Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
PENTRU EVENIMENTE
Managementul Riscurilor
Master Managementul Proiectelor
Cap.1 - Prezentarea succintă a proiectului propus
Titlul proiectului Centru inteligent adaptabil pentru evenimente, City
Hall
Scopul proiectului - realizarea unui centru de evenimente cu trei săli inteligent adaptabile care
vor permite beneficiarilor săi să utilizeze tehnologie avansată și de calitate pentru organizarea de
evenimente precum conferințe, spectacole, târguri și expoziții. Centrul va avea o capacitate de maxim
500 de oameni.
Obiectivele proiectului:
OG2: Realizarea unor spații anexă (grupuri sanitare, magazii materiale, camere pentru
echipare tehnică, hol, cantină);
OS2.1: Construirea unei săli de primire cu o capacitate de 70 persoane;
OS2.2: Dotarea spațiilor anexă cu echipamente inteligente.
A1. Analiza A2. Definire A3. Proiectare și A4. Realizare A5.Impleme A6. Marketing A7. Managementul
stadiului actual proiect asistență tehnică și dotare săli ntare și promovare Proiectelor
S1.1. Analiza S2.1. Realizare S3.1. Obținere 4.1. Realizare S5.1. Recepție S6.1. Stabilire Management Activitate
stadiului actual studiu de Certificat de fundație, zidărie la terminarea strategie de 1:Analiza stadiului
fezabilitate, Urbanism și montaj lucrărilor marketing
întocmirea doc
actual și stabilire temă
acoperiș
tehnice de proiectare
S1.2. Realizare S3.2. Obtinere
S4.2. Realizare S5.2. S6.2. Realizare
studiu geotehnic S2.2. Întocmirea avize și acorduri
compartimentare Remedierea materiale de Management Activitate
PT şi a detaliilor si amplasare obiecțiunilor 2:Definire proiect –
promovare
de execuție scări concept și certificare
S3.3. Obținere
S1.3. Realizare Autorizație de
studiu de Construire S4.3. Realizare S5.3. Expertiza S6.3. Realizare Management Activitate
fezabilitate S2.3. Întocmire instalaţii tehnică de pagină oficială 3:Proiectare (arhitectură
D.A.T.C. electrice evaluare online și rezistență) și asistență
interioare și seismică
S3.4. Proiectare tehnică
S1.4. Stabilire arhitectură săli și exterioare
lucru concept spații anexă S6.4.
S2.4. Definire S5.4. Evaluări
planuri, fațade, S4.4. Realizare Promovare Management Activitate
ale structurii
secțiuni ale finisaje pereți și de rezistență și online 4:Realizare și dotare
construcției tavane instalații și săli
S1.5. Întocmire S3.5.
documentație Sistematizarea financiare ale
S6.5.
pentru emitere terenului și cost. execuție
S4.5. Dotare sala Promovare
CU S2.5. Solicitare proiectare plan Management Activitate
1 cu echipamente offline
oferte de la fundație 5: Implementare
constructori S5.5. Întocmirea
cărții tehnice a
S1.6. Întocmire S4.6. Dotare sala construcției și
documentaţie S3.6. Proiectare
2 cu echipamente recepția finală a Management Activitate
pentru obtinerea S2.7. Contractare structură de
lucrărilor 6: Marketing și
avizului OJCPI a lucrătorilor rezistență, sistem
promovare
de instalații,
încălzire și S4.7. Dotare sala
ventilație S5.6. Testarea
3 cu echipamente 7.6. Analiza dezvoltării
S2.8. Achiziționare echipamentelor
de echipamente de în cadrul unui domeniulu proiectului la
tehnologice eveniment - nivel naț/internaț.
S3.7. Organizare
S4.8. Dotarea pilot Procese de planificare a
avansată de șantier
spațiilor anexă proiectului
Tabelul PERT
A1 SA 2.7 A2
SA 6.3
SA 5.6 SA 5.5
A6
SA 7.7
Buget: 50 000 000 LEI: 25 000 000 LEI fonduri europene si 25 000 000 fonduri proprii.
Estimarea preliminară a contribuţiilor membrilor consorţiului în cadrul proiectului
Consorţiul Tip organizație Implicare în cadrul Contribuția financiară a partenerilor – Suma estimată a fi primită de
Proiectului proiectului (cofinanţare) (LEI.) parteneri de la finanţator/finanţare din
buget program (LEI)
În numerar În natură În numerar În natură
Viziunea de dezvoltare a proiectului este de a crea un centru de evenimente care să aibă capacitatea de a fi
adaptabil, inovativ si care să integreze sisteme inteligente in structura sa, toate acestea cu scopul de a se
adapta la diversele cerințe și nevoi ale celor care vor beneficia de serviciile sale.
Progresele tehnologice din utlimii ani au câștigat din ce în ce mai mult avans și se impun în
aproape orice domeniu al vieții sociale. Sectorul planificării și organizării de evenimente s-a
adaptat, de asemenea, contextului social contemporan și a preluat toate beneficiile oferite de
dezvoltarea tehnologiilor inovative. În acest context a fost gandit și proiectul de față: de a
crea un care să răspundă noilor provocări tehnologice.
Astfel, City Hall oferă libertatatea de a desfășura evenimente cu mult mai multă perfecțiune,
într-un mediu asistat de calculator; prezintă oportunităţi pentru întâlniri de afaceri, pentru
activităţi de consultanţă, formare şi instruire profesională, pentru seminarii şi conferinţe la
nivel regional.
Capitolul 4 - Despre decizii legate de evaluarea și implementarea proiectului (scenarii de
acțiune)
4.4.1 Partenerul 1 din Consorţiul dumneavoastră de proiect părăseşte proiectul înainte de începerea procedurii de
negociere a atribuirii contractului dvs. de proiect. Ştiind că acest Partener are de realizat o serie de activităţi esenţiale în
cadrul proiectului, va rog prezentaţi modalitatea de soluţionare a acestei probleme şi a modului în care prezentaţi acest
incident reprezentanţilor Finanţatorului la negocierea contractului.
Dacă Partenerul 1, CT Urban Art Construct SRL părăsește consorțiul, proiectul nu poate fi realizat întrucât o
activitate esențială a acestuia, și anume construcția efectivă a clădirii, nu poate fi realizată. De aceea este
necesară contractarea unei alte firme de construcții. Se vor lua astfel măsuri în vederea rezolvării acestei
probleme și în vederea construcției clădirii pentru derularea cât mai normală a proiectului.
Managerul de proiect împreună cu echipa și cu sponsorul vor stabili o ședință pentru discutarea acestor
probleme și vor lua niște decizii referitoare la stabilirea unei licitații pentru contractarea firmei de
construcții.
Firmei CT Urban Art Construct SRL i se cere un raport referitor la motivul pentru care a părăsit proiectul.
În față finanțatorului, managerul de proiect se va prezenta cu declarația din partea CT Urban Art Construct
SRL și cu propunerile luate în cadrul ședinței echipei de proiect. Iar împreună cu acesta se vor stabili pașii
următori, fie că este vorba de realizarea unei licitații, fie că este vorba de contractarea directă a unei firme
de construcții.
Managerul de proiect trebuie să îl asigure pe finanțator că va găsi partenerul potrivit care să îl înlocuiască
pe CT Urban Art Construct SRL. De asemenea, va veni și cu o serie de propuneri pe care le-a stabilit în
cadrul ședinței alături de echipa de proiect.
4.4.2 Unul dintre partenerii dumneavoastră de Consorţiu doreşte să participe la licitaţia pe care o aveţi
aprobată în cadrul proiectului dvs., pretinzând că poate oferi cele mai bune servicii la acest capitol şi pe
cale de consecinţă, nu mai este nevoie să aduceţi alţi competitori la licitaţie. Precizaţi cum vă raportaţi
dvs. în calitate de Organizaţie Promotoare a proiectului, la această solicitare a Partenerului
dumneavoastră.
Având în vedere faptul că cel care dorește să participe la licitație este și partener al Consorțiului,
participarea acestuia nu poate fi aprobată. La licitație trebuie să participe firme independente de
echipa de proiect.
In cazul în care partenerul ar participa la licitație, interesele acestuia în cadrul echipei de proiect
s-ar confrunta cu interesele sale din perspectiva firmei care participă la licitație, iar acest lucru
din punct de vedere legal nu este posibil.
In calitate de Organizație Promotoare a proiectului trebuie să asigurăm desfășurarea etapelor
proiectului întocmai așa cum acestea au fost specificate. Astfel, licitația se va desfășura iar la
aceasta se vor prezenta mai multe firme aflateîn com In această situație, dacă a fost anunțată o
licitație aceasta trebuie să se desfășoare. Dacă licitația nu se va desfășura, atât Sponsorul cât și
alte persoane pot pune la îndoială corectitudinea realizării acestei licitații.
O licitație presupune întocmai participarea mai multor firme și alegerea celei care are oferta cea
mai convenabilă în cazul proiectului. Dacă la această licitație se va prezenta doar Partenerul din
cadrul Consorțiului, aceasta nu poate fi numită licitație.
4.5.1 Pe parcursul implementării proiectului, observaţi că o parte din activităţile dumneavoastră
întârzie datorită unor probleme legate de atribuirea contractului de licitaţie. Cum procedaţi în
continuare, ştiind că activităţile dvs. s-au decalat cu mult în raport cu graficul de implementare iniţial
al proiectului şi în mod sigur veţi depăşi termenul contractual asumat în raport cu Autoritatea
Contractantă.
În condițiile în care activitățile sunt decalate, decizia cea mai optimă este de a continua cu riscul depășirii
termenului contractual asumat în raport cu Autoritatea Contractantă și anume perioada de 24 de luni.
În urma acestei decizii toate celelalte activități se vor desfășura în condiții normale, chiar dacă totul va
fi întârziat, însă nu va exista riscul de a grăbi activitățile și astfel de a omite anumite lucruri esențiale.
Spre exemplu, dacă licitația este întârziată, atunci se va întârzia și activitatea de Realizare și Dotare a
Sălilor. Însă dacă aceasta activitate este accelerată pentru a ne putea încadra în termenul de 24 de luni,
există riscul dotării necorespunzătoare a sălilor sau cu echipamente nepotrivite. Astfel, acest risc al
dotării necorespnzătoare a sălilor are un impact mult mai mare și de durată decât întârzierea
proiectului.
De aceea, activitățile se vor desfășura în cursul lor obișnuit, chiar dacă termenul de finalizare al
proiectului va fi depășit.
În ceea ce privește informarea cu privire la depășirea termenului contractual, se va face o sedință
împreună cu sponsorul și cu stakeholderii pentru a anunța întârzierea finalității proiectului și pentru a
specifica motivele întemeiate pentru care proiectul este întârziat.
4.5.2 Pe parcursul implementării proiectului dumneavoastră observaţi că au apărut o serie de noi riscuri la care
nu v-aţi gândit iniţial. Cum procedaţi în continuare, ştiind că este foarte posibil ca aceste noi riscuri apărute să
vă provoace mari probleme în continuare?
Riscul insolvabilității unui furnizor de echipamente, poate fi un risc apărut pe parcursul implementării
proiectului. Acest risc poate atrage după sine o serie de alte riscuri, precum depășirea termenului contractual,
achiziționarea unor echipamente de slabă calitate în urma schimbării furnizorului etc. Cu toate acestea,
proiectul trebuie finalizat , astfel că măsurile adoptate trebuie să fie în vederea încheierii proiectului.
Dacă unul dintre furnizorii de echipamente intră în insolvabilitate, se va stabili o ședință de urgență cu
echipa de proiect și cu toți stakeholderii, și se va lua decizia organizării unei noi licitații pentru o firmă care
să furnizeze echipamentele necesare sălii.
La această licitație vor participa cât mai multe firme care să ofere echipamente de o calitate cât mai
asemănătoare de cea a echipamentelor firmei inițiale.
Celelalte activități ale proiectului, independente de dotarea sălilor cu echipamente, se vor desfășura normal,
astfel să poată fi prevenite întârzierile termenelor contractuale, iar dacă acestea vor fi inevitabile, să fie cât
mai mici.
Firma care va câștiga această licitație va fi responsabilă cu livrarea echipamentelor cât mai rapid, pentru a
nu exista întârzieri. Aici pot apărea o serie de alte riscuri precum : întârziere livrare materiale, echipamente
și utilaje tehnologice, depăsiri de costuri, amânare testare echipamente, însă acestea vor fi gestionate pentru
ca probabilitatea lor de producere să fie într-un procent cât mai scăzut.
Capitolul 5 - Riscuri preliminare ale proiectului
Amânare termen obținere avize și Creșterea nivelului de disconfort al celor din jur prin
autorizații construcție poluare fonica, emisie de pulberi-praf de beton,
vibraţii
Ingineri
- Se ocupa de onducerea procesului de proiectare, programarea lucrarilor de proiectare si
executie, elaborarea de solutii tehnice si tehnologice, verificarea, compararea si selectarea
ofertelor, precum si intocmirea, verificarea si derularea contractelor de proiectare
Partener 1: CT URBAN ART CONSTRUCT S.R.L
construcția clădirii în concordanță cu reglementările legale corespunzătoare;
respectarea în detaliu a proiectării.
Numele organizației CT URBAN ART CONSTRUCT S.R.L
Acronim KUKA
Tipul organizație Societate cu răspundere limitată
Domeniul de activitate Construcții
Competența în domeniul proiectului Se ocupă de construirea clădirii și a sălilor
Contribuția în cadrul proiectului Construirea clădirii.
În etapa de implementare în principiu apar noi riscuri, însă sunt câteva riscuri care se
transferă din etapa inițială, însă se transformă. De exemplu, riscul din etapa inițială referitor
la întârzierea livrării materialelor, echipamentelor și utilajelor tehnologice, revine în etapa
de implementare prin „Insolvabilitatea unui furnzor”. Întărzierea materialelor a fost
explicată mai târziu prin insolvabilitatea furnizorului.
Un alt exemplu de risc recurent este cel apărut în etapa inițială ca un risc prinvind
„Comunicarea internă ineficientă”, în etapa de implementare apare ca „Conflicte între
stakeholderi/parteneri”. Acesta este un risc care se agravează față de stadiul inițial.
De asemenea, în perioada de implemetare apar și riscuri noi, precum: „Creșterea nivelului
de disconfort al celor din jur prin poluare fonica, emisie de pulberi-praf de beton, vibraţii”,
„Accidentări ale constructorilor”, „Defecte la sistemele de instalații și ventilație”, „Amânare
campanii de promovare online/offline”.
6.2 Strategii de gestionare a riscurilor
Un prim pas pentru gestionarea riscurilor va fi clasificarea lor și stabilirea categoriilor de risc. După
clasificare, riscurile vor fi evaluate în funcție de impact și probabilitate. Ulterior se vor stabili nivelurile
generale pentru fiecare risc, pentru ca mai apoi să se definească acțiunile strategice și diminuarea riscului.
Un ultim pas este monitorizarea riscului și a mediului de afaceri, prin realizarea unor rapoarte privind
evoluția indicatorilor de risc.
6.4 Modalități efective de gestionare a riscurilor identificate ( după studiile de caz oferite de către
Profesorul Coordonator)
In realizarea unui proiect sunt implicate etape elementare de reusita a acestuia, iar
respectarea lor ajuta la o pregatire ulterioare in intentia realizarii altor proiecte.