Postul Secretara

Este Coordonator HR & Administrativ

subordonat
Are in
Femeile de serviciu Ferma si Pavilion Administrativ
subordine

Scopul Job-ului

Coordoneaza, planifica si efectueaza diverse activitati administrative si de suport in cadrul

biroului. Pozitia presupune munca de birou cu sarcini administrative diverse, termene limita de
predare si solicitari diverse. Indeplinirea sarcinilor de lucru necesita comunicare constanta cu
departamente din cadrul grupului de companii precum si diversi colaboratori externi.

Responsabilitati
Activitati de Secretariat si protocol:
- Preia si directioneaza apelurile telefonice, email-urile si faxurile primite
- Primeste vizitatorii (ex.: clienti, parteneri de afaceri, reprezentanti ai autoritatilor locale,
etc), ii informeaza pe cei cautati despre sosirea acestora si indruma vizitatorii catre biroul
cautat;
- Coordoneaza si planifica intalniri/programari in baza solicitarilor primite;
- Asigura activitatea de protocol in cadrul intalnirilor in baza solicitarilor primate
- Intocmeste necesarul, achizitioneaza in mod direct sau transmite comanda catre furnizori
pentru materiale de birotica, protocol, apa imbuteliata sau alte produse si/sau servicii
necesare in cadrul biroului, ori de cate ori este nevoie;
- Transmite zilnic/saptamanal comanda de mancare pentru angajatii din productie si
administrativ din locatiile din Vrancea catre furnizor
- Planifica, achizitioneaza bilete de avion pentru echipa de Top Management si efectueaza
aranjamente de calatorie si diverse rezervari in baza solicitarilor primite, ori de cate ori
este nevoie;
- Intocmirea contractelor, Centralizeaza si pastreaza evidenta utilizatorilor si spatiilor de
cazare localizate in perimetrul fermei Premium Porc, cat si a locuintelor inchiriate in toata
tara.
Activitati de traduceri autorizate:
- Traduce diverse documente din limba romana in engleza si invers, ori de cate ori este
nevoie.
Evenimente interne ale Grupului Premium Porc:
- Organizeaza evenimente interne pentru grupul de companii: petrecerea de vara,
petrecerea de Craciun, Mos Craciun pentru angajati si copiii acestora, 1 iunie;

Activitati de coordonare:
Coordoneaza, planifica si supervizeaza activitatea femeilor de serviciu.
Calificari

Studii superioare intr-unul din urmatoarele domenii: comunicare, economie sau administratie
publica.
Experienta anterioara de 1 – 2 ani pe o pozitie similara.
Cursuri profesionale de secretariat reprezinta un avantaj.

Cunostinte, competente si abilitati:

 Abilitati foarte bune de planificare, organizare si prioritizare;
 Atentie la detalii si abilitati foarte bune de comunicare;
 Capabilitatea de a lucre individual si de asemenea in cadrul unei echipe;
 Disponibilitatea de a lucre intr-un mediu dinamic cu volum de munca variabil si
termene limita de predare;
 Cunostinte operare calculator si introducere date Microsoft Office;
 Permis de conducere categoria B;

Provided for reference only.

Always consult current legislation in your jurisdiction to create policies and procedures for your organization.

HR Council for the Nonprofit Sector

www.hrcouncil.ca