Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.

2010
Bucuresti PROCESUL DE APROVIZIONARE Revizia 0/09.2010
Imst COD:PO-APR-07 Pag 4/8

CUPRINS

1.SCOP

2.DOMENIU

3.DEFINITII SI PRESCURTARI

4.DOCUMENTE DE REFERINTA

5.DESCRIEREA PROCEDURII

6.RESPONSABILITATI

7.ANEXE
 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE APROVIZIONARE Revizia 0/09.2010
Imst COD:PO-APR-07 Pag 4/8

PROCESUL DE APROVIZIONARE
Intocmit Verificat Aprobat

Nume

Semnatura

Data
 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE APROVIZIONARE Revizia 0/09.2010
Imst COD:PO-APR-07 Pag 4/8

LISTA DE DIFUZARE
Compartiment Numele si semnatura data
prenumele

Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010

 Bucuresti PROCESUL DE APROVIZIONARE Revizia 0/09.2010
Imst COD:PO-APR-07 Pag 4/8

1. Scop

Prezenta procedura are drept scop tinerea sub

control a produselor aprovionate pentru ca acestea
sa fie conforme cu cerintele specific si pentru a
stabili o metodologie de evaluare si de selectare a
furnizorilor pe baza capabilitatilor de a furniza
produse conforme cu cerintele societatii noastre.

2.Domeniu de aplicare

Prezenta procedura se aplica pentru urmatoarele

activitati:
a) Achizitionarea de materii
prime,material,component,utilizate pentru
realizarea produselor,proceselor,transferului
tehologic,serviciilor sau pentru montaj.
b)Subcontractarea unor activitati si/sau servicii care
afecteaza calitatea produselor,proceselor
transferului tehnologic si servicii oferte.
c) Achizitionarea de echipamente,utilaje si material
utilizate in activitatea de transfer,productie sau
pentru inspectii si incercari.

3.DEFINITII SI PRESCURTARI

3.1.Procedura:modalitate specifica de realizare a

unei activitati.
3.2.Inregistrare:document care furnizeaza dovezi
obiective ale activitatilor effectuate sau ale
rezultatelor obtinute.
3.3.Produs:rezultat al activitatilor si proceselor.

Pentru scopurile acestei procedure se aplica definitiile

din referentialul SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de
management al Calitatii-Principii fundamentale si
vocabulare.
4.DOCUMENTE DE REFERINTA

4.1. SR EN ISO 9008-2006-Sisteme de management al

calitatii.Principii fundamentale si vocabulary.
4.2. SR EN ISO 9001-2008-Sisteme de management al
calitatii.Cerinte.
4.3.Materalul calitatii,cod MC-01
4.4.Procedura:Controlul Inregistrarilor,cod:AC-PS-4.2.4
 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE Revizia 0/09.2010
Imst APROVIZIONARE Pag 4/8
COD:PO-APR-07

INDICATORUL REVIZIILOR
Editia/Reviza Data Pagina Continutul Elaborat Analizat Aprobat
Reviziei Revizuita reviziei nume nume Nume
Semnatur Semnatur Semnatura
a a
 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE Revizia 0/09.2010
Imst APROVIZIONARE Pag 4/8
COD:PO-APR-07

6.RESPONSABILITATI

6.1.Coordonatorul(Managerul)

-aproba LISTA FURNIZORILOR ACCEPTATI.

-aproba NECESARUL DE APROVIZIONARE.

-aproba toate documentele de aprovizionare sau furnizare.

6.2. Responsabil ec.-financiar,contabilitate

-avizeaza NECESARUL DE APROVIZIONARE

-avizeaza toate documentele de aprovizionare sau furnizare

6.3.RMC

-intocmeste si actualizeaza (tine la zi) LISTA FURNIZORILOR

ACCEPTATI

-Conduce evaluarile furnizorilor

-participa la verificarile referitoare la aprovizionare sau

furnizare.

6.4.Responsabilul cu aprovizionarea
 -Intocmeste documentele de aprovizionare

-Participa la evaluarea si selectarea furnizorilor

-Urmareste derularea contractului sau comenzii de

aprovizionare.

-Pastreaza inregistraile referitoare la aprovizionare sau

furnizare.

6.5.Responsabil de proiect/contract

-Elaboreaza documentul NECESAR DE APROVIZIONARE

-Analizeaza documentele de aprovizionare sau furnizare.

-Participa la evaluarea si selectarea furnizorilor,pentru

contractual al carui responsabil este.

7.ANEXE

7.1. NECESAR DE APROVIZIONARE.

7.2.REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI.

7.3.REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI.

 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE Revizia 0/09.2010
Imst APROVIZIONARE Pag 4/8
COD:PO-APR-07

1.INTRODUCERE

In conformitate cu cerintele ISO 9061,controlul

documentelor ,este essential pentru eficienta globala si calitatea
companiei,si a documentelor sale.

Procedura de control al documentelor se va aplica tuturor

docuemtenlor care sunt produse pentru companie,indifferent de unde
provin ele.

Prezenta procedura,descrie procedurile de control pentru

companie,Ea detaliaza alocatia codurilor documentelor si procedeele
de distributie a acestor documente,descrie procedurile pentru
traducerea si indosarierea acestor documente(electronic si
manuala),cum sunt tinute sub control modificarile documentelor si
tipurile de soft de redactare care pot fi utilizate .

2.Controlul Documentelor:
2.1. Generalitati.
Responsabilitatea pentru controlul tuturor documentelor
revine Secretarului companiei.
 Un sistem centralizat de fisiere va fi pastrat in biroul
principal.
Termenul “Documente” include toate
documentele,faxurile,scrisorile,rapoartele,procesele verbale,si
contractile intocmite in cadrul companiei sau primate de
companie din exteriorul acesteia.
Intreg personalul companiei va utilize sistemul de codificare
si de fisiere atunci cand creaza documente ale companiei,mai
ales cand documentele trebuie distribuite in exterior.Este
obligatoriu pentru cei care creaza aceste documente sa
contacteze secretariatul companiei pentru a primi un numar de
fisiere.
2.2.Codul de referinta al documentului
Toate documentele care sunt primate,expediate sau
procesate de catre secretariatul companiei vor primi un cod de
referinta al documentului
Toate documentele expediate de catre secretariatul
companiei vor fi inregistrate in registrul “iesiri”,iar toate
documentele primate de secretariatul companiei KRIV TOP vor
fi Inregistrate in registrul “Intrari”
2.2.1.Documentele produse de compania KRIV TOP
Toate documentele produse de compania KRIV TOP vor
purta in partea de jos a fiecarei pagini un cod de referinta,cu
caractere mici.Formatul acestuia va fi:
KRIV TOP Intocmit Verificat Aprobat AQ-43060-01-
00-020215
 Universitatea Politehnica din Procedura de sistem Editia: 1/06.09.2010
Bucuresti PROCESUL DE Revizia 0/09.2010
Imst APROVIZIONARE Pag 4/8
COD:PO-APR-07

2.2.1.1.In partea stanga

S.C.Kriv Top S.R.L
2.2.1.2.In partea dreapta
SSC-XXNNNNO-VV-RR-AALLDD

Unde:
SS-Se refera la compartimentul din cadrul companiei care a
emis documentul
C-Reprezinta un cod optional
XX-Seminfica anul in care documentul a fost produs pentru
prima data
NNNN-Este numarul de inregistrare al documentului care este
dat de KRIV TOP.De asemenea reprezinta numarul dupa care
documentul este pastrat in computerul companiei
O-Reprezinta o litera optional care indica faptul ca acest fisier
este o anexa la documentul initial(in cazul in care documentul
respective este o anexa la un alt document).
VV-Indica numarul versiunii documentului
RR-Indica numarul reviziei documentului
AA-Reprezinta ultimele doua cifre ale anului in care documentul
a fost ultima data modificat.
LL-Reprezinta luna in care documentul a fost ultima data
modificat.
DD-reprezinta ziua in care documentul a fost ultima data
modificat

KRIV TOP Intocmit Verificat Aprobat AQ:01-15060-

00-01-020215

AQ-Departamentul Asigurarea Calitatii

01-Raport ethnic

15-Arata ca documentul a fost produs prima data in anul 2015

060-Nr. De inregistrare al documentului 060.

01-Versiune0-Versiunea preliminara

00-Numarul de revizie 1
020215-Ultima data a fost modificat in 02 Februarie 2015

2.2.3.Documentele primate de S.C. KRIV TOP S>R>L

Toate documentele primate de S.C. KRIV TOP S.R.L vor avea codul de referinta
al fisierului marcat distinct pe partea stanga a documentului,scris de mana,dupa
cum urmeaza

PROMech/SSC-XXNNNNO-AALLDD0unde

AA-sunt ultimele doua cifre ale anului in care a fost primit documentul

LL-reprezintaluna in care a fost primit documentul

DD-reprezinta ziua primirii documentului

2.3.Formatul documentelor

Formularul are sase parti separate,dupa cum urmeaza

2.3.1. Titlul documentului

Titlul documentului trebuie sa fie cat mai scurt posibil

2.3.2.Spatiul rezervat aprobarilor

Om acest s[atoi fogireaza persoanele responsabile,numite sa pregateasca,sa

analizeze,sa avizeze sis a aprobe documentul

2.3.3.Rubrica privind versiunea

Aceasta rubric indica starea documentului in ceea ce priveste editia si numarul

versiunii

KRIV TOP Intocmit Verificat Aprobat AQ:01-15060-

00-01-020215
2.3.4.Numarul de pagini

Aici se arata numarul total de pagini care fomeaza documentul

2.3.5.Numarul de inregistrare

Numarul de inregistrare va fi in concordant cu codul de referinta al

documentului,asa cum este descries la punctual 2.2.1.

2.3.6.Nota de subsol

Pentru toate documentele produse de S.C.KRIV TOP S.R.L,codul de referinta al

documentului va fi in partea de jos a fiecarei pagini in partea dreapta,cu caractere
mici.

Formatul acestui cod de referinta va fi cel aratat in punctual 2.2.1.

2.4.Stocarea fisierelor in computer.

Pentru a se putea regasi fisierele stocate in reteaua companie,se va utilize un

sistem de coduri de referinta pentru fisiere. Este essential ca acest cod de
referinta sa corespunda cu codul de referinta al documentului.Codul de referinta
va arata,de asemenea,dacat fisierul respective este documentul principal.Fomatul
codului este

XXNNNNO,unde:

XX-anul in care documentul a fost produs pentru prima data

NNNN-numarul de inregistrare al documentului.

O-o litera optional care indica faptul ca acel fisier este o anexa la documentul
initial

2.5.Clasarea documentelor pe support hartie

KRIV TOP Intocmit Verificat Aprobat AQ:01-15060-

00-01-020215
2.5.1.Clasificarea dosarelor si introducerea in fisete

Codul de referinta al dosarului,descries la punctual 2.2.1,indica unde

trebuie clasat dosarul.

Cand este posibil,diferitele dosare care privesc un anume contract sau

un department vor fi grupate impreuna.

Daca un document primit se refera la mai multe contracte sau

departamente,pe acel document se vor pune codurile de referinta ale
tuturor acelor contracte sau departamente

2.5.2.Documentele vechi si perimate.

Documentele vechi si perimate vor fi scoase din fisete sub

supravegherea secretarului companiei.

2.6Schimbari in documente

2.6.1.Codificarea versiunilor

Pentru a indica versiunea unui document,in codul de referinta al

documentului sunt blocate doua caractere.Pentru un document
preliminary sau un proiect de documente,acest numar va fi intotdeauna
“00”

2.6.2.Codificarea reviziilor

Pentru a indica numarul documentului,in codul de referinta al

documentului au fost incluse doua caractere

Orice documente sau rapoarte care au fost modificate vor primi un

numar de revizie

2.6.3.Indentificarea modificarilor facute intr un document

2.7.Hartie cu antet.

Corespondenta oficiala a companiei va contine in mod obligatoriu pe

prima pagina in partea superioara sigla companiei.

2.8 Documentele aprobate

Toate documentele aprobate trebuie sa poarte un cod unic(vezi

sectiunea 2.2.) si secretariatul va pastra un registru al tuturor
documentelor editate.

Cand este editata o noua versiune a unui document aprobat,copiile

tuturor versiunilor anterioare vor fi distruse.Acest lucru va fi continut
intr.o declarative in scrisoarea de trimitere care va preciza ca:

“La primirea unei noi editii,versiunea anterioara a documentului

trebuie distrusa”

2.9.Distributia interna

Secretarul Companiei are responsabilitatea de a distribui toate

documentele aprobate ale companiei,studii,rapoarte si alte documente
in interiorul companiei Kriv Top Serv.

In anexa B,este reprezentat un exemplu de Foaie de expeditie

interna.

2.10.Distributia externa

Managerul General are responsabilitatea distribuirii tuturor

documentelor aprobate,studii,rapoarte,si alte documente in afara
companiei S.C. Kriv Top Serv. Vor fi puse la dispozitia publicului.Taxa
pentru dreptul de utilizator a acestor documente,va fi stabilita de
grupul Director al companiei,iar pretul fiecarui exemplar va fi decis de
catre Secretarul Companiei.