E-arhivarea documentelor

Sistemul informatic destinat pentru arhivarea documentelor este sistemul informatic

care asigură preluarea, stocarea, organizarea, controlul, accesul şi diseminarea documentelor,
într-o manieră rapidă, precisă, facilă şi sigură (trusted). Legea arhivării electronice se află încă
pe site-ul MCTI în fază de proiect. Această lege a arhivării electronice ar apare ca o
completare la prevederile Legii nr.16/1991 privind Arhivele Naţionale.
Arhivarea electronică a documentelor prezintă avantaje legate de economiile de
cheltuieli şi de spaţiu fizic de depozitare, de îmbunătăţirea problemei manipulării
documentelor, mărirea vitezei de acces la documente, de asigurarea unor condiţii sigure de
păstrare a documentelor fragil etc.
În proiectul Legii arhivării electronice sunt prevăzute mai multe grupe distincte
destinate stocării datelor:
stocarea strategică (companiile publice şi cele private care lucrează cu publicul);
documentele facsimil, captări de imagini după documentele pe hârtie;
centrele de recuperare a datelor după producerea unor dezastre;
sistemul de back-up.
Toate tranzacţiile ce se vor efectua în Sistemul Informatic Integrat (SII) şi în Sistemul
Electronic Naţional (SEN) vor fi cu criptare cheie publică – cheie privată.
Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date autorizate.
Titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului electronic este persoana fizică
sau juridică proprietară sau emitentă a documentului ce are dreptul de a stabili şi modifica
regimul de acces la document. Regimul de acces la document reprezintă gradul în care se
acordă dreptul de acces la documentul electronic de către titularul dreptului de dispoziţie
asupra documentului. Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare
documente electronice în arhive electronice cu condiţia de a respecta prevederile legale.
Furnizarea serviciilor de arhivare electronică se asigură de către agenţi economici acreditaţi
(administratori de arhivă). Administratorul arhivei electronice dispune de proceduri de
securitate şi de conservare declarate.
Cerinţele pentru depunerea unui document electronic în arhivă sunt:
utilizarea şi valabilitatea semnăturii electronice în formă extinsă de către titularul dreptului
de dispoziţie;
depunerea cheii de criptare şi de decriptare pentru documentele criptate;
completarea fişei electronice a documentului.
Fişa electronică a documentului conţine, în principiu, următoarele informaţii:
identificatorul unic al documentului electronic, proprietarul şi emitentul documentului
electronic, titularul dreptului de dispoziţie, tipul, nivelul de clasificare şi istoricul
documentului electronic, tipul formatului digital de arhivare a documentului, cuvinte-cheie
de regăsire a documentului electronic, elementele de localizare ale suportului fizic.
Evidenţa documentelor electronice din arhivă se ţine în cadrul unui registru electronic
cu acces public pentru documentele electronice cu acest caracter. Regimul de acces la un
document electronic este stabilit de către titularul dreptului de dispoziţie. Administratorul
arhivei electronice eliberează la cerere copii, extrase sau certificate de pe documentele
electronice ce se referă la utlizator (solicitant).
Dintre firmele care oferă deja soluţii de arhivare electronică a documentelor, se
menţionează: Crescendo, Indaco Systems, Xerox, Konica Minolta, NETVision Systems, Total
Soldt, Star Storage etc. Organizarea documentelor în arhivele electronice este de tip
bibliotecă.