CAPITOLUL 5

DOCUMENTAREA – PROCEDEU AL METODEI CONTABILITĂŢII

5.1. Noţiunea, conţinutul şi funcţiile documentelor

Sarcina contabilităţii este de a controla şi înregistra situaţia contabilă – financiară precum şi activitatea unei unităţi patrimoniale. Începând cu consemnarea şi
culegerea informaţiilor, a datelor despre patrimoniul unităţii, contabilitatea urmăreşte fundamentarea şi justificarea datelor pe bază de acte scrise.
Nici o operaţie economică nu poate fi înregistrată în contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia respectivă.

Documentarea, ca procedeu al metodei contabilităţii, este acţiunea de culegere şi consemnare în documentele economice a datelor privitoare la operaţiile economice
dintr-o unitate patrimonială, în momentul şi la locul efectuării lor.1

Documentele justificative sunt elemente componente ale metodei contabilităţii. „Orice operaţiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un
înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate dovedind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi
aprobat, ori înregistrat în contabilitate”.2

Documentul este un înscris care consemnează un fapt, un fenomen, o acţiune care s-a produs sau urmează să se producă.
Documentul serveşte la formalizarea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificări ale patrimoniului.
Documentul care consemnează producerea unor fapte şi fenomene economice ia naştere în afara contabilităţii; contabilitatea foloseşte acest procedeu pentru
realizarea obiectului său de activitate. Documentele utilizate de contabilitate devin contabile pentru că sunt legate sau reflectă mişcarea patrimoniului de la constituire şi
până la încetarea funcţionării.
Documentele justificative sunt acte scrise în care se consemnează, în momentul şi de regulă la locul efectuării, operaţiile economice, în scopul dovedirii
efectuării operaţiilor, dar şi ca bază de înregistrare în contabilitate.

Fiind suportul material de bază al datelor care privesc operaţiile economice ale unităţilor patrimoniale,
documentele ajută la:
 consemnarea informaţiilor;
 culegerea datelor;
 prelucrarea informaţiilor / datelor;
 circulaţia datelor;

 arhivarea datelor etc.

Cu ajutorul documentelor, contabilitatea urmăreşte întreaga activitate a unităţilor patrimoniale: existenţa, mişcarea şi modificarea mijloacelor economice şi a
surselor lor, circuitul economic în întregimea sa, dar şi rezultatele finale.
Documentele au o importanţă deosebită pentru că ajută la verificarea gestiunii firmei, cu ajutorul lor stabilindu-se răspunderea persoanelor care păstrează şi
folosesc mijloacele economice, justificând existenţa dar şi mişcarea acestora. Ajută de asemenea la efectuarea reviziilor, adică a depistării lipsurilor, a cheltuielilor
necorespunzătoare etc. Tot documentele furnizează conducerii unităţii informaţii care să ducă la operativitatea proceselor de producţie, a aprovizionării tehnico-operative, a
desfacerii producţiei etc.
Documentele economice au un conţinut care poate varia în funcţie de caracterul operaţiilor consemnate; anumite elemente sunt obligatorii pentru că operaţiile
economice trebuie să fie reflectate clar şi concret; dintre acestea, unele elemente sunt comune pentru toate documentele economice, iar altele sunt specifice numai anumitor
categorii.

Documentele economice cuprind următoarele elemente comune:

 denumirea documentului (de exemplu: chitanţă, factură etc.);

 denumirea unităţii care a emis documentul şi adresa sa;

2
  numărul şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care au participat la efectuarea operaţiei economice care a fost consemnată;
 conţinutul operaţiei patrimoniale şi justificarea efectuării;
 datele cantitative şi cele valorice aferente operaţiei efectuate;
 numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care au întocmit, vizat şi aprobat documentele respective;
 alte elemente care au rolul de a asigura consemnarea completă a operaţiilor efectuate.
Elementele specifice unor anumite documente urmăresc detalierea operaţiilor consemnate, având rolul de a completa.
Literatura de specialitate apreciază că documentele au următoarele funcţii:
1. funcţia de acte justificative urmăreşte înregistrarea în contabilitate a tuturor operaţiilor economice, pentru a asigura integritatea patrimoniului unităţii patrimoniale;
2. funcţia de verificare urmăreşte verificarea activităţilor desfăşurate până în cele mai mici detalii, putându-se astfel întări autonomia financiară a unităţii, dar şi
controlarea respectării disciplinei financiare;
3. funcţia de consemnare letrică şi cifrică, cantitativă şi valorifică a operaţiei economice efectuate în unitatea patrimonială;
4. funcţia juridică ajută la stabilirea drepturilor şi obligaţiilor băneşti ale unităţii patrimoniale în cazul unor litigii, lipsuri, fraude se utilizează ca bază în cercetarea
organelor judiciare.
5. funcţia de informare – primele informaţii se primesc din documente, care stau la baza procesului de cunoaştere; ma apoi, prin alte procedee şi instrumente, se ajunge
la forma finală a procesului de informare, care prezintă rezultatul operaţiilor economice.( fig. 5.1.) 3

Putem afirma cu certitudine că documentele unesc cele trei forme ale evidenţei economice:
 evidenţa operativă,
 statistica şi
 contabilitatea.

În unele cazul cele trei forme ale evidenţei economice folosesc aceleaşi documente; dar documentele economice nu pot fi confundate cu nici una din cele trei
forme ale evidenţei economice, caracterul de evidenţă economică fiind obţinut după un început de organizare şi prelucrare a documentelor primare.
Documentele se întocmesc pe formulare tip, care cuprind datele referitoare la elementele invariabile (sunt deja tipărite), iar pentru datele variabile este lăsat loc liber.
Datele sunt înscrise în documente manual sau cu mijloace de prelucrare automată.
1. Completarea manuală se realizează cu pastă, cu cerneală sau cu creion chimic şi are următoarele dezavantaje: solicită un volum mare de muncă, nu garantează
exactitatea datelor, nu asigură o productivitate mare şi nici o calitate superioară.
2. Dacă documentele sunt completate cu mijloace tehnice, sunt eliminate aproape toate aceste neajunsuri, dar apar îngrădiri cu privire la mărimea, conţinutul şi
formatul documentelor; mijloacele tehnice pot fi: maşini de scris, maşini de facturat sau de contabilizat şi calculatoarele electronice.
Documentele completate astfel sunt mai citeţe, mai ordonate, mai rapide şi mai exacte, odată cu scrierea lor făcându-se şi calculele necesare, rezultatele fiind prelucrate
concomitent pe anumiţi suporţi, care fac posibilă prelucrarea ulterioară a datelor din documente.
În funcţie de modul de întocmire a documentelor sunt poziţionate şi organizate datele conţinute de acestea. Documentele pot avea una din următoarele forme:
documente cu coloane pentru răspunsuri, documente sub formă de tabele, documente cu suprafaţa împărţită în două părţi, una pentru date cifrice şi cealaltă pentru date
letrice.
Fiecare gen de operaţie economică utilizează câte un model de document care are o formă specifică şi o aranjare a datelor corespunzătoare operaţiei respective.
Pentru a uşura întocmirea corectă, completă şi la timp a documentelor au fost stabilite anumite reguli de întocmire: în cazul documentelor întocmite în mai multe
exemplare toate trebuie să poarte acelaşi număr de ordine; în documentele de casă şi de bancă, datele cifrice trebuie repetate şi în litere.
În documente nu sunt admise ştersături, răzuiri, modificări, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţii. Corectarea documentelor trebuie astfel făcută încât să
se poată recunoaşte uşor că a fost făcută cu ocazia întocmirii documentului şi nu mai târziu, iar cei care au întocmit documentul cunosc corectarea respectivă. Corectarea
greşelilor în documente are loc prin tăierea sumei sau a textului greşit cu o linie, astfel încât să se poată citi ceea ce a fost greşit; apoi se scrie deasupra suma sau textul
corect, făcându-se menţiunea de rectificare, confirmată prin semnăturile persoanelor care au semnat iniţial documentul.
În documentele de casă şi de bancă nu sunt admise corecturi; dacă au fost făcute greşeli, documentul se anulează, păstrându-se în carneţelul respectiv fără a fi
detaşat; apoi se întocmeşte un alt document.
Greşelile descoperite la o verificare ulterioară, făcută de serviciul de contabilitate sunt aduse la cunoştinţa celor care au întocmit documentele respective, dar şi a
părţilor interesate de operaţia consemnată din documente.
Întocmirea clară a documentelor, la timp şi cu toate datele, dar şi exactitatea conţinutului acestora, sunt foarte importante pentru că determină exactitatea şi
realitatea tuturor datelor contabile, asigurând ţinerea la zi a contabilităţii. Între producerea operaţiunilor economice şi întocmirea documentelor justificative este imperativă
deplina concordanţă.

3
 Toate operaţiunile economice efectuate trebuie să fie înscrise în documente, aşa după cum spune şi Legea contabilităţii: „ Orice operaţiune patrimonială se
consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dovedind astfel calitatea de document justificativ”. 4
De regulă documentele justificative se întocmesc la locul unde se produc operaţiile economico-financiare.
Pentru a fi înregistrate în contabilitate documentele justificative sunt analizate din punct de vedere contabil, apoi sunt înscrise pe ele conturile în care se va
înregistra operaţia respectivă.

5.2. Clasificarea documentelor

Datorită diversităţii operaţiilor economice şi documentele economice sunt de mai multe feluri. Dacă ţinem seama de caracteristicile specifice documentelor, le
putem grupa după mai multe criterii astfel:

1. După natura operaţiilor economice pe care le consemnează documentele pot fi:

 documente privind activitatea financiar-contabilă, cum sunt documentele privind salariile, rezultatele financiare, documentele privind activele imobilizate,
documentele privind activele circulante etc.;

 documente privind alte activităţi, care nu constituie acte justificative pentru înregistrările contabile, cum sunt documentele privind activităţi de investiţii, cercetare-
dezvoltare, proiectare, documentele privind activităţi de secretariat etc.

2.După funcţia pe care o îndeplinesc se pot divide în:

 documente de dispoziţie – cuprind documente prin care se transmite ordinul de a se executa o operaţie economică (de exemplu: dispoziţia de livrare, dispoziţia de
plată, comanda etc.); nu fac dovada executării efective a operaţiilor respective, deci nu pot servi ca bază pentru înregistrarea lor în contabilitate.

 documente justificative /de execuţie – sunt documente care prezintă date cu privire la executarea operaţiilor şi servesc ca bază pentru înregistrarea operaţiilor
respective în conturi (bon de consum, factură, chitanţă, notă de recepţie etc.).

 documente mixte/combinate – sunt documente care cuprind atât dispoziţia de a se executa o operaţie economică, cât şi despre executarea ei efectivă; iniţial sunt
documente de dispoziţie, iar prin completarea lor cu date privind executarea operaţiilor respective devin documente justificative (de exemplu: bonul de consum
dispune eliberarea de materiale, deci este un document de dispoziţie; după ce s-a completat cu menţiuni privind operaţia respectivă devine document justificativ.

3. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind documentele pot fi:

 documente singulare, care cuprind o singură operaţie economică/financiară (de exemplu: chitanţa, bonul de consum, factura etc.);

 documente cumulative, care cuprind mai multe operaţii economice de acelaşi fel (acestea conţin şi date specifice cum ar fi totaluri cantitative / valorice, perioada
pentru care s-au centralizat datele din documentele individuale, numărul lor de ordine etc.).

4. După locul întocmirii şi circulaţiei se deosebesc:

 documente interne – care se întâlnesc în cadrul unităţii patrimoniale; o parte circulă în interiorul unităţii (bon de consum, notă de predare etc.), iar o altă parte circulă
şi în afară, la alte unităţi patrimoniale (cecurile, facturile întocmite pentru servicii prestate / lucrări executate etc.);

 documente externe, sunt întocmite în afara unităţii, deci sunt primite de la terţi (extrase de cont bancar, facturi de la furnizori).

5. După momentul întocmirii pot fi:

4
 documente primare, care se întocmesc de regulă în momentul şi la locul efectuării operaţiilor economice, îndeplinind rol de documente justificative (chitanţa, factura
etc.);

 documente secundare sunt întocmite pe baza documentelor primare sau în acelaşi timp cu acestea, asigurând pregătirea datelor pentru a fi prelucrate.

6. După sfera de aplicare se grupează în:

 documente generale/comune sunt folosite de către toate unităţile patrimoniale (sunt cuprinse documente privind activitatea financiar-contabilă: chitanţa, factura, bonul
de consum etc.);

 documente specifice, sunt utilizate doar în anumite ramuri ale economiei datorită particularităţilor acestora (de exemplu: devizele folosite în construcţii-montaj).

7. După forma de prezentare, documentele justificative pot fi:

 documente tipizate, întocmite pe formular tip, strict determinat, şi a cărui folosire este obligatorie;

 documente netipizate, care se întocmesc pe formulare specifice unor ramuri economice sau pe hârtie fără un format dinainte stabilit.

8. După regimul de tipărire se disting:

 documente cu regim special, care au un regim deosebit de tipărire, numerotare, gestionare, evidenţă, şi păstrare. Principalele categorii de formulare pentru documente
cu regim special sunt:
1. chitanţele, chitanţele fiscale;
2. cecurile;
3. facturile;
4. avizele de însoţire;
5. foile de parcurs;
6. efectele de comerţ;
7. cartelele şi bonurile de masă;
8. borderourile de achiziţii.

 documente cu reglementări exprese, de tipărire, gestionare, numerotare, folosire şi justificare, de exemplu: imprimate cu valoare nominală ( timbre fiscale, bilete de
intrare, mărci poştale); certificatele medicale, autorizaţiile de funcţionare, permisele de călătorie, certificatele de înmatriculare etc.;

 documente cu regim uzual care nu se supun anumitor restricţii privind tipărirea, gestionarea, folosirea şi justificarea lor.

5.3. Tipizarea şi verificarea documentelor

Tipizarea documentelor urmăreşte stabilirea unor formulare de documente unitare pentru operaţii de acelaşi fel, ca mărime, conţinut, format şi destinaţie, care să
simplifice întocmirea documentelor. Prin tipizare se urmăreşte:
 reducerea cheltuielilor de imprimare;
 eliminarea întocmirii/circulaţiei în paralel a mai multor documente;
 cuprinderea indicatorilor strict necesari procesului informaţional;
 găsirea unor documente/formulare care să permită prelucrarea automată a datelor pe care le cuprind;
 permiterea informării tuturor formelor evidenţei economice.

Documentele tipizate se pot împărţi astfel:

 documente generale pentru întreaga economie – sunt formulare tipizate unitar şi folosite de toţi agenţii economici;
 documente comune unor ramuri ale economiei;
 documente specifice unor activităţi.

Formularele tipizate comun pe economie, cu regim de tipărire, înseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabilă sunt următoarele:
1. Aviz de însoţire a mărfii
2. Chitanţă
3. Factură fiscală
4. Bon de comandă - chitanţă
5. Fişa de magazie a formularelor cu regim special

Înainte de a fi înregistrat în contabilitate, fiecare document trebuie să fie verificat în amănunţime pentru a se descoperi erorile, acţiunile ilegale sau incorecte,
asigurându-se astfel exactitatea datelor contabile.
Verificarea documentelor urmăreşte patru aspecte:
 verificarea formală;
 verificarea aritmetică ( cifric );
 verificarea de fond.
 verificarea încadrării în timpul normal de valailitate.

Verificarea formală urmăreşte întocmirea documentelor pe formulare corespunzătoare naturii operaţiei economice respective, completarea tuturor datelor,
existenţa semnăturilor persoanelor autorizate, dacă există ştersături sau corecturi care nu sunt certificate etc.

Verificarea aritmetică urmăreşte dacă datele cifrice au fost preluate corect în documente şi dacă sunt exacte calculele aritmetice.

Verificarea de fond urmăreşte realitatea, necesitatea, oportunitatea şi legalitatea operaţiei economice consemnate în documentul respectiv.

Verificarea încadrării în timpul normal de valabilitate are mare importanţă pentru unele documente, de exemplu, pentru cele care însoţesc valori; aceasta
urmăreşte dacă data emiterii a fost scrisă citeţ, dacă există concordanţă cu alte documente care s-au întocmit în acelaşi timp.
Verificarea realităţii operaţiei economice urmăreşte dacă operaţia economică s-a făcut la data, locul şi condiţiile prevăzute în document ( de exemplu: se
compară suma plătită pentru procurarea unor mărfuri/materiale cu cantitatea de mărfuri/materiale recepţionate).
Necesitatea operaţiei economice este dată de aprecierea privitoare la utilitatea operaţiei înscrisă în document, pentru activitatea unităţii ( de exemplu: se compară
cantitatea de materii prime prevăzută în contractele de aprovizionare cu cea din normele de consum).
Oportunitatea operaţiei arată dacă locul şi momentul stabilit pentru efectuarea unei operaţii economice sunt favorabile unităţii patrimoniale.
Legalitatea operaţiei economice este apreciată prin raportare la acte normative care reglementează acel gen de operaţii economice, care nu trebuie să contravină
legislaţiei în vigoare.
În general, verificarea documentelor se face de alte persoane decât cele care le-au întocmit. Pentru a fi stabilită o răspundere concretă în privinţa verificării pe
fiecare document trebuie să fie menţiunea de verificare şi semnătura verificatorului. După ce documentele au fost verificate, acestea sunt pregătite pentru a fi înregistrate în
contabilitate.

5.4. Documentele contabile

Principalele registre care sunt folosite în contabilitate sunt:

 registrul jurnal;

 registrul inventar;

 cartea-mare;

 balanţa de verificare.
 Aceste registre sunt utilizate strict în funcţie de destinaţia lor şi trebuie să fie completate în aşa fel încât să permită oricând identificarea şi controlul operaţiunilor
patrimoniale efectuate; pot fi prezentate sub formă de registre, foi volante, fişe, documente informatice. Cu ajutorul registrelor contabile se formalizează şi materializează
înregistrarea proprie sistemului de conturi.
Registrele contabile, fiind documente contabile, reprezintă o categorie specială de mijloace concrete de realizare a evidenţei, fiind întocmite şi utilizate în
interiorul contabilităţii; ele ajută la prelucrarea, centalizarea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative, servind ca bază la înregistrarea cronologică "la zi".

Documentele contabile, indiferent de modul lor de realizare, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
 felul, numărul şi data documentului justificativ;

 sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate;

 conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;

 semnăturile de întocmire şi verificare.

5.5. Circulaţia documentelor

Circulaţia documentelor constă în mişcarea succesivă a acestora din momentul întocmirii sau intrării în unitatea patrimonială, prin diferitele verigi ale acesteia şi
până la predarea lor la arhivă.
Acest circuit trebuie să aibă loc într-o ordine dinainte stabilită, nefiind permisă reţinerea documentelor de către un compartiment sau altul în mod nejustificat.
Necesitatea circulaţiei documentelor este dată de faptul că datele din acelaşi document sunt necesare mai multor compartimente / persoane din aceeaşi unitate patrimonială
şi nu se poate asigura câte un exemplar pentru fiecare utilizator.

Este imperativ a fi respectate unele condiţii legate de circuitul documentelor:

 circulaţia documentelor trebuie să aibă loc pe căile cele mai scurte şi printr-un număr redus de verigi organizatorice,
asigurându-se astfel operativitatea în utilizarea informaţiilor;
 orice document trebuie să circule într-o ordine bine stabilită, fără a fi reţinut inutil de unele servicii, astfel încât
organele de conducere să fie informate asupra activităţii economice;
 toate documentele intrate la o anumită dată în unitate trebuie să fie verificate şi înregistrate în timpul cel mai scurt.

Circulaţia documentelor are la bază un grafic de circulaţie, care trebuie să cuprindă:

 documentele care se întocmesc;

 lucrările de prelucrare corespunzătoare fiecărei etape a circuitului;

 termenele de execuţie;

 persoanele care răspund;

 compartimentele la care se vor transmite etc.

Atunci când se întocmeşte graficul de circulaţie a documentelor trebuie avută în vedere respectarea următoarelor cerinţe:

 trebuie cuprinse toate lucrările de evidenţă, de la întocmirea documentelor primare, înregistrarea lor în contabilitatea sintetică şi analitică şi până la întocmirea
lucrărilor de sinteză contabilă;

 trebuie stabilite toate persoanele care participă la întocmirea şi prelucrarea documentelor, începând cu cele care le întocmesc şi continuând cu cele care execută
lucrările contabile;

 trebuie respectate toate normele privitoare la întocmirea documentelor.

Graficul de circulaţie descrie şi analizează drumul parcurs de documente, folosind textul sau diferite tehnici de reprezentare grafică ( schema verticală, schema
orizontală, schema bloc etc.). Înainte de a fi aplicat, graficul de circulaţie a documentelor trebuie aprobat de conducerea unităţii patrimoniale şi prelucrat cu toţi salariaţii.
Drumul pe care-l fac documentele economice este diferit de la o unitate patrimonială la alta, în funcţie de dimensiunile şi structura organizatorică, de natura
operaţiilor consemnate, de mijloacele folosite pentru executarea lucrărilor contabile.
 În funcţie de modul de prezentare, graficele de circulaţie a documentelor sunt:
 sub formă de text;

 sub formă de scheme

Graficele de circulaţie a documentelor pot fi grupate în funcţie de conţinut şi sferă de cuprindere în:
 grafice individuale;

 grafice de structură ( pe compartimente );

 grafice generale.
Graficele individuale au în componenţă operaţiile şi lucrările de contabilitate pe care le execută fiecare salariat, la care se adaugă termenele de executare şi
persoanele/compartimentele cărora li se vor transmite.
Graficele de structură cuprind toate lucrările de evidenţă corespunzătoare unui sector/compartiment de activitate, toate documentele care se întocmesc,
termenele şi persoanele care le vor executa, compartimentele cărora li se vor transmite.
Graficele generale cuprind operaţiile corespunzătoare unei anumite lucrări care are un grad mult mai mare de complexitate (de exemplu: întocmirea bilanţului
contabil).

5.6. Clasarea şi păstrarea documentelor

După ce au fost rezolvate complet şi definitiv, documentele parcurg ultima fază a circuitului lor şi anume clasarea la dosar.
Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o ordine strict determinată, care să permită o bună păstrare şi o găsire uşoară în vederea obţinerii
informaţiilor necesare. O clasare precisă şi corectă permite identificarea cu uşurinţă a oricărui act din arhiva firmei.
Clasarea raţională a documentelor trebuie să fie simplă pentru a putea fi înţeleasă şi aplicată de oricine; să fie elastică, permiţând utilizarea şi la un mare număr
de acte rezultate în urma dezvoltării activităţii firmei; să fie potrivită specificului documentelor etc.
Documentele se pot clasa în dosare după mai multe criterii:

 criteriul cronologic – documentele se grupează în ordinea întocmiri lor;

 criteriul geografic – documentele se clasează după judeţul, oraşul etc. unde îşi au sediul unităţile corespondente;

 criteriul alfabetic – documentele se clasează în dosar după denumirea unităţii la care se referă;

 criteriul după obiect / pe grupe de operaţii economice – documentele sunt aranjate pe categorii: mijloace fixe,
active circulante etc.

Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea deplină a acestora pentru că acestea stau la baza controlului operaţiilor economice efectuate. Păstrarea
documentelor se face pentru anul în curs şi pentru anii precedenţi.
Pentru anul în curs se organizează o arhivă curentă pentru fiecare sector/compartiment din unitatea patrimonială. Păstrarea documentelor din anii precedenţi se
organizează în arhiva generală a unităţii. În arhiva unităţii economice se păstrează toate materialele documentare: documente originale, copii, fotocopii, filme, planuri,
corespondenţă etc.
Consultarea, folosirea şi eliberarea de copii şi extrase de pe aceste documente din arhivă se face numai în condiţiile stabilite prin legislaţia în vigoare.
Pentru a fi folosit temporar un document din arhiva unităţii patrimoniale este necesară aprobarea unităţii respective; se întocmeşte un proces-verbal care arată
cine a cerut, cine a aprobat eliberarea documentului, scopul etc.
În locul documentului eliberat se introduce copia certificată a documentului original, procesul-verbal încheiat, aprobarea eliberării documentului, dovada
semnată de persoana care a ridicat originalul.
Termenul de păstrare a documentelor se stabileşte prin dispoziţii legale şi este diferit în funcţie de natura şi importanţa documentului. Registrele de contabilitate
şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se păstrează 10 ani de la data încheierii exerciţiului, iar statele de salarii şi bilanţul contabil se
păstrează 50 de ani.
Documentele care au valoare istorică, ştiinţifică şi politică, dar şi actele care trebuie păstrate un timp mai îndelungat se predau la arhivele statului. Restul
documentelor, după ce a expirat termenul de păstrare se predau din arhiva unităţii la topit, dacă nu mai prezintă utilitate practică.
 În zilele noastre, datorită dezvoltării echipamentului electronic de prelucrare a datelor contabile, în afara clasării şi arhivării documentelor şi registrelor
contabile, se poate organiza şi clasarea/păstrarea altor purtători de informaţii cum sunt: benzi perforate, benzi magnetice, dischete, CD-uri etc.