CONFERINTA DE PRESA

De îndată ce situaţia de criză a devenit cunoscută, jurnaliştii vor porni în căutarea a cât mai multe
informaţii. Desigur că interesul presei va fi cu atât mai mare cu cât urmările crizei sunt mai grave (pierderi
de vieţi omeneşti, pagube materiale importante, sisteme de servicii perturbate, personalităţi cunoscute
implicate în criză etc.). în aceste condiţii, echipa de criză trebuie să decidă dacă este cazul sau nu să
organizeze imediat o conferinţă de presă. Aceasta poate să reprezinte un mijloc eficient şi rapid de
informare a jurnaliştilor, prin care se câştigă timp şi se răspunde întrebărilor, nelămuririlor sau atacurilor
presei, în acelaşi timp însă, în cazul în care reprezentanţii organizaţiei nu sunt bine pregătiţi, nu deţin
informaţii suficiente sau nu sunt dispuşi să le prezinte onest presei, conferinţa poate constitui un eşec.

În consecinţă, decizia de a organiza o conferinţă de presă trebuie luată cu mare grijă, după o
consultare atentă cu specialiştii în relaţii publice. L. Barton sugerează că, înainte de a lua acest tip de
hotărâre, este bine să se răspundă la următoarele întrebări:
- Ce se va obţine prin organizarea conferinţei ?
- Ce alternative la conferinţa de presă există?
- Răspunsurile care pot fi date la întrebările jurnaliştilor vor contribui la clarificarea problemelor sau
vor genera noi confuzii ?
- Distribuirea unei declaraţii de presă, dinainte pregătită, în timpul conferinţei va servi la
clarificarea chestiunilor controversate sau va complica înţelegerea lor?
Dacă s-a hotărât că o conferinţă de presă este oportună, atunci aceasta trebuie să fie organizată şi
condusă de către persoane cu experienţă în comunicarea cu presa.
În cadrul echipei de criză vor fi discutate şi stabilite poziţiile (informaţii, atitudini, strategii) care vor fi
susţinute în faţa jurnaliştilor, iar purtătorul de cuvânt va fi pregătit pentru a face faţă eventualelor
întrebări ale jurnaliştilor. Este extrem de important ca purtătorul de cuvânt să fie antrenat înainte de
întâlnirea cu jurnaliştii, prin simulările unor situaţii de criză; numai în aceste condiţii el va putea să
reacţioneze eficient în momentele de stres şi de presiune caracteristice unor asemenea situaţii.
Pregătirea conferinţei de presă
Exceptând situaţiile de criză, când conferinţa se organizează fără nici un fel de preparative, pregătirea poate
începe cu o lună înaintea evenimentului, în cadrul acestei etape, vor fi parcurşi următorii paşi:

a) alegerea momentului (data, ziua, ora); Pentru a evita aceste suprapuneri, este suficient să fie contactat un
ziarist cu care organizaţia a colaborat întotdeauna foarte bine şi cu care are relaţii mai apropiate şi să i se solicite
părerea în legătură cu perioada pe care o consideră cea mai potrivită; În ceea ce priveşte ziua, intervalul din
mijlocul săptămânii (marţi, miercuri, joi) oferă cele mai convenabile momente. Ziua de luni nu este indicată,
deoarece jurnaliştii sunt ocupaţi fie cu aprofundarea eveni¬mentelor ce au avut loc la sfârşitul săptămânii
precedente

b) stabilirea locului de desfăşurare; Cadrul ales trebuie să fie agreabil şi conform cu imaginea pe care
organizaţia vrea să o ofere despre ea însăşi; Dimensiunea ei se va alege în funcţie de numărul estimat al
participanţilor; Dacă sala este mare şi dacă sunt mulţi invitaţi, o instalaţie de amplificare, cu mai multe
microfoane, este absolut necesară; Evident, sala trebuie să fie dotată cu aparatura necesară: retroproiectoare,
videorecorder şi monitor TV, ecrane etc. Totodată, este bine să se verifice dacă sala are draperii sau jaluzele,
pentru a putea asigura obscuritatea necesară în timpul proiecţiei.; O ultimă recomandare: nu uitaţi să puneţi la
punct un vestiar în care jurnaliştii să-şi poată lăsa hainele groase sau umbrelele

c) stabilirea listei invitaţilor;

d) redactarea şi trimiterea invitaţiilor;

e) redactarea documentaţiei;

f) elaborarea materialelor ajutătoare; Unul dintre cei mai cunoscuţi experţi americani din domeniul relaţiilor
publice spunea: „Oamenii îşi amintesc mai uşor imaginile decât cuvintele. De aceea trebuie să te întrebi: ce
imagine vrei să rămână în memoria audienţei ? Ce titlu mare sau ce fotografie vrei să apară în presa scrisă de
mâine? Care este cadrul de care vrei să-şi amintească telespectatorii?
g) pregătirea discursurilor sau intervenţiilor;- o planificare adecvată trebuie să preceadă scrierea unui discurs;
- scrierea şi rescrierea acestuia reprezintă o activitate importantă, care se face în colectiv;
- cel ce redactează discursul trebuie să aibă acces la cel care 1-a comandat;
- prezentarea în public a discursului trebuie să fie repetată de mai multe ori, pentru a se obţine certitudinea că el
va avea efectul scontat.

h) pregătirea reprezentanţilor organizaţiei care vor participa la conferinţă;„persoana ideală este aceea care
cunoaşte bine subiectul, care posedă o voce şi o înfăţişare ce o ajută să facă o impresie bună şi care dă dovadă
de abilităţi în comunicarea orală". ;poţi să formulezi mai uşor un răspuns atunci când cunoşti felul de a fi şi
aşteptările celui ce a pus întrebarea decât atunci când nu ştii nimic despre el.

i) pregătiri şi verificări de ultimă oră.