Sunteți pe pagina 1din 7

Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.

01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 1 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005

Procedura de proces

MANAGEMENTUL APROVIZIONARII

Nume/Prenume : Semnatura: Data


ELABORAT :
VERIFICAT :
APROBAT :
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 2 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005

Cuprins

1.- Domeniu
2.- Scop
3.- Definitii. Prescurtari
4.- Documente de referinta
5.- Elemente de definire a procesului
6.- Descrierea procesului
7.- Responsabilitati
8.- Resurse
9.- Inregistrari
10.- Factori de risc
11.- Mod de actiune in cazul situatiilor de urgenta
12.- Anexe
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 3 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005

1.- Domeniu
1.1. Procedura documenteaza tipurile de activitati care compun procesul de management al
aprovizionarii, modul de tinere sub control al acestora si responsabilitatile persoanelor direct
implicate in desfasurarea procesului.
1.2. Procedura este utilizata de proprietarul de proces si de intreg personalul care participa la
desfasurarea, tinerea sub control si imbunatatirea desfasurarii activitatii acestui proces.

2.- Scop
2.1. Scopul elaborarii prezentei proceduri este de a stabili un cadru unitar de desfasurare si tinere sub
control a tuturor activitatilor care compun acest proces.

3.- Definitii. Prescurtari


3.1. Definitii
Aprovizionare
Produs proces Rezultatul final al procesului.
Proces
Indicatori de Tinta stabilita pentru tinerea sub control si imbunatatirea desfasurarii unui proces.
performanta
Obiective Obiective cuantificabile care sunt stabilite pe termene scurte cu scopul asigurarii
operationale conditiilor de atingere a indicatorilor de performanta stabiliti.
Monitorizare Urmarire la termene stabilite a modului de desfasurare a activitatilor procesului.
Masurare Evaluare a realizarii indicatorilor de performanta/obiectivelor
operationale/activitatilor procesului.
3.2. Prescurtari
CAA Coordonator activitate aprovizionare
DG Director general
DE Director economic
PP Procedura de proces
Cact Coordonatori activitati
SSP Sef Sectie Productie

4.- Documente de referinta


SR EN ISO 9001:2001
SR EN ISO 14001 :2005

5.- Elemente de definire a procesului


5.1.

Nr. crt. Elementul Descriere


1.- Elemente din amonte Managementul planificarii realizarii produsului
2.- Furnizor intern SSP
3.- Proces din aval Managementul productiei
4.- Client intern SSP
5.- Proprietar de proces CAA
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 4 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005

5.2. Proprietarul acestui proces este responsabil pentru:


a) Continutul prezentei proceduri documentate;
b) Modul de tinere sub control a respectarii cerintelor acestei proceduri.

6.- Descrierea procesului


6.1. Planificare
6.1.1. Planificarea acestui proces consta in:
a) stabilirea indicatorilor de performanta si a obiectivelor operationale care sa asigure
desfasurarea, tinerea sub control si imbunatatirea procesului;
b) stabilirea modului in care sunt tinuti sub control indicatorii de performnata si obiectivele
operationale;
c) stabilirea resurselor necesare asigurarii conditiilor de desfasurare a activitatilor acestui
proces (materiale, informationale, umane, finanaciare).
6.1.2. Documentarea indicatorilor de performanta si a obiectivelor operationale este realizata in
formularul “Lista indicatori de performanata si obiective operationale” : F.LIO.01.
6.1.3. Monitorizarile si masurarile indicatorilor de performanta soi ale obiectivelor operationale sunt
documentate in formularul “Evaluare indicatori si obiective” : F.EIO.01.
6.1.4. Indicatorii de performanta sunt stabiliti pentru cate un an. In urma masurarii realizarii acestora,
proprietarul de proces documenteaza masurile de imbunatatire aferente desfasurarii acestui proces.

6.2. Desfasurare
6.2.1. Activitatile care compun acest proces sunt :
a) Stabilirea si centralizarea necesarelor de aprovizionat;
b) Colaborarea su furnizorii ;
c) Aprovizionarea propriu-zisa ;
d) Receptia marfurilor aprovizionate ;
e) Depozitare marfuri conforme.
6.2.2. Necesarele de aprovizionat:
a) Solicitantii interni transmit serviciului APROVIZIONARE listele cu necesarele de
materiale, materii prime, echipamente, piese de schimb necesare desfasurarii activitatilor
curente ;
b) CAA centralizeaza informatiile primite efectueaza confruntarea cu stocuriele actuale pentru
fiecare categorie de materiale/produse/echipamente de aprovizionat si documenteaza forma
finala ;
6.2.3. Colaborarea cu furnizorii consta in:
a) Identificarea furnizorilolor pe categorii de marfuri aprovizionate ;
a) Evaluarea acestora in baza unor criterii de evaluarea stabilite de CAA in colaborare cu
utilizatorii interni ai acestor marfuri ;
b) Documentarea si aprobarea furnizorilor evaluati si cu care se accepta colaborarea in LISTA
FURNIZORILOR APROBATI : F.LFA.01 ;
c) Elaborarea, aprobarea si transmiterea la furnizori a comenzilor de aprovizionare si
clarificarile necesare pentru a fi asigurate conditiile intelegerii corecte a solicitarilor noastre;
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 5 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005
6.2.4. Activitatea de aprovizionare propriu -zisa cu marfurile solicitate furnizorilor consta in primirea
acestora la sediul organizatiei si preluarea documentelor insotitoare. Detalierile legate de modul de
desfasurare a acestor activitati sunt documentate in Instructiunea de lucru
‘Aprovizionare’ IL.APR.01.
6.2.5. Marfurile aprovizionate sunt receptionate cantitativ si calitativ. Marfurilor rezultate conforme in
urma efectuarii receptiei li se intocmesc documentele de receptie (NIR-uri). In cazul constatrii
unor neconformitati sunt intocmite Procese verbale de neconformitate PVN.01 care sunt transmise
furnizorilor pentru conformare.
6.2.6. Metodologia de efectuare a receptiei calitative, completarea si tinerea sub control a integistrarilor
aferente sunt documentate in procedura operationala “Criterii de receptie calitativa”: PO.CRC.01 si
in instructiunea de lucru “ Proces verbal de neconformitate”: IL.PVN.01.
6.2.7. Marfurile rezultate conforme sunt depozitate in spatii special amenajate conform cerintelor
documentate in procedura operationala ‘ Depozitare ‘ : PO.DEP.01.
6.2.8.. Deseurile rezultate ca urmare a activitatii se gestioneaza conform Instructiunii de lucru privind
Gestionarea Deseurilor; Aspectele de mediu sunt tinute sub control conform PMM.

6.3. Control
6.3.1. Monitorizare:
a) Monitorizare produs proces:
 Aceste monitorizari constau in urmarirea permanenta efectuata de CAA a modului in
care se desfasoara toate activitatile procesului din momentul stabilirii necesarelor de
aprovizionat pana la evaluarile modului si conditiilor de depozitare a marfurilor in
spatiile special amenajate.
 La baza acestor monitorizari stau :
- cereri de aprovizionare / centralizatoare cereri de aprovizionare
- listele de furnizori aprobati
- comenzile de aprovizionare
- NIR-urile
- Procese verbale de neconformitate
- Norme PM PSI aferente depozitarii fiecarei categorii de marfuri aprovizionate
b) Monitorizare proces:
 Monitorizarea procesului managementul aprovizionarii consta in
urmarirea de proprietarul de proces a modului de realizare a obiectivelor
operationale stabilite.
6.3.2. Masurare:
a) Masurare produs proces:
 Masurarea produsului acestui proces consta in
- evaluarea marfurilor aprovizionate ca tipuri si cantitati comparativ cu cele
solicitate de utilizatorii interni si respectarea termenelor de aprovizionare stabilite;
- evaluarea asigurarii conformitatii depozitelor de marfuri aprovizionate in spatiile
special amenajate pana la preluarea lor de utilizatorii interni;
 Rezultatele acestor masuratori sunt materializate prin semnatura CAA in registrul de
evidenta a comenzilor de apovizionare R.ECA.01.
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 6 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005
b) Masurare proces:
 Masurarea procesului de managementul aprovizionarii este efectuata de CAA si
consta in evaluarea gradului de realizare a obiectivelor operationale stabilite,iar la
sfarsitul anului, evaluarea gradului de atingere a indicatorilor de performanta stabiliti;
 Documentarea acestor masuratori este realizata de CAA in formularul “Evaluare
indicatori de performanta si obiective operationala”

6.4. Ameliorare
6.4.1. Ameliorarea procesului consta in :
 Analiza modului de desfasurare si tinere sub control a procesului;
 Identificarea si si analiza punctelor slabe in desfasurarea si tinerea sub control a
procesului;
 Stabilirea, documentarea, analiza si aprobarea masurilor de imbunatatire aferente ;
 Transmiterea acestor masuri persoanelor direct implicate, pentru conformare.;
 Evaluarea efectuarii de CAA a eficacitatii acestor masuri
6.4.2. Masurile de imbunatatire sunt identificate atat pe parcursul desfasurarii acestui proces cat si in
urma analizelor efectuate de management.

7.- Responsabilitati
7.1. Responsabilitatile CAA :
7.1.1.Raspunde de modul de stabilire si tinere sub control a indicatorilor de performanta si
obiectivelor operationale pentru acest process.
7.1.2.Raspunde de asigurarea conformitatii desfasurarii tuturor activitatilor acestui proces.
8.- Resurse
8.1. Resursele identificate pentru desfasurarea si tinerea sub control a acestui proces sunt :
a) Resursele materiale:
- materiale de papetarie (hartie, dosare, bibliorafturi, folii protectoare, etc.) necesare
efectuarii si arhivarii tuturor inregistrarilor procesului;
- dotari pentru spatii corecte de depozitare a marfurilor aprovizionate (rafturi,
dulapuri,etc);
- dotari ale mijloacelor de transport utilizate pentru aprovizionare.
b) Resurse informationale:
- standarde si legislatii in domeniu ;
- cataloage,pliante ale furnizorilor
c) Resurse financiare:
- identificate de CAA si documentate in : ordine de deplasare, referate, documente
economice ( bilete de ordin, file de CEC, ordine de plata)..
Sistemul de Management Integrat Codul :PP.MAP.01
Editia : 1
PROCEDURA DE PROCES
S.C. BUCIN MOB S.R.L. Revizia : 0
REGHIN MANAGEMENTUL APROVIZIONARII
Nr. ex :
Pagina : 7 / 7
Emitent: CALITATE/MEDIU Data : 17.02.2005

9.- Inregistrari
Nr. Formularul Initiat Circula Arhivare
crt. Denumire Cod de: la: Loc Durata Resp.
1 Lista indicatori si F LIO-01 CAA CAA→ DG→CAA CAA 3 ani CAA
obiective
2 Evaluare indicatori si F EIO-01 CAA CAA CAA 3 ani CAA
obiective pentru
procesul:
“Managementul
aprovizionarii”
3 Program masuri de F PMI-01 CAA CAA → personal aprovizionare CAA 3 ani CAA
imbunatatire
desfasurare activitati
4 Lista proceduri si F PIV-01 RM RM → CAA RM 3 ani RM
instructiuni in
vigoare

10.- Factori de risc


10.1. Factorii de risc identificati pentru acest proces sunt:
a) Nerespectarea normelor PM,PSI pentru manipularea si depozitarea marfurilor
b) Nerespectarea cerintelor furnizorilor de materiale si substante periculoase (fise de securitate a
produselor)

11.- Mod de actiune in situatii de urgenta


11.1. Sunt respectate regulile PSI
11.2. Utilizare echipamente de lucru/protectie in conformitatea cu specificul fiecarei activitati.
12.- Anexe
12.1. Anexa nr. 1: “Lista indicatori de performanta si obiective operationale”;
12.2. Anexa nr. 2: “Evaluari indicatori si obiective”;
12.3. Anexa nr. 3: “Program de masuri imbunatatire desfasurare activitati ”;
12.4. Anexa nr. 4: “Lista editii si revizii in vigoare”;