2.

ETAPELE
MANAGEMENTULUI DE
PROIECT – DEFINIREA ȘI
ORGANIZAREA PROIECTULUI
1
Etapele managementului de proiect
1. Definirea și 2. Planificarea 3. Implementarea
organizarea proiectului proiectului proiectului

3.1. Colectarea
1.1. Stabilirea 2.1. Dezvoltarea
informațiilor privind
organizării proiectului structurii proiectului
progresul proiectului

1.2. Definirea 3.2. Planificarea și

2.2. Realizarea
parametrilor luarea de acțiuni de
planului de activități
proiectului ajustare

1.3. Planificarea 2.3. Analizarea 3.3. Închiderea

cadrului proiectului resurselor proiectului

1.4. Elaborarea 2.4. Optimizarea

documentului de compromisurilor
definire a proiectului (trade-offs)

2.5. Dezvoltarea unui

plan de management
al riscurilor
2
Definirea și organizarea proiectului

Succesul unui proiect este de regulă determinat de
claritatea obiectivelor și de modul în care membrii
echipei își coordonează activitățile din proiect

Pentru a realiza bine un proiect avem nevoie de:

Cunoașterea obiectivelor proiectului - CE

Oamenii care vor lucra în echipa care îndeplinește obiectivele -
CINE

Modul în care obiectivele vor fi aduse la îndeplinire - CUM

Definirea obiectivelor și a organizării proiectului ÎNAINTE
de începerea proiectului sunt esențiale

Foarte multe proiecte eșuează deoarece obiectivele sunt
eronat definite, iar organizarea și procedurile sunt greșit
înțelese

3
1.1 Stabilirea organizării proiectului

În această etapă ne asigurăm că:

Toate rolurile și responsabilitățile din cadrul proiectului
sunt bine și clar înțelese

Toți membrii echipei de proiect sunt identificați și sunt
angajați în efortul de realizare a proiectului

Această etapă are în vedere stabilirea autorității și

a responsabilităților liderului desemnat
(Managerul de proiect)

4
1.1 Stabilirea organizării proiectului

Întrebări-cheie:

Cine este managerul de proiect?

Care sunt responsabilitățile managerului de proiect?

Care sunt zonele în care managerul de proiect are autoritate de
decizie?

Au fost convenite responsabilitățile și autoritatea managementului
de proiect stabilite, scrise și distribuite echipei de proiect?

Cine face parte din echipa de proiect?

Care este experiența fiecărui membru al echipei?

Au fost identificate toate persoanele de care este nevoie în
realizarea proiectului?

Care sunt responsabilitățile echipei?

A fost finalizată Lista echipei (engl. Team roster)?

Cine sponsorizează echipa? Către cine se fac raportările?
5
1.1 Stabilirea organizării proiectului

Debutul unui proiect este cel mai adesea semnalat de

desemnarea managerului de proiect

Un element esențial este anunțarea oficială a

managerului de proiect, ca și a rolului și
responsabilităților sale

Anunțul trebuie să vină de la superiori și să menționeze
autoritatea PM de a rezolva disputele între membrii echipei și
de a declara unele situații ca fiind critice și având nevoie de
asistența altor autorități

6
Rolul Managerului de proiect (PM)

Calităţile unui bun PM care fac munca mai uşoară
şi satisfăcătoare sunt următoarele:

are cunoştinţe tehnice;

are entuziasm pentru proiect;

este un om de acţiune;

este un bun constructor şi conducător de echipă;

este capabil să înveţe de la alţii;

este un bun negociator;

are aptitudini pentru comunicare;

este competent în planificare şi organizarea bugetului;

este orientat către beneficiar.

7
Rolul Managerului de proiect (PM)

În ceea ce priveşte rolurile interpersonale ale PM,

acesta trebuie să fie capabil:

să rezolve disputele din echipă;

să trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregătire şi
să creeze unitatea echipei;

să focalizeze şi să motiveze membrii echipei pentru
atingerea obiectivelor intermediare propuse pe parcursul
desfăşurării proiectului;

să construiască relaţii pozitive interpersonale şi totodată cu
deţinătorii de interese.

8
Rolul Managerului de proiect (PM)

PM trebuie să-şi asume şi roluri informaţionale
în scopul menţinerii informate a participanţilor la
proiect.

În acest scop, PM trebuie să îndeplinească
următoarele cerinţe:

să programezeşi să conducă şedinţele echipei;

să elaboreze şi să actualizeze graficele de lucru pentru membrii
echipei;

să comunice conducerii superioare sau deţinătorilor de interese
viziunea asupra proiectului;

să răspundă prin acţiuni/indicaţii/actualizări ale planului la
informaţiile primite privind rezultatele, calitatea şi inputurile
proiectului.
9
Rolul Managerului de proiect (PM)

Pe parcursul desfăşurării lor, proiectele implică
luarea a nenumărate decizii.

Când este nevoie de un rol decizional, PM trebuie
să ia următoarele măsuri, şi aceasta ţinând cont de
oamenii afectaţi de alegerile făcute:

să facă o distincţie între caracteristici şi beneficii;

să aloce în mod adecvat resurse dacă proiectul este în
întârziere;

să menţină un echilibru între costuri, timp şi rezultate;

să prevină “alunecări” ale scopului (când proiectele devin din ce
în ce mai mari şi mai complexe) şi depăşiri ale bugetului (când
banii devin insuficienţi).

10
Echipa de proiect

Pentru a ne asigura că toate activitățile din proiect vor fi
realizate de cineva și că munca redundantă și conflictele sunt
minimizate, echipa de proiect trebuie să fie clar identificată
și să i se atribuie roluri și responsabilități specifice

Orice persoană care realizează activități în proiect trebuie
inclusă în echipa de proiect, cu recunoașterea implicărilor
diferite

Principalele responsabilități ale echipei de proiect:

Înțelegerea proceselor și instrumentelor de management de proiect

Sprijinirea dezvoltării planului de proiect

Angajarea în succesul proiectului

Realizarea sarcinilor și activităților proiectului

Raportarea cu privire la progresul, riscurile și problemele care apar

Ajustarea la schimbările proiectului

11
Echipa de proiect

Lista echipei trebuie completată pentru fiecare proiect

Lista identifică membrii echipei și rolurile și
responsabilitățile lor

Lista oferă un mod convenabil și eficient de păstrare a
informației logistice (date de contact)

Atunci când lista este completată pentru prima dată, echipa
este surprinsă de numărul de persoane și de rolurile lor în
proiect, de dimensiunea redundanțelor și de ignorarea
anumitor responsabilități în cadrul proiectului

Completarea listei forțează membrii echipei să își definească
mai clar echipa

12
Lista de proiect – model
Name Group Role Responsibility Contact Information
Leading & managing Business Team.
Schedule and budget authority for Email:
Core Team leader
Jim P Manager Project Office project. Single-point contact with Phone:
(Project manager)
TDC, an outside development Location:
organization.
Email:
Creating H/W & S/W architecture;
John Engineer Engineering Development lead Phone:
tracking engineering team schedules
Location:
Managing the Requirements Spec;
participating in Issue Management Email:
Roy Marketing Marketing Product Manager meetings, participating in all cross- Phone:
functional reviews, communicating Location:
with customer
Email:
Manufacturing Owns Manufacturing Plan and
Jill Operations Manufacturing Phone:
Liaison tracking the mfg. deployment schedule
Location:
Software
Single-point contact for all
Development- Project manager and Email:
coordination of TDC work with our
Pat Outsource Technology lead software Phone:
own. Periodic reporting on schedule
Development engineer. Location:
progress and budget for TDC work.
Corp.

13
1.2 Definirea parametrilor proiectului

Probabil cel mai important element al unui proiect se

referă la cunoașterea obiectivelor și rezultatelor

În această etapă ne asigurăm că energiile sunt
cheltuite pe proiectul "corect", definit în funcție de
rezultatele așteptate, plan de realizare și resurse
alocate

Aceste informații sunt cuprinse în Declarația de
obiectiv și Principalele rezultate

Ambele includ un proces de tipul “Este/Nu este“

14
1.2 Definirea parametrilor proiectului

Întrebări-cheie:

Care este obiectivul proiectului?

Când va fi proiectul realizat integral?

Care sunt resursele alocate proiectului?

Există un obiectiv al proiectului bine definit, scris în cel
mult 25 de cuvinte?

Care sunt Principalele rezultate sau livrabile ale
proiectului?

Sunt principalele livrabile bine definite?

Există o listă de tipul “Este/Nu este” pentru fiecare livrabil
principal?

Au principalele livrabile termene de realizare?

15
Declarația de obiectiv (DO)

Stabilește obiectivul, termenul de realizare și resursele

Exemplu: Proiectul NASA Moonshot

Put a man on the moon and return him safely by December
31, 1969, at a cost of $9B.

Elementele DO:

Obiectivul: captează esența unui rezultat de succes ⇒ Put a
man on the moon and return him safely

Termenul de realizare: cele mai bune sunt cele precise ⇒
December 31, 1969

Resursele: cuprind toate resursele de care proiectul va avea
nevoie; de regulă sunt prezentate numeric, ca sumă de bani,
număr de persoane, de ore, de zile etc. ⇒ cost of $9B
16
Declarația de obiectiv (DO)

Atributele unei DO eficiente:

Are cel mult 25 de cuvinte (această restricție forțează
precizia)

Folosește un limbaj simplu, evitând jargonul și acronimele

Este clară și concisă

În mod ideal, este vizionară, creând astfel o provocare și
generând entuziasm

17
Declarația de obiectiv (DO)

O universitate a făcut următoarea declarație cu
privire la un nou proiect pe care intenționează să îl
realizeze:

Universitatea X dorește să își modernizeze facilitățile

pentru a include tehnologii WiFi accesibile oriunde în
campus. Acest proiect va oferi studenților, profesorilor și
personalului administrativ abilitatea de a fi productivi de
oriunde din campus. Proiect va avea loc pe o perioadă de
timp în care vor fi obținute rezultate măsurabile.

Este aceasta o DO corectă?

18
Principalele rezultate (PR)

PR rafinează definirea obiectivului din DO și reprezintă
elementul central către care se îndreaptă atenția PM ⇒
Exemple:

Realizarea analizei financiare (proiect de fuziune)

Teste clinice (proiect din industria farmaceutică)

Definirea strategiei de piață (proiect de cercetare al
departementului de marketing)

PR sunt baza de plecare în aprecierea succesului unui proiect

„Regulă de aur”: PM și echipa trebuie să stabilească dinainte
rezultatele cheie tangibile asupra cărora vor să se
concentreze

PR trebuie să fie bine definite și clar înțelese

Tehnică simplă și puternică: „Este/Nu este”

19
Tehnica „Este/Nu este”

Clarifică rezultatele prin definirea explicită a limitelor în
care se încadrează

Lista se poate realiza repede, prin brainstorming

Tehnica permite o concentrare mai bună a efortului

Schimbarea între cele două coloane este esența

compromisului managerial, fiecare trecere putând
schimba elementul punctul central al proiectului sau
extinderea sa, poate ofensa sau entuziasma diferite
persoane, și are un impact direct asupra planului și
resurselor
20
Exercițiu

Un proiect are următorul obiectiv: „Actualizarea planului

de învățământ al Programului de master Logistică
internațională prin adăugarea de materiale de învăţare
moderne, centrate pe student şi relevante pentru piaţa
muncii, adaptate conform CNCIS, în domeniul
Managementului Proiectelor”

Imaginați-vă 1 rezultat principal ale proiectului și definiți-l

prin intermediul unei liste de tipul „Este/Nu este”

21
1.3 Planificarea cadrului proiectului

Proiectele sunt bine definite atunci când procedurile

operaționale sunt eficiente, iar moralul membrilor echipei
este ridicat

Aceste proiecte sunt „bine conduse”

Această etapă definește modul în care operează

echipa de proiect, cu impact direct asupra succesului
proiectului

22
1.3 Planificarea cadrului proiectului

Întrebări-cheie:

A stabilit echipa unde și când se va întâlni, cine va participa la
întâlniri și care sunt subiectele care vor fi discutate?

Au fost stabilite reguli de participare?

Au fost stabilite ghiduri de participare?

Are în vedere echipa toate aspectele proiectului la aceste întâlniri?

Sunt aspectele proiectului actualizate și revizuite în mod regulat?

Cum va rezolva echipa de proiect disputele și conflictele?

Există o cale de escaladare a problemelor nerezolvate?

Cine deține și menține dosarul proiectului?

Unde este păstrat dosarul proiectului?

Cum comunică echipa de proiect (e-mail, telefon, etc.)?

Au fost scrise și păstrate în dosarul proiectului toate aceste
elemente?
23
1.3 Planificarea cadrului proiectului

Din multele proceduri operaționale, câteva sunt
importante pentru proiecte:

Întâlnirile/ședințele și managementul lor

Managementul problemelor critice (inclusiv „escaladarea”)

Menținerea dosarului de proiect

Procesele de comunicare

Echipa de proiect poate folosi un formular în care

sunt cuprinse problemele de rezolvat, ca instrument
de „presiune”

24
Formular de urmărire a problemelor

Nr. Data Inițiator Descriere și impact Cine Termen Statut sau

rezolvă de rezoluție
rezolvare

25
1.4. Elaborarea documentului de definire a
proiectului

Acest document este utilizat ca un compendiu de

definire și organizare a informației, foond un
instrument de referință pentru facilitarea înțelegerii
proiectului și sprijinirea procesului decizional

26