Vre]i s\ [ti]i <n orice moment care este rentabilitatea

flotei dumneavoastr\ auto [i s\ nu l\sa]i bani nefactura]i

<n pia]\ pentru comenzile de transport efectuate?
Soft Net Consulting a dezvoltat <n 2013 un modul de
management al transporturilor <n cadrul solu]iei
informatice AsisRia.
Acesta este util atât pentru transportatorii interni și internaţionali de mărfuri și persoane, cât
și pentru casele de expediţii.

^ntreb\rile pe care vi le pune]i dumneavoastr\,

transportatorii - [i la care ofer\ r\spuns aceast\
aplica]ie - sunt numeroase:
- Ce comenzi a executat fiecare camion într-un anumit interval de timp?
- Câti kilometri a făcut în fiecare lună un camion?
- Unde se află un camion la un moment dat?
- Ce altă comandă poate prelua atunci când va ajunge la destinaţie? De la ce locaţie să o
preia?
- Au fost facturate toate comenzile efectuate? Au fost încasate sau nu comenzile facturate?
În lipsa unei soluţii informatice integrate de management al comenzilor, procesul operaţional
coordonat de dispecerii de clienţi și de dispecerii de șoferi este rupt informaţional de departamentul
financiar-contabil, existând riscul de a rămâne comenzi nefacturate și/sau neîncasate.

Soft Net Consulting vă pune la dispoziţie un sistem informatic integrat compus din următoarele module:
CG - Contabilitate și Gestiune, PS - Personal și salarizare, MF - Mijloace Fixe,
MT - Managementul transporturilor

Modulul MT - de management al transporturilor are trei funcţionalităţi principale:

Gestiunea comenzilor de transport
Master data
Managementul flotei și planificarea intervenţiilor

 1. Gestiunea comenzilor de transport

Dispecerii auto preiau comenzile de transport venite pe fax, prin e-mail sau telefonic de
la clienţi și le introduc în sistem.
De asemenea, aplicaţia poate fi interfaţată direct cu soluţiile informatice utilizate de
clienţi pentru a plasa comenzile către transportatori.
După ce le-au introdus în sistem, dispecerii pot urmări executarea comenzilor pe diversele
lor faze: iniţializată ; transmisă către șoferi ; în execuţie ; finalizată-descărcată.

O comandă va avea statusul de “închisă operaţional” doar atunci când dispecerul va

confirma recuperarea documentului CMR (scrisorii de trăsură) prin introducerea în sistem
a datei CMR, ceea ce presupune că departamentul financiar-contabil poate emite factura
pentru acea comandă finalizată.
Acest modul permite generarea a numeroase rapoarte aferente fiecărei comenzi:
Raport de abateri de la rută (kilometrii parcurși efectiv raportaţi la kilometrii
planificaţi pentru ruta respectivă). Permite efectuarea unor corecţii în kilometrii planificaţi
pentru fiecare rută sau identificarea unor abateri repetate ale anumitor șoferi de la
distanţele planificate pentru fiecare rută.
Raport privind evidenţa kilometrilor parcurși efectiv de către fiecare șofer în
parte. Util pentru plata șoferilor în funcţie de kilometri de mișcare a camioanelor.
Raport privind statusul comenzilor (deschise operaţional, închise operaţional,
pregătite pentru facturare, facturate, încasate).
Raportarea valorii comenzilor la valoarea facturilor.
Raport privind kilometrii parcurși pe gol între locul unde a fost descărcată marfa
și locul de unde va fi încărcată următoarea comandă. Permite evidenţa dislocărilor prin
raportarea kilometrilor parcurși pe plin la cei parcurși pe gol.
Informaţii despre mărfurile transportatate (mărfuri perisabile, structurarea
mărfurilor pe paleţi). Dispecerii pot transmite ușor șoferilor prin SMS informaţiile
preluate de la clienţi și introduse în modulul de comenzi: adresa și data de încărcare și de
descărcare a mărfii; tipul mărfii transportate; numele clientului; kilometrii planificaţi pe
ruta
  respectivă.
2. Master Data
Acest modul asigură introducerea cu acurateţe a datelor importante în sistemul informatic, evitarea erorilor
de operare ulterioare și generarea de statistici relevante privind parcul auto.
Responsabilul Master Data introduce în acest modul următoarele documente și informaţii:
Fișele camioanelor și semiremorcilor în care se completează datele preluate din cartea de identitate
a fiecărui vehicul. Șeful parcului auto va putea ulterior extrage din sistemul informatic, oricând are nevoie,
informaţii privind starea parcului auto (de exemplu, câte camioane cu Euro5 deţine)
Definirea rutelor de transport cu kilometrii planificaţi pe fiecare rută. Permite ţinerea evidenţei
kilometrilor planificaţi pe fiecare rută și preluarea automată a acestora pe fiecare comandă.
Bază de date cu adresele de încărcare și descărcare a mărfii. Permite o evidenţă unitară a adreselor
de încărcare și descărcare pentru clienţii repetitivi / comenzile repetitive. După ce au fost introduse o singură
dată în sistem, aceste adrese de încărcare și descărcare vor putea fi ulterior selectate și preluate automat pe
comandă. 
3. Managementul flotei şi planificarea intervenţiilor
Acest modul al aplicaţiei are atât un rol reactiv, cât și unul preventiv.
El conţine o zonă de alerte și notificări pentru managerul flotei privind expirarea valabilităţii documentelor
șoferilor și a actelor camioanelor (RCA, CASCO, tahograf, licenţe CMR, licenţă transport firmă, avize psihologice și
de protecţia muncii ale șoferilor, aviz de mediu) și planificarea reviziilor tehnice.
Cu ajutorul acestor alerte se poate interveni la timp pentru prelungirea valabilităţii documentelor, obţinerea
actelor necesare și efectuarea reviziilor, eliminând riscul plăţii unor amenzi consistente.
 
Care sunt beneficiile modulului de management al
transporturilor pentru clienţi?
Managementul firmelor de transport va fi informat în orice moment pentru ce comandă lucrează fiecare camion din
parcul auto, care a fost rentabilitatea fiecărui camion (câţi kilometri a parcurs pe plin și pe gol în fiecare lună) și câţi bani
a câștigat firma de pe urma exploatării fiecărui camion (comenzi realizate, facturate și încasate).
Rapoartele vor presupune mai puţină muncă și vor putea fi disponibile la timp, comenzile vor putea fi facturate imediat
după închiderea lor operaţională și se va ști dacă au fost încasate sau nu.
Ca atare, nu vor rămâne bani nefacturaţi în piaţă datorită lipsei de centralizare a informaţiilor și rupturii informaţionale
dintre departamentul operaţional și cel financiar-contabil.
Modalitatea de facturare este flexibilă, fie comandă cu comandă, fie mai multe comenzi pe o singură factură.
De asemenea, vor putea fi alocate costurile directe și indirecte pe fiecare camion din flotă (leasing auto, RCA, CASCO,
combustibil, salarii șoferi, taxe de drum).
Soluţia de management al transporturilor a fost implementată deja la doi clienţi ai Soft Net Consulting: HP Overland
Transport și Grup Construct. 

Poveşti de succes şi lecţii învăţate din implementarea sistemului

informatic ASiS la Grup Construct
I. Beneficiile implementării finalizate sunt multiple:
Rapoartele operaţionale dezvoltate pe componenţa de transporturi permit realizarea unei analize lunare
realiste a situaţiei flotei auto, a realizării veniturilor bugetate din transporturi şi a kilometrilor planificaţi de transport,
defalcate pe fiecare camion în parte.
Contabilitatea firmei poate urmări costurile pe centre de cost (departamentele de transport şi construcţii),
cash-flow-ul, profiturile şi pierderile, pe fiecare comandă de transport.
Integrarea tuturor datelor specifice departamentelor de transporturi, logistică, salarii şi contabilitate care se
regăsesc acum în sistemul informatic unic asigură o trașabilitate mai bună a documentelor şi activităţilor şi permite
extragerea de rapoarte manageriale.
Înainte, datele fiecărui departament erau gestionate separat prin diverse aplicaţii specifice (Fleet Board, sistem
de tracking GPS, Abstracr ERP, modulul salarii din DSoft, Excel).
Au fost realizate multe dezvoltări customizate pe specificul activităţii de transporturi:
- venituri şi costuri pe fiecare comandă de transport
- profitabilitatea comenzilor spediţionate către terţi
- analiză la nivel de cursă a cheltuielilor fixe şi variabile aferente fiecărui camion
- evidenţa taxelor de drum plătite lunar pentru fiecare camion
- modalitatea practică de decontare, bonusare şi penalizare a şoferilor în raport cu atingerea unei ţinte lunare de
rentabilitate pentru fiecare camion, dată de numărul de kilometri realizaţi efectiv pe GPS
- introducerea în sistem, pentru camioanele noi, a tuturor informaţiilor aferente cărţii de identitate a vehiculului - ceea
ce permite extragerea ulterioară de rapoarte şi alerte
- urmărirea zilnică în sistem a valabilităţii documentelor obligatorii ale capului tractor, semiremorcii şi şoferilor pentru
o flotă mare, de peste 50 de camioane (date de expirare licenţe de transport, RCA, ITP, asigurare CMR, revizie, CASCO,
verificare tahograf, vizită medicală, aviz psihologic şi medicina muncii pentru şofer etc.)
- definirea în sistem a rutelor pentru fiecare cursă planificată şi evidenţierea depăşirilor de kilometri faţă de rutele
planificate
- verificarea în contabilitate a alimentărilor cu combustibil pe bază de carduri speciale, extrase din facturile detaliate
pentru fiecare alimentare de la staţiile de benzină ale furnizorului, comparativ cu consumul real de combustibil al
fiecărui camion în funcţie de comenzile livrate - pentru a reduce risipa de combustibil
Edith Kramer, director administrativ HP Transport Overland:
Avem acum un control mai bun asupra comenzilor de transport.
“Gestionez soluţia dedicată transportatorilor și mă declar mulţumită de controlul mai bun pe care îl
am acum asupra comenzilor de transport.
Faptic, pot să urmăresc comenzile de transport în toate fazele lor. Procesul de urmărire a comenzilor
este extrem de facil.
Modulul operaţional de transport este integrat cu modulul de contabilitate, ceea ce ne permite să
verificăm încasarea comenzilor facturate.
Aplicaţiile sunt utilizate și de către partenerul nostru din Austria, ceea ce ne ajută să economisim
timp pentru ca introducem o singură dată toate datele unei comenzi. Pe baza acestora, aplicaţia
emite automat două facturi: factura proprie a HP Transport Overland pentru partenerul nostru ex-
tern și factura partenerului extern către clientul terţ care a plasat comanda.
Aplicaţia este bilingvă, ceea ce permite operatorilor din Austria să acceseze ASiS în limba germană.
Putem analiza informaţiile din baza proprie de date pentru toate comenzile grupate pe un anu-
mit camion și șofer, care au fost plasate în timp de un anumit client sau pentru aceeași locaţie de
descărcare a mărfii.
Jurnalul fiecărei comenzi ne ajută să identificăm distinct responsabilitatea fiecărui utilizator din
România sau din străinătate al soluţiei de transport, care operează date pe o anumită comandă,
pentru eventualele erori generate în operare.
De exemplu, un utilizator introduce elementele de identificare ale comenzii și alţi utilizatori operează
schimbările de status ale acesteia - care trece succesiv, în timp, din ‘cursă în executare’, în ‘cursă
finalizată’ și apoi ‘facturată’.
Dacă unul dintre acești utilizatori face o greșeală ce afectează procesul, putem interveni imediat și
remedia problema pe întreg lanţul.
Soluţia propusă de Soft Net Consulting prin găzduirea aplicaţiei ASiS în data center-ul Orange este
una convenabilă, care permite exploatarea aplicaţiei în regim securizat atât din România, cât și din
Austria.” 

Timi[oara
Str. Iuliu Maniu
Nr. 7, CP: 300185
Tel: +40 372 562 800
Fax: +40 356 174 174
E-mail: office@softnetconsulting.ro

www.softnetconsulting.ro