Caracteristici

Conceptul original de Access a fost pentru utilizatorii finali să poată să "acceseze" date din orice
sursă. Alte caracteristici includ: importul și exportul de date de mai multe formate, cum ar fi
Excel , Outlook , ASCII , dBase , Paradox , FoxPro , SQL Server , Oracle , ODBC , etc. De
asemenea, Access are și posibilitatea de a folosi baze de date externe, neînglobate, în
formatele: Microsoft Excel, Liste SharePoint, text, XML, Microsoft
Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, ODBC -conforme cu containerele de date,
inclusiv: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, - având aceleași posibilități de
utilizare aceasta pentru vizualizare, interogare, editare, și de raportare. Acest lucru permite
apelarea datelor existente cele mai recente date. Se pot efectua operații de join SQL între
seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite platforme.

Access stochează toate tabelele de baze de date, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi
și module în baza de date Jet Access ca un singur fișier. Microsoft Access utilizează atât formatul
ACCDB, cât și MDB.

Un fișier MDE / ACCDE este o bază de date Microsoft Access fișier cu toate modulele compilate
și tot codul sursă editabil eliminat, care cuprinde toate componentele: tabele, interogări, module,
macrocomenzi, formulare și rapoarte.

Utilizatorii pot crea tabele, interogări, formulare și rapoarte și macrocomenzi Utilizatorii avansați
pot folosi Visual Basic pentru a scrie soluții bogate cu avansate de manipulare a datelor și de
control al utilizatorului.

Există șabloane pentru baze de date, atât în cadrul programului cât și pe site-ul oficial. Acestea
permit utilizatorilor să construiască o bază de date cu tabele, interogări , formulare, rapoarte și
macrocomenzi predefinite. Șabloanele nu includ cod Visual Basic.
De asemenea, are și modul de lucru în multiutilizator în rețea.

Importul și export datelor din alte aplicații

Access poate importa/exporta tabele în format Excel, CSV, text, etc. Comenzile se află în meniul
File, submeniul Import sau Export.

Cerințe și limitări
Pentru Access 2010 și celelalte versiuni mai puțin performante, este recomandat ca bazele de
date să aibă sub 1 GB (altfel ar putea bloca memoria RAM) și 50 de utilizatori simultani.

Componentele unei baze de date Access

Tabele
Tipuri de date Datele din tabele sunt de următoarele tipuri:

 TEXT – secvență simplă de caractere care poate include cifre, litere și simboluri. Un
câmp text poate conține până la 255 de caractere.
 MEMO – text simplu, obișnuit, exceptând faptul că nu stabilești o lungime maximă de
câmp, așa că poți tasta aproape orice cantitate de text (64.000 de caractere).
 NUMBER – destinat pentru valori întregi sau fracționare.
 DATE/TIME – o dată calendaristică sau o oră.
 CURRENCY – un număr formatat ca o valoare monetară.
 AUTONUMBER – Access îl completează automat cu numere consecutive, pentru fiecare
înregistrare.
 YES/NO – poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF.
 OLE OBJECT – câmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi
legat sau inserat.
 HYPERLINK – o legătură la o locație Web.
 LOOKUP WIZARD – îți permite să creezi o listă selectând o valoare din alt tabel sau lista
de valori într-o casetă combinată, pentru fiecare înregistrare. Este o caracteristică avansată.

Stabilirea cheii principale Fiecare tabel ar trebui să aibă cel puțin un câmp a cărui valoare este
unică pentru fiecare înregistrare (câmp cheie principală). Acest câmp este util pentru a identifica
în mod unic fiecare înregistrare. Pentru a stabili o cheie principală trebuie să parcurgi următorii
pași:

 Deschide tabelul afișând structura acestuia.

 Selectează câmpul care vrei să fie cheie principală.
 Alege din meniul EDIT opțiunea PRIMARY KEY.
Relațiile dintre tabele Relația între două tabele nu este obligatorie, dar este necesară, în
general, pentru construirea interogărilor care acționează asupra acestor table (deși relația s-ar
putea construi și când se construiește interogarea). Tipuri de relații:

 Relația One-To-Many – Este cea mai frecventă în proiectarea bazelor de date ACCESS
și are următoarele caracteristici:

Dacă T1 (Tabela CLIENTI) și T2 (Tabela Operatii) sunt două tabele în care există o relație One-
To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primară iar T2 este tabela legată. Cheia de legătură din
tabela primară trebuie să fie declarată cheie primară. Tabela legătură poate avea cheie primară
dar diferită de cea de legătură. Fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde 0, 1 sau mai
multe înregistrări din tabela Many; Fiecărei înregistrări din tabela Many îi corespunde cel mult o
înregistrare din tabela One.

 Relația One-To-One – Este utilizată mai rar în proiectarea bazelor de date ACCESS și
are următoarele caracteristici:

Cheile de legătură din ambele tabele sunt chei primare; fiecărei înregistrări din una din tabele îi
corespunde cel mult o înregistrare din cealaltă. Una din tabele este primară iar cealaltă legată.

 Relația Many-To-Many - Este nerecomandată în baze de date ACCESS dar existentă în

realitate.

Doua tabele se află în relația Many-to-Many dacă fiecărei înregistrări din prima tabelă îi
corespunde 0,1 sau mai multe înregistrări din a doua și invers. În ACCESS astfel de relații pot fi
introduse prin crearea unei a treia tabele, numită de legătura (de joncțiune) cu existența a două
relații de tip One-to-Many.

Indexarea tabelelor

Pentru un tabel, se poate preciza o cheie primară și una sau mai multe chei secundare.

O cheie este formată din una sau mai multe coloane.

Valorile unei chei se păstrează într-un index.

Rolul unui index este ca al unui catalog într-o bibliotecă.

Orice operație de actualizare într-un tabel generează și actualizarea indecșilor.

În fereastra Indexes, se pot gestiona informațiile necesare unui index (ordine

Ascending/Descending, Unique, Primary, Ignore Nulls).

Interogări
Pentru dezvoltarea de interogări, Access oferă un "Designer de interogare", o interfață grafică de
utilizator, care permite utilizatorilor de a construi interogări fără cunoașterea limbajului de
programare SQL. În Query Designer, utilizatorii se pot "arăta" sursele de date de interogare (care
poate fi tabele sau interogări) și selecta câmpurile pe care le doresc, printr-un simplu clic de
mouse. Unul dintre beneficiile Acces din perspectiva unui programator este compatibilitatea
relativă cu SQL (structurat Query Language ) - interogări pot fi vizualizate grafic sau editat ca
declarații SQL, iar declarațiile SQL pot fi folosite direct în Macrocomenzi și Visual Basic pentru a
manipula tabele Access.

Interogările în Access pot fi de următoarele tipuri:

O interogare de selecție este o interogare SQL care are ca efect numai afișarea datelor dintr-un
tabel sau mai multe tabele conform unor criterii de selecție (comanda SQL SELECT fără INTO
sau comanda din meniu echivalentă).

O interogare de actualizare se folosește pentru actualizarea tabelei prin comanda SQL

UPDATE (sau comanda din meniu echivalentă).

O interogare de tip tabel încrucișat aranjează un set de înregistrări pentru a-l face mai simplu
de vizualizat, utilizând atât anteturi de rând cât și anteturi de coloane. Datele pot fi văzute în
același timp în raport cu două categorii. De exemplu, salariul mediu al fiecărui departament din
toată baza angajaților:

O interogare de acțiune creează un nou tabel sau modifică un tabel existent adăugând date în
el, ștergând date din el sau actualizându-l. Deoarece o interogare de acțiune este atât de
puternică încât modifică efectiv datele tabelelor, este recomandat să faceți o copie de rezervă a
datelor înainte de a executa o interogare de acțiune. De exemplu, crearea unei tabele de
joncțiune internă între toate câmpurile angajaților și departamentelor lor:

Microsoft Access oferă în plus față de SQL, interogările cu parametri .

Formulare
O metodă foarte bună pentru introducerea datelor în tabele este crearea de formulare. Cu
ajutorul unui formular, poți aloca exact atât spațiu cât este necesar pentru fiecare câmp și poți
introduce informații în mai multe tabele simultan. Formularele pot realiza interoga o bază de date
MS Access, regăsirea înregistrărilor și afișarea pe browser. [3]

O aplicație Access este, în general, o formă principală pe care se pot afla controalele.

Atunci când lucrăm cu date relaționale, (unde datele sunt stocate în tabele separate), de obicei
este nevoie să vizualizăm datele din mai multe tabele sau interogări în același formular. De
exemplu, doriți să vedeți date despre client, dar, în același timp, să vedeți și informații despre
comenzile clientului. Subformularele sunt un instrument util pentru acest lucru.

Un subformular este un formular care se inserează în alt formular. Formularul primar se cheamă

formular principal, iar formularul din interiorul formularului se numește subformular. O combinație
formular/subformular este denumită uneori formular ierarhic, formular coordonator/detaliu sau
formular părinte/fiu.
Formularul principal și subformularul din acest tip de formular sunt legate, pentru ca
subformularul să afișeze doar înregistrări relaționate cu înregistrarea curentă din formularul
principal. [4]

Poți crea un formular în trei moduri:

 Autoforms oferă foarte rapid formulare care conțin toate câmpurile într-un singur tabel.
 Form Wizard te ajută să creezi un formular furnizându-se o serie de casete de dialog din
care poți alege câmpurile și stilul pentru formular.
 Creând un formular pornind de la zero, ai la dispoziție o grilă de machetare în care
plasezi câmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control (Design View).
Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplicăinclusiv pentru editarea formularelor care
au fost create cu primele două metode.

Adăugarea etichetelor Pentru a putea adăuga formularului titluri, subtitluri, text explicativ și

altele trebuie să adaugi în formular un obiect care se numește etichetă. În cazul în care bara de
instrumente nu este afișată, alege opțiunea TOOLBOX din meniul VIEW sau execută clic pe
butonul TOOLBOX de pe bara de instrumente.

Tot cu metoda Design View se pot edita și

Secțiunile unui formular

 DETAIL – conține câmpurile care se repetă în formular, împreună cu informațiile de

formatare și alte obiecte auxiliare.
 FORM HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile formularului.
 PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau de
jos a fiecărei pagini a formularului atunci când îl tipărești.
 GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui grup de
date, atunci când datele sursei de date ale formularului sunt grupate prin clauza SQL
„GROUP BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul unde se introduc titluri și
subsoluri care conțin câmpul după care se face gruparea.
Rapoarte
Rapoartele sunt obiecte prin intermediul cărora generezi rezultate profesionale care pot fi afișate
pe ecran, tipărite pe hârtie sau afișate pe Internet. Există următoarele metode de generare a
rapoartelor:

 Autoreport – indicat pentru crearea unui raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o
singură interogare.
 Report Wizard asigură un compromis acceptabil între ușurința de utilizare și flexibilitate.
Cu Report Wizard, poți utiliza mai multe tabele și interogări și poți alege o machetă și un
format pentru raportul tău.
 Creând un raport pornind de la zero, ai la dispoziție o grilă de machetare în care
plasezi câmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control (Design View).
Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplică inclusiv pentru editarea rapoartelor care
au fost create cu primele două metode.

Adăugarea controalelor Lucrul cu controalele din raport în modul de vizualizare Report Design

este similar cu modul de lucru cu controalele în modul Form Design. Selectarea controalelor se
face executând un clic pe control. În jurul său apar mânere de selecție. Mutarea obiectelor – se
selectează obiectul respectiv, apoi poziționează indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a
chenarului astfel încât acesta să se transforme într-o palmă deschisă și neagră. Apoi execută clic
și trage controlul în noua poziție. Redimensionarea obiectelor – selectează obiectul, apoi
poziționează indicatorul mouse-ului deasupra unui mâner de selecție și trage-l pentru a
redimensiona obiectul. Formarea obiectelor de text – utilizează listele derulante Font și Font Size
de pe bara cu instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizează butoanele Bold, Italic sau
Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poți adăuga, de
asemenea, linii și imagini în rapoarte, la fel ca în formulare.

Tot cu metoda Design View se pot edita și

Secțiunile unui raport

 DETAIL – conține câmpurile care se repetă în raport, împreună cu informațiile de

formatare și alte obiecte auxiliare.
 REPORT HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile raportului.
 PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau de
jos a fiecărei pagini a raportului atunci când îl tipărești.
 GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui grup de
date, atunci când datele sursei de date ale raportului sunt grupate prin clauza SQL „GROUP
BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul unde se introduc titluri și subsoluri
care conțin câmpul după care se face gruparea, precum și expresii care conțin funcții de
agregare SQL (sume, medii, contoare, ..)
Macrocomenzi
Macrocomenzile sau macro-urile permit utilizatorilor cu ușurință înlănțuirea de comenzi ușoare,
cum ar fi rularea interogări, importul sau exportul de date, de deschidere și închidere forme,
previzualizare și tipărirea de rapoarte, macrocomenzi etc Pot conține logica de bază (IF condiții)
și capacitatea de a apela alte macro. Macro-urile pot contine, de asemenea, sub-macro-uri, care
sunt similare cu subrutinele.

În Access 2007, au fost introduse macrocomenzile încorporate care sunt, în esență proprietățile
de eveniment a unui obiect. Aceasta a eliminat necesitatea de a stoca macrocomenzi ca obiecte
individuale. Macro-urile cu toate acestea, sunt limitate în funcționalitatea lor, de lipsa de bucle de
programare și de logica avansate de codare. Dezvoltatorii cel mai profesionist de acces utilizează
limbajul de programare Visual Basic pentru o mai bogată și mai puternic mediu de dezvoltare.
Limbaj de programare disponibil în Access este, ca și în alte produse ale Microsoft Office Suite,
Microsoft Visual Basic for Applications , care este aproape identic cu Visual Basic 6.0 (VB6).
Codul Visual Basic pot fi stocate în module și codul din spatelele formularelor și rapoartelor.

Module
Într-un program procedural clasic, execuția începe cu prima instrucțiunedin program și urmează
un traseu bine determinat. În programarea dirijată pe evenimente, - așa cum este Access, - un
eveniment este o tastare, acționare de maus, modificarea datelor unui form, închiderea unei
ferestre etc. - ce duce la execuția unei părți de aplicație (macro, procedură, ...). Ordinea în care
se execută instrucțiunile depinde de ordinea în care au apărut evenimentele recunoscute de
aplicație.

Într-o bază Access nu există un program principal; textul sursă este organizat în proceduri și
funcții, și păstrat în module.

Orice modul conține o singură secțiune de declarații de variabile și constante, folosită în toate
procedurile și funcțiile din modul, și una sau mai multe proceduri sau funcții.

Modulele pot fi:

 atașate formularelor/rapoartelor (mai bine zis fiecărui formular/raport), - căruia se creează

un modul automat; toate declarațiile și procedurile acestora sunt locale/private acestora;
 modulele globale, care sunt obiecte separate în baza de date. Variabilele, constantele,
procedurile, funcțiile, - se pot folosi în orice parte a aplicației, deci sunt globale.

Evenimente
Un eveniment este un proces care are loc atunci când utilizatorul întreprinde o acțiune asupra
unui formular sau unui raport. Evenimentele reprezintă o modalitate de a răspunde la o acțiune,
cum ar fi efectuarea unui clic pe un buton.

Principalele evenimente în MsAccess sunt:

 On Click - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se dă click cu
mouse pe un obiect de control
 On Current - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se trece de
la un articol la altul în cadrul formularului sau raportului
 On Load - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când formularul
sau raportul este încărcat
 After Update - Este procedura sau macrocomanda care se execută după ce se
actualizează un câmp sau articol
 Before Update - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de a se
actualiza un câmp sau articol
 Before Insert - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se
începe introducerea de date într-un articol nou
 After Insert - Este procedura sau macrocomanda care se execută după ce se inserează
un articol nou
 On Delete - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când articolul
este sters
 On Del Confirm - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de
confirmarea ștergerii unui articol
 On Del Confirm - Este procedura sau macrocomanda care se execută după confirmarea
ștergerii unui articol
 On Dirty - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de modificarea
unui articol
 On Got Focus - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când controlul
sau formularul este focusat
 On Lost Focus - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se
pierde focusul asupra controlului sau formularul
 On Dbl Click - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se dă
dublu clic pe controlul respectiv
 On Mouse Up - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când este
apăsat butonul mausului
 On Mouse Move - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când este
eliberat butonul mausului
 On Key Up - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când este
eliberată apăsarea unei taste
 On Key Down - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când o tastă
este inițial apăsată
 On Key Press - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când o tastă a
unui caracter tipăribil este apăsată
 On Undo - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de anularea
schimbării unui articol
 On Open - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de deschiderea
unui formular sau raport
 On Close - Este procedura sau macrocomanda care se execută înainte de închiderea
unui formular sau raport
 On Resize - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când un formular
este redimensionat
 On Activate - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când un
formular sau raport este activat
 On Deactivate - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când un
formular sau raport este dezactivat
 On Unload - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când un formular
sau raport este închis
 On Error - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se produce o
eroare de execuție în formular sau raport
 On Mouse wheel - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se
rotește butonul din mijloc al mausului
 On Filter - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când filtrul este
editat
 On Apply Filter - Este procedura sau macrocomanda care se execută atunci când filtrul
este aplicat sau șters