Ghid Suite8 Leisure

Contents:
1. Login si Plugin Information..................................................................................................................3
2. New booking........................................................................................................................................4
3. Booking options: Check-in, Cancel, No-show, Copy...........................................................................13
4. Settle booking....................................................................................................................................16
5. Offer configuration............................................................................................................................18
6. Facilities configuration.......................................................................................................................24
7. Employee configuration.....................................................................................................................26
8. Schedules configuration....................................................................................................................31

Document control
Prepared by: Gigi Hagivreta
Revision Date: 02 Martie 2021

1. Login si Plugin Information

Se acceseaza modulul Leisure prin accesarea shortcut-ului de pe desktop:

Va aparea fereastra principala de autentificare in care exista urmatoarele elemente:

2|Page Procedura Suite8 Leisure

 - Username
- Password
- Plugin Information

2. New booking
Dupa autentificare se acceseaza meniul Schedules in care va aparea lista de schedules si se acceseaza cel
dorit.

3|Page Procedura Suite8 Leisure

Un nou booking se poate incepe fie de la un schedule de terapeuti (in acesta se va vedea prezenta
terapeutilor), fie de la un schedule de cabinete (pot exista masaje/proceduri care nu necesita prezenta
unui terapeut).

Exemplu ecran terapeuti:

In cazul in care introducerea unui nou booking se face dintr-un schedule de terapeuti, atunci trebuie sa
ne asiguram ca acestia sunt prezenti. Modulul SPA & Leisure indica prezenta terapeutilor prin fundalul
verde din dreptul fiecarui terapeut.

In exemplu de mai sus terapeutii 2 si 5 nu sunt prezenti in data de 02.03.2021, terapeut 1 este prezent
intre 8:00 si 16:00, terapeut 3 este prezent intre 12:00 si 21:00, iar terapeut 4 este prezent intre 12:00 si
20:00. Masajele/procedurile pot fi efectuate doar in aceste intervale.

Exemplu ecran cabinet:

In toate aceste schedules va exista navigatorul in partea de jos a ecranului care poate fi folosit pentru
afisarea zilei in care se doreste introducerea unui nou booking.

Pozitionand cursorul mouse-lui in dreptul denumirii unui cabinet sau a unui terapeut se va deschide lista
de masaje/proceduri care pot fi efectuate in/de catre acesta.

4|Page Procedura Suite8 Leisure

Exemplu:

Putem avea un schedule care sa contina toate cabinetele si toti terapeutii si dorim sa afisam doar
cabinetele si terapeuti care stiu sa faca un anumit masaj/procedura. Pentru aceasta se va apasa butonul
“Offer Select” (din colt dreapta sus) si se va alege masajul/procedura dorita din lista care va aparea > Ok

Schedule-ul va afisa doar cabinetele/terapeutii care stiu sa faca acel masaj/procedura.

Pentru introducerea unui nou booking se vor urma pasii de mai jos:

1. Se va da click dreapta pe terapeutul/cabinetul dorit > New booking

5|Page Procedura Suite8 Leisure

 2. Se va deschide ecranul New Booking in care in partea de sus vor aparea diferite mesaje
- Primul mesaj este “Please select an offer”. Acest mesaj va disparea dupa ce se la va alege un tip
de masaj din lista de Offers din partea stanga. Offer reprezinta masaj/procedura, iar aceasta lista
difera in functie de terapeut/cabinet.

- Al doilea mesaj este “Please set Paying Guest”. Acesta ne indica faptul ca trebuie selectat
clientul platitor care poate fi si beneficiar in acelasi timp. Pentru aceasta sa va apasa fie sageata
din dreptul mesajul, fie butonul “lanterna” Guest search indicat in print screen de mai sus.
- Se va deschide ecranul de cautare profile unde se vor folosi filtrele de cautare din partea de sus
a acestuia:

6|Page Procedura Suite8 Leisure

  Profilul unui client poate fi cautat dupa numele acestuia sau camera in care sta. In cazul in
care sunt atasate mai multe profile de rezervarea de camera, in partea de mijloc vor aparea
toate profilele din camera cautata si va fi selectat cel dorit apoi se va apasa butonul “Apply”

- In coltul sus stanga a ecranului vor aparea informatii despre sejurul si camera clientului selectat
- Campurile Paying guest si rate category vor fi completate automat

7|Page Procedura Suite8 Leisure

 - Pot exista mai multe Rate Category:
 Tarif standard, care se va posta pe camera clientului
 Inclus in pachet, care nu se va posta pe camera clientului, acest masaj/procedura fiind
inclusa in pachetul de cazare
 Complimentary, in cazul in care masajul/procedura sunt oferite bonus
Aceste denumiri pot fi diferite in functie de cum a fost configurat sistemul dumneavoastra.
- La final se va apasa butonul OK si vom gasi rezervarea in sistem
- In cazul in care clientul beneficiar difera de cel care plateste vom parcurge urmatorii pasi:
 Click pe denumirea clientului din zona “Attending guests”
 Click pe “x rosu” din dreapta sus a acestei zone din ecranul de new booking care va sterge
clientul beneficiar
 Click pe “+ galben” din dreapta sus a acestei zone din ecranul de new booking care va
deschide ecranul de cautare profile in care se va cauta profilul clientului beneficiar.
 OK pentru salvarea booking-ului

8|Page Procedura Suite8 Leisure

 Alte optiuni din ecranul New Booking:

1. Tab Summary

Se pot modifica data si ora de inceput a rezervarii.

 Data se poate alege din calendar

 Orale se introduce manual si intotdeauna in formatul HH:mm, respectiv 24h
 Preparation, reprezinta timpul necesar de care un terapeut are nevoie sa pregateasca
masajul/procedura
 Duration, reprezinta durata masajului/procedurii
 Clearing, reprezinta timpul necesar de care un terapeut are nevoie sa curete cabinetul
 Rest time, reprezinta timpul necesar de care un client are nevoie sa se odihneasca dupa
masaj

Toti acesti timpi adunati reprezinta perioada rezervarii.

 Tentative until, reprezinta data si ora pana la care clientul trebuie sa garanteze prezenta.
Cand linia rosie (ora actuala) ajunge aproape de ora de inceput a rezervarii, in schedule se va
observa ca pe rezervare apare un indicator in forma de ceas care ne va anunta ca se termina
perioada de gratie (tentativa).
 Butonul “Lacat” Lock hour, reprezinta blocarea orei de inceput a masajului/procedurii.
Utilizatorii nu vor mai putea schimba data si ora de inceput.

2. Tab Manager of Resources

In SPA & Leisure exista 3 tipuri de resurse ca un masaj/procedura sa poata fi efectuat/a:

a. Client (Attending guest), acesta trebuie sa fie prezent si sa nu mai aibe alt booking in acelasi
timp
b. Terapeut, acesta trebuie sa fie prezent si sa nu mai aibe alt booking in acelasi timp
c. Cabinet, Acesta nu trebuie sa fie blocat de un alt booking in acelasi timp

In acest ecran putem vedea daca una sau mai multe din aceste resurse sunt ocupate si daca pot
fi folosite.

9|Page Procedura Suite8 Leisure

In cazul in care un client doreste un terapeut sau un cabinet anume, tot in acest ecran
terapeutul/cabineul poate fi atribuit. Se va apasa click stanga pe numele terapeutului/cabinetului pana
va aparea semnul assigned by user “U incercuit cu verde”. Rezervarea nu va mai putea fi mutata la un alt
terapeut/cabinet. Click stanga din nou pe numele terapeutului/cabinetului il va dezasicna sau il va pune
assigned by system “S incercuit cu albastru” si booking-ul va putea fi mutat la un alt terapeut/cabinet.

Acest ecran mai poate fi folosit si atunci cand un client doreste reprogramarea masajului/procedurii la o
alta ora/data deoarece in acest ecran se poate vedea disponibilitatea/ocupanta celor 3 resurse descrise
mai sus.

10 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 3. Tab Bookinglist

In acest ecran se pot vedea toate bookings-urile acestui client

4. Tab Remark

In acest ecran se pot vedea si introduce informatiile despre offer, client si booking

11 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 5. Tab User Logfile

In acest ecran se poate vedea instoricul actiunilor utilizatorilor pentru booking-ul selectat

6. Tab Paying guest

In acest ecran se pot vedea informatiile despre clientul platitor

7. Tab Attending guests

In acest ecran se pot vedea detaliile clientilor beneficiari. In cazul in care exista doar un singur client
beneficiar si acesta este din paying guest, eranul nu va afisa informatii. Informatiile despre client vor fi
afisate in tabul Paying guest

12 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 3. Booking options: Check-in, Cancel, No-show, Copy

Dupa autentificare pot exista 2 metode prin care se identifica rezervarea clientului:

I. Prin prima varianta se acceseaza meniul Welldesk (din partea stanga) > Bookings in care:

Pot fi folosite filtrele de data sau numar confirmare din partea de sus. Implicit sistemul va afisa toate
bookings-urile din data de astazi.

Din lista de bokings se va alege cel dorit si dupa caz se va alege optiunea dorita:

1. Check-in, se va folosi atunci cand clientul a beneficiat de masaj/procedura

2. Cancel, se va folosi atunci cand clientul a anuntat anularea rezervarii
3. No-show, se va folosi atunci cand clientul nu s-a prezentat si nici nu a anuntat anularea
rezervarii.

Tot in acest ecran se va vedea starea actuala a rezervarii si daca valoarea rezervarii a fost postata sau nu
pe camera/contul financiar al clientului.

Coloana “Status” indica starea rezervarii. Pot fi:

- Reserved, pentru o rezervarea viitoare

- Consumed, pentru o rezervare pe care s-a facut checkin
- Cancelled, pentru o rezervare anulata

13 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Coloana “Settled” indica factul ca s-a efectuat postarea pentru aceasta rezervare. Atentie, nu inseamna
ca a fost si incasata de la client.

II. A doua varianta este prin meniul Schedules (din partea stanga) > se acceseaza cel dorit (de
cabinete sau terapeuti):

Se cauta rezervarea clientului (direct in acest ecran apar numele clientului si numarul camerei in dreptul
fiecarei rezervari) > click dreapta pe ea in care exista optiunile de Check-in, Cancel, No-show.

Pe langa aceste optiuni din acest ecran mai sunt posibile si urmatoare actiuni:

1. New Booking > Copy + Book care va deschide ecranul de copiere rezervare cu toate informatiile
acesteia. Acest ecran este util pentru seriile de procedure, deoarece contine filtre de data, ora si
masaj/procedura. Aplicand filtrele se vor afisa strict perioadele dorite pentru noile rezervari.
2. Edit, pentru a modifica rezervarea actuala
3. Delete, pentru a sterge rezervarea. Numai userii cu rol de administrator pot sterge rezervari.
Aceste rezervari vor disparea permanent din SPA & Leisure
4. To offer “…”, pentru a accesa configurarea acestui offer. Doar utilizatorii cu drepturi de
configurare pot accesa acest ecran
5. To employee “…”, pentru a accesa configurarea terapeutului. Doar utilizatorii cu drepturi de
configurare pot accesa acest ecran
6. To paying guest “…”, pentru a accesa informatiile despre client
7. Enlarge Column, pentru zoom in pe aceasta rezervare

14 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 8. Reduce Column, pentru zoom out pe aceasta rezervare
9. Reset Width, pentru a reseta zoom pe rezervare

Dupa schimbarea statusului in ecranele de schedules se va observa si schimbarea culorii rezervarii.

- Galben este pentru status “Reserved”

- Verde deschis este pentru status “Consumed”/”Check-in”
- Verde inchis este pentru “Settled”

Rezervarile “Consumed” pot fi aduse inapoi in statusul de “Reserved” atata timp cat linia rosie care
indica ora actuala nu a deposit ora de final a rezervarii. Cateodata este necesar acest lucru pentru
modificarea informatiilor din rezervare.

Rezervarile “Settled” nu mai pot fi modificate.

15 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 4. Settle booking

Dupa trecerea rezervarii in status “Consumed”/”Check-in” se acceseaza din Suite8 Fidelio > meniul
Leisure > View bookings:

Se va deschide ecranul de Leisure Booking List, unde in partea de sus vom gasi filtre de cautare a
rezervarilor din SPA & Leisure.

Se va identifica rezervarea pe care dorim sa o postam, apoi:

a. ne asiguram ca status acesteia este “Consumed”

b. ne asiguram numarul camerei este corect. In caz contrar, in SPA & Leisure vom trece
rezervarea inapoi in status “Reserved”, se va edita pentru actualizarea numarului de
camera/conf financiar si se va face din nou “Check-in”
c. se va apasa butonul “Post” pentru a incarca valoarea rezervarii pe camera/cont financiar,
unde sistemul va solicita introducerea parolei de utilizator apoi confirmarea si actualizarea
valorii pentru postare
d. OK

Dupa postare campul din coloana “Posted” va fi marcat cu un X, iar in SPA & Leisure rezervarea va fi
“Settled”. Aceasta operatiune este ireversibila! In cazul in care campul din coloanal “Posted” nu este
marcat cu X va rugam sa contactati linia noastra de suport deoarece poate fi o problema tehnica.

16 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Procedura de incasare este identica cu cea de emitere factura/nota de plata > seacceseaza billing
camera/cont finanaciar > CO options > Interim bill

5. Offer configuration
Reprezinta configurarea masajelor/procedurilor.

17 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Pasii pentru configurarea sau editarea unui offer sunt urmatorii:

1. Se acceseaza Master Data (meniul de configurari)

2. Offers – se va deschide lista de terapii
3. Se selecteaza grupa in care se doreste adaugarea unei noi terapii
4. Se apasa butonu “+ galben”
5. Se selecteaza Offer

Va adauga o terapie noua denumita New Offer care se completeaza in felul urmator:

a. Tab Details:

Se completeaza:

- Description: denumirea masaj/procedura

18 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 - Online name: denumirea afisata in online booking engine
- Preparation time: timpul necesar pentru pregatirea sedintei
- Duration time: durata masaj/procedura
- Clearing time: timpul necesar in care se pregateste salonul pentru urmatoarea terapie
- Rest time: timpul necesar in care clientul se odineste dupa masaj/procedura
- Remarks
- Online description
- Online picture, poza afisata in online booking engine. Trebuie sa aibe dimensiune maxima
640x480pixeli
- Multi-offer: folosit pentru
- Group-offer: folosit pentru masaje/procedure care necesita mai multi clienti. Max participant va
putea fi completat cu numarul maxim de participant.

Offer de tip externally bookable nu pot fi si de grup sau multi-offer

Insumarea Preparation time, Duration time, Rest time si Clearing time reprezinta durata toata a booking-
ului.

b. Tab Rates:

Se selecteaza categoria/iile de rate-uri din partea dreapta si se aloca prin sageata stanga. Un offer poate
fi alocat unei rezervari fie cu un tarif standard, de promotie, inclus intr-un pachet de cazare si fiecare cu
preturi diferite. Valoarea acestuia se va complete in dreptul fiecarui rate category assignat.

19 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

In cazul in care se foloseste un singur rate category va trebuie completata valoarea offer-ului si in
coloana “Standard rate” din parte de sus a ecranului.

In cazul in care SPA & Leisure este configurat pentru mai multe centre spa si valoarea offer-ului difera
pentru fiecare, se va complete valoarea acestuia in partea de jos la “Assigned Standard Price for SPA”
pentru fiecare centru spa.

c. Tab Charge Types:

Reprezinta tipul de venit si codul de departament pe care se va posta masajul/procedura in Suite8

Fidelio.

Din lista de charge types din partea dreapta sa va/vor aloca charge type corespunzator.

In cazul in care se folosesc mai multe charge types se va selecta in partea de sus a ecranului
“Standard Charge Type” care va fi default in bookings si se poate schimba.

d. Tab Skills:

20 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Reprezinta legatura dintre offer <> cabinet si terapeut, mai exact:

1. Skills de tip employee (cele cu semnul ochelari) sunt alocate si pe employee care stiu sa
efectueze acest masaj/procedura
2. Skills de tip facilities (cele cu semnul cheie) sunt alocate si pe facilities (cabinetele) in care se
poate afectua acest masaj/procedura

In cazul in care nu exista un skill pentru masajul/procedura nou adaugata vor trebui create cele 2 skill-uri
in felul urmator:

1. Se acceseaza Master Data > Employee > se alege orice terapeut din lista > Tab Skills si se apasa
pe butonul “+ galben” din partea dreapta a ecranului > se va adauga un skill cu denumirea “New
skill” care se va redenumi si se va aloca atat pe offer cat si tuturor terapeutilor care stiu sa
efectueze masajul/procedura.

2. Se acceseaza Master Data > Facilities > se alege orice cabinet din lista > tab Details si se apasa pe
butonul “+ galben” din partea dreapta a ecranului > se va adauga un skill cu denumirea “New

21 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 skill” care se va redenumi si se va aloca atat pe offer cat si tuturor cabinetelor in care se poate
efectua masajul/procedura.

e. Tabul Compatibility

In acest ecran se configureaza restrictiile.

Exemple:

Daca un masaj/terapie poate fi efectuat doar o singura data pe zi pentru fiecare client.

Daca doua sau mai multe masaje/procedure nu pot fi efectuate in aceeasi zi pentru acelasi client.

La final se va apasa butonul Save (semnul discheta)

22 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 6. Facilities configuration
Reprezinta configurarea cabinetelor.

23 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Pasii pentru configurarea sau editarea unui cabinet sunt urmatorii:

1. Se acceseaza Master Data (meniul de configurari)

2. Facilities – se va deschide lista de terapii
3. Se selecteaza grupa in care se doreste adaugarea unui nou cabinet
4. Se apasa butonu “+ galben”
5. Se selecteaza Facility

1. Tab Details

- Description, reprezinta denumirea cabinetului

- Skills si Assigned Skills, vor trebui alocate skill-urile pentru masajele/procedurile care pot fi
efectuate in acest cabinet.

24 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 - De la butonul “+ galben” din dreapta ecranului se adauga skill-urile noi care trebuiesc alocate
atat pe facilities cat si pe offers. Vezi Offer Configuration.

7. Employee configuration
Reprezinta configurarea terapeutilor.

25 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Pasii pentru configurarea sau editarea unui terapeut sunt urmatorii:

1. Se acceseaza Master Data (meniul de configurari)

2. Employees – se va deschide lista de terapii
3. Se selecteaza grupa in care se doreste adaugarea unui nou terapeut
4. Se apasa butonu “+ galben”
5. Se selecteaza Employee

Se completeaza urmatoarele:

1. Tab Details

- Nume
- Prenume

26 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 - Gen, este important deoarece sunt client care doresc terapeut barbat sau femeie
- Language, limba vorbita necesara pentru comunicarea client-terapeut
- Color, se poate stabili o culoarea pentru fiecare terapeut sau in functie de alte criterii. Aceaste
culori vor aparea in schedules
- Street, country, telephone, mobile, email sunt folosite pentru a avea datele de contact
- Remark, daca este cazul se pot completa informatii despre terapeut

2. Tab Skills

In acest ecran se vor aloca sau elimina masajele/procedurile ca si skill-uri pe care stie sa le efectueze
fiecare terapeut.

Pentru fiecare offer trebuie creat si un skill folosind butonul “+ galben” din acest ecran. Vezi Offer
Configuration.

3. Tab Presence

27 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

In acest ecran se configureaza si se modifica prezenta si absenta zilnica a terapeutilor.

Se va proceda in felul urmator:

Click dreapta pe ziua dorita > New presence sau New presence from template in cazul in care aveti
template-ul configurate pe care doriti sa le folositi.

a. New presence

28 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Se vor completa:

- Spa, se alege din lista spa-ul pentru care se seteaza prezenta

- Area, zona in care va fi prezent
- Date, data calendaristica
- From, to, intervalul orar
- Series si Duration of Series, se pot crea serii de prezenta

Exemplu: de luni pana vineri pana la sfarsitul lunii viitoare.

b. New presence from template

29 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

Va fi afisata lista de template-uri de prezenta, se selecteaza cea dorita > OK > se va deschide ecranul de
presence prezentat mai sus > daca este necesar se pot crea serii > OK

c. New Absence

Accesand orice schedule in care apar terapeuti se poate seta absenta pentru anumite intervale orare
prin click dreapta in zona verde (prezenta) din dreptul fiecarui terapeut > New Absence sau New
Absence from template

 In cazul New Absence se completeaza manual Description, Date, From, To si daca este
necesar se pot crea serii completand coloanele si optiunile de la Series si Duration of series.
 In cazul New Absence from Template se alege motivul absentarii dintr-o lista predefinita si
daca este necesar se pot crea serii completand coloanele si optiunile de la Series si Duration
of series.

30 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 8. Schedules configuration
Reprezinta configurarea schedules.

Se acceseaza meniul Administration > Schedules > vor fi afisate toate schedules configurate.

Va recomandam ca adaugarea unui nou schedule sa fie efectuata de catre un utilizator cu experienta in
administrarea configurarilor globale de Suite8 Fidelio si SPA & Leisure.

In aceasta procedura veti gasi doar pasii de adaugare a unui nou terapeut sau cabinet intr-un schedule
deja existent.

Se selecteaza schedule-ul dorit, iar in partea dreapta jos la rubrica Resources se va adauga noul terapeut
sau cabinet configurat astfel:

1. Click dreapta pe o resursa existenta > Insert > new: ResourceInSchedule > se va insera o noua
linie

2. Se schimba Sequence Number cu urmatorul numar de ordine disponibil

3. Se deschide lista de resurse si se alege resursa dorita

31 | P a g e Procedura Suite8 Leisure

 4. Save
5. Pentru actualizare se reporneste SPA&Leisure pe toate statiile sau se acceseaza meniul View >
Refresh all (tasta rapida F5)

32 | P a g e Procedura Suite8 Leisure