MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Obiective

1. Înţelegerea conceptelor utilizate în managementul proiectelor;

2. Cunoaşterea instrumentelor utilizate în managementul proiectelor;

3. Cunoaşterea instrumentelor structurale şi de coeziune;

4. Evaluarea rezultatelor.

CE ESTE UN PROIECT?

Proiectul este un mijloc realizat printr-o acţiune colectivă, prin care o idee se transpune în practică.
Frecvent se confundă noţiunea de proiect de finanţare cu planificarea, alocarea de resurse, studiul de
fezabilitate sau planul de afaceri, noţiuni care însoţesc în amonte sau în aval noţiunea de proiect.

Conform DEX-ului proiectul înseamnă un «plan sau intenţia de a întreprinde ceva, de a organiza, de a
face un lucru».

Proiectul este un grup de activităţi relaţionate în mod organizat pentru îndeplinirea unui scop. Multe
proiecte au un obiectiv specific, ce trebuie realizat cu îndeplinirea unor cerinţe privind data de
început şi de terminare, limitări financiare şi consumul de resurse în termeni de bani, echipamente şi
materiale

Un proiect implică o serie de activităţi intercorelate cu durată limitată, prestabilită şi are ca scop
elaborarea unei lucrări, obţinerea unui produs sau realizarea unui seviciu cu caracter de unicat, viabil
din punct de vedere funcţional şi financiar, în condiţiile respectării termenelor de implementare,
bugetului alocat şi specificaţiilor de calitate prevăzute.

Proiectul se defineşte ca un proces nerepetitiv, care realizează o cantitate nouă, bine definită, în
cadrul unor organizaţii specializate.

Managementul proiectului-arta de a conduce și coordona resursele de-a lungul vieții unui proiect
pentru atingerea obiectivelor proiectate.

Repere fundamentale:

 Orice proiect are un obiectiv clar si mai multe obiective secundare;

 Limitat în timp;
 Resurse limitate;
 Se desfăşoară etapizat;
 Rezultatul este unic sau de înaltă specificitate;
 Are o de desfăşurare planificată;
 Este realizat de oameni;
 Se desfăşoară într un mediu de risc.
 CARACTERISTICILE UNUI PROIECT DE FINANŢARE

• Unicitatea este caracteristica de bază a proiectelor de finanţare care determină în mare

măsură succesul proiectului.Unicitatea se referă la nota distinctă pe care o face tema
proiectului în contextul tematic în care se înscrie. În majoritatea formularelor de prezentare
acest aspect este solicitat şi evaluat separat;

• Particularitatea abordării. Un proiect de finanţare poate să se înscrie pe o direcţie deja

cunoscută cu scopul de completare sau de aprofundare. Pot exista două situaţii: scăderea
importanţei proiectului iniţiat dacă propunerea nu convinge de plusul obţinut prin derularea
sa, sau creşterea importanţei proiectului dacă prin noua abordare convinge că este
aprofundat cu succes un demers anterior;

• Planificarea. Derularea proiectului presupune stabilirea unor legături optime între:

termenele stabilite, acţiunile necesare, resursele financiare şi umane şi obiectivele propuse.

• Etapizarea. Reliazarea proiectului de finanţare se face printr-un set de activităţi, ce trebuie

dispuce într-o anumită ordine, astfel încât eficienţa să fie maximă. Etapele sunt stabilite de
managerul de proiect (sau echipa de conducere). Etapizarea presupune activităţi şi termene,
stabilite în faza de prezentare a proiectului şi ajustate pe parcursul derulării acestuia.

• Complexitate. Atingerea obiectivelor este asigurată de un complex de acţiuni ce vizează:

întocmirea documentaţiei, managementul, monitorizarea şi evaluarea rezultatelor finale.

• Riscul. Realizarea unui proiect de finanţare presupune un risc potenţial, care poate fi
cuantificat cu fiecare etapă realizată (sau nu).

CARE ESTE VERBUL CE AR CARACTERIZA CEL MAI BINE MANAGEMENTUL PROIECTELOR?

-a organiza -a prioritiza

-a planifica -a comunica

-a conduce -a motiva

-a rezolva -a controla

-a negocia -a monitoriza

-a asculta - a avertiza

-a achiziționa -a pune la dispoziție

-a informa -a delega
Fazele proiectului

• Programarea

• Identificarea

• Formulare

• Implementare

• Evaluare și audit

Factorii de succes în proiecte

• Stabilirea unor obiective clare;

• Ințelegerea nevoilor reale și a contextului;

• Așteptări realiste din partea factorilor implicați;

• Viziune și strategie clară încă de la inițierea proiectului;

• Stabilirea uni sistem de comunicare între factorii implicați și membrii echipei de

implementare;

• Monitorizarea permanantă a procesului de implementare;

• Proiectarea permanentă a lecțiilor învățate;
• Gestionarea riscurilor;
• Identificarea problemelor la timp și reacția rapidă pentru rezolvarea lor;

Logica unui proiect de finanțare

1. Analiza factorilor interesați

2. Definirea problemei

3. Stabilirea scopului proiectului

4. Stabilirea obiectivelor proiectului

5. Stabilirea activităților

6. Realizarea bugetului

7. Stabilirea planului de evaluare

8. Justificarea proiectului

9. Durabilitatea proiectului

10. Stabilirea titlului

11. Realizarea rezumatului

12. Anexe formale

1. Factorii interesați (FI)

• FI-orice persoană, grupuri de persoane, instituții sau firme, care sunt sau ar putea fi implicate
în proiect:

-direct sau indirect

-pozitiv sau negativ

-au un interes în proiect

De ce analizam factorii interesați?

• Implicarea în proiect a celor interesați pentru succesul proiectului

• Identificarea obstacolelor potențiale și stabilirea încă de la început a unei strategii de evitare

a blocajelor

Rolul factorilor interesați

• Acordă sprijin și resurse pentru necesitățile proiectului

• Contribuie la fluxul informațional al proiectului

• Se pot opune direcției de evoluție a proiectului în funcție de interesele și nevoile proprii

• Lipsa consultării poate genera blocaje

Prioritizarea părților interesate

2. Definirea problemei

• Se analizează situația existentă relevantă pentru ideea de proiect

• Se identifică problemele principale

• Se structurează problemele identificate pe baza relației cauză-efect

• O problemă bine formulată:

- Se referă la o situație existentă

- Definește un aspect negativ

- Indică efectele negative pe care le generează

 - Este raportată la unu sau mai multe grupuri sau categorii bine determinate de persoane fizice
sau juridice, a căror situație e afectată de existența sa.

Analiza problemelor

1. Identificarea problemelor

2. Selectarea unei probleme principale

3. Structurarea celorlalte probleme în funcție de problema principală, pe baza legăturii cauză-

efect

4. Completarea schemei cu alte cauze/efecte ale problemelor identificate deja

Schema analiza problemelor

3, 4. Stabilirea scopului şi obiectivului general şi obiectivelor specifice

Scopul proiectului este reprezentat de schimbarea care trebuie realizată pentru rezolvarea
problemei principale.

Obiectivul general: finalitatea la care trebuie să se ajungă în urma derulării proiectului.

Obiectivele specifice: paşi care trebuie realizaţi pentru realizarea obiectivului final.

Exemplu:
Problema principală: starea deficitară a copiilor străzii
Cauze:
-Condiţii de viaţă insalubre
-Accesul limitat la serviciile medicale
-Slaba calitate a alimentaţiei
Scop: îmbunătăţirea stării de sănătate a copiilor străzii
Obiectivul general: construirea şi dezvoltarea unui centru pentru asistenţa copiilor străzii
Obiective specifice:
-Construirea spaţiilor adecvate
-Amenajarea unui centru medical
-Amenajarea unei cantine sociale
-Amenajarea unor spaţii de cazare

• Scopul şi obiectivele trebuie să fie exprimate prin cuvinte care denotă un proces,
parcurgerea unui drum.
 • Exemplu: îmbunătăţirea, creşterea, scăderea, înfiinţarea, crearea, amenajarea, promovarea,
dezvoltarea, construirea şi dezvoltarea etc.

Regulă:

Fiecare proiect va avea un singur scop, un singur obiectiv general si mai multe obiective specifice

Reguli privind obiectivele unui proiect:

• Specific -Ce? În avantajul cui?

• Măsurabil-Poate fi măsurat?

• Accesibil-Poate fi atins un asemenea obiectiv?

• Realist-Poate fi atins cu mijloacele şi resursele existente?

• Temporal determinat-se raportează la un anumit termen de realizare

• Scopul proiectului propus trebuie să contribuie la realizarea obiectivelor programului.

• Obiectivele proiectului trebuie să se încadreze în domeniile eligibile pentru finanţare.

Strategia proiectului:

• Nesuprapunerea cu iniţiative aflate deja în derulare;

• Capacitatea organizaţiei;
• Posibilitatea acoperirii costurilor necesare;
• Respectarea politicilor în domeniu.

Alte criterii folosite pentru finalizarea strategiei:

• Măsura în care contribuie la îndeplinirea strategiilor relevante;

• Consistenţa schimbărilor generate în favoarea beneficiarilor;
• Complementaritatea cu alte proiecte relevante;
• Oportunităţi de finanţare relevante;
• Contribuţia la consolidarea capacităţii organizaţiei;
• Impactul asupra mediului.

In urma etapei de analiză a strategiei se vor determina:

• Problemele cărora proiectul li se poate adresa în mod realist;

• Scopul şi obiectivele pe care şi le propune proiectul în mod fezabil;
• Cea mai eficientă structură a soluţiei propuse.

5. Stabilirea activităților

• Proiectul este defalcat ierarhic în etape şi activităţi ale căror rezultate pot fi cuantificate;

• Activităţile proiectului sunt acţiunile efectuate într-un cadru bine organizat, pentru
atingerea unor obiective specifice conjugate pentru atingerea obiectivului general.
Graficul Gantt

• Scop- stabilirea duratei şi desfăşurarii în timp a proiectului

• Descriere

-afisarea grafică a informaţiilor privind desfăşurarea în timp a proiectului

-Includerea relaţiilor de interdependenţă şi evenimentele importantate din viaţa proiectului;

Estimarea duratei unei activităţi

• Unitatea de măsură este unică pentru toate activităţile

• Se stabilesc trei estimări:

-durata optimistă-durata minimă de execuţie;

-durata pesimistă-durata maximă de realizare;

-durata cea mai probabilă-durata cu cea mai mare şansă de realizare.

6. Realizarea bugetului

• Bugetul proiectului reprezintă planificarea resursele financiare necesare în cadrul proiectului.

Cuprinde atât cheltuielile eligibile cât şi cele neeligibile.

• Buget pe categorii de cheltuieli-grupează veniturile şi cheltuielile pe categorii;

• Buget pe categorii de cheltuieli şi pe activităţi;

• Bugete pe surse de finanţare

Etape în realizarea bugetului

• I. Defalcarea proiectului în activităţi care consumă resurse;

• II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate şi subactivitate;

• III. Estimarea cheltuielilor în detaliu, pentru fiecare activitate şi subactivitate precum şi a

celor totale;

• IV. Estimarea potenţialelor surse de venit.

I. Defalcarea proiectului în activităţi care consumă resurse

• Proiectarea rezultatelor aşteptate

• Elaborarea unei liste de sarcini pentru fiecare rezultat aşteptat;

II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate şi subactivitate

• Se evaluează necesarul

-de resurse umane;

-de echipamente;

-consumabile;

-transport şi diurnă;

-costuri de administraţie;

-servicii contractate;

-alte costuri

III. Estimarea cheltuielilor în detaliu, pentru fiecare activitate şi subactivitate precum şi a celor totale;

• din informaţiile furnizorilor;

• de la membrii echipei de implementare;

• din proiecte anterioare.

Eligibilitatea costurilor

• Costuri directe eligibile: personalangajat, transport, diurnă, achiziţii, servicii, etc

• Costuri indirecte eligibile: cheltuieli de administrare

• Costuri neeligibile: datorii, dobânzi, tva etc.

• Contribuţii cu bunuri utile procesului de implementare

Recomandări

• Bugetul trebuie să corespundă activităţilor, reflectându-le;

• Detaliaţi justificările costurilor pentru a demonstra necesitatea lor;

• Aveţi în vedere taxele aferente salariilor;

• Aveţi în vedere costuri legate de deprecierea şi întreţinerea echipamentelor, rata inflaţiei,

etc;

7.Stabilirea planului de evaluare

• A. Autoevaluarea- la nivelul echipei de management şi la nivelul echipei de implementare

• B. Evaluarea la nivelul sistemului de finanţare- la nivelul instituţiei care gestionează procesul

de finanţare

Ce se evaluază?

• Detalii despre beneficiari

• Detalii despre resursa umană

• Structurarea activităţilor

• Aprecierea costurilor

Stadiile evaluării
Criterii de evaluare

• Relevanţa –proiectul se ocupă de problemele reale ale beneficiarilor vizaţi şi contribuie

semnificativ la obiectivele de dezvoltare pe termen lung.

• Eficienţă- Rezultatele sunt realizate la un cost rezonabil.

• Eficacitate-rezultatele contribuie în mod direct la realizarea scopului proiectului.

• Impact-proiectul generează schimbări asupra mediului în care se desfăşoară.

• Durabilitate-beneficiile produse ca urmare a implementării proiectului se vor menţine şi

după încetarea finanţării.

Evaluarea la nivelul instituţiilor care gestionează sistemul de finanţare

• Evaluarea la acest nivel este o etapă importantă în cadrul ciclului de proiect în care se
raportează proiectul propus la o grilă de evaluare ce cuprinde standardele de evaluare.

• Grilă de evaluare stabilită în ghidul solicitantului

Justificarea proiectului

• Necesitatea proiectului si relevanta acestuia fata de nevoile specifice ale grupului/grupurilor

tinta. De asemenea justificarea presupune prezentarea valoarii adaugatae a proiectului.

Durabilitatea proiectului

• Durabilitatea proiectului / sustenabilitatea proiectului - este o caracteristică a proiectului şi

reprezintă modul în care prin implementarea acestuia se transferă rezultatele către alt grup
ţintă, şi care este efectul multiplicator al rezultatelor după finalizarea proiectului.

• Efectele multiplicatoare sunt rezultatul unei implementări eficiente a unui proiect. În

construirea grilelor de evaluare se ţine seama de efectele multiplicatoare şi durabilitatea
proiectului.

Titlul proiectului

• Titlul proiectului trebuie să fie clar

• Trebuie să arate clar obiectivul urmărit

Rezumat

• Rezumatul cuprinde o prezentare succintă a propunerii, a organizaţiei care face propunerea,

însistându-se pe capacitatea acesteia de a finaliza proiectul. Se prezintă obiectivele şi
activităţile propuse pentru atingerea lor. Se precizează aici resursele financiare necesare şi
contribuţia financiară a grupurilor interesate. Deşi figurează la începutul prezentării
proiectului, rezumatul se realizează la sfârşit, atunci când avem conturate elementele
prezentate mai sus.
Etape în dezvoltarea echipei

Elemente care blocheaza lucrul în echipă

Elemente care blochează munca în echipă

Experienţe
Colegul vorbaret
Colegul timid