Gheorghe Elena-Cornelia

Grupa 225 A
Anul ll
Cibernetică Statistică și Informatică Economică

Managementul documentelor electronice

1. Digitalizarea documentelor
Noul tip de economie prin care se caracterizează societatea contemporană, cunoscut în
literatura de specialitate, dar şi în vorbirea curentă ca fiind economia Internet sau economia
digitală, contribuie semnificativ şi hotărâtor la restructurarea principiilor care stau la baza
proceselor economice.
Conceptul deElectronic Businesssau e-business,este considerat ca un nou proces de afaceri, care, în
esenţă, se bazează pe un sistem informatic, corelat cu tehnologiile Web, prin carese asigură schimbul
informaţional din mediul de afaceri şi automatizarea tranzacţiilor comerciale prin intermediul reţelei
Internet. Acest concept generic include acoperirea reţelei de furnizare şi distribuţie a produ-selor la nivel
global şi asigurarea schimburilor de informaţii corelate cu tranzac-ţiile business-to-business, inclusiv
activităţile de colaborare care se stabilesc la nivelul aplicaţiilor şi proceselor de afaceri, permiţând
partenerilor să folosească potenţialul oferit de business intelligence, care poate conduce la un
management performant şi la optimizarea proceselor care se desfăşoară în mediul de afaceri din era
digitală. În economia globală, e-commerceşi e-businessau devenit tot mai mult o componentă a strategiei
de afaceri şi un catalizator pentru dezvoltarea afacerilor şi a domeniului economic, în general. Integrarea
tehnologiei informaţiei şi comunicaţiei în domeniul de afaceri a schimbat radical managementul şi
conectivitatea internă şi externă a organizaţiilor.
2. Gestiunea documentelor electronice
Gestionarea documentelor în format electronic este procesul de organizare a fluxului documentelor într-o
companie, de păstrare a evidenței utilizării acestora, de procesare și ulterior de păstrare în arhiva
companiei pe o perioadă de timp specificată în nomenclatorul arhivistic.
Mecanismul de circulație al documentelor în cadrul unei companii este unul simplu, conceput pe trei
direcții, una care se ocupă de gestionarea documentelor care intră într-o companie, una a documentelor
interne, elaborate în cadrul companiei și cea de-a treia, a documentelor care ies din companie. Pentru
fiecare tip de document există o procedură de gestionare a acestuia, actualizată de fiecare companie în
parte în funcție de propriile necesități.
Pentru a eficientiza procesul de gestionare a documentelor, tot mai multe companii se îndreaptă spre
sistemele de management al documentelor, care reușesc să ofere acces rapid și controlat la informație în
timp real, la versionarea și auditarea automată a documentelor, toate acestea având ca scop reducerea
timpului de decizie.

1
Gheorghe Elena-Cornelia
Grupa 225 A
Anul ll
Cibernetică Statistică și Informatică Economică

3. Solutii de management

4. Fluxuri informationale
I. Definire

FLUXUL INFORMATIONAL reprezinta un ansamblu de informatii necesare desfasurarii unei anumite

operatii, actiuni sau activitati ce se transmite intre emitent si destinatar, cu precizarea punctelor
intermediare de trecere. El este caracterizat prin continut, volum, frecventa, calitate, directie, forma, etc.
II. Tipologie
A. După direcţia de vehiculare şi caracteristicile organizatorice ale extremităţilor:
a) vertical: se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între
care există relaţii de subordonare nemijlocită;
 vehiculează informaţii ascendente şi descendente;
 fundamentul organizatoric este reprezentat de relaţiile ierarhice.
b) orizontal: se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe acelaşi nivel ierarhic;
 vehiculează informaţii orizontale;
 fundamentul organizatoric este reprezentat de relaţiile de cooperare sau funcţionale.

2
Gheorghe Elena-Cornelia
Grupa 225 A
Anul ll
Cibernetică Statistică și Informatică Economică

c) oblic: se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care
nu există relaţii de subordonare nemijlocită;
 vehiculează informaţii ascendente şi descendente;
 fundamentul organizatoric este reprezentat de relaţiile funcţionale, de stat major sau control.

B. După frecvenţa producerii:

a) periodic:
 se repetă la anumite intervale: trimestrial, lunar, etc.
 fundamentul producerii lor îl reprezintă caracterul secvenţial al proceselor de muncă;
 predomină în cadrul organizaţiilor ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuţie şi
manageriale.
b) ocazional:
 se stabileşte cu o frecvenţă aleatorie;
 fundamentul producerii lor îl reprezintă situaţiile inedite, endogene sau exogene firmei.

5. Fluxuri electronice
Fluxul de lucru defineşte fluxul de sarcini în cadrul unei companii. Cu sistemul de gestionare a fluxului,
documentele de afaceri sunt fără probleme trimise de la un angajat la altul, urmând procedurile interne
predefinite de o anumită companie. Interesant este faptul ca, în timp ce se defineste un nou fluxul de
lucru, frecvent se dovedeşte că unele etape din proces sunt inutile de aceea pot fi eliminate, astfel încât
punerea în aplicare a fluxului de lucru face loc întotdeauna loc pentru îmbunătăţire.
Fluxul de lucru se bazează pe atribuirea de roluri aplicabile pentru participanţi şi definirea normelor de
afaceri pentru fişierele selectate în cadrul sistemului. Astfel încât în loc de manipularea documentelor , de
exemplu:formularele de cerere de investitii sau de solicitare de vacanţă, formularele pe baza de hârtie trec
fizic de la un angajat/department la altul, toate documentele pot fi imediat procesate în sistemul de flux de
lucru - fără întârzieri sau pierderi de documente . De fapt, sistemul fluxului de lucru nu reflectă clar
sistemul traditional pe baza de hartie, prin folosirea sistemului de flux de lucru acest proces este mult mai
eficient. De exemplu, unele soluţii a fluxului de lucru, permit efectuarea de activităţi simultan
participanţilor în fluxul de lucru- spre deosebire de tipul traditional pe baza de hartie, ce scurtează
întreaga procedură.de lucru

6. Sisteme de management de fluxuri de lucru

Inseamna gestionarea activitatilor de producere, urmarire, editare, stocare si gestionare a documentelor
asociate unui proces de business. Majoritatea companiilor lucreaza cu un volum mare de documente fizice
in operatiunile zilnice.
Diverse raportari, comenzi de achizitie, note de receptie, documente de personal si salarizare, facturi,
contracte si multe alte documente, sunt folosite in cadrul oricarei companii pentru efectuarea sau ca
urmare a operatiunilor zilnice.

3
Gheorghe Elena-Cornelia
Grupa 225 A
Anul ll
Cibernetică Statistică și Informatică Economică

Un volum mare de astfel de documente pot ingreuna activitatea angajatilor, sunt greu de gestionat si pot
produce intarzieri ineficiente din punct de vedere financiar. Documentele trec de la un departament la
altul, necesitand aprobari sau modificari la fiecare pas.
Cu ajutorul unei solutii de document management utilizatorii vor gestiona intregul flux de documente in
mod eficient. Acestia afla imediat prin intermediul alertelor primite pe e-mail cand li s-a alocat o noua
sarcina sau cand trebuie sa intervina pe un document, iar managerii pot monitoriza, identifica si asista
eventualele intarzieri din cadrul fluxurilor de lucru.

7. Diagrame de fluxuri de documente

Diagrama de flux a documentelor organizației este întocmită ținând cont de care dintre departamente
participă la circulația documentației și care este volumul acesteia.
Volumul fluxului de lucru este exprimat în numărul de documente înregistrate în jurnalele de intrare, de
ieșire și de documentare internă sau într-un sistem automatizat de contabilitate. La înregistrarea unui
document pe hârtie, se ia o copie pentru unitatea de contabilitate, nu contează dacă este originalul sau o
copie primită ca primitoare.
Având în vedere faptul că fluxurile de documente pot fi formate din mai multe departamente, graficul
general al documentelor poate fi destul de complicat, este recomandabil să se elaboreze această
reglementare pentru fiecare departament.
Flux de lucru la întreprindere: o schemă de eșantion pentru o companie mică, cu o formă centralizată de
flux de documentație