UNIVERSITATEA BUCURESTI Facultatea de Litere, AMS Anul III

ARHIVAREA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR

Student: Dodea Daniela-Elena

Bucuresti, 2012

CUPRINS

Pag. 3 .Arhivarea electronica introducere Pag. 4 ..Aspecte privind arhivarea clasica a documentelor Pag. 4 Structura unui sistem de arhivare electronica a documentelor Pag. 6 ...............Modalitati de arhivare electronica a documentelor de tip hartie sau microfilm Pag. 8 ..Motoare de indexare/cautare a documentelor Pag. 8 .Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica Pag. 10 Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei electronice Pag. 12 ....Concluzii Pag. 13 Bibliografie

Arhivarea electronica - introducere

Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei din ultimul deceniu ridica stacheta n privinta accesului rapid si facil la o informatie corecta si de actualitate. Pentru realizarea acestui deziderat este necesara implementarea n cadrul firmei sau institutiei respective a unui sistem de gestiune si arhivare electronica a documentelor. Arhivarea electronica a documentelor poate fi vazuta ca parte componenta a unui sistem de gestiune automata a documentelor dar poate constitui si o activitate de sine statatoare, mai ales n cadrul institutiilor publice detinatoare de arhive impresionante ca volum si valoare a continutului. Datele si informatiile existente n arhive se afla sub cele mai diverse forme, cum ar fi hrtie, fisiere electronice, nregistrari audio, clipuri video, microfilme. Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate. Datele structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele structurate pot fi fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor de stocat si accesat prin intermediul programelor de calculator. In schimb, datele nestructurate sunt de obieci intr-un format care este mai usor de inteles pentru oameni. Acestea includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si video, etc. Datele nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului, dar intelegerea continutului de baza se face in continuare de catre oameni. Preluarea datelor si informatiilor ntr-un sistem de prelucrare automata a datelor presupune, n principal, scanarea, indexarea, stocarea lor pe suporti de memorie de mare capacitate, caracterizati de o fiabilitate foarte ridicata precum si regasirea lor ulterioara dupa diferite criterii. Cuvinte cheie: arhivare electronica, document electronic, sistem de gestiune automata a documentelor.

Aspecte privind arhivarea clasica a documentelor

Orice arhiva manuala este formata pe de-o parte din magazia de documente organizata n asa fel nct sa se poata ajunge la fel de usor la orice document iar pe de alta parte din cataloage sau cartoteci necesare pentru cautarea dupa diferite criterii (titlu/denumire, subiect, autor, domeniu) n arhiva. Deci, cartotecile contin referinte catre documentele arhivate. Operatiile care se efectueaza la nivelul unei arhive manuale sunt: - intrarile n arhiva, presupun, pe lnga gasirea locului potrivit pentru noile documente, si actualizarea tuturor cartotecilor existente; - iesirile din arhiva necesita ca si intrarile actualizarea cartotecilor existente; - microfilmarea documentelor de hrtie n vederea micsorarii spatiului pe care acestea l ocupa; - ntretinerea/reconditionarea documentelor este o operatie foarte importanta deoarece, pe masura trecerii timpului, documentele aflate pe hrtie sau film pierd din calitate, ajungnd sa fie de neutilizat. Analiza unui sistem de arhivare electronica a documentelor trebuie sa nceapa din perspectiva existentei unui sistem de gestiune a documentelor n care primul trebuie sa se integreze. Astfel, arhiva electronica trebuie sa fie capabila sa preia documentele finalizate (aprobate si exploatate) mpreuna cu datele si informatiile adiacente (despre circulatia documentului, rezolutii, etc.) si sa le organizeze in asa fel nct accesul la document sa fie rapid si facil. Totodata, sistemul de arhivare electronica a documentelor trebuie sa permita arhivarea documentelor aflate pe hrtie sau microfilm si indexarea acestora n vederea interogarilor ulterioare.

Structura unui sistem de arhivare electronica a documentelor (S.A.E.D.)

Datorita faptului ca cea mai mare parte a documentelor apar n contextul rezolvarii anumitor probleme sau n scopul atingerii anumitor obiective, este recomandabila gruparea documentelor n functie de problema rezolvata sau obiectivul urmarit. Din aceste considerente se recomanda organizarea documentele n dosare electronice. Din punct de vedere al organizarii datelor si informatiilor, arhiva trebuie structurata astfel:
4

- baza de date, care contine referinte la documente, clasificari ale documentelor, dosare electronice, circulatia dosarelor etc. - magazia de documente, care reprezinta locul unde efectiv se afla documentele arhivate. Relatia dintre un dosar si un document este supusa urmatoarelor reguli: - un document poate fi arhivat doar la un singur dosar; - n cadrul unui dosar un document nu poate aparea dect o singura data. Drept urmare, din punct de vedere al arhivarii, un document poate fi n una din urmatoarele stari: - n lucru (creat, n curs de aprobare, aprobat, exploatat), specific sistemului de rutare a documentelor; - arhivat temporar documentul a fost inclus ntr-un dosar nsa dosarul este de actualitate; - arhivat definitiv problematica dosarului nu mai este de actualitate si dosarul este arhivat mpreuna cu documentele pe care le contine. De obicei, arhivarea definitiva presupune intrarea dosarului n arhiva centrala a organizatiei. Baza de date a arhivei contine informatii referitoare la dosare electronice existente n evidenta filialei/sediului central al organizatiei, documentele pe care acestea le contin si date despre discurile pe care se afla dosarele arhivate definitive. Magazia temporara reprezinta o structura de subdirectoare n care se afla documentele electronice. Arhivarea poate fi efectuata pentru orice document electronic care a fost aprobat si exploatat. Dosarele electronice sunt constituite din documente electronice al caror continut trateaza un subiect comun sau o tematica comuna. Aceasta structurare a unei arhive, chiar si electronice, permite o mai buna interogare ulterioara a bazei de documente arhivate. Arhiva temporara este constituita din multimea dosarelor (organizate pe probleme, activitati, obiective, etc.) care au caracter de actualitate. Operatia de arhivare temporara se refera la documente si are ca efect nregistrarea documentului n cadrul dosarului, alocndu- i un numar curent care nu va mai putea fi alocat n cadrul dosarului. Prin intermediul aplicatiei de arhivare, orice lucrator si poate deschide, transfera, anula si arhiva definitiv dosare electronice. Deschiderea unui dosar are ca efect adaugarea unei nregistrari n nomenclatorul de dosare electronice si totodata evidentierea lui n contul unui utilizator. Astfel, numai acest utilizator poate arhiva documente n cadrul dosarului. La deschiderea dosarului trebuie sa se ataseze acestuia un numar unic n ntreaga organizatie, pentru ca acesta sa poata circula fara a produce confuzii. Acces la acest dosar vor avea proprietarul dosarului si sefii acestuia. Anularea dosarelor electronice are ca efect stergerea documentelor pe care le contine, ramnnd totusi evidentiat faptul ca la o anumita data si o anumita ora s-a procedat la anularea unui anumit dosar, care va ramne n nomenclatorul dosarelor electronice la ANULAT.
5

Arhivarea definitiva a dosarelor electronice reprezinta operatia prin care un dosar nu mai poate fi modificat si poate fi migrat pe suporti de memorie care au rezistenta la intemperii si o fiabilitate sporita. Operatia inversa (dezarhivarea) poate fi efectuata, nsa aceasta trebuie utilizata numai n cazuri exceptionale. Transferul unui dosar poate fi efectuat : - n cadrul aceleiasi filiale (de fapt se schimba proprietarul); - ntre filiale (este o operatie care implica scoaterea dosarului din evidenta filialei, transmiterea sub forma de e-mail la filiala destinatie/sediu central si nregistrarea dosarului n evidenta filialei destinatie si n contul lucratorului destinatie care devine noul proprietar). Baza de date a arhivei trebuie sa permita evidentierea circulatiei unui dosar si a operatiilor efectuate asupra acestuia de-a lungul timpului. Desi nu apare ca o parte component distincta a SAED, sistemul de indecsuri ai documentelor constituie un element deosebit de important al arhivei. Deoarece documentele electronice care constituie dosarele pot exista si n format imagine (TIF, JPG, BMP etc.) este necesara aplicarea tehnicilor de recunoastere a caracterelor din imagini si constituirea cuvintelor obtinute n pseudo-documente necesare n procesul de indexare. Astfel, sistemul de cautare a documentelor va fi format dintr-o cautare structurata, bazata pe datele si informatiile din baza de date a arhivei si dintr-o cautare dupa cuvinte cheie, un rol important avndul serverul de indexare utilizat.

Modalitati de arhivare electronica a documentelor de tip hrtie sau microfilm

Documentele electronice rezultate n urma scanarii hrtiei sau microfilmului reprezinta calciul lui Ahile n cadrul unui sistem de arhivare electronica, din urmatoarele motive : - documentele de tip imagine ocupa foarte mult spatiu pe disc; - acestea nu pot constitui o baza pentru crearea de alte versiuni (nu sunt modificabile); - nu se poate cauta dupa cuvinte cheie dect dupa recunoasterea caracterelor, care este un proces consumator de timp si de resurse si cu un randament destul de scazut n cazul documentelor vechi; - scanerele, mai ales cele de film, sunt foarte scumpe. Totodata, conversia documentelor n varianta electronica prelungeste viata acestora datorita fiabilitatii si rezistentei ridicate la intemperii a discurilor magneto-optice. Din masuratorile efectuate asupra procesului de scanare a documentelor aflate pe suport film s-a constatat o pierdere considerabila de calitate, de la documentul scanat pna la imaginea preluata n calculator.
6

Daca microfilmul nu are o calitate foarte buna pot aparea zone n cadrul imaginii care nu sunt inteligibile, chiar daca pentru un cititor de microfilme acestea sunt descifrabile. Ca urmare a fotografierii de slaba calitate, imaginile scanate de pe microfilme contin mult fum (zone nnegrite datorate supraexpunerii la lumina) care afecteaza, pe de-o parte, procesul de recunoastere a caracterelor, n vederea indexarii documentelor, iar pe de alta parte mareste considerabil marimea fisierelor. Astfel, un document ce a trecut mai nti prin fotografiere si apoi prin scanarea microfilmului poate ocupa un spatiu pe disc de pna la 1015 ori mai mare dect fisierul rezultat n urma scanarii directe a documentului de hrtie. O solutie care poate rezolva partial problema documentelor scanate de pe microfilm consta n utilizarea de instrumente de procesare a imaginii scanate (eliminarea fum- ului, ajustarea contrastului si luminozitatii pe portiuni de document), retusarea imaginilor facndu-se n dauna timpului total de conversie a documentului de hrtie n document electronic. Imaginile obtinute din scanarea hrtiei au o calitate foarte buna, iar spatiul ocupat pe disc este acceptabil datorita formatelor grafice (TIF, PDF) ce utilizeaza algoritmi de compresie puternici. Integrarea documentelor electronice obtinute din scanare ntr-un sistem de arhivare electronica este deficitara la capitolul de indexare a documentelor datorita faptului ca acestea nu contin cuvinte cheie, ci matrice de pixeli. Rezolvarea acestei probleme consta n construirea unui fisier de cuvinte cheie referitoare la continutul documentului si atasarea acestuia la documentul scanat ntr- un mod care sa nu permita separarea lor. Fisierul atasat poate fi construit prin editare de catre un operator care va stabili cuvintele cheie sau printrun proces, mai special, de recunoastere optica a caracterelor (O.C.R.). Specializarea O.C.R.-ului consta n includerea n fisierul atasat doar a cuvintelor cheie care se regasesc ntr-un anumit dictionar de cuvinte. Astfel, O.C.R.-ul trebuie sa integreze cte un dictionar pentru fiecare limba pe care este destinat sa o recunoasca. Daca regulile enuntate mai sus vor fi respectate, orice motor de indexare a documentelor va putea permite regasirea documentelor grafice cu un randament rezonabil. Datorita costurilor ridicate pe care le implica achizitionarea unor statii grafice dotate cu scanere este indicata planificarea necesarului de echipament si distributia acestuia n cadrul sistemului de arhivare electronica a documentelor. Includerea unui modul de preluare n sistem automat a documentelor de hrtie sau microfim n cadrul sistemului de arhivare electronica proiectat este necesara doar n cazurile n care: - se preia o arhiva manuala n sistem automat n vederea cautarii dupa cuvinte cheie; - exista documente importante(de hrtie n principal) care provin de la parteneri(firme, institutii) si acestea trebuie incluse n baza de documente a firmei.
7

Motoare de indexare/cautare a documentelor

Motoarele de indexare/cautare a documentelor sunt specifice, n principal, aplicatiilor WEB datorita volumului mare de informatie existent n Internet. Ele au ca scop regasirea de documente electronice prin contituirea de baze de date n care se pastreaza referinte la documente si rezolvarea cererilor de interogare bazate pe expresii logice, formate din cuvinte cheie si operatori logici. Motoarele de cautare pot fi configurate sa indexeze documentele existente n anumite subdirectoare sau aflate la anumite adrese WEB. Raspunsul pe care l da motorul de cautare este format dintr-o lista de caracteristici ale documentelor si adresele unde acestea pot fi accesate.

Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile Legii nr. 135/15 mai 2007. Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile i se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere i loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare. Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu. Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte: a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnarea electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice; b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului; c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cade sub incidenta legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare; d) transmiterea informatiilor: - proprietarul documentului in forma electronica; - emitentul documentului in forma electronica;
8

- titularul dreptului de dispozitie asupra documentului; - istoricul documentului in forma electronica; - tipul documentului in forma electronica; - nivelul de clasificare a documentului in forma electronica; - formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica; - cuvintele-cheie necesare identificarii documentului in forma electronica; - elementele de localizare a suportului fizic; - identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice; - data emiterii documentului; - data arhivarii; - termenul de pastrare a documentului. Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in format electronic si sa dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica. Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public. Administratorul arhivei electronice mai are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la dispozitie programe informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma electronica, arhivat din formatul in care a fost generat intr-un format care sa permita vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor in uz curent. Din obligatiile pe care le mai are administratorul arhivei electronice amintim: - intretinerea arhivei electronice; - crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in forma electronica arhivate si care se actualizeaza permanent offline; - utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea, securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica arhivate; - asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat, etc. Arhivele electronie sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea integritatii si securitatii documentelor in forma electronica, securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice.

Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei electronice

9

Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniul arhivarii electronice este ANC care gestioneaza Registrul administratorilor de arhive electronice si este actualizat permanent. ANC face publice, spre consultare, urmatoarele date din registru: - tipul administratorului de arhive electronice, denumit in continuare administrator - persoana fizica sau juridica; - numele si prenumele sau denumirea administratorului, dupa caz; - data la care si-a inceput activitatea; - descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronica; - domiciliul sau sediul - tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal, telefon, fax, e-mail, pagina de internet; - cetatenia, pentru persoana fizica, sau nationalitatea, pentru persoana juridica; - situatia activitatii administratorului: operationala, suspendata, incetata, in curs de transferare. ANC are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la solicitarea oricarei persoane interesate, motivata corespunzator. Controalele din oficiu vor fi realizate periodic, la intervale care nu pot depasi un an. In vederea exercitarii atributiilor de control, personalul imputernicit in acest scop este autorizat, in limitele legii: - sa verifice conformitatea dintre informatiile declarate in cursul procesului de acreditare si realitate; - sa solicite orice document sau informatie necesara in vederea verificarii respectarii obligatiilor ce incumba administratorului; - sa verifice punerea in aplicare a oricaror proceduri utilizate de catre administratorul supus controlului. Arhivarea electronica a documentelor este guvernata de aceleasi reguli ca si in cazul documentelor pe suport de hartie si se supune prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare, cu urmatoarele precizari: - inregistrarea documentelor in forma electronica de catre sistemul electronic de arhivare atesta existenta oficiala a documentelor respective. Numarul de inregistrare identifica in mod unic documentul in cadrul sistemului. Odata inregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun fel de modificari de continut. Concomitent cu inregistrarea se completeaza fisa electronica a documentului, in conditiile art. 8 alin. (2) si (3) din Legea nr. 135/2007; - in cazul in care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul initial, evidenta documentelor pe noile suporturi va include evidenta suporturilor externe si evidenta continutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate documentele cu acelasi termen de pastrare; - sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sa genereze
10

automat o evidenta de auditare, in care sunt inregistrate, fara posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile si actiunile care se produc asupra unui document din momentul inregistrarii si pana la distrugerea sau transferul acestuia catre Arhivele Nationale; - documentele si dosarele arhivate in forma electronica vor fi cuprinse in nomenclatorul arhivistic al organizatiei, precizandu-se la rubrica Observatii "in forma electronica". Administratorii care ofera servicii de arhivare electronica pentru terti au obligatia de a face publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cel putin urmatoarele informatii: - datele de contact ale administratorului; - descrierea generala a politicilor, procedurilor si tehnologiilor utilizate in activitatea de arhivare electronica; - limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate; - obligatiile beneficiarilor; - disponibilitatea serviciilor. Drepturile si obligatiile beneficiarilor: - stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea acestuia, in conditiile art. 14 din Legea nr. 135/2007; - atestarea valorii de original sau copie a documentului arhivat; - accesul on-line la registrul in forma electronica al arhivei electronice; - accesul on-line la fisa electronica atasata in mod obligatoriu fiecarui document intrat in arhiva electronica, conform regimului de acces stabilit; - accesul la programele utilizate de administrator in cadrul activitatii de arhivare, necesare pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate. Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public si la fisele electronice ale acestora se considera asigurat atunci cand persoanele care au drept de acces la documente si la fisele electronice ale acestora le pot consulta printr-o retea care nu este conectata la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului in ceea ce priveste utilizarea respectivei retele.

11

Concluzii

Un sistem de arhivare electronica a documentelor este o necesitate n cadrul unei organizatii datorita posibilitatilor uriase de interogare pe care le ofera si nu n ultimul rnd datorita micsorarii spatiilor de depozitare necesare unei arhive manuale. Un alt aspect foarte important este acela c, n conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, documentele arhivate n condiiile legii i folosind semntura electronic au aceeai valoare juridic cu cele pstrate n format hrtie. S-ar prea deci c se ntrunesc toate premisele ca sfritul epocii dosarelor cu formulare alambicate, tampilelor, a cozilor la ghiee i goanei dup semnturi s nceap s devin vizibil. Eliminarea depozitelor de acte, n cretere constant odat cu dezvoltarea business-ului oricrei companii, ar fi devenit astfel o perspectiv perfect posibil, controlul i auditul putnd fi realizate electronic, ntr-un timp mult mai scurt i fr a mai bloca personal suplimentar. De asemenea, riscul pierderii unui document, al alterrii lui se reduce considerabil, proporional cu factorul de stres al celor rspunztori de soarta documentelor.

12

BIBLIOGRAFIE

- Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind Arhivarea documentelor n form electronic; - Decizia nr. 1130/2008 privind Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor in forma electronica; - Revista Informatica Economica, nr. 3(19)/2001.

13