Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

CAPITOLUL III

SISTEMUL INFORMAłIONAL AL
MANAGEMENTULUI PUBLIC

Obiective

familiarizarea cu noŃiunea de sistem informaŃional

evidenŃierea componentelor sistemului informaŃional

cunoaşterea funcŃiilor şi principiilor sistemului informaŃional

însuşirea noŃiunilor de dezinformare şi suprainformare ca deficienŃe ale
sistemului informaŃional

prezentarea evoluŃiei sistemului informaŃional managerial în
retrospectivă şi retrospectivă

Sistemul informaŃional cuprinde ansamblul de date, informaŃii, circuite

informaŃionale, fluxuri informaŃionale şi mijloace de tratare a informaŃiilor,
implicate în procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele
care fac parte din sistemul administraŃiei publice şi care contribuie, prin
conŃinutul lor, la satisfacerea necesităŃilor generale ale populaŃiei.

3.1. Componentele sistemului informaŃional

1. Data reprezintă o descriere cifrică sau letrică a unui fenomen, proces,

obiect, fapt, a unei anumite acŃiuni din cadrul sau din afara sistemului
administrativ.
2. InformaŃia reprezintă o comunicare, o ştire, un mesaj, o percepŃie în
legătură cu starea sau condiŃiile unor procese sau fenomene economice
sau sociale, ştiinŃifice sau tehnice etc., şi care constituie o noutate şi
prezintă interes pentru beneficiar, sporind gradul de cunoaştere al
acestuia privind procesele şi fenomenele respective.
Tipologia informaŃiilor. InformaŃiile care circulă în sfera administraŃiei
publice, pot fi clasificate după următoarele criterii:
a. Modul de exprimare:
- orale;
- scrise;
- audiovizuale.
b. Gradul de prelucrare:

Management instituŃional 17
Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

- primare, care anterior nu au suferit un proces de prelucrare

informaŃională. Se întâlnesc mai ales la nivelul organelor
administraŃiei locale;
- intermediare, care se află în diferite faze de prelucrare;
- finale, care au trecut printr-un număr de prelucrări prevăzute
şi se regăsesc în decrete, hotărâri, ordonanŃe, legi.
c. DirecŃia vehiculării:
- descendente, care se transmit de la nivelul administraŃiei
centrale la organele administraŃiei locale. Se regăsesc în
decizii, instrucŃiuni, legi, decrete, ordonanŃe;
- ascendente, care se transmit de la organele administraŃiei
publice locale la cele ale administraŃiei publice centrale şi
reflectă, de regulă, rapoarte cu privire la gradul de realizare
a obiectivelor previzionate şi sunt precizate prin diverse acte
normative;
- orizontale, care se transmit între persoane încadrate în
diverse compartimente situate pe acelaşi nivel al unui organ
al administraŃiei publice.
d. DestinaŃie:
- interne, care circulă în interiorul instituŃiilor administraŃiei
publice centrale şi locale;
- externe, care circulă în afara componentelor sistemului
administrativ .
e. Obligativitatea pentru beneficiar:
- imperative, emise de către Preşedintele României, guvern,
Parlament;
- nonimperative, acele informaŃii care au caracter
preponderent informativ şi care circulă, în mod curent, în
cadrul instituŃiilor componente ale sistemului administraŃiei
publice.
f. Natura proceselor reflectate:
- financiare, care reflectă sau au în vedere activităŃi
financiare;
- comerciale, care reflectă sau au în vedere activităŃi
comerciale;
- culturale, care reflectă în mod expres activităŃi cu caracter
cultural;
- turistice, reflectă activităŃile turistice în mod deosebit;
- sportive, care reflectă sau au în vedere activităŃi sportive.
Alte categorii de informaŃii după acest criteriu: cercetare-dezvoltare,
protecŃia mediului, învăŃământ, asistenŃă socială, agricultură, amenajarea
teritoriului, transport, comunicaŃii, sănătate.
g. Modul de evidenŃă al informaŃiilor:
- evidenŃă curentă, care reflectă anumite situaŃii existente la
un moment dat;
- statistice, reflectă nivelurile realizate la principalele obiective
şi activităŃi în formă sintetică.

18 Management instituŃional
 Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

CerinŃe calitative privind informaŃiile

Trăsătura
Nr SpecificaŃia privind
calitativă a
crt. calitatea
informaŃiei
1. Realismul Reflectarea corectă a
proceselor şi fenomenelor
din interiorul sistemul
administrativ/instituŃiei
publice şi din mediul
ambiant extern
2. Complexitatea Exprimarea noutăŃii
fenomenelor şi proceselor
din mai multe puncte de
vedere: economic, tehnic,
social, ecologic, etc.
3. Concizia şi Exprimarea sintetică şi
claritatea clară a mesajului, a
elementelor de noutate, a
specificului situaŃiilor.
4. Fiabilitatea Extragerea şi conservarea
substanŃei informaŃionale cu
semnificaŃie pentru istoria,
prezentul şi perspectiva
sistemului administrativ/
instituŃiei publice.
ImplicaŃii ale noncalităŃii
informaŃiilor
Probleme fals delimitate.
Decizii incorecte.
Pierderi de oportunitate şi
alocarea necorespunzătoare a
resurselor financiare.
Abordarea secvenŃială a unor
domenii sau activităŃi.
Ignorarea unor aspecte sau
activităŃi cu consecinŃe în timp.
DificultăŃi în a sesiza
esenŃialul.
Pierderi de timp, ambiguităŃi şi
confuzii.
Lipsă de continuitate.
InconsecvenŃă decizională.
InexistenŃa unor repere
necesare în analiza şi
compararea unor situaŃii.

5. Oportunitatea Prezentarea informaŃiei în Decizi premature; lipsa

volumul, structura şi nivelul
de prelucrare cerute de un
anumit moment.
condiŃiilor economice,
organizatorice, sociale pentru
aplicare.
Decizii întârziate; consumarea
momentului propice poate
afecta prestigiul managerilor.

6. Dinamismul Reflectarea situaŃiilor, Furnizarea unor imagini

faptelor, fenomenelor în statice asupra sistemului
evoluŃia lor. administrativ şi a mediului.
Indicarea tendinŃelor în
evoluŃia lor viitoare.
7. Adaptabilitatea Adaptarea nivelului de Transmiterea unor informaŃii
prelucrare, modului de incomplete şi prea sofisticate.
prezentare, timpului de Decizii insuficient sau greşit
furnizare la cerinŃele fundamentate.
emitenŃilor şi receptorilor.
Sursa: ZorlenŃan, T., Burduş E., Căprărescu, Gh., - Managementul organizaŃiei, Editura
Economică, 1998

3. Circuitul informaŃional reprezintă traiectul pe care îl parcurge

informaŃia de la emiŃător până la beneficiarul de informaŃie.
4. Fluxul informaŃional reprezintă cantitatea de informaŃie vehiculată
între emiŃător şi beneficiarul de informaŃie.
Circuitele şi fluxurile informaŃionale pot fi clasificate după următoarele
criterii:
DirecŃia de vehiculare:

Management instituŃional 19
Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

- Verticale se stabilesc între instituŃii ale administraŃiei publice

situate la nivel central şi cele situate la nivel local între care
există relaŃii de subordonare;
- Orizontale se stabilesc între posturi, respectiv compartimente/
instituŃii situate pe acelaşi nivel ierarhic în cadrul sistemului
administrativ;
- Oblice se stabilesc între instituŃii ale administraŃiei publice
situate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există relaŃii
de subordonare nemijlocită.
FrecvenŃa producerii:
- Periodice se repetă la anumite intervale, an, trimestru cu
ocazia întocmirii unor rapoarte, dări de seamă, statistici
solicitate de organe ale administraŃiei situate pe niveluri
superioare în cadrul sistemului;
- Ocazionale se stabilesc cu o frecvenŃă aleatoare ori de câte ori
este cazul, iar fundamentul producerii lor îl reprezintă situaŃiile
inedite care se produc în interiorul sau în afara instituŃiilor care
compun sistemul administraŃiei publice.
5. Procedurile informaŃionale reprezintă un ansamblu de elemente prin
care se stabilesc modalităŃile de culegere, înregistrare, transmitere şi
prelucrare a informaŃiilor cu precizarea operaŃiilor de efectuat şi a
succesiunii lor, a suporŃilor şi mijloacelor de tratare a informaŃiilor.
6. Mijloacele de tratare a informaŃiilor reprezintă componenta tehnico-
materială a sistemului informaŃional, ce cuprinde toate instrumentele şi
echipamentele ce sunt implicate în tratarea informaŃiilor. Ele pot fi:
- Manuale: maşina de scris, maşina de calcul, instrumente
clasice (stilou, creion etc.)
- Mecanice: echipamente mecanografice (suportul informaŃional
este hârtia şi cartela), minicalculatoare;
- Automatizate: computere, reŃele de calculatoare etc.

3.2 FuncŃiile sistemului informaŃional

Sistemul informaŃional al instituŃiilor publice îndeplineşte următoarele

funcŃii:
1. FuncŃia decizională constă în aceea că sistemul informaŃional
trebuie să asigure elementele informaŃionale necesare fundamentării
actelor administrative la nivelul Parlamentului, guvernului şi a tuturor
categoriilor de decizii administrative.
2. FuncŃia operaŃională este funcŃia prin care sistemul
informaŃional asigură operaŃionalizarea actelor administrative: legi,
decrete, hotărâri, decizii administrative, etc.
3. FuncŃia de documentare a sistemului informaŃional exprimă
rolul acestui sistem de a înregistra informaŃii necesare personalului
angajat în sistem pentru a fundamenta sistemul de obiective şi, implicit,
deciziile derivate din acesta.

20 Management instituŃional
 Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

3.3 Principiile sistemului informaŃional

1. Principiul conceperii şi restructurării sistemului informaŃional
potrivit cerinŃelor managementului unei instituŃii publice
2. Principiul corelării strânse a sistemului informaŃional cu
organizarea structurală şi cu sistemul decizional din instituŃiile
publice ale sistemului administrativ.
3. Principiul unităŃii metodologice a tratării informaŃiilor
4. Principiul concentrării asupra informaŃiilor esenŃiale
5. Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacŃie
componentelor sistemului administraŃiei publice.
6. Principiul asigurării unui maximum de informaŃii finale dintr-un
fond limitat de informaŃii primare.
7. Principiul flexibilităŃii. Presupune adaptarea continuă a
parametrilor sistemului informaŃional din administraŃia publică la
caracteristicile mediului extern. Presupune o permanentă reacŃie
a instituŃiilor din administraŃia publică faŃă de opiniile membrilor
societăŃii şi adoptarea rapidă a deciziilor pe care le atrage
sistemul de nevoi, interese, preferinŃe ale populaŃiei.

3.4 Dezinformare şi suprainformare: forme de manifestare,

cauze, implicaŃii

În practica managerială, dezinformarea se regăseşte, în principal, sub

următoarele forme:
 Distorsiunea este o formă a dezinformării prin care se culeg,
prelucrează şi transmit, în mod neintenŃionat, mesaje eronate.
 Filtrajul se apropie de forma pură a dezinformării şi constă în
modificarea parŃială sau totală a mesajului în mod intenŃionat
pe parcursul înregistrării, prelucrării şi transmiterii datelor şi
informaŃiilor.
 Scurtcircuitarea este o formă mai subtilă a dezinformării şi
constă în eliminarea intenŃionată din circuitul informaŃional a
anumitor persoane. Poate fi generată de intenŃia de a mări
viteza de deplasare a informaŃiei sau deciziei eliminând unele
puncte de prelucrare sau chiar noduri decizionale considerate
neimportante, uneori datorită unor antipatii faŃă de anumite
persoane.

Suprainformarea determină o serie de implicaŃii negative: consum de

timp nejustificat, creşterea numărului de posturi din structura
organizatorică, sporirea costurilor, apariŃia stresului etc. Formele de
manifestare ale suprainformării sunt:
 RedundanŃa constă în înregistrarea, prelucrarea şi
transmiterea repetată a unor informaŃii.
 Supraîncărcarea canalelor de comunicare constă în
culegerea, prelucrarea şi transmiterea unor informaŃii inutile.

Management instituŃional 21
Capitolul III Sistemul informaŃional al managementului public

3.5. Retrospectivă şi perspectivă privind evoluŃia

sistemului informaŃional managerial

Sistemul informaŃional managerial poate fi definit ca un sistem

informaŃional prin care se asigură managerilor la momentul oportun datele
necesare pentru adoptarea deciziilor în vederea exercitării funcŃiilor
managementului. Sistemul informaŃional managerial a cunoscut următoare
evoluŃie (ZorlenŃan, 1998, p. 433-434):
1. Prelucrarea manuală sau cu echipamente clasice de birou a datelor.
2. Prelucrarea automată a datelor, caracterizată prin folosirea
calculatorului electronic în procesarea datelor, îndeosebi a celor privind
aprovizionarea, salariile şi contabilitatea. Aceasta ajută mai mult în munca
de execuŃie decât în cea de conducere.
3. Conceperea şi operaŃionalizarea sistemelor informaŃionale pentru
manageri bazate pe prelucrarea automată a datelor permite furnizarea
unor informaŃii necesare procesului de management. Cu ajutorul
calculatorului se adoptă decizii care vizează activitatea internă a
instituŃiei/sistemului administrativ.
4. Conceperea şi operaŃionalizarea sistemelor informatice ca suport pentru
decizie se bazează pe implementarea unui sistem computerizat în regim
interactiv accesibil şi nespecialiştilor în informatică, care furnizează
informaŃii necesare procesului managerial. Se adoptă, cu ajutorul
calculatorului, decizii care vizează atât activitatea internă, cât şi activitatea
externă a sistemului administrativ/instituŃiei publice.
5. Folosirea inteligenŃei artificiale, o etapă calitativ superioară celei
anterioare, presupune utilizarea computerelor pentru a simula anumite
caracteristici ale gândirii umane. O aplicaŃie valoroasă a inteligenŃei
artificiale o reprezintă sistemele expert, care se pot folosi pentru
diagnosticarea unor probleme complexe şi recomandarea alternativelor de
soluŃionare a lor.
InstituŃiile publice, în marea lor majoritate, se găsesc în etapa a treia.
TendinŃe ale sistemului informaŃional:
1. Utilizarea computerelor în reŃea, care permite accesul
concomitent al mai multor utilizatori din diverse componente
ale administraŃiei la categoriile de informaŃii dorite şi necesare.
2. Accentuarea caracterului previzional anticipativ al sistemului
informaŃional din administraŃia publică

22 Management instituŃional