Cu opt săptămâni înainte de eveniment

Determinați scopul evenimentului. Determinați sponsorii evenimentului. Alegeți o

dată tentativă. Verificați disponibilitatea locului de desfășurare a evenimentului (luați
în considerare restricțiile - fumatul, capacitatea de ședere). Identificați publicul vizat.
Decide cu privire la artiștii interpreți sau executanți, DJ, vorbitori. Stabiliți bugetul
inițial. Efectuarea evaluării nevoilor comunității Sarcini delegate (publicitate, logistică,
alimente, vorbitori, decorațiuni, evaluări etc. ). Rezervați
spațiu și procesați solicitările de facilități speciale (dimineața devreme, noaptea târziu
etc. Luați în considerare costurile suplimentare).
Cu șase săptămâni înainte de eveniment
Finalizați data, ora și locația evenimentului. Contract de divertisment parte, dacă
este necesar. Întâlniți-vă cu catering pentru alimente și băuturi. Rezervă echipamente
audio/vizuale. Comanda premii și suveniruri. Faceți aranjamente pentru vânzarea
biletelor (distribuție, costuri, chitanțe etc. ). Rezervați-vă de
securitate, dacă este necesar. Aranjați transportul (dacă este necesar). Aranjați
parcarea vizitatorilor (dacă este necesar).
Cu cinci săptămâni înainte de eveniment
Decide cu privire la o temă și titlul evenimentului. Dezvoltați un plan de publicitate
și publicitate. Confirmați cerințele contractuale și îndeplinirea contractului. Finalizați
bugetul.
Patru săptămâni înainte de eveniment
Publicitatea corectură (inclusiv în ceea ce privește drepturile de autor). Trimiteți o
cerere pentru anunțurile inițiale.
Cu trei săptămâni înainte de eveniment
Începeți campania de publicitate. Începeți să lucrați la decorațiuni de partid
(comandarea florilor, bannerelor, baloanelor, șervețelelor speciale și farfuriilor,
plăcilor).
Cu două săptămâni înainte de eveniment
Începeți să postați publicitate. Organizați voluntari pentru eveniment. Trimiteți o
cerere de anunțuri finale.
Cu o săptămână înainte de eveniment
Distribuiți scrisori de mână, e-mailuri, semne, pliante pentru eveniment. Creați
evaluări ale evenimentelor.
Ziua evenimentului
Verificați configurarea instalației. Împodobi. Set-up pentru vânzarea de bilete și
distribuția programelor. Distribuiți și colectați evaluări.
Săptămână după eveniment
Plătiți artiștii interpreți sau executanți. Trimite note de mulțumire. Reconciliați
toate facturile. Întâlniți-vă cu comitetul de planificare a evenimentului pentru a evalua
evenimentul.
 DESCRIERE

Tema deciziei luate

Contracte negociate/semnate cu AV și Ground Transp.
Ordinea de zi Blocuri majore finalizate cu VP-uri
Sesiunea de brainstorming I: Concepte video
Lista participanților decontată
Invita concept prezentat
Concepte de logo-uri prezentate
Invitații trimise paneliștilor/vorbitorilor externi
Trimiteți contracte de ajutor temp
Ordinea de zi versiunea 1 elaborat și exec orare
verificate
Sesiunea de brainstorming II: Creative Collateral
Salvați data trimisă (e-mail sau site w / date)
Determinați opțiunile de activitate pentru o zi liberă
Alegeri de activitate sigure cu hotelurile și parcurile
locale

Informații despre site-ul furnizat site-ului web pentru

înregistrare
Înregistrarea software-ului de formare
Hard copy Invita în mână
Concepte de cadouri prezentate
Întâlnirea echipei la sediul central
Întâlnirea cu reprezentanții de călătorie pentru a finaliza
propunerea
Lista participanților finali importată în Cvent
Site-ul de înregistrare live și testat
Invitație trimisă participanților
Boxe de rezervă pentru divertisment de seară
Schițați planul de personal pentru la fața locului -
obțineți toate numele lui Y! personalul care urmează să
fie la fața locului
Furnizați bugetul revizuit
Design de scenă selectat
Big Cadou comandat (de peste mări)
Determinați uniformele personalului
Comanda uniforme de personal
Jocuri securizate pentru Club Yahoo!
Secure DJ pentru Club Yahoo!
Comparați participanții cu blocul de cameră - ajustați în
consecință, dacă este necesar
Determinați meniurile F&B pentru toate mesele de la
Hotel
Finaliza decor pentru toate cina / masa de prânz funcții
la Del - Beach Party, cina formală, MVP Prânz, Alte
prânzuri (2)
Întâlnirea echipei la sediul central
Toate contractele de vorbitor (dacă este necesar)
semnate și OP emise

Colecta bios-ul intern de la PR & editați după cum este

necesar
Trupa rezervată până la această dată (11/1)
Teme/concepte prezentate de Dinner Party
Trimiteți lista de camere pentru toți directorii /
vorbitorii la del
Concepte video prezentate
Toți participanții înregistrați la fața locului
Comanda lanyards / pungi pentru insigne nume
Planificarea întâlnirii cu echipa conferinței de vânzări
Prop Dezvoltare / Plan - recuzită majore rezervate
Bilete de avion complet rezervate (rezervare continuă
pentru add on-uri)
Alte garanții/cadouri comandate
Generarea raportului de activitate de pe site-ul de
înregistrare și trimiterea numerelor la hotel

Întâlnirea echipei la sediul central

Înregistrarea lui Thomas Friedman

Model pentru PPT Due/trimis vorbitorilor

Ultima vizită pe site la Hotel
Întâlnirea echipei la sediul central
Difuzor Bios & Hi-res fotografii datorate pentru notebook-
uri
Întâlnirea echipei la sediul central
Estimarea costurilor revizuite de transport datorate -
reevaluarea numărului de vehicule în raport cu #'s guest
și arriv/depart manifest
Agenda finală pusă la dispoziția Creative
Revizuirea AV cu concepte A / V
Discutați despre procesul de înregistrare a oaspeților
Revizuirea blocului de camere de hotel
Trimiteți solicitări IT pentru on-site
Completați toate indicatoarele

Planificarea întâlnirii cu echipa conferinței de vânzări

Echipa evenimentului la ATT săptămâna întreagă
Videoclipuri finalizate și trimise pentru examinare finală
Blocnotesurile se imprimă
Lista camerelor puse la dispoziția hotelului
Revizuirea finală a transportului - politica de anulare de
72 de ore
Final F & B
Insigne de nume de imprimare
Dezvoltarea la fața locului
Prime/Cadouri livrate la Hotel
JE pentru a achiziționa baruri de energie, gustări, etc
pentru personal
Trimiteți consumabile de birou la hotel
Conducerea echipei ajunge la Hotel
Pre-con cu Hotel Mgt. (3 ore)

Tot personalul arive la Hotel

Orientarea personalului
Primele sosiri ale oaspeților (Intl. Mgt, Ops Mgt)
Întâlnirea personalului
A doua sosire a oaspeților (Mgt. Participanții la întâlnire)
A treia sosiri a oaspeților (VP-uri de vânzări, Coasta de
Est)
Biroul de înregistrare se deschide pentru participanții la
conferință
Sosirile oaspeților principali
Reuniunea directorilor (8-12)
Conferința începe (13:15)
Sesiune generală / Premii / Petrecere pe plajă
Sesiune generală/Activități/Cină formală
Plecările oaspeților (toată ziua)
Petrecere de sarbatoare - All TEAM ;)

Toate notele de mulțumire au fost trimise furnizorilor și

vorbitorilor
Programul facturilor finale și reconcilierea

Decizia temă a făcut

Contracte negociate / semnat cu AV si Transp solului.
Agenda blocuri majore finalizate cu VPS
Brainstorm Sesiunea I: Concepte video
Lista de participanți stabilit
Invitați Concept Prezentat
Conceptele prezentate logo
Invitatii trimise vorbitori externe / boxe
Trimite contracte temporare de ajutor
Versiunea Ordinea de zi 1 dezvoltată și programele de exec verificate
Brainstorm Sesiunea II: Collateral Creative
Salvați Data adaugat (g e-mail sau site-ul / perioadele)
Determinați alegeri de activitate pentru zi libera
Alternative sigure de activitate cu parcuri hotel & locală

Info: Site-ul oferit pe site-ul de înregistrare

Înregistrare Software-ul de formare
Copie hard Invitați în mână
Conceptele prezentate de cadouri
Săli de echipa de la sediul central
Întâlnire cu repetari de călătorie pentru a finaliza propunerea
Lista de participanți finală importate în Cvent
Anul Site-ul Live & testate
Invite trimis la participanți
Boxe de rezervă pentru divertisment seara
Schiță a planului de personal on-site - obține toate numele de Y! personalul să
fie la fața locului
Furnizarea de buget revizuit
Proiectare etapa selectate
Cadou Big ordonate (de peste mări)
Determinați uniformele personalului
Personal Ordine Uniforme
Jocuri sigure pentru Yahoo! Club
DJ securizat pentru Club Yahoo!
Compara participant cu bloc de cameră - se ajustează în mod corespunzător,
dacă este necesar
Determinați F & B Meniurile pentru toate mesele de la Hotel
Decor pentru a finaliza toate funcțiile de cina / pranz la Del - Beach Party,
filme oficială, MVP prânz, Prânz Alte (2)
Săli de echipa de la sediul central
Toate contractele boxe (acolo unde este necesar), semnat și emis PO

Colecta BIOS-ul intern din PR & editare după cum este necesar
Trupa rezervat de această dată (11/1)
Teme dineu / concepte prezentate
Trimite lista rooming pentru toate directori / boxe la del
Concepte video prezentat
Toți participanții Inregistrat pe site-ul
Lanyard-uri Comandă / Huse de ecusoane cu nume
Planificarea întâlnire cu echipa de vanzari de conferințe
Prop dezvoltare / Planul - elemente de recuzită majore rezervate
Biletele de avion complet rezervat (Cea continuă pentru Firefox add)
Alte colaterale / cadouri ordonate
Genera un raport de activitate pe site-ul de înregistrare și trimite numere de
la acest hotel

Săli de echipa de la sediul central

Inregistrari de Thomas Friedman
Format pentru PPT Datorită / trimis la difuzoarele
Ultima vizită site-ul de Hotel
Săli de echipa de la sediul central
Difuzor Bios & Hi-res fotografii datorate pentru notebook-uri
Săli de echipa de la sediul central
Transport revizuit estimarea de cost din cauza - reevalueze numărul de
vehicule în raport cu s. clien ților # "și Intrari rece / pleacă vădită
Ordinea de zi final, cu condiția să Creative
AV opinie cu A / V Concepte
Discutați despre Procesul de înregistrare Comentarii
Revizuire hotel Cameră de bloc
Trimiteti IT cereri de pe site-ul
Completaț i toate signage

Planificarea întâlnire cu echipa de vanzari de conferințe

Echipa de eveniment la săptămână întreagă ATT
Videoclipuri completat și trimis pentru examinare finală
Laptopuri Go pentru a imprima
Lista camera de oferit la acest hotel
Revizuirea finală de transport - 72 Politica de anulare a oră
Final de F & B
Imprima ecusoane cu nume
Dezvoltarea Pe site-ul
Primele / Cadouri livrate la Hotel
JE să cumpere batoane energizante, snacks-uri, etc pentru personalul
Trimite rechizite de birou la hotel
Conduce echipa ajunge la hotel
Pre-con cu MGT hotel. (3 ore)

Toate arive Personal pentru hotel

Personal Orientare
Sosiri primele clienți (Intl. MGT, Ops MGT)
Personal Meeting
Sosiri al doilea clienți (Mgt. participanti la intalnire)
Sosiri terțe clienți (VPS Vanzari, coasta de est)
Birou de înregistrare se deschide pentru Participanți Conferința
Sosiri Principalele clienți
Directorii Întâlnire (8-12)
Conferința începe (13:15)
Sesiunea / Premii / Beach Party
Sesiunea generală / Activități / Cina oficială de
Plecări clienți (toată ziua)
Partidul Celebration - totul ;) TEAM
Tot vă mulțumesc note au fost trimise la furnizori și boxe
Programul de facturi finale și reconciliere