENTUL ROMÂNIEI" şi "CAMERA DEPUTAŢILOR", cu majuscule şi
utilizând fontul Arial cu corp de 14, sub care se trasează o linie orizontală pe toată
lăţimea tipăribilă a paginii. În cazul procedurilor operaţionale, sub această linie se
trece, centrat şi cu fontul Arial de 14, denumirea compartimentului ce a elaborat
procedura;
3. Denumirea procedurii şi codul acesteia (Arial 16 îngroşat -bold-);
4. Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi al reviziei (cu cifre arabe), precum şi data
aprobării procedurii. Se va utiliza fontul Arial 16, data completându-se ulterior, de
mână;
5. Persoanele (prenumele, numele, funcţia) care elaborează procedura şi cele care o
avizează sau aprobă, cu confirmarea prin semnătură. Fontul folosit este Arial 12.
(3) Conţinutul unei proceduri
Capitolele unei proceduri documentate sunt următoarele:
Cod: PS-02
1. Capitolul Scop – identifică şi descrie obiectivul general al procedurii elaborate,

ţinând cont de rolul, locul, importanţa precum şi de alte elemente privind activitatea
procedurată;
2. Capitolul Domeniul de aplicare - defineşte activităţile pentru care se aplică
procedura, delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de
activităţi şi precizează compartimentele care trebuie să implementeze această
procedură;
3. Capitolul Documente de referinţă – sunt precizate documentele cu rol de
reglementare care fundamentează realizarea procedurii. Lista documentelor cuprinde
reglementări din legislaţia naţională sau internaţională, precum şi reglementări
interne. Adiţional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale
utilizate în activităţile procedurate deja;
4. Capitolul Definiţii şi abrevieri - în cadrul acestui capitol sunt prezentate
următoarele informaţii:
a) În cadrul subcapitolului Definiţii, sunt definiţi termenii care sunt folosiţi cu
frecvenţă mare în cadrul procedurii şi care ar putea produce confuzie în lipsa
explicării lor;
b) În subcapitolul Abrevieri se precizează semnificaţia abrevierilor utilizate în
conţinutul procedurii;
c) Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile să fie consemnate în ordine
alfabetică.
5. Capitolul Descrierea procedurii - descrie modul în care trebuie desfăşurată
activitatea/procesul, în succesiunea logică a acţiunilor întreprinse şi cu precizarea
persoanelor implicate în proces şi când este cazul, a resurselor utilizate şi a
circuitului documentelor aferente activităţii/procesului. În cadrul detalierii procedurii,
se preferă folosirea timpului prezent, forma afirmativă (execută, elaborează, verifică,
etc);
6. Capitolul Responsabilităţi - sunt prezentate funcţiile responsabile pentru realizarea
etapelor procedurate, precizându-se activităţile pentru care răspund şi specificându-
se, dacă este cazul, durata sau termenele limită pentru realizarea operaţiunilor,
acţiunilor, activităţilor prezentate în cadrul procedurii;
7. Capitolul Diagrama de proces - pentru înţelegerea mai bună a procesului descris
în cadrul procedurii, se prezintă grafic, prin intermediul diagramei (diagramelor) de
proces, numită în unele documentaţii şi flowchart, succesiunea logică a acţiunilor ce
se întreprind. La crearea acestor diagrame se utilizează simbolurile prezentate în
anexa 3;
8. Capitolul Anexe - sunt prezentate formularele, modelele de documente standard la
care se face referire în conţinutul procedurii, precum şi tabelele şi exemplele
necesare pentru o mai bună înţelegere şi descriere a procesului;
9. Capitolul Lista de difuzare a procedurii - se foloseşte modelul de tabel prezentat în
anexa 4 a prezentei proceduri;
10. Capitolul Formular evidenţă modificări - conţine modificările efectuate, de-a
lungul timpului, asupra procedurii. Modelul utilizat este prezentat în anexa 5 din
procedura aceasta. În cazul procedurilor de sistem sau al procedurilor operaționale
Cod: PS-02
comune, se menționează compartimentul / persoana care a efectuat modificările

aferente unei anumite revizii.
11. Capitolul Formular de analiză a procedurii – Formularul în care compartimentul
inițiator centralizează datele etapei de analiză a procedurii de către compartimentele
implicate, în vederea exprimării de către acestea a unui punct de vedere. Formularul
de analiză a procedurii include: denumirea compartimentului care exprimă punctul de
vedere, numele și prenumele conducătorului sau înlocuitorului de drept al acestuia,
avizul favorabil sau cel nefavorabil cu precizarea explicită a observațiilor la
procedură, data și semnătura. Modelul utilizat este prezentat în anexa 10.
12. Toate aceste capitole sunt precedate de prima pagină, al cărei format a fost
prezentat la 5.2.(1) şi de cuprins.
(4) Modul de redactare
1. Paragrafe, subparagrafe
a) Fiecare paragraf şi subparagraf trebuie să fie precedat de un identificator, astfel
încât să poată fi referit cu exactitate;
b) Succesiunea notării paragrafelor şi subparagrafelor este:
1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a); a1...
c) Deşi nu se recomandă, în cazurile în care este vorba de o enumerare de
elemente de valoare egală, la care nu se face vreo referire individuală, ci doar în
grup, pentru evidenţierea lor se pot folosi, la oricare nivel, marcatori (bullets) sub
forma unor elemente grafice. Acestea vor fi de tipul „bifă” sau „liniuţă”;
d) Titlurile sunt paragrafele de ordin 0. Acestea se vor alinia la stânga şi vor fi
scrise îngroşat;
e) Paragrafele de ordin 0 şi 1 nu vor fi indentate, urmând ca pentru celelalte
paragrafe indentarea să crească în mod progresiv, cu 0,5 cm la nivelul fiecărui
nivel.
2. Formatul paginii este A4 (210 x 297 mm).
3. Marginile vor fi stabilite astfel:
- sus: 1,5 cm;
- jos: 2 cm;
- stânga: 2,5 cm;
- dreapta: 1,5 cm
- antet (header) şi subsol (footer): 1,25 cm.
4. Fontul utilizat este Arial de 12, cu diacritice. În cazul diagramelor de proces,
tabelelor şi formularelor, se poate folosi şi Times New Roman, dimensiunea fontului
putând fi micşorată după nevoie.
5. Exceptând paragrafele de nivel 0, care sunt aliniate la stânga, paragrafele sunt
aliniate complet (justify).
6. Spaţierea dintre linii este de un rând.
7. Spaţierea dintre paragrafe este:
Cod: PS-02
a) Pentru paragrafele de nivel 0 (titlul de capitol): înainte=12 puncte, după=6

puncte;
b) Paragrafele de nivel 1...5: după=6 puncte;
c) Paragrafele de nivel 6 şi în continuare: fără spaţiere între paragrafe.
8. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru evidenţieri absolut
necesare se recomandă utilizarea scrierii cursive (italic);
(5) Stabilirea codului procedurilor şi formularelor
1. Codul unei proceduri de sistem este de forma:
PS-xx
unde xx - reprezintă numărul de ordine al procedurii, alocat de Secretariat. Acest
număr este un identificator unic. Elaboratorul procedurii are obligaţia de a solicita
Secretariatului comunicarea codului de procedură aferent.
2. Codul unei proceduri operaţionale este de forma:
PO-nnn-xx
unde:
- nnn - reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO. Acest cod
este identic cu codul de corespondenţă atribuit serviciilor Camerei Deputaţilor;
- xx - reprezintă numărul de ordine a PO, alocat la nivelul compartimentului ce
elaborează procedura, de către responsabilul cu procedurile desemnat de
conducătorul compartimentului respectiv.
3. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este de forma
a) pentru formularele aferente unei PS:
F-xx-yy
b) pentru formularele aferente unei PO:
F-nnn-xx-yy
unde:
- xx, respectiv nnn.xx - reprezintă codul PS/PO în care este utilizat formularul
- yy – reprezintă numărul de ordine (unic, de identificare) al formularului în
cadrul procedurii respective.
Codul formularele va fi trecut în subsolul formularului, în partea dreaptă şi va fi
scris cu italice, folosind fontul Arial de 10.
5.3 Avizarea şi aprobarea procedurilor
(1) Procedurile de sistem
1. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul compartimentului iniţiator.
2. Compartimentul iniţiator contactează Secretariatul prin telefon sau e-mail şi anunţă
că a elaborat PS şi doreşte consultarea Comisiei cu privire la formatul/conţinutul
proiectului de PS. Această consultare va fi efectuată în format electronic. În acest
sens, compartimentul iniţiator transmite Secretariatului, prin e-mail, proiectul de
procedură.
Cod: PS-02
3. Secretariatul va verifica conformitatea proiectului de PS cu prevederile din PS-02

și va face eventual observații sau recomandări în ceea ce privește alinierea
procedurii la cerințele de control intern managerial. Dacă PS nu este conformă cu
prevederile respective, observaţiile Secretariatului vor fi comunicate
compartimentului iniţiator în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea proiectului
PS, prin e-mail. Structura iniţiatoare va retrimite PS modificată în maxim 5 zile
lucrătoare de la data primirii observaţiilor.
4. În urma constatării conformității de către Secretariat a proiectului de procedură,
structura inițiatoare va înainta membrilor Comisiei o adresă de informare, prin care le
este adus la cunoștință faptul că le va fi transmis spre consultare, prin e-mail,
proiectul de procedură, comunicându-le, totodată, numele, prenumele, telefonul și
adresa de e-mail a persoanei responsabile cu elaborarea PS. Se recomandă
utilizarea modelului prezentat în anexa 6.
5. Ulterior, proiectul PS este trimis spre consultare preliminară de către iniţiator, prin
e-mail, membrilor Comisiei.
6. Eventualele comentarii şi observaţii vor fi evidenţiate şi aduse la cunoştinţa
iniţiatorului prin una din următoarele modalităţi:
a) în proiectul în format digital al PS, cu opţiunile Track Changes/Add Comments,
b) în scris, conform modelului prezentat în anexa 7.
7. Consultarea durează maxim 5 zile lucrătoare. Dacă în acest interval iniţiatorul nu
primeşte propuneri de modificare de la vreun membru al Comisiei, se consideră că
respectivul membru nu are nicio obiecţie în ceea ce priveşte PS. În acest interval,
membrii Comisiei pot solicita, verbal sau în scris, clarificări de la iniţiator.
8. În urma centralizării eventualelor comentariilor/observaţiilor, responsabilul cu
elaborarea PS operează observaţiile considerate pertinente în procedură, în maxim 5
zile lucrătoare de la data finalizării consultării preliminare. Vor fi luate în considerare
doar observaţiile bine argumentate.
9. Versiunea rezultată va fi trimisă apoi prin e-mail, spre consultare finală și avizare,
membrilor Comisiei, cu termen de analiză de 3 zile lucrătoare, precum și
Secretariatului. Membrii Comisiei vor transmite, folosind modelul prezentat în anexa
8, avizul lor pozitiv sau negativ. Netransmiterea avizului se consideră avizare
pozitivă.
10. În cazul în care în cadrul etapei de consultare prevăzute la punctele 5.3.(1).5 -
5.3.(1).7 nu au fost emise observații sau propuneri, consultarea finală prezentată la
punctul 5.3.(1).9 nu mai este necesară, procedura considerându-se avizată favorabil
de către Comisie, elaboratorul urmând să le comunice acest lucru tuturor membrilor.
11. Responsabilul cu elaborarea procedurii centralizează avizele în Formularul de
analiză a procedurii.
12. Dacă nu există niciun aviz negativ, procedura se consideră avizată și poate
obține semnăturile membrilor Comisiei în formular.
13. În cazul existenței a cel puțin unui aviz negativ, elaboratorul procedurii înaintează
formularul Secretariatului tehnic, urmând ca Președintele Comisiei, în termen de 5
zile lucrătoare, să convoace Comisia pentru analiza și discutarea observațiilor
cuprinse în avizele negative. În urma discuțiilor, cei care au emis inițial aviz negativ
au posibilitatea de a-l menține sau de a-l schimba într-unul pozitiv. Decizia privind
Cod: PS-02
aprobarea procedurii se ia prin vot, conform procedurii de sistem privind funcționarea

Comisiei de monitorizare. Formularul de analiză a procedurii va fi refăcut, dacă va fi
cazul, pentru a reflecta situația finală, de către Secretariat, care va obține și
semnăturile membrilor Comisiei, urmând ca după aceasta să îl restituie
elaboratorului.
14. În cazul în care procedura nu este aprobată, se decide reluarea elaborării ei, fie
de același compartiment, fie de altul, nominalizat de Comisie.
15. În cazul în care procedura este avizată pozitiv ca urmare a situațiilor prezentate
la 5.3.(1).10 sau 5.3.(1).12, responsabilul cu elaborarea PS va lista procedura în
varianta finală şi după ce va fi semnată de cei responsabili cu elaborarea și
verificarea la nivelul compartimentului care a generat-o, o va trimite Secretariatului cu
adresă de înaintare, conform modelului prezentat în anexa 9. De asemenea, va
transmite Secretariatului, toate e-mailurile de avizare primite de la membrii Comisiei,
în vederea arhivării electronice.
16. Secretariatul avizează și înaintează PS tipărită, spre avizare, Președintelui
Comisiei şi Secretarului general adjunct ce coordonează compartimentul generator,
atunci când este cazul. După avizarea de către aceştia a PS, Secretariatul o trimite
spre aprobare Secretarului general.
17. După aprobare, procedura în original este ştampilată pe fiecare filă, înregistrată
la Secretariatul tehnic în registrul propriu şi este restituită elaboratorului, în vederea
distribuirii.
(2) Procedurile operaţionale
1. După elaborare, proiectul PO este verificat de către şeful ierarhic al celui ce a
elaborat-o şi dacă este cazul, de conducătorul compartimentului iniţiator .
2. Compartimentul iniţiator transmite spre consultare Secretariatului, prin e-mail,
proiectul de procedură.
3. Secretariatul va verifica conformitatea proiectului de PO cu prevederile PS-02 şi va
trimite apoi proiectul prin e-mail, observaţiile şi recomandările. În cazul existenţei
unor observaţii, acestea vor fi comunicate compartimentului iniţiator în termen de 10
zile lucrătoare de la primirea PO, prin e-mail.
4. Dacă există mai multe compartimente cărora li se aplică PO, structura iniţiatoare
va urma pașii descriși în continuare:
a) Transmite PO prin e-mail compartimentelor implicate, în vederea formulării de
observații;
b) Eventualele comentarii şi observaţii vor fi evidenţiate şi aduse la cunoştinţa
iniţiatorului fie în format digital, utilizând opţiunile Track Changes/Add Comments,
fie în scris, conform modelului prezentat în anexa 7.
c) Consultarea durează maxim 5 zile lucrătoare. Dacă în acest interval iniţiatorul
nu primeşte propuneri de modificare de la compartimentul/compartimentele
implicate, se consideră că PO a fost avizată pozitiv.
d) Dacă există comentarii, elaboratorul operează în termen de 5 zile lucrătoare
observațiile considerate pertinente și transmite varianta finală atât
compartimentelor implicate, spre avizare, cât și Secretariatului.
Cod: PS-02
e) Avizarea se face în termen de 3 zile lucrătoare, folosindu-se modelul prezentat

în anexa 8. Netransmiterea unui punct de vedere se consideră avizare pozitivă.
f) Responsabilul cu elaborarea procedurii centralizează avizele în Formularul de
analiză a procedurii.
g) Dacă nu există vreun aviz negativ, procedura se consideră avizată și
elaboratorul poate obține semnăturile conducătorilor compartimentelor implicate în
Formularul de analiză.
h) În cazul existenței unuia sau mai multor avize negative, elaboratorul procedurii
înaintează formularul Secretariatului tehnic, urmând ca Președintele Comisiei, în
termen de 5 zile lucrătoare, să îi convoace în vederea medierii pe reprezentanții
compartimentelor în cauză. În urma discuțiilor, cei care au emis inițial aviz negativ
au posibilitatea de a-l menține sau de a-l schimba într-unul pozitiv. În cazul în care
nu se ajunge la consens, decizia privind forma finală a procedurii aparține
Președintelui. Dacă este cazul, elaboratorul reface Formularul de analiză a
procedurii pentru a reflecta situația finală și obține și semnăturile celor implicați.
5. Responsabilul cu elaborarea PO va tipări forma finală şi va semna prima pagină,
trimiţând-o spre verificare şefului ierarhic superior.
6. Ulterior, compartimentul inițiator va trimite procedura Secretariatului cu adresă de
înaintare, conform modelului prezentat în anexa 9.
7. Secretariatul avizează și înaintează procedura, spre avizare, atunci când este
cazul, Secretarului general adjunct ce coordonează compartimentul iniţiator.
8. După avizare, Secretariatul o înaintează Președintelui Comisiei de monitorizare
spre aprobare. După aprobare, se ştampilează fiecare filă a procedurii, iar
Secretariatul o înregistrează în registrul propriu şi o înapoiază compartimentului care
a elaborat-o, în vederea distribuirii ei.
5.4. Difuzarea
(1) Procedurile de sistem
1. Elaboratorului îi revine sarcina de a distribui procedura de sistem tuturor membrilor
Comisiei (compartimentelor SCDEP), conform listei de difuzare, al cărei model este
prezentat în anexa 4. După distribuire şi obţinerea semnăturilor de confirmare,
elaboratorul trimite Secretariatului, spre păstrare, PS în original, în format tipărit,
precum şi în format digital, prin scanarea în format PDF.
2. Numele fişierului este de forma:
PS-xx-Ey-Rz-denumire
unde:
xx - este codul procedurii de sistem;
y - este numărul ediţiei;
z - indică numărul reviziei;
denumire - reprezintă numele procedurii (nu se vor folosi diacritice). În cazul
unui nume foarte lung, acesta poate fi trunchiat la o lungime minimă rezonabilă,
care totuşi să poată permite identificarea după nume
Ex: PS-02-EII-R0-elaborarea procedurilor de sistem si operationale.PDF
Cod: PS-02
3. Fişierul este trimis de către Secretariat Direcţiei informatică şi telecomunicaţii,

pentru a fi postat pe intranetul Camerei Deputaţilor.
(2) Procedurile operaţionale
1. Elaboratorul distribuie câte o copie tipărită a procedurii operaţionale fiecărui
compartiment din lista de difuzare, cu semnătură de primire.
2. După distribuire, persoana responsabilă cu păstrarea procedurilor din cadrul
compartimentului generator trimite Secretariatului, în termen de trei zile lucrătoare, o
copie scanată în format PDF. Fişierul va purta numele corespunzător, de forma:
PO-nnn-xx-Ey-Rz-denumire
unde:
nnn-xx - este codul procedurii operaţionale
y - este numărul ediţiei
z - indică numărul reviziei
denumire - reprezintă numele procedurii (nu se vor folosi diacritice). În cazul
unui nume foarte lung, acesta poate fi trunchiat la o lungime minimă rezonabilă,
care totuşi să poată permite identificarea după nume
Ex: PO-2e-03-EI-R2-instruirea personalului in domeniul SSM.PDF
3. Secretariatul va păstra copia scanată în biblioteca virtuală de proceduri, urmând
ca ulterior să elibereze copii în format digital membrilor Comisiei care solicită acest
lucru în scris.
5.5. Revizuirea procedurilor
(1) Revizuirea procedurilor de sistem
a) Atunci când un compartiment din cadrul SCDEP, Comisia sau Secretariatul
constată că o PS necesită îmbunătăţiri, sau când se constată că au avut loc
modificări ale cadrului normativ care afectează întreaga instituţie, se solicită revizia
procedurii respective.
b) Solicitarea se înaintează Secretariatului, împreună cu prezentarea modificărilor
propuse şi a motivării lor. În cazul în care Președintele Comisiei consideră demersul
justificat, acesta solicită compartimentului responsabil cu elaborarea PS, inițierea
etapelor pentru efectuarea unei revizii.
(2) Revizuirea procedurilor operaţionale
a) Revizuirea PO se face atunci când o persoană din cadrul unui compartiment ce
aplică procedura constată că aceasta necesită îmbunătăţiri sau modificări, ca urmare
a schimbării activităților desfășurate și/sau a cadrului normativ, etc.
b) Pentru aceasta, persoana respectivă adresează o solicitare de revizuire
conducătorului compartimentului care a elaborat PO.
(3) Procesul de revizuire a unei proceduri, fie că este de sistem sau operaţională,
urmăreşte aceeaşi succesiune de etape care au fost parcurse la realizare, din punct de
vedere al elaborării, avizării, aprobării şi difuzării.
(4) Revizuirea procedurilor implică anumite operaţii specifice şi comune:
a) Se marchează prin subliniere, eventual se poate evidenţia cu ajutorul unui marker,
paragrafele ce urmează a fi modificate în noua revizie;
Cod: PS-02
b) Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;

c) Când volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii, sau când
ediţia în curs are deja trei revizii şi ar urma astfel a patra, atunci se modifică ediţia;
d) Persoana responsabilă cu efectuarea revizuirii completează formularul de
evidenţă a modificărilor, al cărui model este prezentat în anexa 5. În cazul trecerii la o
ediție superioară datorită unor modificări ce depășesc 50% din conținut, se renunță la
consemnarea detaliată în formularul de evidență a modificărilor, fiind suficientă
operațiunea de marcare;
e) Prima pagină, antetul şi toate referinţele se modifică corespunzător cu numărul
reviziei/ediţiei şi se impune avizarea şi aprobarea noii versiuni a procedurii;
f) Procedura modificată se distribuie deţinătorilor în conformitate cu lista de difuzare
a procedurii. Distribuirea se face de către persoana căreia îi revine această
responsabilitate conform celor prevăzute la subcapitolul 5.3, urmând ca simultan cu
difuzarea reviziei să retragă vechea procedură conform celor arătate la 5.7.(3) şi să
se asigure că lista de difuzare este completată corespunzător;
g) Persoanele responsabile din cadrul compartimentelor SCDEP vor modifica în mod
corespunzător şi alte documente care sunt afectate de modificările procedurii
revizuite;
h) Fiecare deţinător al procedurii revizuite are obligaţia de a înlocui vechea
procedură cu cea modificată şi de a comunica persoanelor din cadrul
compartimentului din care face parte, a căror activitate este influenţată de prevederile
procedurii, conţinutul modificat al procedurii în vigoare.
5.6 Înregistrarea şi arhivarea procedurilor
(1) Procedurile documentate se înregistrează într-un registru electronic ţinut la
Secretariat.
(2) Procedurile operaţionale se înregistrează într-un registru electronic ţinut la
compartimentul care a elaborat procedura.
(3) Originalul procedurilor de sistem şi operaţionale retrase sau revizuite se păstrează
timp de doi ani. După această perioadă, sunt transmise la arhiva Camerei Deputaţilor
conform reglementărilor privind arhivarea.
5.7 Retragerea procedurilor
(1) Retragerea unei proceduri se face în situaţia în care procedura este modificată prin
revizuire, sau când aplicabilitatea acesteia încetează.
(2) În cazul în care retragerea de produce ca urmare a încetării aplicabilității, solicitarea
de retragere se face de către Secretariat la solicitarea Comisiei, în cazul procedurilor de
sistem, sau de către elaborator, la iniţiativa sa, cu informarea Secretariatului, în vederea
completării registrului de evidenţă. În acest tip de retragere, pe primul exemplar, aflat la
Secretariat (în cazul PS) sau la compartimentul elaborator (PO), se face mențiunea
„Retras definitiv”, exemplarul purtând numele și semnătura persoanei care a făcut
această mențiune.
(3) Retragerea copiilor distribuite compartimentelor se face cu confirmarea prin
semnătură în rubrica specială din Lista de difuzare a procedurii din exemplarul 1 al
versiunii ce a fost revizuită și care este retrasă. Pe prima pagină se face mențiunea
„Retras”.
Cod: PS-02
6.0. Responsabilităţi
6.1 Conducătorul de compartiment
(1) Stabileşte lista obiectivelor specifice, a activităţilor şi a riscurilor asociate, elaborate
în cadrul sistemului de control intern/managerial;
(2) Prioritizează obiectivele specifice, activităţile şi riscurile din cadrul compartimentului
pe care îl conduce;
(3) Stabileşte lista procedurilor operaţionale necesar a fi elaborate în propriul
compartiment;
(4) Desemnează persoanele responsabile pentru realizarea procedurilor şi termenele la
care acestea le vor finaliza;
(5) Formulează observaţii referitoare la procedurile primite spre avizare în termenul
stabilit;
(6) Verifică procedurile elaborate în cadrul compartimentului, sau la a căror elaborare
participă și compartimentul pe care îl conduce;
(7) Urmărește transmiterea procedurilor elaborate de compartimentul propriu pe circuitul
de analiză, avizare şi aprobare stabilit prin această procedură de sistem şi respectă
termenele de avizare prevăzute;
(8) Analizează oportunitatea revizuirii sau retragerii procedurilor;
(9) Contribuie la stabilirea de către Comisie a listei cu procedurile de sistem necesar a fi
realizate în cadrul SCDEP;
(10) Participă, dacă are acest drept sau dacă este invitat, la şedinţele de mediere şi la
cele ale Comisiei în vederea analizării observaţiilor formulate de compartimente în cazul
procedurilor documentate;
(11) Desemnează persoana din subordine care răspunde de controlul documentelor
referitoare la proceduri (alocare numere, întreţinere registru evidenţă, păstrare, clasare,
arhivare, etc);
(12) Ia toate măsurile necesare în vederea cunoaşterii de către cei implicaţi a
procedurilor aplicabile la nivelul compartimentului pe care îl conduce, răspunzând de
aplicarea acestora.
6.2 Persoana desemnată pentru realizarea unei proceduri
(1) Elaborează procedurile în conformitate cu prevederile prezentei proceduri, la
termenele stabilite;
(2) Prezintă procedura finalizată conducătorului compartimentului în vederea verificării;
(3) Când este cazul, participă la consultările care au loc pentru armonizarea
observaţiilor formulate de alte compartimente în vederea avizării procedurilor;
(4) Înaintează Secretariatului procedurile elaborate, în vederea parcurgerii etapelor de
verificare, avizare şi aprobare, conform prevederilor prezentei proceduri;
(5) Completează lista de difuzare a procedurilor şi distribuie copii tipărite tuturor celor
implicați în activitatea procedurată;
(6) Transmite Secretariatului copii în format PDF ale procedurilor elaborate.
Cod: PS-02
6.3 Membrii Comisiei

(1) Stabilesc lista procedurilor de sistem necesare, compartimentele/persoanele
responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza elaborarea;
(2) Avizează procedurile de sistem, în termenul prevăzut;
(3) Participă la întâlnirile de analizare a procedurilor, când este necesar;
(4) Solicită modificarea sau retragerea procedurilor de sistem, când acest lucru este
necesar;
6.4 Secretariatul
(1) Alocă codul PS, completează şi păstrează registrul de proceduri al SCDEP;
(2) Analizează și avizează din punct de vedere formal, procedurile elaborate în cadrul
SCDEP;
(3) Verifică existenţa avizelor din partea membrilor Comisiei în cazul PS;
(4) Înaintează spre analiză, avizare şi aprobare, conform procedurii de faţă, procedurile
documentate;
(5) Păstrează originalul procedurilor de sistem şi copiile scanate ale tuturor procedurilor
documentate aprobate;
(6) Păstrează şi arhivează procedurile de sistem revizuite sau retrase.
6.5 Președintele Comisiei
(1) Convoacă şi conduce întâlnirile de mediere. În cazul în care nu se ajunge la acord,
decide varianta finală;
(2) Convoacă şi conduce şedinţele Comisiei;
(3) Avizează procedurile de sistem și aprobă procedurile operaționale.
6.6 Secretarul general adjunct
(1) Avizează procedurile documentate elaborate de compartimentele din subordine.
6.7 Secretarul general
(1) Aprobă procedurile de sistem.
6.8 Direcţia informatică şi telecomunicaţii
(1) Crează şi întreţine în pagina de intranet a Camerei Deputaţilor secţiunea dedicată
găzduirii procedurilor de sistem în vigoare;
(2) Actualizează afişarea procedurilor de sistem primite de la elaborator;
(3) Oferă sprijin logistic Secretariatului şi Comisiei în vederea arhivării electronice şi
accesării la nevoie a procedurilor operaţionale.
Cod: PS-02
7.0 Diagramele de proces

7.1 Diagrama de proces pentru procedurile de sistem
Intrări - Comisie: A
- identificare şi evaluare obiective generale şi
riscuri;
- acte normative, standarde, documente de
management, etc Trimitere PS tipărită şi e-mailuri
- propuneri de PS ale compartimentelor avizare la Secretariat
Formular avizare
Comisia decide:
-lista PS necesare
-compartimentele responsabile Avizare Secretariat și înaintare
- termenele limită PS pt avizare la Președinte CM,
SGA
Elaborare PS şi verificare de
către conducător compartiment Înaintare PS pt aprobare SG
Trimitere email cu PS
spre verificare la Secretariatul înregistrează PS,
Secretariat stamplilează paginile şi o restituie
elaboratorului
DA
Există Retrimitere la Difuzare PS
observaţii? elaborator şi
efectuare corecţii
NU
Trimitere email cu PS
spre consultare membrilor Trimitere PS
Comisiei Secretariat şi
scanată la DIT
DA
Există Retrimitere la
elaborator şi DIT încarcă PS Secretariat
observaţii?
efectuare corecţii pe intranet păstrare PS
format
NU tipărit şi
digital
Trimitere email cu PS var.
finală membrilor Comisiei
NU DA Şedinţă
Primire avizare Există Comisie
de la membri observaţii?
NU
DA
PS aprobată? Desemnare
elaborator PS
Tipărire var. Semnare PS la nivel

finală PS compartiment
A
Cod: PS-02
7.2 Diagrama de proces pentru procedurile operaționale
Elaborare PO şi verificare la nivel

compartiment
Trimitere email cu PO
spre verificare la
Secretariat
DA
Există Retrimitere la
observaţii? elaborator şi
efectuare corecţii
NU
NU
Implicate şi alte
compartimente
?
DA
Trimitere email cu PO
altor compart. pt.
consultare
NU
Există
observaţii?
DA
Tipărire var.
Discuţii între finală PO
compartimente
DA
Acord? Semnare PO la nivel
compartiment
NU
Mediere Președinte DA
Avizare
Implicate şi alte compartimente
compartimente implicate
?
NU
Avizare Secretariat și înaintare Trimitere PO Secretariat Retrimitere PO la

PO pt avizare SGA tipărită şi e-mailuri avizare elaborator
Înaintare PO pt aprobare Secretariatul ștampliează paginile Difuzare PO şi trimitere fişier

Președintelui CM PO, o înregistrează şi o restituie scanat la Secretariat
elaboratorului
Elaboratorul
păstrează PO
Cod: PS-02
8.0 Anexe
8.1 Anexa 1 - Antetul
(1) Antetul procedurilor de sistem respectă modelul de mai jos:
Cod: [PS-xx]
Camera Deputaţilor PROCEDURĂ DE SISTEM
Ed. [nr.] Rev. [nr.]
[Denumirea procedurii] Pag. [nr.pag/total pag.]
(2) Antetul procedurilor de operaţionale este conform cu modelul următor:
Camera Deputaţilor Cod: [PO-nnn-xx]

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ
Ed. [nr.] Rev. [nr.]
[Compartimentul elaborator] [Denumirea procedurii] Pag. [nr.pag/total pag.]
În cazul paginilor orientate în mod peisaj (landscape), antetul se lățește în mod

corespunzător, pentru a se întinde pe toată lăţimea tipăribilă a paginii.
CAMERA DEPUTAŢILOR
________________________________________________________________________
APROBAT
Secretar general
[prenume şi nume]
Avizat,
Avizat,(*
[funcția] Secretar
(*
general adjunct
[prenume şi nume]
[prenume şi nume](*
Procedura de sistem privind

[denumire precedură]
Codul procedurii: [cod procedură]
Ediţia [nr. ediţie], revizia [nr. revizie]
Data: [zz.ll.aaaa]
Avizat,
[funcția]
[prenume şi nume]
Verificat,
[funcţia]
[prenume şi nume]
Elaborat,
[funcţia]
[prenume şi nume]
(PS-02, Ed. II, rev. 0, pag 19/38 - Anexa 2a - Model prima pagină PS)
CAMERA DEPUTAŢILOR
________________________________________________________________________
(PS-02, Ed. II, rev. 0, pag 20/38 - Anexa 2a - Model prima pagină PS)
CAMERA DEPUTAŢILOR
________________________________________________________________________
[compartimentul care elaborează]
APROBAT
[funcția]
[prenume şi nume]
Avizat,(*
Secretar general
adjunct(*
[prenume şi nume](*
Procedura operațională privind

[denumire precedură]
Codul procedurii: [cod procedură]
Ediţia [nr. ediţie], revizia [nr. revizie]
Data: [zz.ll.aaaa]
Avizat,
[funcția]
[prenume şi nume]
Verificat,
[funcţia]
[prenume şi nume]
Elaborat,
[funcţia]
[prenume şi nume]
*) când este cazul
(PS-02, Ed. II, rev. 0, pag 21/38 - Anexa 2b - Model prima pagină PO)
Cod: PS-02
8.3 Anexa 3 - Simboluri folosite la elaborarea diagramelor de proces
Nr. Simbol Nume şi explicaţie

crt.
1 Proces - Indică, de regulă, un proces, o sarcină, o
acţiune sau o operaţie. Această formă reprezintă ceva
ce trebuie făcut, o acţiune ce trebuie întreprinsă. Este
cel mai utilizat simbol. De reţinut faptul că textul din
interiorul formei Proces include, aproape de fiecare
dată, un verb
2 Proces alternativ - După cum sugerează numele,
acest simbol este utilizat atunci când etapa
menţionată a fluxului de proces este o alternativă la
procesul normal. În acest caz, liniile de flux sunt, de
regulă, reprezentate prin linie întreruptă.
3 Decizie - Desemnează o întrebare sau o ramificare

condiţionată a fluxului. De cele mai multe ori, sunt
prevăzute două opţiuni de ieşire (Da/NU,
Adevărat/Fals, etc.), însă sunt cazuri în care pot fi
prevăzute ieşiri multiple.
4 Date (I/O) - Paralelogramul este folosit pentru a arăta

o intrare în sau o ieşire din proces. Ca intrare pot fi,
de exemplu, primirea unui raport/situaţii, a unui e-
mail, a unei comenzi, recepţionarea unor
date/informaţii într-un format anume, iar ca ieşire se
pot menţiona generarea unui raport, trimiterea unui e-
mail, expedierea unui document prin fax, etc. În
utilizarea noastră curentă, reprezintă astfel mai des
înţelesul de intrare/ieşire (I/O) decât cel de date.
5 Proces predefinit - Indică o etapă sau o serie de
etape de proces care au fost definite în altă parte.
Acest simbol înseamnă că există o diagramă de flux
pentru procesul predefinit, care a fost deja trasată la
care se face referire pentru obţinerea unor informaţii
detaliate. Dacă respectivul sub-proces este
considerat "cunoscut", dar nu a fost de fapt definit
într-o procedură, instrucţiune de lucru,sau altă
diagramă de proces, atunci cel mai bine este ca acest
simbol să nu fie folosit, căci el implică o definire
existentă.
6 Document - Aşa cum indică şi numele, acest simbol
arată o etapă a procesului care produce un
document, un raport, inclusiv sub formă tipărită.
Cod: PS-02
7 Documente multiple - Similar cu simbolul de mai sus,

diferenţa constând în aceea că este vorba de mai
multe documente.
8 Terminator - Terminatorii reprezintă punctele de

inceput şi sfârşit ale procesului. Pentru a desemna
începutul procesului, în interiorul simbolului se pune
"Start" sau "Început". Când este utilizat ca simbol de
început, terminatorul reprezintă o acţiune
declanşatoare ce pune în mişcare procesul.
9 Pregătire - Simbolul indică o etapă ce presupune o
pregătire, cum ar fi reglări ale echipamentului sau alte
pregătiri ale procesului.
10 Aşteptare - Indică o perioadă de aşteptare, ce este

parte a procesului, pe durata căreia nu este efectuată
nicio activitate. Simbolul este important întrucât
întârzierea poate conduce la creşterile costurilor de
producţie sau pur şi simplu întârzierea procesului.
Eceste perioade trebuie analizate pentru a se vedea
dacă este posibilă eliminarea sau diminuarea lor.
11 Introducere manuală - Desemnează o introducere
manuală, cum ar fi cea a datelor într-un program prin
intermediul unei tastaturi.
12 Operare manuală - Acest simbol indică o operaţie

efectuată manual. Reprezintă orice operaţie sau
reglaj ce trebuie realizate manual de o persoană, spre
deosebire de activităţi ce se efectuează automatizat.
13 Conector - Într-o diagramă de proces, acest simbol

este de regulă mai mic ca dimensiune şi este folosit
drept conector pentru a indica un salt de la un punct
al fluxului la altul, fără a fi nevoie să se traseze o linie
de flux între ele. Conectorii sunt etichetaţi, de regulă,
cu majuscule (A, B, AA), pentru a desemna punctele
de salt corespunzătoare. Sunt foarte folositori atunci
când prin utilizarea lor se evită liniile de flux care ar
trebui să traverseze alte simboluri sau linii de flux, ori
când se face saltul la şi de la sub-procese definite în
altă zonă decât diagrama principală.
Cod: PS-02
14 Conector de pagină diferită - Simbolul se foloseşte

pentru a arăta că diagrama se continuă în altă pagină.
Deşi este permisă şi utilizarea de litere (majuscule) la
etichetarea acestor simboluri, se recomandă ca în
cazul conectorilor de pagină să se folosească
numere, eventual indicând chiar numărul paginii.
Simbolul poate fi chiar rotit pentru a indica direcţia
către cealaltă pagină, unde se face continuarea.
15 Cartelă - Acest simbol indică vechile cartele perforate,
fiind partenerul simbolului de bandă perforată. În
prezent este foarte rar utilizat.
16 Banda perforată - Desemnează, de asemenea, o

tehnologie veche, practic eliminată din uzul curent.
17 Joncţiune de însumare (uneori numit "Şi/And" logic) -

Simbolul de joncţiune sumatoare logică este folosit
când mai multe ramuri converg într-un singur proces.
Totuşi, simbolul Îmbinare este mai des utilizat în acest
scop. Acest simbol (ca şi cel numit "Sau/Or" logic)
este folosit cu mai multă relevanţă în diagramele de
flux de date (informatice) decât în cele de proces
(managerial).
18 Sau - Simbolul "Sau/Or" logic arată când un proces
diverge, de regulă în mai mult de două ramuri. Când
se foloseşte acest simbol, este importantă etichetarea
liniilor de flux de ieşire, pentru indicarea criteriilor
urmate de fiecare ramură.
19 Colaţionare - Acest simbol pune în secvenţă
Îmbinarea şi Separarea. Se utilizează pentru a
îmbina, unifica mai multe procese ce au ca rezutat
mai multe procese, extrase, de cele mai multe ori,
rezultatul fiind un format standard sau un aranjament.
Simbolul indică o etapă a procesului care necesită
organizarea datelor, a informaţiilor sau materialelor în
conformitate cu un aranjament sau un format
standard.
20 Sortare - Simbolul Sortare pune în secvenţă
Separarea şi Îmbinarea, fiind folosit pentru a selecta o
singură sursă către mai multe rezultate şi pentru a le
unifica apoi din nou într-un singur punct de
convergenţă, de cele mai multe ori rezultatul constând
în aranjarea unui set de date într-o ordine pre-definită.
Indică sortarea datelor, informaţiilor, materialelor într-o
ordine stabilită.
Cod: PS-02
21 Separare (extracţie/măsurătoare) - Indică separarea

unui proces în căi separate. De asemenea, când în
cadrul simbolului este înscrisă litera M, indică o
măsurătoare. Mai indică şi eliminarea unuia sau mai
multor articole dintr-un set, precum şi (în descrierea
unor procese) depozitarea unor produse finite.
22 Îmbinarea (depozitarea) - Folosit când procese sau
informaţii multiple sunt unificate într-un singur
element. Indică, de asemenea, depozitarea materiilor
prime.
23 Stocare date - Simbolul este folosit generic pentru

orice etapă a procesului în care se înmagazinează
date. Datele pot fi înmagazinate pe hard disc, bandă
magnetică, card de memorie sau alt dispozitiv de
stocare
24 Stocare cu acces secvenţial (bandă magnetică) -
reprezintă un mod de stocare învechit, deci în prezent
simbolul este rar utilizat.
25 Disc magnetic (Bază de date) - Reprezintă o bază de

date de orice tip, cum ar fi de tipul Microsoft Access,
SQL Server, etc. Este cel mai utilizat simbol pentru a
desemna o locaţie de stocare a datelor.
26 Stocare cu acces direct - Un hard disc reprezintă un

mediu de stocare cu acces direct, fiecare sector al lui
putând fi accesat oricând, direct, în ordinea necesară.
27 Ecran - Desemnează ecranul unui PC, indicând

afişarea informaţiilor către utilizator.
28 Înmagazinare internă - Se utilizează mai ales în

diagramele de flux informatice, pentru a indica
informaţiile depozitate în memoria internă (RAM),
spre deosebire de depunerea acesteia într-un fişier
29 Linie de flux (săgeată) - arată direcţia în care este

parcurs procesul
Cod: PS-02
8.4 - Anexa 4 - Lista de difuzare

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr. Compartimentul Numele şi Data primirii Semnătura Data Semnătura

ex. unde se difuzează prenumele retragerii
Cod: PS-02
8.5 - Anexa 5 - Formularul pentru evidenţa modificărilor

FORMULAR EVIDENŢĂ MODIFICĂRI
- Compartimentul care a elaborat procedura:...............................................................

- Modificările aferente Ed. [nr.ed.]-Rev. [nr. rev.]: [nume compartiment] ([prenume și nume persoană])
Nr. Ediţia Data Revizia Data Pag. Descrierea modificării Semnătura

crt nr. ediţiei nr. reviziei conducătorului
compartimentui
Cod: PS-02
8.6 - Anexa 6 - Adresă solicitare consultare preliminară
Parlamentul României
Camera Deputaţilor
[denumirea Departamentului / Direcţiei Generale / Direcţiei]
Bucureşti, [data]
Nr. [cod compartiment] / nr.
Doamnei/Domnului
[prenume şi nume]
[funcţia, compartimentul]
Doamnă/Domnule .[funcţia]
Prin prezenta, vă informăm că urmează să vă transmitem, prin

e-mail, în vederea consultării preliminare, procedura de sistem [cod şi
nume procedură].
Persoana responsabilă cu elaborarea procedurii de sistem este
dna/dl [prenumele, numele, funcţia], datele sale de contact fiind:
telefon [nr. telefon], adresă de e-mail [e-mail].
Vă rugăm să ne transmiteţi, în maximum 5 zile lucrătoare, în
conformitate cu prevederile procedurii de sistem "PS-02 - Elaborarea
procedurilor de sistem şi operaţionale", comentariile şi observaţiile
dumneavoastră, în format digital la adresa de e-mail specificată, sau în
scris.
[funcţia emitentului]
[prenume şi nume]
Cod: PS-02
8.7 - Anexa 7 - Model tabel consultare electronică
Structura consultată: …………………….

Data: …………….
Tabel consultare electronică
Propuneri şi observaţii la proiectul procedurii [cod şi denumire procedură]
Nr. Propuneri/observaţii/completări/comentarii* Argumentare
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
Note:
* 1. Se vor menţiona pagina şi începutul paragrafului căruia i se adresează propunerea / observaţia /
completarea / comentariul;
2. Propunerile fără o argumentare susţinută (pertinentă) nu vor fi luate în calcul.
Cod: PS-02
8.8 - Anexa 8 - Model aviz procedură
Camera Deputaţilor
Bucureşti, [data]
Nr. [cod compartiment] / [nr.]
Doamnei/Domnului
[prenume, nume]
[funcţia, compartimentul]
Doamnă/Domnule .[funcţia]
Prin prezenta, vă comunicăm avizul nostru pozitiv/negativ (*

referitor la procedura [de sistem/operaţională] [cod şi denumire
procedură].
[funcţia emitentului]
[prenume, nume]
*) În cazul avizului negativ, se vor prezenta, pe scurt, motivele

Cod: PS-02
8.9 - Anexa 9 - Model adresă înaintare procedură
Camera Deputaţilor
Bucureşti, [Data]
Nr. [Cod compartiment] / [nr.]
Către
Comisia de monitorizare
Vă transmitem alăturat, în original, pentru avizare şi aprobare,

procedura de sistem/operaţională [numărul procedurii] cu privire la [titlul
procedurii], elaborată în conformitate cu prevederile procedurii de sistem PS-
02.
Vă rugăm ca ulterior aceasta să ne fie restituită, în vederea continuării
etapelor procedurale.
[funcţia conducătorului compartimentului]
[prenume şi nume]
Cod: PS-02
Elaborarea procedurilor de sistem și operaționale Pag. 32/38
8.10. - Anexa 10 - Model formular de analiză a procedurii

Formular de analiză a procedurii
Conducător Aviz
Nr.
Compartiment compartiment Semnătura Data
crt. Favorabil Nefavorabil (Observații)
Nume și prenume
Cod: PS-02
9.0 Lista de difuzare
LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

1. Cabinet Secretar
general
2. Secretar general
adjunct 1
3. Secretar general
adjunct 2
4. Biroul pentru
protecția
informațiilor
clasificate
5. Centrul
Internaţional de
Conferinţe
6. Compartimentul
Muzeul
Parlamentului
7. Departamentul de
studii parlamentare
și politici U.E.
8. Departamentul
Economic
9. Departamentul
Legislativ
10. Departamentul
Secretariatului
Tehnic
11. Departamentul
Tehnic
12. Departamentul
transporturi şi
administrativ
Cod: PS-02

13. Direcţia achiziţii

publice
14. Direcţia afaceri

interne
15. Direcţia
comunicare şi
relaţii publice
16. Direcţia generală
afaceri externe
17. Direcţia generală

resurse umane şi
salarizare
18. Direcţia informatică
şi telecomunicaţii
19. Direcția
management
organizațional
20. Direcţia social
media
21. Serviciul audit
22. Serviciul protocol
23. Serviciul juridic

Cod: PS-02
10.0 Formular evidenţă modificări
FORMULAR EVIDENŢĂ MODIFICĂRI
- Compartimentul care a elaborat procedura: Direcţia management organizaţional (Tiberiu Moroeanu,

Cherbis Florin)
- Modificările aferente Ed. I-Rev 0: Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare (Cherbis Florin)
Nr. Ediţia Data Revizia Data Pag. Descrierea modificării Semnătura

crt nr. ediţiei nr. reviziei conducătorului
compartimentui
1 I 03.12.2014 0 Elaborare procedură
2 II 0 Elaborare ediție nouă

Cod: PS-02
11.0 Formular de analiză a procedurii

Conducător Aviz
Nr.
Nume și prenume
1 Cabinet Secretar general
2 Centrul internaţional de
conferinţe
3 Departamentul de studii
parlamentare şi politici UE
4 Departamentul economic
5 Departamentul legislativ
6 Departamentul
secretariatului tehnic
7 Departamentul tehnic
8 Departamentul
transporturi şi
administrativ
Cod: PS-02
Nr. Conducător Aviz

Nume și prenume
9 Direcţia achiziţii publice
10 Direcţia afaceri interne
11 Direcţia comunicare şi
relaţii publice
12 Direcţia generală afaceri

externe
13 Direcţia generală resurse

umane şi salarizare
14 Direcţia informatică şi
telecomunicaţii
16 Direcţia social media
17 Serviciul juridic
18 Serviciul protocol
Cod: PS-02

Ps 02

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ps 02

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PARLAMENTUL ROMÂNIEI

Procedura de sistem privind

2.0. Domeniul de aplicare

3.0. Documente de referinţă

4.0 Definiţii şi abrevieri

5.0. Descrierea procedurii

lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru

1. Capitolul Scop – identifică şi descrie obiectivul general al procedurii elaborate,

comune, se menționează compartimentul / persoana care a efectuat modificările

a) Pentru paragrafele de nivel 0 (titlul de capitol): înainte=12 puncte, după=6

3. Secretariatul va verifica conformitatea proiectului de PS cu prevederile din PS-02

aprobarea procedurii se ia prin vot, conform procedurii de sistem privind funcționarea

e) Avizarea se face în termen de 3 zile lucrătoare, folosindu-se modelul prezentat

3. Fişierul este trimis de către Secretariat Direcţiei informatică şi telecomunicaţii,

b) Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;

6.3 Membrii Comisiei

7.0 Diagramele de proces

Tipărire var. Semnare PS la nivel

7.2 Diagrama de proces pentru procedurile operaționale

Elaborare PO şi verificare la nivel

Avizare Secretariat și înaintare Trimitere PO Secretariat Retrimitere PO la

Înaintare PO pt aprobare Secretariatul ștampliează paginile Difuzare PO şi trimitere fişier

(2) Antetul procedurilor de operaţionale este conform cu modelul următor:

Camera Deputaţilor Cod: [PO-nnn-xx]

În cazul paginilor orientate în mod peisaj (landscape), antetul se lățește în mod

Procedura de sistem privind

Procedura operațională privind

*) când este cazul

8.3 Anexa 3 - Simboluri folosite la elaborarea diagramelor de proces

Nr. Simbol Nume şi explicaţie

3 Decizie - Desemnează o întrebare sau o ramificare

4 Date (I/O) - Paralelogramul este folosit pentru a arăta

7 Documente multiple - Similar cu simbolul de mai sus,

8 Terminator - Terminatorii reprezintă punctele de

10 Aşteptare - Indică o perioadă de aşteptare, ce este

12 Operare manuală - Acest simbol indică o operaţie

13 Conector - Într-o diagramă de proces, acest simbol

14 Conector de pagină diferită - Simbolul se foloseşte

16 Banda perforată - Desemnează, de asemenea, o

17 Joncţiune de însumare (uneori numit "Şi/And" logic) -

21 Separare (extracţie/măsurătoare) - Indică separarea

23 Stocare date - Simbolul este folosit generic pentru

25 Disc magnetic (Bază de date) - Reprezintă o bază de

26 Stocare cu acces direct - Un hard disc reprezintă un

27 Ecran - Desemnează ecranul unui PC, indicând

28 Înmagazinare internă - Se utilizează mai ales în

29 Linie de flux (săgeată) - arată direcţia în care este

8.4 - Anexa 4 - Lista de difuzare

Nr. Compartimentul Numele şi Data primirii Semnătura Data Semnătura

8.5 - Anexa 5 - Formularul pentru evidenţa modificărilor

- Compartimentul care a elaborat procedura:...............................................................

Nr. Ediţia Data Revizia Data Pag. Descrierea modificării Semnătura

8.6 - Anexa 6 - Adresă solicitare consultare preliminară

Prin prezenta, vă informăm că urmează să vă transmitem, prin

8.7 - Anexa 7 - Model tabel consultare electronică

Structura consultată: …………………….

8.8 - Anexa 8 - Model aviz procedură

Prin prezenta, vă comunicăm avizul nostru pozitiv/negativ (*

*) În cazul avizului negativ, se vor prezenta, pe scurt, motivele

8.9 - Anexa 9 - Model adresă înaintare procedură

Vă transmitem alăturat, în original, pentru avizare şi aprobare,

[funcţia conducătorului compartimentului]

Elaborarea procedurilor de sistem și operaționale Pag. 32/38