3_CICLUL DE VIAȚĂ AL ANALIZEI ȘI PROIECTĂRII

SISTEMELOR ECONOMICE
INTRODUCERE
1. O METODA DE REZOLVARE A PROBLEMEI
2. MODELUL PROCESULUI DE ANALIZĂ A AFACERI
3. INVESTIGAREA SITUATIEI PROBLEMĂ
4. PERSPECTIVELE CONSIDERATE
5. NEVOILE ANALIZATE
6. OPTIUNILE EVALUATE
7. CERINȚE DEFINITE
8. SCHIMBĂRI FURNIZATE
 INTRODUCERE

În continuare, vom prezenta câteva metodologii de analiză de sistem ca pe un cadru în care atât
tehnicile de modelare standard, cât şi tiparele organizaţionale pot fi utilizate. Aceste metode
încorporează, de asemenea, principiile ingineriei cerinţelor de afaceri pentru a evidenţia cele
mai bune practici atunci când definim cerințele sistemului analizat.
1. O METODA DE REZOLVARE A PROBLEMELOR
Analistul de sistem examinează întregul domeniu al sistemului abordat şi alege o metodă raţională
sau creativă pentru a dezvolta ideile și propunerile sale privind soluția care va fi adoptată în final.
Rezolvarea creativă a problemei de analiză este vitală deoarece, din ce în ce mai mult,
organizațiile, indiferent de natura lor, au nevoie de idei inovatoare pentru a putea răspunde cât mai
bine la schimbările din mediul de afaceri, incluzând acţiuni ale competitorilor pe piețele interne
și externe, schimbări de legislație, acțiuni ale factorilor politici și sociali etc.
În figura următoare se prezintă un cadru util pentru înţelegerea problemelor şi dezvoltarea de
soluţii creative, în particular atunci când se utilizează un model pentru investigare şi analiză mai
degrabă, decât atunci când sunt oferite soluţii rapide, posibil premature (analiza agilă).
Modelul general prezentat, denumit și ciclul de viață al analizei sistemelor, propune o metodă care
poate fi aplicată cu succes în orice proiect de analiză de sistem.
Primele trei etape ale ciclului de viață sunt orientate către înțelegerea problemei și ele introduc un
cadru pentru a realiza acest lucru.
• Figura 1 Modelul general al procesului de analiză de sistem
Metodologia
Agile

Agile este o
metodologie de
management de
proiect care
folosește cicluri
de dezvoltare
scurte pentru a
da prioritate
îmbunătățirii
continue a
dezvoltării unui
produs sau
serviciu în care
cerințele și
soluțiile
evoluează prin
colaborarea
între echipe
inter-funcționale
Primul pas, Determinarea erorilor, este cel cu care se începe deseori o investigare a
problemei. În analiza de sistem acest pas priveşte găsirea acelor elemente care determină
complexitatea situaţiei problemă. Multe probleme sunt slab definite şi fiecare situaţie
problemă este posibil să fie complexă şi să conţină diferite viziuni şi opinii. Cu alte cuvinte, este
posibil să fie eronat formulate şi diferite componente introduse să fie greşite. Identificarea
acestora ca un punct de plecare în acest model ajută să se accentueze că este necesară o
înţelegere a situaţiei de ansamblu înainte de a trece la formularea de opţiuni şi soluţii.
Determinarea datelor, al doilea pas din model, este dedicat analizei opiniilor, părerilor,
cunoaşterii şi ideilor nedescoperite în primul pas, pentru a identifica cum aceste
informaţii pot fi cuantificate şi susţinute de datele obţinute. Este adeseori util să se examineze
imaginea de ansamblu sau harta minţii pentru a clarifica gândirea oamenilor despre
respectiva situaţie. Este de o importanţă deosebită să se stabilească ce informaţie este factuală
şi care este bazată pe păreri și opinii subiective.
Al treilea pas, Descoperirea problemei, utilizează pe primii doi paşi pentru precizarea
problemei care trebuie soluționată. Acum cunoaștem complexitatea situației cu care ne
confruntăm și suntem capabili să cuantificăm unele elemente, în timp ce despre alte elemente
avem culese opinii sau viziuni personale. Putem face o formulare a problemei dar, la acest pas,
este mai important să revizuim informațiile deținute deja pentru a înțelege în realitate cu ce
problemă ne confruntăm. Determinarea problemei reale cu care ne confruntăm este deseori o
parte necesară a analizei de sistem, analistul considerând problema ca fiind compusă din
simptome ce trebuie înţelese din ce în ce mai bine pentru a găsi unde este problema reală.
Următoarele două etape se concentrează pe dezvoltarea de soluții.
Prima etapă constă în descoperirea ideii, în cursul căreia analiștii încearcă să genereze
un număr mare de idei. Se utilizează câteodată metode de tip brainstorming pentru
descoperirea de idei, dar și alte metode care duc la stimularea apariției de idei noi,
inclusive tehnici de gândire creativă.
Odată ce unele idei au fost identificate, ele pot fi evaluate. Putem astfel să ne concentram
asupra ideilor care ar putea constitui soluții ale problemei. Acesta este etapa de
descoperire a soluției şi este semnificativ faptul că o astfel de etapă apare atât de târziu
în model.
Analistul de sistem se așteaptă să ofere soluții rapid, dar este important ca el să reziste la
presiunea de a face acest lucru în etapele timpurii ale modelului; există alte aspecte care
trebuie luate în considerare mai întâi.
Etapa finală a modelului este Acceptarea soluției găsite, care privește implementarea
soluției, un aspect care este critic pentru succesul oricărei schimbări propuse prin
proiectul de analiză de sistem, dar care adeseori este realizată cu multă dificultate.
 2. MODELUL DE PROCES AL ANALIZEI DE SISTEM
Sistemele economice existente pot fi extrem de variate şi, în cadrul unui proiect particular,
analistul de sistem poate să aplice mai multe tehnici pentru rezolvarea problemelor şi să
analizeze un număr de viziuni diferite.
Dificultatea dezvoltării unui model de proces este de a oferi ceva suficient de flexibil ca un
cadru care va ajuta în continuare analiştii de sistem să-şi desfășoare activitatea.
Modelul de proces (Figura 2) stabileşte etapele cheie ale proiectului de analiză, în cazul
în care sistemul abordat este o afacere, fiecare etapă a acestuia reprezentând un domeniu
care trebuie luat în considerare în mod individual și necesitând tehnici și metode distincte.
Figura 2 Modelul de proces al analizei de sistem
 3. INVESTIGAREA SITUAȚIEI PROBLEMĂ
Această primă etapă a procesului de analiză este dedicată descoperirii problemelor şi
elementelor principale ale situației. Termenii de referinţă pentru proiect, sau posibil un
document initial mai detaliat al proiectului sunt necesare pentru a stabili contextul în care
activitatea de analiză va avea loc. Un domeniu cheie pentru analist este să clarifice
obiectivul studiului şi să aleagă în funcţie de acesta metoda – adeseori aceasta este o
sarcină care necesită o calificare ridicată.
În decursul perioadei iniţiale, analistul poate prezenta o formulare a “problemei”; este
important să investigheze mai multe astfel de probleme posibile pentru a determina exact
care este totuși problema adevărată şi nu să confunde simptomele problemei cu
condiţiile reale ale afacerii. Este, de asemenea, vital ca analistul să nu emită ipoteze false
sau să accepte toate informațiile furnizate de beneficiar fără întrebări suplimentare.
Analiza sistemului necesită, de asemenea, o apreciere a contextului afacerii, în particular
ale strategiei şi obiectivelor generale ale afacerii pentru organizaţie sau unitatea de
afaceri. Este important ca acestea să fie deja stabilite în cursul etapei de investigare astfel
încât analiștii să înțeleagă contextul afacerii pentru activitatea pe care o vor întreprinde.
Odată ce analistul a început să înțeleagă situaţia, o anumită formă de descriere va fi
conturată; mai întâi, acesta va fi o înregistrare a rezultatelor investigaţiei ca atare, şi apoi
ea îi va face pe ceilalţi membri ai echipei să înțeleagă situația problemă.
• Tehnici de investigare

Există multe tehnici şi metode de investigare pe care analistul de afaceri le poate utiliza. Este important
să considerăm mai multe posibile tehnici de investigare şi să o alegem pe cea mai potrivită pentru a lucra
în mod coerent.
Nivelul de detaliere cerut în cursul acestei etape poate varia considerabil, depinzând de orientarea
activităţii analistului de afaceri. Dacă analistul încearcă să obţină o apreciere generală asupra
domeniului afacerii, de exemplu să identifice stakeholderii cheie şi încearcă să înţeleagă viziunile şi
opiniiile acestora asupra naturii activităţii pe care o întreprinde, atunci tehnicile utilizate sunt cele care
permit obţinerea unei perspective generale: interviul, observaţia şi workshopul vor fi cu precădere
utilizate.
Totuşi, dacă activitatea este orientată către elicitarea mai multor informaţii detaliate, cum ar fi
necesarul de date sau fluxul procesului de afaceri, atunci cele mai potrivite tehnici ce trebuie
utilizate sunt analiza scenariului sau prototiparea. Multe dintre informaţiile obţinute aici pot fi
subiective şi pot necesita o analiză mai detaliată; în acest caz, tehnici cum ar fi chestionarul sau
înregistrarea convorbirilor pot fi utile pentru a cuantifica unele dintre informaţiile existente deja.
• Documentarea situației de afaceri
Există un număr de tehnici utile pentru documentarea investigației inițiale a unui sistem de afaceri. De
regulă, o viziune generală asupra situației va fi necesară în cursul investigației inițiale, în particular când
elementele sunt complexe şi influențate de cauze diferite. O “imagine bogată” poate fi utilizată pentru a
surprinde esenţa unei situații şi o metodă alternativă, dar similară cu aceasta, este harta minții, care
oferă și un grad de structurare a informației.
 • Rezumatul etapei de investigare a situației
• Procedura:
(i) Studiul materialului de bază: documentul de iniţiere al proiectului, termenii de referinţă.
(ii) Efectuarea investigaţiei iniţiale asupra stakeholderilor cheie.
(iii) Documentarea rezultatelor investigaţiei utilizând rapoartele de întâlniri plus o diagramă.
• Inputuri:
- Termenii de referință sau documentul de iniţiere al proiectului
- Obiectivele și strategia de afaceri
• Outputuri:
- O descriere a situației existente a afacerii, incluzând rapoarte de întâlniri și diagrame, cum ar fi imagini
bogate, hărţi ale minții și diagrame Fishbone (Oase de pește).
- Lista elementelor/problemelor
- Lista preliminară a nevoilor afacerii
• Tehnici și metode utilizate:
- Tehnici de investigare cum sunt interviul, observarea şi workshopurile
- Tehnici de investigare cantitative cum ar fi chestionarele, eşantionul şi analiza documentelor
- Imagini bogate
- Hărți ale minții
- Hărți spaghetti
- Diagrame Fishbone, cunoscute şi ca diagramele Ishikawa (Ishikawa 1990)
 4. CONSIDERÂND PERSPECTIVELE
Etapa constă în analiza stakeholderilor şi a perspectivelor acestora asupra situaţiei. Mulţi stakeholderi au viziuni
foarte clare asupra problemelor pe care le are sistemul de afaceri. Acolo unde apar diferenţe între viziunile
stakeholderilor este important ca ele să fie explorate şi, unde este posibil, să se ţină cont de recomandările făcute de
aceştia în etapele următoare.
• Identificarea şi analiza stakeholderilor
Fiecare situație problemă va afecta un număr de indivizi şi organizaţii. Din acest grup vor face parte oameni cu
diferite interese şi puteri. Unii stakeholderi vor fi direct afectaţi de orice recomandare şi pot avea păreri foarte clare
asupra modului în care sistemul şi modul în care acesta lucrează trebuie să se schimbe. Alţii pot fi afectaţi doar
indirect şi, chiar dacă au opinii, pot fi mai puţin preocupaţi de natura noului sistem.
• Perspectivele stakeholderilor
Stakeholderii au adeseori viziuni diferite asupra ceea ce este mai important în sistemul analizat şi asupra
îmbunătăţirile care sunt necesare. Aceste viziuni sunt adeseori contradictorii şi pot conduce la agende ascunse,
conflicte şi priorităţi greşite. Este important ca analistul de sistem să fie conştient de potenţialul de conflict şi să fie
alertat de astfel de situaţii şi unde pot ele să apară.
• Modelarea activității de afaceri
Perspectivele stakeholderilor pot fi analizate în continuare considerând activităţile care sunt necesare pentru a realiza
o perspectivă particulară. Această metodă, dezvoltată de Checkland (1981), permite analiștilor să construiască un
model conceptual al unui sistem economic din perspectiva unui anumit stakeholder. De exemplu, acolo unde un
manager crede că o organizaţie trebuie să se orienteze pe calitate, ar trebui să se pună accent pe activități cum ar fi:
i) Dezvoltarea stafului de înaltă calificare;
ii) Introducerea proceselor orientate pe client;
iii) Monitorizarea nivelelor de satisfacție ale clienților.
 • Rezumatul etapei

• Obiectiv:
Obiectivul acestei etape este să se înregistreze perspectivele stakeholderilor despre sistemul aflat în
investigare. Aceste perspective pot fi apoi analizate în funcţie de valorile şi credinţele stakeholderului şi
dezvoltate în modele ale sistemului. Totuşi, unde există limitări ale activităţii analistului (de exemplu, dacă el
este preocupat mai întâi cu îmbunătăţirea unui proces particular) atunci va fi important pentru identificarea şi
managementul stakeholderilor să considerăm că întregul sistem poate fi dincolo de scopul activităţii acestuia.
• Procedura:
(i) Identificarea stakeholderilor cheie ale căror perspective sunt importante pentru proiectul de analiză a
afacerii.
(ii) Investigarea valorilor, credinţelor şi priorităţilor stakeholderilor cheie.
(iii) Dezvoltarea şi analiza perspectivelor stakeholderilor.
(iv) Construirea modelelor conceptuale ale activităților care corespund perspectivelor stakeholderilor.
(v) Explorarea şi rezolvarea conflictelor între perspectivele stakeholderilor.
(vi) Sinteza modelelor conceptuale într-unul corespunzând sistemului de afaceri dorit.
• Inputuri:
- Termenii de referință sau documentul inițial al proiectului
- Obiectivele și strategia de afaceri
- Identificarea stakeholderilor (din documentația sistemului de afaceri existent)
• Outputuri:
- Perspectivele stakeholderilor
- Modelele activităților bazate pe perspectivele stakeholderilor individuali
- Modelul unic al sistemului agreat de stakeholderi
• Tehnici:
- Tehnici de investigare şi negociere
- Identificarea şi analiza stakeholderilor
- Analiza perspectivelor stakeholderilor
- Modelarea activităților din sistem