Registry

Sistemul de Registratură Unică

ADMINISTRARE APLICAŢIE

1
1. INTRODUCERE......................................................................................................................................................3
2. NOŢIUNI FOLOSITE.............................................................................................................................................3
3. MODUL REGISTRATURĂ UNICĂ......................................................................................................................4
3.1 ÎNREGISTRARE LUCRĂRI.......................................................................................................................................5
3.2 DIRECŢII...............................................................................................................................................................6
3.3 PERSONAL.............................................................................................................................................................7
3.4 INSTITUŢII.............................................................................................................................................................8
3.5 CATEGORII LUCRĂRI.............................................................................................................................................9
3.6 CATEGORII DOCUMENTE.....................................................................................................................................10
3.7 MODURI SOLUŢIONARE......................................................................................................................................11
3.8 ATRIBUTE SPECIFICE DIRECŢIEI..........................................................................................................................13
3.9 JURNAL ACTIVITATE...........................................................................................................................................14
3.10 CIRCUIT LUCRĂRI.............................................................................................................................................15
3.11 MESAJE.............................................................................................................................................................15
4. MODUL CONTENCIOS.......................................................................................................................................17
4.1 OBIECTE CONTENCIOS........................................................................................................................................17
4.2 MOD SOLUŢIONARE............................................................................................................................................18
4.3 TIP SOLUŢIE........................................................................................................................................................19
4.4 CALITATE PROCESUALĂ.....................................................................................................................................20
4.5 CATEGORIE PARTE..............................................................................................................................................21
4.6 STADIU PROCESUAL............................................................................................................................................22
4.7 MĂSURĂ.............................................................................................................................................................23
5. PROBLEME ÎNTÂLNITE ÎN ADMINISTRAREA SERVERULUI DE APLICAŢIE..................................24
5.1 INTRODUCEREA UNEI DIRECŢII NOI....................................................................................................................25
5.2 TRANSFER PERSONAL ÎNTRE DIRECŢII................................................................................................................25
5.3 MUTAREA LOG-URILOR (JURNALUL DE ACTIVITATE)........................................................................................25
5.4 LOG+URI IIS.......................................................................................................................................................26
5.5 BAZE DE DATE FOLOSITE....................................................................................................................................27
5.6 RECONSTRUIRE INDEX........................................................................................................................................28
5.7 SERVER RAPOARTE............................................................................................................................................29
5.8 Probleme sesizate de utilizator...........................................................................................................................29

2
 1. Introducere
Secţiunea de administrare a aplicaţiei permite gestionarea nomenclatoarelor
folosite. De asemenea această secţiune permite vizualizare mesajelor transmise de
către utilizatorii, administratorului aplicaţiei.

Deoarece aplicaţia registratură unică înglobează şi modulul de contencios şi

secţiunea de administrare este împărţită în două module, administrarea registraturii
unice şi administrarea modulului contencios.

Cele două module sunt evidenţiate diferit, din punct de vedere grafic.

Acest ghid de administrare este împărţit în trei părţi.

Prima parte conţine descrierea ecranelor ce permit administrarea nomenclatoarelor
pentru secţiunea de registratură unică. A doua parte conţine descrierea ecranelor ce
permit admnistrarea nomenclatoarelor pentru modulul contecios. Ultima parte este
destinată problemelor întâlnite în administrarea serverului de aplicaţii.

2. Noţiuni folosite

Nomenclator (listă de elemente)

Aplicaţia “Registry” foloseşte liste de selecţie a elementelor, numite în continuare

nomenclatoare.
Nomenclatoarele din aplicaţie sunt:
a. lista de instituţii şi organizaţii
b. lista de categorii de lucrări
c. lista de categorii de documente
d. lista de direcţii/compartimente
e. lista de moduri de soluţionare ale unei lucrări
f. lista de ţări
g. lista de judeţe
h. lista de utilizatori

3
 3. Modul Registratură Unică

Accesul în secţiunea de administrare se face pe baza unui cont de utilizator.

Utilizatorul trebuie să fie administratorul aplicaţiei de registratură unică.

Primul ecran ce apare după introducerea contului de utilizator este pagina principală
a administratorului. În acest ecran se regăsesc infomaţiile referitoare la utilizatorii
conectaţi la aplicaţia de registratură unică.

4
3.1 Înregistrare lucrări

Aplicaţia de registratură permite utilizatorilor introducerea lucrărilor doar pentru data

curentă. Există situaţii când se doreşte introducerea unei lucrări pentru o dată
anterioară datei curente.

Aplicaţia permite introducerea unei astfel de lucrări. Deoarece aplicaţia generează

automat numere pentru lucrări, pentru a avea continuitatea numerelor de lucrare pentru
lucrările introduse cu o dată anterioară datei curente, sunt “rezervate” în fiecare zi 10
numere pentru lucrări. Aceste numere pot fi folosite ulterior, pentru lucrările introduse cu
o dată anterioară datei curente.

O lucrare poate fi introdusă folosind ecranul de “Înregistrare lucrări”.

În acest ecran se specifică direcţia pentru care se introduce lucrarea şi data pentru
care se introduce lucrarea.

Important: Dacă pentru o dată sunt folosite toate numerele de lucrare “rezervate”,
prin introducerea lucrărilor cu dată anterioară datei curente, aplicaţia generează
numere de lucrare în continuarea numerelor de lucrare din data curentă.

Este obligatoriu să se specifice sursa unui document, ce stă la baza lucrării. Sursa
unui document poate fi o persoana fizică (petiţionar), persoana juridică(instituţie) sau
direcţie/compartiment din cadrul instanţei.

Câmpurile scrise “bold – uit” sunt câmpuri obligatorii.

5
3.2 Direcţii/Compartimente

Ecranul permite gestiunea direcţiilor/compartimentelor din cadrul instituţiei. Se pot

adăuga noi direcţii sau se poate modifica denumirea unei direcţii.

Din punct de vedere al aplicaţiei direcţiile sunt împărţite în două categorii, direcţii
normale cara îşi pot accesa şi modifica propriile lucrări şi super direcţii care pot
vizualiza pe lângă lucrările proprii şi lucrările altor direcţii. Aceste super direcţii pot
modifica doar caracteristicile lucrărilor proprii.

Câmpul Denumire reprezintă denumirea sub care este identificată direcţia în

aplicaţie.

Denumire pe scurt – iniţialele direcţiei, folosite în prezentarea unor informaţii pe

scurt în aplicaţie.
Acces pentru vizualizarea lucrărilor din orice direcţie – permite definirea unei
super direcţii sau trecerea unei direcţii normale în super direcţie.

Important: O direcţie introdusă nu poate fi ştearsă. Ştergerea direcţiei nu este

posibilă deoarece se doreşte păstrarea integrităţii bazei de date folosite de aplicaţie.

Lista din josul paginii indica prin culoarea verde super direcţiile.
Pentru a putea modifica caracteristicile unei direcţii se selecteză din lista direcţiilor
direcţia dorită.

6
 3.3 Personal

Accesul în aplicaţia de registratură se face pe baza unui cont, identificat printr-un

numele utilizatorului şi o parolă. Din punct de vedere al aplicaţiei utilizatorii sunt
împărţiţi în două categorii, utilizatorii obişnuiţi şi administratorii.

Orice utilizator al aplicaţiei este asociat unei direcţii şi se consideră ca fiind un

specialist din direcţia respectivă. Astefel introducerea unui specialist pentru o direcţie
constă de fapt în crearea unui cont de folosire a aplicaţiei.

Important: Numele utilizatorului este unic la nivel de aplicaţie indiferent de categoria

utilizatorului şi de accea nu se pot creea două conturi cu acelaşi nume.. O dată creat un
cont se consideră ca s-a introdus şi un specialist în direcţie.
Un utilizator obişnuit nu poate fi în acelaţi timp şi administratorul aplicaţiei.

De accea se recomandă ca pentru persoana care este administrator să se creeze

(asocieze) şi un cont de utilizator obişnuit.

Ecranul ce permite introducerea conturilor este descris în continuare.

La definirea unui cont pe lângă numele utilizatorului şi parolă, se reţine o serie de

informaţii despre persoana ce va folosi acest cont. Astfel despre persoană se reţin
(completează) următoarele informaţii obligatorii:
- Direcţia de care aparţine
- Nume

7
 - Prenume
- Utilizator (numele utilizatorului)
- Parolă

Parola introdusă trebuie confirmată.

De asemenea se pot completa despre o persoană şi anumite informaţii opţionale:

- E-mail
- Telefon
- Interior
- Camera

Observaţie: NU se pot defini conturi identificate fară parolă.

Pentru a defini un administrator se bifează opţiunea Administrator la completarea

informaţiilor despre persoana ce va utiliza contul.

Un cont creat poate fi activ (utilizatorul poate folosi contul) sau inactiv (utilizatorul
nu mai poate folosi contul).

Informaţiile descrise mai sus pot fi adăugate , modificate, şterse sau regăsite prin
folosirea butoanelor “Adaugă”, “Modifică”, “Şterge”,respective ”Caută”.

Dacă pentru un cont existent se doreşte doar modificarea parolei se “bifează pentru
a schimba parola”.
Pentru a putea modifica sau şterge informaţiile despre persoana care utilizează
contul sau despre cont trebuie selectat un element lista conturilor din josul paginii.

Important: Nu se recomandă ştergerea conturilor de aplicaţie pentru a păstra

integritatea informaţiilor reţinute în baza de date. De aceea se recomandă
transformarea conturilor active în inactive în locul ştergerii acestora.
La mutarea unui utilizator între doua direcţii se recomandă:
- creearea unui cont activ nou în cadrul direcţiei de care aparţine în prezent
- trecerea contului din cadrul direcţiei de care a aparţinut din starea de activ
în starea de inactiv

3.4 Instituţii

Ecranul permite gestiunea nomeclatorului de instituţii ce apare în aplicaţie.

8
 Pentru o instituţie din acest nomenclator se specifică Denumirea şi direcţia ce
foloseşte acestă instituţie. Se pot selecta mai multe direcţii ce vor folosi instituţia
introdusă.
Câmpul Denumire este obligatoriu pentru a putea defini o instituţie.
Ecranul permite adăugarea, modificarea, ştergerea, regăsirea unei instituţii din
nomeclator prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.
Căutarea unei instituţii se face prin specificarea complete sau parţiale a denumirii.
Modificarea sau ştergerea informaţiilor despre o instituţie se poate face numai după
selectarea unui element din lista instituţiilor din josul paginii.

Important: NU se recomandă ştergerea instituţiilor din acest nomenclator pentru a

păstra integritatea datelor stocate în baza de date. În schimb se recomandă
modificarea informaţiilor despre instituţie astfel încât nici o direcţie să nu folosească
această instituţie (lista direcţiilor pentru o instituţie sa nu conţină elemente selectate)

3.5 Categorii lucrări

Ecranul permite gestiunea categoria lucrărilor.

9
 Pentru o categorie din acest nomenclator se specifică Denumirea, starea şi direcţia
ce foloseşte acestă categorie a lucrării. Se pot selecta mai multe direcţii ce vor folosi
categoria lucrării introdusă.
Câmpurile Denumire şi stare sunt obligatorii pentru a putea defini o categorie a
lucrării.
Ecranul permite adăugarea, modificarea, ştergerea, regăsirea unei categorii din
nomeclator prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.
Căutarea unei categorii de lucrare se face prin specificarea completă sau parţială a
denumirii.
Modificarea sau ştergerea informaţiilor despre o categorie se poate face numai după
selectarea unui element din lista categoriilor din josul paginii.

Important: NU se recomandă ştergerea categoriilor din acest nomenclator pentru a

păstra integritatea datelor stocate în baza de date. În schimb se recomandă
modificarea informaţiilor despre categorie astfel încât starea unei categorii să fie
inactivă.

3.6 Categorii documente

10
 Ecranul permite gestiunea categoria documentelor conţinute de lucrări.
Pentru o categorie din acest nomenclator se specifică Denumirea, starea şi direcţia
ce foloseşte acestă categorie a documentului. Se pot selecta mai multe direcţii ce vor
folosi categoria lucrării introdusă.
Câmpurile Denumire şi stare sunt obligatorii pentru a putea defini o categorie a
documentului.
Ecranul permite adăugarea, modificarea, ştergerea, regăsirea unei categorii din
nomeclator prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.
Căutarea unei categorii a documentului lucrare se face prin specificarea completă
sau parţială a denumirii.

Modificarea sau ştergerea informaţiilor despre o categorie se poate face numai după
selectarea unui element din lista categoriilor din josul paginii.

Important: NU se recomandă ştergerea categoriilor din acest nomenclator pentru a

păstra integritatea datelor stocate în baza de date. În schimb se recomandă
modificarea informaţiilor despre categorie astfel încât starea unei categorii să fie
inactivă.

11
 3.7 Moduri soluţionare

Ecranul permite gestiunea nomeclatorului modalităţilor de soluţionare a unei lucrări.

Pentru un mod de soluţionare din acest nomenclator se specifică Denumirea şi
direcţia ce foloseşte această modalitate de soluţionare a lucrărilor. Se pot selecta mai
multe direcţii ce vor folosi modalitatea de soluţionare introdusă.

Câmpul Denumire este obligatoriu pentru a putea defini o modalitatea de

soluţionare a unei lucrări.

Ecranul permite adăugarea, modificarea, ştergerea, regăsirea unei modalităţi de

soluţionare din nomeclator prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge,
respectiv Caută.

Căutarea unei modalităţi de soluţionare se face prin specificarea completă sau

parţială a denumirii.

Modificarea sau ştergerea informaţiilor despre o modalitate de soluţionare se poate

face numai după selectarea unui element din lista instituţiilor din josul paginii.

Important: NU se recomandă ştergerea informaţiilor din acest nomenclator pentru a

păstra integritatea datelor stocate în baza de date. În schimb se recomandă
modificarea informaţiilor din nomenclator astfel încât nici o direcţie să nu folosească
această modalitate de soluţionare (lista direcţiilor pentru o instituţie sa nu conţină
elemente selectate).

12
 Important: La completarea nomenclatoarelor pentru categoria lucrării, categoria
documentului, instituţiilor, modalităţilor de soluţionare se recomandă selectarea
direcţiilor care au într-adevăr nevoie de informaţiile introduse. Astfel se evită încărcarea
nomenclatoarelor cu informaţii utile unor direcţii însă inutile altor direcţii.

3.8 Atribute specifice direcţiei

Aplicaţia perminte definirea atributelor specifice direcţiei ce se aplică lucrărilor

direcţiei respective. Gestiunea acestor atribute se face în ecranul Atribute specifice
lucrărilor. În cadrul aplicaţiei atributele specifice apar în ecranul de înregistrare a
lucrărilor, dar şi în ecranul de căutare al lucrărilor.

Pentru a defini un atribut specific sunt completate următoarele informaţii:

13
 - direcţia care foloseşte atributul specific
- eticheta atributului – numele sub care este identificat în ecranul în
care apare
- categorie – tipul controlului asociat cu acest atribut; în acest control se
introduce valoarea atributului
- valoare predefinită
- Stare – indică dacă atributul este folosit sau nu în aplicaţie
-
Categoria atributului poate fi text cu diferite dimensiuni, dată calendaristică, căsuţă
de selecţie radio, căsuţă de selecţie simplă, valoare numerică (sume), listă de selecţie
simplă, listă de selecţie multiplă. Pentru listele de selecţie simplă şi multiplă se pot defini
valoarile conţine de acestea. Valorile predefinite pot fi adăugate sau şterse pentru
aceste liste. De asemenea se poate stabili ordinea valorilor din aceste liste prin
folosirea butoanelor <<Sus>> <<Jos>>.

Modificarea sau ştergerea unui atribut specific se poate face numai după selecţia
unui element din lista atributelor specifice din josul paginii.

3.9 Jurnal activitate

Acţiunile efectuate de utilizatorii aplicaţiei sunt inregistrate. Ecranul Jurnal activitate

permite regăsirea şi vizualizarea acestor acţiuni.
Regasirea informaţiilor dorite se poate face după mai multe criterii:
- Utilizatorul – numele utilizatorului care a efectuat acţiunea sau acţiunile
- Direcţia – numele direcţiei din cadrul instituţiei
- Interfaţa – ecranul în care s-a efectuat acţiunea
- Data – data calendaristică la care s-a efectuat acţiunea
- IP – ip-ul calculatorul de la care s-a efectuat acţiunea
- Acţiune – tipul acţiunii efectuate care poate fi adaugă modifică sau
şterge
- Numar lucrare – lucrarea asupra căreia s-a efectuat acţiunea
- Număr document – numărul documentului asupra căruia s-a efectuat
acţiunea
Lista din josul ecranului conţine lista acţiunilor efectuate. Prin selectarea unui
element din această listă se pot afla detalii despre acţiunea respectivă.

14
 3.10 Circuit lucrări

Ecranul permite corectarea circuitul unei lucrări transmise greşit. Pentru a corecta
circutul lucrării se efectuează urmatoarele acţiuni.
- se regăseşte lucrarea transmisă greşit pe circuit prin specificarea
numărului lucrării; formatul numărului lucrării este [numar/an];
- selectează din lista circuitului, aflată în josul paginii, direcţia care a
primit greşit lucrarea pe circuit şi se apasă butonul Şterge;

15
 3.11 Mesaje

Utilizatorul aplicaţiei poate transmite diferite mesaje către administratorul aplicaţiei.

Administratorul poate vizualiza mesajele primite de la utilizatori folosind ecranul Mesaje
de la utilizatori.

Important: La primirea unui mesaj nou, administratorul este informat printr-un

mesaj de afişat în partea de sus a ecranului.

Un mesaj primit poate fi regăsit folosind criteriile Utilizator sau data.

Vizualizarea unui mesaj se face prin selectarea unui element din lista mesajelor.
Lista mesajelor este afişată în partea de jos a paginii.

16
17
 4. Modul Contencios

Administrarea modulului contencios constă doar în administrarea unor

nomenclatoare. Informaţiile din aceste nomenclatoare sunt folosite doar de către
Direcţia Contecios.

4.1 Obiecte contencios

Ecranul Obiecte permite gestionarea obiectelor ce stau la baza dosarelor

înregistrate în modulul de contencios.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea obiectelor prin

folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.

Pentru a introduce un obiect se specifică denumirea obiectului dar şi stadiile

procesuale pentru care se aplică.
Câmpul denumire este obligatoriu.

Important: Din lista stadiilor procesuale pentru care se aplică obiectul introdus se
selecteaza fond.

Stare indică daca obiectul introdus este folosit sau nu în aplicaţie.

18
 Pentru a modifica sau şterge un obiect se selecteaza un element din lista
obiectelor. Lista obiectelor afişată în partea de jos a ecranului.
Regăsirea unui obiect introdus se poate face prin specificarea totală sau parţială a
denumirii obiectului.

Important: NU se recomandă ştergerea unui obiect folosit în modulul de contencios,

pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul de obiecte apare în ecranul de Introducere dosare din modulul

contencios.

4.2 Mod soluţionare

Ecranul permite gestionarea modalităţilor de soluţionare a unui dosar. Modalităţile

de soluţionare sunt dependente de stadiile procesuale dintr-un dosar.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea obiectelor prin

folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.

Pentru a introduce un mod de soluţionare a unui dosar se specifică denumirea

modului de soluţionare dar şi stadiile procesuale pentru care se aplică. Se pot selecta
mai multe stadii procesuale din lista stadiilor procesuale.

Stare indică daca modalitatea de soluţionare a dosarului introdus este folosită sau
nu în aplicaţie.

19
 Pentru a modifica sau şterge un mod de soluţionare se selecteaza un element din
lista modurilor de soluţionare. Lista modurilor de soluţionare este afişată în partea de
jos a ecranului.
Regăsirea unui mod de soluţionare introdus se poate face prin specificarea totală
sau parţială a denumirii a acestuia.

Important: NU se recomandă ştergerea unui mod de soluţionare folosit în modulul

de contencios, pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul Mod Soluţionare apare în ecranul de Soluţii din modulul contencios.

4.3 Tip Soluţie

Ecranul permite gestionarea tipului soluţiei dictate intr-un dosar. Tipul soluţiei este
dependent de stadiile procesuale dintr-un dosar.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea tipului soluţiei

prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.

Pentru a introduce un tip al soluţiei pentru un dosar, se specifică denumirea tipului

dar şi stadiile procesuale pentru care se aplică. Se pot selecta mai multe stadii
procesuale din lista stadiilor procesuale.

Stare indică daca tipul soluţiei, introdus este folosit sau nu în aplicaţie.

Pentru a modifica sau şterge tipul soluţiei se selecteaza un element din lista
tipurilor soluţiei. Lista tipurilor soluţiei este afişată în partea de jos a ecranului.

20
 Regăsirea unui tip de soluţionare introdus se poate face prin specificarea totală sau
parţială a denumirii a acestuia.

Important: NU se recomandă ştergerea unui tip folosit în modulul de contencios,

pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul tip soluţie apare în ecranul de Soluţii din modulul contencios,

identificat prin denumirea Soluţie.

4.4 Calitate procesuală

Calitatea procesuală se referă la denumirea unei părţi implicate într-un dosar.

Calitatea procesuală este dependentă de stadiul procesual al unui dosar.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea unei calităţi

procesuale prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.

Pentru a introduce o calitate procesuală pentru o parte din dosar, se specifică

denumirea calităţii dar şi stadiile procesuale pentru care se aplică. Se pot selecta mai
multe stadii procesuale din lista stadiilor procesuale.

Stare indică dacă calitatea procesuală, introdusă este folosită sau nu în aplicaţie.

Pentru a modifica sau şterge o calitate procesuală se selecteaza un element din

calităţilor procesuale. Lista calităţilor procesuale este afişată în partea de jos a
ecranului.

21
 Regăsirea unei calităţi procesuale introduse, se poate face prin specificarea totală
sau parţială a denumirii acesteia.

Important: NU se recomandă ştergerea unei calităţi procesuale folosite în modulul

de contencios, pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul Calitate procesuală apare în ecranul de Părţi din modulul

contencios.

4.5 Categorie parte

Categoria părţi se referă la tipul părţii implicate într-un dosar. Categoria părţii este
dependentă de stadiul procesual al unui dosar.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea categoriei

părţii, prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.
Pentru a introduce o categorie pentru un o parte din dosar, se specifică denumirea
categoriei dar şi stadiile procesuale pentru care se aplică. Se pot selecta mai multe
stadii procesuale din lista stadiilor procesuale.

Stare indică dacă categoria introdusă este folosită sau nu în aplicaţie.

Pentru a modifica sau şterge o categorie se selecteaza un element din lista

categoriilor. Lista categoriilor este afişată în partea de jos a ecranului.
Regăsirea unei categorii introduse, se poate face prin specificarea totală sau
parţială a denumirii acesteia.

22
 Important: NU se recomandă ştergerea unei categorii folosite în modulul de
contencios, pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul Categorie parte apare în ecranul de Părţi din modulul contencios.

4.6 Stadiu procesual

Un dosar din direcţia contencios poate avea unul sau mai multe stadii procesuale.
Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea unui stadiu procesual, prin
folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge.

Pentru a introduce un stadiu procesual, se specifică denumirea stadiului.

Denumirea stadiului procesual este câmp obligatoriu..

Stare indică dacă stadiul procesual, introdus este folosit sau nu în aplicaţie.

Pentru a modifica sau şterge un stadiu procesual, se selecteaza un element din

lista stadiilor procesuale. Lista stadiilor procesuale este afişată în partea de jos a
ecranului.

Important: NU se recomandă ştergerea unui stadiu procesual folosit în modulul de

contencios, pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul Stadiu procesual apare atât în secţiunea de administrare cât şi în

seţiunea utilizatorilor Direcţiei Contencios.

23
 4.7 Măsură

Între anumite stadii procesuale sau în timpul desfăşurării unui stadiu procesual,
pentru un dosar pot fi dictate anumite măsuri.
Măsurile dictate sunt şi ele dependente de stadiul procesual al unui dosar.

Ecranul permite introducerea, modificarea, ştergerea dar şi regăsirea unei măsuri,

prin folosirea butoanelor Adaugă, Modifică, Şterge, respectiv Caută.
Pentru a introduce o măsură dictate într-un dosar, se specifică denumirea măsurii
dar şi stadiile procesuale pentru care se aplică. Se pot selecta mai multe stadii
procesuale din lista stadiilor procesuale.

Stare indică dacă măsura introdusă este folosită sau nu în aplicaţie.

Pentru a modifica sau şterge o măsură se selecteaza un element din lista

măsurilor. Lista măsurilor este afişată în partea de jos a ecranului.
Regăsirea unei măsuri introduse, se poate face prin specificarea totală sau parţială
a denumirii acesteia.

Important: NU se recomandă ştergerea unei măsuri folosite în modulul de

contencios, pentru a păstra integritatea datelor stocate în baza de date.

Nomenclatorul Măsuri apare în ecranul de Măsuri din modulul contencios.

24
25
 5. Probleme întâlnite în administrarea serverului de
aplicaţie
Scopul acestei părţi din manualul de administrarea este de a descrie problemele ce
au fost întâlnite în funcţionarea aplicaţiei de registratura. Problemele întâlnite pot fi
împărţite în două categorii, probleme de administrare a aplicaţiei şi probleme de
administrare a calculatorului pe care este instalată aplicaţia.

5.1 Introducerea unei direcţii noi

La introducerea unei direcţii noi se recomandă efectuarea următoarelor acţiuni:

- definirea direcţiei noi;
- stabilirea categoriilor lucrarilor şi documentelor;
- stabilirea modalitătilor de soluţionare a lucrărilor şi lista instituţiilor
folosite de noua direcţie;
- stabilirea atributelor specifice pentru direcţia nouă
- stabilirea conturilor pentru noua direcţie
Pentru toate acţiunile descrise mai sus se folosesc ecranele puse la dispoziţie de
aplicaţie în secţiunea de administrare
Dacă direcţia nou creată are în componenţa ei utilizatori (specialişti) de la o altă
direcţie mai veche, existentă, se recomandă următoarele:
- trecerea conturilor utilizatorilor din direcţia veche, din starea de activ în
starea de inactiv
- definirea noilor conturi, ţinând cont de regula unicităţii numelui contului,
pentru utilizatorii din direcţia nouă

5.2 Transfer personal între direcţii

Dacă o persoană, ce deţine un cont în aplicaţia de registratură unică, se transferă la

dintr-o direcţie (A) din cadrul instituţiei, într-o altă direcţie (B) se poate efectua una din
acţiunile următoare:
a) modificarea direcţiei de care aparţine persoana
Acest lucru se face astfel:
- se regăseşte contul persoanei folosind ecranul Personal
- se selectează din lista utilizatorilor contul dorit
- se modifică direcţia de care aparţine persoana
b) crearea unui nou cont
Acest lucru se face astfel:
- se trece contul persoanei ce aparţinea direcţiei iniţiale A, din starea
activă în starea inactivă
- se creeaza un nou cont, iar persoane este asignata direcţiei B

Fiecare din aceste acţiuni asigura integritatea datelor reţinute în baza de date.

Important: Un cont identifică un utilizator dar şi un specialist al unei direcţii.

26
 5.3 Mutarea log-urilor (jurnalul de activitate)

Aşa cum s-a amintit pe parcursul acestui manul, aplicaţia reţine informaţii despre
acţiunile desfăşurate de către utilizatori.
Evidenţa acestor acţiuni se reţine într-o tabelă din baza de date. Deoarece conţinutul
acestei tabele creşte foarte mult şi pentru că informaţia conţinută de această tabelă nu
este folosită frecvent, se recomandă mutarea conţinutului, acestei tabele într-o baza de
date separată.
În acest fel s-a creat pe serverul de aplicaţii o nouă baza de date, RegistryLog ce
conţine informaţiile despre acţiunile efectuate de utilizatori. Această bază de date este
structurată pe luni ale anului.
Prin creearea unei noi baze de date se separă informaţia folosită frecvent de
serverul de baze de date, de informaţia mai puţin folosită.

Important: Se recomandă ca acestă acţiune sa fie efectuată de către un

administrator de baze de date.

5.4 Log+uri IIS

Aplicaţia de registratură unică este o aplicaţie intranet ce foloseşte ca server de

aplicaţie Internet Information Server (IIS).
Deoarece acest server creeaza log-uri ale traficului, se recomandă urmărirea
dimensiuni ocupate de acestea pe harddisk.
Log-urile IIS se regăsesc în directorul : C:\WINDOWS\system32\LogFiles\W3SVC1
ca în imaginea alăturată.

27
 5.5 Baze de date folosite

Serverul de baze de date folosit de aplicaţie este Microsoft SQL Server 2000.
Bazele de date folosite de aplicaţie sunt registry_mj, RegistryLog, ASPState.

Registry_mj este baza de date folosită de către aplicaţie şi reţine informaţia folosită
frecvent (conţinutul nomenclatoarelor, detalii despre lucrări şi documente).

RegistryLog reţine anumite informaţii folosite mai puţin de aplicaţie cum ar fi

acţiunile efectuate de către utilizatori.

ASPState reţine informaţii despre sesiunea utilizatorilor care folosesc aplicaţia.

Pentru o aplicaţia intranet care foloseşte ca server de aplicaţie IIS, informaţiile
despre sesiunea de lucru a utilizatorului se pot reţine de către IIS sau de către SQL
Server.
Aplicaţia de registratură unică reţine informaţiile despre sesiunea de lucru pe SQL
Server, în baza de date ASPState.

La instalarea aplicaţiei pentru aceste baze de date au fost create planuri de

mentenţă. Aceste planuri de mentenanţă sunt executate de serverul de baze de date,
SQL, automat şi constau în mai multe job-uri.

28
 Informaţiile despre job+uri se pot vizualiza folosind Enterprise Manger al SQL
Server.

Job-urile create în urma planurilor de mentenanţă sunt:

- DB Backup Job For DB Maintenance Plan “Registry Daily Maintenance”

(realizează back-up, zilnic pentru baza de date registry_mj)
- Integrity Check Job for DB Maintenance Plan “Registry Daily Maintenance”
(verifică, zilnic, integritatea bazei de date registry_mj)
- Optimization Job for DB Maintenance Plan “Registry Daily Maintenance”
(reconstruieşte, zilnic, indexurile folosite în baza de date registry_mj )

- DB Backup Job For DB Maintenance Plan “RegistryLog Weekly Maintenance”

(realizează back-up, săptămânal pentru baza de date RegistryLog)
- Integrity Check Job for DB Maintenance Plan “RegistryLog Weekly Maintenance”
(verifică, săptămânal, integritatea bazei de date RegistryLog)
- Optimization Job for DB Maintenance Plan “RegistryLog Weekly Maintenance”
(reconstruieşte, săptămânal, indexurile folosite în baza de date registry_mj )

La aceste job-uri, descrise sumar mai sus, se adaugă:

- ASPState_Job_DeleteExpiredSession
(şterge informaţiile reţinute, despre sesiunea utilizatorului, în baza de date
ASPState)

29
 - Stergere sesiuni expirate Registratura Mj
(şterge sesiunile de lucru din aplicaţia de registratură)

Important: Se recomandă vizualizarea permanentă a mesajelor joburilor deoarece

anumite erori care apar la rularea acestor job-uri, pot bloca accesul la baza de date
registry_mj.
Job-urile funcţionează numai dacă SQL Server Agent este pornit.

Spre exemplu: dacă job-ul care verifică integritatea bazei de date, nu rulează corect,
poate bloca accesul la baza de date, prin trecerea în modul de acces, sigle mode (se
acceptă doar o singură conexiune la baza de date).

Pentru mai multe detalii despre administrarea job-urilor şi a problemelor care pot
apărea la funcţionarea acestora, se recomandă studierea documentaţiei oferite de
Microsoft, pentru SQL Server 2000.

Pentru mai multe detalii desprea definirea planurilor de mentenaţă se recomandă

studierea Anexei 1, ataşată acestui manual.

5.6 Reconstruire index

Aplicaţia de registratură foloseşte o bază de date normată, registry_mj. Acest lucru

presupune folosirea indexurilor pe tabele conţinute, în baza de date.

Dacă se inserează foarte multe informaţii în tabelele bazei de date, se modifică şi

indexurile definite. Conform documentaţiei oferite de Microsoft pentru SQL Server,
pentru a putea folosi eficient un index, al unei tabele, se recomandă ca index-ul să fie
adus la zi, să ţină cont de informaţiile introduse în tabelă.

Dacă în urma investigaţiilor efectuate se observă că baza de date, nu funcţionează

la parametrii optimi din cauza indexurilor, se recomandă rularea job-urilor de optimizare
şi verificare a integrităţii bazei de date.

Investigaţiile se pot face cu utilitarul Enterprise Manager al SQL Server 2000 ca în

figura următoare. Orice proces care împiedică funcţionarea corectă a bazei de date
apare are trecut în dreptul numarului de proces eticheta “blocking”

30
 5.7 Server Rapoarte

Anumite rapoarte puse la dispoziţie de aplicaţie folosesc Microsoft Reporting Server.

Aceste rapoarte sunt:
- raport lucrări nesoluţionate
- raport surse documente
- raport destinaţii documente
Rapoarte se gasesc instalate pe serverul de rapoarte.
Pentru instalarea şi întreţinerea serverului de rapoarte se recomandă documentaţia
oferită de Microsoft despre Reporting Server.

5.8 Probleme sesizate de utilizator

În continuare sunt prezentate câteva acţiuni care pot fi efectuate când se primeşte o
sesizare de la un utilizator al aplicaţiei. Sunt descrise pe scurt problemele ridicate şi
posibilele răspunsuri ale acestor probleme.

Paginile aplicaţiei au nevoie de foarte mult timp pentru a se încărca în

browserul de internet.
La întâlnirea unei astfel de probleme se recomandă:
- verificarea conexiunii fizice cu serverul aplicaţiei, (PING) pentru a determina
dacă timpul de răspuns al serverului se încadrează în parametrii normali;
Soluţie: optimizarea funcţionării nodului de reţea

- verificarea serverului pentru indentificarea unui proces care funcţionează

anormal, blocând astfel procesul folosit de IIS server;
Soluţie: Oprirea procesului care funcţionează anormal
l
- verificarea informaţiei încărcată în nomenclatoarele aplicaţiei;

31
 Soluţie: eliminarea informaţiilor inutile încărcate în aceste nomenclatoare, aşa
cum s-a amintit în acest manual la secţiunea de administrare a
nomenclatoarelor.

Căutarea unei lucrări dureză foarte mult

La întâlnirea unei astfel de probleme se recomandă:
- refacerea căutării folosind aceleaşi criterii pe un alt calculator pentru
verificarea conexiunii fizice cu serverul aplicaţiei
- identificarea criteriilor de căutare

Browserul de internet nu afişează corect caracterele româneşti.

La întâlnirea unei astfel de probleme se recomandă optimizarea sistemului de
operare astfel încât acesta să recunoască caracterele româneşti.
Pentru mai multe informaţii se recomandă documentaţia oferită de Microsoft.

Functionarea IIS
La pornirea aplicaţiei browserul nu încarcă pagina de introducere a contului
utilizatorului.
Cauza acestei probleme: IIS nu funcţionează.
Se (re)porneşte IIS şi se verifică dacă procesul IIS nu este blocat de către alt proces

Funcţionarea SQL Server

La pornirea aplicaţie în browser apare mesajul ”Connection open error .”
Cauza acestei probleme: SQL server nu este pornit.
Se (re)porneşte SQL Server şi se verifică dacă procesul SQL Server nu este blocat
de către alt proces.

Blocarea accesului la anumite tabele din baza de date

În urma unei căutari efectuate sau în urma unei alte operaţii mai complexe efectuate
în aplicaţie, accesul pe anumite obiecte ale bazei de date se fac mai greu. Pentru a
identifica dacă anumite tabelei ale bazei de date sunt accesate mai greu se foloseste
Enterprise Manager al SQL Server 2000, ca în figura de mai jos.

32
 În acest exemplu se observă ca accesul la obiectele bazei de date, dbo.Directii,
dbo.DateToString, dbo.DocumenteFlux, dbo.Lucrari, dbo.N_CategoriiLucrari,
N_Institutii, dbo.NumarLucrareEx, Petitionari, dbo.SurseDestinatiiDocumentEx, se face
mai greu decât de obicei.
Toate aceste obiecte au fost implicate în operatia de căutare.
În continuare se identifică procesul care ţine ocupate aceste obiecte. Pentru aceasta
se selectează un obiect din lista enumerata mai sus. (dbo.Directii în exemplul nostru). În
cazul nostru procesul care îngreunează accesul la aceste resurse are identificatorul
(spid) 70, aşa cum se observa în partea dreapta a imaginii.
Verificam in continuare daca procesul 70 s-a terminat.
Verificarea se face astfel: Click dreapta pe “Curent activity” si din meniul afisat se
alege “refresh”

Dacă procesul identificat de noi nu se termină corect, în timp util se recomandă

terminarea acestuia manual.
Terminarea manuală a unui proces sql se face în felul următor:
- se selectează procesul
- se dă click dreapta pe proces
- din meniul afişat se alege “properties”
- din fereastra de mai jos afişată se allege “Kill Process”

33
34