MANA G E M E N T U L

P RO IE C T EL O R
În practica economică un proiect este privit ca o cheltuială pe care o face un agent economic (persoană fizică sau juridică) cu scopul de a
obține bunuri și/sau servicii. Pe de altă parte, un proiect înseamnă și un efort concret pe care-l face agentul economic.
Spunem că un proiect reprezintă o foră temporară de organizare pentru a se crea un produs, un serviciu, un bun sau un rezultat unic.
Exemple de proiecte: dezvoltarea sau îmbunătățirea unui produs bancar, construcția unei clădiri sau a unei autostrăzi, dezvoltarea unui
proces de business, organizarea unor alegeri etc.
Managementul de proiect reprezinta domeniul în care se pun în aplicare cunoștințele, abilitățile și tehnicile specifice activităților ce au
legătură cu proiectul analizat cu scopul de a realiza cerințele acestuia. În general, managementul unui proiect include:
- Identifcarea cerințelor de proiect;
- Adaptarea și integrarea nevoilor și așteptărilor tuturor grupurilor interesate de proiect
- Stabilirea și menținerea comunicării cu toate părițile interesate de proiect
- Atingerea cerințelor de proiect și crearea livrărilor de proiect
- Echilibrarea constrângerilor de proiect: scop, calitate, buget, resurse, riscuri sau/și calendarul de livrare

Cine este managerul de proiect? Care este diferența dintre un manager de proiect și un analist de afaceri?
Cine este managerul de proiect? Care este diferența dintre un manager de proiect și un analist de afaceri?

Ne reamintim faptul că un analist de business (afaceri) este persoana care analizează o organizație sau un domeniu de afaceri (real sau
ipotetic) și își documentează afacerea, procesele sau sistemele, evaluând modelul de afaceri sau integrarea sa cu tehnologia. Business
Analyst-ul ajută la ghidarea întreprinderilor cu scopul de a îmbunătății procesele, produsele, serviciile și/sau soluțiile software prin
analiza datelor.

Managerul de proiect este un specialist în domeniul managementului de proiect. Managerii de proiect au responsabilitatea planificării,
achizițiilor și execuției unui proiect, în orice întreprindere care are bine definite următoarele aspecte: scop, termenul de începere al
proiectului și un deadline-ul acestuia. Managerul de proiect coorodonează echipei de proiect responsabilă de atingerea obiectivelor
acestuia.

Pentru a evalua dacă un proiect este de succes sau nu la sfârşitul proiectului se va răspunde la următoarele întrebări:
 obiectivele proiectului legate de durată, cost, scop, calitate au fost îndeplinite?
 cerinţele clientului au fost îndeplinite?
 rezultatele proiectului conving clientul să revină pentru un nou „contract”?
 după finalizarea proiectului, organizaţia este capabilă să-şi continue activitatea?
Managementul scopului unui proiect se referă la definirea şi controlul a ceea ce este şi ceea ce NU este inclus în proiect. (“in scope” și
“out of scope”)
Principalele procese ce ţin de managementul scopului unui proiect sunt:

• Planificarea procesului de management a scopului

• Strângerea cerinţelor de proiect
• Definirea scopului
• Crearea WBS-ului („Work Breakdown Structure”)
• Validarea scopului
• Controlul scopului

Instrumente şi tehnici de colectare a cerinţelor de proiect: interviul, focus grup, sesiuni de lucru (workshops), brainstorming, chestionare,
observarea la locul de muncă etc.
 WBS-ului „Work Breakdown Structure”

Principalul beneficiu al acestui procesului este că oferă o viziune structurată a ceea ce trebuie
livrat în proiect. Practic, descompune un proiect în componentele sale individuale:
Proiect> Activități colective> Activități> Sarcini
În construcţia WBS-ului se aplică „regula 100%”: nimic din munca totală nu este lăsată în
afară WBS-ului, iar nicio activitate suplimentară nu va fi executată dacă nu este prinsă în
WBS.
Instrumente şi tehnici de creare a WBS-ului:

1. Divizarea scopului şi livrărilor de proiect în componente mai mici

Cele mai de jos nivele ale WBS-ului se numesc pachete de lucru („work packages”), iar la nivelul lor se vor estima costurile şi duratele
pentru proiect. Nivelul de detaliu până la care se merge cu descompunerea livrărilor de proiect este dat de măsura în care proiectul se poate
controla, astfel încât să se asigure un management eficace al livrărilor de proiect. Pentru a crea WBS-ul se începe cu identificarea şi analiza
livrărilor de proiect şi a muncii asociate acestora. Componentelor WBS li se asociază coduri de identificare.
2. Judecata experţilor
Această tehnică se utilizează mai ales pentru a reconcilia divergenţele de opinie în legătură cu descompunerea scopului proiectului. Experţii
pot veni cu formulare standard pentru WBS, specifice industriei (de exemplu formularul WBS folosit în construcţii).
Prin procesul de creare a WBS-ului proiectului („work breakdown structure”) se identifică livrările de proiect la cel mai mic nivel, la nivel
de pachete de lucru. Acestea sunt descompuse în componente mai mici numite activităţi. Activităţile reprezintă efortul necesar pentru a
finaliza un pachet de lucru.
 Inițiere Planificare Execuție Control Finalizare
În figura alăturată este
reprezentat WBS-ul
ciclului de viață al unui
Desemnează un
proiect. WBS este adesea manager de proiect & Analiza riscurilor
Actualizează stările
procesului
Controlează scopul
infiltrărilor
Învață din
greșeli(lecție învățată)
o echipă de proiect
creat împreună cu echipa
de proiect, care permite o
estimare a costurilor, a
Creează un program și
efortului și a timpului Definește scopurile
proiectului
un plan de realizare a
Compară planul inițial
cu progresul actual
Modifică procesul de
management
Realizează raportul
final al proiectului
sarcinilor
necesar pentru a finaliza
sarcinile și contribuie la
crește motivația echipei
Îmbunătățește Livrează produsul
Află cererea
de proiect și sentimentului consumatorilor
Stabilește bugetul execuția proceselor
constant
Urmărește
performanțele final

de autoeficiență, deoarece
sunt implicați activ în
planificare.
Evaluează Stabilește procesul de Realizează o ședință
Realizează de finalizare a
fezabilitatea comunicare Documentează-te
managementul calității proiectului
 
Activităţile reprezintă efortul necesar pentru a finaliza un pachet de lucru. Când un proiect are prea multe componente pentru a le
descompune pe toate în liste de activităţi până la cel mai detaliat nivel, se va utiliza o tehnică de definire progresivă a activităţilor şi
respectiv a planificării proiectului. Se vor defini în detaliu activităţile ce vor intra primele în lucru, execuţia muncii de proiect va începe, iar
pe măsură ce proiectul înaintează şi se clarifică diferite aspecte, se continuă cu detalierea activităţilor pentru restul componentelor (alte faze
de proiect).
Calendarul de lucru al unui proiect conţine activităţile cu dependenţele dintre ele, cu datele de început şi finalizare a fiecărei activităţi.
Acesta conţine de asemenea duratele activităţilor, momentele cheie şi resursele asignate. Calendarul de lucru va sta într-o formă preliminară
până când se confirmă resursele asignate. Pentru elaborarea calendarului de lucru se utilizează tehnicile sau instrumentele învățate la
disciplina Bazele Cercetărilor Operaționale (reprezentarea AoN sau AoA).
Tehnica de simulare Monte Carlo reprezintă o altă metodă eficientă de a determina factorii care pot avea efecte semnificative asupra
rezultatelor și poate fi utilizată inclusiv pentru analia cantitativă a riscurilor dintr-un proiect.

Utilizând metoda de simulare Monte Carlo, se generează artificial valorile unei variabile probabilistice, utilizând generatoare de numere
aleatoare uniform distribuite în intervalul [0,1]. Pașii pentru generarea selecțiilor simulate sunt următorii:
1. Se determină funcția de densitate de probabilitate și funcția de distribuție cumulativă .
2. Folosind un generator de numere pseudoaleatoare, se determină un număr uniform repartizat în intervalul [0,1].
3. Rezolvând ecuația , se determină o valoare a variabilei probabiliste .
4. Procedura este reluată de la punctul 2 până când se generează volumul dorit al selecției.
Multitudinea de alternative generate pentru posibilele rezultate, ţinând cont de factorii de risc, este de ordinul miilor. Astfel, se calculează
multiple durate de proiect, costuri de proiect sau alte rezultate de proiect utilizând ipoteze variate în legătură cu activităţile şi cu distribuţiile
de probabilitate. Se ajunge în final la o valoare medie pentru durata proiectului sau pentru costului proiectului, de exemplu. În practică, în
simularea Monte Carlo se folosesc cel mai des următoarele distribuţii de probabilitate: distribuţia normală, distribuţia uniformă, distribuţia
triunghiulară, distribuţia Poisson şi distribuţia Beta.

  cazul distribuţiei normale:

În
 68.27% dintre valori se vor găsi la o abatere standard faţă de media
 95.45% dintre valori se vor găsi la 2 abateri standard faţă de media
 99.73% dintre valori se vor găsi la 3 abateri standard faţă de media
O distribuţie normală având media 0 şi abaterea standard 1 este
distribuţia normală standard.
Pentru a utiliza distribuţia normală în cadrul unei simulări Monte-Carlo
este nevoie ca utilizatorul să definească media şi abaterea standard
aşteptată, de asemenea valorile de lângă medie având cele mai
mari şanse de apariţie.

Fig.1: Distribuția normală

 Fig.2: Distribuția uniformă Fig.3: Distribuția triunghiulară

Pentru a utiliza distribuţia uniformă în cadrul unei Utilizarea distribuţiei uniforme în cadrul unei
simulări Monte-Carlo, este nevoie ca utilizatorul să simulări Monte-Carlo presupune din partea
definească valoarea minimă şi cea maximă aşteptată, utilizatorului: definirea valoarilor minime,
toate valorile având aceleaşi şanse de apariţie. maxime şi celei mai probabile aşteptate.
Fig.4: Distribuția Poisson Fig.5: Distribuția Beta (exemplul 1)
 
Distribuţia Beta – deoarece permite modelarea unor evenimente de proiect care se încadrează între o valoare minimă şi una maximă, iar
parametrii distribuţiei oferă flexibilitate în modelare privind centrarea valorilor (parametrul ) şi privind forma / ascuţimea cozii acestui tip
de distribuţie (parametrul ). Distribuţia de tip Beta are o istorie mai lungă de utilizare în aplicaţii din domeniul ingineriei decât în aplicaţii
din domeniul managementului de proiect. Cum acest tip de distribuţie poate fi folosită pentru a modela evenimente care sunt restricţionate
să aibă loc într-un interval definit printr-o valoare minimă şi una maximă, distribuţia de tip Beta a început să fie des folosită în
managementul de proiect, pentru a descrie sau simula timpul până la finalizare sau costul activităţilor. Un alt avantaj al acestui tip de
distribuţie este că permite generarea unei game largi de forme cu ajutorul a doar doi parametri, și . Figura 5 prezintă un exemplu de
distribuţie de probabilitate Beta în diferite forme, iar Figura 6 prezintă un exemplu mai detaliat, în care durata optimistă, durata cea mai
probabilă şi durata pesimistă sunt marcate pe grafic.

Fig.6: Distribuția Beta (exemplul 2)

 Managementul timpului într-un proiect

Principalele procese ce ţin de managementul timpului într-un proiect sunt:

(1) Planificarea procesului de management al calendarului de lucru;

(2) Definirea activităţilor;
(3) Stabilirea dependenţelor dintre activităţi;
(4) Estimarea resurselor necesare activităţilor;
(5) Estimarea duratelor activităţilor;
(6) Elaborarea calendarului de lucru;
(7) Controlul calendarului de lucru.

Ne remintim faptul că o rețea de activități se poate reprezenta prin metoda Activitate-Nod (AoN) astfel:
Unde:
A – activitate și d(A) – durata activității;
EST A EFT EST („earliest starting time”) - cel mai devreme moment de începere a fiecărei
activităţi;
LST d(A) LFT EFT („earliest finishing time”) – cel mai devreme moment de încheiere a fiecărei
activităţi;
LST („latest starting time”) – cel mai târziu moment de începere a fiecărei activităţi;
LFT („latest finishing time”) – cel mai târziu moment de încheiere a fiecărei activităţi.
 ! O activitate este critică atunci când rezerva totală de timp este 0.
! Termenele se calculează prin tehnicile “forward step” și “backward
step.”

Exemplu de reprezentarea activităților prin

metoda AoN
Temă
Propuneţi și descrieți o idee de afacere/proiect. Motivați alegerea și realizați descrierea pe baza următoarelor
criterii:
- Definirea clară a ideii de business;
- Descrierea SMART a obiectivelelor proiectului/afacerii;
- Stabilirea bugetului;
- Stabilirea constrângerilor/limitării afacerii/proiectului;
- Identificarea riscurilor;
- Identificarea competiției;
- Realizarea unui calendar de implementare proiect/afacere și reprezentarea acestuia prin metoda Activitate-
Nod (AoN);