COMPARTIMENTUL

SECRETARIAT ÎN
FIRMA DE EXECIȚIU

PRACSIU TINCA DANIELA

BOTEZATU ANDREEA
 COMPARTIMENTUL SECRETARIAT

COMPARTIMENTUL SECRETARIAT........................................................................................................... 2
1.1.ATRIBUȚII SPECIFICE COMPARTIMENTULUI SECRETARIAT ....................................... 2
1.2.DOCUMENTELE UTILIZATE ÎN ACTIVITĂŢILE COMPARTIMENTULUI
SECRETARIAT .................................................................................................................................. 4
1.3.ARHIVAREA DOCUMENTELOR ............................................................................................. 6
1.4.ACTIVITĂŢI PRACTICE ............................................................................................................ 7

1.1.ATRIBUȚII SPECIFICE COMPARTIMENTULUI SECRETARIAT

Compartimentul secretariat prezintă o importanţă deosebită în cadrul unei firme. În
firma de exerciţiu, compartimentul secretariat este indispensabil conducerii și poate fi privit ca
o interfaţă între directorul firmei şi celelalte compartimente dar și între firma de exercițiu și
celelalte firme de exercițiu din mediul extern.
Atribuțiile specifice compartimentului secretariat
Compartimentul secretariat preia în cadrul firmei de exercițiu următoarele
atribuții:
• programarea sedințelor în agenda de lucru a managerului și întocmirea rapoartelor;
• organizarea întrunirilor în cadrul firmei de exercițiu;
• primirea vizitatorilor și a partenerilor de afaceri;
• documentarea în ceea ce priveste regulile de relații cu publicul si protocol;
• evidența necesarului de consumabile și de personal;
• primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor;
• folosirea aparaturii de birou;
• executarea activităților de registratură ale firmei de exercițiu (sortare, înregistrare,
datare, distribuire, arhivare a documentelor);
• expedierea la ROCT a formularelor de înregistrare/ reînregistrare a firmei de exercițiu;
• redactarea materialelor elaborate la cerere sub forma de: tabele, scheme, statistici,
prezentari etc.;
• clasarea documentelor;
• organizarea și asigurarea unei bune funcționări a arhivei;
• primirea, datarea, înregistrarea, distribuirea corespondenței primite, precum și
pregătirea corespondenței pentru expediere;
• multiplicarea materialelor;
• traducerea documentelor în cazul tranzacțiilor cu firmele de exercițiu din străinatate;
• respectarea disciplinei muncii.
Angajatul firmei de exercițiu pe postul de secretar/ă, prin atribuțiile specifice, se află în
contact permanent nu doar cu ceilalți angajați din firma de exercițiu, ci și cu un număr mare de
persoane din mediul extern al firmei (partenerii de afaceri, firma mamă, școala, vizitatorii etc.).
Un element important pentru profesia de secretar/ă este abilitatea de a lucra în echipa și de
a comunica permanent cu oamenii.
Organizarea sedințelor este sarcina departamentului secretariat
În firma de exercițiu, sedințele periodice sunt gestionate de departamentul de secretariat, iar
pentru eficientizarea acestora, ordinea de zi trebuie să conțină următoarele puncte de bază:
 ✓ Informarea angajaților asupra problemelor
✓ Soluționarea problemelor
✓ Luarea deciziilor
Deasemenea în organizarea ședințelor se adoptă planul de măsuri (Model 1)care indică
exact:
✓ CINE face?
✓ CE face?
✓ PÂNĂ CÂND face?
✓ CUI predă?
Model 1
Plan de măsuri
PLAN DE MĂSURI
TEMA CINE? CE? PÂNĂ CÂND? CUI?
Înscriere firma secretar documente 01.03.200N Manager
exercițiu ROCT
În relațiile cu firmele de exercițiu partenere este foarte important modul în care
comunici! În activitatea curentă a firmei de exercițiu, se folosește preponderent
corespondența clasică și electronică.
1. Corespondența clasică reprezentată de scrisoarea comercială ce conține: antetul, numărul
și data, referințele, adresa destinatarului, formula de salut, formula de adresare, obiectul
scrisorii, conținutul, formula de încheiere, formula de salut, semnătura, referiri, anexe.
Antetul are funcție de identificare, informare și de publicitate și poate cuprinde:
• elementul grafic (sigla sau logo-ul);
• denumirea societății;
• forma sa juridica;
• adresa și sediul central (se indică strada, numărul, localitatea, codul poștal, țara);
• numărul de înregistrare la Registrul Comerțului;
• codul fiscal;
• contul bancar și banca unde firma are deschis contul respectiv;
• numărul de telefon, precedat de prefixul orașului, eventual și cel al țării (în cazul
corespondenței
cu partenerii străini);
• numărul de fax;
• e-mail-ul.
2. Scrisoarea electronică este un mesaj format din antet, corp și semnătura.
✓ Antetul (header) este o secvență standard de informații (destinatar, autor, subiect,
ora transmisiei)
cu care începe mesajul poștal.
✓ Informațiile care trebuie precizate de utilizator:
• To: (adresa de e-mail a destinatarului);
• Subject: (în câteva cuvinte este descris subiectul scrisorii);
• Cc: carbon copy (lista destinatarilor mesajului atunci când acelasi mesaj este transmis mai
multor destinatari, fiecare dintre ei primind o copie a mesajului, iar în antet apare și lista
celorlalți destinatari);
• Bcc: blind carbon copy (lista destinatarilor care vor primi o copie a mesajului, fără să cunoască
ceilalți destinatari – în antet nu mai este afișată lista destinatarilor).
✓ Mesajul propriu-zis (body) poate fi redactat cu ajutorul unui editor sau procesor de
texte și apoi
este fie selectat în aplicația cu care a fost creat și transferat în zona de memorie Clipboard
(operația
Copy sau Cut) și inserat în mesajul electronic (operația Paste), fie atașat mesajului ca fișier
(operația
File attachment, care este disponibilă în marea majoritate a programelor de poștă electronică).
✓ Semnatura (signature) este o secvența standard de informații (autor, domeniile sale de
interes,
afilieri) care se adaugă automat la sfârșitul mesajului poștal.
Activitățile specifice compartimentului secretariat
În cadrul firmei de exercițiu, compartimentul secretariat realizează următoarele
activități grupate în funcție de perioada de evoluție a firmei:

Tabel nr.1.1.
Începutul activității firmei de
exercițiu
• Participare la elaborarea
viziunii firmei de exercițiu;
• Contribuie la stabilirea
obiectivelor anuale;
• Elaborarea unor formulare
personalizate sau preluarea
modelelor deja existente
(hârtie cu antet; modele de
e-mail; comanda;
confirmare de comanda;
nota telefonica etc);
• Transmiterea modificarii
datelor
firmei de exercițiu către
ROCT;
• Crearea unui dosar care sa
conțină un istoric al firmei,
compartimentele care
compun structura
organizatorică,
organigrama firmei și
fișele de post;
• Stabilirea de contacte cu
firma parteneră.
Activități curente ale firmei de Predarea firmei de
exercițiu exercițiu
• Procesarea intrărilor și • Realizarea unui
ieșirilor corespondenței; raport cu privire
• Stabilirea de contacte noi cu la modul în care
ceilalți parteneri de pe piața au fost realizate
firmelor de exercițiu; obiectivele;
• Folosirea internetului pentru • Transmiterea
transmiterea răspunsurilor unei liste cu
spre mediul extern al firmei, propuneri pentru
pentru distribuirea e- activitatea
mailurilor primite și viitoare;
căutarea de informații; • Redactarea unui
• Primirea partenerilor de raport final;
afaceri și a persoanelor • Predarea locului
externe școlii, cu ocazia de munca.
unor întâlniri fixate pentru
diverse evenimente;
• Achiziționarea și
administrarea materialelor
de birou;
• Administrarea și
actualizarea continua a bazei
de date;
• Întocmirea de procese
verbale cu diferite ocazii;
• Utilizarea telefonului și a
faxului;
• Organizarea arhivei;
• Administrarea agendei
managerului

1.2.DOCUMENTELE UTILIZATE ÎN ACTIVITĂŢILE

COMPARTIMENTULUI SECRETARIAT
Compartimentul secretariat al firmei de exercițiu utilizează următoarele documente:
• condica de prezență, completată la fiecare întâlnire, de către toți angajații firmei de exercițiu
(Model 2);
• adresele, materiale de corespondență simple folosite de regulă pentru însoțirea unor materiale
mai ample;
• notele interne, adresate angajaților din cadrul firmei de exercițiu;
• dările de seamă, concepute de managerul firmei de exercițiu, șefii de departamente și
reproduse de secretariat;
• procesele-verbale, elaborate de angajații desemnați din cadrul firmei de exercițiu și redactate
de secretariat;
• informările, întocmite de diferiți angajați și redactate de secretariat;
• rapoartele și referatele, redactate de secretariat.
Model 2
Condica de prezență
Anul__________________Luna_______________________Ziua_________________
Nr. Semnătura de Ora Nr. crt Semnătura de Ora Observații
crt venire plecare

La diverse evenimente ale firmelor de exercițiu, compartimentul secretariat

colaborează cu compartimentul de marketing, pentru conceperea de: invitații, programe, afise,
ecusoane, liste, tabele etc. Compartimentul secretariat poate intocmi anumite formulare,
care facilitează circulația informațiilor în cadrul firmei de exercițiu:
✓ Agenda electronică

✓ Registru de corespondență intrări/ieșiri

 ✓ Tabel vizitatori la tîrgul firmelor de exercițiu

Nr. Crt. Firma de Nume Funcția Date contact

exercițiu angajat/vizitator deținută în firmă
firmă

O importanță deosebită se acordă arhivării documentelor, deoarece prin această

activitate se păstrează clienții firmei, se respect legislația in vigoare și crește performanța firmei
de exercițiu.
Arhivarea documentelor trebuie realizată se poate realiza:
✓ În formă scrisă pe baza catalogului de documente (vezi Model 2);
✓ In formă electronic
Model 3
Catalog de documente
Tip document Frecvența accesului / loc păstrare Responsabil
Mare / Birou Medie/Registratură Mică /
(verde) (albastru) Arhivă
(roșu)
Documente Permanent Compartiment
înregistrare secretariat
firmă ROCT

Alocarea de culori treptelor de registratură:

o verde – acces frecvent/ birou;
o albastru – acces mediu/ registratură intermediară;
o roșu – acces rar/ arhiăa;
o negru – distrugere.
Pentru a realiza arhivarea documentelor în firma de exercițiu se parcurg următoarele etape:
1. Verificăm pentru cine este important documentul
2. Precizăm termenul de realizare a activității
3. Verificăm dacă activitatea este necesaă pentru firma de exercițiu
4. Stabilim valoarea informației prezentată în document
5. Realizăm arhivarea documentului
Cea mai raspândită și simplă metodă de ARHIVARE este arhivarea după cuvinte-cheie
(salarizare, achiziții, Banca ROCT, Clienți, Personal etc.).
Alte metode de arhivare:
✓ sortarea alfabetică;
✓ gruparea tematică cu ajutorul culorilor;
✓ numerotarea – se concepe un sistem de codare numerică personalizat firmei de
exercițiu.

1.3.ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Păstrarea documentelor se face în dosare pegătite prin operaţia de clasare. Dosarele
sunt aranjate în aşa fel încât să servească utilizatorilor de informaţii în funcţie de necesităţi.
Avem de-a face cu doua categorii de arhive, şi anume:
- arhiva curentă – este compartimentul unde se păstrează documentele pentru anul curent;
- arhiva generală – este un compartiment distinct de activitate al întreprinderii, unde
dosarele cu documente se predau la expirarea anului curent.
Arhivarea documentelor este operaţia de păstrare a documentelor din anii anteriori.
Locul de păstrare a documentelor este în arhiva agenţilor economici.
Termene de păstrare ale documentelor sunt:
- documentele justificative şi contabile este se păstrează 10 ani;
- statele de salarii de 50 de ani.
Regulile generale de arhivare ale documentelor sunt:
• documentele se grupează în dosare numerotate, şnuruite şi parafate;
• gruparea documentelor în dosare se face cronologic (după data calendaristică) şi
sistematic (relaţia între activităţi şi conturi)
• evidenţa documentelor de arhivă se ţine cu ajutorul documentului “ Registru de evidenţă
curentă”, unde se înregistrează dosarele şi documentele intrate şi ieşite din arhivă.
După expirarea termenului de păstrare documentele se scot din arhiva generală. Dacă
prezintă o importanţă deosebită se predau la arhivele statului, dacă nu prezintă importanţă
practică ele se elimină.
Arhivarea se poate face şi prin mijloace moderne, cu ajutorul microfilmelor şi a
microfişelor sau pe alţi purtători informatici de date. În cazul documentelor pierdute, sustrase
sau distruse, se procedează la reconstituirea lor în termen de 30 de zile. Documentul astfel
reconstituit va purta menţiunea “RECONSTITUIT”.

1.4.ACTIVITĂŢI PRACTICE
Activitatea practică nr.1
1. Scop: Identificarea activităților specifice compartimentului
secretariat
2. Denumirea activității: Optimizarea activității de secretariat
3. Mod de lucru: Pe echipe
4. Resurse:
• umane: profesor coordonator, elevi
• materiale: post-it, flipchart, carioci
• de timp: 50 minute
5. Descrierea activității • se identifică activitățile specifice compartimentului
(sarcini de lucru): secretariat
• se specifică documentele necesare în compartimentul
secretariat
• se corelează activitățile cu documentele necesare
compartimentului secretariat
6. Rezultate așteptate: • implicarea elevilor în realizarea sarcinilor în cadrul
grupului
7. Instrumente de evaluare: Fișa de evaluare
FIŞĂ DE EVALUARE
Nume şi prenume angajat al FE....................................................................
Compartiment..................................................................................................
Nr. Criterii Răspuns Răspuns
crt. parțial complet
(puncte) (puncte)
1 Întocmirea registrului Jurnal 1,5 3
2 Înregistrare în fișa șah cont 371 0,5 1
3 Înregistrare în fișa șah cont 4426 0,5 1
 4 Înregistrare în fișa șah cont 401 0,5 1
5 Înregistrare în fișa analitică cont 371 1 2
6 Înregistrare în fișa de cont pentru operații diverse 1 2
cont 401
TOTAL 5 10

Activitatea practică nr.2

1. Scop: Realizarea unei agende electronice
2. Denumirea activității: Elaborarea unei agende electronice cu adresele firmelor de
exercițiu
3. Mod de lucru: În cadrul copartimentului secretariat
4. Resurse:
• umane: profesor coordonator, elevi
• materiale: PC conectat la internet
• de timp: 50 minute
5. Descrierea activității • Identificați toate firmele de exercițiu partenere si alți
(sarcini de lucru): colaboratori (ROCT, firma mamă, școala etc.);
• Salvați toate adresele de e-mail în lista de contacte;
• Creați listele de adrese personalizate pentru colaboratorii
cu care firma comunică frecvent
• Adaugați adresele de posta electronica în agenda (Address
Book).
6. Rezultate așteptate: • implicarea elevilor în realizarea sarcinilor în cadrul
grupului
7. Instrumente de evaluare: Fișa de evaluare

FIŞĂ DE EVALUARE
Nume şi prenume angajat FE .........................................................................................

Nr. Criterii Nesatisfăcător Satisfăcător Bine Foarte bine

crt. (1-4) (5-6) (7-8) (9-10)
1 Identificare Majoritatea 5-6 câmpuri 3-4 câmpuri Toate
colaboratori fira câmpurilor rămase rămase câmpurile
de exercițiu rămase necompletate necompletate completate
necompletate
2 Salvare adrese Erori grave 3-4 omisiuni 1-2 omisiuni Sarcină
de e-ail realizată corect
și complet
3 Creare de liste Erori grave 3-4 omisiuni 1-2 omisiuni Sarcină
personalizate realizată corect
și complet
4 Adăugare în Greșeli care 3-4 Greșeli 1-2 greșeli Sarcină
agendă denaturează care nu care nu realizată corect
realizarea denaturează denaturează și complet
sarcinii realizarea realizarea
sarcinii sarcinii

Activitatea practică nr.3

1. Scop: Realizarea arhivei electronice
2. Denumirea activității: Arhivarea electronică a corespondenței primite
3. Mod de lucru: În cadrul compartimentului secretariat
 4. Resurse:
• umane: profesor coordonator, elevi
• materiale: PC conectat la internet
• de timp: 50 minute
5. Descrierea activității • Aduceți corespondența din căsuța poștală;
(sarcini de lucru): • Înscrieți corespondența în fișierul de poșta primită
(notarea traseului parcurs);
• Înregistrați primirea (numărul curent, data,
departamentul destinatar);
• Arhivați documentul în fișierul corespunzător.
6. Rezultate așteptate: • implicarea elevilor în realizarea sarcinilor în cadrul
grupului
7. Instrumente de Fișa de evaluare
evaluare:

FIŞĂ DE EVALUARE INDIVIDUALĂ

Nume şi prenume .......................................... Postul .....................................................
Nr. Criteriul de evaluare Realizare Punctaj Observaţii
Crt. Da Nu obţinut
1. Încadrarea în timp
2. Rezolvarea sarcinilor de lucru
3. Implicarea în realizarea sarcinilor
4. Corectitudinea informaţiilor
prezentate
5. Comunicarea în cadrul grupului
Total
Se bifează coloana cu DA sau NU şi se acordă 2 puncte pentru realizare şi 0 puncte pentru
nerealizare a criteriilor.
Data…………………….. Evaluator…………………….