CURS 4

AUDITUL SISTEMELOR DE
MANAGEMENTUL CALITATII
Definiie: auditul este un proces sistematic, independent i
documentat realizat cu scopul obinerii de dovezi de audit i
pentru evaluarea msurii n care sunt ndeplinite criteriile de
audit.
Criteriile de audit reprezint un ansamblu de proceduri,
politici i cerine, iar dovezile de audit sunt acele informaii
(nregistrri, documente, declaraii, note etc.) care sunt
relevante n raport cu criteriile de audit i care sunt verificabile.
Auditul reprezint un instrument necesar managementului
pentru monitorizarea i verificarea implementrii corecte i
eficiente a politicii organizaiei referitoare la calitate i pentru
evaluarea conformitii sistemului n scopul certificrii acestuia.
Prin efectuarea auditurilor, organizaiile au n permanen o
imagine clar i obiectiv a eficienei sistemului eficacitii,
eficienei i corectitudinii desfurrii activitilor.
Pentru nelegerea mai uoar i corect a problematicii
auditului este util s cunoatem actorii participani la o
activitate de audit i anume:
a) organizaia care este auditat - poate fi organizaia n
ansamblul ei, entiti ale acesteia (secie, departament, filial
.a) sau activiti care se desfoar n acea organizaie
denumit auditat;
b) organizaia sau persoana care solicit auditul - clientul
poate fi chiar organizaia auditat (auditatul), alt organizaie
sau oricare alt persoan, care au drepturi legale acordate
prin reglementri sau drepturi contractuale de a solicita un
audit denumit client al auditului;
c) echipa de audit - format din unul sau mai muli auditori
(dintre care unul este desemnat ca ef al echipei de audit);
echipa de audit este susinut, dac este necesar, de experi
tehnici i poate include i auditori n curs de formare care
efectueaz un audit.
Evaluarea i selectarea auditorilor i a echipei de audit,
precum i numirea efului echipei de audit se face de ctre
clientul auditului i organizaia auditat.
Activitatea de auditare propriuzis este desfurat de ctre
echipa de audit pe baza a dou documente:
1.Programul de audit ;
2.Planul de audit.
1. Programul de audit este un document elaborat de
organizaia auditat. El reprezint un ansamblu de unul sau
mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp
i orientate ctre un scop bine definit. Programul de audit
cuprinde toate activitile necesare pentru planificarea,
organizarea i desfurarea auditurilor. Responsabilul
Programului de audit este desemnat de managerul general
al organizaiei i este, de regul, responsabilul cu
managementul calitii;

2. Planul de audit este un document elaborat de eful echipei

de audit, pe baza obiectivelor auditului definite de clientul
auditului.
Auditul se efectueaz de ctre persoane pregtite special
pentru aceast activitate i care sunt evaluate pe baz de
criterii de competen i de abilitate pentru activitatea de audit.
Succesul unui audit depinde n mare msur de auditori.
n funcie de dimensiunea i amploarea auditului, acesta este
efectuat de unul sau mai muli auditori, constituii ntro echip
de audit condus de un auditor ef.
Din echipa de audit pot face parte i experi tehnici care nu
acioneaz ca nite auditori. Rolul experilor tehnici este acela
de a oferi echipei de audit, informaiile de specialitate
necesare pentru evaluarea gradului de realizare a
caracteristicilor tehnice, tehnico-economice etc. sau a modului
de desfurare a activitilor specifice pentru realizarea
obiectivelor calitii.
 Principiile auditrii
Standardul ISO 19011:2002 recomand ca activitatea de
auditare s se bazeze pe o serie de principii care fac din
activitatea de audit o activitate eficace, care asigur ncredere
n susinerea politicilor managementului.
Auditurile constituie n acelai timp i o baz corect i
eficient pentru mbuntirea continu a performanelor
organizaiei.
Principiile de auditare se pot mpri n dou grupe:
- principii referitoare la auditori;
- principii referitoare la audit.
Dintre cele mai importante principii pentru auditori, se pot
enumera:
- principiul comportamentului etic al auditorului;
- principiul prezentrii corecte a auditrii;
- principiul responsabilitii profesionale a auditorului.
Principiul comportamentului etic al auditorului implic o
atitudine general a auditorului bazat pe profesionalism,
loialitate, etic general, deontologie profesional, dar i pe
ncrederea acordat de ctre client auditorului. Acest
comportament etic presupune din partea auditorului integritate,
confidenialitate i discreie n auditare.;
Principiul prezentrii corecte a auditrii implic obligaia pentru
auditor de a analiza i prezenta cu acuratee i sinceritate
informaiile i concluziile din Raportul de audit. O prezentare
corect nseamn c Raportul de audit, cuprinde att
aspectele pozitive ct i aspectele sau punctele de vedere
divergente dintre auditori i auditai;
Principiul responsabilitii profesionale a auditorului implic,
din partea acestuia s aib competena profesional necesar
auditrii, s acioneze n concordan att cu ncrederea
acordat de client sau alte pri interesate n efectuarea
auditului, ct i cu importana activitii pe care o desfoar.
 Principiile auditrii
Principiile referitoare la audit sunt:

- independena auditului;
- abordarea bazat pe dovezi a auditului.
 Principiile auditrii

Principiul independenei auditului presupune independena

auditorilor n raport cu activitatea sau organizaia pe care o
auditeaz, adic inexistena vreunui conflict de interese,
vreunei influene sau presiuni care s afecteze obiectivitatea
auditului.
Acest principiu asigur imparialitatea auditului i obiectivitatea
informaiilor i concluziilor din Raportul de audit.
 Principiile auditrii

Principiul abordrii bazat pe dovezi a auditului presupune

utilizarea de dovezi, adic informaii reale i corecte preluate
din activitatea sau organizaia auditat, care pot fi verificate.
Aceste dovezi sunt prelucrate, de regul, prin eantionare din
ansamblul de informaii disponibile. Procedeul de prelucrare a
informaiilor prin eantionare este utilizat din motive de limitare
a costurilor i duratelor unui audit. Din acest motiv, se acord o
importan deosebit asigurrii unei eantionri ct mai
elocvente a dovezilor, care s asigure o ncredere ct mai
ridicat n concluziile auditului.
Abordarea bazat pe dovezi conduce la concluzii credibile i
reproductibile.
 Tipuri de audit
Auditurile se pot efectua ca activiti necesare pentru scopuri
bine stabilite sau ca activiti sistematice stabilite pentru
obinerea de informaii necesare pentru luarea deciziilor n
interiorul organizaiei.
O prim clasificare a auditurilor se poate face n funcie de
scopul pentru care se efectueaz auditul. Din acest punct
de vedere, auditurile se clasific n:
- audituri interne;
- audituri externe.
Indiferent de scopul auditului, acesta trebuie efectuat de
persoane care nu au nici un fel de responsabilitate n domeniul
sau n activitatea auditat.
Auditurile interne sunt efectuate n numele organizaiei, pentru
interese interne i pot constitui pentru organizaie baza pentru
declaraia pe propria rspundere, privind conformitatea
sistemului sau a produselor.
Auditurile externe sunt conduse de pri care au un anumit
interes n raport cu organizaia i sunt de dou tipuri:
- audituri de secund parte - care sunt conduse de pri care au
interes n organizaie, ca de exemplu clienii sau persoane
desemnate de acetia;
- audituri de ter parte - care sunt conduse de organizaii de
auditare externe independente i care furnizeaz certificarea
conformitii cu cerinele standardului ISO 9001.
Auditurile interne sunt utile, n primul rnd pentru organizaie,
la mbuntirea proceselor acesteia, la mbuntirea continu a
capabilitilor .a.
Auditurile externe servesc, n principal, pentru demonstrarea
conformitii sistemului de management al calitii n scopul
certificrii acestuia.
O alt clasificare a auditurilor se poate face n funcie de
modul de realizare a acestora, astfel:
- audit simplu, care se efectuez pentru o verificare a unui
proces sau a unei activiti;
- auditul comun, adic auditul efectuat de mai multe organizaii
pentru un singur auditat;
- auditul combinat, adic auditul efectuat simultan pentru
sistemul de management al calitii i pentru sistemul de
management de mediu.
n funcie de obiectul supus auditrii, auditul poate fi de trei
tipuri:
-auditul de produs care are drept scop evaluarea nivelului de
realizare a caracteristicilor acestuia n raport cu documentaiile
tehnice, cu documentele de verificare i cu cerinele clienilor,
precum i a eficacitii msurilor luate privind produsul;
-auditul de proces care are ca scop verificarea concordanei
caracteristicilor procesului cu cele prevzute n documentaia
tehnic i pentru verificarea eficacitii msurilor luate pentru
asigurarea calitii procesului;
-auditul de sistem care are ca scop evaluarea eficacitii
ntregului sistem de management al calitii.
Auditul de sistem poate fi efectuat:

- ca audit intern, de ctre organizaie, cu scopul verificrii

conformitii sistemului cu standardul de baz pentru
supravegherea sistemului sau pentru demararea procedurilor
de certificare a acestuia;
-ca audit extern, de o organizaie independent i acreditat,
cu scopul acordrii certificrii sistemului.

Efectuarea auditurilor interne n scopul asigurrii i

mbuntirii continue a capabilitii organizaiei, completate de
auditurile externe, care se finalizeaz cu certificarea
sistemului, conduc la creterea ncrederii c obiectivele
organizaiei se ndeplinesc la nivelul planificat.
 Programul de audit
Conform recomandrilor standardului ISO 19011:2002 auditurile
trebuie efectuate pe baza unui program de audit.
Programul de audit poate fi elaborat pentru un singur audit sau
pentru mai multe audituri, n funcie de mrimea organizaiei auditate
sau de complexitatea proceselor sau produselor auditate.
Un program de audit trebuie s aib bine definit scopul i s
cuprind:
- activitile necesare pentru planificarea i organizarea auditurilor;
- modul de asigurare a resurselor necesare desfurrii eficace i
eficiente a auditurilor;
- planificarea temporal a auditurilor.
Responsabilitatea pentru elaborarea i conducerea Programului de
audit este acordat de ctre managementul la cel mai nalt nivel al
organizaiei, persoanei care este responsabil cu managementul
calitii.
Responsabilii de conducerea programului de audit trebuie:
- s stabileasc, s implementeze, s monitorizeze, s
analizeze i s mbunteasc Programul de audit;
- s se ocupe de asigurarea resurselor necesare pentru
efectuarea, n cele mai bune condiii a auditurilor.
Compartimentul responsabil cu Programul de audit analizeaz
iniial i propune care s fie numrul i amploarea auditurilor
pe care s le cuprind Programul de audit.
Echipa de elaborare va avea de stabilit care, cte i ce
amploare vor avea auditurile cuprinse n Programul de audit,
avnd n vedere, de exemplu, urmtoarele:
- audituri interne pentru ntregul Sistem de Management al
Calitii;
- audituri interne pentru pri sau activiti din organizaie;
- audituri externe, de secund parte, pentru verificarea
conformitii cu cerinele contractuale;
- audituri externe, de ter parte, pentru certificare,
nregistrare i supraveghere a sistemului de management al
calitii;
- audituri externe, de ter parte, pentru certificare,
nregistrare i supraveghere a sistemului de management de
mediu.
Elaborarea unui program de audit cuprinde:
- stabilirea obiectivelor programului;
- stabilirea responsabilitilor;
- stabilirea resurselor necesare;
- elaborarea procedurilor de lucru.

Aceste patru elemente reprezint elementele de planificare din

ciclul lui Deming PDCA (Plan/Planifica Do/Efectueaz
Chech/Verific Act/Acioneaz).
 Planul de audit i efectuarea auditurilor

Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe

audituri. Fiecare audit se desfoar pe baza unui Plan de
audit i este pregtit i urmrit de ctre responsabilul
Programului de audit.

Auditurile trebuie s se desfoare la datele i n locurile

planificate, precum i cu resursele stabilite pentru fiecare audit
n parte.

Un audit se efectueaz prin parcurgerea mai multor etape

principale, prevzute de standardul ISO 19011:2002.
Schema simplificat a unui plan audit
 Analiza i evaluarea documentelor

Documentele de baz ale auditului pot fi puse la dispoziia

organizaiei care se ocup de audit nc de la momentul la
care sa comandat auditul.
Acest lucru va conduce la scurtarea timpului necesar efecturii
auditului la faa locului.

Documentaia de audit trebuie s cuprind elementele

necesare efecturii n cele mai bune condiii a auditului i toate
detaliile necesare pentru o bun nelegere a scopului
auditului. Documentaia poate cuprinde, pe lng
documentaia de baz i nregistrrile relevante ale sistemului
de management i rapoartele auditurilor anterioare.
 Analiza i evaluarea documentelor

n cazurile n care auditul are ca obiectiv evaluarea Sistemului

de Management al Calitii, documentaia care se analizeaz
i evalueaz cuprinde:
- Manualul Sistemului calitii;
- Harta i descrierea proceselor;
- Procedurile sistemului (proceduri de sistem, proceduri
operaionale, instruciuni de lucru, Programul de audit, Planul
de audit);
- nregistrri;
- Standardele utilizate n cadrul realizrii proceselor.
 Analiza i evaluarea documentelor

n cazurile n care auditul este destinat unor procese sau

activiti, documentaia cuprinde:
- Specificaii tehnice;
- Standarde de produs;
- Documentaii de execuie;
- Tehnologii de control;
- Instruciuni de efectuare a operaiilor de control;
- Protocoale de lucru;
- Dovezile privind calitatea proceselor sau a produselor ;
- Rapoarte privind calitatea mediului.
n urma analizei i evalurii documentelor se poate
concluziona:
-Documentaia este corect i complet - n aceast
situaie, eful echipei de audit informeaz auditatul i stabilesc
de comun acord momentul nceperii auditului;
-Documentaia este corect dar incomplet eful echipei
de audit informeaz auditatul i solicit documentaiile
suplimentare necesare;
-Documentaia este incorect eful echipei de audit
informeaz auditatul i amn auditul pn la corectarea i
completarea documentaiei.
Informaiile culese prin metoda interviurilor, prin observarea i
examinarea activitilor sau prin analiza documentelor sunt
apoi evaluate, pe baza criteriilor de audit i utilizate ca baz
pentru constatrile auditului.
Orice audit se efectueaz pe baza chestionarelor i a
observaiilor fcute n timpul auditului.
Schema simplificat a unui audit
Pe baza constatrilor centralizate n urma auditului, vor rezulta
concluziile auditului. Concluziile auditului sunt apoi comparate
cu documentaiile de baz i cu obiectivele auditului i se
constat conformitatea sau neconformitatea fa de criteriile
de audit.
Conformitatea este nregistrat i pe baza ei se va putea
elibera certificatul de conformitate.
Neconformitile se clasific, n funcie de efectele pe care le
au n neconformiti critice, neconformiti majore i
neconformiti minore. Indiferent de tipul de neconformitate,
aceasta este menionat n raportul auditului. Acest lucru
trebuie susinut i cu dovezi cum sunt: descrierea
neconformitii, documente sau copii ale acestora.
Importana unei neconformiti i efectele pe care aceasta le
are, sunt probleme care trebuie clarificate n timpul auditului.
Dialogul necesar pentru clarificarea acestui lucru poate
conduce la depistarea cauzelor care determin apariia
neconformitii.
Pentru a se putea stabili msurile de mbuntire necesare
pentru eliminarea neconformitilor este necesar o analiz a
cauzelor care au condus la apariia lor. Neconformitile pot fi
generate de cauze diverse, ncepnd de la metodele de
realizare a diferitelor activiti, continund cu documentaiile
tehnice i cu responsabilitile privind verificrile corectitudinii
realizrii activitilor.
 Finalizarea auditului

Auditul se consider finalizat atunci cnd toate activitile din

Planul de audit au fost efectuate i sa elaborat Raportul de
audit. Raportul de audit trebuie distribuit tuturor celor
menionai n acordul ncheiat iniial ntre auditor i auditat.

Auditul se finalizeaz cu o edin de nchidere la care se

prezint concluziile auditului.

Concluziile auditului trebuie s cuprind abaterile constatate i

modul de rezolvare a acestora, precum i aspectele pozitive
constatate n timpul auditului. Raportul de audit se semneaz
att de auditor ct i de auditat. Pentru fiecare neconformitate
constatat i nerezolvat n timpul auditului se elaboreaz un
Raport de neconformitate.