MINISTERUL EDUCATIEI SI CERCETARII

UNIVERSITATEA ”STEFAN CEL

MARE ” SUCEAVA
FACULTATEA DE DREPT SI STIINTE
ADMINISTRATIVE
SPECIALIZAREA: ADMINISTRATIE PUBLICA

METODE DE COMUNICARE A ADMINISTRATIEI PUBLICE CU PUBLICUL

EXTERN: CONFERINTA DE PRESA SI DECLARATIA DE PRESA

LECTOR UNIV. DR. DANIELA CĂTĂU-VEREȘ

 METODE DE COMUNICARE A ADMINISTRATIEI PUBLICE CU PUBLICUL EXTERN:
CONFERINTA DE PRESA SI DECLARATIA DE PRESA

Relatiile publice reprezinta un tip de activitate la care recurg organizatii sau institutii publice ori
private. Relatiile publice au rolul de a promova imaginea organizatiei sau institutiei sau de a informa
organizatia in privinta reactiilor opiniei publice. Relatiile publice reprezinta un fenomen de interactiune, deci
ele vor implica in mod necesar doi factori: organizatia sau institutia si publicul ei. Pentru promovarea
imaginii organizatiei, cat si pentru corecta ei informare, departamentul de relatii publice va recurge la procese
de comunicare. La limita se poate spune ca relatiile publice sunt un caz particular al comunicarii.
Relatiile publice reprezinta functia manageriala distincta care ajuta la stabilirea si mentinerea unor
limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciproca si la cooperarea dintre o organizatie sau institutie si
publicul ei. Activitatile de relatii publice sunt practicate in si pentru institutii guvernamentale si non-
guvernamentale, pentru firme care urmaresc profitul, dar si pentru asociatii civice, ecologice, filantropice,
pentru institutii bancare, pentru institutii internationale. Ele au obiective diferite, de la persuadarea publicului
in favoarea unei organizatii, pana la determinarea organizatiei de a-si schimba atitudinea fata de publicul sau,
de la sprijinirea functionarii democratice a unei societati, pana la promovarea intereselor unei firme sau unei
personalitati.
Specialistii in relatii publice lucreaza fie in firme de consultanta autonome, fie in departamente de
profil ale guvernelor, institutiilor, asociatiilor.
Relatiile publice implica numeroase tipuri de activitate: scrierea si editarea de mesaje, relatia cu presa,
cercetarea, activtatea de management, consilierea. Un tip de activitate a relatiilor publice este conferinta de
presa. Aceasta, alaturi de stirile de presa, de scrisori, anunturi, rapoarte, face parte din mesajele transmise de
catre anumite organizatii sau institutii, publicului.
Conferintele de presa sun un caz particular de intervievare. La conferinta participa mai multi jurnalisti,
iar timpul pus la dispozitie este limitat. In acest caz si mai ales cand jurnalistii prezenti trebuie sa transmita un
articol imidiat dupa incheierea conferintei, acestia trebuie sa puna intrebarile da care au nevoie. Aceasta poate
insemna ca jurnalistii sa fie agresivi uneori, sa strige intrebarile, sau sa se ridice in picioare pentru a le formula
astfel incat sa fie siguri ca sunt auziti. In aceasta situatie, persoana sau persoanele care au organizat
conferintele de presa, trebuie sa foloseasca un ton calm, un limbaj adecvat evenimentului prezentat.
Multi din cei ce organizeaza conferinte de presa, par sa isi imagineze ca in cadrul acestui eveniment
pot manevra un grup de stenografi docili. Nici un reporter nu are voie sa lase ca aceasta idee sa prinda

2
radacini. Poate ca aceste evenimente sunt organizate exclusiv cu scopul de a genera publicitate, dar aceasta nu
inseamna ca jurnalistii trebuie sa intre in jocul organizatorilor.
Conferinta de presa este o descriere scurta, destinata presei, care cuprinde informatii cu privire la un
punct de vedere sau asupra unui subiect important pentru public. Conferinta de presa trebuie sa fie concisa.
In desfasurarea acesteia, se citeste un comunicat de presa, care trebuie sa fie scurt si clar.
Conferinta de presa serveste la informarea asupra organizarii unei manifestari ce merita sa fie
reflectata in presa, dar si la familiarizarea jurnalistilor cu activitatile institutiilor care au organizat conferinta.
Institutiile, organizatiile sau persoane publice trebuie sa organizeze frecvent conferinte de presa, daca vor ca
actiuniile lor sa fie cunoscute. Scopul conferintei de presa este furnizarea de informatii despre un eveniment
ce merita sa intre in atentia opiniei publice.
Conferintele de presa pot fii incadrate in conferinte de pregatire, care relateaza despre un eveniment,
proiect sau program de actiuni ce vor avea loc si care au scopul de a atrage atentia si conferinte curente, ce
relateaza despre un eveniment ce a avut loc. Acestea au scopul de a informa publicul in legatura cu
evenimente importante. Conferintele de urmarire sunt un tip de relatare care explica rezultatele cu privire la
un subiect abordat anterior, dupa o perioada mai lunga de timp. Exista si conferinte nedatate, care descriu
evenimente generale, ce pot fi difuzate dupa plac. Conferintele centrale sunt cele care relateaza un comunicat
provenit de la sediul unei institutii si are o importanta nationala, iar conferintele locale relateaza un comunicat
provenit dintr-o regiune restransa de actiune a celui care a emis comunicatul. Ultimul tip de conferinte sunt
cele in exclusivitate. La acestea este invitata o singura publicatie, un sigur post de radio sau de TV.
Conferinta de presa este o activitate a relatiilor publice, este o cale de transmitere a unui mesaj de catre
o institutie sau persoana catre public. Conferinta de presa este organizata de o persoana publica, de o institutie
publica sau privata, penrtru a oferi informatii in legatura cu un eveniment important care sa capteze atentia
oamenilor. Intermediarii intre organizatia respectiva si public sunt jurnalistii. Acestia sunt invitati la
conferintele de presa pentru ca ei sunt mijloacele de transimtere a informatiilor catre public. Cand o persoana
sau o institutie doreste sa comunice lucruri care intra in atentia unui anumit grup tinta, organizeaza o
conferinta de presa. Atat organizatorii, cat si jurnalistii participanti la conferinta trebuie sa respecte anumite
reguli de conduita. Scopul celor ce organizeaza conferinta este de a furniza informatiile pe care le doresc. Ei
trebuie sa arate respect pentru publicul caruia i se adreseaza si sa-i ofere acestuia informatii sincere si clare.
De asemenea, informatiile trebuie sa se refere la evenimente de interes, iar conferinta de presa sa fie
organizata intr-un moment potrivit. Accesul jurnalistilor trebuie sa fie asigurat daca se doreste mediatizarea
unor actiuni sau evenimente. Purtatorii de cuvant care relateaza subiectele conferintei trebuie sa foloseasca un
limbaj adecvat evenimentului si sa exprime clar ideile pe care persoana sau institutia respectiva vrea sa le
transmita publicului. Conferintele se organizeaza de obicei la sediile unor institutii, iar jurnalistii sunt invitati,
asa ca purtatorii de cuvant au rol de emitatori, iar publicul de receptor. Jurnalistii sunt reprezentanti ai
publicului, sunt mijloacele de transmitere ai informatiilor.

3
 Desi conferintele sunt evenimente organizate exclusiv in scopul de a genera publicitate, nu inseamna
ca jurnalistii trebuie sa faca jocul organizatorilor. Reporterii sunt cei ce decid ce apare in ziar, pe postul de
radio sau TV. Poate aparea un conflict din cauza ca organizatorii cred ca un mesaj este semnificativ, in schimb
ce jurnalistii cred ca altul este mesajul mai important ce trebuie transmis. Unii purtatori de cuvant afiseaza o
discretie extraordinara, chiar si la cele mai simple intrebari. Un exemplu in acest sens este o conferinta
organizata la Casa Alba, sustinuta de Ron Ziegler, Secretarul de Presa al Presedintelui american Richard
Nixon in 1974. Fusese intrbat daca anumite benzi care puteau contine fragmente de conversatie in care
presedintele discuta despre actiuni ilegale, mai erau inca intacte. Tribunalul ordonase sa puna la dispozitie
aceste benzi pentru a fii utilizate ca probe in proces. Intrebarea parea a cere un direct „da” sau „nu”. In loc sa
procedeze in consecinta Ziegler a dat urmatoarea replica : «As crede ca majoritatea conversatiilor care au
avut loc in acele zone ale Casei Albe unde exista un sistem de inregistrare ar trebui sa fie, aproape in
intregime, inca existente, dar procurorul special, Tribunalul, si cred eu, poporul american sunt familiarizati cu
sistemul de inregistrare ca sa stie unde au existat aparate de inregistrat si ca sa cunoasca situatia in ceea ce
priveste procesul de inregistrare, dar cred eu, desi procesul nu a fost inca luat in discutie in prepararea
materialului ceea ce urmeaza a fi supus deciziei Curtii, in realitate ceea ce este raspunsul la aceasta intrebare.»
Aceasta declaratie este un nonsens neinteligibil si nici un reporter, fie in timpul conferintei de presa fie
cand scrie articolul subsecvent nu ar trebui sa-i lase pe purtatorii de cuvant sa scape basma curata cu un astfel
de non-raspuns.
Pentru jurnalisti este mai avantajos daca isi pastreaza timp pentru a pune intrebari dupa terminarea
conferintei de presa. In acest caz, persoana care raspunde la intrebari nu trebuie lasata sa paraseasca sala
inainte de a da raspunsurile dorite. Orice persoana care participa regulat la conferinte de presa este obisnuita
cu acest lucru. Jurnalistii nu se duc acolo pentru a-si face prieteni, ci pentru a obtine un subiect. Daca aceasta
modalitate nu este tocmai eficienta, trebuie ca jurnalistul in cauza sa incerce sa obtina mai multe informatii de
la alti reporteri. Majoritatea reporterilor nu pot rezista tentatiei de a se lauda cu ce cunosc si pe cine cunosc,
astfel incat ei pot divulga indicii utile. In astfel de conversatii, se pot fura niste idei bune, de multe ori, pentru
jurnalisti principalul beneficiu oferit de conferintele de presa este oportunitatea de a intalni oameni si de a
stabili contacte, mai degraba decat subiectul declarat.
Unii agenti de presa care sunt specialisti in relatii publice incearca sa puna limite in privinta
declaratiilor date de personalitati sau de reprezentantii unor institutii. Deci, atat organizatorii conferintelor cat
si jurnalistii invitati, trebuie sa respecte anumite reguli de conduita si protocol pentru obtinerea unor rezultate
eficiente de catre ambele parti implicate.
Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorii de
cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana in cele mai mici amanunte; o conferinta de presa
nepregatita, in care informatia nu este interesanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce
la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale
organizatiei.
4
 Exceptand situatiile de criza, cand conferinta de presa se organizeaza fara nici un fel de preparative,
pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape, trebuie sa se tina seama de
alegera momentului, stabilirea locului de desfasurare, stabilirea listei invitatiilor, redactarea documentatiei,
elaborarea materialelor ajutatoare, pregatirea discursurilor sau interventiilor, pregatirea reprezentantilor
organizatiei care vor participa la conferinta, pregatiri si verificari de ultima ora.
Unul dintre elementele de baza ce poate asigura succesul sau insuccesul conferintei de presa este data
la care ea se va desfasura. Daca momentul ales este concurent cu alte evenimente, ziaristii vor fii atrasi de cea
ce considera ei a fi important si s-ar putea ca acea conferinta sa fie sortita esecului.
Cel mai des, reprezentantii biroului de presa se confrunta cu urmatoarea intrebare: „unde este mai bine
sa se organizezez conferinta? La sediul organizatiei sau intr-o sala speciala?”. Cadrul ales trebuie sa fie
agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o ofere despre ea insasi, sala trebuie sa fie
suficient de mare pentru a gazdui confortabil pe toti participantii la conferinta. Dimensiunea ei se va alege in
functie de numarul estimat al participantilor. De asemenea, organizatorii trebuie sa prevada o incapere sau un
spatiu suficient de izolat de zgomotele exterioare, unde reprezentantii sau personalitatile ai institutiei gazda sa
poata da interviuri radio sau de TV sau dupa conferinta.
Un alt element de care depinde succesul unei conferinte de presa este alegerea jurnalistilor: important
nu este ca sala sa fie plina, ci in sala sa se afle jurnalisti specializati si direct interesati de subiectul conferintei.
Lista de invitati trebuie sa cuprinda reprezentanti ai mass-media de informare generala, ai periodicelor sau
posturilor de specialitate si a agentiilor de presa. In cazul in care subiectul conferintei de presa reprezinta
interes, pot fi invitati si reprezentanti ai agentiilor de presa straine. Uneori evenimentul poate avea mai multe
implicatii (economice, financiare, sociale), caz in care pot fi invitati mai multi jurnalisti specializati pe diferite
probleme, de la aceeasi publicatie.
Reusita unei conferinte depinde, in mare masura, de alegerea si de pregatirea celor care vor tine
discursuri si vor raspunde la intrebarile gazetarilor. In majoritatea cazurilor este ales directorul organizatiei,
deoarece el este considerat persoana cea mai reprezentativa. In plus, jurnalistii apreciaza o asemenea alegere,
stiind ca discursul celui care detine cea mai inalta functie de conducere da mai multa greutate materialului
jurnalistic.
Pregatirea celui care va vorbi in numele organizatiei incepe cu o discutie legata de tinuta pe care o va
avea la iesirea in public. Autorii amintiti mai sus precizeaza ca cel care vrea sa transmita un mesaj serios
trebuie sa aiba o vestimentatie potrivita si un aspect fizic ingrijit.
De asemenea, este necesar sa li se explice celor care apar in fata presei ca orice gest, oricat de
neinsemnat, este observat de jurnalisti, iar acestia pot interpreta gestul ca pe expresia unei stari de spirit a
vorbitorului. Este recomandat ca pozitia sa fie dreapta, dar relaxata, cu spatele sprijinit de spatarul scaunului,
privirea sa se plimbe usor de la un ziarist la altul, zabovind cateva clipe asupra fiecaruia, pentru a da senzatia
unei adresari directe, mainile sa fie sprijinite pe masa si, pe cat posibil, sa fie evitate gesturile inutile.
Asumarea unui asemenea comportament si a unei asemenea tinute constituie obligatii importante ale celui
5
care apare in public, deoarece el nu se prezinta pe sine, ci reprezinta intreaga organizatie. De multe ori,
imaginea pe care publicul si-o face despre un membru al unei institutii se reflecta asupra unei intregi institutii.
Cel care trezeste respect, care da dovada de siguranta de sine si de competenta castiga simpatia si increderea
publicului, pentru el si pentru organizatia in numele careia vorbeste.
Discursul rostit de reprezentantul organizatiei poate fi rostit din memorie sau poate fi citit. Indiferent
de metoda aleasa, cel ce urmeaza sa prezinte discursul in timpul conferintei de presa trebuie sa citeasca textul
de cateva ori, cu glas tare, in fata specialistilor din biroul de presa; in acest fel se va familiariza cu acest
document si isi va ameliora tehnicile de dictie. El va fi instruit cu privire la tonul pe care trebuie sa il adopte,
la cuvintele ce trebuie accentuate, la momentele cand trebuie sa faca anumite pauze, la gesturile pe care le
poate utiliza pentru a sublinia unele idei ale mesajului sau.
Inainte de inceperea conferintei de presa, trebuie sa se puna la punct ultimele detalii. Un membru al
biroului de presa va verifica daca scaunele si mesele au fost asezate conform planului stabilit. Acesta va avea
grija ca pe mese sa fie scrumiere, pixuri, cateva coli de hartie. De asemenea, va pune pe masa prezidiului
cartonase pe care vor fi scrise, in mod lizibil, numele si functia fiecaruia dintre reprezentantii organizatiei care
participa la conferinta.
Cand este posibil, se vor pregati ecusoane pentru toate persoanle care sunt implicate in desfasurarea
conferintei, pe care vor fi trecute numele, prenumele si institutia respectiva. Totodata, trebuie ca materialele
ajutatoare sa fie astfel asezate incat sa fie vazute din orice punct al salii si sa fie la indemana vorbitorului.
Pentru plansele cu emblema sau logo-ul organizatiei trebuie ales un loc sugestiv, deoarece acestea vor fi
fotografiate sau filmate. Cel care se ocupa de aceste ultime pregatiri va verifica starea instalatiilor de
sonorizare, de ventilare, de iluminare, precum si starea prizelor si sigurantelor, a retroproiectorului, a
telefonului si faxului, a copiatorului. De asemenea, va verifica materialele audiovizuale pregatite pentru a
sustine discursul, sa se asigure ca diapozitivele sau casetele contin imaginile dorite si sunt pozitionate corect.
Acolo unde exista aceasta posibilitate, conferinta de presa va fi inregistrata de catre personalul organizatiei,
pentru a se pastra o marturie a celor discutate si pentru a se putea adopta o pozitie ferma cand presa ofera o
prezentare deformata a evenimentului, in acest caz, se va verifica si starea echipamentului cu care se va face
inregistrarea. Nu trebuie uitata punerea unor panouri care sa indice unde se afla locul de parcare si sa se
monteze sageti indicatoare, care sa usureze orientarea in cladire si gasirea salii unde se va tine conferinta de
presa.
Desfasurarea unei conferinte de presa presupune primirea jurnalistilor, deschiderea conferintei,
discursul reprezentantilor organizatiei, intrebarile, inchiderea conferintei si dialogul formal.
La intrarea in sala de conferinte, jurnalistii vor fii intampinati de 2-3 reprezentanti ai biroului de presa
sau ai organizatiei. Acestia trebuie sa fie persoane care cunosc toate detaliile conferintei si care le pot oferi
informatii jurnalistilor cu care se intalnesc; ei vor purta ecusoane pentru a putea fi identificati si vor avea o
lista a invitatilor pentru a putea tine evidenta celor prezenti si a celor absenti. Reprezentantii biroului de presa
vor inmana jurnalistilor dosarele de presa, eventualele ecusoane si ii vor conduce in sala. Purtatorul de cuvant
6
sau seful biroului de presa va saluta ziaristii, va schimba cateva cuvinte cu ei si ii va invita sa se aseze in
functie de preferintele fiecaruia. Nu este indicat sa li se sugereze in ce parte a salii sa stea, pentru ca un
asemenea comportament autoritarist poate starni suspiciuni de tipul: «De ce unii stau mai in fata?», «De ce
acei ziaristi au fost plasati unul langa altul?».
Conferinta de presa trebuie sa inceapa la ora anuntata in invitatie. Intarziatii pot fi asteptati maxim 10
minute, timp in care fotografii pot sa-si faca meseria, fara sa stinghereasca desfasurarea conferintei.
Desi in majoritatea lucrarilor de specialitae se precizeaza faptul ca o conferinta de presa este condusa
de persoana cea mai importanta din organizatie, daca in organizatia respectiva exista un purtator de cuvant, e
mult mai bine ca acesta sa joace un rol de moderator. Purtatorul de cuvant are o experienta mai bogata in
lucrul cu jurnalistii, ii cunoaste mai bine si poate anticipa unele reactii ale acestora. In deschidere, persoana
care conduce conferinta de presa trebuie sa salute jurnalistii, sa le multumeasca pentru participare, sa
precizeze tema conferintei de presa si sa-i prezinte in ordine ierarhica pe reprezentantii organizatiei care iau
parte la intalnirea cu presa.
Dupa expirarea timpului stabilit pentru intrebari si raspunsuri, liderul organizatiei sau purtatorul de
cuvant vor face un scurt rezumat al temei respective, scotand in evidenta informatiile sau ideile cele mai
importante. Apoi li se va reaminti jurnalistilor ca la plecare vor primi copii ale discursului. In final li se va
multumi jurnalistilor pentru participare si va fi lansata invitatia la un dialog amical, la o cafea.
Conferintele de presa nu sunt doar un «eveniment» sau «formula cea mai oficiala» de comunicare cu
mass-media; ea constituie si un test de prfesionalism pentru un birou de presa, si prin extensie, pentru o
organizatie. De aceea, ea trebuie gandita si pregatita cu grija, printr-o analiza riguroasa a subiectului si a
oportunitatii lui si printr-o organizare impecabila a conferintei. Aceasta inseamna respectarea etapelor si a
procedurilor specifice, a atributiilor si a competentelor fiecaruia dintre ei, o structura de ansamblu si, nu in
ultimul rand, a experientei acumulate in cultura profesionala si in bibliografia de specialitate.

Bibliografie:

 Relatii publice, comunicare media și managementul reputației - N. Dospinescu

 Jurnalistul universal - David Randall
 Relatii publice si comunicare (note de curs) -Dan Cojanu
 Jurnalism de investigatie (note de curs) - Teodor Vasiliu
7
 Relatii publice si mass-media - Cristina Coman