Tema 6

Selecția echipei de negociere

Amploarea operațiilor comerciale actuale, sofisticarea nivelului tehnic si de calitate al diferitelor
produse, diversitatea sortimentelor, complexitatea operațiunilor financiar-bancare au impus
negocierea contractelor de vânzare-cumpărare in cadrul echipei de negociere. Numai in cazuri de
excepție (afaceri tradiționale, repetative) negocierea se va realiza intre doua persoane sau prin
corespondenta.
Numărul negociatorilor din echipa este, in general, 5 - 6 persoane, însă niciodată echipa nu
trebuie sa se rezume la un singur om deoarece:
• este improbabil ca va putea prezenta o argumentație completa si convingătoare;
• ii va fi greu sa asculte, sa noteze si sa observe toate reacțiile partenerului;
• ii va fi dificil sa evalueze corect evoluția parametrilor întregii afaceri, in fiecare moment al
discuției.
In practica internațională, o echipa este constituita din membrii împuterniciți sa negocieze, care
își asuma riscurile comerciale si specialiști, incluși in echipa pentru informații, consultații
tehnice si pentru a aplica deciziile comerciale adoptate.
Mărimea si structura echipei de negociere depind si de diversitatea si amploarea problematicii ce
trebuie acoperita. In general, este vorba de următoarele domenii:
• comercial: preț, politica comerciala, livrare, transport, conservare, cheltuieli si riscuri; .
•  tehnic: performante si specificații tehnice, know-how, asistenta, piese de schimb, service, etc.
• financiar: condiții de plata, asigurări, riscuri, credite garanții, etc.
• juridic:  clauze contractuale specifice, penalități, instanța care rezolva litigiile, condițiile de
reziliere a contractului, arbitrajul, etc.
Succesul negocierilor este in buna măsura asigurat daca echipele sunt conduse de negociatori
competenți. De aceea, managerul oricărei firme va acorda o atenție deosebita selecționării si
pregătirii șefilor echipei de negocieri.
Exista patru criterii de selecție, in vederea alegerii negociatorului:
•    Cunoștințe profesionale: pregătire teoretica, experiența practica si cunoștințe tehnice;
• Caracteristici personale: calitățile si abilitățile negociatorului - aspirații înalte, prezenta
agreabila, spirit de creativitate, capacitate de recepție si analiza, exprimare clara, coerenta si
convingătoare, spirit practic comercial, încredere in forțele proprii, personalitate activa, simt al
umorului, capacitate de ascultare si decizie, cultura, etc.;
• Motivația:  sa aibă un caracter solid, care sa tinda spre realizări, afiliere si putere, adică sa fie
capabil sa acționeze independent;
• Vârsta: pentru majoritatea oamenilor vârsta optima de a fi negociator se situează intre 35 - 55
ani, deoarece negociatorii prea tineri sunt lipsiți de experiență, iar cei de vârsta înaintată sunt
predispuși către concesii radicale; urmărind scopuri sortite, de multe ori, eșecului.
După alegere începe, obligatoriu, pregătirea echipei de negociere, urmarindu-se, in principal:
• Dezvoltarea abilitaților de baza, mai ales printr-o pregătire psihologica;
• Cunoașterea regulamentelor si normelor care guvernează negocierile;
• Cunoașterea procedurilor si organizării negocierilor.
Selectionarea echipei de negociatori, de catre conducatorul acesteia si pregatirea pentru negocieri
sunt urmate de fixarea atributiilor ce urmeaza sa fie indeplinite din momentul constituirii ei si
pana in momentul prezentarii raportului de finalizare a actiunii incredintate. Printre aceste
atributii, cele mai importante sunt:
• Elaborarea materialului tehnic si documentar;
• Fixarea legaturilor de comunicatie;
• Elaborarea planului sau modelului de negociere;
• Simularea modelului de negociere;
• Elaborarea proiectului de contract;
• Elaborarea si lansarea cererii de oferta, respectiv a ofertei, dupa caz;
• Participarea la dezbateri, la data si locul fixat.
Echipa de negociere trebuie sa apere interesele firmei, dar, in acelasi timp, trebuie sa aiba si un
anumit grad de flexibilitate.
Instruirea (imputernicirea) echipei de negociatori va fi definita in functie de stilul de lucru al
conducerii manageriale.
Teoretic, exista doua extreme: stilul manegerial tip lider, care pastreaza totul pentru sine si, in
extrema opusa, liderul care este foarte deschis in ceea ce priveste delegarea de autoritate. In
practica însă, intre aceste doua extreme se intalnesc mai multe stiluri de conducere, diferite:
• Spune:  li se spune celor din subordine tot ce trebuie sa faca;
• Arata: li se spune celor din subordine ce trebuie sa faca si de ce;
• Test:  cei din subordine sunt verificati daca ceea ce gandesc este corect;
• Consultare: consultarea cu subordonatii inainte de a lua o decizie;
• Comun: deciziile sunt luate in comun de manager si de echipa;
• Delegare: autoritatea decizionala este delegata.