INMA - CERT

ORGANISM PENTRU CERTIFICARE PRODUSE

AUDITUL INTERN
PS - 04

ELABORAT VERIFICAT APROBAT

RAC Director Executiv Preşedinte CD
Dr.ing. Brăcăcescu Carmen Dr.ing. Alexandru Isabela Dr.ing. Nicolescu Mihai

Cod: PS - 04
Ediţia: 9
Data ediţiei: 29.06.2018
Revizia: 0 Pagina 1/9
Data reviziei: 29.06.2018 Exemplar nr._

Exemplar controlat DA X NU
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 2/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....
Reproducerea integrală sau parţială a prezentei proceduri în orice publicaţii şi prin orice procedeu
(electronic, mecanic, fotocopiere, microfilme, etc.) este interzisă dacă nu există acordul INMA-CERT.

CUPRINS

pag.

1. Scop 3

2. Domeniu de aplicare 3

3. Documente de referinţă 3

4. Terminologie. Abrevieri 3

5. Reguli de procedură 4

6. Autorităţi şi responsabilităţi 7

7. Înregistrări 8

8. Anexe 8

9. Indicatorul reviziilor 9
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 3/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....

1. SCOP

Prezenta procedură reglementează modul în care INMA-CERT realizează auditul intern astfel
încât să determine dacă Sistemul de Management al Calităţii este conform cu cerinţele referenţialelor
de funcţionare, implementat şi menţinut în mod eficace.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică tuturor funcţiilor şi proceselor SMC din cadrul INMA-CERT.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

3.1 SR EN ISO/CEI 17065:2013 Evaluarea conformităţii. Cerinţe pentru organismele care

certifică produse, procese şi servicii.
3.2 SR EN ISO 19011:2011 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management
3.3 SR EN ISO 17021-1:2015 - Evaluarea conformității.Cerințe pentru organisme care
efectuează audit și certificare ale sistemelor de management. Partea 1 : Cerințe

4. TERMINOLOGIE. ABREVIERI

4.1. Terminologie

Termenii utilizaţi sunt în conformitate cu documentaţia de referinţă menţionată la capitolul 3,

însă, datorită importanţei lor pentru utilizarea corespunzătoare a acestei proceduri, se precizează
următorii termeni:

Audit – proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi

evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.
Auditor - persoană care conduce un audit.
Criterii de audit- ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă faţă de care
este comparată dovada de audit.
Constatări ale auditului- rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate în raport cu
criteriile de audit.
Concluziile auditului- rezultat al unui audit, după luarea în considerare a obiectivelor de audit
şi a tuturor constatărilor auditului.
Dovezi de audit- înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în
raport criteriile de audit şi sunt verificabile.
Neconformitate – neîndeplinirea unei cerinţe.
Program de audit- ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval
de timp şi orientate spre un anumit scop.
Plan de audit - descrierea a activităţilor şi a acordurilor pentru un audit.
Neconformitate majoră (M) – neconformitate care afectează capacitatea sistemului de
management de a realiza rezultatele intenţionate
Neconformitate minoră (m) - neconformitate care nu afectează capacitatea sistemului de
management de a realiza rezultatele intenţionate
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 4/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....

Observaţie (O) - deficienţă care poate genera neconformitate dacă nu este gestionată
corespunzător şi care trebuie tratată cu atenţie de către organizaţie. Observaţiile nu necesită acţiuni
corective.

4.2. Abrevieri

RAC - Reprezentantul Managementului Calităţii

SMC - Sistemul de Management al Calităţii
STE - Sectretariat Tehnico-Economic

5. REGULI DE PROCEDURĂ

5.1 Ca organism de certificare produse, INMA-CERT efectuează audituri interne periodice,

într-o manieră planificată şi sitematică. De asemenea, se asigură că:
a) auditurile interne sunt efectuate de personal care are cunoştinţe despre certificare, auditare
şi cerinţele standardului SE EN ISO/CEI 17065:2013;
b) auditorii nu-şi auditează propria activitate;
c) personalul responsabil pentru zona auditată este informat despre rezultatele auditului;
d) orice acţiuni care rezultă din auditurile interne sunt întreprinse la timp şi într-o manieră
corespunzătoare;
e) sunt identificate orice oportunităţi pentru îmbunătăţire.

5.2 Auditul intern nu conduce la un transfer de responsabilitate a personalului însărcinat cu

obţinerea calităţii, către auditori.

5.3 Auditul intern se execută:

- programat , anual;
- neprogramat, impus de modificări semnificative care pot influenţa SMC sau de modificări
ale regulilor sistemului organismului de certificare.

5.4 Programarea auditului intern

Programarea auditului inten se realizează la începutul fiecărui an şi se documentează de către
RAC prin Programul de audit intern, formular F01/PS-04, astfel încât fiecare compartiment implicat în
SMC să fie auditat cel puţin o dată pe an.
Programul de audit intern se aprobă de Preşedintele Consiliului Director al INMA-CERT.

5.5 Selectarea membrilor echipei de audit

Echipa de audit este numită prin Decizie a Directorului Executiv, formular F02/PS-04.
Echipa de audit este formată, de regulă, din doi membri din care unul va fi numit Conducător al
echipei de audit.
Din componenţa echipei fac parte persoane care au cunoştinţe despre certificare şi auditare. În
echipă pot fi incluşi şi auditori în formare care participă la audit sub conducerea şi îndrumarea unui
auditor.
Selectarea auditorilor se face de către Directorul Executiv, împreună cu RAC din personalul
INMA-CERT care are cunoştinţe despre certificare, auditare şi cerinţele SR EN ISO/CEI 17065:2013.
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 5/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....
5.6 Pregătirea auditului
5.6.1 Conducătorul echipei de audit analizează documentaţia relevantă a sistemului de
management pentru colectarea informaţiilor în scopul pregătirii activităţilor de audit şi a documentelor
de lucru aplicabile.
5.6.2 Conducătorul echipei de audit pregăteşte Planul de audit intern, formular F03/PS-04, care
include următoarele date:
- obiectivele auditului;
- domeniul auditului;
- criteriile de audit şi documentele de referinţă;
- locaţiile, datele, timpul şi durata estimate a activităţilor de audit care vor fi efectuate,
inclusiv întâlnirile cu managementul;
- identitatea şi responsabilităţile membrilor echipei de audit;
- lista de difuzare a raportului de audit;
- condiţii de confidenţialitate
La repartizarea responsabilităţilor membrilor echipei pentru auditarea anumitor zone sau
activităţi, conducătorul echipei de audit va avea în vedere ca aceştia să nu-şi auditeze propria
activitate.

5.6.3 Planul de audit intern este discutat cu RAC şi supus spre aprobare Directorului Executiv.

5.6.4 Planul de audit este difuzat de Conducătorul echipei de audit la RAC, STE şi
Responsabilii de CT.

5.7 Efectuarea auditului

5.7.1 Efectuarea şedinţei de deschidere
Şedinţa de deschidere este condusă de auditorul şef şi are ca scop:
- prezentarea echipei de audit;
- confirmarea planului de audit, inclusiv data şi ora pentru şedinţa de închidere;
- confirmarea obiectivelor, domeniului şi criteriilor auditului ;
- asigurarea că toate activităţile de audit planificate vor fi efectuate;
- informarea asupra metodei de raportare a constatărilor auditului inclusiv clasificarea
neconformităţilor.
Participarea persoanelor participante la şedinţa de deschidere (managementul şi responsabili
pentru funcţiile sau procesele care urmează să fie auditate) este consemnată, prin grija Conducătorului
echipei de audit, în Raportul şedinţei de deschidere a auditului intern, formular F04/PSp-06.

5.7.2 Auditul propriu-zis

Metodele de colectare a informaţiilor includ interviul, observarea activităţilor şi analiza
documentelor şi înregistrărilor.
Pe parcursul auditului se colectează informaţii referitoare la:
- documente, cum ar fi politici, obiective, proceduri, standarde, contracte şi comenzi;
- înregistrări cum ar fi: PV ale şedinţelor, rapoarte de audit, înregistrări ale monitorizării şi
evaluării personalului;
- modul în care au fost implementate acţiunile corective rezultate în urma auditurilor
anterioare;
- activitatea tuturor compartimentelor;
- modul de desfăşurare a analizelor periodice şi a auditurilor interne;
- modul de tratare a reclamaţiilor;
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 6/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....
- orice alte documente şi înregistrări pe care Conducătorul echipei de audit le consideră
necesare pentru a se edifica asupra conformităţii sistemului şi asupra funcţionării acestuia.
În derularea auditului intern se utilizează Chestionarul de audit intern, formular F04/PS-04.
Obţinerea dovezilor se face prin interviuri, examinarea documentelor şi prin observarea
activităţilor şi a situaţiilor, în domeniile respective.
Constatările membrilor echipei de audit se consemnează în Foaia de constatări, formular
F05/PS-04, fiecare auditor completând-o pentru domeniul şi zona auditată.
Conducătorul echipei de audit, poate aduce modificări planului de audit, în timpul desfăşurării
auditului, cu aprobarea Directorului Executiv al INMA-CERT, dacă acestea se dovedesc a fi necesare
pentru o mai bună atingere a obiectivelor auditului; dacă obiectivele auditului nu pot fi atinse,
conducătorul echipei de audit va prezenta motivele, Directorului Executiv al INMA-CERT.

5.7.3 Reuniunea auditorilor şi pregătirea concluziilor auditului

Reuniunea echipei de audit se face pentru:
- analizarea constatărilor auditului şi a oricăror alte informaţii corespunzătoare colectate pe
parcursul auditului, faţă de obiectivele auditului;
- a se pune de acord asupra concluziilor auditului.

Concluziile auditului pot include aspecte cum ar fi următoarele:

- gradul de conformitate cu criteriile de audit, inclusiv eficacitatea sistemului de management
în a-şi atinge obiectivele declarate;
- implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea eficace a sistemului de management;
- capacitatea procesului de analiză efectuată de management pentru a asigura continua
potrivire, adecvare, eficacitate şi îmbunătăţire a sistemului de management;
- realizarea obiectivelor de audit, acoperirea domeniului de audit şi îndeplinirea criteriilor de
audit
Concluziile auditului pot conduce la recomandări pentru îmbunătăţire.

Neconformităţile auditului sunt consemnate în Centralizatorul de neconformităţi formular

formular F06/PSp-06. Acestea vor fi formulate clar, sintetic cu referire la cerinţele impuse sistemului.

5.7.4 Şedinţa de închidere

Şedinţa de închidere este moderată de Conducătorul echipei de audit. În cadrul acesteia:
- se prezintă concluziile auditului şi neconformităţile depistate, cuprinse în Centralizatorul de
neconformităţi;
- se analizează neconformităţile;
- se semnează de ambele părţi centralizatorul de neconformităţi;
- se convine asupra unei perioade de timp pentru iniţierea acţiunilor corective.
Cele discutate şi convenite la şedinţa de închidere a auditului intern, precum şi participarea
persoanelor reprezentante ale auditatului (managementul şi responsabili pentru funcţiile sau procesele
care au fost auditate), se consemnează, prin grija Conducătorului echipei de audit, în Raportul şedinţei
de închidere a auditului intern, formular F05/PSp-06.

5.7.5 Pregătirea şi distribuirea Raportului de audit

Conducătorul echipei de audit întocmeste Raportul de Audit intern, formular F06/PS-04, şi îl
difuzează la RAC şi Directorul Executiv, în termen de două zile de la data şedintei de închidere.
Raportul de audit intern va cuprinde:
- obiectivele auditului;
- domeniul auditului;
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 7/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....
- criteriile de audit;
- identificarea echipei de audit;
- datele şi locaţiile unde s-au desfăşurat activităţile de audit;
- constatările auditului şi dovezile aferente ;
- concluziile auditului;
- declaraţie a gradului în care criteriile de audit au fost îndeplinite.

5.8 Acţiuni corective şi preventive

După primirea Raportului de audit intern, în termen de cinci zile responsabilii

compartimentelor auditate unde s-au constatat neconformităţi, vor iniţia acţiuni corective pentru
înlăturarea acestora şi a cauzelor care le-au generat, stabilindu-se responsabilităţi şi termene.
Acţiunile corective iniţiate vor fi prezentate pe formularul F07/PS-04 Centralizator acţiuni
corective care se va difuza astfel:
- 1 exemplar – Conducătorul echipei de audit;
- 1 exemplar - RAC
- 1 exemplar - Responsabil compartiment auditat.

Implementarea efectivă a acţiunilor corective va fi efectuată de persoana numită responsabilă

pentru aceasta şi se va urmări de către Responsabilul compartimentului auditat unde se aplică acţiunea
corectivă respectivă şi de către RAC.

5.9 Prevederi finale

Neconformităţile şi acţiunile corective iniţiate pentru înlăturarea lor, se vor înregistra în

Registrul rapoartelor de neconformitate şi acţiuni corective şi preventive conform Procedurii de Sistem
PS-05 „Acţiuni corective şi preventive”;
Rezultatele auditului intern şi acţiunile întreprinse pentru înlăturarea neconformităţilor se vor
prezenta Consiliului Director al INMA-CERT cu ocazia analizelor periodice al sistemului calităţii
adoptat, conform procedurii de sistem PS-03 - "Analiza efectuată de management".

6. AUTORITĂŢI ŞI RESPONSABILITĂŢI

6.1. Preşedintele Consiliului Director

- aprobă programul anual de audituri interne.

6.2. Directorul Executiv

- avizează programul anual de audituri interne;
- dispune efectuarea auditurilor neprogramate, când necesităţile cer acest lucru;
- numeşte prin decizie echipa de audit şi desemnează conducătorul echipei de audit;
- aprobă planurile de audit intern;
- dispune măsurile necesare pentru buna desfăşurare a auditurilor.

6.3. RAC
- elaborează Programul anual de audituri interne şi urmăreşte desfăşurarea acestuia conform
programărilor;
- participă la numirea auditorilor în echipa de audit intern ;
- completează Decizia de numire a echipei de audit intern şi o prezintă spre semnare
Directorului Executiv.
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 8/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....
- înregistrează documentele auditului intern în Registrul de evidenţe audituri interne -
formular F08/PS-04;
- păstrează şi arhivează documentele auditurilor interne;
- urmăreşte implementarea acţiunilor corective pentru înlăturarea neconformităţilor stabilite
cu ocazia auditurilor interne, consemnează şi semnează în Raportul de audit intern,
realizarea acţiunilor corective.

6.4. Conducătorul echipei de audit

- menţine sub control auditul în toate fazele sale;
- elaborează planul de audit;
- reprezintă echipa de audit în faţa conducerii INMA-CERT şi a conducerii compartimentului
auditat;
- coordonează echipa de audit în timpul desfăşurării auditului;
- se îngrijeşte de completarea, semnarea şi difuzarea Rapoartelor şedinţelor de deschidere şi
de închidere ale auditului intern;
- întocmeşte şi difuzează raportul de audit;
- asigură confidenţialitatea asupra informaţiilor primite.

6.5. Auditorul
- consemnează constatările din timpul auditului în zonele auditate în Foaia de constatări;
- raportează Conducătorului echipei de audit rezultatele auditului;
- păstrează şi protejează documentele referitoare la audit, în condiţii de securitate;
- cooperează cu conducătorul echipei de audit la elaborarea Raportului de audit;
- asigură confidenţialitatea asupra informaţiilor primite în timpul auditului.

6.7. Şeful compartimentului auditat

- asigură condiţiile necesare pentru desfăşurarea auditului intern;
- stabileşte acţiunile corective, cu responsabilităţi şi termene şi răspunde de îndeplinirea
acestora;
- consemnează şi semnează în Raportul de audit intern, realizarea acţiunilor corective.

7. ÎNREGISTRĂRI

- Program de audit intern, formular F01/PS-04;

- Decizie de numire a Echipei de audit intern, formular F02/PS-04;
- Plan de audit intern, formular F03/PS-04;
- Chestionarul de audit intern, formular F04/PS-04;
- Foaie de constatări, formular F05/PS-04;
- Raport de Audit intern, formular F06/PS-04;
- Centralizator acţiuni corective, formularul F07/PS-04;
- Registru de evidenţe audituri interne - formular F08/PS-04.

Înregistrările se păstrează pe o perioadă de 15 ani de la data ultimei înregistrări.

8. ANEXE
Procedura nu necesită anexe.
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev. 0/data:29.06.2018
Pagina 9/9
INMA - CERT Exemplar nr. .....

9. INDICATORUL REVIZIILOR

Revizia / Nume, prenume şi semnătura

Data Numărul capitolului şi al paginilor
Elaborat Verificat Aprobat
elaborării revizuite
Dr.ing. Dr.ing. Dr.ing.
0/ Elaborat ediţia 9 Brăcăcescu Alexandru Nicolescu
29.06.2018 Carmen Isabela Mihai
 PROCEDURĂ SPECIFICĂ Cod: PS - 04
Ediţia: 9
AUDITUL INTERN Rev.0/data:29.06.2018
Pagina 1/1
INMA - CERT Exemplar nr. .....

10. LISTA DE DIFUZARE

Nr.ex. Deţinător Nume, prenume Semnătura Data

Orig. RAC dr.ing. Brăcăcescu Carmen 03.07.2018
1 Preşedinte CD dr.ing. Mihai Nicolescu 03.07.2018
2 Preşedinte CAI ing. Costache Alexandru 03.07.2018
3 Reprezentant legal al
dr. ing. Vlăduţ Valentin 03.07.2018
INMA-CERT
4 Preşedinte CC dr.ing. Constantin Nicolae 03.07.2018
5 Director Executiv dr. ing. Alexandru Isabela 03.07.2018
6 Responsabil CT 1 dr. ing. Marin Eugen 03.07.2018
7 Responsabil CT 2 dr.ing. Ciupercă Radu 03.07.2018
8 Responsabil CT 3 dr. ing. Găgeanu Paul 03.07.2018
9 RENAR

F03/PS-01 Ed.9 rev.0