Entitatea publică ............

Procedura operaţională Ediţia ……………

privind achiziţia directă Nr. de exemplare ………
Departamentul/Direcţia …..…
COD P.O. ………….. Revizia …………..
Nr. de exemplare ………
Pagina … din ……
Exemplar nr.

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND ACHIZIŢIA DIRECTĂ

COD: P.O. ……….

Ediţia……………..
Revizia …………….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei/a reviziei în cadrul

ediţiei procedurii operaţionale
Elemente privind Numele şi Funcţia Data Semnătura
responsabilii prenumele
1.1 Elaborată/Revizuită Expert/Consilier/Referent
de specialitate
1.2 Verificat Director economic
1.3 Aprobat Ministrul, Preşedinte,
Director …

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Natura reviziilor Componenta reviziei Data de la care se aplică
prevederile ediţiei sau reviziei
ediţiei
2.1 Ediţia 1 12.01……
2.2 Revizia nr. 1 Modificarea, completarea sau 12.03……
abrogarea ……….
2.3 Revizia ……. Modificarea, completarea sau
abrogarea ……….
2.4 Revizia ……. Modificarea, completarea sau
abrogarea ……….
2.5 Ediţia a II-a

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale

Scopul Exemplar Compartiment Funcţia Numele şi Data Semnătura
difuzării nr. prenumele primirii
3.1 Aplicare Expert
3.2 Informare Expert

1
 3.3 Evidenţă Consilier
3.4 Arhivare Expert
3.5 Alte scopuri Expert

4. Scopul procedurii operaţionale

 Stabilirea modului de realizare a activităţii privind achiziţia directă;

 Asigurarea cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii privind
achiziţia directă;
 Asigurarea continuităţii activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
 Sprijinirea auditului şi/sau a altor organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau
control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

Se aplică în cadrul Compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor

publice, precum şi în cadrul celorlalte compartimente pentru care se achiziţionează produse,
servicii sau lucrări.

6. Reglementări de referinţă aplicabile activităţii privind achiziţiile directe

 Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;

 H.G. nr. 395/2016 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea
nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;
 O.S.G.G. nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entităţilor publice.
 Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului
general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice

7. Definiţiile şi abrevierile termenilor utilizaţi în procedura formalizată

7.1. Definiţiile termenilor

Nr.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
crt.
1 Procedura formalizată Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru
realizarea activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de
control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile
personalului de conducere şi de execuţie din cadrul entităţii
publice
2 Ediţie a unei Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
proceduri formalizate formalizate, aprobată şi difuzată
3 Revizia în cadrul unei Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
ediţii asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale
unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost
aprobate şi difuzate
4

2
...

7.2. Abrevierile termenilor

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1 PS/PO Procedura formalizată
2 E Elaborare
3 V Verificare
4 A Aprobare
5 Ap Aplicare
6 Ah Arhivare
...

8. Descrierea procedurii operaţionale

Achiziția directă reprezintă modalitatea atribuire a contractului prin care autoritatea

contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care
valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică decât:
 132.519 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de produse sau
servicii;
 441.730 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de lucrări;

Achiziţia directă se realizează pe bază de document justificativ prin care se motivează

alegerea procedurii.

Achiziția directă se realizează de regulă prin SEAP cu respectarea următoarelor

etape:
a) Consultarea catalogului electronic și achiziția de produse, servicii sau lucrări, direct
din SEAP.
b) Achiziţia de produse, servicii sau lucrări, de la orice operator economic.

a) Consultarea catalogului electronic și achiziția de produse, servicii sau lucrări, direct

din SEAP se realizează astfel:
1. SEAP pune la dispoziţia autorităţilor contractante posibilitatea tehnică de a achiziţiona
direct, prin intermediul catalogului electronic publicat în SEAP, produse, servicii sau
lucrări a căror achiziţionare intră sub incidenţa pragurilor valorice mentionate anterior;

2. În cadrul SEAP, operatorii economici înregistraţi au posibilitatea de a publica un

catalog cuprinzând produsele, serviciile sau lucrările pe care le oferă, cu rol de
instrument de lucru optional;

3. Toate produsele, serviciile sau lucrările publicate în catalog au prețurile mai mici sau
egale decât pragurile prevăzute la achiziția direct;

4. În cazul în care publică un astfel de catalog, operatorii economici au obligaţia de a

menţiona detalii cu privire la produsele, serviciile sau lucrările oferite, inclusiv preţul,
astfel încât autoritatea contractantă să aibă suficiente informaţii pentru a alege în mod

3
 corect şi obiectiv;

5. Autoritatea contractantă, accesând cataloagele publicate în SEAP, are dreptul de a

alege dintre produsele, serviciile sau lucrările prezentate în aceste cataloage şi de a
transmite în acest scop, prin intermediul SEAP, notificări operatorilor economici care
le oferă;

6. Notificările trebuie să conţină informaţii referitoare la:

a) datele de identificare ale produselor, serviciilor sau lucrărilor solicitate;
b) cerinţele privind livrarea, prestarea sau executarea;
c) condiţiile în care urmează să se efectueze plata.

7. În termen de două zile de la primirea unei notificării, operatorul economic are

obligaţia de a transmite prin intermediul SEAP acceptarea sau neacceptarea condiţiilor
impuse de autoritatea contractantă;

8. Netransmiterea unui răspuns în termenul de 2 zile, echivalează cu neacceptarea

condiţiilor impuse de autoritatea contractantă;

9. În cazul în care operatorul economic acceptă condiţiile impuse de autoritatea

contractantă, va transmite acesteia, prin intermediul SEAP, oferta fermă pentru
furnizarea produselor, prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor;

10. Autoritatea contractantă va transmite prin intermediul SEAP dacă acceptă oferta
fermă, în termen de cel mult 5 zile de la data transmiterii ofertei ferme de către
operatorul economic;

11. Angajamentul legal prin care se angajează cheltuielile aferente achiziţiei directe poate
lua forma:
- unui contract de achiziţie publică;
- unui document fiscal respectiv chitanță, factură;
- unei comenzi, inclusiv în cazul achiziţiilor iniţiate prin intermediul instrumentelor
de plată ce permit posesorului să le utilizeze în relaţia cu comercianţii în vederea
efectuării de plăţi, fără numerar, pentru achiziţionarea de produse, servicii şi/sau
lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de
plată şi/sau portofele electronice.

b) Achiziţia de produse, servicii sau lucrări, de la orice operator economic, se realizează

atunci când sunt îndeplinite următoarele:
1. În cazul în care autoritatea contractantă nu identifică în cadrul catalogului electronic
produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constată că preţul
postat de operatorii economici pentru obiectul achiziţiei este mai mare decât preţul
pieţei sau din motive tehnice imputabile SEAP nu este posibil accesul la catalogul
electronic, atunci autoritatea contractantă poate realiza achiziţia de la orice operator
economic, elaborând în acest sens o notă justificativă;

2. În cazul în care operatorul economic nu transmite unui răspuns în termenul de 2 zile

de la notificarea autorității contractante echivalează cu neacceptarea condiţiilor impuse
de autoritatea contractantă;

4
 3. Autoritatea contractantă are obligația de a transmite în SEAP o notificare cu privire la
achiziţia directă a cărei valoare depăşeşte 13.000 lei, fără TVA, în cel mult 10 zile de
la data primirii documentului justificativ ce stă la baza achiziţiei realizate;

4. Transmiterea notificării în SEAP se va efectua în format electronic prin utilizarea

aplicaţiei disponibile la adresa de internet www.e-licitatie.ro şi va cuprinde minim
următoarele informaţii:
- denumirea şi datele de identificare ale operatorului economic;
- obiectul achiziţiei;
- codul CPV;
- valoarea achiziţiei;
- cantitatea achiziţionată;
- data realizării achiziţiei.

Documente utilizate în procesul de achiziţie directă

 Referatul de necesitate
 Nota justificativă privind estimarea valorii/ alegerea procedurii de atribuire
 Nota justificativă privind achiziția direct de la operatorii economici neînregistraţi in
SEAP.

Atenţie!
 Autoritatea contractantă are obligația de a consulta catalogul electronic publicat în
SEAP, pentru a identifica produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface
necesitatea.
 De a elabora o Notă justificativă privind achiziția direct de la operatorii economici
neînregistraţi în SEAP în cazul în care nu identifică în cadrul catalogului electronic
produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea.

5
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea achiziţiilor directe

Timp
Pas Responsabil(i) Descriere Termen** Riscuri
alocat*
I. INIŢIEREA ACHIZIŢIEI DIRECTE DE PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI
Compartimentul
care solicită Elaborează referatul de necesitate şi îl supune aprobării. Achiziţia directă se
achiziţia realizează fără să existe
1.
produselor, Transmite Compartimentului intern specializat în domeniul referat de necesitate
serviciilor sau achiziţiilor publice referatul de necesitate aprobat. aprobat.
lucrărilor
Pune în corespondenţă produsele/serviciile/lucrările care fac
obiectul achiziţiei directe cu sistemul de grupare şi codificare
utilizat în vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV).
Compartimentul Produsele nu sunt
intern specializat încadrate corespunzător
Estimează valoarea achiziţiei în vederea realizării acesteia.
2. în domeniul în vocabularul comun
achiziţiilor al achiziţiilor publice
Elaborează şi aprobă documentul care conţine motivul/motivele
publice (CPV).
realizării achiziţiei directe.

II. DERULAREA ACHIZIŢIEI DIRECTE DE PRODUSE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

1. Compartimentul Desemnează o persoană pentru realizarea achiziţiei directe. Nu consultă catalogul
intern specializat electronic publicat în
în domeniul Consultă catalogul electronic publicat în SEAP, produse, servicii SEAP.
achiziţiilor sau lucrări pe care intenţionează să le achiziţioneze.
publice
Solicită oferte operatorilor economici selectaţi.

6
 Timp
Pas Responsabil(i) Descriere Termen** Riscuri
alocat*

Întocmeşte proiectul contractului de achiziţie directă, dacă este

cazul.

Înaintează Compartimentului juridic proiectul contractului de

achiziţie directă, pentru analiză şi avizare.

Contractul nu
Compartimentul Avizează din punct de vedere juridic contractul de achiziţie îndeplineşte condiţiile
2.
juridic directă. juridice de fond şi de
formă.
Nu se supune
Înaintează proiectul contractului de achiziţie directă persoanei
controlului financiar
Persoana desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu,
3. preventiv proiectul
desemnată pentru viză.
contractului de achiziţie
directă.
Persoana
Refuzul de a acorda
desemnată cu Exercită controlul financiar preventiv propriu şi acordă viza
viza de control
4. acordarea vizei de proiectului contractului de achiziţie directă.
financiar preventiv
control financiar
propriu
preventiv propriu
Contractul nu este
Conducătorul Semnează contractul de achiziţie directă, numai după ce a fost
supus semnării de către
5. autorităţii avizat de compartimentul juridic şi a primit viza de control
conducătorul autorităţii
contractante financiar preventiv propriu.
contractante.
6. Compartimentul Transmite în SEAP, în termen de 10 zile de la primirea Compartimentul intern
intern specializat documentului justificativ care a stat la baza achiziţiei realizate, specializat în domeniul
în domeniul notificarea cu privire la achiziţia directă a cărei valoare a depăşit achiziţiilor publice nu
achiziţiilor echivalentul în lei al sumei de 13.000 lei fără TVA. respectă termenul de 10

7
 Timp
Pas Responsabil(i) Descriere Termen** Riscuri
alocat*
zile sau omite să
transmită în SEAP
publice
notificarea cu privire la
achiziţia directă.
Compartimentul Înscrie contractul achiziţiei directe în Programul anul al
intern specializat achiziţiilor publice.
în domeniul
Omite să înscrie
achiziţiilor Întocmeşte în 3 exemplare documentul constatator care conţine
contractul în Programul
7. publice informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de
anul al achiziţiilor
către contractant, şi:
publice.
- eliberează un exemplar operatorului economic;
- depune un exemplar la dosarul achiziţiei publice;

III. ARHIVAREA ŞI PĂSTRAREA DOSARULUI ACHIZIŢIEI PUBLICE

Întocmeşte dosarul achiziţiei publice, arhivând toate documentele Dosarul de achiziţie
Persoana care au condus la atribuirea contractului de achiziţie publică şi îl publică nu se păstreză 5
1.
desemnată predă secretariatului spre păstrare 5 ani de la finalizarea ani de la finalizarea
contractului. contractului.

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.

** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei..

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. Denumirea anexei Elaborator Aproba Numar Difuzare Arhivare Alte elemente
crt exemplare Loc Perioada

8
0 1 2 3 4 5 6 7 8

11. Cuprins

Numărul CUPRINS Pagina

componentei în
cadrul
procedurii
formalizate
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei
procedurii formalizate
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
formalizate
4. Scopul procedurii formalizate
5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate
6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii formalizate
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins