2021

Proceduri contabile

SOCIETATEA NATIONALA DE CRUCE ROSIE DIN

ROMANIA

Continut:

1.Modul de organizare a contabilitatii.............................................................................................................

2.Sistemele informatice utilizate......................................................................................................................
3.Conturi utilizate si proceduri de înregistare contabilă...................................................................................
3.1.Capital...................................................................................................................................................
3.1.1. Constituirea capitalului social........................................................................................................
3.1.2.Majorarea capitalului social............................................................................................................
3.1.3. Diminuarea capitalului social.........................................................................................................
3.1.4.Rezerve...........................................................................................................................................
3.1.5. Rezultat reportat.............................................................................................................................
3.1.6. Repartizarea profitului...................................................................................................................
3.1.7. Prime de capital.............................................................................................................................
3.2. Imobilizari............................................................................................................................................
3.2.1.Imobilizari necorporale...................................................................................................................
 3.2.2.Imobilizari corporale.......................................................................................................................
3.2.3.Imobilizari corporale in leasing......................................................................................................
3.2.4.Imobilizari financiare......................................................................................................................
3.3.Stocuri...................................................................................................................................................
3.3.1. Materii prime.................................................................................................................................
3.3.2.Obiecte de inventar.........................................................................................................................
3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare.....................................................................................................
3.3.4. Produse si productie in curs de executie........................................................................................
3.3.5.Marfuri............................................................................................................................................
3.4.Terti.......................................................................................................................................................
3.4.1. Furnizori........................................................................................................................................
3.4.2.Clienti.............................................................................................................................................
3.4.3.Taxe................................................................................................................................................
3.4.4.Avansuri de trezorerie.....................................................................................................................
3.4.5.Grup si asociati...............................................................................................................................
3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar.......................................................................................................
3.4.7. Salarizare.......................................................................................................................................
3.5. Trezoreria.............................................................................................................................................
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci....................................................................................................
3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii...................................................................................................
3.6.Cheltuieli...............................................................................................................................................
3.7.Venituri..................................................................................................................................................
4. Documente financiar – contabile utilizate de catre societate........................................................................
4.1.Registre necesare obligatorii..................................................................................................................
4.1.1. Registrul jurnal..............................................................................................................................
4.1.2. Registrul-inventar..........................................................................................................................
4.1.3.Cartea mare.....................................................................................................................................
4.2. Registrul unic de control- obligatoriu...................................................................................................
4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni.................................................................................
4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor..............................................................................
4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe............................................................................
4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei................................................................................
4.3.4. Decontari cu personalul.................................................................................................................
5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor................................................................................................
6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe...................................................................................................
7.Procedura de gestionare a stocurilor.............................................................................................................
8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori.............................................................
9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti.............................................................................
10.Procedura de gestionare a casieriei.............................................................................................................
11.Procedura pentru deconturile de trezorerie.................................................................................................
12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare..........................................................................................
13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada...................................................................................................
14. Procedura inventarierii patrimoniului........................................................................................................

1.Modul de organizare a contabilitatii

Structura departamentului contabil (organigrama)

DIRECTOR ECONOMIC – CONTABIL-REFERENT SPECIALITATE la Sediul Central

ECONOMIST , CONTABIL - FILIALE

2.Sistemele informatice utilizate

In vederea prelucrarii datelor societatea utilizeaza urmatoarele aplicatii informatice:

 Contabilitate financiara :PROGRAME INFORMATICE

 Contabilitate de gestiune : PROGRAME INFORMATICE

 Evidenta mijloacelor fixe: FISA MIJLOACELOR FIXE

 Evidenta stocurilor:FISE DE MAGAZIE

 Salarizare:

 Sistemul de pontaj: FOAIE COLECTIVA DE PREZENTA

 Aplicatie calcul salarial:STATE DE PLATA

3.Procedura de inregistare contabila

In vederea aplicatiei politicilor contabile mentionate in Manualul de politici contabile, societatea utilizeaza
urmatoarele monografii contabile :

3.1.

3.1.1. Rezultat reportat

Excedentul contabil se preia la începutul exercitiului financiar urmator celui pentru care se întocmesc
situatiile financiare anuale în contul 117 Rezultat reportat.

Nota contabila la inceputul exercitiului financiar este :

 In cazul in care societatea a inregistrat deficit in excercitiul financiar precedent:

117 Rezultatul reportat = 1211 Excedent si deficit

 In cazul in care societatea a inregistrat profit in exercitiul financiar precedent:

1211 Excedent si deficit = 117 Rezultatul reportat

3.2. Imobilizari

3.2.1.Imobilizari corporale

Pentru vanzarea mijloacelor fixe se foloseste contul 461 debitori diversi in loc de 411 clienti

 Achizitia de imobilizari corporale sau inregistrarea avansurilor la imobilizari:

Neplatitor de Tva

2111 Terenuri = 404 Furnizori de imobilizari

2112 Amenajări de terenuri

2131 Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru)

2121 Constructii

2133 Mijloace de transport

214 Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a valorilor

umane şi materiale şi alte active corporale

231 Imobilizări corporale în curs de execuţie

232 Avansuri acordate pentru imobilizări corporale

Documentul justificativ: Procesul verbal de receptie (cap. 4.3.2.1.)

 Receptia imobilizarilor din productie proprie

212 Constructii (sau alt cont de imobilizari) = 722 Venituri din productia de imobilizari corporale
  Inregistrarea amortizarii lunare

6811 Cheltuieli de exploatare privind = %

amortizarea imobilizărilor 2811 Amortizarea amenajărilor de terenuri

2812 Amortizarea construcţiilor

2813 Amortizarea instalaţiilor, mijloacelor de

transport, animalelor şi plantaţiilor

2814 Amortizarea altor imobilizări corporale

2817 Amnortizarea mobilierului, aparaturii

birotice si alte active corporale

La amortizare trebuie tinut cont daca mijloacele fixe sunt aferente activitatilor economice sau
activitatilor fara scop patrimonial. Contul de amortizari se tine pe analitice : analiticul 01 - pentru
activitati fara scop patrimonial si 02 pentru activitati economice.

Document justificativ : Registrul mijloacelor fixe

 Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale

Un mijloc fix poate iesi din gestiune prin :

 casare

 vanzare

 donatie

- lipsa la inventar

 Scoaterea din evidenta se efectueaza cu notele contabile :

% = 2112, 2131, 2132, 2133, 2134 , 214

2811, 2812, 2813, 2814, 2815, 2817

6583 Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital

 Scoatarea din evidenta a terenurilor:

6583 Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital = 2111 Terenuri

Documente justificative : la casare –procesul verbal de casare

  Inregistrarea facturii de vanzare a imobilizarii

la neplatitori de TVA:

 461 Debitori diverși = 7583 Venituri din vanzarea activelor şi alte operaţii de capital

 Reevaluarea imobilizarilor corporale

Evidenţierea rezultatelor din reevaluarea imobilizărilor corporale prin metoda recalculării amortizării
proporţional cu schimbarea valorii contabile brute a activului:

 înregistrarea diferenţelor din reevaluare, corespunzătoare unei imobilizări

Cont de imobilizari (2111,2112,2131,2132, 2133, 2134, 214) = 105 Rezerve din reevaluare

 înregistrarea diferenţei de amortizare :

105 Rezerve din reevaluare = Cont de amortizare ( 2811, 2812, 2813, 2814, 2817)

Inregistrarea diferenţelor din reevaluare aferente unei reevaluari subsecvente, care determina scaderea
valorii activelor anterior reevaluuate.

 inregistrarea diferentelor din reevaluare

105 Rezerve din reevaluare = Cont de imobilizari

 inregistrarea diferenţei de amortizare:

Cont de amortizare = 105 Rezerve din reevaluare

Daca a doua reevaluare ulterioara determina o scadere a valorii mai mare decat rezerva din reevaluare
constituita anterior pentru acel activ , mai intai se diminueaza rezerva din reevaluare, dupa care acea
diferenta se inregistreaza pe cheltuiala ( nedeductibilă) :

% = Cont de imobilizari

6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustările

pentru deprecierea imobilizărilor

105 Rezerve din reevaluare

3.2.2.Imobilizari corporale in leasing

3.2.2.1.Leasing financiar

 Înregistrarea activului la valoarea capitalului de rambursat:

213 Instalaţii tehnice, mijloace de transport, animale şi plantaţii = 167 Alte împrumuturi şi datorii
sau alt cont de imobilizare asimilate

 evidenţierea dobanzii aferente contractului de leasing, în cont extrabilanţier:

Debit cont 8051 Dobanzi de plătit

 Înregistrarea primei facturi pentru rata scadentă:

% = 404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi şi datorii asimilate
666 Cheltuieli privind dobanzile

 extracontabil, diminuarea dobanzii de plată cu suma inregsitrata anterior

Credit cont 8051 Dobanzi de plătit

Celelalte facturi se vor inregsitra la fel, cu sumele actualizate conform scadentarului.

c) Achitarea facturii scadente :

 404 Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei

 Primirea facturii de la societatea de leasing pentru valoarea reziduală:

% = 404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi şi datorii asimilate

e) Achitarea facturii către societatea de leasing:

404 Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei

f) Înregistrarea amortizării lunare:

 6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor = 2815

3.2.2.2.Leasing operational

 extracontabil, la inceputul contractului se evidenţiaza ratele de leasing viitoare în valoare totală

Debit cont 8036 Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii şi alte datorii asimilate

 primirea facturii reprezentand rata curenta :

% = 401 Furnizori
612 Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile
şi,
 extracontabil, diminuarea ratelor de leasing cu suma anterioara lei

Credit cont 8036 Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii şi alte datorii asimilate

 plata facturii către societatea de leasing:

 Furnizori = 5121 Conturi la bănci în lei

3.3.Stocuri
3.3.1.Obiecte de inventar
 Achizitionarea de obiecte de inventar :
neplatitor de Tva
303  Materiale de natura  obiectelor de inventar     = 401     Furnizori    
 Darea in folosinta a obiectelor de inventar:
603 Cheltuieli privind materialele de = 303  Materiale de natura  obiectelor de             
natura obiectelor de inventar inventar 
c) Concomitent, sumele se pot inregistra extracontabil in contul 8035 Stocuri de natura obiectelor
de inventar date în folosinta. Inregistrarea nu este valabila pentru materialele primite de la Sediul Central,
care au fost date pe cheltuiala de catre Sediul Central. In acest caz se inregistreaza 303=4511 , 4511=303 si
extracontabil 8035=901.

3.3.2.Marfuri
Inventar permanent

neplatitor de Tva

371 Marfuri = 401 Furnizori

 Scoaterea din gestiune a marfurilor

 607 Cheltuieli privind marfurile = 371 Marfuri

evaluare la pret de vanzare cu amanuntul

 achizitia marfurilor

371 Marfuri = 401 Furnizori

 inregistarea adaosului comercial

371 Marfuri = 378 Diferente de pret la marfuri pret de achizitie*cota de adaos

descarcarea gestiunii ca urmare a vanzarii marfurilor

Se calculeaza coeficientul K = (Si 378 +Rc 378)/( Si 371 +Rd 371)

 % = 371 Marfuri

378 Diferente de pret la marfuri k* venitul din vanzarea marfurilor

607 Cheltuieli privind marfurile venit din vz.marfurilor – k* venit din vz. marfurilor)

Modificari de pret la marfuri

neplatitor de Tva

371 Marfuri = 378 Diferente de pret la marfuri diferentele de pret

Stocurile de materiale ale Crucii Rosii se tin in cea mai mare parte in contul 3028. In acest cont vor fi
evidentiate toate materialele, pe analitice . Fiecare filiala va defalca contul pe activitati specifice. Inclusiv
ajutoarele materiale primite ca donatii, alimentele din Banca de alimente, tiparituri, materiale consumabile.
Se vor tine fise de magazie pentru fiecare cont analitic. Intrare pe baza de factura, bon de transfer, iesire pe
baza de bon de consum, proces verbal de predare-primire.

Intrare : 3028 analitic= 401/73311-donatii materiale/73321 –sponsorizari materiale/ 4511- intre filiale si
sediul central

Iesire : % = 3028 analitic

6028/6582- ajutoare acordate/ 671- ajutoare acordsate pentru calamitati/6583-casari/4511-

transferuri intre filiale sau sediul central.

Puteti considera primirea de materiale de la sediu central ca o donatie

.( cheltuiala cu donatia , deoarece atat filiala cat si sediu central sunt persoane juridice)

3.4.Terti
3.4.1. Furnizori
 Acordarea unui avans unui furnizor

409 Furnizori –debitori = 5121 Conturi la banci in lei

 Inregistrarea unei facturi de achizitii (obiecte de inventar) de la un furnizor

303 Obiecte de inventar = 401 Furnizori

 Plata prin ordin de plata

401 Furnizori                 =       5121 Conturi la banci in lei                        
 Plata in numerar , din casieria unitatii
401 Furnizori      = 5311         Casa in lei                   
In cazul achizitiei de imobilizari se utilizeaza conturile :
• 404 Furnizori de imobilizari  in loc de 401 Furnizori si
• 405 Efecte de platit pentru imobilizari in loc de 403 Efecte de platit

3.4.2.Clienti
Decontarile cu clientii se inregistreaza in contabilitate cu ajutorul contului 411 Clienti , dezvoltat in doua
conturi de gradul 2:

• 4111 Clienti si
• 4118 Clienti incerti sau in litigiu

In cazul in care s-au efectuat livrari catre clienti sau prestari de servicii pentru care inca nu s-au emis
facturi, la sfarsitul perioade se inregistreaza valoarea acestora in contul 418 Clienti facturi de intocmit.

Exemple:

 Cursuri de prim ajutor :

neplatitor de Tva

4111 Clienti = 7397 Venituri din cursuri

 incasarea facturilor de la clienti prin banca:

5121 Conturi la banci = 4111 Clienti

 in cazul in care se constata ca la scadenta clientul nu isi onoreaza obligatia se decide

actionarea lui in justitie pentru recuperarea sumei aferente :

4118 Clienti incerti si in litigiu = 4111 Clienti

 In cazul in care clientul devine insolvabil si nu isi mai poate achita obligatia :

654 Pierderi din creante si debitori diversi = 4118 Clienti incerti si in litigiu

 Daca debitul se reactiveaza , clientul devenind solvabil, se inregistreaza :

4111 Clienti = 754 Venituri din creante reactivate

 inregistrarea la sfarsit de luna a prestarilor pentru care nu s-a emis factura :

418 Clienti facturi de intocmit = %

7397 Venituri taxa curs

emiterea facturilor aferente pct. anterior:

 4111 Clienti = 418 Clienti facturi de intocmit

 Incasarea prin ordin de plata

5121 Conturi la banci in lei       = 4111 Clienti     
 Incasarea in numerar
 5311 Casa in lei      = 4111   Clienti     
Contul 7397 se poate folosi pentru toate tipurile de cursuri pe care le organizam, pentru prestari
servicii de prim ajutor la diverse manifestari culturale sau sportive.
3.4.3.Avansuri de trezorerie
Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia angajatilor societatii pentru a efectua anumite plati in
numele societatii.

Reflectarea in contabilitate a avansurilor de trezorerie se realizeaza prin intermediul contului 542

Avansuri de trezorerie .

 Acordarea unui avans de trezorerie catre un salariat care urmeaza sa plece intr-o delegatie

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei / sau 5121 Conturi la banci in lei

 Angajatul se reintoarce din delegatie si depune la contabilitate decontul pe care reflecta

urmatoarele cheltuieli : cazare ,cheltuieli cu diurna .

Cazarea :

%        = 542 Avansuri de trezorerie               

625    Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri

Diurna:

625 Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri = 542 Avansuri de trezorerie                   

 Restituirea avansului neutilizat

5311″ Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie

3.4.4.Grup si asociati
a. Decontarile ANGAJATII - un asociat( ANGAJAT) pune la dispozitia unitatii temporar anumite
sume

5311 Casa in lei = 4551 Asociati – conturi curente

 dupa o anumita perioada, sumele se restituie catre asociati (ANGAJATI)

4551 Asociati conturi curente = 5311 Casa in lei

Este o inregistrare putin fortata, dar nefiind asociati numai salariati si voluntari vom folosi inregistrarea ca
si la societati comerciale.

b.Decontarile cu unitati din cadrul grupului(imprumuturi si cote participari la proiecte)

 Transfer de sume intre entitati din cadrul grupului:

In contabilitatea unitatii care trasfera sumele:
4511 Decontari intre entitatile afiliate = 512 Conturi curente la banci
In contabilitatea entitatii beneficiare  este nota inversa.
 Vanzare de imobilizari financiare catre entitati din cadrul grupului
4511 Decontari intre entitatile afiliate   = 7583 Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de capital

 Transferul de imobilizari financiare catre entitati din cadrul grupului

Sediul Central considera transferul de imobilizari, exemplu masini, fie ca sponsorizare fie ca vanzare. In
acest caz se folosesc inregistrarile contabile ca la achizitii mijloace fixe, pe baza facturii, sau ca
sponsorizare pe baza contractului de sponsorizare.

3.4.5.Imputarea lipsurilor la inventar

4282 Alte creanţe în legătură cu personalul = 7588 Alte venituri din exploatare

3.4.6. Salarizare
Inregistrarea salariilor se face cu ajutorul monografiei de mai jos :
1. Plata avansului chenzinal prin casa sau banca

425 Avansuri acordate personalului = 5311 Casa in lei / 5121 Conturi la banci in lei

2. Inregistrarea cheltuielii cu remuneratia

641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal salarii datorate

Exista atat obligatii datorate de angajat cat si obligatii datorate de angajator .

3. Inregistrarea retinerilor de la salariat sub forma contributiilor obligatorii (sanatate, CAS,

somaj) sau sub forma contributiilot rezultate din relatiile angajatului cu tertii (popriri, chirii , etc)

421 Personal salarii datorate = %

4372 Contributia personalului la fondul de somaj
4314 Contribuţia angajatilor pentru asigurarile sociale de
sanatate
4312 Contributia personalului la asigurarile sociale
444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
427 Retineri din salarii datorate tertilor (ex. chirii, rate, popriri)
428 Retineri (garantii, imputatii)
425 Avansuri retinute

4. Contributii datorate de angajator

4.1 Contributii la asigurarile sociale

6451.Contributia unitatii la asigurarile sociale = 4311 Contributia unitatii la asigurarile sociale

4.2 Contributia la asigurari sociale de sanatate

6453 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313 Contributia

angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate

4.3 Contributia la fondul de somaj

6452 Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj = 4371 Contributia unitatii la fondul de somaj

4.4 Fond garantare plata creantelor salariale:

6452 Alte cheltuieli privind asigurările şi protecţia socială = 4373 Alte datorii sociale
4.5 Contributia la fondul de risc si accidente FOLOSIM CONTUL 4471 CUM A FOST MEREU DE
CE 4316 ??

.(se poate folosi si 635)6451.Contributia unitatii la asigurarile sociale = 4316 Contributia unitatii la
asigurarile sociale

4.6 Contributia pentru concedii si indemnizatii

6451 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4315 Contributia

angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate concedii

Inregistrarea cheltuielilor privind plata colaboratorilor – inclusiv a instructorilor de prim ajutor:

621 = 421

FOLOSIM CONTUL 401 2 PENTRU COLABORATORI PENTRU CA NU AU NICI O

LEGATURA CU FONDUL DE SALARII (SUNT PE CONVENTII CIVILE PENTRU CARE SE
RETINE 10,5%, 5,5%, SI IMPOZIT)

3.5. Trezoreria
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci
Disponibilitatile aflate in conturi bancare se inregistreaza cu ajutorul contului 512 Conturi curente la banci
care face parte din grupa 51 Conturi la banci si care se detaliaza pe 3 conturi de gradul 2:

 5121 Conturi la banci in lei ( defalcate pe analitic pentru fiecare banca)

 5121 conturile de depozite bancare defalcate tot pe analitice

 5124 Conturi la banci in valuta

 5125 Sume in curs de decontare

 Pentru disponibilitatile banesti pastrate in conturi bancare, bancile acorda entitatilor economice
dobanzi , care reprezinta venituri. Sunt doua categorii de dobanzi : la cont curent si la depozite.
Dobanzile la cont curent se vor inregistra in contul 766 iar cele la depozite in contul 7341.

CRED CA ATI VRUT SA SPUNETI INVERS ADICA 7341 PENTRU CONTUL CURENT SI
766 PT CONTURILE DE DEPOZIT

 Pentru creditele bancare banca percepe dobanzi care se vor inregistra pe cheltuiala astfel :

 inregistrarea dobanzii achitate catre banca

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5121 Conturi la banci in lei

CE FACETI CU 666 + 5121 ? INREGISTRATI DE DOUA ORI ?

  inregistrarea dobanzilor care se datoreaza bancii in luna curenta si care urmeaza a fi achitate in
luna urmatoare :

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5186 Dobanzi de platit

•achitarea datoriei catre banca in luna urmatoare:

5186 Dobanzi de platit = 5121 Conturi la banci in lei

Alte operatiuni bancare

Participarea cu lei la o licitaţie de cumpărare de valută:
% = 5121 Conturi la bănci în lei
581 Viramente interne sau
5125 Sume în curs de decontare
627 Cheltuieli cu serviciile bancare şi asimilate
Cumpărarea de valută la cursul de schimb al băncii la care s-a făcut licitaţia:
5124 Conturi la bănci în valută = 581 Viramente interne sau sume în curs de decontare

3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii

Conturile care se utilizeaza sunt :

5311 Casa in lei

5314 Casa in valuta

 Incasarea unei facturi de la client prin casierie

5311 Casa in lei = 4111 Clienti

 Plata salariului unui angajat

421 Personal salarii datorate = 5311 Casa in lei

 Acordarea unui avans de trezorerie

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei

3.6. Cheltuieli – conturile de cheltuieli sunt aproape identice ca ale agentilor economici.

CLASA 6- grupa 60 – dupa primul model se vor face toate inregistrarile de la aceasta grupa:

6022- Combustibil

inregistrarea bonului de combustibil 3022=401

plata bonului – prin casa sau banca 401=%

5311 sau 5121

Trecerea combustibilui pe cheltuieli 6022=3022

PENTRU TRECEREA COMBUSTITBILULUI PE CHELTUIELI SE INTOCMESTE FOAIE
DE PARCURS PENTRU JUSTIFICAREA CONSUMULUI

6023 –materiale pentru ambalat – pot intra in acest cont pungi, cutii carton, saci tot ce folosim ca
ambalaje pentru distributiile de ajutoare. Cont corespondent 3023.

6024 – piese de schimb – putem folosi acest cont pentru toate piesele de schimb folosite pentru
mijloacele fixe sau obiectele de inventar pe care le avem in dotare – masini, aparatura de birou,
mobilier, etc. Cont corespondent 3024.

6028 – alte materiale consumabile – putem folosi acest cont pentru materiale diverse pe care le
folosim. Exemple : pliante, tiparituri – manuale de prim ajutor, calendare, orare, bilete de tombola,
materiale sanitare folosite in trusele de prim ajutor, truse de prim ajutor,etc. Pentru acest cont vom
folosi corespondenta contului 3028, defalcat pe analitice – analitice care vor avea fise de magazie.

603 – materiale de natura obiectelor de inventar – cont corespondent 303.

604 – materiale nestocate .Inregistrare corecta 604=401 si 5311/5121=401. Parerea mea este ca putem
trece direct pe cheltuiala platile privind materialele nestocate. In aceasta categorie intra: consumabile
birou – birotica, papetarie, materiale de igiena corporala – sapun, servetele, hartie igienica, materiale
de curatenie, consumabile mijloace fixe sau obiecte de inventar – exemple: anvelope, lichid parbriz,
etc. TOATE MATERIALELE CARE SE CUMPARA SI SE PUN IN FOLOSINTA, FARA A MAI FI
TRECUTE PRIN CONTUL DIN GRUPA 30.

605 – cheltuieli in care sunt cuprinse : apa, gaz, energie electrica. Formula corecta : 605=401 si
401=5311/5121

607 – Cheltuieli privind marfurile. Este un cont care se refera la activitatile economice pe care le
desfasoara Crucea Rosie, altele decat cele prinse in Legea 139. Exemple : magazine cu caracter
permanent si cu profile diverse(ex. Magazin alimentar). Se foloseste pentru descarcarea marfii din
gestiune 607= 371.

Grupa 61

611 – intretinere si reparatii – in acest cont se evidentiaza cheltuieli de reparatii pentru mijloace fixe,
contracte de mentenanta pentru intretinere – exemplu: firma de cfuratenie pentru intretinere sediu,
depozit. Fiind un serviciu prestat de un furnizor inregistrarea va fi : 611=401 si plata 401=5121/5311

612 – cont pentru evidentierea cheltuielilor cu chiriile 612=401 si plata 401=5121/5311

613 – cont in care se vor evidentia politele de asigurari : RCA, CASCO, de bunuri, cladiri.

614 – cont in care putem evidentia pregatirea salariatilor sau a voluntarilor. Exemple : cursuri de
formare, de specializare.

Grupa 62 / 63 / 64 / 65 / 66/ 67 / 68 / 69

621 – cheltuieli cu colaboratorii – prezentata mai sus la capitolul salarizare

622 – in cazul in care vom lucra cu comisionari. Exemplu: persoane care primesc comision pentru
strangere formulare 2%, comision pentru strangere de fonduri, etc. 622=5121/5311

623 – cheltuieli de protocol si publicitate – este clara inregistrarea

624 – cheltuieli cu transport bunuri si de personal- daca sunt facturi de transport marfa sau bonuri
fiscale de taxi

626 – cheltuieli de telefonie fixa si mobila, cheltuieli postale

627- cheltuieli privind comisioanele bancare

628 – exemplu factura de salubrizare reprezinta o prestare de servicii executata de terti

635 – cont in care se inregistreaza : taxa de drum-rovinieta, taxe pentru obtinerea acreditarilor
diferitelor cursuri sau servicii, orice alta taxa la bugetul de stat – chiar daca prin legea 139/1995
suntem scutiti de ele.

641,642,645 –conturi aferente salariilor, inregistrarile se regasesc la salarizare. Contul 642 se foloseste
atunci cand filiala are tTichete de masa. Formula de inregistrare : 532=401 – receptia bonurilor

401=5121 – plata facturii

642=532 - descarcarea lunara a tichetelor acordate personalului

658 – analitice : 6581-despagubiri, amenzi, penalitati

6582 – donatii acordate periodic prin programe sociale – DEFALCAT PE

ANALITICE : 65821- ajutoare materiale

65822 – ajutoare banesti- daca e cazul- din punctul meu de vedere nu ar fi de folosit

6583 – casarile materialelor

6584 - cheltuieli specifice Crucii Rosii- cheltuieli care se fac cu voluntarii in diverse
activitati, campanii ( asigurarea apei, hranei, premii in diferite concursuri-inclusiv Sanitarii priceputi)

6588 – daca apar alte cheltuieli de exploatare, la care nu gasim cont adecvat

665 – diferente de curs valutar – in special la lesing sau la operatiuni in valuta, cand inevitabil apare
acest cont

666 – cont pentru evidentierea dobanzilor la contul curent

668 – alte cheltuieli financiare care apar si nu au cont special

671 – cont folosit pentru ajutoarele pe care filiala sau sediul central le distribuie in situatii de
calamitati. Se poate defalca pe analitice – ajutoare materiale 6711 si ajutoare banesti 6712

6811 – cont de amortizare

691 – cont impozit pe profit din activitati economice care depasesc valoarea de 50.000 euro ??( nu stiu
exact daca s-a aprobat pragul) !!!!!. depasesc valoarea de 15000EUR, si limita maxima de 10 % din
veniturile totale scutite este ptr ONG ,
 CONFORM CODULUI FISCAL SOCIETATEA NOASTRA ESTE SCUTITA DE IMPOZ PE
PROFIT LA ECHIVALENTUL DE 15000 EURO PENTRU VENITURILE DIN ACTIVITATI
EC. DAR NU MAI MULT DE 10% DIN VENITURILE TOTALE SCUTITE DE LA PLATA
IMPOZITULUI PE PROFIT

IAR IN URMA ULTIMULUI CONTROL AL CURTII DE CONTURI RESPECT CEEA CE

AM MENTIONAT MAI SUS

 Inchiderea conturilor de cheltueili

121 Profit si pierdere = % toate conturile de cheltuieli clasa 6

3.7.Venituri – clasa 7
Veniturile Crucii Rosii sunt de doua categorii :
1. Venituri nerestrictionate
Toate veniturile pe care filiala le obtine, fara o destinatie specificata : cotizatii, donatii fara destinatie,
sponsorizari fara destinatie, cursuri, sume nerambursabile primite de la autoritati locale sau centrale
fara destinatie, valorificari orare, calendare, manuale, truse prim ajutor, tombole, servicii sociale,
chirii, activitati productive. Conturile si repartizarea veniturilor nerestrictionate :
Grupa 70 – grupa specifica activitatilor economice – mai ales contul 706 venituri din chirii
Grupa 73 – grupa cea mai utilizata pe care o voi defalca astfel :
7311 – cotizatii membri
733111- donatii materiale fara destinatie
733121 – donatii banesti fara destinatie
733211 – sponsorizari materiale fara destinatie
733212 – sponsorizari banesti fara destinatie
7341 – dobanzi bancare la depozite fara destinatie
7361 – venituri nerambursabile de la autoritati locale si centrale fara destinatie,2%
73711 – valorificari diverse tiparituri si publicatii
73712 – venituri din baluri, tombole
73713 – venituri din alte actiuni ocazionale fara destinatie – tabere, etc
7381 – venituri din vanzarea activelor – spatii, mijloace de transport, mobilier, etc.
73911 – venituri din cota de 1% taxa timbru de la sediul central
7394 - diferente curs valutar
7397 – taxa curs prim ajutor si oricare curs, taxe pentru asigurare prim ajutor la diferite
evenimente
73991 – prestari de servicii – ingrijiri la domiciliu, baby - sitter, servicii medicale , si
toate celelalte venituri specifice Crucii Rosii care nu se regasesc in nici un alt cont
Incepand cu grupa 74 sunt venituri care se refera la activitatea economica si reprezinta , in mare parte
venituri restrictionate.

2. Venituri restrictionate – toate veniturile obtinute cu destinatie specificata

733121- donatii materiale cu destinatie
733122 – donatii banesti cu destinatie
733221 – sponsorizari materiale cu destinatie
733222 – sponsorizari banesti cu destinatie
7342 – dobanzi bancare la depozite cu destinatie
7362 – venituri nerambursabhile de la autoritati locale si centrale cu destinatie
73721 – valorificari diverse tiparituri si publicatii cu destinatie
73722 – venituri din baluri, tombole cu destinatie
73723 – venituri din alte actiuni ocazionale cu destinatie – tabere, etc
7381 – venituri din vanzarea activelor – spatii, mijloace de transport, mobilier, etc.
73912 – venituri din cota de 1% taxa timbru de la sediul central cu destinatie
7412 – subventii de exploatare pentru materii prime si materiale consumabile

7413- subventii de exploatare pentru cheltuieli externe

7414 - subventii de exploatare pentru plata personalului

7415 - subventii de exploatare pentru plata asigurari sociale si protectie sociala

7582 – venituri din subventii primite pentru diverse programe sociale

771 - venituri din subventii pentru evenimente extraordinare, calamitati

 inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli

clasa 7 = 121 Profit si pierdere

4. Documente financiar – contabile utilizate de catre societate

Principalele documente si registre utilizate in vederea justificarii inregistrarilor din contabilitate sunt
prezentate mai jos.

4.1.Registre obligatorii
Registrele de contabilitate obligatorii pe care societatea le intocmeste sunt :
1. Registrul jurnal
2. Registrul inventar
3. Registrul carte mare
4.1.1. Registrul jurnal

Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate

operaţiunile economico-financiare.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi
data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice
debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
4.1.2. Registrul-inventar

Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate
în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeşte o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării
sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege pe bază de inventar faptic.
In acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de
detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv.
Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte
documente care justifică conţinutul acestora.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile
existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data
inventarierii pană la data încheierii exerciţiului financiar.

4.1.3.Cartea mare
Este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor,
mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document
contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare
corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună a anului curent.
Registrul Cartea mare poate conţine cate o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare
stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.Editarea Cărţii mari se va
efectua numai la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.

Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate

timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de
pierdere, sustragere sau distrugere, se reconstituie în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

4.2. Registrul unic de control Obligatoriu

Conform prevederilor Legii nr. 252 din 10 iunie 2003 societatea tine registrul unic de control.
Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre
toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea
in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor,
precum si in alte domenii prevazute de lege.
Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului legal al
societatii si organului de control.

Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si se pastreaza de reprezentantul legal al societatii sau
de inlocuitorul acestuia.

PASTRARE
Registrul unic de control se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat
avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.

4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni

4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor

4.3.1.1. Registrul stocurilor

Registrul stocurilor serveşte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei
înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate.

Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil la sfarşitul fiecărei luni, pe feluri de materiale,

obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în
ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la preţurile de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

4.3.1.2. Nota de receptie si constatare de diferente

Acest document se utlizeaza de catre societate pentru a justifica:
- recepţia bunurilor aprovizionate;
- încărcarea în gestiune;

Obligativitatea acestui formular apare numai în cazul:

- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vanzare.
În alte cazuri decat cele menţionate anterior, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în
contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a
mărfii etc.).
Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura
efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de
diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte cate un formular pentru fiecare tranşă,
care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Circulă:

- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor

constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată
la documentele de livrare (factur sau avizul de însoţire a mărfii);

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea

lipsurilor stabilite.

4.3.1.3. Fisa de magazie

Fisa de magazie este un document esential in gestiunea stocurilor.

Serveşte ca:

- document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu
două unităţi de măsură, după caz;

- document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material .

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe
conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se
ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare
operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.

Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe

4.3.2.1.Procesul verbal de receptie

Procesul verbal de receptie arata ca mijlocul fix achizitionat (sau produs, construit in unitate) este gata
pentru a fi pus in functiune. Este data intrarii in gestiune, iar incepand cu luna urmatoare, se inregistreaza
amortizarea.
Serveşte ca:
 document de înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate;
 document de aprobare a recepţiei;
 document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii ;

Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, de către secretarul comisiei
numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din:
preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la recepţie.

Circulă:
 la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3);
 la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
 la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesuluiverbal de
recepţie (exemplarele 2 şi 3).

Se arhivează:

La furnizor (antreprenor):
 la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 şi 3).
La beneficiar:
 la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

4.3.2.2. Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe

Serveşte ca:

 document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe,
de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor
bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;

 document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;

 document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi

materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din
scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

 document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.

Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în
folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în
normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al
reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor
materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

Circulă:
 la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele
exemplare);
 la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor
fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);
 la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în
evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
 la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din
funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea
din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor
materiale (ambele exemplare);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind
scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor
de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
 la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare,
pentru înregistrare (exemplarul 2).

Se arhivează:
 la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
 la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).

4.3.2.3.Fisa mijlocului fix

Serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe. Se întocmeşte într-un exemplar, de
compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi
fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.

Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale
conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de
folosinţă.

Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază separat.

Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea
valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon
de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.).

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

4.3.2.4.Bonul de miscare

Serveşte ca:

 document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale
unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.);
 document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea
predătoare la cea primitoare;
 document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de
folosinţă şi în contabilitate.

Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea
mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc.).

Circulă:

 la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);
 la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către
responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului
etc. primitor (ambele exemplare);
 la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru
înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);
 la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).

Se arhivează:

 la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

 la secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).

Transferul intre doua locatii nu genereaza note contabile , cu exceptia situatiei in care sunt deschise
analitice separate pe conturile de imobilizari, pentru fiecare locatie.

Astfel, daca mijloc fix din clasa 214 , amortizat integral, este transferat intre doua locatii 01 si 02, notele
vor fi :

214 / analitic 02 = 214 / analitic 01

2814/analitic 01 = 2814/ analitic 02

Transferul se poate face si prin intermediul unul al treilea cont, de tranzit, pentru a nu fi afectate rulajele.

4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei

4.3.3.1. Registrul de casa
Serveşte ca:
 document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria
unităţii, pe baza actelor justificative;

 document de stabilire, la sfarşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

 document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor
justificative de încasări şi plăţi.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rand al registrului de casă pentru ziua
în curs.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din
compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative
anexate.

Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea

dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămane la casier.

Se arhivează:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

4.3.3.2 Dispozitia de incasare/ plata

Serveşte ca:
 dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale,
inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de
către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decat avansul primit, pentru
procurare de materiale etc.;

 dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri
din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;

 document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în

numerar efectuate fără alt document justificativ.

Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, cand nu există alte documente prin care se dispune plata
(exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de

materiale etc.;
- în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, cand nu există alte documente prin care se dispune încasarea
(avize de plată, somaţii de plată etc.)

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.

4.3.3.3. Chitanta
Chitanta este un:

• document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;

• document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.

În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii
scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale, formularul de chitanţă este documentul
justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.

Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de
acesta pentru primirea sumei.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

TREBUIE INTOCMITA IN TREI EXEMPLARE PENTRU CA NUL MERGE LA CLIENY=T, AL

DOILEA ATATAST LA REGISTRUL DE CASA SI ULTIMUL LA COTORUL CARNETULUI

4.3.4. Decontari cu personalul

4.3.4.1. Statul de salarii

Acest document serveşte ca:

- document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor
sume datorate;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe baza documentelor de evidenţă
a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi
în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal,
concediilor de odihnă, certificatelor medicale.

Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi
întocmeşte statul de salarii.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se
includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile
legale din perioada de decontare respectivă.

Circulă:

- la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
- la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);

- la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci
cand se solicită plata salariilor neridicate, după caz.

Se arhivează:

- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);

- la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.

4.3.4.2.Ordinul de deplasare
Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua
deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu
plata în numerar.

Serveşte ca:
- dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Circulă:
- la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectuează deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării
persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la

acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se
diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru
verificare.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit,
pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit,
diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către
casierie;

-la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;

- la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor

 Intocmirea documentatiei de personal
 La angajare, departamentul de resurse umane sau persoana insarcinata cu coordonarea acestei
activitati solicita si intocmeste dosarul personal al fiecarui angajat.

De asemenea:

 se intocmeste fisa postului pentru fiecare pozitie .

 se asigura integrarea si orientarea noilor angajati;

 SE ASIGURA SI FISA INDIVIDUALA DE INSTRUCTAJ PRIVIND PROTECTIA

MUNCII CARE TREBUIE VIZATA ANUAL DE MEDICUL DE MEDICINA
MUNCII

La plecarea angajatitor se gestioneaza documentele de iesire : demisie, terminarea contractului

din initiativa angajatorului, etc. SI DECIZIA DE INCETARE A ACTIVITATII contractului din. SI
DEPUNERE REVISAL LA ITM

Inainte de plecarea angajatului se va urmari predarea fisei de lichidare cu semnaturile sefilor ierarhici,
a deparatmentului administrativ si a departamentelor de contabilitate si resurse umane.

 Efectuarea de evaluari periodice

Evaluarea angajatilor se efectueaza anual/ semestrial /trimestrial/lunar conform criteriilor de

evaluare stabilite pentru fiecare angajat. Rezultatele evaluarii se arhiveaza la dosarul personal al
angajatului .

 Efectuarea pontajelor
Departamentul de resurse umane/ persoana desemnata sa coordoneze partea de resurse umane
calculeaza in fiecare luna :

 Timpul lucrat, pe baza pontajelor semnate de angajat. Pontajele se intocmesc de catre

……………………………… si se predau departamentului de resurse umane/contabilitate
pana in data de ……………………… a lunii.

 Timpul liber platit (concediile )

 Concediile medicale : angajatii au obligatia predarii concediilor medicale

departamentului de resurse umane/ contabilitate pana in data de ……… a fiecarei
luni. .( in maxim 5 zile de la acordare)

 Calcul salarial

Pe baza pontajelor se efectueaza calculul salarial si se intocmesc statele de plata.

6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe

 Gestionarea mijloacelor fixe presupune : gestionarea achizitiilor, imbunatatirilor, transferurilor si

iesirilor, calcularea amortizarii.

 Gestionarul desemnat la nivelul firmei, sau la nivel de departament este raspunzator de

echipamentele primite in gestiunea sa.

 Achizitia de echipamente noi se efectueaza numai cu aprobarea conducerii unitatii. Facturile de

achizitii sunt inregistrate de catre departamentul contabilitate iar mijloacele fixe sunt inregistrate
in aplicatia de gestiune a imobilizarilor.
Dupa inregistrare, fiecarui mijloc fix i se atribuie un numar de inventar. Numerotarea mijloacelor
fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de
mijloace fixe. Acest număr de inventar urmează să fie trecut în toate documentele care privesc
mijlocul fix respectiv si se imprimă direct pe obiect.
 Iesirea din gestiune se poate realiza prin : casare, vanzare, sponsorizare, lipsa la inventar.
Casare apare atunci cand se constata ca mijloacele fixe din gestiune sunt uzate moral si fizic si nu
mai pot fi utilizate de catre societate pentru realizarea de beneficii. La casare se intocmeste
procesul verbal de casare, semnat de o comisie de casare desemnata la nivelul unitatii.
La vanzare se intocmeste factura de vanzare.
La sponsorizare se intocmeste contractul de sponsorizare, in doua exemplare care va fi semnat de
catre persoana imputernicita in cadul companiei (administrator) si de catre persoana catre care se
efectueaza sposorizarea.
Orice iesire din gestiune se efectueaza numai dupa aprobarea prealabila a persoanei responsabile
cu gestiunea mijloacelor fixe.
 Transferul de mijloace fixe intre departamente ale aceleasi unitati se efectueaza cu aprobarea atat
a conducatotorului deparatamentului sursa cat si destinate. Gestionarul va intocmi un bon de
miscare care se va semna atat de predator cat si de catre primitor.
 Orice operatiune efectuata asupra mijloacelor fixe precum si documentele intocmite cu aceasta
ocazie se predau departamentului contabilitate in maxim ..... zile calendaristice.
 Departamentul contabilitate verifica documentele primite si opereaza modificarile atat in
programul de contabilitate cat si si in cel de gestiune.
 La sfarsitul perioadei, deparatmentul de contabilitate calculeaza amortizarea (ruleaza calculul de
amortizare din programul de gestiune ) si o inregistreaza in contabilitate .
 Departamentul contabilitate mentine registre detaliate despre mijloacele fixe care cuprind : data
intrarii in gestiune, valoare de intrare, durata de viata , codul mijlocului fix (conform cu HG
2139/2004), metoda de amortizare, amortizarea lunara, amortismentul cumulat.
 Cel putin o data pe an se efectueaza inventarierea mijloacelor fixe.
7.Procedura de gestionare a stocurilor

Procedura de gestionare a stocurilor urmeaza regulile stabilite prin politicile contabile aprobate la nivel de
unitate, respectiv :

 Contabilitatea stocurilor se ţine cantitativ şi valoric [ sau numai valoric prin folosirea inventarului
permanent sau a inventarului intermitent. ]

În condiţiile folosirii inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operaţiunile de intrare şi

ieşire, ceea ce permite stabilirea şi cunoaşterea în orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat şi valoric.

[Inventarul intermitent presupune:

 stabilirea ieşirilor şi înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfarşitul

perioadei;

 efectuarea inventarierii faptice a stocurilor conform politicilor contabile, dar nu mai tarziu de
finele perioadei de raportare pentru care se determina obligaţiile fiscale.

 respectarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

 intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, ci prin conturile de cheltuieli.

 stabilirea ieşirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la
sfarşitul perioadei. Ieşirile de stocuri se determină ca diferenţă între valoarea stocurilor iniţiale, la
care se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea stocurilor la sfarşitul perioadei stabilite pe baza
inventarului. ]

 Metoda de descarcare de gestiune aprobata la nivel de entitate este: FIFO/LIFO/CMP

 In gestiune, fiecarui tip de material i se aloca un cod unic de produs.

 Societatea intocmeste si aproba liste de produse compensabile .

Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care întrunesc
condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori
sau persoana care are obligaţia gestionării şi servesc pentru uz intern în cadrul entităţii.
Riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material pot exista din cauza
asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni,
ambalaj sau alte elemente;

 Tranzactiile cu stocuri se evidentiaza in programul de gestiune. Notele contabile se genereaza

automat in programul de contabilitate (sau se inregistreaza separat de catre departamentul de
contabilitate).

Astfel de tranzactii cuprind : achizitii, transferuri, proces productie, iesiri din gestiune
(vanzare, casare) etc.
  Calculul costului de productie . Costul de productie se stabileste tinand cond de regulile
mentionate in manualul de politici contabile.

Pentru obtinerea productiei se utiliezeaza reteta de productie, care contine pentru fiecare tip
de produs finit, o lista cu toate materiile prime componente.

8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori

 La primire, facturile de achizitii se verifica pentru conformitate cu contractele sau comenzile

plasate catre furnizori.

 Facturile primite se inregistreaza de catre departamentul de contabilitate pe conturile

corespunzatoare.

 Periodic se analizeaza scadenta facturilor si se dispune efectuarea platilor catre furnizori.

9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti

 Emiterea facturilor de vanzare se realizeaza de catre departamentul vanzari prin intermediul

aplicatiei de facturare.:....................................

 La fiecare factura se verifica respectarea conditiilor contractuale : produsele/ serviciile negociate ,

pretul, scadenta facturilor, etc.

 Facturile emise sunt inregistrate automat in contabilitate/ Facturile emise vor fi predate
departamentului contabilitate in termen de ....... zile lucratoare, in vederea inregistrarii.

 La sfarsit de luna se va extrage un registru jurnal de vanzari care va fi reconciliat cu inregistrarile

din contabilitate. In caz de discrepante vor fi identificate posibilele erori si vor fi efectuate
corectiile necesare.

 Periodic, se obtine o situatie a creantelor neincasate, pe vechimi si se iau masuri pentru

recuperarea debitelor restante.

 La inceput de an departamentul contabilitate intocmeste o decizie de numerotare a facturilor care

vor fi emise catre clienti.

10.Procedura de gestionare a casieriei

 In scopul sustinerii unor cheltuieli urgente ale companiei, societatea pastreaza numerar in casierie.
  Societatea desemneaza o persoana imputernicita cu gestionarea numerarului din casiere (casier).
Aceasta va completa si pastra Registrul de casa si va intocmi toate documentele de intrare / iesire a
numerarului din casierie.
 La sfarsitul fiecarei zile in care au existat tranzactii cu numerar casierul verifica concordanta dintre
numerarul existent fizic in casierie si soldul din registrul de casa.
 Pentru avansuri acordate angajatilor din casierie, angajatul trebuie sa verifice existenta aprobarilor
din partea sefului ierarhic al angajatului.
 Pentru a se asigura protectia numerarului din casierie, acesta va fi gestionat doar de catre persoana
desemnata, si va fi pastrat intr-o cutie inchisa, intr-un dulap inchis. In cazul constatarii unui furt,
casierul va anunta de indata conducerea unitatii.

11.Procedura pentru deconturile de trezorerie

 Angajatii ale caror pozitii necesita deplasari frecvente cu masina trebuie sa detina capacitatea de a
conduce masina, dovedita cu documentele prevazute de legislatia in vigoare.
 Pentru acordarea de avansuri inainte de plecarea in delegatie angajatii trebuie sa obtina aprobarea
prealabila a sefului direct.
 La intoarcerea din delegatie, angajatii trebuie sa intocmeasca decontul de deplasare si sa furnizeze
departamentului contabilitate documentele justificative . Acestea sunt : facturi, chitante, bonuri de
combustibil, foaia de parcurs a autoturismului.

Termenul de predare a decontului dupa intoarcerea din delegatie este de 3 zile lucratoare.

12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

 Reconcilierea conturilor bancare se realizeaza in aplicatia de contabilitate in fiecare luna.

 Dupa efectuarea inregistrarilor pe conturile de banca, se listeaza registrul de banca care se ataseaza
extraselor de cont primite de la banca.
 Orice discrepante intre soldul din registrul de banca si soldul din extrasul de cont vor fi investigate
si reconciliate.
 Resposabilitatea reconcilierii revine departamanentului de contabilitate.

13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada

Inchiderea lunii sau perioadei contabile presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

 Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli (la societatile care permit aceasta inchidere )
  Descarcarea diferentelor de pret la stocuri;

 Calculul de taxe

Inchiderea definitiva a lunii se realizeaza pana la data de 15 a lunii urmatoare.

Dupa inregistrarea tuturor jurnalelor se obtine balanta de verificare.

In cadrul fiecarei perioade se efectueaza urmatoarele verificari :

 Soldurile conturilor din balanta de verificare analitica pentru a identifica daca exista omisiuni,
inregistrari eronate.

Responsabil:contabil

 Verificarea inregistrarii tuturor documentelor aferente perioadei pana la sfarsitul perioadei ;

Responsabil: contabil

 Inregistrarea de estimari pentru cheltuielile pentru care nu s-au primit inca facturi (accrualuri) sau
pentru venituri pentru care nu s-au emis documentele justificative.

Responsabil contabil

Inregistrarea amortizarii ;

Responsabil contabil

Verificarea concordantei soldurilor conturilor de imobilizari cu sumele rezultate din registrul de

mijloace fixe;

Responsabil:. contabil

 Reevaluarea elementelor in valuta;

Responsabil:. contabil

 Verificarea soldului contului de casa cu soldul mentionat in registrul de casa din ultima zi a lunii;

Responsabil:director

 Verificarea soldurilor conturilor de banca cu soldul final mentionat pe extrasele de cont bancare;

Responsabil:director

 Verificarea existentei documentelor de receptie la stocuri si mijloace fixe;

Responsabil:director
14. Procedura inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului se realizeaza in fiecare an, parcurgandu-se urmatorii pasi:

 Intocmirea deciziei de inventariere in care se nominalizeaza membrii comisiilor de inventariere,

data de referinta pentru efectuarea inventarului precum si planul de inventariere.

Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit

prevederilor legale.Pentru desfasurarea în bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisii
vor fi numite persoane cu pregatire corespunzătoare economica si tehnica, care sa asigure
efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv evaluarea lor
conform reglementarilor contabile aplicabile.

 La data stabilita pentru inceperea inventarului se iau declaratii de la gestionar (daca exista
gestiune ) prin care acesta declara ultimele documente intrate si iesite din gestiune si se predau
listele sub semnatura membrilor comisiilor de inventariere;

 Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil.

 Comisiile isi desfasoara activitatea de inventariere conform planului stabilit in decizie;

Inventarierea se efectueaza pe doua categorii:

a) Inventarierea bunurilor : stocuri , mijloace fixe, bunuri luate in leasing operational, sau cu
chirie (aceste bunuri care nu apartin juridic entitatii insa care sunt utilizate de entitate sunt
inventariate pe liste separate), casa si banca- care se reconcilieaza cu registrul de casa si extrasul
de banca;

b) Inventarierea conturilor : conturi de furnizori si clienti – care se inventariaza prin trimiterea

de scrisori catre acestia si reconcilierea ulterioara a soldurilor), conturi de alte datorii si creante –
la acestea se ataseaza la dosarul de inventariere orice documente justificative, conturi de capital
(din clasa 1) la care se pot anexa: decizii de repartizare a profitului, decizii de majorare a
capitalului, decizii de constituire a rezervelor, etc.

 La finalizarea lucrarilor , se reconciliaza rezultatul faptic cu datele din contabilitate si se

intocmeste procesul verbal de inventariere.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii va conţine, în principal, următoarele elemente:

• data întocmirii,

• numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere,

• numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere,

• gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate,

• data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere,

 • rezultatele inventarierii,

• concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi

persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea,

• volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere
asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic,

• propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a

imobilizărilor necorporale,

• propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau

casare a unor stocuri,

• constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din

gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

 Se analizeaza diferentele si si inregistreaza in contabilitatea dupa aprobarea lor de catre

conducerea companiei (si obligatoriu, pana la sfarsit de an, astfel incat datele din balanta la
31.12.2011 sa corespunda cu situatia reala).

 Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor

conturilor bilanţiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, şi ajustările pentru depreciere sau
pierdere de valoare, după caz.