Managementul proiectelor

Noţiuni introductive
• Statistic – pentru fiecare 4 proiecte reusite,
unul esuaza!=> Rata de esec=20%

• Ce inseamna esec? Neindeplinirea unuia

din criteriile: Cost, durata, performanta!!!!!
 De ce esuaza proiectele?
1. Planificare deficitara
2. Resurse inadecvate
3. Lipsa sustinerii managementului superior
4. Comunicare deficitara
5. Conflicte intre departamente sau indivizi
6. Definire deficitara a rolurilor si responsabilitatilor
7. Obiective neclare
8. Schimbari in sfera de cuprindere a proiectelor
9. Ignorarea semnalelor de atentionare
10. Asteptari nerealiste

Rareori proiectele esueaza din motive tehnice.

• Managementul proiectelor se refera la:
– definirea si planificarea,
– organizarea activitatilor
– controlul si incheierea unui proiect.
 Ce este un proiect?
• O definiţie simplă a proiectului este următoarea:
„proiectul reprezintă un efort temporar depus pentru a
crea, cu resurse limitate, un produs unic sau un serviciu
unic”.

• Altă definiţie, apropiată de aceasta, subliniază că sub

denumirea de proiect sunt reunite „o serie de activităţi
interdependente, care se derulează potrivit unui plan
pentru a atinge un anumit obiectiv/pentru a obţine
anumite rezultate într-o perioadă de timp bine delimitată;
activităţile din cadrul proiectului încetează în momentul
în care obiectivul respectiv a fost atins”
 Caracteristicile proiectelor
• Unicitatea rezultatului - In primul rand, caracterul de noutate al
rezultatului produs implica un anumit grad de necunoscut,
caracteristic pentru orice lucru pe care nu l-am mai facut inainte.

• Durata finita - Deoarece proiectele au date clare de inceput si de

sfarsit, anumite elemente organizatorice capata un caracter
temporar, fiind croite special pentru a indeplini obiectivele specifice
ale proiectului. De exemplu, echipa de lucru este constituita doar pe
durata proiectului, iar bugetul de resurse si responsabilitatile
manageriale sunt angajate strict in raport cu obiectivele proiectului.
 Obiectivele proiectelor
• Definirea obiectivelor proiectului capata o importanta majora, pentru
ca în functie de acestea ne stabilim strategia si metodele folosite.
Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie sa fie de tipul
“SMART” :

– Specifice – pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat.

– Masurabile – rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat.
– Acceptate – de toti membrii echipei.
– Realiste – pentru a putea fi îndeplinite.
– Timp precizat – stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza.
 Managementul proiectelor
• Managementul proiectelor reprezintă utilizarea unui set de
cunoştinţe, competenţe, deprinderi, instrumente şi tehnici specifice
în vederea îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice ale unui
proiect anume.

• Scopul managementului proiectelor îl reprezintă obţinerea unui

anumit rezultat, respectând constrângerile financiare, de timp, de
calitate şi cele de natură tehnică impuse proiectului.
Întrebările cele mai frecvente la care managementul
proiectelor trebuie să ofere răspuns sunt următoarele:

– Cât va dura proiectul?

– Întârzierea unei anumite activităţi/a unui set de activităţi va
provoca întârzierea întregului proiect?
– Resursele puse la dispoziţie sunt suficiente pentru a putea
respecta planificarea iniţială?
– Standardele de calitate şi cele de natură tehnică pot fi respectate
în contextul constrângerilor financiare şi de timp?
CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT
Matricea obiectivelor si metodelor specifice
unui proiect
Rolul Managerului de Proiect
• In general, managerul de proiect este responsabil pentru succesul
general al proiectului.

• In unele companii, pozitia se poate chema Coordonator de

Proiect, Lider de Echipa; oricum, aspectul cheie este ca acesta
reprezinta persoana responsabila pentru asigurarea succesului
proiectului.

• Ce este necesar pentru a avea un proiect de succes? Trebuie intai

sa definesti proiectul si sa construiesti planul de lucru.

• Aici incep responsabilitatile managerului de proiect. Daca proiectul

incepe si descoperi mai tirziu ca sfera de cuprindere nu este
clarificata, managerul de proiect este raspunzator. Daca proiectul
pune in aplicare un plan de lucru slab, managerul de proiect este
raspunzator.
Rolul Managerului de Proiect
• Definirea proiectului inseamna intelegerea si obtinerea acordului
asupra obiectivelor generale, continutului, riscurilor, abordarii,
bugetului, etc.

• Include de asemenea definirea sau adoptarea unor proceduri

specifice de management de proiect care vor fi utilizate in
managementul proiectului.

• Aceasta nu inseamna ca managerul trebuie sa faca singur toata

munca. Poate exista o intreaga echipa care ajuta la crearea
Definitiei Proiectului si a planului de lucru.

• Oricum, daca ceva nu merge bine, managerul de proiect este

raspunzator.
 Responsabilitati de proces
• Odata cu inceperea proiectului, managerul de proiect trebuie sa
aplice cu succes managementul si controlul muncii, incluzind:

– Identificarea, urmarirea, managementul si rezolvarea situatiilor dificile

– Diseminarea proactiva a informatiilor despre proiect catre toate partile
interesate
– Identificarea, managementul si diminuarea riscurilor proiectului
– Asigurarea unei calitati acceptabile a solutiei
– Managementul proactiv al continutului pentru a fi siguri ca se livreaza
doar ce s-a convenit, doar daca nu s-au aprobat schimbari prin
intermediul managementului schimbarii continutului
– Definirea si colectarea metricilor pentru a obtine o masura a evolutiei
proiectului si a vedea daca livrabilele produse sunt acceptabile
– Managementul de ansamblu pentru a fi siguri ca munca este alocata si
incheiata la timp si in limitele bugetului
 Responsabilitati de proces
• Aceasta nu inseamna ca managerul de proiect face
efectiv toate acestea, dar el trebuie sa se asigure ca
aceste activitati se executa.
• Daca proiectul intimpina situatii dificile, dilatari ale
continutului, riscuri, sau nu stabileste corect asteptarile,
atunci managerul de proiect este raspunzator.

• Pentru a derula procesele de management de proiect, o

persoana trebuie sa fie bine organizata, tenace,
orientata catre procese, capabila sa faca fata mai multor
activitati simultan, sa aiba gindire logica, sa poata
determina cauzele radacina ale problemelor, sa aiba
abilitati de gindire analitica, sa fie un bun estimator si
manager de buget si sa aiba o buna auto-disciplina.
 Responsabilitati asupra oamenilor
• Un manager de proiect trebuie sa aiba abilitati in managementul oamenilor.

– Disciplina si abilitati de management general pentru a se asigura ca oamenii

respecta procesele si procedurile standard.
– Abilitati de lidership pentru a face ca echipa sa vrea sa urmeze directia stabilita.
Lidershipul inseamna comunicarea viziunii si determinarea echipei sa o accepte
si sa se straduiasca sa o puna in practica.
– Stabilirea unor asteptari rezonabile, dar provocatoare si clare, pentru oameni si
responsabilizarea lor pentru indeplinirea asteptarilor. Aceasta include si
acordarea unui feedback pozitiv catre membrii echipei
– Abilitati de team building astfel incit oamenii sa lucreze bine impreuna si sa se
simta motivati pentru a depune eforturi pentru proiect. Cu cit echipa este mai
mare si cu cit proiectul dureaza mai mult, cu atit este mai multa nevoie de abilitati
pentru team building.
– Abilitati de comunicare proactiva, verbala si scrisa, inclusiv abilitati de ascultare
activa.

• Managerul de proiect este responsabil pentru succesul echipei. Daca

echipa are un moral scazut si nu indeplineste termenele, trebuie sa incerci
rezolvarea situatiei. Daca membrii echipei nu inteleg exact ce au de facut si
la ce termene, atunci tu esti responsabil.
 Responsabilitati intr-o organizatie matriciala

• Structura organizationala prevalenta in zilele noastre

este cea matriciala. Organizatia matriciala utilizeaza cel
mai eficient resursele umane ale companiei.

• O caracteristica a organizatiilor matriciale este ca

membrii echipei sunt alocati pentru activitatile proiectului
(full-time sau part-time), dar raporteaza altei persoane,
din punctul de vedere al managementului resurselor
umane.

• Aceasta poate insemna ca este mai greu sa-i determini

pe oameni sa faca ce este necesar proiectului si uneori
acestia mai degraba indeplinesc cererile managerilor
functionali decit ale managerului de proiect.
 Responsabilitati intr-o organizatie matriciala
• In acest tip de structura, exista totusi o serie de lucruri
proactive pe care le poti face:

– Desi echipa nu raporteaza din punct de vedere functional

managerului de proiect, munca lor in proiect trebuie totusi
inclusa in evaluarile de performanta. Asadar, poti incerca
responsabilizarea oamenilor facindu-I sa inteleaga ca managerul
de proiect va furniza feedback pentru evaluarile lor de
performanta. Acest aspect poate fi de asemeni reiterat si
convenit cu managerii functionali.

– Exista tehnici si procese de management de proiect care trebuie

utilizate. In primul rind, daca disponibilitatea si performanta
echipei sunt indoielnice, acest aspect trebuie semnalat devreme
ca risc de proiect. Ca parte a managementului riscurilor, trebuie
sa pui in aplicare un plan proactiv pentru a fi sigur ca riscul este
gestionat.
 Valoarea Managementului de
Proiect
• Executia mai rapida si mai ieftina a proiectelor.
– Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizarii unei metodologii
unitare este valoarea obtinuta prin reutilizare. Dupa crearea
proceselor, procedurilor si formularelor tipizate,acestea pot fi
utilizate (eventual cu mici modificari) la toate proiectele viitoare.
– Aceasta abordare conduce la reducerea timpului de initiere a
proiectelor, o curba de invatare mai scurta pentru membrii
echipelor si o economie de timp datorata faptului ca procesele si
formularele tipizate nu trebuie reinventate la fiecare proiect.

• Economii de efort si cost printr-un management pro-activ

al continutului proiectului.
– Multe proiecte intimpina dificultati in managementul continutului,
ceea ce determina efort si costuri suplimentare. Aplicarea
proceselor de management de proiect va determina cresterea
capacitatii de a gestiona eficace continutul proiectului.
 Valoarea Managementului de
Proiect
• Indeplinirea asteptarilor printr-o planificare mai buna.
– Multe proiecte intimpina dificultati deoarece exista o diferenta intre
asteptarile clientului si ceea ce livreaza echipa de proiect. Utilizarea
unei metodologii conduce la o mai buna planificare a proiectului, ceea
ce da echipei si beneficiarului ocazia de a se asigura ca sunt de acord
asupra livrabilelor majore produse de proiect.

• Rezolvarea mai rapida a problemelor.

– Multe echipe cheltuiesc prea mult timp si energie in rezolvarea
problemelor, pentru ca nu stiu sa le prioritizeze. Aplicarea unui
management proactiv al problemelor asigura rezolvarea acestora in
minimum de timp.

• Rezolvarea riscurilor viitoare inainte de aparitia problemelor.

– Toate metodologiile de management de proiect include procese pentru
identificarea si managementul riscurilor. Managementul riscurilor
conduce la identificarea problemelor potentiale si rezolvarea lor inainte
de aparitia efectiva.
Valoarea Managementului de Proiect
• Comunicare si management al asteptarilor mai eficace, cu clientii,
membrii echipei si ceilalti participanti la proiect.
– Se pot evita multe probleme daca se aplica o comunicare pro-activa si orientate catre
nevoile participantilor la proiect. In plus, multe din conflictele unui proiect sunt
determinate nu de probleme specifice, ci de aparitia surprizelor. Metodologiile
standardizate se concenntreaza pe comunicarea formala si informala pentru a reduce
numarul situatiilor surpriza.

• Indeplinirea nivelului de calitate fara a recurge la refacerea lucrarilor.

– Procesele dedicate managementului calitatii vor ajuta echipa sa inteleaga nevoile
clientului in ceea ce priveste calitatea. Odata ce aceste nevoi sunt definite, echipa
poate aplica tehnici de controlul si asigurarea calitatii pentru a indeplini asteptarile
clientului.

• Imbunatatirea managementului financiar.

– Acesta este rezultatul unei mai bune definiri a proiectului, estimarilor mai precise si
bugetarii formalizate, impreuna cu urmarirea mai riguroasa a costurilor efective in
raport cu bugetul planificat. Aceasta rigurozitate imbunatateste predictibilitatea si
controlul financiar. In plus, vor fi disponibile mai multe informatii pentru a permite
decidentilor sa stopeze mai rapid un proiect neprofitabil. Aceste proiecte neprofitabile
sunt acele proiecte in care justificare economica (cost-beneficiu) nu este valida.
Valoarea Managementului de Proiect
• Imbunatatirea procesului decizional si concentrarea pe
indicatori.
– Unul din aspectele mai sofisticate ale unei metodologii este
faptul ca aceasta pune la dispozitie tehnici potrivite pentru
colectarea si interpretarea indicatorilor de performanta (metrici
de performanta). Informatiile furnizate de indicatori ajuta la
determinarea eficientei si eficacitatii cu care lucreaza echipa si a
nivelului de calitate al livrabilelor produse.

• Imbunatatirea mediului de lucru.

– Daca gradul de success al proiectelor creste, vor exista si alte
beneficii intangibile. Clientii vor manifesta mai mult interes,
echipa se va implica cu mai multa responsabilitate, moralul va
creste si echipa se va comporta cu mai mult simt de raspundere,
professionalism si incredere in propriile forte. Oamenii care
lucreaza in proiecte cu probleme tind sa manifeste un moral
scazut, in timp ce oamenii care lucreaza in proiecte de success
manifesta mai multa preocupare si interes pentru munca lor.