COMISIA EUROPEANA

DIRECTORATUL GENERAL
POLITICA REGIONALA

INSTRUMENT DE AUTO-EVAL
PENTRU AUTORITATILE DE MANA

VERSIUNEA FINALA - ianuarie 09

 Indicatii practice pentru utilizarea instrumentului de auto-evalu

Obiectivul acestui instrument de auto-evaluare este de a ajuta si incuraja autoritatile de management si organi
realizeze propriile evaluari periodice ale sistemelor de control intern pentru a identifica domeniile care trebuie in
potentiale. In niciun caz nu interfereaza cu sau nu inlocuieste rolul auditului intern intr-o organizatie si nu ad
autoritatii de audit desemnata pentru program.

In fiecare sectiune a chestionarului, intrebarile detaliate va vor ajuta sa evaluati functionarea de ansamblu a sub
relevante. Trebuie sa completati acest chestionar cu atentie si obiectivitate pe baza informatiilor si dovezilor dispo

In cazul unui raspuns "DA" la o intrebare, se recomanda indicarea dovezilor care sustin afirmatia (referintele la
etc) si pe care le puteti furniza. Daca nu puteti oferi astfel de dovezi, va rugam sa raspundeti "NU".

In cazul unui raspuns "NU", va rugam sa indicati ce actiuni corective vor fi intreprinse.

Dupa ce ati raspuns la toate intrebarile, puteti calcula procentul de raspunsuri "DA" pentru fiecare conditie c
clasifica conditiile cheie in patru categori:
Functioneaza bine. Sunt necesare doar imbunatatiri minore.
Functioneaza dar sunt necesare unele imbunatatiri.
Functioneaza partial. Sunt necesare imbunatatiri substantiale.
In esenta nu functioneaza.

Aceasta clasificare care rezulta din raspunsurile date in cadrul instrumentului de auto-evaluare este intr-o prima in
razultatele ofera asadar doar o perspectiva indicativa. Trebuie sa realizati de asemenea o analiza calitativa a fiecar
evalua gravitatea deficientelor identificate. Apoi puteti schimba concluzia privind categoria adecvata pentru co
analizei calitative.

In orice caz, orice raspuns "NU" trebuie sa duca la o masura adecvata de corectare.

Clasificarea pentru fiecare conditie cheie va va permite sa faceti un rezumat al evaluarii globale a sistemului de m
acest scop, a fost conceput un tabel final.

ATENTIE: Rezultatele auto-evaluarii nu obliga sau limiteaza in niciun mod autoritatea de audit desemnat
pe baza activitatii sale de audit, are atributia de a emite in fiecare an o opinie independenta privind fun
management si control.

1
 working document - self assessment tool - key requirement 1

Actiuni de intreprins in cazul unui

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
raspuns Nu

Conditia cheie 1: Definire, alocare si separare clara a functiilor intre si in cadrul autoritatii de
management / organismului/elor intermediar/e (art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 din R 1083 si art. 12,
Nr 13.5 si 22 b) al R 1828)

In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati ce In cazul unui raspuns Nu, va rugam
dovezi (referinte la documente, data precisa etc), indicati ce actiuni de corectare vor fi
puteti furniza. intreprinse

Obiectivul este de a se asigura ca functiile sunt realizate independent si ca se evita conflictul de interese.
Definire, alocare si separare clara a functiilor.
Alocarea functiilor in cadrul autoritatii de management este definita clar prin organigrama sau alte
1 mijloace?

Urmatoarele functii ar trebui sa fie separate in mod

corespunzator: selectia proiectelor, verificarile
2 Exista o separare adecvata a functiilor in cadrul autoritatii de management? sistemului de management, contabilitate, plati
Programul are un acord scris oficial care stabileste sarcinile delegate de catre autoritatea de management Daca programul dumneavoastra nu prevede
3 organismului/elor intermediar/e? organisme intermediare raspundeti Da.

4 Sunt definite numarul si fisele posturilor alocate autoritatii de management/ organismelor intermediare?
Daca programul dumneavoastra nu prevede niciun
organism intermediar atunci referiti-va doar la
Considerati ca numarul de posturi alocate autoritatii de management/ organismelor intermediare este autoritatea de management. Daca programul
5 suficient pentru realizarea sarcinilor alocate acestora? dumneavoastra include unul sau mai multe
organisme intermediare atunci raspundeti Da numai
Exista un manual actualizat de proceduri pentru autoritatea de management si/ sau organismele daca se poate raspunde Da la aceasta intrebare
6 intermediare? pentru autoritatea de management si pentru
toateorganismele intermediare din cadrul
programului.

Sunt organizate sesiuni de formare pentru a se asigura ca personalul are calificarea necesara si cunoaste
7 procedurile?

Monitorizarea eficace a implementarii sarcinilor delegate organismelor intermediare.

Autoritatea de management primeste regulat informatiile stabilite din partea organismelor intermediare
8 privind activitatea acestora prin intermediul postei sau e-mail?
Daca programul dumneavoastra nu prevede
Autoritatea de management ofera feed back de exemplu prin intalniri periodice cu organismele organisme intermediare raspundeti Da.
9 intermediare?

Autoritatea de management are acces la baza de date utilizata de organismele intermediare pentru
10 verificarea informatiilor privind proiectele co-finantate?

TOTAL % de DA 0%

Functioneaza dar
Functioneaza bine. Sunt necesare doar sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul
alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%

Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

2
 working document - self assessment tool - key requirement 2

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da

Conditia cheie 2: Proceduri adecvate de selectie a operatiunilor (art. 60 a) si art. 65 a) al R 1083 si art.
Nr 5 si art. 13.1 al R 1828)
In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati ce
dovezi (referinte la documente, data precisa etc),
Obiectivul este de a se asigura ca procesul de selectie este transparent, complet iar operatiunile sunt tratate egal. puteti furniza.

Publicarea cererilor de proiecte

1 Cererile de proiecte au fost publicate pe un site intenet? 1

2 S-a facut publicitate pentru cererile de proiecte in massmedia scrisa (revista, ziar…) sau prin alte mijloace? 1

3 Cererile de proiecte au fost conforme cu conditiile si obiectivele PO? 1

4 Cererile de proiecte publicate contin o descriere clara a procedurii de selectie care va fi utilizata? 1

Acestea pot fi incluse in ghidul pentru solicitanti anexat la

5 Cererile de proiecte publicate contin o descriere clara a drepturilor si obligatiilor beneficiarilor? cererea de proiect 1
6 A fost respectat un termen rezonabil intre publicare si data de inchidere a procedurii?
Inregistrarea aplicatiilor
7 Toate solicitarile primite au fost inregistrate la primire? 1
8 S-a transmis fiecarui participant confirmarea primirii? 1
9 Inregistrati stadiul de aprobare/respingere pentru fiecare solicitare? 0
Evaluarea solicitarilor
Criteriile/baremele utilizate pentru evaluare sunt conforme cu cele aprobate de Comitetul de Monitorizare
10 si mentionate in cererile de proiecte? 1

11 Rezultatele evaluarilor au fost justificate? 1

12 A fost evaluata substanta solicitarilor conform criteriilor aprobate? In cazul unui raspuns pozitiv aratati in ce mod 0
Capacitatea financiara a solicitantilor de a-si indeplini responsabilitatile legate de finantare a fost evaluata
13 conform criteriilor aprobate? 1
Capacitatea administrativa a solicitantilor de a-si indeplini responsabilitatile legate de finantare a fost
14 evaluata conform criteriilor aprobate? 1
Capacitatea operationala a solicitantilor de a-si indeplini responsabilitatile legate de finantare a fost
15 evaluata conform criteriilor aprobate? 1
In cazul unui raspuns pozitiv aratati cum se asigura
obiectivitatea. In cazul in care munca evaluatorilor nu este
16 Procedura asigura o evaluare obiectiva? revizuita - selectati 0 1
Decizii de acceptare sau respingere a solicitarilor
Decizia de acceptare sau respingere a solicitantilor/proiectelor a fost luata de persoana/organismul
17 desemnat adecvat (ex. AM, Comitet de Monitorizare etc.)? 0
Deciziile de acceptare sau respingere a solicitantilor/proiectelor au fost comunicate la timp si in scris catre
18 solicitanti? 1
19 Motivele de acceptare sau respingere au fost indicate in mod clar? 0

Solicitantii respinsi ar trebui sa aiba posibilitatea de a cere unui

20 Exista o procedura de contestatie? tert sa reconsidere tratamentul corect al solicitarilor lor. 1
21 Daca da, a fost comunicata solicitantilor? 0
22 In caz de contestatie, decizia a fost publicata? 0
23 Modificarile proiectului sunt permise, inregistrate si supuse procedurii de aprobare formala?
Alocarea fondurilor pentru proiecte fara cereri de proiecte ex. alocarea directa catre autoritatile publice.
Selectia proiectelor trebuie sa fie transparenta si proiectele
trebuie sa fie implementate in conformitate cu principiul unui
Daca da, AM a realizat o procedura de asigurare ca proiectele au fost selectate in conformitate cu criteriile management financiar sanatos. (Trebuie selectate cele mai bune
24 stabilite de comitetul de monitorizare infiintat in PO? proiecte).

TOTAL % de DA 63%

Functioneaza dar sunt

Functioneaza bine. Sunt necesare doar imbunatatiri necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50%
Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

3
 working document - self assessment tool - key requirement 2

Actiuni de intreprins in cazul unui raspuns Nu

In cazul unui raspuns Nu, va rugam indicati ce actiuni de corectare

vor fi intreprinse

In esenta nu functioneaza
% de Da < 50%

3
 working document - self assessment tool - key requirement 3

Actiuni de intreprins in cazul

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
unui raspuns Nu

Conditia cheie 3: Informatii si strategii adecvate de indrumare a beneficiarilor (art. 56, art. 60 c),
Nr d), f) din R 1083 si art. 13.1 din R 1828):
In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati ce In cazul unui raspuns Nu, va
Obiectivul este de a se asigura ca beneficiarii sunt informati despre obligatiile si responsabilitatile lor privind finantarea si ca se ofera un nivel dovezi (referinte la documente, data precisa etc), rugam indicati ce actiuni de
adecvat de indrumare. puteti furniza. corectare vor fi intreprinse

Au fost stabilite reguli de eligibilitate clare si neambigue pentru program.

Exista un document, disponibil pentru orice parte oricand, care rezuma regulile de eligibilitate la nivel
1 national? 1
2 Sunt oferite explicatii pentru fiecare regula de eligibilitate? 0
Beneficiarii au acces la informatiile necesare si primesc un nivel adecvat de indrumari.
O strategie este un document care descrie
diferitele tipuri de mijloace adoptate
3 Exista o strategie prezentata intr-un document scris si aprobat? pentru atingerea obiectivului 0
Mijloacele utilizate pentru oferirea nivelului adecvat de indrumare
4 Exista pliante, brosuri, manuale care sunt utilizate? 1
5 Au fost organizate seminarii, ateliere? 0
6 Au fost utilizate alte mijloace ca site-urile internet… 1
In cazul unui raspuns pozitiv aratati in ce
mod. Difuzarea se considera suficienta
atunci cand toti solicitantii potentiali au
7 Se asigura o difuzare suficienta catre potentialii solicitanti? acces la informatii 0
Comunicarea eficace cu beneficiarii asupra drepturilor si obligatiilor lor:

Trebuie comunicate detaliile regulilor si nu

trimiteri la legi sau regulamente si daca
Da atunci puteti identifica precis in ce
mod? (prin scrisorile de finantare, decizii,
8 Regulile privind eligibilitatea de la nivel national si comunitar au fost transmise beneficiarului? in cererea de proiecte in sine…). 1
Conditiile specifice privind produsele sau serviciile de furnizat in cadrul operatiunii au fost clarificate
9 cu benficiarul? 1
10 Planul de finantare aprobat a fost comunicat beneficiarului? 1

11 Data de inceput si sfarsit a executiei a fost convenita si comunicata beneficiarului? 0

Exigentele legate de existenta unor inregistrari contabile separate sau a unor coduri adecvate de
12 contabilitate au fost clarificate cu beneficiarul? 1
13 Informatiile care trebuie arhivate si comunicate au fost clarificate cu beneficiarul? 1
14 Obligatiile de informare si publicitate sunt exprimate clar si comunicate beneficiarilor? 1

TOTAL % de DA 64%

Functioneaza dar
Functioneaza bine. Sunt necesare sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
doar imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul
alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%

Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

4
 working document - self assessment tool - key requirement 4

Actiuni de intreprins in cazul unui

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
raspuns Nu

Nr Conditia cheie 4: Verificari adecvate ale sistemului de management (art. 60 b), g) din R 1083 si art. 13.2-13.4 din R 1828)
Obiectivul este de a se asigura ca exista proceduri adecvate pentru verificarea livrarii produselor si serviciilor in vederea asigurarii realitatii cheltuielilor si a conformitatii cu deciziile relevante ale Comisiei, conditiile In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati ce In cazul unui raspuns Nu, va rugam
de finantare si regulile aplicabile la nivel national si comunitar. dovezi (referinte la documente, data precisa etc), indicati ce actiuni de corectare vor fi
puteti furniza. intreprinse
Existenta unor proceduri scrise si a unor liste de verificare complete pentru detectarea oricarei declaratii materiale incorecte. A se vedea ghidul privind verificarile sistemului de management elaborat de
Comisie. O declaratie incorecta este considerata "materiala" atunci cand un risc
legat de legalitatea si regularitatea cheltuielii declarate este mai lare decat 2%.

Manualul de proceduri include prevederi specifice pentru executarea verificarilor sistemului de management si este actualizat?
1
Sunt organizate sesiuni de formare pentru a se asigura ca personalul are competentele necesare din punct de vedere al verificarilor de
2 management?
Aspectele de mai jos sunt analizate in cadrul verificarilor? In cazul unui raspuns pozitiv trebuie sa se arate daca aceasta analiza se face prin
intermediul unor verificari administrative sau la fata locului

3 corectitudinea cererii de rambursare

cheltuielile se refera la perioada eligibila,
4
5 conformitatea cu proiectul aprobat,
6 conformitatea cu rata de finantare aprobata (daca este cazul),
7 conformitate cu regulile de eligibilitate nationale si comunitare,
8 conformitatea cu regulile de ajutor de stat, regulile de mediu si cerintele de egalitate de sanse si nediscriminare,
9 conformitatea cu regulile de achizitii publice de la nivel national si comunitar,
10 respectarea regulilor nationale si comunitare privind publicitatea,
11 operatiunea nu a fost obiectul unei duble finantari
realitatea proiectului, inclusiv progresele fizice ale produsului/serviciului si conformitatea cu termenii si conditiile contractului de
12 finantare,
13 adecvarea documentelor jusificative si existenta unei piste adecvate de audit,
14 Exista liste de verificare standard care acopera toate punctele de mai sus?
15 Verificarile administrative legate de cheltuielile dintr-o anumite declaratie sunt finalizate inaintea certificarii?
16 Toate cererile de rambursare inaintate de beneficiari sunt supuse verificarilor administrative?
Verificarea administrativa cuprinde o analiza a cererii in sine si a documentatiei justificative relevante atasata cererii? Documentele justificative trebuie sa includa cel putin un calendar al cheltuielilor
individuale, cu totalul si indicarea sumei cheltuielilor, trimiteri la facturile
corespunzatoare, data platii si numarul de referinta al platii.

17
Cazurile unde verificarile administrative ale tranzactiilor individuale nu sunt exhaustive (adica nu sunt verificate toate facturile)

18 Exista o justificare adecvata pentru neverificarea tuturor facturilor / cheltuielilor Daca nu este aplicabil, raspundeti Da.
19 Inregistrarile identifica cheltuielile selectate? Daca nu este aplicabil, raspundeti Da.
20 Nivelul de verificari la fata locului este determinat cu ajutorul analizei riscurilor si revizuit periodic?
Cazurile unde verificarile la fata locului nu sunt exhaustive
21 Esantionarea operatiunilor este bazata pe o metodologie justificata?
22 Inregistrarile identifica operatiunile selectate si descriu metoda de esantionare utilizata?
Calendarul verificarilor la fata locului este adecvat pentru tipul de masuri/operatiuni Nu se recomanda ca verificarile la fata locului sa fie realizate doar cand
operatiunea a fost finalizata pentru ca va fi prea tarziu pentru actiuni corective
eficace
23

Se pastreaza dovezi ale:

utilizarea listelor de verificare sau a modelelor de rapoarte de control
24 verificarilor administrative si verificarilor la fata locului, inclusiv activitatile realizate si rezultatele obtinute,
In cazul unui impact financiar trebuie procedat la recuperarile corespunzatoare
25 urmarirea constatarilor.
Dupa finalizarea operatiunilor, autoritatea de management trebuie sa verifice
conformitatea cu aceasta conditie, inclusiv prin verificari la fata locului pe baza de
26 Cum se asigura AM ca operatiunea nu traverseaza modificari substantiale in 5 ani de la finalizare? esantion.
Exista proceduri aprobate de autoritatea de management pentru a se asigura ca autoritatea de certificare primeste toate O buna practica este ca AM sa trimita autoritatii de certificare rapoarte periodice
informatiile necesare privind verificarile realizate in scopul certificarii. privind activitatile sale de control cu informatii legate de indicatorii cheie care
demonstreaza functionarea sistemului si sa raporteze lista de verificari, acoperirea
acestora, iregularitatile constatate, tipul lor, actiunile corective intreprinse si
informatiile legate de erori precum si incalcarile semnificative ale regulilor
aplicabile.
27
28 Procedurile sunt aplicate in practica? In cazul unui raspuns pozitiv aratati in ce mod

TOTAL % de DA 0%

Functioneaza dar
sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
Functioneaza bine. Sunt necesare doar imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
5
 working document - self assessment tool - key requirement 4

Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%
Concluzie cantitativa preliminara x
Concluzia analizei calitative

5
 working document - self assessment tool - key requirement 5

Actiuni de intreprins in cazul unui

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
raspuns Nu

Nr Conditia cheie 5: Pista de audit adecvata (art. 60 c), d), f), art. 90 din R 1083 si art. 15 din R 1828)
In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati In cazul unui raspuns Nu, va rugam
Obiectivul este de a se asigura ca este posibila reconcilierea sumelor globale certificate Comisiei cu inregistrarile cheltuielilor individuale si documentele justificative arhivate ce dovezi (referinte la documente, data precisa indicati ce actiuni de corectare vor fi
la toate nivelele administrative pana la nivelul beneficiarului. etc), puteti furniza. intreprinse
Registrele contabile ale operatiunilor trebuie sa fie disponibile la nivelul adecvat de management si trebuie sa
furnizeze informatii detaliate privind cheltuielile realizate cu adevarat de catre beneficiar in fiecare operatiune co-
finantata. Sistemul de contabilitate permite si beneficiarului si celorlaltor parti implicate sa fie identificati odata cu
justificarea platii.
Poate informatii globale la nivel de Autoritate de
Management si informatii contabile mai detaliate la
1 Registrele contabile sunt disponibile la nivelul adecvat? nivel de OI
Registrele contabile furnizeaza informatii detaliate privind cheltuielile realizate cu adevarat de beneficiar in fiecare Prezentati pe scurt informatiile contabile specifice
operatiune co-finantata, permitand atat beneficiarului cat si celorlaltor parti implicate sa fie identificati? disponibile la fiecare nivel,
ex. La nivel AM - numarul cererii / suma platii/
2 La nivel AM? numele organismului intermediar

ex. La nivel OI - numele beneficiarului, trimitere la

3 La nivel OI? factura si suma acesteia, data platii etc.

Specificatiile tehnice si planul financiar ale operatiunii, rapoarte de progres si monitorizare, documente privind
solicitarea, evaluarea, selectia, aprobarea finantarii si procedurile de licitatie si contractare precum si rapoartele de
inspectie a produselor si serviciilor co-finantate trebuie de asemenea arhivate la un nivel de management adecvat
(Specificati ce entitate (adica AM / OI) detine
Fiecare din documentele de mai jos sunt arhivate la un nivel adecvat? fiecare document)
4 Specificatii tehnice
5 Planul financiar
6 Formularele de solicitare a finantarii
7 Evaluarea solicitarilor de finantare
8 Rapoartele privind selectia beneficiarilor
9 Scrisorile de aprobare a finantarii
10 Documentatia de licitatie (ex. notificarile de licitatie, rapoartele de evaluare, contractele)
11 Rapoartele privind inspectiile proiectelor sau ale serviciilor furnizate
12 Fisele de progres si monitorizare

Autoritatea de management ar trebui sa verifice daca beneficiarii au fie un sistem separat de contabilitate sau coduri
corespunzatoare ale inregistrarilor contabile pentru toate tranzactiile legate de asistenta care sa permita verificarea
(1) alocarii corecte a cheltuielilor legate doar partial de operatiunea co-finantata si (2) anumite tipuri de cheltuieli
care sunt considerate eligibile numai in anumite limite sau proportional cu alte costuri.
Autoritatea de Management verifica/se asigura ca sistemele de contabilitate tinute la nivelul Beneficiarului permit alocarea
corecta a costurilor in cazuri in care:
Specificati in ce mod este asigurata o alocare
13 (i) cheltuielile sunt legate doar partial de o operatiune co-finantata (ex. prin utilizarea unor coduri contabile separate) si corecta a costurilor prin sistemul contabil
(ii) din cauza tipului de cheltuiala, aceasta este doar partial eligibila (ex. alocarile pentru cheltuielile indirecte, Specificati in ce mod este asigurata o alocare
14 achizitionarea de terenuri) corecta a costurilor prin sistemul contabil

Trebuie sa existe proceduri care sa asigure ca toate documentele necesare pentru o pista adecvata de audit sunt
disponibile in conformitate cu articolul 90 din Regulamentul 1083/2006 cu privire la disponibilitatea documentelor.
Exista proceduri fundamentate care specifica ca toate documentele justificative privind cheltuielile si auditurile
programului operational sunt disponibile pentru Comisie si CEA pe o perioada de 3 ani de la inchiderea (sau inchiderea
15 partiala) a PO?
Documentele sunt arhivate in original sau in copii certificate conforme cu originalul pe suporturi de date general
16 acceptate? Specificati

TOTAL % de DA 0%

Functioneaza dar
Functioneaza bine. Sunt necesare sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
doar imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul
alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%

6
 working document - self assessment tool - key requirement 5

Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

6
 working document - self assessment tool - key requirement 6

Actiuni de intreprins in cazul unui

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
raspuns Nu

Conditia cheie 6: Sisteme fiabile de contabilitate, monitorizare si raportare financiara in forma

Nr electronica (art. 58 d) si art. 60 c), ale R 1083, art. 14.1 si anexa III a Reg. 1828/2006)
In cazul unui raspuns Da, va rugam sa indicati ce In cazul unui raspuns Nu, va rugam
dovezi (referinte la documente, data precisa etc), indicati ce actiuni de corectare vor fi
Obiectivul este de a se asigura ca informatiile electronice privind programul sunt imediat disponibile si utilizate in scopuri de raportare puteti furniza. intreprinse

Se recomanda crearea unui singur sistem

IT pentru AM, organismele intermediare si
Existenta unor sisteme informatice capabile sa furnizeze informatii fiabile si relevante. STC daca este cazul
1 Exista sisteme fiabile de contabilitate in format electronic?

Trebuie sa existe o raportare perioadica

privind stadiul programelor si proiectelor.
Sistemul trebuie sa genereze rapoarte de
monitorizare care sa permita o urmarire
2 Exista sisteme fiabile de monitorizare in format electronic? adecvata.
3 Sistemele asigura o raportare financiara fiabila?

Exista proceduri care sa asigure mentenanta sistemelor, protectia datelor si integritatea datelor?
4 Datele sunt protejate de interferente sau de disfunctionalitati fizice si se asigura copii periodice de siguranta?
5 Exista politici, proceduri, standarde si linii directoare privind securitatea informatiilor?
6 A fost desemnat un responsabil IT?
7 Exista o politica de acordare, revocare, monitorizare a drepturilor de acces ale angajatilor la sistemele informatice?
8 Parolele sunt alocate si actualizate periodic?
Supervizarea sau aranjamentela tehnice
(ex. introducere dubla, verificarea
9 Exista o procedura de verificare a fiabilitatii datelor introduse? totalelor..) sunt necesare
Date privind operatiunile si cheltuielile
10 Sistemele furnizeaza toate informatiile cerute prin Anexa III a Reg 1828/2006 declarate pe operatiuni
Aceste informatii trebuie raportate anual
Comisiei conform Art.20 din
11 Sistemul IT furnizeaza inregistrari privind sumele retrase, recuperate si de recuperat? reg.1828/2006
Autoritatea de Certificare si Autoritatea de Audit au acces la sistemele IT ale Autoritatii de
12 Management?
Din punct de vedere al informatiilor financiare, AM utilizeaza exclusiv sistemele IT pentru pregatirea
13 raportului sau anual?
14 Sistemul IT a fost subiectul unei misiuni de audit independent IT?

TOTAL % de DA 0%

Functioneaza dar
Functioneaza bine. Sunt necesare sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
doar imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul
alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%

Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

7
 working document - self assessment tool - key requirement 7

Actiuni de intreprins in cazul unui

Intrebari Linii directoare de la CE 1 - Da 0 - Nu Dovezi in cazul unui raspuns Da
raspuns Nu

Conditia cheie 7: Actiuni preventive si corective necesare acolo unde autoritatea de audit
Nr detecteaza erori sistemice (art 98.1 din R 1083 si art. 16.3 din R 1828)

Obiectivul este de a se asigura ca pentru erorile sistemice detectate de autoritatea de audit sunt intreprinse actiunile preventive si corective
necesare. O eroare sistemica este de exemplu o eroare care provoaca un risc pentru alte operatiuni din programul operational.
Trebuie sa existe proceduri care sa asigure o verificare si o urmarire adecvata a rezultatelor
tuturor auditurilor realizate de organismele de audit relevante conform Articolului 62 din R 1083
si ca aceasta verificare este fundamentata in mod adecvat.
1 Rapoartele care contin erori sistemice sunt transmise rapid catre autoritatile competente?
Rapoartele care contin erori sistemice sunt atribuite persoanelor responsabile cu indicarea
2 actiunii/termenului?
3 Verificarea rezultatelor auditului este bine fundamentata?
Trebuie sa existe proceduri pentru asigurarea implementarii de actiuni preventive si corective in
cazul erorilor sistemice.
Exista proceduri clare pentru asigurarea unei urmariri adecvate a recomandarilor/actiunilor de
4 intreprins?
5 Sunt intreprinse actiuni corective in termenele stabilite?
Se furnizeaza indrumarile adecvate (comunicare interna, formare etc) entitatilor auditate pentru a se
6 preveni repetarea erorilor sistemice?

TOTAL % de DA 0%

Functioneaza dar
Functioneaza bine. Sunt necesare sunt necesare unele Functioneaza partial. Sunt necesare
doar imbunatatiri minore imbunatatiri imbunatatiri substantiale In esenta nu functioneaza
Daca scorul atinge urmatorul procent de raspunsuri Da, va rugam sa faceti clasificarea in tabelul
alaturat: % de Da > 90% 90%>% de Da > 75% 75%>% de Da > 50% % de Da < 50%
Concluzie cantitativa preliminara x

Concluzia analizei calitative

8
 Rezultat cantitativ Analiza calitativa
Functioneaza
partial. Sunt
Functioneaza bine. Functioneaza dar necesare
Sunt necesare doar sunt necesare imbunatatiri In esenta nu
imbunatatiri minore unele imbunatatiri substantiale functioneaza

Conditia cheie 1: Definirea, alocarea si separarea

clara a functiilor intre si in cadrul autoritatii de
1 management / organismului/elor intermediar/e
Conditia cheie 2: Proceduri adecvate pentru selectia
2 operatiunilor
Conditia cheie 3: Informatii si strategii adecvate de
3 indrumare a beneficiarilor
Conditia cheie 4: Verificari adecvate ale
4 managementului
5 Conditia cheie 5: Pista de audit adecvata
Conditia cheie 6: Sisteme fiabile de contabilitate,
monitorizare si raportare financiara in forma
6 electronica
Conditia cheie 7: Actiuni preventive si corective
necesare acolo unde sunt detectate de catre audit
7 erori de sistem