Informatica medicala si biostatistica

Curs 3
Elemente specifice ale MS Excel: realizarea de calcule şi procesări ale
datelor
Utilitatea produsului MS Excel este dată de posibilităţile sale de editare şi formatare a
tabelelor, cât în special de funcţiile sale de calcul tabelar. Este posibilă realizarea rapidă
a unor calcule sofisticate cu valorile numerice tipărite în celulele foii de calcul, şii
inserarea rezultatelor în celule noi.
Pentru aceasta, se procedează în modul următor:
-se selectează celula în care urmează a fi memorat rezultatul;
-se alege din menu-ul superior comanda Insert / Function, sau se activează butonul
echivalent, din bara de instrumente.
-se editează expresia care urmează a fi calculată, rezultatul fiind automat încărcat în
celula respectivă.

Bara de formule din MS Excel

În mod implicit, în extremitatea stângă a acesteia este indicată în permanenţă eticheta

celulei selectate la un moment dat; dacă însă se apasă butonul „=”,
, se activează zona albă din dreapta sa, în care urmează a se edita formula care

urmează a fi calculată. Bara de formule îşi schimbă uşor aspectul, după cum urmează:
În câmpul din extremitatea stângă vor fi încărcate toate funcţiile disponibile în MS Excel,
dintre care se poate selecta funcţia care urmează a fi calculată. După ce formula de
calcul a fost editată, se va nfolosi butonul pentru a o valida si butonul pt a o
şterge, dacă este cazul (ambele butoane se regăsesc î bara de formule).
Pentru editarea formulelor de calcul trebuie cunoscută sintaxa exactă a fiecărei funcţii
folosite, dar MS Excel a simplificat această problemă, punând la dispoziţia utilizatorilor
un „program asistent”, activat automat la selectarea unei funcţii. Într-o mică fereastră de
dialog afişată imediat sub bara de formule va fi indicată, pentru orice funcţie selectată,
semnificaţia ei şi argumentele care trebuiesc completate.

În câmpurile rezervate fiecărui argument vor fi tipărite adresele celulelor asupra

cărora dorim să efectuam calculele; automat, în partea dreaptă a câmpurilor vor fi
încărcate valorile acestora, pentru a ne verifica dacă am făcut selecţia corectă. În
partea de jos este indicat rezultatul formulei alese (tot pentru verificare). Pentru a
valida rezultatul respectiv şi a încărca valoarea obţinută în celula selectată se va
folosi butonul „OK”, iar pentru a anula formula se va folosi butonul „Cancel”.
 categorii de funcţii

Financial Funcţii specifice calculelor financiare şi contabile.

Date  Funcţii de lucru cu date calendaristice şi ore, de conversie a
Time acestora în valori numerice şi invers.
Math  Trig Funcţii matematice şi trigonometrice.
Statistical Funcţii statistice.
Lookup  Funcţii de lucru la nivelul adreselor celulelor.
Reference
Database Funcţii specializate pentru lucrul cu baze de date importate în
MS Excel : realizează calcule la nivelul câmpurilor devenite
coloane, cu posibilitatea de a selecta înregistrări care
îndeplinesc anumite condiţii.
Text Funcţii de lucru cu date de tip text (de concatenare a şirurilor de
caractere, de căutare a unui anumit text în altul, etc.).
Logical Funcţii logice – corespunzătoare operatorilor logici standard
(AND, OR, NOT) etc.
Information Funcţii care extrag informaţii legate de parametrii de formatare a
celulelor (în general, de conţinutul acestora).
a) Funcţii matematice şi trigonometrice: funcţii matematice de calcul:
n
ABS (n) Returnează valoarea absolută a numărului n.
COMBIN (n, p) Returnează valoarea Cnp.
EXP (n) Returnează valoarea exponenţială, en.
FACT (n) Returnează
n factorialul numărului n, n!.
INT (n) Returnează valoarea celui mai mare întreg mai mic sau egal cu numărul n.
LN (n) Returnează logaritmul natural, ln n.
LOG (n, b) Returnează logaritmul logbn.
LOG10(n) Returnează logaritmul zecimal, lg n.
MOD (n, d) Returnează restul împărţirii întregi a numărului n la numărul d, n mod d.
POWER (n, p) Returnează puterea np.
SIGN (n) Returnează semnul numărului n: 1 dacă n este număr pozitiv, 0 dacă n este nul, -1 dacă
n este număr negativ.
SQRT (n) .
PRODUCT (n1, Returnează produsul numerelor specificate, n1, n2, etc.
n2, ...)
SUM (n1, n2, ...) Returnează suma numerelor specificate, n1, n2, etc.

Funcţii matematice de aproximare:

EVEN (n) Rotunjeşte numărul n la cel mai apropiat număr întreg par.
ODD (n) Rotunjeşte numărul n la cel mai apropiat număr întreg impar.
ROUND (n, s) Rotunjeşte numărul n la un număr cu s zecimale.
TRUNC (n, s) Trunchiază numărul n la un număr întreg sau având s zecimale.
 Funcţii matematice de lucru cu matrici:

MDETERM (tablou) Calculează determinantul matricei specificate în tablou – indicat prin

adresele celulelor din colţurile stânga-sus şi dreapta-jos ale acestuia.
MINVERSE (tablou) Calculează matricea inversă matricei specificate în tablou.
MMULT (tablou1, Calculează produsul matricelor specificate în tablou1 şi tablou2.
tablou2)

Funcţii trigonometrice:

PI( ) Returnează valoarea constantei PI cu o precizie de 15 zecimale.

DEGREES (r) Converteşte valoarea unui unghi exprimată în radiani, în valoarea echivalentă
grade.
RADIANS (g) Converteşte valoarea unui unghi exprimată în grade, în valoarea echivalentă
radiani.
SIN (r) Calculează valoarea sinusului unui unghi.

COS (r) Calculează valoarea cosinusului unui unghi.

TAN (r) Calculează valoarea tangentei unui unghi.

ASIN (v) Determină valoarea arcsinusului unui număr, exprimată în radiani.

ACOS (v) Determină valoarea arccosinusului unui număr, exprimată în radiani.

 b) Funcţii statistice: funcţii de statistică descriptivă

AVERAGE (n1, Returnează media aritmetică a unei serii de valori numerice.

n2, ...)
MAX (n1, n2, ...) Returnează valoarea maximă dintr-o serie de valori numerice.

MIN (n1, n2, ...) Returnează valoarea minimă dintr-o serie de valori numerice.
MEDIAN (n1, n2, Returnează medianul dintr-o serie de valori numerice – valoarea din mijlocul
...) seriei de valori.
MODE (n1, n2, Returnează modulul dintr-o serie de valori numerice – valoarea cea mai
...) frecventă din seria de valori.
STDEV (n1, n2, Returnează deviaţia standard corespunzătoare unei serii de valori
...) numerice.
VAR (n1, n2, ...) Returnează varianţa corespunzătoare unei serii de valori numerice.

Există şi alte funcţii statistice utile, mai sofisticate – de calcul al distribuţiilor corespunzătoare unor
serii de valori, sau de calcul al diferitor teste statistice, corelatii, regresii, etc… Pentru toate funcţiile
menţionate mai sus, argumentele pot fi atât valori numerice efective, cât şi adrese ale unor celule
care conţin valori numerice.
Pe lângă funcţiile de calcul, MS Excel oferă şi posibilităţi de procesare a datelor
existente în foile de calcul – comenzile din menu-ul Data:
a) Sortarea datelor (Data / Sort):
Realizează sortarea (ordonarea) datelor din foaia curentă de calcul, crescător sau
descrescător, permiţând definirea a 3 criterii simultane de sortare. Criteriile de sortare se
vor alege dintre coloanele existente în foaia de calcul.
b) Selectarea datelor (Data / Filter):
MS Excel conţine un mecanism foarte puternic de selectare din foaia de calcul
curentă a datelor care îndeplinesc numai anumite condiţii, pentru lucrul orientat doar pe
acele date. Se poate opta între două tipuri de selectare a datelor:
•AutoFilter: selectarea automată; când se alege aceasta optiune, pe fiecare coloană a
tabelului se activează un mecanism de selecţie, care poate fi utilizat dacă dorim să
selectăm numai liniile din tabel (înregistrările) ale căror valori pe coloana respectivă
satisfac o anumită condiţie
•Advanced Filter... : selectarea specializată, în care utilizatorul poate alege efectiv
datele care îl interesează, dacă acestea nu pot fi alese folosind prima opţiune.
Condiţia de selectare se defineşte în modul următor:
•alegând una dintre variantele implicite:
All : toate înregistrările;
Top 10... : din plaja tuturor valorilor posibile de pe o coloană, înregistrările
corespunzătoare primelor sau ultimelor 10 valori în ordine crescătoare;
înregistrările corespunzătoare unei anumite valori în parte.
•definind varianta proprie: Custom

Pentru aceeaşi coloană, se pot defini maximum două condiţii, care să aibă loc
simultan (legate prin „and” – conjuncţie logică) sau măcar una dintre ele să fie adevărată
(legate prin „or” – disjuncţie logică). Tipul de operaţie logică se alege din lista de variante
propuse în partea stângă, iar valoarea de comparaţie se defineşte în partea dreaptă a
ferestrei. Pentru condiţii care implică şiruri de caractere, există cele două caractere
speciale de înlocuire:
 : folosită pentru a înlocui orice şir de caractere;
? : folosit pentru a înlocui un singur caracter.
Se pot defini una sau mai multe condiţii de selectare, care să acţioneze simultan pe
mai multe coloane ale tabelului. Anularea tuturor selecţiilor făcute se realizează folosind
comanda Data / Filter / Show All.
c) Calcule parţiale (Data / Subtotals...):
Mecanismul de selectare a datelor este disponibil şi pentru a face diferite calcule pe
selecţiile realizate. Pentru toate înregistrările cu valori identice pe o coloană a tabelului,
se pot determina rezultatele diferitor funcţii matematice şi statistice aplicate valorilor
numerice corespunzătoare de pe celelalte coloane ale tabelului
d) Validări de date (Data / Validation...):
un alt instrument foarte util, prin care se pot defini anumite criterii de validitate a
datelor care urmează a fi introduse. Astfel va fi permisă numai introducerea datelor
care satisfac anumite condiţii (definite în secţiunea „Settings”), pentru a se preveni
introducerea din neatenţie a datelor eronate. Se poate tipări de asemeni un mesaj
explicativ (definit în secţiunea „Input Message”) care să indice ce tip de date pot fi
scrise în celulele respective ale foii de calcul, şi un mesaj de eroare (definit în
secţiunea „Error Alert”) care să avertizeze în cazul în care s-au introdus date greşite
– care nu satisfac criteriile definite.
Reprezentări grafice ale datelor în MS Excel

Un alt program utilitar este generatorul de reprezentări grafice. Cu ajutorul acestuia se

pot crea rapid reprezentări grafice, în 4 paşi, utilizatorul trebuind doar să aleagă
parametrii şi forma graficului dorit; reprezentarea efectivă fiind realizată automat de
către programul generator.
Pentru a se crea un grafic:
• trebuie selectate celulele care conţin valorile numerice pe care dorim să le
reprezentăm.
•se va activa comanda Insert / Chart din menu-ul superior, sau se va folosi butonul
echivalent din bara de instrumente ,
. În acest mod se activează generatorul de grafice, care va construi graficul în funcţie de
parametrii pe care îi alegem, şi îl va insera în registrul de calcul curent. Graficul se
construieşte prin parcurgerea următoarelor etape:
pasul 1) Se selectează tipul de grafic dorit, dintr-un catalog de stiluri predefinite
Pasul 1. Pentru a se putea estima modul în care va arăta graficul ales, se poate folosi
butonul „Press and Hold to View Sample” care generează, atâta timp cât este ţinut
apăsat, o previzualizare a datelor pe tipul de grafic selectat.
Tipul de grafic se poate selecta dintre variantele standard, dar există şi secţiunea
„Custom”, în care utilizatorul are o mai mare libertate în a personaliza un anumit tip de
grafic ales. Dintre variantele standard, cele mai des utilizate sunt:
•Column – grafice de tip Coloană : fiecare valoare este reprezentată printr-un
dreptunghi, a cărui înălţime pe axa Oy este egală cu valoarea respectivă.
Line – grafice de tip Linie: reprezintă poligonul frecvenţelor – dreapta care se obţine
unind mijloacele laturilor de sus ale dreptunghiurilor dintr-un grafic de tip Coloană.

Pie – grafice circulare : valorile selectate sunt reprezentate pe un cerc, din care fiecărei
valori îi este rezervat un sector de cerc proporţional cu mărimea ei. Sunt recomandate în
special atunci când plaja de valori reprezentate nu este prea largă (altfel, sectoarele de
cerc rezervate devin foarte mici şi nu mai sunt vizibile).
 Doughnut – grafice circulare : sunt asemănătoare cu graficele de tip Pie, numai că
permit reprezentarea pe acelaşi grafic a mai multor serii de valori.

• XY (Scatter) – grafice de tip „Scatter” : sunt folosite pentru a reprezenta pe acelaş

sistem de coordonate două serii de valori cu posibilitatea de a detecta eventual corelaţia
dintre ele. Astfel, valorile primei serii sunt figurate pe axa Ox, iar valorile celei de a doua
pe axa Oy. Fiecărei perechi de valori îi este asociat un punct, astfel încât se obţine în fina
un nor de puncte în sistemul de coordonate xOy, din a cărui formă putem trage concluzi
despre dependenţa dintre cele două serii de valori. Măsura matematică a dependenţe
dintre cele două serii de valori este dată de ecuaţia dreptei de regresie, a cărei pantă
exprimă corelaţia între acestea. Corelaţia între două serii de date este o mărime statistică,
cu valori cuprinse între –1 şi 1.
Există următoarele tipuri de corelaţie:
pozitivă: atestă o dependenţă direct proporţională între cele două serii de date
nulă: nu există dependenţă între cele două serii de date;
negativă: atestă o dependenţă invers proporţională între cele două serii de date
pasul 2) Se modifică, dacă este cazul, setul de date care urmează a fi reprezentate şi,
în cazul în care reprezentăm mai multe serii de valori, modul de alegere a lor – pe linii
sau pe coloane. În secţiunea „Series” se pot defini etichete pentru seriile de valori care
vor fi reprezentate.
pasul 3) Se indică o serie de parametri de definire a graficulse vor completa
următoarele secţiuni:
•secţiunea „Titles” : se definesc titluri pentru grafic:
în câmpul „Chart Title”: se va edita titlul graficului;
în următoarele 3 câmpuri: se indică numele axelor Ox, Oy şi Oz.
•secţiunea „Axes”: se stabilesc unităţile de măsură pentru axele graficului, specificându-
se, de asemeni, axele care vor avea unităţi de măsură şi care nu.
Secţiunea „Gridlines”: se va indica axa pentru care dorim ca graficul să prezinte şi linii
ajutătoare, de marcare a scalei de măsură. Pentru fiecare axă în parte, se poate opta
pentru „Major gridlines” – marcare cu un pas mai mare, şi „Minor Gridlines” –
marcare cu un pas mai mic.
Secţiunea „Legend” :se optează dacă graficul să aibă sau nu o legendă (în care se va
indica, eventual, numele mărimilor care sunt reprezentate) şi, în cazul în care optăm
pentru prezenţa legendei se va stabili poziţionarea acesteia în jurul graficului.
•Secţiunea „Data Labels” : Există posibilitatea ca, pentru fiecare mărime
reprezentată pe grafic, să fie indicată şi valoarea efectivă a sa, sub formă de
etichetă pe figura corespunzătoare. Dacă nu dorim acest lucru, în zona „Data
Labels” alegem opţiunea „None”, altfel, alegem una dintre celelalte opţiuni:
„Show value”: se va indica valoarea efectivă a mărimii reprezentate;
„Show percent”: se va indica frecvenţa procentuală corespunzătoare
mărimii reprezentate.
•Secţiunea „Data Table”: Există posibilitatea ca în josul graficului să indicăm, efectiv,
şi lista completă a valorilor care au fost reprezentate, sub formă de tabel. Pentru
această opţiune se bifează „Show data table”.
Pasul 4. Etapa finală, în care se va indica modul de inserare al graficului în registrul de
calcul curent . Astfel, se va opta între două posibilităţi:
„As new sheet”: Graficul se inserează ca o foaie de calcul nouă în registrul curent, cu
numele „Chart [n]”, unde n este un număr de ordine ataşat automat graficului, şi care
depinde de numărul de grafice realizate în registrul curent. Avantajul acestei opţiuni este
că graficul este independent de restul datelor, fiind în mod implicit tipărit pe o foaie
separată.
„As object in”: Graficul se inserează ca obiect separat în foaia de calcul curentă. Astfel,
el va fi tipărit alături de celelalte elemente din foaia de calcul (tabelele cu valori), putând
fi însă repoziţionat şi redimensionat în mod mai avanatajos (eventual, inserat pe o
singură foaie, alături de alte grafice).
 Aceşti parametri permit caracterizarea completă a elementelor
graficului care urmează a fi realizat. Dacă este cazul, ulterior se pot
modifica şi ceilalţi parametri ai graficului, prin selectarea separată a lor de
pe graficul inserat în registrul de calcul. Astfel se pot face şi următoarele
modificări:
 redimensionarea graficului sau a anumitor elemente ale sale;
 schimbarea culorilor graficului: fundal, diagramă, etc.;
 schimbarea fonturilor etichetelor;
 pentru grafice 3D: schimbarea înclinării, a perspectivei, rotire, etc.

Pe lângă aceste elemente, mai sunt disponibile şi alte facilităţi, de

prelucrare a datelor, care îl fac un produs foarte util în gestionarea datelor
matematice, statistice, financiare, etc.