CAPITOLUL

PROIECTUL Consideraii generale

1.1 Ce este un proiect ?
Pentru a vorbi despre managementul proiectelor, trebuie mai nti s fim siguri c tim ceea ce nseamn un proiect. Dei termenul de proiect este foarte des folosit, nu exist o definiie unanim acceptat a ceea ce nseamn un proiect. De aceea, vom defini acest concept folosind mai multe metode, spernd c n acest fel, conceptul de proiect s fie mai bine neles i utilizat. Cteva definiii din literatura de specialitate ar fi:

O activitate (de obicei mai multe activiti strns legate) care se desfoar dup un plan, avnd ca scop atingerea unui obiectiv definit, ntr-un anumit interval de timp i care se va termina cnd obiectivul este atins [4]. Un grup de activiti legate, desfurate ntr-un mod organizat, cu un punct de plecare i un punct de sfrit, cu scopul satisfacerii obiectivelor definite [4]. Un grup de aciuni care trebuie s fie performante ntr-o secven logic i care trebuie s ntlneasc obiectivele prestabilite ale clientului [4]. Proiectul presupune efectuarea unei activiti temporare n scopul crerii unui nou produs sau serviciu [2].
Ca o concluzie a celor mai sus menionate, rezult urmtoarea definiie cumulativ a termenului de proiect:

Proiectele sunt activiti unice, orientate spre obiective, cu un grad ridicat de noutate i cu o sarcin de lucru complex. Ele sunt limitate n timp dar i din punct de vedere al resurselor umane i materiale. Necesit de obicei o colaborare interdisciplinar n cadrul unor structuri organizatorice speciale, precum i metodici speciale i implicnd riscuri specifice. Obiectivul de proiect pentru: Se folosete termenul proiectului l constituie crearea unei noi valori (produs, serviciu .a.) [2].

Managementul proiectelor

dezvoltarea unui nou produs/serviciu;

De exemplu: realizarea unui nou autovehicul, conceperea unui nou produs informatic, construirea unei noi cldiri, oferirea de consultan n afaceri, organizarea unei campanii de marketing. Ceea ce rezult trebuie s fie ceva nou; trebuie s aib elemente care s-l diferenieze de tot ce a existat pn atunci (depinznd de la caz la caz), chiar dac face parte dintr-o categorie mai larg. Un astfel de produs nou creat, se poate ulterior produce n serie sau nu, caz n care este destinat unui anumit scop, avnd caracter de unicat; nu se poate numi proiect dect dezvoltarea primului model. Dac acesta se adapteaz la noi condiii, atunci vorbim din nou despre un proiect. Nu trebuie confundat un proiect, cu o nou metod care duce la realizarea unui produs cunoscut. Poate fi ns un proiect elaborarea unei noi metode, tehnici, proceduri. Dezvoltarea unui nou produs/serviciu presupune ntr-o anumit msur cercetarea. Cercetarea poate determina ca produsul/serviciul s fie ntr-un anumit fel sau n altul; ceea ce rmne neschimbat este scopul pentru care se creeaz produsul/serviciul respectiv (s aib o anumit funciune, un anumit design, o anumit structur, un anumit coninut, etc.). Scopul produsului/serviciului este diferit de scopul proiectului, prin proiect urmrindu-se dezvoltarea produsului/serviciului. Pentru a se atinge scopul propus, activitile, care au un grad ridicat de complexitate i diversitate, trebuie planificate, derulate, controlate i coordonate. Ele trebuie s urmeze anumii pai, s existe o anumit succesiune a acestora dinainte stabilit; se d o mare importan detaliilor, lurii n calcul a acestora; ele nu trebuie specificate dinainte n proiect, dar proiectul trebuie s defineasc ariile n care pot aprea aceste detalii importante. Activitile necesit implicarea mai multor specialiti din diverse domenii funcie de specificul proiectului, deci munca n echip. Componena echipei i rspunderile fiecrui membru al acesteia trebuie bine stabilite. Resursele de care beneficiaz proiectul sunt limitate, necesarul acestora fiind stabilit nc de la nceputul activitii. De aceea, pentru dezvoltarea unui nou produs/serviciu se creeaz un plan prin care se urmrete stadiul n care se afl proiectul. Proiectul de dezvoltarea a unui nou produs/serviciu const practic din acest plan.

Cu alte cuvinte, proiectul detaliaz ce i cum trebuie fcut pentru a crea noul produs/serviciu. introducerea unei schimbri
Schimbarea se poate referi la: proceduri de lucru, modul de organizare, stilul de conducere, noi dotri. De exemplu: introducerea unui sistem de calitate, introducerea unui nou stil de conducere, stabilirea i implementarea unui set de valori, stabilirea unei noi grile de prioriti, dezvoltarea unor noi faciliti, etc.

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

Procesul de schimbare trebuie s aib un nceput i un sfrit bine definite; sfritul coincide cu ndeplinirea obiectivelor care au fost urmrite sau cnd este foarte clar c obiectivele nu pot fi atinse. Proiectele pot fi ntrerupte la un moment dat pentru a fi reluate n anumite condiii; dar ntotdeauna un proiect se sfrete; ceea ce se modific poate fi planul iniial de aciune. De multe ori ns, pentru realizarea unui proiect se impune o anumit limit de timp. n acest context, schimbarea trebuie vzut ca un proces finit, nu ca o mbuntire continu. Exist proiecte care dureaz zeci de ani i proiecte care dureaz cteva zile. Rezultatele unui proiect de asemenea pot s dureze ani sau doar cteva luni. Aa cum proiectul are un nceput i un sfrit bine determinate, i echipa de realizare a sa, poate s se ntlneasc exclusiv pe durata proiectului, ea constituindu-se i destrmndu-se o dat cu proiectul. Cele dou situaii prezentate mai sus (dezvoltarea unui nou produs/serviciu, introducerea unei schimbri), sunt situaii care solicit ca activitatea s se organizeze sub forma unui proiect; cu alte cuvinte, atunci cnd vrem s dezvoltm ceva nou sau cnd vrem s introducem o schimbare tim c trebuie s gndim n termenii unui proiect. Dezvoltarea unui nou produs/serviciu nseamn de multe ori introducerea unei schimbri i viceversa. Astfel, caracteristicile unui proiect prezentate n situaia dezvoltrii unui produs se aplic i n situaia introducerii unei schimbri. Pentru a nelege mai clar, cnd se impune i cnd nu organizarea activitilor sub forma unui proiect, prezentm mai jos urmtorul tabel: Tabelul 1.1 Nu caracterizeaz un proiect Este un proces continuu Vizeaz multiplicarea a ceva deja existent Au fost deja anterior luate n considerare Perioada de colaborare este nedefinit

Caracteristic unui proiect Durata Scopul Detaliile Echipa Are un nceput i un sfrit bine determinate (este finit) Vizeaz crearea a ceva nou Li se acord o mare atenie Se constituie exclusiv pentru scopul proiectului

n multe domenii nu se lucreaz dect pe proiect. De exemplu: consultana, producerea de soft, construcii etc. problemele care trebuie rezolvate fiind altele i rezultatul final diferind de la caz la caz.

Managementul proiectelor

10

1.2 Proiectele industriale [3]

Proiectele industriale au ca scop producerea de echipamente, maini i utilaje, nave de transport, avioane, autovehicule i diverse alte produse specifice. Produsul finit poate fi construit special pentru un anumit client, dup cum proiectul respectiv poate fi generat i finanat n cadrul companiei n vederea crerii i dezvoltrii unui nou produs, destinat producerii n serie i vnzrii. Proiectele industriale se desfoar de obicei ntr-una din fabricile companiei executante sau n alt spaiu de lucru apropiat, ceea ce ofer posibilitatea exercitrii unui management eficient direct la faa locului i crearea mediului optim de lucru. Desigur, aceste condiii ideale de realizare a proiectului, nu sunt aplicabile ntotdeauna. Unele proiecte industriale complexe, presupun activiti departe de baz, de exemplu n faza de implementare, instalare, iniiere, instruire iniial a clienilor, service-ul i ntreinerea ulterioare. i mai dificil este cazul produselor complexe, dezvoltate i executate de un consoriu de companii, foarte posibil trecnd peste mai multe granie naionale, cu toate problemele de risc, de dificulti contractuale, comunicaii, coordonare i control.

Fig. 1.1 Ciclul de via al unui proiect industrial [3] n general, proiectele industriale, categorie n care sunt incluse i cele finanate de clieni, sunt de natur ciclic. Acest aspect este prezentat n figura 1.1, care prezint i cteva din etapele cheie ale proiectelor industriale. Acestea sunt concepute de la primul contact dintre client i executant i se materializeaz prin lansarea comenzii sau

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

11

semnarea contractului. n final, dup parcurgerea etapelor specifice, proiectul ajunge din nou la client, sub forma unui nou produs. Pe parcursul derulrii proiectului ntre departamente apare un flux informaional, se emit instruciuni, se analizeaz rezultatele obinute n urma derulrii activitilor specifice proiectului. Toate aceste date sunt utilizate att pentru corectarea erorilor care pot aprea ct i pentru controlul desfurrii proiectului.

1.3 Proiectele de cercetare

Proiectele destinate cercetrii pot s consume sume mari de bani, s dureze ani de zile i s duc la o descoperire spectaculoas att din punct de vedere tehnic ct i al profitului sau s se dovedeasc o complet pierdere de bani i timp [3]. Proiectele de cercetare presupun cel mai mare grad de risc, deoarece i propun lrgirea orizontului actual de cunotine. Spre deosebire de celelalte proiecte, obiectivele lor finale sunt greu de definit, dat fiind gradul ridicat de risc i noutate pe care l presupune un astfel de proiect. De aceea, proiectele de cercetare pot s nu se preteze la metodele de management aplicabile n cazul celorlalte tipuri de proiecte, dar este necesar s se ncerce controlarea acestora, adaptarea metodelor cu caracter general la caracteristicile acestor proiecte [3]. Bugetele trebuie corelate cu fondurile disponibile. Cheltuielile pot fi controlate prin verificri i evaluri contabile periodice, precum i prin autorizarea i eliberarea de fonduri n trane periodice, bine controlate i atent motivate [3].
Buget mare

Proiect de cercetare

Obiective greu de definit

DA Rezultate spectaculoase

Atingerea obiectivelor

NU Pierdere de bani i timp

Fig. 1.2 Elemente specifice proiectelor de cercetare

Managementul proiectelor

12

Dei activitile de cercetare sunt considerate ca ieind din sfera de acoperire a metodelor obinuite de control al proiectelor, asigurarea spaiilor, comunicaiile, echiparea i aprovizionarea cu materiale necesare cercetrii pot forma foarte bine proiecte de investiii de capital n sine, asupra crora se poate i trebuie exercitat un management al proiectului adecvat [3].

1.4 Ce presupune un proiect ?

Elementele la care trebuie s facem referire atunci cnd concepem un proiect sunt urmtoarele: dat de nceput i de sfrit; activitile ce se vor desfura i legturile dintre acestea; resursele necesare (financiare, umane, materiale, timp); obiectivele i rezultatele ateptate; contextul n care se implementeaz; gradul de risc ce-l presupune. Prin proiect se stabilesc legturile logice ntre toate aceste elemente, condiionrile existente. Orice proiect este influenat de mediul exterior (de context) i vizeaz s-l influeneze la rndul su; obiectivele unui proiect decurg din anumite necesiti, iar rezultatele exprim nivelul de satisfacere a acestor necesiti. Avnd n vedere c este dificil luarea n considerare a tuturor elementelor care influeneaz sau ar putea influena un proiect i c aceasta are un caracter de noutate, aa cum am precizat i mai sus, un proiect presupune un anumit grad de risc, att la conceperea lui ct i pe parcursul implementrii. Succesul unui proiect depinde n mare msur de deciziile care se iau. Proiectul este n fond planul dup care se realizeaz anumite activiti, prin care se urmrete atingerea unor obiective n scopul obinerii unor rezultate prevzute, avnd la dispoziie anumite resurse. Activitile pe care un proiect le include, pot avea grade diferite de complexitate, de asemenea trebuie specificate i relaiile dintre ele. Realizarea activitilor poate implica echipe interdisciplinare, persoane cu anumite interese, opinii. Activitile se realizeaz ntr-o anumit perioad de timp i ntr-o anumit succesiune. Se stabilesc etape bine delimitate, integrate, asigurndu-se resursele necesare pentru implementarea acestora. Pentru fiecare etap se delimiteaz responsabilitile, resursele financiare i materiale, durata. Multe greeli se comit datorit faptului c se urmrete aproape exclusiv ceea ce este prevzut n proiect fr a se ncerca o adaptare la situaia real pe parcursul implementrii acestuia. Succesul unei bune implementri a proiectului const tocmai n capacitatea de adaptare a proiectului la condiiile concrete care apar.

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

13

1.5 Ciclul de via al proiectului

Aa cum am precizat, proiectul are o dat de nceput i de sfrit bine determinate, acestea delimitnd ceea ce n literatura de specialitate se numete ciclul de via al proiectului.
Acesta se refer la etapele unui proiect dispuse ntr-o anumit perioad de timp. Prin stabilirea ciclului de via al proiectului se definete: ce trebuie fcut n fiecare etap; ce resurse sunt implicate n fiecare etap (umane, financiare, materiale, timp); ct dureaz fiecare etap. Fiecare proiect poate s fie divizat n mai multe subproiecte, acestea avnd la rndul lor un ciclu de via, ciclul de via al proiectului stabilindu-se n baza acestora. Perioada de derulare a proiectului difer de la caz la caz; nu exist un ciclu de via optim n general, ci doar raportat la fiecare tip de proiect n parte.

Fig. 1.3 Ciclul de via al proiectului [1] Exist cteva caracteristici generale pentru ciclul de via al proiectului [1]: resursele financiare i umane sunt mai reduse la nceput, mai mari spre sfritul fazei (fazelor) intermediare i scad din ce n ce mai mult spre finalul proiectului (fig. 1.3); gradul de risc i incertitudine sunt mai mari la nceputul proiectului i scad progresiv spre sfrit; de aici rezult c i probabilitatea de finalizare cu succes a unui proiect e mai mic la debutul acestuia, crescnd ulterior pe parcursul derulrii proiectului; capacitatea persoanelor implicate i afectate de proiect de a influena proiectul este mai mare la nceput dect la sfrit i scade pe msur ce proiectul evolueaz; costurile schimbrii i necesitatea corectrii erorilor cresc pe msur ce proiectul nainteaz.

Managementul proiectelor

14

Etapele proiectului se refer la activitile din cadrul proiectului. Se consider c etapele definitorii n cadrul unui proiect sunt: identificarea, analiza i formularea proiectului, specificndu-se problema la care proiectul rspunde n baza analizei situaiei i alegerea dintre soluiile posibile a celei optime, aceasta fiind, de fapt ideea de proiect; pregtirea proiectului, specificndu-se obiectivele, resursele necesare i cele disponibile, activitile necesare i succesiunea lor, rezultatele ateptate; implementarea, monitorizarea i realizarea rapoartelor proiectului, cuprinznd mobilizarea resurselor necesare pentru fiecare activitate, promovarea proiectului, identificarea problemelor care apar pe parcursul implementrii i rezolvarea acestora, eventualele modificri ale proiectului; evaluarea proiectului (a rezultatelor intermediare i finale), prin identificarea metodelor ce pot fi folosite cu succes n alte proiecte i cele mai puin indicate, definirea unor noi idei de proiecte.
Identificarea, analiza i formularea proiectului: analiza situaiei existente identificarea problemei (necesitii) analiza problemei identificarea soluiilor posibile decizia asupra soluiei optime (ideea de proiect) definirea ideii de proiect consultarea celor implicai stabilirea obiectivelor generale Pregtirea proiectului: specifiarea obiectivelor i rezultatelor ateptate identificarea resurselor necesare i a celor disponibile stabilirea activitilor necesare i a succesiunii lor stabilirea legturilor ntre obiective, activiti, resurse, rezultate

Evaluarea proiectului: identificarea metodelor de succes ce pot fi folosite i n alte proiecte identificarea metodelor i tehnicilor care au generat probleme i care sunt mai puin indicate a fi folosite din nou identificarea a noi idei de proiecte evaluarea modului n care subcontractanii i-au realizat sarcinile

Implementarea, monitorizarea i raportarea proiectului: - mobilizarea resurselor necesare pentru fiecare sarcin i obiectiv - realizarea marketingului proiectului - urmrirea derulrii proiectului i realizarea rapoartelor periodice - identificarea problemelor i soluionarea acestora - adaptarea proiectului funcie de situaia real

Fig. 1.4 Etapele proiectului

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

15

Aceast delimitare are caracter teoretic, ele putndu-se intercala n practic; de exemplu, n etapa de pregtire, proiectul poate fi reformulat, aa cum evaluarea se poate face pe msura implementrii proiectului. Pe parcursul desfurrii proiectului, ori de cte ori este necesar, se poate reveni la etape anterioare pentru efectuarea anumitor corecii. Astfel schema din fig. 1.4 poate fi parcurs n ambele sensuri, atunci cnd apar probleme i sunt necesare anumite modificri. Stabilind ciclul de via al unui proiect se stabilesc clar ce aciuni sunt cuprinse n proiect, care sunt aciunile de care depinde proiectul precum i cele cu care el se intersecteaz.

Trebuie fcut distincia ntre ciclul de via al proiectului i ciclul de via al unui produs, proiectul fiind de regul doar o etap din ciclul de via al produsului.
De exemplu, un proiect pentru realizarea unui nou model de autoturism (ciclul de via al acestui proiect), destinat ulterior producerii n serie i vnzrii, reprezint doar o faz a ciclului de via a autoturismului.

1.6 Elemente ale elaborrii proiectului

Proiectul se elaboreaz n scopul de a fi un ghid pentru a atinge obiectivelor propuse. Proiectul, aa cum este elaborat, poate diferi de proiect, aa cum este implementat i asta datorit anumitor schimbri care survin pe parcursul derulrii proiectului adaptarea acestuia la situaia real datorit apariiei unor perturbaii/disfuncionaliti (ex. planificare inadecvat, neluarea n considerare a anumitor detalii, nelegerea defectuoas a unor sarcini, influene ale mediului extern etc.) . Etapa de elaborare a proiectului cuprinde: justificarea necesitii proiectului, definirea obiectivelor i a rezultatelor ateptate, a metodelor i activitilor, a resurselor antrenate i a metodelor de evaluare. Nivelul pn la care poate fi elaborat proiectul poate mpiedica sau favoriza adaptarea acestuia la schimbrile care intervin; elaborat pn n cele mai mici detalii, proiectul poate mpiedica adaptarea la schimbrile care intervin pe parcursul implementrii sale; elaborat n prea mic msur proiectul nu mai poate asigura controlul asupra factorilor previzibili, ngreunndu-se desfurarea sa. n primul rnd, este necesar ca echipa implicat s-i neleag particularitile, s poat aprecia obstacolele i oportunitile ce vor sau ar putea aprea, s estimeze ct mai realist resursele necesare atingerii obiectivelor. n al doilea rnd, numai un proiect coerent, bine redactat i argumentat din punct de vedere documentar va avea credibilitate n rndul partenerilor i al potenialilor finanatori.

Managementul proiectelor

16

1.6.1

Ce nseamn s elaborezi un proiect?

Elaborarea/definirea proiectului nseamn descrierea modului de implementare a acestuia. Aceasta se realizeaz n scopul de a prevedea factorii incontrolabili i de a aciona asupra lor, astfel nct proiectul s se poat adapta mai uor la schimbrile care intervin att n mediul intern ct i n cel extern.
Proiectul se concentreaz asupra a cinci elemente importante: necesitatea obiective aciuni resurse rezultate (fig. 1.5).

Obiective

Necesitatea

Proiectul

Aciuni

Rezultate

Resurse

Fig. 1.5 Elemente ale unui proiect Astfel, plecnd de la definirea necesitii la care ncearc s rspund proiectul, se stabilesc nite obiective, adic ceea ce se vizeaz prin proiect; pentru atingerea obiectivelor se implementeaz nite aciuni apelnd la anumite resurse (umane, financiare, materiale, de timp). n urma acestora, se ateapt obinerea unor rezultate astfel nct necesitile definite anterior s fie satisfcute. n practic, elementele prezentate mai sus se definesc simultan; procesul de elaborare a unui proiect este ns iterativ, necesitnd repetate reveniri la elementele anterioare. n cele ce urmeaz vom trata separat, n detaliu fiecare din aceste elemente. n aceast seciune inem s accentum asupra importanei corelrii ntre ele. Este util elaborarea unei scheme sub form tabelar n care s se urmreasc modul cum aceste elemente se coreleaz ntre ele. n tabelul urmtor sunt prezentate cteva aspecte generale privind un proiect care are ca obiectiv general realizarea unui nou model de autoturism. Se stabilesc obiectivele specifice, activitile necesare atingerii acestor obiective, resursele solicitate de fiecare activitate n parte, rezultatele derulrii activitilor i cele preconizate n urma finalizrii proiectului.

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

17

Tabelul 1.2 Necesitatea Obiective - Autoturism 1. proiectarea de clas autoturismului medie 2. realizarea i testarea prototipului, etc. Activiti 1. a) proiectarea motorului b) proiectarea transmisiei c) proiectarea caroseriei, etc. Resurse 1. - umane: membrii echipei implicai n activitatea de proiectare - financiare: parte a bugetului proiectului - materiale - durata activitilor Rezultate 1,2 - noul model destinat producerii n serie s reprezinte un succes - vnzarea n primele 5 luni a 5000 buc.

1.6.2

Modaliti de elaborare a proiectului

Elaborarea proiectului poate ncepe din orice punct, funcie de specificul acestuia, de ceea ce se dorete s se realizeze prin proiectul respectiv. Elementele care intervin n proiect pot determina punctul de plecare n elaborarea acestuia. Astfel unele proiecte pornesc de la activitile care se vor desfura, altele de la resursele disponibile, altele de la rezultatele dorite, altele de la necesiti, etc. Esenial este ca planul (documentaia) ce rezult n urma elaborrii s permit o bun implementare a acestuia, s conduc la atingerea obiectivelor propuse. Acest document va fi folosit i adaptat pe parcursul ntregului ciclu de via al proiectului. n teorie, se specific faptul c proiectul ar trebui s porneasc de la definirea necesitilor, conform schemei mai sus amintite. De puine ori ns aceast modalitate ne apare ca fiind cea fireasc. Indiferent de unde se ncepe, este necesar a se reveni asupra tuturor elementelor proiectului i a le defini. Schema prezentat (tabelul 1.2) este indicat a fi folosit mai degrab ca o schem de verificare dac proiectul este corect elaborat i nu ca indicaie pentru modul cum trebuie s decurg elaborarea proiectului. Teoretic, dar i practic, se pune un mare accent pe consultarea tuturor celor implicai n proiect i a celor care vor fi afectai de rezultatele acestuia. Consultarea se poate referi la definirea problemei, la stabilirea obiectivelor, definirea activitilor, atragerea i planificarea resurselor, analiza factorilor de risc, etc. Metodele folosite n consultarea persoanelor implicate i afectate, difer de la caz la caz: interviuri individuale sau colective, ateliere de lucru; acestea pot fi susinute/organizate apelnd i la informaii statistice sau diverse alte studii.

Managementul proiectelor

18

1.6.3

Definirea necesitii proiectului

A defini necesitatea proiectului nseamn a defini care este problema la care rspunde proiectul; mai mult dect att, trebuie justificat n ce msur proiectul propus este soluia optim a problemei aprute.
Proiectul este n fond o soluie dat unei probleme. Problema este neleas n acest context ca un stimul cruia trebuie s i se dea un rspuns; ea poate fi o lips, o oportunitate, o cerin; este n fond o schimbare la care se solicit un rspuns, fr a avea neaprat o conotaie negativ. De exemplu, n cazul unei afaceri, necesitatea unui proiect poate decurge din probleme precum: modificarea cererii pe pia, cerin a clientului sau a consiliului de administraie/managerului, o inovaie tehnologic. Precizm faptul c orice problem se consider a avea mai multe soluii, proiectul fiind doar una din ncercrile posibile prin care problema poate fi rezolvat. Definirea corect a problemei presupune a face distincie ntre cauze i efecte astfel nct, s permit elaborarea de soluii valide. Problema la care poate rspunde proiectul poate fi legat de alte probleme sau poate genera noi probleme; astfel, e indicat ca problema s fie vzut ntr-un context mai larg, iar interdependenele acesteia cu alte probleme s fie specificate n proiect (luate n calcul, n msura n care, la un moment dat, ar putea afecta proiectul). Funcie de complexitatea proiectului, pentru definirea necesitii proiectului, se apeleaz la cei ce sunt afectai de problem i la cei care pot contribui la soluionarea ei. De regul, mpreun cu acetia se numete problema, analizndu-se care sunt cauzele i care sunt efectele, care sunt interdependenele cu alte probleme. De asemenea, elaborarea soluiilor posibile la problema definit implic consultarea celor afectai de problem i a celor ce ar putea contribui la soluionarea ei. Consultarea tuturor celor ce sunt sau ar putea fi implicai i/sau afectai de problem poate fi o condiie foarte important pentru succesul unui proiect, acesta fiind considerat implicit o creaie a lor; definirea necesitii unui proiect este doar una dintre fazele n care se cere consultarea acestora. Nivelul pn la care sunt implicai n definirea necesitii proiectului cei care sunt afectai de problem sau care pot influena proiectul depinde de la caz la caz, funcie de complexitatea problemei, de msura n care este contientizat, de importana acordat ei de cei afectai sau implicai. Problema nu este suficient a fi numit, este necesar i fundamentarea ei. Fundamentarea problemei nseamn prezentarea situaiei existente (care a generat problema) i a unor schimbri previzibile ale acesteia. Descrierea situaiei se poate referi la: descrierea unor procese; definirea stadiului de dezvoltare a unei activiti/organizaii; prezentarea unor efecte, implicaii existente sau/i previzionate;

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

19

descrierea unor schimbri n mediul extern (de exemplu: apariia unor concureni, a unor noi tendine tehnologice, etc.) prezentarea unei situaii statistice referitoare la clieni; prezentarea unor fapte care au generat/ntreinut un anumit conflict, o anumit situaie problematic; descrierea unor interaciuni, a unui flux informaional, etc. Pentru descrierea situaiei se apeleaz la date concrete; sursa de provenien a datelor trebuie specificat. Aceasta poate fi: un studiu de evaluare/fie de evaluare (a satisfaciei clienilor, a activitii organizaiei, a personalului, etc.), cercetare de pia, articole, interviuri, un buletin statistic. Pentru fundamentarea problemei i definirea ei corect adesea se elaboreaz studii, gradul de complexitate al acestora diferind de la caz la caz. Aceste studii pot s apeleze la date statistice, interviuri cu persoane a cror cunotine i interese sunt relevante pentru problema studiat. Este indicat folosirea tabelelor, graficelor, schemelor relevante pentru a oferi o nelegere mai rapid a problemei. Necesitatea proiectului poate presupune n unele cazuri i descrierea grupului int (grupului cruia i se adreseaz proiectul). Descrierea grupului int presupune prezentarea acelor caracteristici ale acestuia care influeneaz desfurarea proiectului (care ar putea determina alegerea unor anumite obiective, activiti, etc.). De exemplu, dac ntr-o firm se impune realizarea unui proiect de investiie, trebuie specificat care sunt clienii care vor beneficia ca urmare a acestei investiii care este nevoia, interesul i disponibilitatea lor pentru produsele rezultate n urma investiiei, care sunt preteniile lor legate de calitate, pre, design, etc. Toate acestea, coroborate cu numrul persoanelor interesate pot justifica msura n care este necesar realizarea proiectului. Definirea necesitii proiectului presupune urmtoarele faze (tabelul 1.3): Tabelul 1.3 Cine poate fi implicat ?

Etapa Numirea problemei (exprimarea nevoilor)

Definirea i analiza soluiilor alternative

Ce presupune ? Definirea cauzelor; Definirea efectelor; Cei afectai de problem Definirea problemelor interdependente; Definirea grupului int n ce msur ar rezolva problema; Ce efect ar avea asupra problemelor interdependente; Cei ce ar putea rezolva problema (specialiti) Care sunt factorii care ar favoriza i ar impiedica succesul unei anumite soluii; Ce resurse implic;

Managementul proiectelor

20

Alegerea ideii de proiect (oportunitatea proiectului)

Gruparea punctelor tari i punctelor slabe ale fiecrei soluii posibile; Compararea soluiilor i alegerea soluiei optime;

Cei afectai de problem i cei ce s-ar putea implica n proiect

Prin urmare, necesitatea proiectului trebuie s se refere la: problema pe care o soluioneaz fundamentarea problemei, motivele alegerii respectivului proiect ca fiind soluia optim a problemei. n cazul n care proiectul este elaborat n vederea obinerii unei finanri, justificarea necesitii proiectului trebuie s in cont de problemele la care rspunde programul de finanare (prezentarea necesitii i obiectivelor programului de finanare). Este indicat s se foloseasc cuvintele cheie utilizate n cadrul programului de finanare. Atragem atenia n acest context asupra importanei consultrii cu atenie a documentaiilor pentru finanri. 1.6.4 Obiectivele proiectului

Obiectivele unui proiect reprezint o stare viitoare, care poate fi atins prin derularea unei secvene de activiti. Obiectivele exprim ceea ce se dorete s se realizeze prin proiect. Succesul unui proiect depinde de definirea corect a obiectivelor.
Situaie curent Proiect Obiective Situaie viitoare prevzut prin proiect

Problem

Atingerea obiectivelor

Fig. 1.6 Definirea obiectivelor Obiectivele proiectelor pot fi clasificate n trei categorii de baz aa cum rezult din figura 1.7:
Proiect

Obiective de specialitate (ceea ce trebuie realizat prin proiect)

Obiective privind valoarea costurilor totale ale proiectului

Obiective privind intervalul de timp n care se realizeaz proiectul

Produs nou/serviciu performan/calitate

Respectarea bugetului alocat

Respectarea termenelor

Fig. 1.7 Obiectivele proiectului

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

21

Produsul final, ce rezult n urma finalizrii proiectului trebuie s fie corespuztor scopului vizat, s respecte toate specificaiile din proiect, cu alte cuvinte s satisfac toate cerinele beneficiarului. Formularea obiectivelor este un proces complex de definire i redefinire de obiective posibile i analiz a valabilitii lor n funcie de proiectele posibile (soluii la problema n discuie), de adaptare n permanen a obiectivelor funcie de celelalte elemente ale proiectului (resurse disponibile, activiti posibile, timpul avut la dispoziie). Uneori se consider c o definire mai superficial a obiectivelor permite o abordare mai flexibil a problemelor. Aceast abordare este greit, deoarece n cazul unor obiective neclar definite, orice soluie poate fi considerat corect. Obiectivele sunt cele care au rolul de a asigura coerena proiectului; n funcie de ele se poate aprecia dac proiectul este coerent sau nu. Obiectivele formulate nu trebuie s fie soluii definite; ele trebuie s fie formulate astfel nct s permit elaborarea mai multor tipuri de soluii. Obiectivele se stabilesc independent de soluiile posibile; doar obiectivele de aciune (operaionale, particulare) se raporteaz la soluia aleas (proiectul ce urmeaz a fi implementat). n acest fel, evaluarea proiectului poate fi realist, facilitndu-se nelegerea cauzelor care au stat la baza eecului/succesului unui proiect. Obiectivele unui proiect se pot referi la: cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc proiectul; cerine fa de calitatea unui proiect/proces; dorine i ateptri referitoare la proiect ca soluie dat unei probleme; impactul proiectului; riscuri/probleme ce pot fi evitate/soluionate. Obiectivele se formuleaz specificnd: ce anume se vizeaz ex: creterea/scderea, diminuarea/dezvoltarea, crearea/desfiinarea, oferirea/retragerea, etc. obiectul la care se refer aciunea: ce anume va crete/scdea, etc. Pe lng aceste elemente, funcie de gradul de specificitate al obiectivului, se mai pot preciza: msura schimbrii: cu ct va crete/scdea, etc; locul: unde anume se realizeaz; timpul n care se realizeaz; responsabilii , resursele umane alocate; resursele financiare i materiale necesare; alte condiii n care se realizeaz, de exemplu: reglementri legislative, standarde de calitate, etc.

Managementul proiectelor

22

Obiectivele trebuie s ndeplineasc urmtoarele criterii regsite sub acronimul SMARTER: s fie specifice uor de neles, legat de ceea ce se dorete s se obin prin proiect; s fie msurabile n termeni de calitate, cantitate; s se exprime n cifre, procente; s fie aprobate un obiectiv care nu a fost aprobat de ctre finanator sau client risc s conduc proiectul pe un teren al nemulumirilor; s fie realiste, posibil de atins s existe capacitatea de a le atinge; factorii externi i interni s permit realizarea lor; timp finit s se specifice intervalul de timp n care se ateapt realizarea lor; evaluate evaluare a gradului de atingere a obiectivelor; revzute pot revizuite, redefinite.
Obiectivele proiectului Obiective SMARTER

Specifice

Msurabile

Aprobate

Realiste

Timp

Evaluate

Revzute

Fig. 1.8 Obiective SMARTER Practica demonstreaz, c tocmai lipsa unor obiective clar definite, operaionale, cuantificabile i controlabile determin deseori ncadrarea greit a sarcinii de lucru n categoria de proiect, la direcionarea greit a proiectului sau la eecul acestuia. Se vor elimina obiectivele care nu ndeplinesc aceste criterii. Elaborarea obiectivelor este indicat a se realiza prin consultarea celor afectai de problem i a celor care pot sprijini realizarea proiectului. Este important ca obiectivele s fie unanim acceptate att de cei care vor fi implicai n proiect ct i a celor ce sunt sau vor fi afectai de el. Importana este cu att mai mare cu ct obiectivele sunt elementul cel mai stabil din cadrul unui proiect, proiectul derulndu-se avnd obiectivele ca i reper. n cazul proiectelor ce se nainteaz ctre instituii de finanare, obiectivele proiectelor trebuie s corespund obiectivelor finanatorilor i programelor de finanare ale acestora. 1.6.5 Definirea activitilor proiectului

A defini activitile proiectului nseamn a preciza paii ce trebuie fcui pentru a realiza obiectivele propuse.

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

23

Dup ce a fost definit de ce trebuie fcut un anumit proiect i ce urmrim prin proiect, se definete cum vom realiza ceea ce ne-am propus. Pentru a defini activitile se apeleaz la: informaiile din alte proiecte asemntoare; consultri cu specialiti sau/i persoanele afectate de proiect; informaii despre posibilele ameninri/constrngeri sau oportuniti ce pot afecta proiectul. Gradul de detaliere a activitilor difer de la caz la caz; acesta depinde de nivelul pn la care proiectul poate fi controlat, de perioada de timp pe care se ntinde, de ateptrile celor care au legatur cu proiectul, de resursele implicate. Detalierea activitilor se face att ct este necesar pentru a permite nelegerea ct mai bun a proiectului i n acelai timp adaptarea proiectului funcie de situaiile concrete care apar pe parcursul implementrii proiectului. Dup ce activitile au fost definite, se verific dac aciunile alese sunt necesare i suficiente pentru atingerea obiectivelor proiectului, dac sunt corelate ntre ele (asigur unitatea proiectului). De asemenea, se verific n ce msur aciunile propuse pot fi realizate cu resursele ce pot fi alocate (umane, financiare, de timp, etc.). Ex: organizarea unui program de instruire: 1. Pregtirea programului de instruire: 1.1. promovarea programului de instruire 1.2. constituirea grupei/grupelor de cursani 1.3. pregtirea suporturilor de curs 1.4. organizarea modului de desfurare a cursurilor pregtirea exerciiilor, studiilor de caz, etc. 1.5. alegerea lectorilor 1.6. programarea cursurilor 1.7. asigurarea facilitilor necesare 2. Desfurarea programului de instruire: 2.1. curs introductiv 2.2. curs de specialitate 3. Evaluarea programului de instruire: 3.1. stabilirea metodei i intrumentului de evaluare 3.2. administrarea 3.3. interpretarea rezultatelor 3.4. elaborarea concluziilor Modalitile de descriere a activitilor sunt diferite. Ele pot fi exprimate grafic, sub form de scheme, tabele sau ca o succesiune de activiti. Este indicat specificarea legturilor ntre ele, modul n care una este determinat de alta sau/i se continu cu alta. Activitile trebuie justificate n baza obiectivelor stabilite i n relaie

Managementul proiectelor

24

cu celelalte aciuni specificate. Justificarea trebuie s fie fcut explicit sau poate s rezulte implicit, din modul cum acestea sunt prezentate. 1.6.6 Definirea resurselor necesare

Are n vedere specificarea categoriilor de resurse necesare i a cantitilor implicate din fiecare. Categoriile de resurse implicate sunt:

resursele materiale; resursele financiare; resursele umane; timpul.

Tabelul 1.4 Activitatea Proiectare repere Testare repere Activitate n Total Resurse materiale - 2 computere - documentaie - stand ncercare Resurse finnaciare 1000 700 Resurse umane 2 ingineri proiectani 1 inginer Timp 1 lun lun

Definirea resurselor necesare se face tinnd cont de:

resursele ce pot fi atrase; obiectivele proiectului; structura organizaiei; punctele cheie ale proiectului; informaiile din alte proiecte similare; aprecierile experilor. Adesea trebuie realizat un compromis ntre resursele care ar fi necesare pentru realizarea proiectului la standarde superioare de calitate i resursele necesare pentru a atrage costuri ct mai mici (riscul financiar implicat s fie mic). Dup ce au fost definii paii necesari pentru realizarea obiectivelor, trebuie specificate resursele implicate. Resursele pot fi definite la modul general chiar nainte de a se specifica aciunile; n unele cazuri chiar ele sunt cele care determin alegerea unui anumit proiect din diversitatea proiectelor alternative. A defini ns resursele necesare, nseamn a stabili ce resurse sunt necesare pentru aciunile definite. Planificarea resurselor necesare se face, de regul, pentru fiecare tip de activitate desfurat.

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

25

Planificarea resurselor se refer la: detalierea resurselor; identificarea resurselor necesare; identificarea resurselor disponibile; stabilirea resurselor ce trebuie atrase; identificarea modalitilor de atragere a resurselor;
Prezentm n tabelul 1.5 detalierea aspectelor ce trebuie urmrite pentru a descrie resursele. Detalierea acestor aspecte se face funcie de specificul fiecrui proiect, de complexitatea sa. Pentru completarea lui sunt necesare reveniri pentru ajustarea acestora funcie de situaia concret. Tabelul 1.5
Tipul de resurse Resurse necesare Resurse disponibile Resurse ce trebuie atrase Modaliti de atragere a resurselor Resurse ce au fost atrase Proveniena resurselor atrase

Cu ajutorul acestui tabel se poate urmri procesul de stabilire a resurselor ce vor fi puse la dispoziia proiectului, permitnd adaptarea la situaia concret. Acesta poate fi un instrument util i la evaluarea proiectului, oferind informaii legate de diferena ntre resursele stabilite iniial ca fiind necesare i cele ce au fost efectiv folosite n proiect. De asemenea, organiznd astfel procesul de urmrire a resurselor ce urmeaz a fi implicate, se diminueaz riscul de a nu lua n considerare anumite tipuri de resurse sau anumite modaliti de atragere a resurselor. n baza acestui instrument de lucru se pot mai uor fundamenta i cererile de finanare, justificndu-se necesarul de resurse solicitate. 1.6.7 Definirea rezultatelor ateptate

Rezultatele sunt beneficii directe care rezult n urma unui proiect; de asemenea, rezultate sunt i produsele/serviciile ce pot fi furnizate n urma proiectului. Rezultatele proiectului sunt direct vizibile (ex: un produs/serviciu, proiecte ale cursanilor, cereri de ofert, etc.). Ele trebuie s fie uor de controlat i de urmrit. Rezultatele se prezint sub form cuantificabil, exprimate numeric sau procentual. Ele se pot referi att la aspecte calitative (exemplu: contientizare, design, implicare, etc.) ct i la unele cantitative (ex: producie, vnzare, clieni, etc.). Rezultatele ce nu pot fi cuantificate dect dup o perioad mai lung de la finalizarea proiectului se specific de asemenea. Acestea desemneaz impactul proiectului asupra grupului int. Un proiect bun genereaz la rndul lui noi proiecte, schimbarea produs de el genernd la rndul ei propuneri pentru noi schimbri, introducerea de noi produse.

Managementul proiectelor

26

Toate aceste noi proiecte evideniaz impactul pe care acesta l-a avut. Rezultatele noilor proiecte sunt indirect i rezultate ale proiectului care a generat anumite idei de proiecte.

1.7 Mediul extern al proiectului

a) Legtura ntre mediul extern i proiect Proiectul este implementat ntr-un context mai larg de care trebuie s in cont, valorificnd oportunitile oferite de acesta i innd cont de limitele pe care acesta le impune. De asemenea, proiectul prin nsi natura lui, presupune o schimbare asupra mediului n care se implementeaz, rspunznd la o problem aprut n mediu. Proiectul este influenat de mediul extern i l poate influena la rndul su pe acesta pe parcursul implementrii sale, nu doar prin definirea problemei, ci i prin rezultatele sale finale.
Mediul extern care determin proiectul F1 F2

F3

Mediul extern ca urmare a implementrii proiectului

Fig. 1.9 Interaciunea proiect mediu F1, F2, F3 reprezint diferite faze ale proiectului. b) Care sunt aspectele din mediu care afecteaz proiectul? Mediul extern se refer la: organizaia care/n care se implementeaz proiectul; persoanele/instituiile care sunt/pot fi implicate n proiect sau afectate de acesta (ex: specialiti, organizaii partenere, finanatori, subcontractani, comunitatea local, clieni, grupuri defavorizate, administraia local, etc.);

Capitolul 1: Proiectul Consideraii generale

27

influenele sociale, economice, politice, tehnologice asupra proiectului (ex: relaii sociale, norme culturale, inflaie, concurena, relaii internaionale, dezvoltarea de noi mijloace de comunicare, etc.). Organizaia afecteaz proiectul n sensul c: ea ofer o parte din resursele disponibile, acestea putnd fi folosite pe perioada implementrii proiectului i n alte activiti ale organizaiei; imprim un anumit stil de conducere a proiectului; afecteaz imaginea proiectului, numele su fiind nsoit de cel al organizaie n cauz. Persoanele/instituiile implicate sau afectate de proiect pot influena proiectul n calitatea lor de: furnizori de resurse (financiare, materiale, umane) ; susintori; beneficiari ai proiectului; poteniali opozani ai proiectului. Situaia macroeconomic poate afecta proiectul n sensul n care: resursele financiare ce pot fi puse la dispoziie nu mai sunt suficiente sau sunt redundante la sfritul proiectului, datorit devalorizrii monedei sau inflaiei; situaia economic a organizaiei sau a partenerilor este afectat o dat cu modificarea situaiei macroeconomice; situaia forei de munc impune/permite salarii mai mari/mai mici ca urmare a raportului cerere/ofert bncile pot facilita sau nu accesul la anumite credite necesare realizrii unor investiii prevzute prin proiect; clienii pot impune anumite cerine (sisteme de calitate certificate, etc.) La rndul su, proiectul poate s fac parte dintr-un program prin care se sprijin dezvoltarea economic, influennd la rndul su situaia macroeconomic. Proiectul poate fi influenat de contextul social n sensul c poate depinde de: structura demografic (sex, vrst, naionalitate, ocupaie, migraie, etc.); nivelul de educaie al celor implicai sau afectai de proiect; atitudini. De asemenea, proiectul poate viza schimbri asupra contextului social. Pe de alt parte, proiectul se poate adresa anumitor categorii sociale (ex: antreprenori, omeri, etc.) Politicul poate influena i poate fi influenat de proiect prin: msuri/reglementri legislative; reputaia (imaginea) rii/regiunii; relaiile internaionale; stabilitatea monedei, etc.

Managementul proiectelor

28

Proiectul este influenat i de schimbri tehnologice, fie n domeniul pentru care se implementeaz proiectul (de producie, servicii) fie n domenii la care proiectul apeleaz indirect (de comunicare, de publicitate, etc.). Influenele externe determin un anumit risc asociat proiectului. Previziunea riscurilor i controlul lor este un elemnt foarte important n managementul de proiect. Succesul proiectului depinde n foarte mare msur de capacitatea de a rspunde eficient schimbrilor din mediu, fie c sunt riscuri, fie c sunt oportuniti. De asemenea, pentru a rspunde influenelor din mediul extern este necesar realizarea unui marketing eficient al proiectului.

1.8 Proiectul n viziunea unor finanatori

Vorbim aici despre organizaiile cunoscute prin faptul c acord finanri (de ex: Uniunea European, Fundaia pentru o Societate Deschis, diverse alte fundaii i asociaii, unele bnci). Ele concep programe de finanare avnd anumite obiective, stabilind anumite activiti eligibile, costuri pe care ei le pot acoperi, o anumit durat a finanrii, alte condiii pentru cei care le solicit finanri. Pentru a obine aceste finanri cuprinse n programe de finanare, solicitanii trebuie s conceap un proiect (sau cerere de finanare). Astfel, proiectul este acea subdiviziune a unui program de finanare n baza cruia se acord finanarea. Proiectul cerere de finanare pastreaz caracteristicile majore ale proiectului aa cum au fost descrise mai sus. Deosebirea este c trebuie s se ncadreze n nite condiii prevzute prin programul de finanare acesta fiind de fapt o modalitate de a trata anumite probleme.