Anexa Carte de Audit Regularitate

MISIUNE DE AUDIT DE REGULARITATE
PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE
STUDIU DE CAZ
Baza legală pentru începerea misiunii:
În planul de audit intern pe anul 2018 a fost aprobată, la nr. crt. 1, derularea de către
Direcția audit intern a unei misiuni audit intern de regularitate privind achizițiile publice.
În acest plan au fost înscrise următoarele date:

1. Domeniul auditabil: procesul (sau activitatea) de achiziții publice;
2. Denumirea misiunii de audit public intern (tema misiunii): Evaluarea
conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la
prevederile normative și procedurale aplicabile;
3. Obiectivele generale ale misiunii:
a) Analiza organizării activității de achiziții publice în Entitatea Publică X,
raportat la prevederile legale în materie și necesarul de achiziționat;
b) Evaluarea modului de planificare a achizițiilor publice în Entitatea Publică X
în raport cu cerințele normative și nevoile reale ale entității;
c) Verificarea respectării prevederilor legale și procedurale cu privire la
organizarea procedurilor de achiziții și atribuirea contractelor/acordurilor-
cadru;
d) Verificarea respectării prevederilor legale, procedurale și a clauzelor
contractuale privind executarea contractelor/acordurilor-cadru, precum și
derularea achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări.
4. Tipul misiunii de audit public intern: audit de regularitate
5. Perioada de realizare a misiunii de audit intern: 22.01-28.02.2018
6. Perioada supusă auditării: 01.01.2015-31.01.2018
7. Numărul auditorilor interni implicaţi: 3 (2 auditori + supervizor)
8. Entitatea auditată: Departamentul achiziții
Pe baza acestor date, directorul Direcției audit intern (sau persoana desemnată de
acesta) elaborează ordinul de serviciu al misiunii de audit intern.
Notă: Textul înscris în formularele misiunii având culoarea neagră este text standard,
care trebuie preluat identic la fiecare misiune.
2
Etapa misiunii de audit public intern: Pregătirea misiunii
Proceduri: Iniţierea auditului intern
Cod procedură de audit P-01: Elaborarea Ordinului de serviciu (exemplu)
Entitatea Publică X
Direcţia audit intern
Nr.: 10
Data: 04.01.2018
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 17 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern,
republicată, cu modificările ulterioare, Hotărârii Guvernului nr. 1068/2013 prin care s-au aprobat
Normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern şi a Planului anual de audit
public intern pe anul 2018 înregistrat la nr. 99/2017, în perioada 22.01-28.02.2018 se va efectua o
misiune de audit public intern la Departamentul achiziţii, cu tema Evaluarea conformităţii
activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative
și procedurale aplicabile.
Perioada supusă auditării: 01.01.2015-31.01.2018.
Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităţilor asumate de
către conducerea entităţii publice şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi realizarea
activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace în domeniul achiziţiilor publice.
Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:
1. Analiza organizării activității de achiziții publice în Entitatea Publică X, raportat la
prevederile legale în materie și necesarul de achiziționat;
2. Evaluarea modului de planificare a achizițiilor publice în Entitatea Publică X în raport
cu cerințele normative și nevoile reale ale entității;
3. Verificarea respectării prevederilor legale și procedurale cu privire la organizarea
procedurilor de achiziții și atribuirea contractelor/acordurilor-cadru;
4. Verificarea respectării prevederilor legale, procedurale și a clauzelor contractuale
privind executarea contractelor/acordurilor-cadru, precum și derularea achizițiilor directe de
produse, servicii și lucrări.
Menţionăm că se va efectua un audit de regularitate.
Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori:
1. Popescu Ion, auditor intern, coordonator echipă de audit intern.
2. Ionescu Alin, auditor intern.
Supervizor al misiunii de audit public intern este Georgescu Răzvan, având funcţia de
director al Direcţiei audit intern.
Directorul Direcţiei audit intern,
Georgescu Răzvan
3
Cod procedură de audit P-02: Elaborarea Declaraţiei de independenţă (exemplu)
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Popescu Ion

Misiunea de audit public intern: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice
desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și procedurale aplicabile
Data: 04.01.2018.
Nr.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţi Da Nu
crt.
1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din
cadrul entităţii/structurii auditate care ar putea să vă limiteze măsura în care
X
puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea
de audit intern
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri,
care au legătura cu entitatea/structura auditată şi care ar putea să vă X
influenţeze în misiunea de audit?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt
X
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral
X
sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de X
conducere colectivă?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, X
care are legătură cu entitatea/structura auditată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată
X
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/sau sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura
X
ce va fi auditată?
10. Aţi avut/sau aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate X
faţă de entitatea/structura auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele
X
specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern apar incompatibilităţi personale,
externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dvs. de a lucra şi a X
elabora rapoarte de audit imparţiale, notificaţi şeful Direcţiei audit intern?
1. Incompatibilităţi personale: -
2. Pot fi eliminate incompatibilităţile:-
3. Dacă da, explicaţi cum anume: -
Data: 04.01.2018
Auditor intern, Directorul Direcţiei audit intern
Popescu Ion Georgescu Răzvan
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Ionescu Alin

Misiunea de audit public intern: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice
desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și procedurale aplicabile
Data: 04.01.2018.
Nr.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţi Da Nu
crt.
1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din
cadrul entităţii/structurii auditate care ar putea să vă limiteze măsura în care
X
puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea
de audit intern
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri,
care au legătura cu entitatea/structura auditată şi care ar putea să vă X
influenţeze în misiunea de audit?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt
X
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral
X
sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de X
conducere colectivă?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, X
care are legătură cu entitatea/structura auditată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată
X
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/sau sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura
X
ce va fi auditată?
10. Aţi avut/sau aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate X
faţă de entitatea/structura auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele
X
specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern apar incompatibilităţi personale, X
externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dvs. de a lucra şi a
5
elabora rapoarte de audit imparţiale, notificaţi şeful Direcţiei audit intern?
1. Incompatibilităţi personale: -
2. Pot fi eliminate incompatibilităţile:-
3. Dacă da, explicaţi cum anume: -
Data: 04.01.2018
Auditor intern, Directorul Direcţiei audit intern
Ionescu Alin Georgescu Răzvan
6
Cod procedură de audit P-03: Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de
audit public intern (exemplu)
Entitatea X
Direcţia Audit Intern
Nr.: 11
Data: 04.01.2018
NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către: Şeful Departamentului achiziţii, dl. Pop Ion

De la: Şeful Direcţiei audit intern
Referitor la misiunea de audit public intern: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii

publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și
procedurale aplicabile
Stimate domn Pop Ion,
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2018, urmează ca în perioada 22.01-

28.02.2018 să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema Evaluarea conformităţii
activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile
normative și procedurale aplicabile.
Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităţilor asumate
de către conducerea entităţii publice şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi
realizarea activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace în domeniul
achiziţiilor publice.
Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern vor fi:
1. Analiza organizării activității de achiziții publice în Entitatea Publică X, raportat la
prevederile legale în materie și necesarul de achiziționat;
2. Evaluarea modului de planificare a achizițiilor publice în Entitatea Publică X în raport
cu cerințele normative și nevoile reale ale entității;
3. Verificarea respectării prevederilor legale și procedurale cu privire la organizarea
procedurilor de achiziții și atribuirea contractelor/acordurilor-cadru;
4. Verificarea respectării prevederilor legale, procedurale și a clauzelor contractuale
privind executarea contractelor/acordurilor-cadru, precum și derularea achizițiilor directe de
produse, servicii și lucrări.
Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data şi modul de organizare a
şedinţei de deschidere a misiunii de audit public intern în cadrul căreia vom avea în vedere:
prezentarea auditorilor;
prezentarea şi documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
scopul misiunii de audit public intern;
modalitatea de desfăşurare a misiunii de audit intern, persoanele de contact;
alte aspecte.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la
dispoziţie, în data de 22.01.2018, documentaţia necesară privind:
1. planificarea, organizarea şi controlul activităţilor manageriale;
7
2. legile şi reglementările aplicabile;
3. organigrama entităţii
4. Regulamentul de organizare şi funcţionare
5. fişele posturilor
6. procedurile operaţionale;
7. rapoartele de activitate;
8. obiectivele şi ţintele Departamentului Achiziţii din perioada 2015-2018;
9. programele anuale ale achiziţiilor publice din perioada 2015-2018 şi gradul lor de
îndeplinire;
10. registrul de riscuri;
11. Situaţia derulării contractelor încheiate în perioada 2015-2018, conform machetei din
Anexa nr. 1;
12. dosarele cu documente justificative etc.
Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe
domnul Popescu Ion, auditor intern, la telefon 0722 222 222, e-mail popescu.ion@yahoo.com.
Cu deosebită consideraţie,
Directorul Direcţiei audit intern
Georgescu Răzvan
8
Anexa nr. 1
Situaţia derulării contractelor și achizițiilor directe încheiate în perioada 2015-2018

(exemplu privind completarea)
Nr. Nr. Data Obiect Valoare Termen Nr. Data Valoare Nr. Dată Valoare Nr. act Dată Motiv Ajustări
crt. ctr./ încheiere ctr./ cu FF FF cu NRCD/ recepție recepție adițional încheiere/ de preț
achiz. achiz.dir. TVA TVA PVR (lei) elemente contract
(lei) (lei) modificate (lei, cu
TVA)
1 1 10.01.2016 Hârtie 10.000 10.02.2016 11 11.01.2016 5.000 10 11.01.2016 5.000 1 11.01.2016 Ajustare 2.000
preț
14 12.02.2016 7.000 10 11.01.2016 7.000 2 10.02.2016 Modificare
termen
12.02.2016
Observație: situația menționată poate fi cerută, anual, pentru dosarul permanent, iar la misiune doar să fie actualizată
Proceduri: Ședinţa de deschidere
Cod procedură de audit P-04: Elaborarea Minutei şedinţei de deschidere (exemplu)
Direcţia Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:28.02.2014
Şedinţa de deschidere
Domeniul/activitatea auditată: Activitatea de achiziţii publice
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea
Publică X, raportat la prevederile normative și procedurale aplicabile
Document redactat de: Ionescu Alin
Supervizat: Răzvan Georgescu
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele Funcţia Entitatea/structura auditată Semnătura
Georgescu Răzvan Director Direcţia audit intern
Popescu Ion Auditor intern Direcţia audit intern
Ionescu Alin Auditor intern Direcţia audit intern
Departamentul Achiziţii
Pop Ion Director Departamentul achiziţii
Şef Birou achiziţii directe şi
Avram Păun Departamentul achiziţii
negocieri
Adrian Petre Şef Birou licitaţii Departamentul achiziţii
Costel Manole Şef Birou derulare contracte Departamentul achiziţii
B. Stenograma şedinţei
Directorul Direcţiei audit intern a prezentat scopul și tema misiunii de audit, precum şi echipa
de audit care va derula această misiune.
Directorul Departamentului achiziții a efectuat prezentarea persoanelor din cadrul structurii
organizatorice proprii.
Domnul Georgescu Răzvan a prezentat Carta auditului intern, precum şi principalele aspecte
caracteristice unei misiuni de audit intern.
Coordonatorul echipei de audit – domnul Popescu Ion – a prezentat obiectivele generale ale
misiunii. Au fost prezentate principalele termene de desfăşurare a misiunii de audit intern.
Domunl Pop Ion a stabilit persoanele responsabile din partea entității auditate în vederea
desfăşurării misiunii de audit public intern, conform prevederilor normative incidente.
De asemenea, s-a discutat despre asigurarea condiţiilor de lucru necesare derulării misiunii de
audit public intern, în sensul stabilirii unui spațiu de lucru pentru auditori, accesul la rețeaua de
calculatoare a entității, precum și modalitatea de solicitare a documentelor necesare echipei de
audit.
Directorul Departamentului achiziții a menționat faptul că va pune la dispoziția echipei de audit
toate documentele necesare, solicitate de către aceasta.
În încheiere, s-a convenit ca următoarea întrevedere să se desfășoare la data de.....
Proceduri: Constituirea/Actualizarea dosarului permanent
Cod procedură de audit P-05: Elaborarea Chestionarului de luare la cunoştinţă
(exemplu)
Observație: Se pot da mai multe chestionare în funcţie de persoana care are capacitatea de a
răspunde la întrebările respective.
Direcţia Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Data:
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică
X, raportat la prevederile normative și procedurale aplicabile
Supervizat: Georgescu Răzvan
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
Nr.
ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAŢII
crt.
1 Cunoaşterea contextului socio-economic
a)La nivelul entității auditate
1.1. Entitatea X a fost înființată în anul 1970,
reprezentând o instituție cu tradiție în
domeniul medical. Misiunea entităţii este
Care este misiunea entității auditate
- - de a asigura servicii medicale preventive,
conform documentului de înființare?
curative, de recuperare și paleative
conform contractelor încheiate cu Casa
de Asigurări de Sănătate Y.
1.2. Care sunt scopurile entității auditate
- -
conform documentului de înființare?
1.3. − Durată mare de realizare a unei
Care sunt principalele dificultăți/ proceduri de achiziție;
probleme cu care se confruntă - - − Calitatea scăzută a produselor prin
instituția? aplicarea metodei ”prețului cel mai
scăzut”.
1.4. − Întârzierea activităților planificate ca
Care sunt, în opinia dumneavoastră,
urmare a duratei mari de realizare a
principalele amenințări/evenimente
- - achizițiilor;
negative cu care s-ar putea confrunta
− Insuficiența bugetului alocat entității
instituția în viitor?
pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.
1.5. Ce ar putea determina întreruperea
- -
activității instituției?
1.6. Care este cadrul normativ incident Conform anexei nr. 1
- -
entității auditate?
1.7. Cum credeți că poate fi îmbunătățită
- -
activitatea entității?
b) La nivelul structurii de achiziții
11
1.8. − Fluctuația mare a personalului;
Care sunt principalele dificultăți/
− Transmiterea cu întârziere a
probleme cu care se confruntă - -
necesarului de achiziționat de către
Departamentul achiziții?
departamentele beneficiare.
1.9. Care sunt, în opinia dumneavoastră, − Dificultăți de respectare a termenelor
principalele amenințări/evenimente în achiziții ca urmare a schimbării
- -
negative cu care s-ar putea confrunta legislației în achiziții.
Departamentul achiziții în viitor?
1.10. − Softul integrat funcționează neadecvat,
se blochează des;
Ce ar putea determina întreruperea
- - − Achiziții numeroase;
activității Departamentului achiziții?
− Conflicte cu beneficiarii achizițiilor
privind elaborarea caietului de sarcini
1.11. Cum credeți că poate fi îmbunătățită
- -
activitatea Departamentului achiziții?
1.12. − 90.000.000 lei în 2015;
Care a fost bugetul alocat activității de − 100.000.000 lei în 2016;
- -
achiziție în perioada 2015-2018? − 120.000.000 lei în 2017;
− 130.000.000 lei în 2018.
2 Cunoaşterea contextului organizaţional
2.1. În compunerea Departamentului achiziții
se regăsesc: 1 birou achiziții directe, un
birou licitații, 1 birou negociere, 1 birou
planificare achiziții și 1 birou
monitorizare contracte.
Biroul Achiziții Directe realizează
achizițiile directe ale spitalului, conform
unei situații privind planificarea și
realizarea achizițiilor directe, document
care se întocmește distinct față de
programul anual al achizițiilor publice.
Biroul Licitații atribuie toate
contractele concurențiale, respectiv prin
licitație și cerere de ofertă sau încheie
Cum este organizat Departamentul
- - acorduri-cadru prin aplicarea acestor
achiziţii?
proceduri de atribuire.
Biroul Negociere atribuie toate
contractele prin negociere (proceduri
neconcurențiale) și încheie acte
adiționale la toate contractele aflate în
derulare la care se aplică o procedură de
negociere.
Biroul Planificare Achiziții
elaborează, actualizează și monitorizează
îndeplinirea programului anual al
achizițiilor publice.
Biroul Monitorizare Contracte se
ocupă de derularea contractelor încheiate
de entitate.
12
2.2. A fost modificată structura
organizaţională a entităţii sau a
Departamentului achiziţii în ultimii 3 - NU
ani? În caz afirmativ detaliaţi
modificările.
2.3. − 40% în anul 2015
Care a fost fluctuaţia personalului la − 50% în anul 2016
Departamentul achiziții în perioada - - − 55% în anul 2017
2015-2018?
3 Cunoaşterea funcţionării entităţii/structurii auditate

3.1. Obiective prevăzute în Planul de
management:
− Efectuarea de reparații la pavilioanele
Care sunt principalele obiective ale entității
- -
entității? − Îmbunătățirea capacității de procesare
a datelor în sistemele informatice
− Îmbunătățirea calității serviciilor
medicale asigurate pacienților.
3.2. Care sunt obiectivele Departamentului − Îndeplinirea programului anual al
- -
achiziţii? achizițiilor publice
3.3. − Gradul de realizare a programului
Care sunt indicatorii de monitorizare ai
anual al achizițiilor publice;
performanței stabiliți la nivelul - -
− Numărul procedurilor de atribuire
Departamentului achiziții?
derulate în trimestrul_.
3.4. − Procedura de elaborare a programului
anual al achizițiilor publice;
− Procedura de realizare a achizițiilor
Care sunt procedurile de sistem și directe;
operaționale pe care le aplicați în - - − Procedura de derulare a licitațiilor
activitatea de achiziții publice? deschise;
− Procedura de derulare a negocierilor
fără publicarea prealabilă a unui anunț de
participare etc.
Auditori interni, Supervizor,

Ion Popescu Răzvan Georgescu
George Ionescu
13
Proceduri: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Cod procedură de audit P-06: Elaborarea Studiului preliminar (exemplu)
Observație: datele sunt luate din chestionarul de luare la cunoştinţă şi documentele

puse la dispoziţie de entitatea auditată
Direcţia Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Data:
Document redactat de: George Ionescu
STUDIU PRELIMINAR
a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate
Entitatea X a fost înființată în anul 1970, reprezentând o instituție cu tradiție în domeniul
medical. Misiunea entităţii este de a asigura servicii medicale preventive, curative, de recuperare și
paleative conform contractelor încheiate cu Casa de Asigurări de Sănătate Y. ……(prezentarea
generală a entității auditate dacă este cazul).
În cadrul entității, Departamentul achiziţii asigură produsele şi serviciile necesare îndeplinirii
activităţilor acesteia. Conform organigramei de mai jos, în compunerea Departamentului achiziții se
regăsesc: 1 birou achiziții directe, un birou licitații, 1 birou negociere, 1 birou planificare achiziții și 1
birou monitorizare contracte.
Departament
Achiziții
Birou Birou Birou

Birou Birou
Achiziții Planificare Monitorizare
Licitații Negociere
Directe Achiziții Contracte
Biroul Achiziții Directe realizează achizițiile directe ale spitalului, conform unei situații privind
planificarea și realizarea achizițiilor directe, document care se întocmește distinct față de programul
anual al achizițiilor publice.
Biroul Licitații atribuie toate contractele concurențiale, respectiv prin licitație și cerere de ofertă
sau încheie acorduri-cadru prin aplicarea acestor proceduri de atribuire.
Biroul Negociere atribuie toate contractele prin negociere (proceduri neconcurențiale) și încheie
acte adiționale la toate contractele aflate în derulare la care se aplică o procedură de negociere.
Biroul Planificare Achiziții elaborează, actualizează și monitorizează îndeplinirea programului
anual al achizițiilor publice.
Biroul Monitorizare Contracte se ocupă de derularea contractelor încheiate de entitate.
(prezentarea departamentului achiziții și descrierea domeniului auditabil - activității de
achiziții).
Pentru perioada 2012-2017, entitatea X și-a stabilit, în Planul de management nr. V100/2011, ca
principale obiective generale, următoarele:
− Efectuarea de modernizări la pavilioanele entității;
− Îmbunătățirea capacității de procesare a datelor în sistemele informatice;
− Îmbunătățirea calității serviciilor medicale asigurate pacienților.
14
Strategia atingerii acestor obiective presupune achiziția de lucrări de construcții pentru
modernizarea pavilioanelor, modernizarea rețelei de calculatoare și achiziția produselor și serviciilor
necesare angajaților și pacienților la termenele stabilite și cu un raport preț-calitate cât mai ridicat.
Nu au fost stabilite termene privind îndeplinirea obiectivelor generale, rezultate așteptate/ținte și
nici indicatori de monitorizare a stadiului realizării acestora.
Conform Programelor anuale ale achizițiilor publice (nr. V 101/2011, V 98/2012, V 99/2013,
V 100/2014, Departamentul achiziţii și-a stabilit, în perioada 2012-2017, următorul obiectiv specific:
− Îndeplinirea Programului anual al achizițiilor publice.
Pentru monitorizarea stadiului realizării obiectivului menționat au fost stabiliți următorii
indicatori:
− Gradul de realizare a programului anual al achizițiilor publice;
− Numărul procedurilor de atribuire derulate în trimestrul_.
Nu s-a monitorizat gradul de îndeplinire a obiectivelor în perioada 2012-2017.
b) Analiza domeniului auditabil (procese, responsabili, factori de influenţă, cadrul normativ

şi metodologic specific, gestionarea riscurilor, asigurarea calităţii şi politica de îmbunătăţire şi
dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil etc.)
Cadrul normativ incident Departamentului achiziţii cuprinde (detalii în Anexa nr. 3):
− Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;
− HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016
privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;
− ………….
Procesul de achiziție publică în cadrul Entității X se realizează în conformitate cu cerințele
prevăzute în cadrul normativ menționat anterior și cuprinde etape prezentate în figura următoare1:
Pentru derularea achizițiilor au fost implementate următoarele proceduri operaționale:

− Procedura de elaborare a programului anual al achizițiilor publice;
− Procedura de realizare a achizițiilor directe;
− Procedura de derulare a licitațiilor deschise;
− Procedura de derulare a negocierilor fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare
etc.
În cadrul Departamentului Achiziții, procesul de management al riscului se desfășoară în
1
Preluare și adaptare după ANRMAP – Manual operațional pentru atribuirea contractelor de achiziție publică, vol. I,
2009
15
conformitate cu prevederile Procedurii de sistem nr. P 03 privind implementarea managementului
riscului în Entitatea X.
c) Analiza structurii şi pregătirii personalului

Departamentul Achiziţii are prevăzute 15 funcţii, fiecare birou având câte 3 funcții. Gradul de
încadrare cu personal este de 66%, nefiind încadrate 5 funcții (2 la Biroul Achiziții Directe, 2 la Biroul
Planificare Achiziții și 1 la Biroul Negociere).
Evoluţia fluctuaţiei personalului în perioada 2012-2015 este prezentată în tabelul următor:
2012 2013 2014 2015

40% 50% 55% 60%
În perioada 2012-2015, 2 angajați din Departamentul Achiziții au paricipat la cursuri de

pregătire (o persoană în 2012 și una în 2015).
Experiența personalului: are experiență de minim 3 ani
d) Asigurarea şi disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităţilor

auditabile
Fondurile solicitate şi cele alocate prin buget activităţii de achiziţii sunt prezentate în tabelul
următor:
Anul Fonduri solicitate pentru achiziții Buget inițial alocat Buget final alocat pentru
prin proiectul de buget (lei) pentru achiziții (lei) achiziții (lei)
2012 130.000.000 80.000.000 90.000.000
2013 140.000.000 80.000.000 100.000.000
2014 140.000.000 90.000.000 120.000.000
2015 150.000.000 90.000.000 130.000.000
2016 150.000.000 90.000.000 130.000.000
2017 150.000.000 90.000.000
e) Alte informaţii specifice domeniului auditabil

………….
f) Concluzii
Fondurile alocate achiziţiilor reprezintă cca. 80% din bugetul entităţii.
Se remarcă o diferenţă de peste 40% între necesarul solicitat prin proiectul de buget şi bugetul
aprobat.
Gradul de încadrare cu personal este de 66%.
Nu s-a monitorizat gradul de îndeplinire a obiectivelor în perioada 2012-2017 etc.

George Ionescu
16
Proceduri: Analiza riscurilor
Cod procedură de audit P-07: Evaluarea riscurilor - Elaborarea documentului Stabilirea punctajului total al riscurilor (exemplu)

PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
Data: ……….
Analiza riscurilor
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și
ANALIZA RISCURILOR
Criterii de Pun Observații (justificarea punctajului
Ierar-
Nr. Obiectivele analiză a ctaj riscului – nu este obligatoriu)
Activităţi auditabile Riscurile identificate riscului total hizare
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
1 Analiza organizării Stabilirea structurii Structură organizatorică inadecvată a 1 1 1 Mic Probabilitate mică & Impact redus:
activității de organizatorice în compartimentului specializat în raport cu nevoile structura organizatorică nu s-a
achiziții publice în domeniul achiziţiilor entităţii privind efectuarea achiziţiilor (modul de modificat de la ultimul audit
Entitatea Publică stabilire a structurii organizatorice)
2 X, raportat la Compartimentul specializat este subordonat unui 1 1 1 Mic Probabilitate mică & Impact redus:
prevederile legale nivel management care nu-i permite exercitarea compartimentul specializat este
în materie și adecvată a responsabilităţilor subordonat conducătorului entității
necesarul de (subordonare/raportare)
3 achiziționat Entitatea nu este înregistrată în SEAP deşi este 1 1 1 Mic Probabilitate mică & Impact redus:
autoritatea contractantă sau realizează achiziţii care certificatul digital privind
fac obiectul Legii 98/2016 (capacitatea legală de a înregistrarea în SEAP a fost reînnoit
desfășura achiziții publice) în 2017
4 Delimitarea atribuțiilor și Responsabilităţile şi sarcinile posturilor (inclusiv 2 2 4 Mediu Probabilitate medie: la ultimul audit
sarcinilor pentru compartimentele care sprijină activitatea externe al Curții de Conturi s-a
compartimentului specializat) nu sunt delimitate menționat că fișele postului nu sunt
clar şi coerent în regulamentul de organizare și actualizate
Impact mediu: nu s-au constatat
funcționare și în fişele postului sau documentele
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat respective nu sunt actualizate (delegarea de întârzieri semnificative a procedurilor
competență generală) de achiziție (mai mari de 60 zile)
5 Procedurile operaționale și de sistem privind 3 3 9 Mare Probabilitate mare: la ultimul audit
activitatea de achiziţii nu sunt adecvate (în sensul că extern al Curții de Conturi s-a
nu asigură acumularea de experiență și lecții menționat că procedurile nu sunt
învățate, nu stabilesc cum se aplică prevederile adecvate și nici actualizate
Impact mare: lipsa procedurii
legale la specificul entității etc.) sau nu sunt
adecvate sau neactualizarea determină
actualizate (instrumentele de lucru) risc de sancțiune contravențională cu
amendă cuprinsă între 5.000-30.000
lei/eroare
6 Încadrarea cu personal Fluctuaţie ridicată a personalului 1 3 3 Mediu Probabilitate mică: gradul de
7 Personal insuficient dimensionat/încadrat 1 3 3 Mediu încadrare cu personal la auditul
anterior a fost de 50%, iar fluctuația
de 40%
Impact mare: risc de sancțiune
contravențională cu amendă cuprinsă
între 5.000-30.000 lei/eroare
8 Încadrarea de personal care nu deţine competenţele 1 1 1 Mic Probabilitate mică& Impact mic: se
necesare în domeniul achiziţiilor solicită la recrutare experiență în
domeniul achizițiilor de minim 2 ani
9 Competenţa personalului Angajaţii nu deţin competenţele necesare pentru 1 3 3 Mediu Probabilitate mică: cursurile din
îndeplinirea sarcinilor stabilite acestora programul de pregătire profesională
10 Cursurile din programul de pregătire profesională 1 3 3 Mediu se propun în urma rezultatelor
nu reflectă necesităţile de pregătire ale angajaţilor evaluării anuale a performanțelor
personalului
din cadrul compartimentului achiziţii publice
Impact mare: 2 sancțiuni
11 Programul de pregătire profesională în domeniul 1 3 3 Mediu
18
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat achiziţiilor publice nu este îndeplinit (parţial/în contravenționale aplicate în ultimile 6
totalitate) luni, în cuantum de 15.000 lei privind
depășirea pragului de achiziție directă
12 Nu se realizează/Se realizează formal evaluarea 1 1 1 Mic Probabilitate mică& Impact mic: este
anuală a performanţelor personalului cu atribuţii în elaborată și se aplică o procedură
achiziţiile publice privind evaluarea anuală a
performanțelor personalului entității,
cu criterii de evaluare cuantificabile
13 Asigurarea bunurilor Reţea/sisteme de calcul perimate fizic şi moral care 1 3 3 Mediu Probabilitate mică: rețeaua de
materiale şi infrastructurii afectează desfăşurarea activităţilor de achiziţii calculatoare a fost modernizată anul
14 necesare desfăşurării Întreruperi/căderi în funcţionare ale reţelei 1 3 3 Mediu trecut
activităţii de achiziţii Impact mare: întârzierea sau blocarea
15 Programele informatice dau erori sau sunt instabile 1 3 3 Mediu
activităților de achiziție și a celorlalte
publice în funcţionare (se blochează, dă erori, calculează activități din entitate
greşit etc.)
16 Dotare insuficientă cu echipamente și bunuri 1 3 3 Mediu
materiale (neasigurarea bunurilor materiale strict
necesare desfăşurării activităţii)
Obiectivul 2
17 Evaluarea modului Identificarea necesităţilor Stabilirea eronată a necesităţilor de achiziţionat 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
de planificare a entităţii (neidentificarea unor necesități previzibile sau  la ultimul audit extern al Curții de
achizițiilor publice diminuarea lor) Conturi s-a menționat depășirea
în Entitatea pragului de achiziție directă
Publică X în raport Impact mare:
 risc de sancțiune contravențională
cu cerințele
cu amendă cuprinsă între 5.000-
normative și 30.000 lei/eroare
19
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat
nevoile reale ale 2 sancțiuni contravenționale
entității aplicate în ultimile 6 luni, în cuantum
de 15.000 lei privind depășirea
pragului de achiziție directă
18 Transmiterea cu întârziere sau incompletă a 1 1 1 Mic Probabilitate mică:
referatelor de necesitate de către compartimentele  există o procedură privind
entității (inclusiv la identificarea unor noi necesități) elaborarea strategiei anuale de
19 Notificarea cu întârziere a compartimentului 1 1 1 Mic achiziție și a PAAP-ului
Impact mic:
achiziții la modificarea referatelor de necesitate
 nu determină întârzieri
semnificative ale procedurilor de
achiziție (peste 60 de zile)
20 Estimarea valorii Estimarea eronată a valorii contractelor sau 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
utilizarea unor metode de calcul care să conducă la  la ultimul audit extern al Curții de
o subevaluare a valorii estimate a contractului de Conturi s-a menționat depășirea
achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea pragului de achiziție directă
procedurilor de atribuire legale  experiență a personalului achizitor
sub 1 an
Impact mare:
 risc de sancțiune contravențională
30.000 lei/eroare
2 sancțiuni contravenționale
aplicate în ultimile 6 luni, în cuantum
21 Elaborarea strategiei Programul anual al achizițiilor publice nu este 1 1 1 Mic Probabilitate mică:
20
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat anuale de achiziţie publică elaborat pe baza referatelor de necesitate și nu  există o procedură privind
și a programului anual al cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie elaborarea strategiei anuale de
achizițiilor publice achiziție și a PAAP-ului
publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea
Impact mic:
contractantă intenţionează să le atribuie  nu determină sancțiuni
22 Programul anual al achizițiilor publice nu a fost 1 1 1 Mic contravenționale sau întârzieri
actualizat după aprobarea bugetului propriu, în semnificative ale procedurilor de
funcţie de fondurile aprobate achiziție
23 Lipsa unor informații obligatorii a fi menționate în 1 1 1 Mic
programul anual al achizițiilor publice sau
înscrierea lor neadecvată
24 Nu au fost publicate semestrial în SEAP extrase din 1 1 1 Mic
programul anual al achizițiilor publice, precum şi
orice modificări asupra acestora, în termen de 5 zile
lucrătoare, conform cerințelor legale
25 Nu a fost elaborat distinct pentru fiecare proiect în 1 1 1 Mic Probabilitate mică:
parte un program al achiziţiilor publice pentru  nu au fost derulate proiecte
cazurile în care autoritatea contractantă a finanțate din fonduri nerambursabile
implementat proiecte finanţate din fonduri și/sau proiecte de cercetare-dezvoltare
nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare- Impact mic:
 nu determină sancțiuni
dezvoltare
contravenționale sau întârzieri
semnificative ale procedurilor de
achiziție
26 Prioritizarea inadecvată a necesităţilor 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
27 Stabilirea unor coduri CPV eronate pentru obiectul 3 3 9 Mare  la ultimul audit extern al Curții de
21
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat achiziției Conturi s-a menționat depășirea
28 Divizarea contractului de achiziţie publică în mai 3 3 9 Mare pragului de achiziție directă
multe contracte distincte de valoare mai mică cu Impact mare:
scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire  risc de sancțiune contravențională
legale
30.000 lei/eroare
29 Selectarea unei proceduri de atribuire nelegale 3 3 9 Mare
2 sancțiuni contravenționale
aplicate în ultimile 6 luni, în cuantum
Resurse de finanțare insuficiente pentru derularea 1 2 2 Mic Probabilitate mică: nu au fost
achizițiile planificate semnalate disfuncții în ultimile
evaluări/audituri
Impact mediu: nu sunt procurate
anumite necesități pentru beneficiari
30 Stabilirea unor perioade de timp nepotrivite pentru 1 2 2 Mic Probabilitate mică: nu au fost
derularea unor proceduri de achiziții care determină semnalate disfuncții în ultimile
achiziții la prețuri mari sau întârzieri evaluări/audituri
31 Reducerea nejustificată a unor termene din cadrul 1 2 2 Mic Impact mediu: achiziții la prețuri mai
mari (cu 10-20%)
procedurii de atribuire care are ca efect restrângerea
concurenţei
32 Elaborarea documentației Definirea unor specificaţii tehnice care restrâng 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
de atribuire concurența în mod nejustificat sau care  5 contestații la CNSC privind
direcţionează achiziţia spre o anumită marcă sau aceste spețe
furnizor Impact mare:
33 Definirea unor specificaţii tehnice incomplete, 3 3 9 Mare  anularea unor proceduri de atribuire
22
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat confuze sau pentru care nu există un produs/serviciu
pe piață
34 Stabilirea unor clauze contractuale obligatorii care 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
sunt inacceptabile pentru ofertanţi sau care pot  3 procese în derulare privind
restrânge concurenţa în mod nejustificat interpretarea unor clauze contractuale
35 Stabilirea unor clauze contractuale neclare, 3 3 9 Mare Impact mare:
defavorabile autorității contractante sau nedefinirea  întârzierea unor contracte de
achiziție importante
unor clauze obligatorii esențiale
36 Stabilirea unor cerinţe de calificare şi selecţie 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
nejustificat de restrictive, discriminatorii, care nu  5 contestații la CNSC privind
prezintă relevanţă sau sunt disproporționate în aceste spețe
raport cu natura şi complexitatea contractului şi care Impact mare:
au ca efect restrângerea concurenţei sau contravin  anularea unor proceduri de atribuire
prevederilor legale  risc de sancțiune contravențională
37 Stabilirea unor cerințe de calificare şi selecţie 3 3 9 Mare
incomplet detaliate sau confuze care determină
solicitarea de clarificări şi inconsecvenţă în
evaluarea ofertanţilor
38 Nesolicitarea unor autorizaţii sau certificate acolo 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
unde executarea contractului este condiţionată prin  disfuncția a mai fost semnalată de
legislaţie de deţinerea acestora (exemplu, autorizaţie cca. 3 ori în ultimii 2 ani
ISCIR pentru cazanele sub presiune) Impact mare:
39 Alegerea unui criteriu de atribuire neadecvat 3 3 9 Mare  anularea unor proceduri de atribuire
40 Stabilirea unor factori de evaluare neadecvaţi, care 3 3 9 Mare  risc de sancțiune contravențională
 risc de achiziții neeconomicoase
nu au o legătură directă cu natura și obiectul
23
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat contractului, nu reprezintă un avantaj, sunt
nerelevanţi, necuantificabili sau contravin
prevederilor legale
41 Stabilirea unor ponderi necorespunzătoare pentru 3 3 9 Mare
factorii de evaluare aleși și care conduc la
distorsionarea rezultatului aplicării procedurii
42 Nu se precizează atât în documentaţia de atribuire, 3 3 9 Mare
cât şi în contractul de achiziţie publică/acordul-
cadru, modul concret de ajustare a preţului, indicii
care vor fi utilizaţi, precum şi sursa informaţiilor cu
privire la evoluţia acestora (în cazul în care prețul
nu este ferm)
43 Elaborarea strategiei de Selectarea unei proceduri de atribuire diferite de cea 1 1 1 Mic Probabilitate mică & Impact mic:
contractare menționată în programul anual al achizițiilor potrivit procedurii de elaborare a
publice strategiei de contractare, în acest
document se menționează poziția din
PAAP
44 Nejustificarea adecvată a modului de determinare a 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
valorii estimate a contractului/acordului-cadru  disfuncția a mai fost semnalată de
45 Nejustificarea adecvată privind: 3 3 9 Mare cca. 3 ori în ultimii 2 ani
 alegerea procedurii de atribuire Impact mare:
 decizia de a reduce termenele  anularea unor proceduri de atribuire
 decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi  risc de sancțiune contravențională
 criteriile de calificare privind capacitatea
 criteriile de selecţie
24
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat  criteriul de atribuire
 factorii de evaluare utilizaţi
46 Gruparea neadecvată pe loturi a contractelor de 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
achiziție care să determine excluderea unor posibili  Nu au fost semnalate situații de
ofertanţi sau un preţ mai mare decât în mod normal restricționare a accesului la contracte
prin gruparea pe loturi a obiectului
achiziției
Impact mare:
 Risc de sancțiune contravențională
și de imagine
Obiectivul 3
47 Verificarea Consultarea pieței Implementarea unor sugestii rezultate în urma 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
respectării consultării pieței care au ca efect denaturarea  Nu au fost situații în care să se
prevederilor legale concurenţei şi/sau încălcarea principiilor realizeze consultarea pieței
și procedurale cu nediscriminării şi transparenţei Impact mare:
privire la  Risc de sancțiune contravențională
sau de imagine ca urmare a ”dirijării”
organizarea
unor contracte către anumiți operatori
procedurilor de economici
achiziții și
48 Aplicarea regulilor de Anunţul/Invitaţia de participare conţine erori 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
atribuirea  Verificarea anunțurilor de
transparență și publicitate
contractelor/ participare de către ANAP a indicat
acordurilor-cadru erori minore, ce au fost corectate
Impact mediu:
 Întârzierea unor proceduri de
atribuire cu cca. 10 zile
49 Nu a fost transmis un anunţ de tip erată în cazul 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
25
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat apariției unor modificări față de informațiile din  Nu au fost semnalate situații în
anunțul publicat trecut
 Personalul din achiziții are
experiență de minim 3 ani
Impact mare:
 Anularea procedurii de atribuire
50 Răspunsul la clarificări Răspunsurile la clarificări determină apariția unui 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
avantaj evident în favoarea unui ofertant/candidat  Nu au fost semnalate situații în
sau modifică prevederile din caietul de sarcini trecut
51 Se răspunde cu întârziere la clarificări 1 3 3 Mediu  Personalul din achiziții are
52 Respingerea nejustificată a solicitărilor posibililor 1 3 3 Mediu experiență de minim 3 ani
Impact mare:
ofertanţi deşi acestea sunt întemeiate şi pot conduce
la o concurenţă crescută (de exemplu, nu se acceptă
prelungirea datei limită de depunere a ofertelor în
cazul contractelor complexe)
53 Comisia de evaluare Modificarea nejustificată a componenţei comisiei de 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
evaluare  În cadrul procedurilor operaționale
54 Persoanele desemnate în comisia de 1 3 3 Mediu sunt incluse prevederi privind
evaluare/experţii cooptaţi nu deţin cunoştinţele desemnarea comisiei de evaluare
Impact mare:
necesare din punct de vedere legislativ sau tehnic
55 Conflicte de interese al membrilor comisiei de 1 3 3 Mediu
și de imagine
evaluare
56 Persoanele care constituie comisia de evaluare se 1 3 3 Mediu
află în relaţii de subordonare ierarhică unele faţă de
26
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat altele
57 Evaluarea ofertelor și Nu au fost excluși din procedura de atribuire 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
atribuirea operatorii economici care îndeplinesc motivele de  disfuncția a mai fost semnalată de
contractelor/încheierea excludere prevăzute de lege cca. 3 ori în ultimii 2 ani
58 acordurilor-cadru Descalificarea eronată sau nejustificată a unui 3 3 9 Mare Impact mare:
ofertant și nedescalificarea unui ofertant care nu  anularea unor proceduri de atribuire
îndeplinea condițiile de calificare și selecție  risc de sancțiune contravențională
59 Autoritatea contractantă determină, prin 3 3 9 Mare
clarificările/completările solicitate, apariţia unui
avantaj evident în favoarea unui ofertant/candidat
60 Nu sunt solicitate clarificări de la ofertanţi deşi se 3 3 9 Mare
impunea acest fapt (în cazul unei oferte cu un
preț/cost neobișnuit de scăzut, în cazul în care
informaţiile sau documentele prezentate de către
operatorii economici sunt incomplete sau eronate
sau în cazul în care lipsesc anumite documente;
solicitarea de clarificări în mod discriminatoriu - de
la unii ofertanţi nu se solicită clarificări, deşi se
impunea acest lucru)
61 Propunerea tehnică nu corespunde cerințelor 3 3 9 Mare
minime prevăzute în caietul de sarcini
62 Stabilirea eronată a ofertei câştigătoare 3 3 9 Mare
63 Anularea nejustificată a procedurii de atribuire 3 3 9 Mare
64 Prelungirea nejustificată a perioadei de evaluare a 3 3 9 Mare
ofertelor
27
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
65 achiziționat Raportul procedurii de atribuire este incomplet/nu 3 3 9 Mare
cuprinde toate informațiile prevăzute de lege
66 Modificarea ofertei declarate câştigătoare până la 3 3 9 Mare
încheierea contractului
67 Ofertantul declarat câștigător refuză încheierea 3 3 9 Mare
contractului
68 Nu a fost transmis spre publicare un anunț de 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
atribuire în termenul legal de la data încheierii  Nu au fost semnalate situații în
contractului de achiziție trecut
Impact mediu:
 Risc de sancțiune contravențională.
69 Acordarea vizei de control financiar preventiv pe 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
contract deşi există abateri semnificative de la  Nu au fost semnalate situații în
conformitatea cu cadrul normativ privind achiziţiile trecut
publice Impact mediu:
70 Nepublicarea/Publicarea cu întârziere a anunțului de 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
atribuire  Nu au fost semnalate situații în
trecut
Impact mediu:
71 Aplicarea instrumentelor Utilizarea în mod abuziv sau impropriu a 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
28
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat și tehnicilor specifice de acordurile-cadru pentru a împiedica, restrânge sau  Nu a fost utilizat acordul-cadru
atribuire a contractelor distorsiona concurenţa Impact mediu:
72 Atribuirea de contracte subsecvente care au ca 1 2 2 Mic  Riscul unor contravenții
obiect prestaţii de altă natură decât cele stabilite
prin acordul-cadru
73 Încheierea de contracte subsecvente cu operatori 1 2 2 Mic
economici care nu sunt semnatari ai acordului-cadru
sau pe baza altor reguli şi condiţii față de cele
prevăzute în respectivul acord
74 Încheierea de contracte subsecvente în afara 1 2 2 Mic
perioadei de valabilitate a acordului-cadru
75 Încheierea cu alt operator economic, pe durata 1 2 2 Mic
acordului-cadru, a unui contract având ca obiect
achiziţionarea produselor/serviciilor/lucrărilor care
fac obiectul acordului-cadru respectiv
76 Garanția de participare și Nu a fost reținută garanția de participare în situațiile 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
garanția de bună execuție prevăzute de legislație  Nu au fost semnalate situații în
trecut
Impact mediu:
 Riscul unui comportament
neadecvat riscul unui comportament
necorespunzător al ofertantului pe
toată perioada implicării sale în
procedura de atribuire.
29
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
77 achiziționat Restituirea cu întârziere a garanției de participare 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
 Nu au fost semnalate situații în
trecut
Impact mediu:
 Risc unor litigii.
78 Necompletarea garanției de bună execuție în cazul 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
suplimentării valorii contractelor  Nu au fost semnalate situații în
trecut
Impact mediu:
 Risc de neîndeplinire cantitativă,
calitativă şi în perioada convenită a
contractului.
79 Nu au fost emise pretenţii asupra garanţiei de bună 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
execuţie pe parcursul îndeplinirii contractului în  Au fost semnalate 5 situații în
limita prejudiciului creat, în cazul în care trecut
contractantul nu și-a îndeplinit din culpa sa Impact mare:
obligaţiile asumate  Prejudicierea entității.
80 Restituirea cu întârziere a garanției de bună execuție 1 2 2 Mic Probabilitate mică:
 Nu au fost semnalate situații în
trecut
30
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat Impact mediu:
 Riscul unor litigii.
81 Constituirea dosarului Nu a fost constituit dosarul achiziției pentru fiecare 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
achiziției contract/acord-cadru încheiat sau dosarul achiziției  Nu au fost semnalate cazuri
este incomplet similare în trecut
Impact mare:
 Imposibilitatea stabilirii răspunderii
Obiectivul 4
82 Verificarea Derularea contractelor de Denunţarea contractului după semnare/ Rezilierea 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
respectării achiziţie/acordurilor-cadru contractelor atribuite de către achizitor sau de către  Au fost semnalate disfuncții
prevederilor legale, furnizor/prestator semnificative de către Curtea de
83 procedurale și a Întârzieri în livrarea produselor sau prestarea 3 3 9 Mare Conturi la ultimul audit
clauzelor Impact mare:
serviciilor și lucrărilor către beneficiari
 Afectarea/întârzierea activităților
84 contractuale Neîndeplinirea, în totalitate, de către 3 3 9 Mare
entității.
privind executarea furnizor/prestator a obligațiilor contractuale
contractelor/acordu (cantitativ sau calitativ)
85 rilor-cadru, precum Neaplicarea sancţiunilor prevăzute în contract în 3 3 9 Mare
și derularea cazul neîndeplinirii unor obligaţii contractuale
86 achizițiilor directe Ajustarea fără temei a preţului contractului 3 3 9 Mare
87 de produse, servicii Încheierea nejustificată a unor acte adiţionale la 3 3 9 Mare
și lucrări contract prin care se anulează efectele concurenţiale
88 Achiziția de produse/servicii/lucrări fictive/care nu 3 3 9 Mare
sunt necesare, respectiv nu se livrează/ prestează
89 Realizarea recepțiilor Recepții neconforme (Activitatea de recepţie nu 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
detectează eventuale neconformităţi ale produselor  au fost semnalate în trecut
31
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
achiziționat furnizate, serviciilor prestate sau lucrărilor probleme la efectuarea recepțiilor
efectuate) Impact mare:
90 Comisia de recepţie nu conţine specialiştii necesari 3 3 9 Mare  risc de prejudiciere a entității
pentru efectuarea adecvată a recepţiei
91 Punerea în funcţiune cu întârziere, uneori după 3 3 9 Mare
expirarea garanţiei
92 Documentele de recepţie conţin date eronate sau nu 3 3 9 Mare
sunt completate corespunzător
93 Întocmirea documentului Documente constatatoare neîntocmite sau care nu 1 3 3 Mediu Probabilitate mică:
constatator reflectă realitatea  Personalul din achiziții are

Impact mare:
 Imposibilitatea excluderii în altă
procedură în cazul neîndeplinirii
corespunzătoare a contractului
94 Derularea achizițiilor Depășirea pragului legal la achiziția directă pentru 3 3 9 Mare Probabilitate mare:
directe sau altor achiziții anumite produse/servicii sau lucrări  s-a manifestat în trecut; la ultimul
95 la care nu se aplică Netransmiterea în SEAP a notificărilor privind 3 3 9 Mare audit extern al Curții de Conturi s-a
prevederile Legii 98/2016 achiziţiile directe având o valoare care depăşeşte menționat depășirea pragului de
achiziție directă
pragul legal în termenul stabilit de legiuitor
Impact mare:
96 Evidență neactualizată a achizițiilor directe de 3 3 9 Mare  risc de sancțiune contravențională
produse, servicii și lucrări
32
Ierar-
crt. misiunii risc
P I (Pt)
Obiectivul 1
97 achiziționat Nu se testează piața în mod corespunzător în 3 3 9 Mare  risc de imagine
alegerea furnizorilor sau prestatorilor în cazul
achizițiilor directe
98 Nejustificarea achizițiilor directe nerealizate din 3 3 9 Mare
catalogul electronic

George Ionescu
Observaţii:
− pentru analiza riscurilor se pot valorifica riscurile înscrise în registrul riscurilor al entităţii/compartimentului achiziţii, în
măsura în care respectă cerinţele standardului 8 „Managementul riscului” din Codul controlului intern managerial;
− analiza riscurilor poate fi actualizată pe parcursul misiunii de audit intern;
− tabelul de mai sus nu reprezintă o analiză exhaustivă a riscurilor în domeniul achiziţiilor ci doar un extras, respectiv o
bază de la care se va realiza analiza riscurilor în misiunile următoare;
− este dezirabil ca toate riscurile identificate să fie verificate într-o perioadă rezonabilă de timp; astfel riscurile mici pot fi
verificate, de exemplu, la fiecare 5 ani, pe când cele mari pot fi verificate anual;
− tabelul se poate perfecţiona de la o misiune de audit la alta prin valorificarea experienţei auditorilor în acest domeniu.
33
Proceduri: Analiza riscurilor – Evaluarea gradului de încredere în controlul intern
Cod procedură de audit P-08: Elaborarea documentului Evaluarea gradului de încredere în controlul intern (exemplu)
Compartimentul Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

Analiza riscurilor Data: ……….
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și
EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLULUI INTERN ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT
Ierar- Controale interne existente Controale interne aşteptate Evaluarea Selectare

Nr. Obiectivele Activităţi
Riscurile identificate hizare iniţială CI2 în
crt. misiunii auditabile
risc auditare
1 Analizarea Stabilirea Structură organizatorică Mic Departament achiziţii încadrat cu Existenţa unui compartiment Conform NU
modului în care structurii inadecvată a compartimentului 25 de persoane la un volum de cca. specializat, distinct, adaptat nevoilor
organizarea organizatorice în specializat în raport cu nevoile 400 de proceduri de atribuire. entităţii pentru efectuarea achiziţiilor la
activităţii de domeniul entităţii privind efectuarea termenele stabilite şi cu respectarea
achiziţii achiziţiilor achiziţiilor cadrului normativ aplicabil (art. 304^1
publice din OUG 34/2006 şi standardul 6 –
răspunde Structura organizatorică din Codul
nevoilor controlului intern/ managerial).
2 entităţii în Compartimentul specializat este Mic Departamentul achiziţii este Şeful compartimentului achiziţii să fie Conform NU
acest domeniu subordonat unui nivel subordonat conducătorului entităţii subordonat unui nivel de management
management care nu-i permite care să-i permită exercitarea atribuţiilor
exercitarea adecvată a prevăzute de cadrul normativ din
responsabilităţilor domeniul achiziţiilor (standardul 6 –
Structura organizatorică din Codul
controlului intern/ managerial).
3 Entitatea nu este înregistrată în Mic Certificat digital de înregistrare Înregistrarea în SEAP conform Conform NU
SEAP deşi este autoritatea nr….. procedurii de înregistrare (transmiterea
contractantă sau realizează cererii de înregistrare, existenţa
achiziţii care fac obiectul OUG certificatului digital de înregistrare)
Riscurile identificate hizare iniţială CI în
risc auditare
34/2006
4 Responsabilităţile şi sarcinile Mic În procedura P-01 a Verificarea de către compartimentul de Conform NU
posturilor nu sunt delimitate clar compartimentului de resurse umane resurse umane a modului de reflectare în
şi coerent în fişele postului s-a stabilit responsabilitatea fişa postului a sarcinilor (standardul 2 –
verificării, prin sondaj, a modului Atribuţii, funcţii, sarcini din Codul
de reflectare în fişa postului a controlului intern/ managerial).
sarcinilor compartimentelor
entităţii.
Au fost efectuate, prin sondaj,
verificări privind modul de
reflectare în fişa postului a
sarcinilor compartimentelor entităţii
(inclusiv la resurse umane).
5 Fişele postului nu sunt actualizate Mediu În procedura operaţională privind În programul de dezvoltare a sistemului Conform DA
achiziţiile este menţionată o de control intern/managerial să fie
atribuţie privind actualizarea fişelor planificată o activitate privind analiza
postului la actualizarea cadrului necesităţii actualizării fişelor postului
normativ în domeniu. (standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
din Codul controlului intern/
managerial).
6 Atribuţiile compartimentului nu Mic În programul de dezvoltare a În programul de dezvoltare a sistemului Conform NU
sunt actualizate în cadrul ROF- sistemului de control de control intern/managerial să fie
ului entităţii intern/managerial pe anul 20XX a planificată o activitate privind analiza
fost planificată o activitate privind necesităţii actualizării ROF-ului entităţii
actualizarea ROF-ului entităţii. (standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
Atribuţiile Departamentului de din Codul controlului intern/
achiziţii au fost actualizate în cadrul managerial).
ROF-ului entităţii.
7 Procedurile operaţionale privind Mare În programul de dezvoltare a În programul de dezvoltare a sistemului Conform DA
activitatea de achiziţii nu sunt sistemului de control de control intern/managerial să fie
actualizate intern/managerial a fost planificată planificată o activitate privind analiza
o activitate privind analiza necesităţii revizuirii procedurilor
necesităţii revizuirii procedurilor. (standardul 17 – Proceduri din Codul
8 Procedurile operaţionale privind Mediu Nu se utilizează un model de Aprobarea şi utilizarea unui model de Neconform DA
activitatea de achiziţii nu sunt procedură la nivelul entităţii. procedură la nivelul entităţii, care să
adecvate în sensul că nu asigură includă principalele aspecte prevăzute în
existenţa unei documentaţii modelul orientativ de procedură prevăzut
35
risc auditare
adecvate pentru fiecare acţiune în anexa la Ordinul ministrului
semnificativă finanţelor publice nr. 946/2005,
republicat, cu modificările şi
completările ulterioare (standardul 17 –
Proceduri din Codul controlului intern/
managerial).
9 Încadrarea cu Fluctuaţie ridicată a personalului Mare Nu se prevede responsabilitatea La nivelul compartimentului resurse Neconform DA
personal analizării fluctuaţiei personalului. umane să se stabilească responsabilitatea
determinării şi analizării fluctuaţiei
personalului, precum şi luarea de măsuri
în cazul fluctuaţiilor care depăşesc un
nivel considerat acceptabil (analiza
mediului de lucru).
10 Personal insuficient Mare Nu sunt stabilite responsabilităţi Să se stabilească responsabilităţi Neconform DA
dimensionat/încadrat privind determinarea şi analiza privind determinarea şi analiza periodică
periodică a gradului de încărcare cu a gradului de încărcare cu sarcini a
sarcini a personalului, precum şi personalului, precum şi propunerea de
propunerea de măsuri în cazul unor măsuri în cazul unor dezechilibre (de
dezechilibre. exemplu, actualizarea fişelor postului şi
repartizarea echitabilă a sarcinilor în
cazul în care o persoană este
supraîncărcată, iar altă persoană nu are
acoperit fondul de timp disponibil
(standardul 6 – Structura organizatorică
managerial: „Sunt efectuate analize, la
nivelul principalelor activităţi, în scopul
identificării eventualelor
disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de
lucru individuale prin fişele posturilor şi
în stabilirea atribuţiilor
compartimentului?”).
11 Încadrarea de personal care nu Mic În procedura P-02 a Definirea cunoştinţelor, deprinderilor, Conform NU
deţine competenţele necesare în compartimentului de resurse umane competenţelor şi experienţei necesare
domeniul achiziţiilor sunt stabilite cerinţele şi îndeplinirii sarcinilor postului (prin fişa
responsabilităţile privind recrutarea postului) în domeniul achiziţiilor
şi angajarea personalului care conform standardului 3 – Competenţa,
includ atribuţii de stabilire, performanţa din Codul controlului
36
risc auditare
verificare şi control privind intern/ managerial.
competenţele solicitate, precum şi Procedură operaţională la
modul de verificare şi evaluare a compartimentul resurse umane pentru
gradului de îndeplinire a lor la recrutarea şi angajarea personalului care
angajare. să includă responsabilităţi de stabilire,
Competenţele necesare îndeplinirii verificare şi control privind:
sarcinilor postului sunt completate − competenţele solicitate personalului
în fişe postului pentru personalul ce va fi încadrat (inclusiv pentru
angajat la Departamentul achiziţii. achiziţii);
− modul de verificare şi evaluare a
gradului de îndeplinire a lor la angajare
(standardul 3 – Competenţa,
performanţa şi standardul 17 -
Proceduri din Codul controlului intern/
managerial).
12 Competenţa Angajaţii nu deţin competenţele Mediu Pct. 4.1 din procedura P-03 a Stabilirea, prin fişa postului a Conform NU
personalului necesare pentru îndeplinirea compartimentului de resurse umane responsabilităţii privind identificarea şi
sarcinilor stabilite acestora prevede transmiterea de către şeful comunicarea către compartimentul
13 Cursurile din programul de Mediu Departamentului achiziţii către resurse umane a nevoilor de pregătire, în Conform NU
pregătire profesională nu reflectă compartimentul resurse umane a funcţie de evaluarea anuală şi obiectivele
necesităţile de pregătire ale nevoilor de pregătire în domeniul în domeniul achiziţiilor publice, conform
angajaţilor din cadrul achiziţiilor publice. standardului 3 – Competenţa,
compartimentului achiziţii publice performanţa din Codul controlului
intern/ managerial.
14 Programul de pregătire Mediu Pct. 5.4 din procedura P-03 a Stabilirea de responsabilităţi privind Conform NU
profesională în domeniul compartimentului de resurse umane analizarea modului de realizare a
achiziţiilor publice nu este prevede analizarea de către şeful programului de pregătire profesională în
îndeplinit (parţial/în totalitate) compartimentului resurse umane a domeniul achiziţiilor (standardul 3 –
gradului de îndeplinire a Competenţa, performanţa şi standardul
programului de pregătire 19 – Supravegherea din Codul
profesională (inclusiv în domeniul controlului intern/ managerial).
achiziţiilor publice) şi discutarea
rezultatelor în cadrul şedinţelor de
management.
15 Nu se realizează/Se realizează Mic Prin procedura operaţională nr. P- Stabilirea prin procedură operaţională Conform NU
formal evaluarea performanţelor 04 a compartimentului resurse la nivelul compartimentului resurse
personalului cu atribuţii în umane a fost stabilit modul de umane a modului de realizare a evaluării
achiziţiile publice realizare a evaluării angajaţilor angajaţilor (standardul 17 - Proceduri
37
risc auditare
(inclusiv din cadrul din Codul controlului intern/
Departamentului achiziţii). managerial).
16 Asigurarea Reţea/sisteme de calcul perimate Mic Prin procedura P - 08 a În cadrul unei proceduri operaţionale Conform NU
bunurilor fizic şi moral care afectează Departamentului informatic se este prevăzută modalitatea de semnalare
materiale şi desfăşurarea activităţilor de prevede modalitatea de semnalare a a problemelor în funcţionare, arhivare,
infrastructurii achiziţii problemelor în funcţionare, arhivare analiză a lor şi transmitere spre rezolvare
17 necesare Întreruperi/căderi în funcţionare Mic şi analiză a lor şi rezolvare. (standardul 17 - Proceduri din Codul Conform NU
desfăşurării ale reţelei Procedura prevede urmărirea în controlului intern/ managerial).
activităţii de exploatare pe bază de jurnale Sunt stabilite prin procedură
achiziţii publice funcţionare a echipamentelor. operaţională a unui model de jurnal
privind urmărirea funcţionării în
exploatare (sau documente similare).
18 Programele informatice dau erori Mic Prin procedura P - 09 a Este desemnat un responsabil pentru Conform NU
sau sunt instabile în funcţionare Departamentului informatic se instalarea programelor informatice/
(programul se blochează, dă erori, prevede responsabilitatea instalării rezolvarea erorilor de funcţionare
calculează greşit etc.) programelor informatice/rezolvării (standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
erorilor de funcţionare. din Codul controlului intern/
Procedura prevede o etapă de managerial).
testare pentru fiecare program Stabilirea etapei de testare pentru
informatic utilizat şi instruirea fiecare program informatic utilizat,
personalului care operează precum şi a celei de instruire a
programul. personalului care utilizează programul
(standardul 3 – Competenţa,
performanţa din Codul controlului
intern/ managerial).
19 Dotare insuficientă cu Mic Conform fişei postului, şeful Este fundamentat/stabilit necesarul Conform NU
echipamente și bunuri materiale Departamentului achiziţii trebuie să minimal de dotare cu bunuri materiale
identifice şi să transmită anual, spre necesare funcţionării compartimentului
analiză şi aprobare, raportul de achiziţii.
necesitate privind bunurile Este stabilită prin procedură/fişa
materiale necesare funcţionării. postului responsabilitatea analizării
periodice a dotării cu bunuri materiale
necesare funcţionării (standardul 23 –
Accesul la resurse din Codul controlului
20 Verificarea Identificarea Stabilirea eronată a necesităţilor Mare Nu este stabilită obligativitatea Stabilirea prin fişa postului şi/sau Neconform DA
planificării necesităţilor reale de achiziţionat ale entităţii întocmirii referatelor de necesitate procedură operaţională a obligativităţii
38
risc auditare
achiziţiilor în entităţii pe fondul nefundamentării pentru stabilirea nevoilor întocmirii, de către fiecare compartiment
21 raport cu Referatele de necesitate se Mediu compartimentului/entităţii. al entităţii a referatelor de necesitate prin Neconform DA
cerinţele întocmesc în mod formal/nu sunt Nu este stabilit un model de care se transmit nevoile de achiziţionat.
normative şi completate corespunzător elaborare a referatului de necesitate Prevederea în cadrul procedurii
nevoile reale operaţionale privind elaborarea
ale entităţii programului anual al achiziţiilor publice
(sau în altă procedură operaţională) a
unui model de referat de necesitate care
să conţină, cel puţin, următoarele
informaţii:
− denumirea produselor, serviciilor şi
lucrărilor necesare compartimentului;
− codul CPV;
− valoarea estimată obţinută prin
testarea pieţei cu indicarea modului de
stabilire a preţului (ex.: media preţurilor
primilor 5; furnizorii testaţi; data
testării);
− argumentarea necesităţii achiziţiei şi
prezentarea efectelor ce se doresc obţine
cu obiectul achiziţiei;
− cantitate necesară (în mod normal);
− cantitate minimală (fără de care
activităţile entităţii ar fi afectate);
− data la care se doreşte obţinerea
produselor/serviciilor/lucrărilor;
− consecinţe în cazul întârzierii
achiziţiei;
− stocul existent în depozit;
− media consumului anual.
Stabilirea clară prin fişa postului şi/sau
procedură operaţională a
responsabilităţilor privind elaborarea
referatelor de necesitate, transmiterea,
verificarea şi aprobarea acestora
(standardul 17 - Proceduri şi standardul
22 - Strategii de control din Codul
39
risc auditare
22 Prioritizarea inadecvată a Mare Nu sunt stabilite instrumente de Prevederea prin fişa postului şi/sau Neconform DA
necesităţilor rezultând stocuri în control şi responsabilităţi privind procedură operaţională a responsabilităţii
exces sau stocuri care se prioritizarea necesităţilor entităţii, privind centralizarea necesităţilor de
perimează rapid determinării stocurilor de siguranţă achiziţionat (referatelor de necesitate).
23 Nu au fost identificate sursele de Mic şi monitorizarea stocurilor. Prevederea în cadrul unei proceduri Parțial NU
finanţare pentru anumite operaţionale a modului de stabilire a conform
achiziţii/nu a fost stabilit bugetul stocurilor de siguranţă (standardul 23 –
de achiziţii Accesul la resurse din Codul controlului
Stabilirea responsabilităţii pentru
organizarea unei şedinţe formalizate de
stabilire a priorităţilor (standardul 2 –
Atribuţii, funcţii, sarcini din Codul
Prevederea responsabilităţii de
verificare a nivelului stocului existent la
determinarea cantităţii de achiziţionat.
Stabilirea prin fişa postului şi/sau
procedură operaţională a responsabilităţii
privind monitorizarea nivelului
stocurilor.
Stabilirea în cadrul procedurii
operaţionale privind achiziţiile a
responsabilităţii privind asigurarea
corelaţiei între valoarea nevoilor entităţii
din cadrul referatelor de necesitate sau
după prioritizare şi fondurile ce urmează
a fi alocate pentru achiziţiile respective
(standardul 19 – Supravegherea din
Codul controlului intern/ managerial).
24 Estimarea valorii Supraestimarea valorii Mare În fişele postului personalului de Stabilirea prin fişa postului şi/sau Parţial DA
contractelor, mai ales în cazul la achiziţii s-a prevăzut procedură operaţională a responsabilităţii conform
procedurilor în care participă un responsabilitatea privind testarea privind testarea pieţei pentru estimarea
singur ofertant sau în condiţiile pieţei pentru estimarea valorii valorii contractelor, atât la întocmirea
existenţei unui monopol pe piaţă contractelor. referatului de necesitate cât şi la
25 Subestimarea valorii, neincluderea Mare întocmirea notei de estimare (standardul Parţial DA
anumitor costuri atribuibile, chiar 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini din Codul conform
şi în mod intenţionat pe fondul controlului intern/ managerial)..
40
risc auditare
inexistenţei resurselor necesare Prevederea prin fişa postului şi/sau
derulării achiziţiei procedură operaţională a responsabilităţii
de verificare periodică a modului de
estimare a valorii contractelor
Codul controlului intern/ managerial)..
26 Nu se realizează estimarea valorii Mic În procedura operaţională P-05 din Stabilirea prin fişa postului şi/sau Conform NU
contractelor cadrul Departamentului achiziţii se procedură operaţională a
prevăd paşii şi responsabilităţile responsabilităţilor (cine execută, cine
privind estimarea valorii verifică, cine aprobă) privind estimarea
contractelor. valorii contractelor (standardul 2 –
Atribuţii, funcţii, sarcini din Codul
27 Alegerea Selectarea eronată a procedurii de Mare Nu sunt prevăzute responsabilităţi Prevederea prin fişa postului şi/sau Neconform DA
procedurii de atribuire ca urmare a estimării privind elaborarea şi verificarea procedură operaţională a responsabilităţii
achiziţie eronate sau a altor cauze notei justificative privind alegerea de elaborare a notei justificative privind
28 Selectarea unei proceduri de Mare procedurii de atribuire. alegerea procedurii de atribuire. Neconform DA
atribuire fără a fi îndeplinite Stabilirea prin fişa postului şi/sau
prevederile ordonanţei (de procedură operaţională a obligaţiei de
exemplu, negociere fără avizare de către compartimentul juridic,
publicarea prealabilă a unui anunţ de verificare de către persoana care
de participare fără a se încadra în exercită controlul financiar preventiv
cerinţele art. 122 din OUG propriu şi de aprobare de către
34/2006) conducătorul entităţii a notei justificative
29 Nota justificativă privind alegerea Mediu privind alegerea procedurii de atribuire Neconform DA
procedurii nu este completată în (standardul 19 – Supravegherea din
mod corespunzător Codul controlului intern/ managerial).
30 Atribuirea unor contracte Mare Stabilirea prin PO a unui model pentru Neconform DA
neconcurenţial, în mod nejustificat nota justificativă, inclusiv cu
prin invocarea nereală a unor fundamentarea necesară a procedurii de
circumstanţe imprevizibile atribuire selectate (standardul 17 -
31 Depăşirea pragului legal la Mediu Proceduri din Codul controlului intern/ Neconform DA
achiziţia unor lucrări sau servicii managerial).
suplimentare
32 Tipul procedurii nu este stabilit de Mic În procedura operaţională P-05 din Prevederea prin fişa postului şi/sau Conform NU
compartimentul de achiziţii cadrul Departamentului achiziţii se procedură operaţională a responsabilităţii
prevede responsabilitatea stabilirii privind stabilirea procedurii de atribuire
procedurii de atribuire. de către compartimentul de achiziţii
41
risc auditare
(standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
managerial).
33 Accelerarea nejustificată a unor Mic Prevederea în cadrul fişei postului Prevederea în cadrul fişei postului Conform NU
proceduri de atribuire care să aibă beneficiarilor şi/sau procedurii beneficiarilor şi/sau procedurii
ca efect restrângerea concurenţei operaţionale privind elaborarea operaţionale privind elaborarea
programului anual al achiziţiilor programului anual al achiziţiilor publice
publice (sau în altă procedură (sau în altă procedură operaţională) a
operaţională) a responsabilităţii responsabilităţii privind stabilirea datei
privind stabilirea datei la care se la care se doreşte obţinerea
doreşte obţinerea produselor/ produselor/serviciilor/lucrărilor, precum
serviciilor/ lucrărilor, precum şi a şi a consecinţelor în cazul întârzierii
consecinţelor în cazul întârzierii achiziţiei (standardul 2 – Atribuţii,
achiziţiei. funcţii, sarcini din Codul controlului
34 Elaborarea Stabilirea unor perioade de timp Mediu Nu este stabilit un instrument de Stabilirea de responsabilităţi prin fişa Neconform DA
calendarului nepotrivite pentru derularea unor control pentru verificarea modului postului şi/sau procedură operaţională
achiziţiei proceduri complexe/ importante de stabilire a termenelor şi privind verificarea modului de stabilire a
(de exemplu, sfârşitul lunii perioadelor de timp stabilite pentru termenelor şi perioadelor pentru
decembrie-începutul lunii derularea procedurilor de atribuire. derularea procedurilor de atribuire
ianuarie) (standardul 19 – Supravegherea din
35 Reducerea nejustificată a unor Mediu Codul controlului intern/ managerial). Neconform DA
termene din cadrul procedurii de
atribuire care are ca efect
restrângerea concurenţei (ex.
termen limită de depunere a
ofertelor foarte strâns pentru un
contract complex).
36 Definitivarea şi Elaborarea Mic Sunt stabilite prin fişa postului Stabilirea de responsabilităţi prin fişa Conform NU
aprobarea formală/necorespunzătoare a responsabilităţile privind elaborarea postului şi/sau procedură operaţională
programului anual programului anual al achiziţiilor programului anual al achiziţiilor privind elaborarea programului anual al
al achiziţiilor publice (nu include informaţiile publice, avizarea lui de către şeful achiziţiilor publice în funcţie de
publice necesare, nu este aprobat/vizat compartimentului financiar-contabil prevederile art. 3 lit. a) şi art. 4 alin.(3)
corespunzător etc.). şi aprobarea de conducătorul din HG 925/2006, (pe baza referatelor de
37 Programul anual al achiziţiilor Mic entităţii. necesitate aprobate, corelarea între Conform NU
publice nu are la bază referatele fondurile alocate achiziţiilor şi valoarea
de necesitate/nevoile obiective ale estimată a achiziţiilor planificate),
entităţii avizarea lui de către şeful
42
risc auditare
38 Necorelare între fondurile alocate Mic compartimentului financiar-contabil şi Conform NU
achiziţiilor (bugetul de achiziţii) şi aprobarea de conducătorul entităţii
valoarea estimată a achiziţiilor (standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
planificate şi standardul 19 – Supravegherea din
39 Planificarea achiziţiilor în funcţie Mic În cadrul procedurilor operaţionale Prevederea în cadrul procedurilor Conform NU
de interesele personalului din elaborate la nivelul operaţionale a regulilor de evitare a
compartimentul specializat sau a Departamentului achiziţii se prevăd conflictului de interese din cadrul OUG
altor persoane regulile de evitare a conflictului de 34/2006 care trebuie avute în vedere în
interese din cadrul OUG 34/2006 atribuirea contractelor.
care trebuie avute în vedere în Stabilirea unei proceduri operaţionale
atribuirea contractelor. de semnalare a cazurilor de încălcare a
Este elaborată o procedură prevederilor privind conflictele de
operaţionale de semnalare a interese ( standardul 16 – Semnalarea
neregularităţilor, în care sunt neregularităţilor din Codul controlului
incluse şi situaţiile privind intern/ managerial).
conflictele de interese (standardul
16 – Semnalarea neregularităţilor
managerial).
40 Gruparea neadecvată pe loturi a Mediu Nu a fost implementat un Stabilirea unui instrument de verificare Neconform DA
obiectului achiziţiei care să instrument de verificare cu privire cu privire la modul de definire a
determine excluderea unor posibili la modul de definire a obiectului obiectului contractului şi gruparea lui pe
ofertanţi sau un preţ mai mare contractului şi gruparea lui pe loturi (standardul 19 – Supravegherea
decât în mod normal loturi. din Codul controlului intern/
managerial).
41 Nu se respectă pragul legal Mic Responsabilitatea de urmărire a Stabilirea prin fişa postului a Conform NU
privind derularea achiziţiilor prin îndeplinirii pragului legal privind responsabilităţii de urmărire a
mijloace electronice derularea achiziţiilor prin mijloace îndeplinirii pragului legal privind
electronice este stabilită în sarcina derularea achiziţiilor prin mijloace
responsabilului programului anual electronice, precum şi a sarcinii de
al achiziţiilor publice. verificare privind îndeplinirea acestei
Verificare a modului de responsabilităţi (standardul 2 – Atribuţii,
îndeplinire este stabilită în sarcina funcţii, sarcini şi standardul 19 –
şefului Departamentului achiziţii. Supravegherea din Codul controlului
42 Transmiterea Nu a fost transmis anunţul de Mic Responsabilitatea privind Stabilirea prin fişa postului a Conform NU
anunţului de intenţie pentru anumite produse, îndeplinirea obligaţiei de a responsabilităţii privind îndeplinirea
43
risc auditare
intenţie servicii şi lucrări care făceau transmite anunţ de intenţie (atunci obligaţiei de a transmite anunţ de
obiectul acestei cerinţe legale când este cazul) este stabilită în intenţie (dacă este cazul), precum şi a
sarcina responsabilului programului sarcinii de verificare privind îndeplinirea
anual al achiziţiilor publice. acestei responsabilităţi (standardul 2 –
Verificare a modului de Atribuţii, funcţii, sarcini şi standardul 19
îndeplinire este stabilită în sarcina – Supravegherea din Codul controlului
şefului Departamentului achiziţii. intern/ managerial).
43 Verificarea Stabilirea Definirea unor specificaţii tehnice Mare Nu sunt definite instrumente de Stabilirea unei proceduri Neconform DA
respectării specificaţiilor care nu sunt necesare, care control intern/managerial privind operaţionale/în cadrul unei proceduri
prevederilor tehnice restrâng concurenţa sau care elaborarea şi aprobarea operaţionale privind achiziţiile a
normative în direcţionează achiziţia spre o specificaţiilor tehnice. responsabilităţilor privind elaborarea
elaborarea anumită marcă sau furnizor cerinţelor tehnice de către beneficiari,
44 documentaţiei Definirea unor specificaţii tehnice Mare circuitul de transmitere, aprobare şi Neconform DA
de atribuire incomplete, confuze sau care adaptare a acestora în specificaţii
determină achiziţia unor produse tehnice, astfel încât acestea să descrie în
uzate moral, având caracteristici mod obiectiv achiziţia (cerinţe tehnice,
tehnice inferioare şi care nu tipo-dimensionale, de calitate etc.).
satisfac necesităţile beneficiarilor Prevederea responsabilităţii aprobării/
semnării caietului de sarcini de către
beneficiar.
Includerea în cadrul procedurii a
responsabilităţii privind justificarea
cerinţelor tehnice/specificaţiilor tehnice
care determină restrângerea concurenţei.
Prevederea unei responsabilităţi în
sarcina şeful compartimentului de
achiziţii privind analiza periodică a
achiziţiilor desfăşurate din punct de
vedere al clarificărilor solicitate de către
posibilii ofertanţi cu privire la
specificaţiile tehnice şi discutarea
rezultatelor în şedinţele de management.
Stabilirea unei responsabilităţi în
sarcina şefului compartimentului de
achiziţii privind analiza periodică a
satisfacţiei beneficiarilor privind
achiziţiile efectuate şi discutarea
44
risc auditare
rezultatelor în şedinţele de management.
Codul controlului intern/ managerial)
45 Nerespectarea regulilor privind Mediu În cadrul fişei postului tuturor Stabilirea prin fişa postului şi/sau Conform NU
conflictul de interese angajaţilor din Departamentul proceduri operaţionale de
achiziţii sunt stabilite responsabilităţi referitoare la respectarea
responsabilităţi referitoare la regulilor privind conflictul de interese
respectarea regulilor privind (standardul 19 – Supravegherea din
conflictul de interese (standardul Codul controlului intern/ managerial).
19 – Supravegherea din Codul
46 Apelarea în mod formal sau Mic În cadrul procedurii operaţionale Prevederea în cadrul unei proceduri Conform NU
informal la consultanţi care P-05 privind procedura de cerere de operaţionale a situaţiei în care se poate
introduc elemente în documentaţia oferte şi P-06 privind procedura de apela la consultanţi pentru elaborarea
de atribuire ce avantajează un licitaţie deschisă este prezentată documentaţiei de atribuire, precum şi a
anumit ofertant situaţia în care se poate apela la paşilor de urmat, responsabilităţilor şi
consultanţi pentru elaborarea aprobărilor necesare (standardul 17 –
documentaţiei de atribuire, precum Proceduri din Codul controlului intern/
şi a paşilor de urmat, managerial).
responsabilităţilor şi aprobărilor
necesare.
47 Stabilirea Stabilirea unor termeni Mediu În cadrul procedurilor de achiziții Stabilirea prin procedură operaţională Conform NU
clauzelor contractuali obligatorii care sunt privind cererea de oferte, realizarea la nivelul Departamentului achiziţii a
contractuale inacceptabili pentru ofertanţi, care achizițiilor directe, licitația deschisă unui model/ a unor modele de contract
impun ofertantului asumarea unor sunt stabilite modele de contract care să conţină clauzele esenţiale
riscuri disproporţionat cu cerinţele care conţin clauzele standard standard (privind efectuarea plăților,
pieţei sau care pot restrânge privind efectuarea plăților, ajustarea ajustarea preţului contractului, sancţiuni
concurenţa în mod nejustificat preţului contractului, sancţiuni etc. etc.).
48 Definirea unor termeni Mediu Procedurile elaborate au fost Avizarea modelelor de contract de Conform NU
contractuali neclari, care să avizate de compartimentul juridic. compartimentul juridic.
conducă la interpretări ulterioare Totodată, procedura operațională Includerea în cadrul procedurii
în aplicare şi procese cu ofertanţii privind acordarea avizelor pe linie operaționale a unei prevederi referitoare
49 Stabilirea unor termeni Mic juridică în cazul contractelor ce vor la obligația ca toate clauzele contractuale Conform NU
contractuali care sunt în fi încheiate prevede obligația care se abat de la modelele standard de
defavoarea entităţii Departamentului achiziții ca toate contract, în conformitate cu standardul
clauzele contractuale care se abat de de control intern/managerial
la modelele standard de contract, în „Gestionarea abaterilor” să fie avizate
conformitate cu standardul de de compartimentul juridic şi aprobate de
45
risc auditare
control intern/managerial către conducătorul entităţii, însoţite de
„Gestionarea abaterilor” să fie explicaţiile necesare inserării în modelul
avizate de compartimentul juridic şi de contract (standardul 19 –
aprobate de către conducătorul Supravegherea din Codul controlului
entităţii. intern/ managerial).
50 Stabilirea Stabilirea unor cerinţe de Mediu -------- Stabilirea prin fişa postului sau prin Neconform DA
cerinţelor de calificare şi selecţie nejustificate, (Fie se poate trage linie, în sensul procedură operaţională de
calificare şi discriminatorii, care nu au că nu a fost identificat nici un responsabilităţi privind verificarea
selecţie legătură cu obiectul instrument de control sau se poate cerinţelor de calificare şi selecţie în
contractului/nu sunt proporţionale face mențiunea nu au fost raport cu cerinţele normative şi
cu complexitatea contractului şi identificate responsabilități stabilite instrucţiunile emise de ANRMAP
care au ca efect restrângerea prin fişa postului sau prin proceduri (standardul 19 – Supravegherea din
concurenţei sau contravin operaţionale privind verificarea Codul controlului intern/ managerial).
prevederilor legale (de exemplu cerinţelor de calificare şi selecţie în
solicitarea unor certificate sau raport cu cerinţele normative şi
standarde de calitate nerelevante instrucţiunile emise de ANRMAP).
pentru contract prin care se
restricţionează concurenţa)
51 Stabilirea unor criterii de evaluare Mic Neconform DA
şi selecţie incomplet detaliate sau
confuze care determină solicitarea
de clarificări şi inconsecvenţă în
evaluarea ofertanţilor
52 Nesolicitarea unor autorizaţii sau Mediu Fişele postului şi procedurile Stabilirea prin fişa postului şi/sau Neconform NU
certificate tehnico-profesionale operaţionale privind achiziţiile nu procedură operaţională a responsabilităţii
acolo unde executarea contractului prevăd responsabilităţi de verificare privind verificarea necesităţii existenţei,
este condiţionată prin legislaţie de a necesităţii existenţei autorizaţiilor/ în cadrul cerinţelor de calificare şi
deţinerea acestora (exemplu, certificărilor tehnico-profesionale selecţie, a autorizaţiilor/ certificărilor
autorizaţie ISCIR pentru cazane care sunt obligatorii, prin legislaţie, tehnico-profesionale care sunt
sub presiune) pentru executarea contractului sau a obligatorii, prin legislaţie, pentru
solicitării acestora. executarea contractului, precum şi dacă
au fost solicitate (standardul 19 –
Supravegherea din Codul controlului
53 Cerinţele de calificare nu sunt Mic În cadrul procedurilor operaționale Stabilirea prin procedură operațională a Conform DA
justificate (în mod adecvat) privind achizițiile este stabilit un modelului de notă justificativă pentru
54 Solicitarea de probe sau dovezi Mic model de notă justificativă pentru motivarea cerințelor de calificare Conform DA
nerezonabile pentru demonstrarea motivarea cerințelor de calificare (standardul 17 – Proceduri din Codul
46
risc auditare
îndeplinirii cerinţelor de calificare În fișa postului directorului controlului intern/ managerial).
Departamentului achiziții sunt Prevederea de responsabilități prin fișa
prevăzute responsabilități privind postului și/sau proceduri operaționale
verificarea întocmirii adecvate a privind verificarea întocmirii adecvate a
notelor justificative referitoare la notelor justificative referitoare la
cerințele de calificare. cerințele de calificare (standardul 19 –
55 Stabilirea Utilizarea nejustificată a Mediu ------------------------------ Stabilirea prin fişa postului şi/sau Neconform DA
criteriului de criteriului de atribuire ”oferta cea procedură operaţională a responsabilităţii
atribuire mai avantajoasă din punct de privind verificarea modului de alegere și
vedere economic” utilizare a criteriului de atribuire, precum
56 Stabilirea unor factori de evaluare Mediu ------------------------------ și a factorilor de evaluare (standardul 19 Neconform DA
neadecvaţi, care nu au legătură cu – Supravegherea din Codul controlului
obiectul contractului, nerelevanţi, intern/ managerial).
necuantificabili sau care contravin
prevederilor legale sau a unor
ponderi necorespunzătoare a
acestora pentru criteriul de
atribuire „oferta cea mai
avantajoasă din punct de vedere
economic” care să determine
stabilirea unei oferte
dezavantajoase ca raport
preţ/calitate câştigătoare (factorii
de evaluare nu au legătură directă
cu obiectul contractului, nu
reflectă avantaje evidente pe care
entitatea le poate obţine, ponderea
stabilită pentru factorii de
evaluare duce la distorsionarea
rezultatului procedurii de
atribuire, factorii de evaluare nu
permit o departajare clară a
ofertelor)
57 Evaluarea Publicarea Anunţul/Invitaţia de participare Mic În cadrul procedurilor operaționale Prevederea de responsabilități prin fișa Parțial NU
modului de anunţului de conţine erori privind derularea procedurilor de postului și/sau proceduri operaționale conform
47
risc auditare
58 realizare a participare/ Neconcordanţe între criteriile de Mic atribuire se prevede aprobarea privind verificarea modului de elaborare Parțial NU
chemării la invitaţiei de calificare şi selecţie din anunţul de anunțului/invitației de participare de a anunțului/invitației de participare și de conform
competiţie participare participare comparativ cu către conducătorul entității. aprobare a acestuia (standardul 19 –
raportat la documentaţia de atribuire Supravegherea din Codul controlului
cerinţele intern/ managerial).
59 normative şi Înştiinţare Neinformarea UCVAAP privind Mic În fișa postului responsabililor de Stabilirea prin fișa postului și/sau Conform NU
procedurale UCVAAP privind procedura iniţiată contracte se prevede sarcina privind proceduri operaționale a
verificarea înștiințarea UCVAAP (acolo unde responsabilităților privind informarea
procedurală este cazul). De asemenea, șeful UCVAAP (acolo unde este cazul) și
Departamentului achiziții are respectiv de verificare a îndeplinirii
prevăzută în fișa postului acestei atribuții (standardul 17 –
responsabilitatea verificării Proceduri și standardul 19 –
îndeplinirii obligației de informare Supravegherea din Codul controlului
a UCVAAP. intern/ managerial).
60 Răspunsul la Răspunsuri la clarificări care Mediu ------------------------------ Prevederea prin fișa postului și/sau Neconform DA
clarificări modifică prevederile din caietul proceduri operaționale a
de sarcini responsabilităților privind elaborarea
61 Modificarea informaţiilor din Mic răspunsului la clarificări, verificarea și Neconform DA
anunţul de participare prin aprobarea acestuia (standardul 17 –
transmiterea de clarificări şi nu pe Proceduri și standardul 19 –
bază de erată Supravegherea din Codul controlului
62 Se negociază anumite clauze sau Mediu intern/ managerial). Neconform DA
cerinţe/specificaţii tehnice pe
parcursul procedurii de atribuire
63 Clarificările nu sunt transmise Mediu Neconform DA
tuturor ofertanţilor
64 Se răspunde cu întârziere la Mic Neconform DA
clarificări
65 Respingerea solicitărilor Mic Neconform DA
posibililor ofertanţi deşi acestea
sunt întemeiate şi pot conduce la o
concurenţă crescută (de exemplu,
nu se acceptă prelungirea datei
limită de depunere a ofertelor în
cazul contractelor complexe)
66 Verificarea Primirea şi Deschiderea ofertelor nu se Mic În cadrul procedurilor operaționale Prevederea în cadrul procedurilor Parțial NU
respectării deschiderea realizează la data, ora şi locaţia privind procedurile de atribuire se operaționale a responsabilităților privind conform
48
risc auditare
prevederilor ofertelor stabilită prevăd responsabilități privind primirea și deschiderea ofertelor.
legale primirea și deschiderea ofertelor. Stabilirea prin fișa postului și/sau
aplicabile în procedură operațională a unui instrument
derularea de control pentru verificarea îndeplinirii
procedurilor de atribuțiilor privind deschiderea ofertelor
atribuire a (standardul 17 – Proceduri și standardul
contractelor de 19 – Supravegherea din Codul
achiziţie controlului intern/ managerial).
67 Modificarea nejustificată a Mediu ----------------------------------- Stabilirea în cadrul procedurilor Neconform DA
componenţei comisiei de evaluare operaționale privind achizițiile a
68 Persoanele desemnate în comisia Mediu responsabilităților privind desemnarea Neconform DA
de evaluare/experţii cooptaţi nu comisiei de evaluare și a situațiilor de
deţin cunoştinţele necesare din schimbare a unui membru a acestuia,
punct de vedere legislativ sau precum și aprobările necesare
tehnic (standardul 17 – Proceduri și standardul
19 – Supravegherea din Codul
69 Conflict de interese al membrilor Mic În cadrul procedurilor operaționale Prevederea prin proceduri operaționale Conform NU
comisiei de evaluare privind procedurile de atribuire se a obligației de semnare a declarației de
prevede obligația de semnare a confidențialitate și imparțialitate de către
declarației de confidențialitate și membrii comisiei de evaluare
imparțialitate de către membrii (standardul 17 – Proceduri din Codul
comisiei de evaluare. controlului intern/ managerial).
70 Breşe de securitate care determină Mediu În cadrul procedurilor operaționale Stabilirea în cadrul procedurilor Conform NU
diseminarea neautorizată a unor privind procedurile de atribuire și operaționale privind achizițiile și a
informaţii privind procedura fișelor postului personalului fișelor postului personalului achizitor a
achizitor se prevede obligația de a obligației de a realiza numai comunicări
realiza numai comunicări în scris cu în scris cu posibilii ofertanți, care să fie
posibilii ofertanți, care să fie înregistrate în momentul primirii.
înregistrate în momentul primirii. Prevederea unui instrument de control
Directorul Departamentului intern privind verificarea respectării
Achiziții are înscrisă în fișa postului acestei obligații (standardul 17 –
responsabilitatea privind verificarea Proceduri și standardul 19 –
modului de realizare a Supravegherea din Codul controlului
comunicărilor cu posibilii ofertanți. intern/ managerial).
71 Evaluarea Ofertele depuse nu satisfac Mediu În cadrul procedurilor operaționale Detalierea în cadrul procedurilor Parțial DA
ofertelor cerinţele din documentaţia de privind achizițiile au fost incluse operaționale elaborate privind conform
49
risc auditare
atribuire modelele prevăzute de legislație de procedurile de atribuire a principalilor
72 Stabilirea eronată a unei oferte ca Mediu proces-verbal al ședinței de etape care trebuie parcurse de comisia de Parțial DA
fiind inacceptabilă sau deschidere a ofertelor, precum și al evaluare pentru evaluarea ofertelor. conform
neconformă raportului procedurii. Includerea în cadrul procedurilor
73 Favorizarea în evaluarea ofertelor Mediu operaționale privind achizițiile a unui Parțial DA
a unui anumit participant în mod model de proces-verbal al ședinței de conform
nejustificat deschidere a ofertelor, precum și a unui
74 Descalificarea nejustificată a unui Mediu model al raportului procedurii, conform Parțial DA
ofertant (mai ales pentru a evita prevederilor Ordinului ANRMAP nr. conform
probleme legate de nedefinirea 302/2011.
clară a specificaţiilor tehnice)
75 Înţelegeri între furnizori (cartel Mediu ----------------------------------- Prevederea în cadrul procedurilor Neconform DA
sau chiar monopol) pentru operaționale privind achizițiile a
împărţirea pieţei/menţinerea unui modalității de acțiune în cazul
nivel al preţului sau simularea identificării unor posibile indicii de
concurenţei la ofertare de către înțelegeri între furnizori (de exemplu,
participanţi sesizarea Consiliului Concurenței).
76 Solicitările de Nu sunt solicitate clarificări de la Mediu ----------------------------------- Detalierea în cadrul procedurilor Neconform DA
clarificări ofertanţi deşi se impunea acest operaționale elaborate privind
fapt procedurile de atribuire a contractelor a
77 Solicitarea de clarificări în mod Mic responsabilității comisiei de evaluare Neconform DA
discriminatoriu (de la unii pentru stabilirea clarificărilor şi
ofertanţi nu se solicită clarificări, completărilor formale sau de confirmare,
deşi se impunea acest lucru) necesare pentru evaluarea fiecărei oferte,
perioadei de timp acordate pentru
transmiterea clarificărilor, precum și
modelul de formular utilizat în acest sens
(art. 35 din HG 925/2006).
78 Stabilirea ofertei Stabilirea eronată a ofertei Mediu ----------------------------------- Menționarea în cadrul procedurilor Neconform DA
câştigătoare/ câştigătoare operaționale elaborate privind
79 Anularea Anularea fără bază legală a Mediu procedurile de atribuire a contractelor a Neconform DA
procedurii (dacă procedurii situațiilor prevăzute de legislație
este cazul) referitoare la stabilirea unei oferte ca
fiind admisibile, precum și a
circumstanțelor în care poate fi anulată
procedura de atribuire și a justificărilor
necesare în cadrul documentelor
elaborate pentru anulare.
50
risc auditare
80 Analizarea Notificarea Nu se notifică rezultatul Mic În cadrul procedurilor operaționale Prevederea în cadrul procedurilor Conform NU
respectării rezultatului şi procedurii de atribuire la toţi elaborate privind procedurile de operaționale elaborate privind
cerinţelor perioada de participanţii atribuire a contractelor sunt stabilite procedurile de atribuire a contractelor a
81 legale privind aşteptare Comunicarea privind rezultatul Mic responsabilități privind notificarea responsabilităților privind notificarea Conform NU
atribuirea procedurii de atribuire nu conţine rezultatului procedurii de atribuire, rezultatului procedurii de atribuire,
contractelor de toate informaţiile cerute de fiind prevăzut și un model de precum și a unui model de formular.
achiziţie legislaţie formular.
82 Soluţionarea Contestarea nejustificată a Mediu ----------------------------------- Stabilirea în cadrul procedurilor Neconform DA
contestaţiilor rezultatului procedurii operaționale elaborate privind
83 (dacă este cazul) Produsele/serviciile care făceau Mediu procedurile de atribuire a pașilor Neconform DA
obiectul contestaţiei au fost obligatorii de urmat în cazul unei
achiziţionate printr-o altă contestații (un fel de ”subprocedură” de
procedură de atribuire soluționare a contestațiilor).
84 Semnare Modificarea ofertei declarate Mediu ----------------------------------- Stabilirea în cadrul procedurilor Neconform DA
contract/acord câştigătoare până la încheierea operaționale a unor prevederi privind
cadru contractului interzicerea modificării ofertei declarate
85 Încheierea contractului fără a Mediu câștigătoare până la încheierea Neconform DA
aştepta perioada legală contractului.
Includerea în lista de verificare a
persoanei care acordă viza de control
financiar preventiv propriu a unor
elemente privind verificarea cazurilor de
modificare a ofertei câștigătoare, precum
și referitor la respectarea perioadei legale
de încheiere a contractului.
86 Acordarea vizei de control Mediu Lista de verificare nu era Elaborarea şi aplicarea unei liste de Parțial DA
financiar preventiv pe contract actualizată în conformitate cu verificare care să conţină, pentru conform
deşi există abateri semnificative prevederile OMFP 923/2014. verificare, cel puţin aspectele prevăzute
de la conformitatea cu cadrul la pct. B- Contract/ Contract
normativ privind achiziţiile subsecvent/Comandă de achiziţii publice
publice de produse, servicii sau lucrări din
Anexa nr. 1.1. – Cadrul general al
operaţiunilor supuse controlului
financiar preventiv la Normele
metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar
preventiv, aprobate prin Ordinul
51
risc auditare
ministrului finanţelor publice nr.
923/2014, pentru acordarea vizei pe
contract. (Se va urmări, în special,
detalierea următoarelor elemente în
aspecte de verificat: „dacă documentele
privind achiziţia au fost întocmite în
conformitate cu prevederile legislaţiei
…”, precum şi „respectarea legalităţii şi
regularităţii specifice procedurii de
achiziţie publică”).
Includerea în lista de verificare a
aspectelor în legătură cu contractul care
sunt sancţionate în caz de neconformitate
cu cadrul normativ.
87 Constituire Garanţia de bună execuţie nu a Mic ----------------------------------- Stabilirea în cadrul procedurilor Neconform DA
garanţie de bună fost constituită operaționale privind achizițiile a
88 execuţie Garanţia de bună execuţie nu este Mediu responsabilităților privind constituirea și Neconform DA
reflectată/este reflectată eronat în înregistrarea în evidența contabilă a
evidenţa contabilă garanției de bună execuție.
Includerea, în sarcina unei/unor
persoane de atribuții privind verificarea
îndeplinirii modului de constituire și
înregistrare în evidență a garanției de
bună execuție.
89 Transmitere spre Se întârzie/nu se transmite spre Mic ----------------------------------- Includerea în cadrul procedurilor Neconform DA
publicare a publicare un anunţ de atribuire operaționale privind achizițiile a
anunţului de responsabilităților privind transmiterea
atribuire spre publicare a anunțului de atribuire,
precum și a formularului utilizat în acest
sens.
90 Evaluarea Constituirea şi Dosarul achiziţiei nu a fost Mic Prin fișa postului sunt stabilite Stabilirea prin fișa postului și sau Parțial NU
asigurării completarea constituit responsabilități privind constituirea proceduri operaționale privind achizițiile conform
91 conformităţii dosarului de Dosarul achiziţiei este incomplet Mediu dosarului achiziției. a responsabilităților pentru constituirea, Conform DA
cu prevederile achiziţie completarea și arhivarea dosarului
92 normative la Arhivarea Arhivarea necorespunzătoare a Mediu achiziției, precum și pentru verificarea Conform DA
constituirea, dosarului de dosarelor achiziţiei îndeplinirii atribuțiilor menționate.
52
risc auditare
completarea şi achiziţie
arhivarea
dosarului
achiziţiei
93 Verificarea Livrarea Denunţarea contractului după Mediu ----------------------------------- Stabilirea prin fișa postului și/sau Neconform DA
respectării bunurilor/prestare semnare proceduri operaționale de
prevederilor a responsabilități privind emiterea
legale şi serviciilor/realizar documentelor constatatoare care să
clauzelor ea lucrărilor conţină informaţii referitoare la
contractuale în îndeplinirea obligaţiilor contractuale de
derularea şi către contractant.
94 finalizarea Neîndeplinirea, în totalitate, de Mare ----------------------------------- Prevederea prin fișa postului și/sau Neconform DA
contractelor de către furnizor/prestator a proceduri operaționale de
achiziţie obligaţiilor contractuale (cantitativ responsabilități privind urmărirea și
sau calitativ) comunicarea periodică a gradului de
îndeplinire a contractelor încheiate.
95 Ajustarea fără temei a preţului Mare ----------------------------------- Stabilirea prin fișa postului și/sau Neconform DA
contractului proceduri operaționale a
96 Încheierea nejustificată a unor Mare responsabilităților și pașilor de urmat Neconform DA
acte adiţionale la contract prin privind ajustarea prețului contractului.
care se anulează efectele În lista de verificare a persoanei care
concurenţiale acordă viza de control financiar
preventiv propriu să fie prevăzute
elemente de control privind respectarea
clauzei de ajustare a prețului precum și
pentru respectarea prevederilor
normative și contractuale la încheierea
actelor adiționale.
97 Neaplicarea sancţiunilor prevăzute Mediu ----------------------------------- Stabilirea prin fișa postului și/sau Neconform DA
în contract în cazul neîndeplinirii proceduri operaționale a obligativității
unor obligaţii contractuale aplicării sancțiunilor prevăzute în
contract în cazul neîndeplinirii unor
obligaţii contractuale.
98 Realizarea Recepţii neconforme sau formale Mare Nu sunt incluse prevederi privind Implementarea în cadrul procedurilor Parțial DA
recepţiilor efectuarea recepțiilor, ci doar se operaționale privind achiziția bunurilor, conform
99 parţiale, recepţiei Nu se realizează recepţii calitative Mare menționează faptul că se constituie serviciilor și lucrărilor a unor Parțial DA
finale şi punerea ci doar cantitative o comisie de recepție, propusă de responsabilități privind efectuarea conform
53
risc auditare
100 în funcţiune Comisia de recepţie nu conţine Mare directorul Departamentului recepțiilor referitoare la: Parțial DA
specialiştii necesari pentru Achiziții. -includerea în comisiile de recepție a conform
efectuarea adecvată a recepţiei unor specialiști având cunoștințe în
101 Documentele de recepţie conţin Mediu domeniul care face obiectul recepției; Parțial DA
date eronate sau nu sunt -pregătirea prealabilă a comisiei de conform
completate corespunzător recepție;
102 Activitatea de recepţie nu Mediu -efectuarea recepției calitative pe bază Parțial DA
detectează eventuale de chestionar de verificare etc. conform
neconformităţi ale produselor Stabilirea de responsabilități privind
furnizate, serviciilor prestate sau supravegherea/monitorizarea modului de
lucrărilor efectuate realizarea a recepțiilor.
103 Punerea în funcţiune cu întârziere, Mediu În cadrul procedurilor operaționale Stabilirea de responsabilități privind Conform NU
uneori după expirarea garanţiei privind efectuarea achizițiilor, se verificarea modului de punere în
prevede în sarcina managerului funcțiune a activelor achiziționate.
compartimentului beneficiar
aplicarea unui instrument de control
intern care vizează verificarea
modului de punere în funcțiune a
activelor achiziționate.
104 Eliberarea Nu au fost emise pretenţii asupra Mediu În cadrul procedurilor operaționale Stabilirea în cadrul procedurilor Conform NU
garanţiei de bună garanţiei de bună execuţie, deşi privind derularea contractelor sunt operaționale privind derularea
execuţie operatorul economic nu şi-a stabilite responsabilități privind contractelor de responsabilități privind
îndeplinit obligaţiile contractuale reținerea/eliberarea garanției de reținerea/eliberarea garanției de bună
bună execuție, după caz în sarcina execuție, după caz (cine execută).
105 Garanţia de bună execuţie este Mediu responsabilului de contract (cine (conform art. 92 din HG 925/2006, în Conform NU
eliberată cu întârziere execută). cel mult 14 zile de la data întocmirii
În aceleași proceduri operaționale procesului-verbal de recepţie a
se prevede obligația raportării produselor sau serviciilor/respectiv 70%
trimestriale a soldurilor din din valoarea garanţiei, în 14 zile de la
evidența contabilă privind garanțiile data încheierii procesului-verbal de
de bună execuție, precum și recepţie la terminarea lucrărilor, iar 30%
responsabilități în sarcina la întocmirea procesului-verbal de
directorului Departamentului recepţie finală).
Achiziții pentru verificarea lunară a Prevederea de responsabilități în cadrul
modului de eliberare/emitere de procedurilor operaționale/fișelor postului
pretenții asupra garanției de bună privind analizarea periodică a situațiilor
execuție. soldurilor din evidența contabilă privind
situația garanțiilor de bună execuție
54
risc auditare
(instrumente de control de supraveghere,
instrumente de control privind
informarea și comunicarea).
Stabilirea de responsabilități privind
verificarea modului de eliberare/emitere
de pretenții asupra garanției de bună
execuție (cine verifică).
106 Întocmirea Nu a fost întocmit documentul Mediu În cadrul procedurilor operaționale Stabilirea prin fişa postului şi/sau Conform NU
documentului constatator privind derularea procedurilor de procedură operaţională a responsabilităţii
107 constatator Documentele constatatoare Mediu atribuire sunt stabilite privind emiterea documentelor Conform NU
privind achiziţiile nu reflectă responsabilități privind emiterea constatatoare care conţin informaţii
realitatea documentelor constatatoare. referitoare la îndeplinirea obligaţiilor
În cadrul procedurilor operaționale contractuale de către contractant
se prevede, în sarcina directorului (standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
Departamentului Achiziții, din Codul controlului intern/
responsabilitatea privind verificarea managerial).
modului de îndeplinire a atribuțiilor Stabilirea prin fişa postului şi/sau
referitoare la întocmirea procedură operaţională a unor
documentelor constatatoare. responsabilităţi privind verificarea
modului de îndeplinire a acestor atribuţii
(prevăzute la art. 97^1 din HG
925/2006)
108 Verificarea Derularea Realizarea de achiziţii directe fără Mediu Nu a fost elaborată o procedură Elaborarea şi aplicarea unei proceduri Neconform DA
respectării achiziţiilor directe justificare/fundamentare/consultar operaţională privind realizarea operaţionale privind realizarea
cerinţelor ea catalogului electronic achiziţiilor directe. achiziţiilor directe (standardul 17 -
109 normative în Fracţionarea necesităţii astfel încât Mediu Proceduri din Codul controlului intern/ Neconform DA
efectuarea să se evite pragul de achiziţie managerial).
achiziţiilor directă Stabilirea în cadrul procedurii
110 directe Selectare de furnizori/prestatori operaţionale cel puţin a Neconform DA
necunoscuţi (ex. fictiv: ”SC responsabilităţilor privind întocmirea,
GAGA SRL cu sediul în comuna verificarea şi aprobarea următoarelor
Minciunele, jud. Sălaj”) fără o documente/paşi:
testare prealabilă a pieţei − raport de necesitatea privind
achiziţia, adresat conducătorului entităţii
pe modelul celui elaborat la întocmirea
programului anual al achiziţiilor publice.
Raportul de necesitate va include
55
risc auditare
motivele realizării achiziţiei directe
(justificarea) şi va avea anexată nota
privind determinarea valorii estimate şi
modul cum a fost estimată (sau un
document echivalent din care să rezulte
valoarea achiziţiei şi modul de estimare);
− caietul de sarcini sau echivalent (în
cazul în care obiectul achiziţiei este mai
complex);
testarea pieţei (studiul pieţei):
documente datate şi înregistrate la
dosarul achiziţiilor directe din care să
rezulte, fără echivoc, operatorii cărora li
s-a cerut oferte; oferta acestora; analiza
ofertelor (dacă este cazul).
Se va preciza obligativitatea consultării
catalogului electronic în realizarea
achiziţiilor directe;
− pe baza testării pieţei se va
întocmi/actualiza baza de date cu
posibilii furnizori/prestatori;
− raport către conducătorul entităţii
pentru aprobarea efectuării achiziţiei de
la operatorul rezultat în urma testării
pieţei.
111 Baza de date cu Mediu În fişa postului persoanei Stabilirea prin fişa postului şi/sau Conform NU
furnizorii/prestatorii inexistentă responsabile cu realizarea procedură operaţională a responsabilităţii
sau neactualizată (de obicei achiziţiilor directe se prevăd sarcini privind elaborarea şi actualizarea bazei
achiziţiile au un caracter ciclic, iar privind elaborarea şi actualizarea de date cu posibilii furnizori/prestatori,
o evidenţă în timp poate facilita bazei de date cu posibilii precum şi cea a verificării periodice
procesul de achiziţie şi obţinerea furnizori/prestatori. privind îndeplinirea atribuţiei de
unui preţ mai bun) Şeful Departamentului achiziţii are actualizare (standardul 2 – Atribuţii,
prevăzut în fişa postului sarcina de funcţii, sarcini din Codul controlului
verificare a actualizării periodice a intern/ managerial).
bazei de date cu furnizorii.
112 Depăşirea pragului privind Mediu Nu sunt prevăzute responsabilităţi Stabilirea în cadrul procedurii Neconform DA
realizarea achiziţiilor directe scrise privind ţinerea evidenţei operaţionale privind realizarea
pentru anumite produse/servicii achiziţiilor directe şi de verificare a achiziţiilor directe a obligaţiei privind
56
risc auditare
sau lucrări respectării pragurilor pentru acest ţinerea evidenţei achiziţiilor directe,
113 Neactualizarea evidenţei Mediu tip de achiziţii. evidenţă care să indice, cel puţin Neconform DA
achiziţiilor directe următoarele date:
− nr. şi dată raport de necesitate;
− obiectul achiziţiei;
− furnizorul/prestatorul;
− valoarea estimată (lei şi echivalent
euro);
− valoarea achiziţiei
(facturii/contractului);
− factură/facturi (nr./dată/valoare);
− document de recepţie
(nr./dată/valoare);
− data realizării achiziţiei;
− document constatator privind
îndeplinirea obligaţiilor (doar în cazul
contractelor).
Stabilirea în cadrul fişei postului şi/sau
procedurii operaţionale a
responsabilităţilor privind
ţinerea/actualizarea evidenţei achiziţiilor
directe, a verificării modului de
realizare, precum şi perioadele şi nivelul
la care trebuie raportate date privind
această evidenţă (standardul 17 –
Proceduri, standardul 12 – Informarea,
standardul 13 – Comunicarea şi
standardul 19 – Supravegherea din
114 Netransmiterea în SEAP, în Mic Nu este delimitată prin fişa Stabilirea prin fişa postului şi/sau în Neconform DA
termenul stabilit de legiuitor, a postului şi/sau procedură cadrul procedurii operaţionale privind
notificărilor privind achiziţiile operaţională responsabilitatea achiziţiile directe a responsabilităţii
directe care au o valoare care privind transmiterea în SEAP a privind transmiterea în SEAP a
depăşeşte pragul legal notificărilor cu privire la achiziţiile notificărilor cu privire la achiziţiile
directe a căror valoare depăşesc directe a căror valoare depăşesc pragul
pragul stabilit de legiuitor (5.000 stabilit de legiuitor (5.000 euro fără
euro fără TVA), în cel mult 10 zile TVA), în cel mult 10 zile de la primirea
de la primirea documentului documentului justificativ (standardul 2 –
57
risc auditare
justificativ. Atribuţii, funcţii, sarcini din Codul
Nu este implementat un instrument controlului intern/ managerial).
de control prin care să se verifice, Implementarea prin fişa postului şi/sau
ex-post, îndeplinirea atribuţiei de în cadrul procedurii operaţionale privind
notificare privind achiziţia directă, achiziţiile directe a unui instrument de
în termenul legal. control intern prin care să se verifice, ex-
post, îndeplinirea atribuţiei de notificare
în termenul legal (standardul 19 –
115 Verificarea Acordarea vizei Acordarea vizei de control Mediu A fost elaborată o listă de Elaborarea şi aplicarea unei liste de Conform NU
realizării de CFPP financiar preventiv privind verificare care conţine, pentru verificare care să conţină, pentru
plăţilor privind efectuarea plăţii deşi există abateri verificare, aspectele prevăzute la verificare, cel puţin aspectele prevăzute
achiziţiile semnificative de la conformitatea pct. C- Ordonanţarea cheltuielilor la pct. C- Ordonanţarea cheltuielilor din
efectuate în cu cadrul normativ privind plăţile din Anexa nr. 1.1. – Cadrul general Anexa nr. 1.1. – Cadrul general al
conformitate cu (Viza de CFPP este acordată în al operaţiunilor supuse controlului operaţiunilor supuse controlului
cadrul mod formal) financiar preventiv la Normele financiar preventiv la Normele
normativ metodologice generale referitoare metodologice generale referitoare la
aplicabil şi la exercitarea controlului financiar exercitarea controlului financiar
clauzele preventiv, aprobate prin Ordinul preventiv, aprobate prin Ordinul
contractuale ministrului finanţelor publice nr. ministrului finanţelor publice nr.
923/2014, pentru acordarea vizei pe 923/2014, pentru acordarea vizei pe
documentele de plată. documentele de plată.
116 Efectuarea plăţilor Plăţi duble sau nejustificate Mediu A fost elaborată şi aprobată Elaborarea şi aplicarea unei proceduri Parţial DA
procedura operaţională P-01 la operaţionale privind adaptarea la conform
117 Plăţi în avans fără bază legală Mediu Biroul decontări şi plăţi prin care se specificul entităţii a etapelor privind Parţial DA
adaptează la specificul entităţii angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi conform
118 Nerespectarea prevederilor ALOP Mediu etapele privind ALOP (angajarea, plata cheltuielilor – ALOP (standardul Parţial DA
în efectuarea plăţilor lichidarea, ordonanţarea şi plata 17 - Proceduri din Codul controlului conform
119 Plăţi efectuate, în mod Mediu cheltuielilor). intern/ managerial) . Parţial DA
nejustificat, în numerar Nu este implementat un instrument Prevederea în cadrul procedurii conform
de control ex-post care să vizeze operaţionale a responsabilităţii privind
reconcilierea lunară a ordinelor de exercitarea unui control ex-post care să
plată cu prevederile contractuale şi vizeze reconcilierea periodică a
cu facturile emise sau verificarea ordinelor de plată cu prevederile
respectării procedurii ALOP. contractuale şi cu facturile emise
Este stabilit un plafon privind (standardul 19 – Supravegherea din
58
risc auditare
efectuarea plăţilor în numerar, Codul controlului intern/ managerial).
limita fiind de 3.000 lei/zi. În fişele Stabilirea prin fişa postului şi/sau
postului persoanelor cu procedură a responsabilităţii privind
responsabilităţi în efectuarea exercitarea unui control ex-post pentru
deconturilor şi realizarea plăţilor se verificarea respectării procedurii ALOP
menţionează obligaţia urmăririi (standardul 19 – Supravegherea din
încadrării în plafonul de plăţi în Codul controlului intern/ managerial).
numerar. Stabilirea unui plafon privind
Directorul economic are stabilit efectuarea plăţilor în numerar,
prin fişa postului responsabilităţi interzicerea depăşirii acestuia şi
privind exercitarea unui control ex- stabilirea responsabilităţii privind
post pentru verificarea respectării aplicarea unui control ex-post pentru
plafonului stabilit. verificarea respectării plafonului stabilit
(se gestionează riscul de fraudă – care
creşte la efectuarea de plăţi în numerar
pentru efectuarea achiziţiilor).
120 Verificarea Reflectarea în Utilizarea unor conturi eronate Mediu În cadrul fişei postului se prevăd Prevederea în cadrul fişei postului Parţial DA
reflectării cu evidenţa contabilă pentru înregistrarea operaţiunilor responsabilităţi privind efectuarea şi/sau procedurii operaţionale a conform
121 fidelitate în a operaţiunilor Reflectarea cu întârziere a Mediu de înregistrări contabile pe baza de responsabilităţilor privind efectuarea de Parţial DA
evidenţă a operaţiunilor în evidenţa contabilă documente care au calitate de înregistrări contabile pe baza de conform
122 operaţiunilor Efectuare de înregistrări contabile Mediu document justificativ, precum şi documente care au calitate de document Parţial DA
desfăşurate în fără existenţa documentelor sarcini de verificare a respectării justificativ (standardul 2 – Atribuţii, conform
activitatea de justificative necesare acestei cerinţe. funcţii, sarcini din Codul controlului
achiziţii Nu este elaborat un grafic de intern/ managerial).
publice circulaţie a documentelor care să Stabilirea unui grafic de circulaţie a
prevadă termene maximale privind documentelor în care să se prevadă
circuitul de aprobare şi înregistrare termene maximale privind circuitul de
a operaţiunilor în evidenţă. aprobare şi înregistrare a operaţiunilor în
Nu este elaborată o monografie evidenţă.
contabilă privind înregistrarea în Elaborarea şi aplicarea unei monografii
evidenţă a principalelor operaţiuni. contabile privind înregistrarea în
Prin fişa postului sunt stabilite în evidenţă a principalelor operaţiuni.
sarcina directorului contabil Stabilirea prin fişa postului şi/sau
responsabilităţi de verificare privind proceduri operaţionale a responsabilităţii
modul de înregistrare a de verificare privind modul de
operaţiunilor în evidenţa contabilă. înregistrare a operaţiunilor legate de
achiziţii în evidenţa contabilă
59
risc auditare
(standardul 22 - Strategii de control din

George Ionescu
Observaţii:
− pentru controalele existente se pot valorifica instrumentele de control plauzibile din registrul de riscuri al entităţii sau
Departamentului Achiziţii;
− tabelul poate fi actualizat pe parcursul misiunii de audit intern în funcţie de probele de audit identificate, cu aprobarea
corespunzătoare a modificărilor;
− pentru completarea tabelului nu trebuie indicate standardele de control intern/managerial aferente. Acestea au fost indicate
în paranteză pentru facilitarea înţelegerii raţionamentului care trebuie avut în vedere la completare de către auditorii interni;
− tabelul a fost completat în detaliu. O altă variantă de completare poate avea în vedere formularea unor enunţuri mai
concise de genul „model de raport de necesitate” sau „instrumente de control pentru verificarea modului de selectare a
procedurilor de atribuire”;
− tabelul de mai sus nu reprezintă o analiză exhaustivă a instrumentelor de control intern în domeniul achiziţiilor ci un
extras;
− tabelul se poate perfecţiona de la o misiune de audit la alta prin valorificarea experienţei auditorilor în acest domeniu;
− tabelul de mai sus este dificil de elaborat pentru prima misiune, dar ulterior, reprezintă o matrice risc-control utilă pentru
auditori, care va fi utilizată în orice misiune de achiziţii şi din care se vor extrage doar activităţile auditabile şi riscurile selectate
în auditare.
− Practic la rubrica „Controale așteptate” trebuie să se stabilească pentru riscurile identificate instrumentele de control
minimale pentru ținerea lor sub control, de genul stabilirii responsabilității în sarcina unui angajat (Cine execută/Standardul 2 –
Atribuții, funcții, sarcini), stabilirea instrumentelor de control (Cine verifică, cine aprobă /Standardul 22 – Strategii de control),
precum și (Cine supraveghează modul de realizare/ Standardul 19 – Supravegherea)
60
− În urma completării acestui tabel se analizează adecvarea instrumentelor de control stabilite de către management (Se
răspunde la întrebarea: am implementat controlul potrivit în raport cu specificul și resursele disponibile ale entității?/Este cel mai
bun control posibil?). ulterior, în urma testării se va verifica dacă controalele stabilite funcționează în realitate, sunt aplicate sau
doar rămân un simplu deizderat pe hartie.
− Care este procentul riscurilor eliminate? Se va scrie în text. Iar aici se va face observația
61
Proceduri: Analiza riscurilor
Cod procedură de audit P-08: Evaluarea controlului intern - Elaborarea documentului Chestionarului de control intern (exemplu)
Observație: Se pot da mai multe chestionare în funcţie de persoana care are capacitatea de a răspunde la întrebările respective (are stabilite
atribuții în domeniul respectiv).
Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Intern Data:
Domeniu/activitatea auditată: Activitatea de achiziţii publice
Denumire misiune: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la
prevederile normative și procedurale aplicabile
Document redactat de: Ion Popescu
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
Nr.
ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAŢII
crt.
1 Analiza modului de organizare a activității de achiziții publice în entitatea X, raportat la
prevederile legale în materie și necesarul de achiziționat
1.1. Există o procedură pentru semnalarea Se anunță, telefonic, directorul
problemelor în funcționarea departamentului IT
echipamentelor IT în departamentul
X
achiziții? În caz negativ, detaliați modul
în care se procedează la apariția unei
probleme în funcționare.
1.2. Au existat cazuri de indisponibilitate a 12.12.2016 – s-a virusat rețeaua și s-au
echipamentelor IT în perioada pierdut toate datele
analizată? În caz afirmativ detaliați
X
durata întreruperii, modul de rezolvare
și dacă au fost întârziate procedurile de
achiziție
62
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
2 Evaluarea modului de planificare a achizițiilor publice în raport cu cerințele normative
și nevoile reale ale entității
2.1. În funcție de nevoile beneficiarilor
Cum se realizează prioritizarea
- - (răspuns care trebuie clarificat de
achizițiilor?
auditor)
2.2. Aplicați o metodologie pentru
X
estimarea valorii contractelor?
2.3. Se analizează minim 3 oferte și se
stabilește valoarea estimată pentru un
Cum realizați testarea pieței și stabilirea
- - produs calitativ
valorii estimate?
(răspuns care trebuie clarificat de
auditor)
3 Verificarea respectării prevederilor legale și procedurabile incidente pentru derularea
achizițiilor de produse, servicii și lucrări
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.

George Ionescu
63
Proceduri: Elaborarea programului misiunii de audit public intern
Cod procedură de audit P-09: Elaborarea documentului Programul misiunii de audit public intern (exemplu)
Direcţia Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

Elaborarea programului misiunii de audit public intern Data:28.02.2016
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și procedurale
aplicabile
Aprobat de: Răzvan Dorin – director al Direcției Audit Intern
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tipul Nr. Durata Locul

OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI (RISCURI) Descrierea testării Auditorii interni
testării test (ore) desfăşurării
Misiunea de audit public intern: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice cu cadrul normativ aplicabil
I. Pregătirea misiunii de audit public intern
1. Întocmirea si aprobarea Ordinului de serviciu 1 Ion Popescu Sediul DAI
2. Întocmirea si validarea Declaraţiilor de George Ionescu
independenţă
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind
declanşarea misiunii de audit intern
4. Deschiderea misiunii de audit intern 3 Ion Popescu Sediul Entității
George Ionescu X
Răzvan Georgescu
5. Constituirea şi actualizarea dosarului 4 Ion Popescu Sediul Entității
permanent George Ionescu X
6. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor 16
7. Evaluarea riscurilor 16 (sau Sediu
8. Evaluarea controlului intern 32 DAI, după caz)
64
9. Elaborarea Programului misiunii de audit 16
public intern
II. Intervenţia la fata locului

1. Analizarea 1. Stabilirea structurii organizatorice în
modului în care domeniul achiziţiilor
organizarea 1.1. Responsabilităţile şi sarcinile posturilor nu Examinare Se analizează atribuțiile prevăzute în ROF privind achizițiile T1 2 Ion Popescu Sediul Entității
activităţii de sunt delimitate clar şi coerent în regulamentul publice din puncte de vedere al completitudinii, clarității, X
achiziţii publice de organizare și funcționare și în fişele postului fezabilității, conformității cu prevederile legale.
răspunde nevoilor sau documentele respective nu sunt actualizate Se selectează un eșantion de minim 5 fișe de post cu
entităţii în acest atribuții diferite, inclusiv cea a directorului Departamentului
domeniu achiziții și se analizează modul de completare (claritate,
completitudine, fezabilitate, conformitate cu prevederile
legale), precum și actualizarea acestora cu ultimele
modificări (se verifică reflectarea în ROF și fișele postului a
modificărilor legislative în achiziții – dacă este cazul).
1.2. Procedurile operaționale și de sistem Examinare Se selectează un eșantion de 4 proceduri operaționale din 6
privind activitatea de achiziţii nu sunt adecvate domeniul achizițiilor (inclusiv procedura de elaborare a
în sensul că nu asigură existenţa unei PAAP) și se analizează dacă sunt actualizate în raport cu
documentaţii adecvate pentru fiecare acţiune prevederile cadrului normativ, precum și dacă asigură
semnificativă sau nu sunt actualizate existenţa unei documentaţii adecvate pentru fiecare acţiune
semnificativă (cine, ce face, când face, ce document
elaborează, cum, cu ce mijloace, cine verifică etc.).
2. Încadrarea cu personal
2.1. Fluctuaţie ridicată a personalului care Analiză Se urmărește evoluția fluctuației personalului în perioada T2 4 Ion Popescu Sediul Entității
afectează desfășurarea activității de achiziții 2012-2015, tendința acesteia și în cazul în care depășește X
10% (sau alt prag considerat acceptabil) se identifică care au
fost cauzele, precum și influența asupra activității de
achiziții, mai ales cu privire la respectarea prevederilor T2
legale incidente.
2.2. Personal insuficient dimensionat/încadrat Analiză Se analizează numărul mediu de proceduri de achiziții și
contracte derulate pe persoană în ultimii 4 ani și se compară T2
cu media.
Se verifică situația procedurilor de achiziții inițiate cu
65
întârziere prin compararea datei planificate pentru inițierea I1
procedurii cu data inițierii.
Interviu Formularea de întrebări privind distribuția sarcinilor și
încărcarea, atât pentru șefului Departamentului achiziții, cât
și pentru angajații cei mai încărcați.
3. Competenţa personalului
3.1.Angajaţii nu deţin competenţele necesare Analiză Se analizează situația participării la cursuri pe achiziții în T2 4 Ion Popescu Sediul Entității
pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite acestora perioada 2012-2015 (cursuri solicitate/cursuri aprobate), X
precum și situația/ numărul erorilor semnificative constatate
(de organele de control, amenzi primite, proceduri anulate T3
pe fondul erorilor etc.) și situația sancțiunilor (rezultatele
controalelor) primite (disciplinare – contravenționale –
penale)
Se analizează experiența angajaților din departamentul
achiziții
Se analizează cauzele anulării procedurilor de atribuire și
istoricul contestațiilor pentru a identifica aspecte privind
deficit de competențe
3.2.Cursurile din programul de pregătire Se verifică modul în care se stabilesc cursurile în domeniul T2
profesională nu reflectă necesităţile de pregătire achizițiilor publice și se analizează corelația cu nevoile de I2
ale angajaţilor din cadrul compartimentului pregătire (teme cursuri versus nevoi de pregătire versus
achiziţii publice proceduri de atribuire derulate versus dificultăți și erori de
Programul de pregătire profesională în interpretare/greșeli versus modificări – legislative sau de T2
domeniul achiziţiilor publice nu este îndeplinit altă natură)
(parţial/în totalitate) Se verifică gradul de realizare a programului de achiziție
publică privind departamentul achiziții
4. Asigurarea bunurilor materiale şi
infrastructurii necesare desfăşurării
activităţii de achiziţii publice
Reţea/sisteme de calcul perimate fizic şi moral Examinare Se verifică vechimea rețelei/sistemelor de calcul care T4 4 Ion Popescu Sediul Entității
care afectează desfăşurarea activităţilor de Interviu deservesc activitatea de achiziții publice. Se analizează I2 X
achiziţii cauzele perimării în cazul unei vechimi de peste 5 ani.
Întreruperi/căderi în funcţionare ale reţelei Se identifică situația căderilor în funcționare/întreruperilor
echipamentelor IT care deservesc departamentul achiziții și
se analizează modul de rezolvare.
66
Programele informatice dau erori sau sunt Se verifică actualizările programelor IT privind achizițiile
instabile în funcţionare (se blochează, dă erori, Se formulează întrebări privind funcționarea programelor
calculează greşit etc.) (blocaje, erori etc.)
Dotare insuficientă cu echipamente și bunuri Examinare Se analizează situația echipamentelor utilizate în T5 2 Ion Popescu Sediul Entității
materiale (neasigurarea bunurilor materiale Interviu Departamentul Achiziții în perioada 2012-2015 I2 X
strict necesare desfăşurării activităţii) (echipament/data intrării/durata normală de
funcționare/durata de funcționare/grad de uzură)dotarea cu
bunuri materiale și consumabile raportat la volumul de
activitate. Se verifică existența echipamentelor strict
necesare (ex.: copiator).
Se compară, pentru perioada 2012-2015, durata asigurării
materialelor de la emiterea raportului de necesitate la
recepție pe un eșantion de materiale.
Se formulează întrebări privind posibilele cazuri de
neasigurare a unor echipamente strict necesare sau a unor
consumabile
Verificarea 1. Identificarea necesităţilor entităţii
planificării 1.1. Stabilirea eronată a necesităţilor reale de Analiză Pentru perioada 2014-2016 se compară, prin sondaj T3
achiziţiilor în achiziţionat ale entităţii pe fondul stratificat valoric și după categorii de nevoi, necesitățile
raport cu cerinţele nefundamentării transmise prin referatele de necesitate cu execuția PAAP,
normative şi 1.2. Referatele de necesitate se întocmesc în data referatului de necesitate versus data aprobării achiziției.
nevoile reale ale mod formal/nu sunt completate corespunzător Pentru referatele selectate se analizează modul de
entităţii 1.3. Prioritizarea inadecvată a necesităţilor completare, centralizare, prioritizare și cuprindere în PAAP
rezultând stocuri în exces sau stocuri care se Interviu și se compară necesarul din referate cu evoluția anterioară a I1
perimează rapid consumurilor, nivelul stocurilor existente și stocul de
siguranță.
Se analizează modalitatea de stabilire a priorităților, precum
și cauzele unor eventuale schimbări ale PAAP (planificat
versus executat).
Pentru perioada auditată se analizează evoluția principalelor
stocuri pentru a identifica eventuale stocuri în exces sau care
se perimează.
Formularea de întrebări pentru directorul Departamentului
achiziții privind prioritizarea necesităților.
2. Estimarea valorii
Estimarea eronată a valorii contractelor Examinarea Selectarea unui eșantion stratificat de achiziții și analiza
Testare necorespunzătoare/insuficientă a pieței Punerea de modalității de estimare a valorii contractelor (se includ
acord contractele cu monopol pe piață, ofertant unic sau cu număr
redus de ofertanți, precum și procedurile/achizițiile anulate
67
ca urmare a insuficienței fondurilor sau depășirii pragului de
10%). Se compară valoarea din PAAP/nota privind
determinarea valorii estimate cu cea rezultată în urma
atribuirii contractului și se analizează diferențele de preț
neobișnuite/coincidențele de preț (± 50 lei).
Interviu Se pun întrebări privind modalitatea de realizare a estimării
valori.
3. Alegerea procedurii de achiziţie
3.1. Selectarea eronată a procedurii de atribuire Examinarea Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
(ca urmare a estimării eronate, fără a se încadra achiziții și după valoare) și se verifică selectarea corectă a a
în circumstanțele ordonanței sau pentru a evita procedurii. Se includ în eșantion procedurile
obligații legate de praguri) neconcurențiale, cerere de ofertă, achiziții directe și cele
3.3. Nota justificativă privind alegerea fragmentate.
procedurii nu este completată în mod Se analizează fișierul de plăți/plățile și verifică pe un
corespunzător eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de achiziții și după
valoare) cazuri posibile de depășire a pragurilor legale
pentru achizițiile directe, prin cerere de ofertă.
Se analizează procedurile neconcurențiale incluse în
eșantion și se analizează încadrarea în circumstanțele
prevăzute de ordonanță pentru a aplica procedura.
4. Elaborarea calendarului achiziţiei
4.1. Stabilirea unor perioade de timp nepotrivite Examinarea Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
pentru derularea unor proceduri complexe/ achiziții, după valoare dintre cele derulate de sărbători, la
importante (de exemplu, sfârşitul lunii sfărșitul anului sau în perioade de CO/vara) și se verifică
decembrie-începutul lunii ianuarie) dacă au fost stabilite perioade de timp neadecvate sau
4.2. Reducerea nejustificată a unor termene din reducerea nejustificată a unor termene din cadrul procedurii
cadrul procedurii de atribuire care are ca efect de atribuire care are ca efect restrângerea
restrângerea concurenţei (ex. termen limită de concurenţei/nerespectarea prevederilor legale
depunere a ofertelor foarte strâns pentru un
contract complex).
5. Definitivarea şi aprobarea programului
anual al achiziţiilor publice
Elaborarea formală/necorespunzătoare a PAAP- Examinarea Se analizează modul de completare și semnare a PAAP-ului
ului (nu are la bază referatele de Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
necesitate/nevoile obiective ale entităţii, nu achiziții) și se verifică cazuri de grupare neadecvată pe
include informaţiile necesare, nu este loturi care să determine concurență scăzută
aprobat/vizat corespunzător etc). Se verifică respectarea pragului legal privind achizițiile
Gruparea neadecvată pe loturi a obiectului electronice în PAAP-ul aprobat
68
achiziţiei care să determine excluderea unor
posibili ofertanţi sau un preţ mai mare decât în
mod normal
Nu se respectă pragul legal privind derularea
achiziţiilor prin mijloace electronice
Verificarea 1. Stabilirea specificaţiilor tehnice
respectării 1.1. Definirea unor specificaţii tehnice care nu Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
prevederilor sunt necesare, care restrâng concurenţa sau care achiziții și după valoare) și se verifică modalitatea de
normative în direcţionează achiziţia spre o anumită marcă definire a specificaţiilor tehnice pentru identificarea
elaborarea sau furnizor situațiilor în care acestea sunt nejustificat de restrictive,
documentaţiei de 1.2. Definirea unor specificaţii tehnice nonnecesare, neclare, incomplete, confuze, descriu produse
atribuire incomplete, confuze sau care determină uzate fizic sau moral, sau ”imposibile” etc., apelarea
achiziţia unor produse uzate moral, având nejustificată la consultanți sau care dirijează achiziția.
caracteristici tehnice inferioare şi care nu Formularea de întrebări pentru directorul Departamentului
satisfac necesităţile beneficiarilor sau un achiziții privind apelarea la consultanți.
produs/serviciu ”imposibil” de livrat/prestat
Apelarea în mod formal sau informal la
consultanţi care introduc elemente în
documentaţia de atribuire ce avantajează un
anumit ofertant
2. Stabilirea clauzelor contractuale
Stabilirea unor termeni contractuali neadecvați Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
(termeni obligatorii care sunt inacceptabili achiziții și după valoare) și se verifică clauzele contractuale
pentru ofertanţi, care impun ofertantului pentru identificarea termenilor contractuali inacceptabili,
asumarea unor riscuri disproporţionat cu care restrâng nejustificat concurența, termeni neclari, în
cerinţele pieţei sau care pot restrânge defavoarea entității etc.
concurenţa în mod nejustificat; termeni
contractuali neclari, care să conducă la
interpretări ulterioare în aplicare şi procese cu
ofertanţii; termeni contractuali care sunt în
defavoarea entităţii)
3. Stabilirea cerinţelor de calificare şi selecţie
2.1. Stabilirea unor cerinţe de calificare şi Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
selecţie nejustificate, discriminatorii, care nu au achiziții și după valoare) și se verifică modul de stabilire a
legătură cu obiectul contractului/nu sunt cerințelor de calificare și selecție, precum și includerea
proporţionale cu complexitatea contractului şi autorizațiilor și certificărilor necesare
care au ca efect restrângerea concurenţei sau
contravin prevederilor legale (de exemplu
69
solicitarea unor certificate sau standarde de
calitate nerelevante pentru contract prin care se
restricţionează concurenţa)
2.2. Stabilirea unor criterii de evaluare şi
selecţie incomplet detaliate sau confuze care
determină solicitarea de clarificări şi
inconsecvenţă în evaluarea ofertanţilor
Nesolicitarea unor autorizaţii sau certificate
acolo unde executarea contractului este
condiţionată prin legislaţie de deţinerea
acestora (exemplu, autorizaţie ISCIR pentru
cazanele sub presiune)
3. Stabilirea criteriului de atribuire
3.1. Utilizarea nejustificată a criteriului de Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
atribuire ”oferta cea mai avantajoasă din punct achiziții și după valoare) și se verifică modul de alegere a
de vedere economic” criteriului de atribuire, justificarea și definirea adecvată a
3.2. Stabilirea unor factori de evaluare factorilor de evaluare
neadecvaţi, care nu au legătură cu obiectul
contractului, nerelevanţi, necuantificabili sau
care contravin prevederilor legale sau a unor
ponderi necorespunzătoare a acestora pentru
criteriul de atribuire „oferta cea mai
avantajoasă din punct de vedere economic”
care să determine stabilirea unei oferte
dezavantajoase ca raport preţ/calitate
câştigătoare (factorii de evaluare nu au legătură
directă cu obiectul contractului, nu reflectă
avantaje evidente pe care entitatea le poate
obţine, ponderea stabilită pentru factorii de
evaluare duce la distorsionarea rezultatului
procedurii de atribuire, factorii de evaluare nu
permit o departajare clară a ofertelor)
Evaluarea modului 1. Răspunsul la clarificări
de realizare a 1.1. Răspunsuri la clarificări care modifică Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții cu solicitări
chemării la prevederile din caietul de sarcini (Se negociază de clarificări (pe tipuri de achiziții și după valoare) și se
competiţie raportat anumite clauze sau cerinţe/specificaţii tehnice verifică răspunsul la clarificări (negocierea unor clauze,
la cerinţele pe parcursul procedurii de atribuire) modificarea caietului de sarcini, modificarea informațiilor
normative şi 1.2. Modificarea informaţiilor din anunţul de din anunțul de participare, transmiterea către toți ofertanții,
70
procedurale participare prin transmiterea de clarificări şi nu răspuns cu întârziere, respingerea unor solicitări pertinente
pe bază de erată ale operatorilor economici.
1.4. Clarificările nu sunt transmise tuturor
ofertanţilor
1.5. Se răspunde cu întârziere la clarificări
1.6. Respingerea solicitărilor posibililor
ofertanţi deşi acestea sunt întemeiate şi pot
conduce la o concurenţă crescută (de exemplu,
nu se acceptă prelungirea datei limită de
depunere a ofertelor în cazul contractelor
complexe)
Verificarea 1. Primirea şi deschiderea ofertelor

respectării 1.1. Modificarea nejustificată a componenţei Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
prevederilor legale comisiei de evaluare achiziții care necesită cunoștințe de specialitate și după
aplicabile în 1.2. Persoanele desemnate în comisia de valoare) și se verifică situații de modificare nejustificată a
derularea evaluare/experţii cooptaţi nu deţin cunoştinţele componenței comisiei de evaluare, precum și includerea de
procedurilor de necesare din punct de vedere legislativ sau persoane având cunoștințe în domeniul care face obiectul
atribuire a tehnic achiziției
contractelor de 2. Evaluarea ofertelor
achiziţie 2.1. Ofertele depuse nu satisfac cerinţele din Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
documentaţia de atribuire achiziții și valoare) și se verifică stabilirea corectă a ofertei
2.2. Stabilirea eronată a unei oferte ca fiind câștigătoare.
inacceptabilă sau neconformă
2.3. Favorizarea în evaluarea ofertelor a unui
anumit participant în mod nejustificat
2.4. Descalificarea nejustificată a unui ofertant
(mai ales pentru a evita probleme legate de
nedefinirea clară a specificaţiilor tehnice)
2.5. Înţelegeri între furnizori (cartel sau chiar
monopol) pentru împărţirea pieţei/menţinerea
unui nivel al preţului sau simularea concurenţei
la ofertare de către participanţi
3. Solicitările de clarificări
71
3.1. Nu sunt solicitate clarificări de la ofertanţi Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
deşi se impunea acest fapt achiziții și valoare) și se verifică modul de solicitare a
3.2. Solicitarea de clarificări în mod clarificărilor, precum și respingerea nejustificată a unui
discriminatoriu (de la unii ofertanţi nu se ofertant.
solicită clarificări, deşi se impunea acest lucru)
4. Stabilirea ofertei câştigătoare/ Anularea
procedurii (dacă este cazul)
4.1. Stabilirea eronată a ofertei câştigătoare Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
4.2. Anularea fără bază legală a procedurii achiziții și valoare) și se verifică modul de stabilire a ofertei
câștigătoare, precum și anularea nejustificată a procedurii.
Analizarea 1. Soluţionarea contestaţiilor (dacă este
respectării cazul)
cerinţelor legale 1.1. Contestarea nejustificată a rezultatului Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
privind atribuirea procedurii achiziții și valoare) și se verifică modul de rezolvare a
contractelor de 1.2. Produsele/serviciile care făceau obiectul contestațiilor și se realizează o analiză cauzală a acestora.
achiziţie contestaţiei au fost achiziţionate printr-o altă
procedură de atribuire
2. Semnare contract/acord cadru
2.1. Modificarea ofertei declarate câştigătoare Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
până la încheierea contractului achiziții și valoare) și se verifică respectarea prevederilor
2.2. Încheierea contractului fără a aştepta legale pentru încheierea contractului.
perioada legală
2.3. Acordarea vizei de control financiar
preventiv pe contract deşi există abateri
semnificative de la conformitatea cu cadrul
normativ privind achiziţiile publice
3. Constituire garanţie de bună execuţie
3.1. Garanţia de bună execuţie nu a fost Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
constituită achiziții și valoare) și se verifică modul de constituire și
3.2. Garanţia de bună execuţie nu este reflectare în evidență a garanției.
reflectată/este reflectată eronat în evidenţa
contabilă
4. Transmitere spre publicare a anunţului de
atribuire
4.1. Se întârzie/nu se transmite spre publicare Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
un anunţ de atribuire achiziții și valoare) și se verifică transmiterea în termen a
anunțului de atribuire
Evaluarea 1. Constituirea şi completarea dosarului de
72
asigurării achiziţie
conformităţii cu 1.1. Dosarul achiziţiei este incomplet Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
prevederile achiziții și valoare) și se verifică completitudinea dosarelor
normative la achiziției.
constituirea, 2. Arhivarea dosarului de achiziţie
completarea şi 2.1. Arhivarea necorespunzătoare a dosarelor Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
arhivarea dosarului achiziţiei achiziții și valoare) și se verifică arhivarea documentelor.
achiziţiei
Verificarea 1. Livrarea bunurilor/prestarea
respectării serviciilor/realizarea lucrărilor
prevederilor legale 1.1. Denunţarea contractului după semnare Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
şi clauzelor 1.2. Neîndeplinirea, în totalitate, de către achiziții și valoare) și se modul de derulare a contractelor.
contractuale în furnizor/prestator a obligaţiilor contractuale
derularea şi (cantitativ sau calitativ)
finalizarea 1.3. Ajustarea fără temei a preţului contractului
contractelor de 1.4. Încheierea nejustificată a unor acte
achiziţie adiţionale la contract prin care se anulează
efectele concurenţiale
1.5. Neaplicarea sancţiunilor prevăzute în
contract în cazul neîndeplinirii unor obligaţii
contractuale
2. Realizarea recepţiilor parţiale, recepţiei
finale şi punerea în funcţiune
2.1. Recepţii neconforme sau formale Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
2.2. Nu se realizează recepţii calitative ci doar achiziții și valoare) și se verifică:
cantitative - modul de realizare a recepției
2.3. Comisia de recepţie nu conţine specialiştii -desemnarea comisiei de recepție
necesari pentru efectuarea adecvată a recepţiei -perioada alocată recepției și de desfășurare a recepției
2.4. Documentele de recepţie conţin date -elaborarea adecvată a documentelor de recepție
eronate sau nu sunt completate corespunzător Se analizează recepțiile OK versus solicitări ulterioare de
2.5. Activitatea de recepţie nu detectează schimbare produse/lucrări-intervenții suplimentare pentru
eventuale neconformităţi ale produselor funcționare etc.
furnizate, serviciilor prestate sau lucrărilor
efectuate
Verificarea 1. Derularea achiziţiilor directe

respectării 1.1. Realizarea de achiziţii directe fără Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții directe (pe
cerinţelor justificare/fundamentare/consultarea tipuri de achiziții și valoare) și se verifică:
73
normative în catalogului electronic - modul de estimare a valorii
efectuarea 1.2. Fracţionarea necesităţii astfel încât să se -modul de testare a pieței
achiziţiilor directe evite pragul de achiziţie directă -monitorizare atingere prag
1.3. Selectare de furnizori/prestatori -transmiterea notificărilor pentru cele care depășesc valoarea
necunoscuţi fără o testare prealabilă a pieţei prag
1.4. Depăşirea pragului privind realizarea
achiziţiilor directe pentru anumite
produse/servicii sau lucrări
1.5. Neactualizarea evidenţei achiziţiilor directe
1.6. Netransmiterea în SEAP, în termenul
stabilit de legiuitor, a notificărilor privind
achiziţiile directe care au o valoare care
depăşeşte pragul legal
Verificarea 1. Efectuarea plăţilor
realizării plăţilor 1.1. Plăţi duble sau nejustificate Examinarea 1. Potrivirea plăţilor efectuate cu documentele de recepţie şi
privind achiziţiile Punerea de prevederile contractelor/ comenzilor
efectuate în acord 2. Analizarea fişierului de plăţi pentru a identifica efectuarea
conformitate cu de plăţi multiple pe aceeaşi comandă/contract şi furnizor sau
cadrul normativ plăți necuvenite
aplicabil şi Proceduri 3. Analizarea pe perioada 20XX-20ZZ a evoluţiei plăţilor
clauzele analitice pentru furnizori pentru a detecta eventuale fluctuaţii
contractuale anormale
1.2. Plăţi în avans fără bază legală Punerea de Se potrivesc datele facturilor cu datele documentelor de
acord recepție, cu datele ordonanțărilor de plată și cu datele
Calcularea ordinelor de plată. Se analizează cazurile de recepție după
plată .
Verificarea 1. Reflectarea în evidenţa contabilă a
reflectării cu operaţiunilor
fidelitate în 1.1. Utilizarea unor conturi eronate pentru Examinare Se selectează un eșantion stratificat de achiziții (pe tipuri de
evidenţă a înregistrarea operaţiunilor achiziții și valoare) și se verifică modul de înregistrare în
operaţiunilor 1.2. Reflectarea cu întârziere a operaţiunilor în evidență a operațiunilor
desfăşurate în evidenţa contabilă
activitatea de 1.3. Efectuare de înregistrări contabile fără
achiziţii publice existenţa documentelor justificative necesare
Revizuirea documentelor şi constituirea 16 Ion Popescu Sediul Entității
dosarelor de audit intern George Ionescu X
Şedinţa de închidere 8 Ion Popescu
George Ionescu
74
Răzvan Georgescu
III. Raportarea misiunii de audit public intern
Elaborarea Proiectului raportului de audit 32 Ion Popescu Sediul DAI
public intern George Ionescu
Transmiterea Proiectului raportului de audit 0,25
public intern
Reuniunea de conciliere 8 Ion Popescu
George Ionescu
Răzvan Georgescu
Elaborarea Raportului de audit intern 2 Ion Popescu
Difuzarea Raportului de audit intern 0,25 George Ionescu
IV. Urmărirea recomandărilor
Elaborarea Fişei de urmărire a implementării 0,5 Ion Popescu Sediul DAI
recomandărilor George Ionescu

George Ionescu
75
Se poate alege un eșantion general care să fie ”ajustat” la diferite activități auditabile în funcție de ”elementele anormale”
Același eșantion de proceduri pentru toate riscurile selectate la care se includ elemente ”anormale”
Bibliografie
1. Ordinul ministrului fondurilor europene nr. 543/2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate
în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de management şi
organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice
2. Instrucţiune privind modalitatea de aplicare a prevederilor art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 (proiect) pe
www.anrmap.ro
76
Etapa misiunii de audit public intern: Intervenția la fața locului
Proceduri: Colectarea și analiza probelor de audit
Cod procedură de audit P-10: Efectuarea testărilor și formularea constatărilor –
Elaborarea Testelor, chestionarelor, foilor de lucru, interviurilor (exemplu)
Compartimentul Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Colectarea probelor de audit
TEST nr. 1
Obiectivul Verificarea planificării achiziţiilor în raport cu cerinţele normative şi nevoile
misiunii de reale ale entităţii
audit intern
Obiectivul Să se verifice dacă au fost respectate regulile de estimare a valorii contractului
testului de achiziţie publică prevăzute în OUG 34/2006 în desfășurarea activității de
achiziții publice
Modalitatea de Populația: 50 de proceduri de atribuire și achiziții directe aferente perioadei
eşantionare 01.01.20XX-31.12.20ZZ.
Eșantionul: 8 proceduri de atribuire și 7 achiziții directe, selectate conform
Anexei nr. 1
Descrierea Pentru fiecare procedură de atribuire selectată în eșantionare:
testului se verifică respectarea metodologiei de testare a pieței și de formalizare în
documente, conform foii de lucru nr. 1;
se verifică dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică are la
bază calcularea şi însumarea tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea
contractului respectiv;
se analizează dacă există cazuri de divizare a contractului de achiziţie
publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică sau de utilizare
a unor metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a
contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea prevederilor
legale care instituie obligaţii în raport cu anumite praguri valorice;
se compară valoarea estimată în PAAP și în nota privind estimarea cu
valoarea atribuită a contractului și se analizează coincidențelor de preț
(±10%) în cazul procedurilor concurențiale în care a fost declarată admisibilă
oferta unui singur furnizor și a negocierilor, conform foii de lucru nr. 2;
se identifică cazurile de neatribuire a contractului ca urmare a subevaluării.
Constatare Pentru cele 8 proceduri de atribuire și pentru cele 7 achiziții directe au rezultat
următoarele constatări:
nu a fost respectată metodologia de testare a pieței din cadrul procedurii P01
pentru 4 proceduri de atribuire (......) în valoare totală de cca. 5 mil. lei,
precum și pentru toate achizițiile directe analizate;
au fost constatate 5 cazuri de divizare a contractelor de achiziție în mai multe
contracte distincte prin încadrarea nejustificată pe coduri CPV diferite și
schimbarea denumirii obiectului achiziției a unor produse care vizau
modernizarea rețelei de calculatoare și aveau aceleași specificații tehnice.
Astfel, valoarea cumulată a contractelor în cauză a depășit suma de 959.000
lei, care ar fi determinat organizarea unei proceduri de licitație.
...............................................................
Concluzii La nivelul Departamentului Achiziții nu au fost respectate prevederile art. 23
din OUG 34/2006 privind obligația de a nu diviza contractul de achiziţie
publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza
metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a
contractului de achiziţie publică, 78 cu scopul de a evita aplicarea prevederilor
ordonanţei (FIAP nr. 1).
Compartimentul Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
TEST nr. 2
Obiectivul Verificarea planificării achiziţiilor în raport cu cerinţele normative şi nevoile

misiunii de reale ale entităţii
audit intern
Obiectivul Să se verifice dacă au fost respectate regulile de estimare a valorii contractului
testului de achiziţie publică prevăzute în OUG 34/2006 în desfășurarea activității de
achiziții publice
Modalitatea de Populația: 50 de proceduri de atribuire și achiziții directe aferente perioadei
eşantionare 01.01.20XX-31.12.20ZZ.
Eșantionul: 8 proceduri de atribuire și 7 achiziții directe, selectate conform
Anexei nr. 1
Descrierea Se verifică respectarea elementelor de mai jos pentru eșantionul selectat.
testului
79
Nr. Elemente de verificat Respectat Constatare/ Recomandare Referințe
crt. Da Nu Nu este Comentariu în dosarele
cazul de lucru
1 Aplicarea/respectarea X nu a fost respectată Conform AA
metodologiei de testare a pieței metodologia de FIAP nr. 1
și de formalizare în documente testare a pieței din
cadrul procedurii
P01 pentru 4
proceduri de
atribuire (......) în
valoare totală de cca.
5 mil. lei, precum și
pentru toate
achizițiile directe
analizate
2 Valoarea estimată a contractului X Foaia de
de achiziţie publică are la bază lucru 1
calcularea şi însumarea tuturor (fișierul 2)
sumelor plătibile pentru
îndeplinirea contractului
respectiv
3 ...................................................
Concluzii La nivelul Departamentului Achiziții nu a fost respectată metodologia de testare a pieței

din cadrul procedurii P01 (FIAP nr. 1).
Auditori interni, Supervizor ,
80
Riscul de fraudă/corupție în achiziții
1. Prețuri nejustificat de mari și achiziții de la același furnizor/prestator în mod

neconcurențial
2. Prețuri nejustificat de mari și achiziții concurențiale cu ofertant unic sau oferte
”de formă”
3. Nevoi ”inventate”/noi ale entității – se analizează nevoile noi solicitate în
cantități mari/valori mari
4. Anulare nejustificată a unor proceduri de atribuire
5. Caiete de sarcini sau consultanță nejustificată/neformalizată acordată de
operatori economici câștigători
6. Operatori economici fictivi
7. Bunuri/servicii asigurate de operatori economici care au alt obiect de activitate
8. Facturarea de produse/servicii fictive
9. Schimbarea nejustificată a membrilor comisiei de evaluare
10.Este declarată ofertă câștigătoare cea cu un preț mai mare, iar celelalte oferte
cu preț mai mic nu sunt declarate admisibile pe motive discutabile
11.Ajustarea nejustificată a prețului contractului
12.Dosarul achiziției este incomplet pentru contractele cu ”suspiciuni”
13.Contracte câștigate corelate cu donații
14.Coincidență de date: beneficiarul achiziției sau responsabilul de achiziție și
ofertantul câștigător sunt din aceeași zonă/au avut legătură anterior
15.Specificații care direcționează achiziția către un produs anume
16.Contestații/reclamații/solicitări de clarificări de la ofertanți prin care se
semnalează direcționarea achiziției
17.Solicitarea prin licitație de produse tip ”flagship” la prețuri foarte mari și care
sunt rare ce sunt asigurate de 1 max. 2 operatori economici
18. Fragmentarea achizițiilor prin specificații tehnice, cod CPV, obiect achiziție
aparent diferite
19.Facturarea unor servicii fictive (manoperă excesivă și piese de schimb cu
prețuri mari și care nu sunt schimbate)
20.Înlocuirea nejustificată a unor elemente de deviz cu păstrarea/modificarea
costurilor/substituția produselor/serviciilor
21.Nu sunt invitați la negocieri operatorii economici renumiți/care au câștigat
proceduri concurențiale anterioare
81
Cod procedură de audit P-11: Analiza problemelor și formularea recomandărilor –
Elaborarea Fișelor de identificare și analiză a problemei – FIAP (exemplu)

Data:28.02.2014
FIAP nr. 1/
(CONSTATARE DE AUDIT nr. 1)
PROBLEMA
Programul anual al achizițiilor publice nu este actualizat, în semnul că nu include toate
contractele/acordurile-cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le
atribuie/încheie, contrar prevederilor cadrului normativ național în domeniul achizițiilor
publice.
CONSTATĂRI
Conform prevederilor art.4 alin.(1) și (2) din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006,
entitatea auditată are obligația de a elabora programul anual al achizițiilor publice care să
cuprindă totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractă intenționează
să le atribuie/încheie în decursul anului următor. De asemenea, art.(4) alin.(4) din hotărârea
menționată prevede faptul că entitatea auditată are obligația de a definitiva programul anual
al achizițiilor publice în funcție de fondurile aprobate și de posibilitățile de atragere a altor
fonduri.
Raportat la prevederile legale menținute mai sus, echipa de audit a constatat faptul că,
în perioada 2012-2016, programele anuale ale achizițiilor publice nu au fost actualizate, în
sensul că nu au inclus toate contractele de achiziție pe care entitatea auditată le-a atribuit în
perioada respectivă.
Din testul nr. ____rezultă că peste 20% din contractele atribuite, în valoare totală de peste
20 milioane, reprezentând 40% din valoarea totală a procedurilor de achiziție, nu au fost
cuprinse în programul anual al achizițiilor publice.
CAUZE
- Procedra operațională P-01 privind elaborarea programului anual al achizițiilor
publice nu prevede responsabili și termene pentru actualizarea acestui document (standardul
9);
- Începând cu anul 2012, elaborarea programelor anuale ale achizițiilor publice se face
de către o persoană din Departamentul Resurse Umane, care execută această sarcină prin
cumul, întrucât responsabilul cu achizițiile publice s-a pensionat pe 31.12.2011 (standardul
11);
82
- Nu a fost demarată procedura de angajare, întrucât în perioada 2012-2015 posturile în
entitate au fost blocate (standardul 2);
- Persoana care elaborează programul anual al achizițiilor publice nu a participat la
nici un curs de pregătire profesională în acest domeniu, de când execută, prin cumul, această
sarcină (standardul 3).
CONSECINȚE
-Riscul unor erori sau sancțiuni contravenționale ca urmare a faptului că se poate depăși
pragul valoric pe anumite achiziții. Riscul s-a materializat în anul 2014, când în urma
controlului exercitat de ANAP, entitatea a fost sancționată contravențional cu o amendă de
50.000 lei pentru utilizarea unor metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii
estimate a contractului de achiziţie publică, în speță fiind constatată depășirea pragului
pentru achiziție directă în cazul produsului X;
-Riscul întârzierii unor achiziții sau efectuării unor achiziții neconcurențiale bazate pe
invocarea urgenței prin neactualizarea documentului de planificare.
RECOMANDĂRI
1) Responsabilul cu achizițiile publice va actualiza programul anual al achizițiilor
publice în conformitate cu prevederile legale în acest domeniu (necesități versus
fonduri ce pot fi alocate) - corectivă;
2) Trimiterea responsabilului cu achizițiile publice la un curs de specializare în acest
domeniu care să vizeze și modul de elaborare și actualizare a programului anual al
achizițiilor publice (preventivă);
3) Efectuarea demersurilor necesare și suficiente pentru angajarea unei persoane la
compartimentul achiziții (preventivă);
4) Actualizarea procedurii operaționale P-01 cu prevederi care să vizeze
responsabilități, circuitul documentelor și termene privind îndeplinirea obligațiilor
legale referitoare la actualizarea programului anual al achizițiilor publice
(preventivă).
83
FIAP nr. 2/
(CONSTATARE DE AUDIT nr. 2)
Problema: Utilizarea, în perioada 2012-2015, a procedurilor neconcurențiale prin
invocarea urgenței, fără a se încadra în circumstanțele prevăzute în legislație, a determinat
achiziția de produse și servicii la prețuri mai mari cu cca. 20% față de prețul obținut în
urma unei proceduri concurențiale, precum și riscul unor sancțiuni contravenționale de
peste 40.000 lei.
Constatarea:
Potrivit prevederilor art. 20 din OUG nr. 34/2006, autoritatea contractantă are obligația
de a atribui contractele de achiziție publică prin aplicarea procedurilor de licitație deschisă și
restrânsă. Actul normativ menționat stabilește posibilitatea aplicării procedurilor
neconcurențiale doar în circumstanțele specifice stabilite în cadrul acestuia.
Raportat la aspectele menționate mai sus, echipa de audit a constatat faptul că Entitatea
X a atribuit în perioada 2012-2015, prin negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de
participare (NFPAP), 120 de contracte de achiziție, în valoare totală de 410.000.000 lei,
reprezentând cca. 40% din valoarea totală a achizițiilor realizate, așa cum rezultă din tabelul
următor.
Anul Nr. NFPAP % din nr. total de Valoare totală (lei) % din valoarea totală a
proceduri de atribuire achizițiilor (fără acorduri-cadru)
2012 50 50% 80.000.000 10%
2013 40 40% 100.000.000 20%
2014 30 30% 110.000.000 30%
2015 10 10% 120.000.000 60%
La peste 80% din numărul de proceduri, reprezentând 65% din valoarea atribuită prin
această procedură de achiziție au fost invocate circumstanțele prevăzute la art. 122 lit.c) din
OUG nr. 34/2006, respectiv ”extrema urgență”.
Conform dispozițiilor art. 5 alin.(2) din HG 925/2006, Departamentul Achiziții are
obligația elaborării unei note justificative privind alegerea procedurii de atribuire prin
NFPAP.
Referitor la cerința menționată, echipa de audit a constatat că au fost întocmite note
justificative privind alegerea procedurilor de atribuire prin NFPAP, dar din justificările
înscrise în documentele menționate nu rezultă, fără echivoc, încadrarea în circumstanțele
art. 122 lit.c) din OUG nr. 34/2006.
Astfel, motivele invocate nu duc la concluzia că procedura de NFPAP reprezintă ”o
măsură strict necesară”, că nu puteau fi respectate perioadele de aplicare a unei proceduri
concurențiale, că au apărut evenimente imprevizibile, care nu se datorează sub nicio formă
unei acțiuni sau inacțiuni a autorității contractante (detalii în Anexa nr._pag._), așa cum
rezultă din tabelul următor.
Nr. Obiectul achiziției Motivul invocat pentru Valoarea (lei) Observații

crt. NFPAP
1 Produse IT ”urgență extremă” 12.000.000
2 Produse alimentare ”urgență extremă” 42.000.000
84
3 Medicamente ”urgență extremă” 62.000.000
….. Active fixe ”urgență extremă” 52.000.000
Realizarea achizițiilor prin proceduri neconcurențiale a determinat obținerea unor

prețuri de achiziție în medie cu 20% mai mari decât în cazul aplicării unor proceduri
concurențiale, așa cum rezultă din tabelul următor.
De asemenea, la procedurile derulate prin NFPAP nu au fost invitați la negocieri și
operatorii economici care au fost declarați câștigători, pentru aceleași achiziții, prin
proceduri concurențiale.
Nr. Obiectul Anul U/M Preț unitar Preț unitar Diferență Impact financiar
crt. achiziției NFPAP (lei) concurențial % total (plătit în
(lei) plus - lei)
1 Produse IT 2012 Buc. 100 80 20% 2.400.000
2 Produse 2013 Buc. 120 80 34% 14.280.000
alimentare
3 Medicamente 2014 Buc. 1.500 1.000 34% 21.080.000
….. Active fixe 2015 Buc. 12.000 9.000 25% 13.000.000
Astfel, dacă ar fi aplicat proceduri concurențiale, entitatea auditată ar fi realizat o

economie totală de 50.760.000 lei, reprezentând cca. 18% din valoarea contractelor
atribuite, respectiv 15% din bugetul alocat achizițiilor în perioada 2012-2015.
Faptul că achizițiile menționate nu reprezentau o extremă urgență rezultă din consumul
lor la cca. 2-3 luni de la data livrării, precum și din faptul că existau stocuri suficiente la
momentul achiziției, stocuri care permiteau derularea unei proceduri concurențiale, conform
tabelului din Anexa___pag.__.
Cauze:
 implementarea cu deficiențe a Standardului 9 Proceduri cu privire la desfășurarea
procedurilor de atribuire prin NFPAP, în sensul justificării insuficiente a acestora;
 nu au fost analizate stocurile existente la stabilirea necesarului, acest aspect nefind
cuprins în Procedura P01 privind elaborarea PAAP-ului (standardul 9);
 nu există o procedură privind derularea achizițiilor prin NFPAP care să includă
metodologia de derulare;
 responsabilii de aplicarea procedurii de atribuire, precum și persoanele care au
acordat viza de control sau au aprobat aceste proceduri au interpretat eronat sensul
termenului ”eveniment imprevizibil” (standardul 3 și standardul 10).
Consecinţe:
 economicitate scăzută a procesului de achiziție (prețul plătit a fost în medie cu 20%
mai mare);
 riscul neconformității cu prevederile OUG 34/2006 privind aplicarea procedurilor
neconcurențiale.
Recomandări:
1) Actualizarea Procedurii P01 privind elaborarea PAAP-ului, astfel încât să se
prevadă, cel puțin, următoarele aspecte:
a) Responsabilități și termene privind obligativitatea verificării stocurilor existente
înainte de aprobarea procedurilor de atribuire și stabilirea necesarului;
85
b) Elaborarea unui model de notă justificativă pentru selectarea NFPAP care să
prevadă menționarea clară a evenimentelor imprevizibile care au determinat
selectarea procedurii neconcurențiale;
c) Prevederea în modelul de notă privind determinarea valorii estimate a NFPAP a
obligativității completării ultimului preț unitar obținut printr-o procedură
concurențială, care să stea la baza estimării;
2) Elaborarea unei proceduri privind derularea achizițiilor prin NFPAP care să includă
metodologia de derulare a acestor achiziții, precum și obligativitatea invitării la negocieri,
cel puțin a operatorilor economici care au depus ofertă admisibilă la ultima procedură
concurențială;
3) Actualizarea listei de verificare a persoanei care acordă viza de CFPP pe contractele
încheiate prin utilizarea NFPAP, astfel încât să se prevadă ca instrumente de control
verificarea justificării încadrării în circumstanțele art. 122 lit. c) din OUG 34/2006;
4) Trimiterea la un curs de achiziții publice a responsabililor de proceduri, a celor care
acordă viza de CFPP pentru clarificarea circumstanțelor de aplicare a NFPAP în entitatea
auditată.
86
FIAP 3
Problema 1: Modalitatea actuală, de grupare a produselor pe loturi pentru

efectuarea achizițiilor, determină obținerea unor prețuri mai mari, în medie cu cca.
20% față de situația în care s-ar fi considerat fiecare produs ca fiind asimilat unui
lot.
Constatarea:
Potrivit prevederilor anexei nr. 1 din OMFP nr. 1792/2002, ”Înainte de a angaja
şi a utiliza creditele bugetare, respectiv înainte de a lua orice măsură care ar
produce o cheltuială, ordonatorii de credite trebuie să se asigure că măsura luată
respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar
sănătos, în special ale economiei şi eficienţei cheltuielilor.”.
Totodată, în conformitate cu dispozițiile art. 3 din OG 119/1999, obiectivul
general al controlului intern/managerial îl reprezintă “realizarea […] atribuțiilor
instituțiilor publice […] în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și
eficiență”.
Raportat la aspectele menționate mai sus, echipa de audit a analizat achizițiile de
echipamente de tehnică de calcul și consumabile efectuate de entitatea auditată și a
constatat faptul că acestea au fost cumpărate prin licitație deschisă, prin grupare pe
loturi, pentru fiecare lot fiind atribuit un contract.
Din examinarea produselor care au constituit loturile, prețul unitar al produselor
precum și prețul obținut pe fiecare lot, s-a constatat faptul că actualul mod de grupare
pe loturi determină ca în urma derulării procedurii să se obțină prețuri în medie cu
cca. 20% mai mari față de situația în care în care s-ar fi considerat fiecare produs ca
fiind asimilat unui lot, așa cum se prezintă în tabelul următor.
Nr. Denumire Produsele care Cantitate Preț Preț plătit Cel mai Preț plătit Cel mai Economia
crt. lot conțin lotul lot (buc.) plătit pe mic preț pe mic preț ce se putea
pe buc. produsul ofertat produsul ofertat realiza
(lei) A pentru B pentru (lei)
produsul produsul
A B
1 Lotul 1 Calculator 2.000 5.000 3.500 2.500 1.500 1.000 3.000.000
Imprimantă
2 Lotul 2 Consumabile A 5.000 500 200 150 300 250 500.000
Consumabile B
Total economie ce se putea obține prin regruparea pe loturi 3.500.000
Astfel, dacă s-ar fi constituit patru loturi (calculator, imprimantă, consumabil tip
A și consumabil tip B), entitatea auditată ar fi realizat o posibilă economie de cca.
3.500.000 lei.
Cauze:
87
 decizia de stabilire a obiectului achiziţiei/gruparea pe loturi este realizată de
către beneficiari prin intermediul referatelor de necesitate, conform prevederilor
procedurii P-01
Consecinţe:
 creșterea costurilor produselor achiziționate în medie cu cca. 20%;
 alte nevoi stringente ale entității, cum ar fi mentenanța autovehiculelor nu a
fost realizată la termenele prevăzute de producător, determinând o indisponibilitate
medie a fiecărui autovehicul de peste 150 zile/an.
Recomandări:
 compartimentul achiziții va actualiza procedura P-01, astfel încât să se prevadă
ca decizie de stabilire a obiectului achiziției să fie luată la nivelul șefului acestui
compartiment și nu de către beneficiari;
 se vor modifica macheta referatului de necesitate, precum și precizările de
completare a acesteia, astfel încât să se prevadă obligația ca beneficiarii să încrie
produsele necesare și nu loturi.
88
Cod procedură de audit P-12: Analiza și raportarea iregularităților – Elaborarea
Formularului de constatare și raportare a iregularităților - FCRI (exemplu)

Data:28.02.2014
FORMULARUL DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A

IREGULARITĂȚILOR
– Exemplu –
1. Problema:
Majorarea fără bază legală a valorii unor contracte cu suma totală de 360.000 lei prin
încheierea unor acte adiționale care nu aveau la bază clauze contractuale de ajustare a prețului
și nici nu se încadrau în cazurile prevăzute de legislația achizițiilor pentru ajustarea prețului.
2. Constatarea:
În baza Ordinului de serviciu nr. 30/05.05.2014 și Planului anual de audit intern nr.
20/20.12.2013 o echipă de audit desfășoară, în perioada 30.05-30.07.2014, o misiune de audit
public intern de regularitate cu tema ”Evaluarea conformității activității de achiziții publice din
Entitatea X cu cadrul legal aplicabil”.
În cadrul misiunii de audit, în urma analizării modului de derulare a contractelor de achiziție
atribuite, auditorii au constatat încheierea de acte adiționale prin care a fost majorată valoarea
acestora fără bază legală.
Astfel, în perioada 20.01.2013-20.06.2013, entitatea auditată a atribuit, prin procedura de licitație
deschisă, următoarele contracte de furnizare:
 contractul 3/20.04.2013, în valoare de 700.000 lei cu TVA, încheiat cu SC ABBA SRL și
având ca obiect furnizarea de calculatoare și servere, cu termen de livrare 29.12.2014;
 contractul 5/24.05.2013, în valoare de 1.600.000 lei cu TVA, încheiat cu SC MORA SRL și
având ca obiect furnizarea de imprimante și copiatoare, cu termen de livrare 29.12.2014;
 contractul 6/27.05.2014, în valoare de 2.100.000 lei cu TVA, încheiat cu SC DOFA SRL și
având ca obiect furnizarea de aparatură de videoconferință, cu termen de livrare 29.12.2014.
La cca. 30 zile după încheierea contractelor menționate, ca urmare a cererilor adresate de firmele
care au fost declarate câștigătoare în urma procedurilor, autoritatea contractantă a încheiat acte
adiționale prin care a majorat valoarea inițială a contractelor cu sume de peste 100.000 lei, după
cum urmează:
Nr. Nr. și dată Valoare inițială (lei)

Nr. și dată act Valoarea Valoarea finală a
crt. contract adițional majorării (lei) contractului (lei)
1 3/20.04.2014 700.000 3/1/06.05.2014 60.000 760.000
2 5/24.05.2014 1.600.000 5/1/20.06.2014 120.000 1.720.000
89
3 6/27.05.2014 2.100.000 6/1/25.06.2014 180.000 2.280.000
Total 4.400.000 360.000 4.760.000
Potrivit prevederilor art. 97 alin.(1) - (4) 3 din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru
aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie
publica din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziţie publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificările și completările ulterioare, autoritatea contractantă avea dreptul să ajusteze
prețul contractelor atribuite numai dacă se menționau în documentația de atribuire, precum și în
contractul încheiat informații și clauze speciale în acest sens. Actul normativ menționat prevede,
fără echivoc, la art. 97 alin. (3) teza a 3-a faptul că ”Lipsa, modificarea sau completarea
respectivelor informaţii/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea
de ajustare a preţului contractului de achiziţie publică”.
Referitor la ajustarea prețului în alte cazuri decât condiția menționată anterior, legiuitorul
menționează în cadrul art. 97 alin.(4) faptul că ajustarea prețului este posibilă dacă survin
circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor sau dacă durata de aplicare a
procedurii de atribuire se prelungeşte, în mod neprevăzut, peste perioada preconizată iniţial şi din
motive care exclud orice culpă a ofertantului/contractantului.
Raportat la dispozițiile legale menționate anterior, din analiza documentației de atribuire, precum
și a clauzelor prevăzute în contractele încheiate, auditorii au constatat faptul că nu există informații
sau mențiuni privind posibilitatea de ajustare a prețului contractului, situația care făcea imposibilă
încheierea de acte adiționale la contracte în acest sens. Totodată, auditorii au constatat că actele
adiționale încheiate nu au făcut referire la prevederile art. 97 alin.(4) din Hotărârea Guvernului nr.
925/2006, nefiind cazul unor ” circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor” sau
”prelungirea, mod neprevăzut, peste perioada preconizată iniţial şi din motive care exclud orice
culpă a ofertantului/contractantului”.
De asemenea, actele adiționale menționate nu au fost vizate pentru control financiar preventiv
propriu, contrar prevederilor art. 23 din Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și
completările ulterioare, care menționează obligativitatea exercitării controlului financiar preventiv
asupra tuturor operațiunilor care afectează fondurile publice. În acest sens, deși actele adiționale la
contracte erau incluse în Cadrul specific al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu nr. 12/2013, cu toate acestea, actele adiționale menționate anterior nu au fost prezentate la
viză, deși au fost semnate de către directorul entității.
Prin urmare, autoritatea contractantă a majorat, fără bază legală, valoarea contractelor
menționate cu o sumă totală de 360.000 lei, contractele fiind achitate în totalitate (inclusiv valoarea
ajustată) la data de 20.12.2013.
3. Acte normative încălcate:

3
ART. 97
(1) Preţul contractului de achiziţie publică se poate exprima în lei sau, după caz, în valută.
(2) Pe parcursul îndeplinirii contractului, preţul poate fi ajustat în următoarele situaţii:
a) au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile locale acte administrative
care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în
creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului;
b) pe piaţă au apărut anumite condiţii, în urma cărora s-a constatat creşterea/diminuarea indicilor de preţ pentru elemente constitutive
ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului.
(3) Pentru a se respecta principiul transparenţei, posibilitatea de ajustare a preţului trebuie să fie precizată atât în documentaţia de
atribuire, cât şi în contractul care urmează să fie încheiat, prin clauze speciale în acest sens. În cazul prevăzut la alin. (2) lit. b),
autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza totodată şi modul concret de ajustare a preţului, indicii care vor fi utilizaţi, precum
şi sursa informaţiilor cu privire la evoluţia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaţii ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea
sau completarea respectivelor informaţii/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a
preţului contractului de achiziţie publică.
(4) Ajustarea preţului fără a fi îndeplinite condiţiile prevăzute la alin. (3) este posibilă numai în următoarele cazuri:
a) atunci când survin circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor, altele decât cele prevăzute la alin. (2) lit. a) şi b);
sau
b) atunci când durata de aplicare a procedurii de atribuire se prelungeşte, în mod neprevăzut, peste perioada preconizată iniţial şi din
motive care exclud orice culpă a ofertantului/contractantului.
90
 art. 97 alin.(1) - (4) din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publica din Ordonanţa de
urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publica, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;
 art. 23 din Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 …………
4. Consecința:
 Producerea unui posibil prejudiciu în cuantum de 360.000 lei, determinat ca diferență între
suma totală plătită pe cele 3 contracte (4.760.000 lei) și valoarea acestora fără ajustarea prețului
(4.400.000 lei)
 Având în vedere aspectele menționate, există riscul intrării sub incidența prevederilor art.
298 Cod Penal – Neglijența în serviciu, care prevede faptul că ” Încălcarea din culpă de către un
funcționar public a unei îndatoriri de serviciu, prin neîndeplinirea acesteia sau prin îndeplinirea ei
defectuoasă, dacă prin aceasta se cauzează o pagubă ori o vătămare a drepturilor sau intereselor
legitime ale unei persoane fizice sau ale unei persoane juridice, se pedepsește cu închisoare de la 3
luni la 3 ani sau cu amendă”;
5. Recomandări:
În conformitate cu prevederile art. 13 lit. g) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern,
republicată, cu modificările și completările ulterioare, recomandăm transmiterea speței pentru
instrumentare/cercetare Parchetului competent.
6. Anexe:………..
91
Proceduri: Revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit
Cod procedură de audit P-13: Elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
(exemplu)
Kkk
Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor de Data:28.02.2014
audit public intern
nnn
Nr. Constatarea Documentele justificative/ Există Auditori
crt. Probele de audit Da Nu
92
Proceduri: Ședința de închidere
Cod procedură de audit P-14: Ședința de închidere – Elaborarea Minutei ședinței de
închidere (exemplu)

Data:28.02.2014
Şedinţa de închidere
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
negocieri
B. Stenograma şedinţei
audit.
Etapa misiunii de audit public intern: Raportarea rezultatelor misiunii
Proceduri: Elaborarea proiectului raportului de audit public intern
Cod procedură de audit P-15: Elaborarea proiectului raportului de audit public
intern– Elaborarea proiectului raportului de audit public intern (exemplu)
fdhgfdgfdsgsdfg
Cod procedură de audit P-16: Transmiterea proiectului raportului de audit public
intern– Adresa de transmitere a proiectului raportului de audit public intern (exemplu)
fdhgfdgfdsgsdfg
Cod procedură de audit P-17: Reuniunea de conciliere – Minuta reuniunii de conciliere
(exemplu)
Direcţia Audit Intern RAPORTAREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT PUBLIC

INTERN Data:28.02.2014
Reuniunea de conciliere
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
negocieri
B. Concluzii
audit.
Proceduri: Elaborarea raportului de audit public intern
Cod procedură de audit P-18: Raportul de audit public intern– Elaborarea raportului
de audit public intern (exemplu)
fdhgfdgfdsgsdfg
Etapa misiunii de audit public intern: Supervizarea
Proceduri: Supervizarea
Cod procedură de audit P-20: Elaborarea notei de supervizare a documentelor (exemplu)
Mmm
Direcţia Audit Intern MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN
Data:28.02.2014
Nota de supervizare a documentelor
Denumirea misiunii: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii publice desfășurate în Entitatea Publică X, raportat la prevederile normative și procedurale
aplicabile
Fdhgfdgfdsgsdfg
Nr. Lucrarea Propunerea șefului structurii de Răspunsul auditorilor interni Revizuirea răspunsurilor auditorilor de
crt. audit/supervizorului misiunii, ca urmare a către șeful structurii de audit/supervizor
revizuirii documentului
Proceduri: Elaborarea raportului de audit public intern
Cod procedură de audit P-19: Difuzarea raportului de audit public intern– Adresa de
transmitere a raportului de audit public intern (exemplu)
fdhgfdgfdsgsdfg
Etapa misiunii de audit public intern: Urmărirea recomandărilor
Proceduri: Urmărirea recomandărilor
Cod procedură de audit P-21: Urmărirea recomandărilor – Fișa de urmărire a implementării recomandărilor (exemplu)
Ddd
Entitatea publică: Compartimentul de audit public intern

Entitatea/Structura auditată: Misiunea de audit public intern: Raport de audit public
intern nr.:
Nr. Constatarea/Disfuncția Recomandarea I1 PI2 NI3 Data planificată/Data Modul de implementare a Valoarea adăugată
crt. (prezentată sintetic) prelungirii/Data implementării recomandărilor

Anexa Carte de Audit Regularitate

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Anexa Carte de Audit Regularitate

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MISIUNE DE AUDIT DE REGULARITATE

PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE

În acest plan au fost înscrise următoarele date:

Directorul Direcţiei audit intern,

Nume şi prenume: Popescu Ion

Popescu Ion Georgescu Răzvan

Nume şi prenume: Ionescu Alin

Ionescu Alin Georgescu Răzvan

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către: Şeful Departamentului achiziţii, dl. Pop Ion

Referitor la misiunea de audit public intern: Evaluarea conformităţii activităţii de achiziţii

Stimate domn Pop Ion,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2018, urmează ca în perioada 22.01-

Directorul Direcţiei audit intern

Situaţia derulării contractelor și achizițiilor directe încheiate în perioada 2015-2018

Direcţia Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Direcţia Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

3 Cunoaşterea funcţionării entităţii/structurii auditate

Auditori interni, Supervizor,

Observație: datele sunt luate din chestionarul de luare la cunoştinţă şi documentele

Birou Birou Birou

b) Analiza domeniului auditabil (procese, responsabili, factori de influenţă, cadrul normativ

Pentru derularea achizițiilor au fost implementate următoarele proceduri operaționale:

c) Analiza structurii şi pregătirii personalului

2012 2013 2014 2015

În perioada 2012-2015, 2 angajați din Departamentul Achiziții au paricipat la cursuri de

d) Asigurarea şi disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităţilor

e) Alte informaţii specifice domeniului auditabil

Auditori interni, Supervizor,

Direcţia Audit Intern

Auditori interni, Supervizor,

Compartimentul Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLULUI INTERN ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

Ierar- Controale interne existente Controale interne aşteptate Evaluarea Selectare

Auditori interni, Supervizor,

Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

Auditori interni, Supervizor,

Direcţia Audit Intern PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Tipul Nr. Durata Locul

II. Intervenţia la fata locului

Verificarea 1. Primirea şi deschiderea ofertelor

Verificarea 1. Derularea achiziţiilor directe

Auditori interni, Supervizor,

Compartimentul Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Obiectivul Verificarea planificării achiziţiilor în raport cu cerinţele normative şi nevoile

Concluzii La nivelul Departamentului Achiziții nu a fost respectată metodologia de testare a pieței

Auditori interni, Supervizor ,

1. Prețuri nejustificat de mari și achiziții de la același furnizor/prestator în mod

Direcţia Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Nr. Obiectul achiziției Motivul invocat pentru Valoarea (lei) Observații

Realizarea achizițiilor prin proceduri neconcurențiale a determinat obținerea unor

Astfel, dacă ar fi aplicat proceduri concurențiale, entitatea auditată ar fi realizat o

Problema 1: Modalitatea actuală, de grupare a produselor pe loturi pentru

Direcţia Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

FORMULARUL DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A

Nr. Nr. și dată Valoare inițială (lei)

3. Acte normative încălcate:

Direcţia Audit Intern INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

Direcţia Audit Intern RAPORTAREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT PUBLIC