Programele utilitare oferă instrumente pentru:

 administrarea bazei de date

 crearea rapidă de interfeţe pentru aplicaţii
 personalizarea mediului de lucru oferit de Access
etc

Domeniul Tools al meniului principal, opţiuni:

 Database Utilities
 Analyze
 Security
 Startup

Baze de date Mihaela Mureşan

  deschiderea unei baze de date într-un sistem de
gestiune a bazelor de date cu o versiune superioară
faţă de cea a bazei de date
- conversia se efectuează la deschiderea bazei de date
- Database Utilities /Convert Database/To Access

 deschiderea unei baze de date într-un sistem de

gestiune a bazelor de date cu o versiune inferioară
faţă de cea a bazei de date
- conversia se efectuează la închiderea bazei de date

Baze de date Mihaela Mureşan

 Optimizarea performanţelor în exploatarea BD

Compactarea bazei de date reprezintă o rearanjare a modului în

care informaţiile din cadrul fişierului bază de date sunt stocate pe disc,
astfel încât spaţiul ocupat la nivel fizic să fie compact

Repararea BD presupune eliminarea eventualelor defecte

provenite din defecţiuni provocate de manevre eronate, evenimente
accidentale. Repararea se face prin restaurarea:
 tabelelor
 cererilor de interogare
 indecşilor

Baze de date Mihaela Mureşan

 TOOLS/Startup

Principalele setări efectuate în fereastra Startup se referă la:

 atribuirea unui nume aplicaţiei

 atribuirea unei pictograme aplicaţiei
 atribuirea meniului principal al aplicaţiei şi a panoului de comandă
 activarea/inhibarea afişării şi utilizării meniului Access
 activarea/inhibarea cheilor setate în SGBD Access
 activarea/inhibarea afişării şi utilizării ferestrei bazei de date Access
 activarea/inhibarea afişării barei de stare
 activarea/inhibarea posibilităţii de modificare a meniurilor şi barelor
de instrumente ale bazei de date

Baze de date Mihaela Mureşan

 Tools/ Database Utilities / Database Splitter

Avantaje:
- Gestiunea mai bună a datelor în sistemele multi-user
- Pregătirea unor exporturi de date

Baze de date Mihaela Mureşan

 Principalele elemente de securitate oferite de SGBD Access:
 gestionarea utilizatorilor bazei de date şi a parolelor acestora
 asigurarea criptării/decriptării datelor

Tehnicile de protecţie a datelor sunt direcţionate asupra:

 condiţiilor de acces la date pentru prevenirea accesului unor
utilizatori neidentificaţi sau neautentificaţi
 limitării posibilităţilor de lucru ale utilizatorilor în conformitate
cu privilegiile acordate

Baze de date Mihaela Mureşan

  Stabilirea parolelor de acces la baza de date se poate realiza
atunci când baza de date este deschisă pentru utilizare exclusivă
(File/Open, opţiune Open Exclusive selectată din lista ataşată
butonului Open)

 Activarea în secvenţă a opţiunilor: Tools/ Security/ Set

Database Password, urmată de introducerea parolei în fereastra
Password

 Verificarea corectitudinii parolei se face prin dublă tastare

 Eliminarea parolei introduse se face prin executarea secvenţei:

Tools/ Security/ Unset Database Password.

Baze de date Mihaela Mureşan

 Utilizarea unor codificări speciale pentru datele stocate

Utilizarea transformării BD în format MDE

Prin transformare în format MDE se inhibă:

 accesarea codului sursă VBA
 efectuarea unor importuri/exporturi de obiecte ale bazei de date
(formulare, rapoarte, module), putând fi importate/exportate
obiectele de tip tabel, cerere de interogare şi macro-comenzi
 efectuarea unor modificări asupra proprietăţilor, metodelor
obiectelor bazei de date şi asupra referinţelor pe care acestea le
conţin

Baze de date Mihaela Mureşan

 Principalele etape:
 închiderea bazei de date
 efectuarea unei copii de siguranţă a bazei de date pentru
a păstra baza de date în forma normală
 activarea în secvenţă a opţiunilor Tools/ Database Utilities/
Make MDE File
 specificarea bazei de date care va fi salvată în format
MDE (fereastra Database To Save as MDE) şi activarea
butonului Make MDE pentru confirmarea operaţiei

Baze de date Mihaela Mureşan

 Analiza şi optimizarea obiectelor sau grupurilor de obiecte
conţinute în baza de date
Procedura de optimizare:
 activarea opţiunilor Tools/ Analyze/ Performance
 selectarea din cadrul ferestrei Performance Analyzer a
obiectelor supuse analizei
 confirmarea operaţiei de analiză
 selectarea din fereastra de afişare a rezultatelor analizei a
acelor sugestii care se doresc implementate şi activarea
butonului Optimize

Baze de date Mihaela Mureşan

 Tools/ Analyzer / Documenter
Informaţiile oferite în cadrul documentaţiei generate automat se referă la:
baza de date:
- versiune
- utilizatori/grupuri care au acces la baza de date
tabele:
- proprietăţile
- câmpurile şi proprietăţile acestora
- indecşii
- relaţiile între tabele
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora
cereri de interogare:
- proprietăţile
- codul sursă SQL
- câmpurile şi proprietăţile acestora
- indecşii
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora;
formulare:
- proprietăţile
- controalele conţinute în formular
- modulele incluse în formular
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora
rapoarte:
- proprietăţile
- obiectele incluse în cadrul raportului
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora
macro-comenzi:
- proprietăţile
- acţiunile conţinute de comanda macro
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora
module:
- proprietăţile
- codul sursă VBA
- utilizatorii şi drepturile de acces ale acestora
Baze de date Mihaela Mureşan
 MS
MSOffice
Office ORACLE
ODBC
ODBC
WORD
WORD

EXCEL
EXCEL VISUALFOX
SGBD
OUTLOOK
OUTLOOK MS ACCESS
MS
MS MYSQL
POWERPOINT
POWERPOINT TECHNIC
TECHNIC
AL
AL
SUPPORT
SUPPORT
DATA
DATA
BASE
BASE PARADOX
ENGINE
ENGINE

Baze de date Mihaela Mureşan

 Comunicare MS Access şi MS Excel:
 importul/exportul de date
 analizarea unei serii de date din MS Access cu ajutorul
indicatorilor statistici din MS Excel

Condiţii pentru importul/legarea de date din Excel:

 tabelul din foaia de calcul are o structură omogenă (aceleaşi
câmpuri pe fiecare rând)
 datele de pe fiecare coloană (câmp) sunt de acelaşi tip

Baze de date Mihaela Mureşan

 Procedura de preluare a datelor dintr-un fişier text într-o tabelă
Access:
 se deschide baza de date;
 se activează meniul File;
 se selectează opţiunea Get external Data – Preluare date externe;
 se selectează opţiunea Import (pentru importul datelor)sau Link
Tables (pentru legarea datelor);
 în fereastra Import se va selecta tipul fişierelor text (*.txt; *.csv;
*.tab; *asc), locaţia şi numele fişierului dorit;
 se urmează paşii indicaţi de componenta expert Wizard pentru
importul fişierelor text (Import Text File Wizard).

Baze de date Mihaela Mureşan

 Procedura de import a datelor din MS OutLook:
 se deschide baza de date;
 se activează meniul principal, domeniul File;
 se selectează opţiunea Get external Data – Preluare date
externe;
 se selectează opţiunea Import (pentru importul datelor) sau
Link Tables (pentru legarea datelor);
 în fereastra Import se va selecta tipul fişierelor Outlook,
locaţia şi numele fişierului dorit;
 se urmează paşii indicaţi de componenta expert Wizard pentru
importul fişierelor Outlook.

Baze de date Mihaela Mureşan

 Procedura de import a datelor din altă bază de date:
 se deschide baza de date Access;
 se activează meniul principal, domeniul File;
 se selectează opţiunea Get external Data – Preluare date externe;
 se selectează opţiunea Import (pentru importul datelor) sau Link
Tables (pentru legarea datelor);
 în fereastra Import sau Link se va selecta tipul fişierelor:
 baze de date Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade);
 baze de date dBase (*.dbf, *.cdx etc.);
 baze de date Paradox (*.db*);
 se alege apoi locaţia unde se află fişierul (unitatea şi folderul);
 se selectează numele bazei de date din care se realizează importul
sau cu care se efectuează legarea datelor;
 la importul tabelelor, se poate opta, dacă se doreşte, numai pentru
importul structurii tabelelor (Options/Import Table/Definition Only)
sau pentru importul integral al datelor.
Baze de date Mihaela Mureşan