DECLARAIA INTERNAIONAL PRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000 PROCEDURI DE CONFIRMARE INTERBANCAR CUPRINS Paragrafe Introducere ...

1-4 Necesitatea confirmrii5 Utilizarea cererilor de confirmare.....6-9 ntocmirea i expedierea cererilor i primirea rspunsurilor....10-12 Coninutul cererilor de confirmare.......13-20 Anex: Glosar ____________________________________________________________________ Declaraia Internaional privind Practica de Audit (IAPS) 1000, "Proceduri de confirmare inter-bancar" trebuie citit n contextul "Prefeei la Standardele Internaionale privind Controlul, Auditarea i Asigurarea Calitii i Serviciile nrudite," n care sunt stabilite aplicabilitatea i domeniul de autoritate al IAPS. Aceast Declaraie Internaional privind Practica de Audit a fost ntocmit i aprobat de ctre Comitetul Internaional pentru Practici de Audit (IAPC) al Federaiei Internaionale a Contabililor, mpreun cu Comitetul pe probleme de Reglementri Bancare i Practici de Supraveghere al Grupului celor 10, reprezentat de cele mai importante ri industrializate , mpreun cu Elveia, n noiembrie 1983, n vederea publicrii sale n februarie 1984. Aceast Declaraia este publicat cu scopul de a oferi asisten tehnic auditorilor externi independeni, dar i auditorilor interni i inspectorilor pe probleme de proceduri de confirmare interbancar. Declaraia de fa nu intenioneaz s aib autoritatea unui Standard Internaional de Audit. AUDIT

DECLARAIA INTERNAIONAL PRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000

PROCEDURI DE CONFIRMARE NTRE BNCI Introducere 1. Scopul acestei Declaraii este de a oferi asisten cu privire la procedurile de confirmare interbancar auditorului extern independent sau conducerii bncii, auditorilor interni sau inspectorilor. Recomandrile cuprinse n aceast Declaraie trebuie s contribuie la eficiena procedurilor de confirmare interbancar i a procesrii rspunsurilor. O etap important n examinarea situaiilor financiare ale unei bnci i a informaiilor conexe o reprezint solicitarea confirmrii directe din partea altor bnci att a soldurilor, ct i a altor valori ce apar n bilan i n alte informaii care pot s nu fie prezentate n bilanul propriu-zis, ci n notele la conturi. Elementele extrabilaniere care cer confirmare sunt garaniile, contractele de vnzare i cumprare la termen, opiunile de rscumprare i acordurile de compensare. Acest tip de probe de audit este valoros datorit faptului c provine direct dintr-o surs independent i, prin urmare, asigur o mai mare siguran dect cea obinut doar din propriile nregistrri ale bncii. n preocuparea sa de a obine confirmri interbancare, auditorul poate ntmpina dificulti n ceea ce privete limba, terminologia, interpretarea consecvent i sfera de cuprindere a aspectelor din scrisoarea de rspuns. n mod frecvent, aceste dificulti rezult din utilizarea diferitelor tipuri de cereri de confirmare sau din nelegerea greit a ceea ce acestea sunt menite s acopere. Procedurile de audit pot s difere de la o ar la alta i, n consecin, practicile locale vor avea relevan n raport cu modul de aplicare a procedurilor de confirmare interbancar. Dei aceast Declaraie nu este menit s descrie un set cuprinztor de proceduri de audit, fr ndoial, scoate n eviden unii pai importani ce trebuie urmai n utilizarea cererii de confirmare. O caracteristic esenial a controlului managerial asupra relaiilor de afaceri, cu persoane sau grupuri de instituii financiare, o constituie capacitatea de a obine confirmarea tranzaciilor cu acele instituii i a poziiilor rezultate. Cererea pentru confirmarea bancar rezult din necesitatea conducerii bncii i a auditorilor si de a confirma relaiile financiare i de afaceri dintre urmtorii: Banc i alte bnci din aceeai ar; Banc i alte bnci din ri diferite; i Banc i clienii non-bancari ai acesteia.

2.

3.

4.

Necesitatea confirmrii 5.

Dei relaiile interbancare sunt similare ca natur cu acelea dintre banc i clienii non-bancari, poate exista o semnificaie special n unele relaii interbancare, de exemplu, n legtur cu anumite tipuri de tranzacii extrabilaniere, cum ar fi contingenele, tranzaciile la termen, angajamentele i acordurile de compensare.

PROCEDURI DE CONFIRMARE INTERBANCAR

Utilizarea cererilor de confirmare 6. Recomandrile prevzute n paragrafele urmtoare sunt destinate s ajute bncile i auditorii lor la obinerea confirmrii independente a relaiilor financiare i de afaceri cu alte bnci. Totui, pot exista situaii n care abordarea descris n cadrul acestei Declaraii poate fi, de asemenea, adecvat pentru procedurile de confirmare dintre banc i clienii si non-bancari. Procedurile descrise nu sunt relevante pentru procedurile de confirmare interbancar de rutin, care sunt realizate cu privire la tranzaciile comerciale de zi cu zi, efectuate ntre bnci. Auditorul trebuie s decid de la care banc sau bnci s solicite confirmri, avnd n vedere anumite aspecte, cum ar fi valoarea soldurilor, volumul de activitate, gradul de credibilitate a controlului intern i pragul de semnificaie n contextul situaiilor financiare. Testarea anumitor activiti ale bncii poate fi structurat n moduri diferite i de aceea cererea de confirmare poate fi limitat strict la investigaiile asupra acelor activiti. Cererile de confirmare a tranzaciilor individuale pot fie s constituie o parte a testrii sistemului de control intern al bncii, sau s fie un mijloc de verificare a soldurilor ce apar n situaiile financiare ale bncii la o anumit dat. Prin urmare, cererile de confirmare trebuie s fie destinate s rspund scopurilor anume pentru care sunt solicitate. Auditorul trebuie s determine care din urmtoarele abordri este mai adecvat n vederea confirmrii soldurilor sau a altor informaii de la alte bnci: listarea soldurilor i a altor informaii, i cererea confirmrii exactitii i exhaustivitii acestora, sau solicitarea de detalii ale soldurilor i altor informaii, care pot fi apoi comparate cu nregistrrile bncii solicitatoare. AUDIT

7.

8.

Pentru a determina care din abordrile de mai sus este cea mai adecvat, auditorul trebuie s cntreasc calitatea probelor de audit pe care le solicit ntr-o situaie particular, fa de aspectul practic de obinere a unui rspuns de la instituia bancar care confirm. 9. Pot aprea dificulti n obinerea unui rspuns satisfctor chiar i acolo unde banca solicitant transmite informaii bncii care trimite confirmarea. Este important s fie cutat un rspuns pentru toate cererile de confirmare. Nu este o practic uzual aceea de a cere un rspuns numai n cazul n care informaiile transmise sunt incorecte sau incomplete.

ntocmirea i expedierea cererilor i primirea rspunsurilor 10. Auditorul trebuie s determine locul adecvat n care s fie transmis cererea de confirmare, de exemplu, un departament, cum ar fi cel de audit intern, departamentul de inspecie sau alt departament specializat, care poate fi desemnat de instituia bancar care trimite confirmarea ca responsabil pentru a 57

DECLARAIA INTERNAIONAL PRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000

rspunde la cererile de confirmare. De aceea, poate fi adecvat ca aceste cereri de confirmare s fie adresate sediului central al bncii (acolo unde exist astfel de departamente) i nu ctre unitatea unde sunt inute soldurile sau alte informaii relevante. n alte situaii, locul cel mai potrivit poate fi sucursala local a bncii care trimite confirmarea. 11. Ori de cte ori este posibil, cererea de confirmare trebuie ntocmit n limba bncii care trimite confirmarea sau n limba utilizat n mod normal n scopuri de afaceri. 12. Controlul asupra coninutului i expedierii cererilor de confirmare este responsabilitatea auditorului. Totui, este necesar ca aceast cerere s fie autorizat de banca solicitant. Rspunsurile trebuie s fie transmise direct auditorului, iar pentru a facilita un astfel de rspuns, la cerere trebuie anexat de ctre auditor un plic autoadresat. Coninutul cererilor de confirmare 13. Forma i coninutul scrisorii de cerere de confirmare va depinde de scopul pentru care este solicitat, de practicile locale i de procedurile bncii solicitante, de exemplu, dac se face sau nu uz de prelucrarea automat a datelor. 14. Cererea de confirmare trebuie s fie ntocmit ntr-o manier clar i concis, pentru a se asigura nelegerea rapid de ctre banca ce trimite confirmarea. 15. Nu toate informaiile pentru care se ateapt, n mod obinuit, confirmarea vor fi solicitate n acelai timp. n consecin, solicitrile pot fi transmise la momente diferite n cursul anului, tratnd aspecte particulare ale relaiilor interbancare. 16. Cele mai des solicitate informaii cerute se refer la soldurile creditoare sau debitoare fa de banca solicitant pentru conturile curente, depozite, mprumuturi sau alte conturi. Cererile trebuie s furnizeze urmtoarele informaii privind contul: descrierea acestuia, numrul i tipul valutei. De asemenea, este recomandabil s se cear informaii despre soldurile zero ale conturilor corespondente, precum i despre conturile care au fost nchise n cele dousprezece luni nainte de data aleas pentru confirmare. De asemenea, banca solicitant poate cere confirmarea nu numai a soldurilor conturilor, dar i, acolo unde poate fi de folos, alte informaii, cum ar fi scadena i dobnda, liniile de credit/facilitile stand-by, facilitile neutilizate, orice compensri sau alte drepturi, ori sarcini, precum i orice detalii despre garaniile date sau primite. 17. O parte important a activitii bancare se refer la controlul tranzaciilor numite n mod curent n afara bilanului. n consecin, banca solicitant i auditorii si pot solicita confirmri ale obligaiilor contingente, cum ar fi acelea care apar din garanii, scrisori de sprijin i scrisori de angajament, chitane, acceptri i avalizri. Confirmarea poate fi solicitat att pentru obligaiile contingente ale bncii solicitante fa de banca ce trimite confirmarea, ct i ale acestei bncii fa de banca solicitant. Detaliile furnizate sau solicitate trebuie

PROCEDURI DE CONFIRMARE INTERBANCAR

s descrie natura datoriilor contingente mpreun cu valoarea i moneda acestora. 18. De asemenea, trebuie solicitate confirmrile pentru contractele de rscumprare i revnzare a activelor, ca i pentru opiunile neajunse la scaden la data respectiv. Astfel de confirmri trebuie s descrie activul acoperit de contract, data la care tranzacia a fost contractat, data scadenei, precum i condiiile n care a fost ncheiat contractul. 19. O alt categorie de informaii pentru care se cer deseori confirmri independente la o anumit dat, alta dect cea la care a fost ncheiat tranzacia, privete contractele la termen n valut, lingourile, titlurile de valoare i alte contracte neajunse la scaden. Este o practic bine stabilit pentru bnci de a confirma tranzaciile cu alte bnci pe msur ce se deruleaz. Totui, pentru scopurile auditului practica este de a confirma independent un eantion de tranzacii selectate dintr-o perioad de timp sau de a confirma toate tranzaciile neajunse la scaden ncheiate cu o parte. Cererea trebuie s ofere detalii asupra fiecrui contract, inclusiv numrul su, data negocierii, scadena sau data executrii, preul la care a fost ncheiat tranzacia, precum i moneda i valoarea contractului cumprat sau vndut, ctre sau de la banca solicitant. 20. Deseori bncile pstreaz titluri de valoare i alte elemente n custodie, n numele clienilor. Scrisoarea de cerere poate de aceea s solicite confirmri pentru elementele respective deinute de banca ce trimite confirmarea, la o anumit dat. Confirmarea trebuie s includ descrierea acelor elemente, precum i natura oricror sarcini sau drepturi asupra acestora.

59

AUDIT

DECLARAIA INTERNAIONAL PRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000

Anex
Glosar Aceast anex definete anumii termeni utilizai n Declaraie. Aceast list nu are intenia s includ toi termenii utilizai ntr-o cerere de confirmare interbancar. Definiiile au fost date n contextul bancar, dei utilizarea i aplicarea legal pot diferi. Garanii reale Garanii acordate de un debitor n vederea rambursrii unui mprumut, rareori acordate n cadrul relaiilor interbancare. De aceea, astfel de creditori devin creditori garantai; n situaia de neonorare a obligaiei, astfel de creditori sunt ndreptii s acioneze pentru executarea garaniei n vederea recuperrii datoriei lor. Orice bun poate fi folosit ca garanie. Exemple de garanii sunt: bunurile imobiliare, obligaiunile, aciunile, efectele de comer, acceptele, averile mobile, conosamentele, recipisele de depozit i creanele cesionate. Datorii contingente Datorii poteniale, care se concretizeaz numai dup ndeplinirea sau nendeplinirea anumitor condiii. Pot aprea din vnzarea, transferarea, avalizarea sau garantarea instrumentelor negociabile, precum i din alte tranzacii financiare. Spre exemplu, ele pot rezulta din: Reescontarea efectelor de comer de primit, accepte comerciale i bancare create n baza acreditivelor comerciale; Sarcin O obligaie sau drept care greveaz asupra dreptului de proprietate aferent unui bun, cum ar fi ipoteca asupra bunurilor imobile. Compensare Dreptul unei bnci, de obicei n form scris, de a intra n posesiunea soldurilor conturilor pe care garantul sau debitorul le are deschise la banca respectiv, pentru acoperirea obligaiilor ctre banc ale garantului, debitorului sau unei tere persoane. Opiuni Dreptul de a cumpra sau vinde titluri de participare sau mrfuri la un pre convenit, n cadrul unui termen fixat. Contracte de rscumprare (sau revnzare) Contractul dintre vnztor i cumprtor, prin care vnztorul (cumprtorul) se angajeaz s rscumpere (sau s revnd) efecte de comer, titluri de valoare sau bunuri imobile la expirarea unei perioade de timp, sau la ndeplinirea anumitor condiii, sau ambele. Garanii acordate; sau Scrisori de susinere sau sprijin.

PROCEDURI DE CONFIRMARE INTERBANCAR

Custodie O facilitate oferit de bnci clienilor si de a pstra bunuri de valoare, n siguran. Linie de credit / faciliti stand-by O valoare maxim de fonduri agreat, pe care o banc a pus-o la dispoziia sau s-a angajat s-o pun la dispoziia unui client pentru o anumit perioad de timp stabilit.

61

AUDIT