Tema II: „Organizarea călătoriilor.

”
1. Pregătirea călătoriilor interne.
2. Călătoriile în străinătate.

1. Pregătirea călătoriilor interne.

Organizațiile indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiuni nu pot funcționa izolate de

mediul economico-social sau profesional.
Reprezentanții conducerii unei instituții întreprind adesea călătorii în diverse scopuri: pentru
informare, pentru încheierea unor contracte, pentru vizitarea unor unități de profil, pentru
documentarea sau instruire asupra unor aspecte tehnice sau științifice noi.
Pregătirea călătoriilor interne presupune:
1. Se clarifică împreună cu conducătorul următoarele aspecte:
- Perioada deplasării;
- Scopul deplasării;
- Data și ora exactă a fiecărei întâlniri;
- Mijloace de transport preferate;
- Persoanele de contact;
- Dacă va călători singur sau însoțit;
- Modul de cazare;
- Documentele necesare.
Informațiile vor fi culese din invitație, din corespondența cu organizațiile vizitate.
2. Se verifică traseul și se compară avantajele și dezavantajele diferitor mijloace de transport (cost –
servicii, diferite, timpul necesar pentru a ajunge la destinație) și se prezintă situația conducătorului
pentru a lua o decizie.
3. Se fac rezervările pentru călătorie.
4. Se culeg informații pentru persoanele de contact și cazare (contactarea persoanlor și rezervarea
hotelului).
5. Se pregătește documentația și obiectele necesare:
- Secretara va întocmi o listă cu actele și obiectele necesare deplasării, acestea urmând să fie
selectate de șef.
- Documentația cu care se vor deplasa managerii se organizează în dosare, plicuri sau mape
distincte în funcție de specificul deplasării. Un astfel de dosar poate să conțină: copii de
corespondență a persoanelor care urmează a fi contactate, stadiul cooperării cu acestea în
cazul unor negocieri, alte informații utile.
- Alte obiecte necesare călătoriei (cărți de vizită, rechizite de birou, echipamente de
comunicare).
- Bani, cărți de credit, medicamente.
6. Se verifică condițiile climatice din zonă și perioada în care va călători conducătorul: se fac mai
multe copii ale programului stabilit de asistentă.

1
 2. Călătoriile în străinătate
Pregătirea călătoriilor în străinătate presupune o serie de acțiuni suplimentare față de călătoriile
interne, acestea privesc în special aspecte legate de întocmirea formalităților legislative și de necesitatea
unor informații suplimentare privind țara vizitată.

Pregătirea călătoriilor externe presupune:

1. Se consultă legislația prinvind călătoriile în străinătate:
- Verificarea termenului de valabilitate a pașaportului;
- Verificarea necesității vizei pentru țara respectivă;
- Obținerea asigurărilor de sănătate și a permisului internațional de conducere.
2. Obținerea biletelor de călătorie.
3. Asigurarea unor servicii de traducere și interpretare.
4. Dobândirea informațiilor monetare.
5. Culegerea detaliilor privind sejurul conducătorului:
- Itinerarul și serviciile incluse și neincluse;
- Eventualele nume și funcții a persoanelor de contact;
- Cazarea, telefonul unde poate fi contactat;
- Confirmarea întâlnirilor de lucru programate;
- Dacă va fi așteptat la sosire sau va ajunge la destinație singur.