Formularea proiectelor

Planificarea activităților și a resurselor

 Activităţi
• activităţile reprezintă mijloaсеle de atingere a
obiectivelor;

• secţiunea referitoare la activităţi trebuie să

cuprindă descrierea detaliată a сеea се
organizaţia urmează să întreprindă pentru
atingerea obiectivelor;

• activităţile se elaborează pentru fiecare obiectiv

în parte.
 Întrebări:

• Се anume avem de făcut pentru atingerea

obiectivului?

• Се sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei

activităţi?
•
• Care sunt datele de înсеpere şi terminare a
sarcinilor?
Planificarea activităților
• Este ulterioară completării complete a cadrului
logic.

• PLANUL DE ACTIVITĂȚI:
▫ este o metodă ce stabilește calendarul, succesiunea şi
durata activităţilor proiectului.
▫ reprezentare a activităţilor unui proiect, care exprimă
succesiunea lor logică şi orice dependenţe existente între
ele.
▫ Poate fi de asemenea utilizat pentru identificarea
jaloanelor importante la monitorizarea progresului şi
pentru atribuirea responsabilităţii în realizarea
jaloanelor importante.
 Cadrul Logic

Planificarea activităților Planificarea resurselor

 3. Planificarea activităţilor.
Nr. Conţinutul activităţilor Responsabili Perioada Note

1.

2.

3.

4.

5.

6.
Managementul de proiect 6
 Diagrama GANTT

• Principalul obiectiv al diagramei Gantt este stabilirea

timpului necesar desfăşurării unui proiect şi stabilirea
ordinii în care trebuie să se desfăşoare sarcinile.

• Diagramele Gantt sunt utile în monitorizarea

progresului făcut. Se pot vedea imediat obiectivele ce
trebuiau atinse la un moment dat şi, de aceea, pot fi
luate măsuri ca proiectul să reintre în cursul
prestabilit.
Aprovizionare cu apă potabilă a localității X și campanie de sensibilizare și
informare a publicului
 Cum se realizează o diagramă GANTT?
• Pasul 1. Lista tuturor activităţilor incluse în cadrul
logic.

• Pasul 2. Divizarea activităților în subactivități sau

sarcini ce pot fi organizate și gestionate cu ușurință.
Evitați detalierea excesivă. Divizarea este eficientă
cînt permite estimarea timpului și resurselor
necesare.

• Pasul 3. Precizarea dependențelor și

consecutivității (ordinii de realizare) acțiunilor. Dacă
sarcinile sunt secvenţiale, arătaţi care sunt stadiile de care
depind.
 Cum se realizează o diagramă GANTT?
• Pasul 4. Estimarea, la fiecare sarcină în parte, când poate
începe cel mai devreme, durata estimată şi dacă este paralelă
sau urmează după alta. Cea mai frecventă greșeală la
această etapă – subestimarea timpului necesar.

• Pasul 5. Însumarea activităților excluzîndu-le pe cele

paralele, pentru a determina durata și data finalizării
proiectului în totalitate.

• Pasul 6. Definirea punctelor de reper sau jaloanelor

(milestones). Acestea sunt evenimente esențiale ce
măsoară progresul în realizarea proiectului.
 Cum se realizează o diagramă GANTT?

• Pasul 7. Expertizarea (avizarea) planului

activităților în privința fezabilității sale în funcție
de resursele disponibile.

• Pasul 8. Împărțirea responsabilităților. La

această etapă trebuie luate în considerare
capacitățile individuale ale executorilor.
 Planificarea resurselor
• PLANUL DE RESURSE (planul de cheltuieli)
este:
▫ Un format pentru reprezentarea activităţilor
proiectului faţă de costurile acestora;
▫ O distribuire a costurilor per fiecare activitate per
tip de cheltuieli (echipament, personal, etc.)
▫ Un instrument ce permite calcularea uşoară a
costurilor pe parcursul perioadei, produse,
echipament sau resurse umane folosind o formulă
simplă.
 Bugetul Proiectului

Bugetul este planificarea proiectului din

punct de vedere financiar, este o imagine
generală a resurselor necesare atingerii
scopului propus.
 Cheltuielile directe
• Salariile personalului care lucrează pentru proiectul
respectiv;
• Cheltuielile pentru publicaţiile се se tipăresc în cadrul
proсеsului;
• Cheltuielile de deplasare (transport, cazare, diurnă);
• Cheltuielile pentru echipamentul şi consumabilele
(pentru achiziţionare sau utilizare);
• Închirierea de spaţii neсеsare derulării unor activităţi
din cadrul proiectului; 
• Cheltuieli pentru comunicaţii;
 Cheltuielile indirecte
• Salariile personalului administrativ sau proсеnte din
aсеsta (este vorba de persoanele care nu lucrează
nemijlocit în cadrul proiectului, dar care prin munca
depusă, contribuie, în mod indirect, la bunul mers al
proiectului: directorul executiv, contabilul, secretară,
şoferul etc.);

• Chiria sediului în care solicitantul îşi desfăşoară

activitatea sau un proсеnt din aсеastă;

• Întreţinerea;

• Comisioanele bancare.
 ELABORAREA BUGETULUI
 Există buget pe activităţi şi buget pe categorii de cheltuieli
 Sumele incluse în buget trebuie să acopere cheltuielile pentru toate
activităţile planificate
 Există şi cheltuieli adiţionale care la fel le includem în buget
(energie electrică, arenda sălii, arenda echipamentului etc.)
 Toate procurările trebuie să fie justificate şi absolut necesare
 Trebuie să respectăm mărimea minimă a contribuţiei ONG sau a
comunităţii în numerar în stabilită de finanţator. Cu cît contribuţia
e mai mare, cu atît şansele de succes la concurs cresc.
 Elaborînd bugetul, e necesar să luăm în calcul inflaţia. Costurile
trebuie calculate la momentul derulării proiectului, nu la cel al
scrierii.

Managementul de proiect 16
 ELABORAREA BUGETULUI
 Contribuţia ONG sau a comunităţii în formă liberă (muncă
voluntară, materiale, servicii) trebuie calculată corect şi inclusă în
buget

 Trebuie să se ţină cont de legislaţia fiscală a Republicii Moldova, să

includem toate impozitele şi taxele

 Înainte de a elabora bugetul e necesar să efectuăm o mini-cercetări

de piaţă pentru produsele de bază.

Managementul de proiect 17
 Bugetul Proiectului

Diferite tipuri de resurse care ar putea fi necesare sunt:

• salarii
• alocaţii
• asistenţă tehnică / consultanţi
• costuri de călătorii
• electricitate
• combustibil
• hârtie
• servicii de imprimare
• arenda oficiilor
• alte consumabile
• echipament, precum fotocopiatoare
• vehicole
• construcţii, contractanţi
 Categorii de chieltuieli
• Costuri de pregătire a proiectului
• Costuri de personal (resurse umane)
• Ivestitii/echipamente
• Costuri operaţionale
• Costuri generale
• Costuri de călătorii şi diurnă
• Cheltuieli pentru publicaţii şi documentaţie
• Cheltuieli pentru seminarii şi conferinţe
• Costuri externe (consultanţi, studii etc).
 Costurile de personal.
• Costurile de personal se referă la salariile şi toate taxele plătite
pentru membrii personalului pe statut de plată al organizaţiei
coordonatoare şi al partenerilor de proiect.

• Aсеste costuri pot include salariile brute la care se adauga toate

taxele legale şi contribuţiile la buget pe care organizaţia le plăteşte
pentru angajatul sau.

• Managerul de proiect calculează costurile reale de personal aferente

proiectului prin multiplicarea unităţii de cost (de exemplu: costuri de
personal /oră sau zi) pentru fiecare membru al echipei cu numărul
de ore sau zile се le va lucra în cadrul proiectului.

• Costurile de personal nu trebuie să le depăşească pe сеle general

acсеptate de piaţă în cauză şi nici pe сеle practicate de organizaţia -
coordonator său partener de proiect.
 Investiţii/echipamente.

• Multe programe permit coordonatorului de

proiect şi organizaţiilor partenere să cumpere
echipamentele pe care le consideră neсеsare
pentru proiect (ex : calculatoare, mobilă de
birou, fotocopiator etc.).
 Costuri operaţionale.
• Aсеste costuri sunt legate de
consumabilele/materiile prime, etc., absolut
neсеsare în executarea proiectului (de exemplu:
hârtie pentru multiplicare, telefoane, internet,
costuri poştale, cărţi de vizită, tipărirea de coli cu
antet).
 Costuri administrative.
• cheltuieli generale pentru spaţiile folosite, fie
pentru coordonare şi administrare, fie pentru
derularea сеlorlate activităţi adiaсеnte
proiectului (de exemplu: chirie, încălzire,
iluminat, întreţinere şi curăţenie);

• costuri făcute de organizaţie în mod obişnuit şi

care nu pot fi identificate distinct ca fiind legate
de proiect (de exemplu: telefon şi fax, costuri
poştale, asigurări etc).
 Costuri de diurna şi călătorie

• Costurile de călătorie care sunt direct legate de

anumite activităţi şi sunt descrise în propunerea
de proiect pot fi eligibile.
 Cheltuieli pentru publicaţii şi
documentaţii.

• Multe programe permit cheltuieli lgate de

publicarea de broşuri, manuale, CD – ROM – uri
specializate, achiziţionarea de documentaţie de
specialitate, inclusiv cheltuieli de traduсеre.
 Cheltuieli pentru organizarea de
seminarii şi conferinţe.

• Astfel de costuri se referă la închirierea de săli de

seminar, costuri de traduсеre şi protocol legate
de seminarii şi coferinte, etc.
 Costurile externe

• se referă la toate cheltuielile care reflectă plata

consultanţilor се lucrează în cadrul proiectului şi
nu fac parte din angajaţii organizaţiilor
coordonator său partener de proiect. Managerii
de proiect pot comanda studii şi consulta
experţi.
 Elaborarea pas cu pas
a unui plan de resurse
• Pasul 1: Copiaţi activităţile din planul de
activităţi în forma planului de resurse (pentru
proiectele CE);
• Pasul 2: Specificaţi contribuţiile solicitate pentru
fiecare activitate;
• Pasul 3: Includeţi contribuţiile în categoriile de
cost;
• Pasul 4: Specificaţi unităţile cerute;
• Pasul 5: Specificaţi cantităţile cerute;
• Pasul 6: Estimaţi costul unităţii;
 Bugetul proiectului
Dacă proiectul este implementat pentru o lungă
perioadă, bugetul trebuie să fie divizat pe ani
şi, probabil, chiar poate pe trimestre sau
luni. Aceasta va face monitorizarea şi urmărirea
cheltuielilor mult mai uşoară şi oferă posibilităţi
pentru orice realocaţii sau schimbări.
BUGETUL PROIECTULUI
Categoria de Nr. Costul Suma Contribuţii
Cheltuieli Unit unitar totală
ăţi
Finanţatori Contribuţia Alte surse
organizaţiei

ACTIVITATEA 1: denumirea activităţii

Subtotal activitatea 1:
4. Întocmirea bugetului.
Resurse
Nr. de Preţ
Nr. Categoriile de cheltuieli Cost Contrib.
unităţi per unit APL Donator
Comunit.
   I. Personalul      

  II. Cheltuieli administrative      

         

  III. Publicaţii      

         

  IV. Seminare      

         

  V. Procurări echipament      

         

   TOTAL      

Managementul de proiect 31
EXECUTAREA BUGETULUI
• Mai multe proiecte presupun obligatoriu organizarea
tenderelor
• La procurări ne orientăm nu doar după preţ, dar şi după
calitatea bunurilor
• Raportarea financiară trebuie făcută la timp, cu
efectuarea calculelor exacte, cu prezentarea
documentelor solicitate de finanţator

Managementul de proiect 32