EM D

E IV I T C RA LE NST O

INTRODUCERE
Adaptarea organizrii companiilor la noile provocri determin creterea complexitii activitii de conducere. Actualii manageri se confrunt cu sarcini de decizie i organizare multiple, diverse, pentru rezolvarea crora este absolut necesar prezena unor asisteni profesioniti. Orice asistent manager gestioneaz nu numai totalitatea uxurilor organizatorice de secretariat, dar preia i sarcini ale managerilor, pe care le rezolv n colaborare cu acetia sau independent. Este deja un fapt cert c, fr un asistent competent, un manager nu poate desfura o activitate ecient! Putem spune, prin urmare, c asistent managerul ocup o funcie reprezentativ n cadrul companiei, ind colaborator apropiat al directorului i chiar suplinitor al acestuia, motiv pentru care pregtirea sa trebuie s e complex, s vizeze cunotine variate de management, marketing, comunicare, protocol, contabilitate, informatic, psihologie. Cursul de Asistent manager elaborat de Institutul EUROCOR ofer ansa unei astfel de pregtiri tuturor celor interesai n a profesa ca asistent manageri sau n a se perfeciona n acest domeniu, tot mai solicitat pe piaa forei de munc din Romnia.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Cursul se compune din 16 module (32 de lecii), prezentate sub forma unor fascicule care se ndosariaz ntr-o map special EUROCOR. Structura sa clar faciliteaz semnicativ nsuirea cunotinelor; n ceea ce privete coninutul su, cursul are un pronunat caracter practic, menit s v ajute n adoptarea i aplicarea celor mai potrivite decizii specice diferitelor aspecte cu care se poate confrunta un asistent manager n activitatea sa. Fiecare lecie debuteaz cu o introducere i un incitant studiu de caz, din care reiese importana asimilrii cunotinelor i formrii deprinderilor n ceea ce privete tema respectiv; n plus, leciile cuprind nenumrate exemple, exerciii practice, precum i recomandri pentru situaiile dicile, atipice ce pot aprea n activitatea cotidian. La sfritul ecrei lecii se a o recapitulare succint a celor mai importante aspecte prezentate, ce este de un real ajutor pentru a verica modul n care au fost asimilate cunotinele prezentate, precum i o tem pentru acas, care, dup rezolvare, poate trimis spre corectare profesorului personal pe adresa Institutului EUROCOR. Pentru ca studiul dumneavoastr individual s e ct mai uor i ecient, au fost introduse urmtoarele simboluri pe marginea leciilor:

i e
3 (21)

semnaleaz noiunile, deniiile i ipotezele noi

semnaleaz exerciiile practice pe care le avei de rezolvat

indic faptul c tema respectiv a mai fost abordat ntr-o lecie anterioar (n acest caz, tema a mai fost abordat n lecia 3, la pagina 21).

Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cu metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini, ea reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu. Vei gsi aici fragmente din structura modulelor acestui curs, exemple, exerciii, precum i un model de recapitulare i de tem pentru acas.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Programa cursului ASISTENT MANAGER

MODULUL 1 Rolul i calitile unui asistent manager ntr-o companie Preluarea i transmiterea informaiilor

MODULUL 2

Gestionarea i securitatea informaiilor Birotic folosirea aparaturii specializate: copiatoare, faxuri, calculatoare, imprimante

MODULUL 3

Telecomunicaiile derularea convorbirilor telefonice Administrarea documentaiei: tipuri de documente, clasicarea i arhivarea documentelor

MODULUL 4

Sistemul de operare Windows Folosirea aplicaiei Microsoft Outlook

MODULUL 5

Corespondena de afaceri: principii de ntocmire, elemente standard, mijloace de transmitere Realizarea documentelor cu ajutorul editorului de texte Word

MODULUL 6

Crearea tabelelor i funcii aferente Tipuri i modele ale celor mai utilizate scrisori de afaceri: oferta, cererea de ofert, comanda, scrisoarea de reclamaie, rspunsul la reclamaie, somaia .a.

MODULUL 7

Gestionarea timpului i stresului Rolul asistentului n coordonarea resurselor umane ale companiei

MODULUL 8

Comunicarea interpersonal noiuni de comunicare organizaional, tehnici de comunicare, componenta nonverbal a comunicrii

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

MODULUL 9

Organizarea manifestrilor de afaceri Realizarea prezentrilor folosind aplicaia Power Point

MODULUL 10

Noiuni nanciar contabile documente de eviden contabil, modaliti de plat Noiuni de management luarea deciziilor pornind de la interpretarea parametrilor economici ai companiei

MODULUL 11

Programul de calcul tabelar Excel: introducerea datelor, formatarea foilor de calcul Aplicaii Excel formule, funcii, diagrame

MODULUL 12

Noiuni de marketing: analiza pieei, concurenei, analiza SWOT Contactele cu partenerii de afaceri, organizarea vizitelor

MODULUL 13

Negocierea comercial: pregtirea negocierilor, desfurarea tratativelor, tehnici de negociere Contractarea fazele contractrii

MODULUL 14

Coninutul contractelor comerciale: obiect, pre, condiii de livrare i plat, calitatea mrfurilor Derularea contractelor comerciale: livrarea, transportul mrfurilor, asigurarea mrfurilor, recepia mrfurilor

MODULUL 15

Noiuni de Internet: geneza i evoluia Internetului, realizarea conexiunii la Internet Navigarea pe Internet: utilizarea browserelor de Internet, portaluri i motoare de cutare

MODULUL 16

Pota electronic. Grupurile de tiri. Teleconferinele Transferul ierelor i alte servicii de reea

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Din lecia 1, n care v sunt prezentate poziia, rolul, calitile i atribuiile principale ale unui asistent manager, am selectat primele fragmente ale leciei. Vei gsi n cadrul acestor fragmente partea de introducere, precum i studiul de caz ce caracterizeaz nceputul ecrei lecii.

LECIA 1
INTRODUCERE
Btlia mpotriva mentalitii tradiionale, care privea asistent managerul doar ca pe o secretar care nu face dect cafea i dactilograe, este aproape ctigat. Cei care nc mai arm aa ceva dau dovad de lips de profesionalism. De fapt, asistent managerii din rmele moderne sunt adesea asociai membrilor din conducerea rmelor respective, chiar dac acest fapt nu este consemnat, de cele mai multe ori, n ele ociale ale posturilor lor. Asistent managerul este indispensabil desfurrii unei activiti eciente a companiei. Rolul su, ca factor important n organizarea i planicarea activitii companiei, este din plin demonstrat de realitile economice contemporane. Aceast prim lecie a cursului este consacrat analizrii elementelor ce caracterizeaz activitatea unui asistent manager, relaiilor ierarhice pe care acesta le stabilete n cadrul companiei, precum i calitilor solicitate de o astfel de poziie.

ROLUL I CALITILE UNUI ASISTENT MANAGER NTR-O COMPANIE

Doamna Rdulescu lucreaz de opt ani ntr-o rm romno-canadian, ind asistenta domnului Matei, directorul general al acestei companii. Doamna Rdulescu cunoate rma i angajaii, tie toate aspectele importante ale activitii, astfel nct, pe baza experienei proprii, poate anticipa desfurarea aciunilor rmei i poate contribui la derularea acestora fr probleme. Firma canadian partener xeaz o ntlnire de lucru urgent, ca urmare a faptului c au intervenit unele probleme n derularea unui proiect comun. Anunarea edinei sosete prin e-mail la doamna Rdulescu. Domnul Matei lipsete din ar, ind ntr-o delegaie extern, i se ntoarce doar cu trei zile nainte de data programat pentru edin. ntruct domnul Matei este cel care anun subordonaii din echipa de coordonare a proiectelor despre diversele edine de lucru i aspectele ce urmeaz a discutate, de data aceasta ei ar trebui s ae despre aceast aciune doar cu trei zile nainte, timp insucient pentru a pregti documentaia necesar. n consecin, lund acest fapt n considerare, doamna Rdulescu decide s transmit ea nsi echipei sarcinile ce trebuie ndeplinite pn la desfurarea ntlnirii cu partenerii din Canada.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Abordarea global i n perspectiv a problemei intervenite n activitatea rmei, n absena directorului general, demonstreaz importana asistent managerului ca ajutor al conducerii. A procedat corect i n limita sarcinilor de serviciu doamna Rdulescu?

Poziia asistent managerului ntr-o companie

Locul unui asistent manager se regsete la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat (mn dreapt) al directorului (general sau de departament). Asistent managerul nu poate da dispoziii nimnui, fr a delegat n acest sens de ctre director, n afara cazului n care are, la rndul su, subalterni (secretar/e). Sunt ns nenumrate cazurile n care, prin delegarea responsabilitilor, asistent managerului i se subordoneaz directorii de departamente, asistentele acestora etc. Sarcinile pe care trebuie s le ndeplineasc asistent managerul depind hotrtor de poziia i activitatea elor, dar i de personalitatea acestora, deoarece stilul lor de conducere i modul lor de a nelege colaborarea determin atmosfera cotidian din rm.
DIRECTOR GENERAL

ASISTENT MANAGER SECRETAR

DIRECTOR MARKETING SECRETAR

DIRECTOR PRODUCIE SECRETAR

DIRECTOR RESURSE UMANE SECRETAR

Rolul asistent managerului n companie

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s e absolut loial i discret, iar, pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele funcii pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-i sprijini i asigura succesul.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Am ales fragmentul urmtor, ce aparine leciei 5, pentru a ilustra caracterul practic al coninutului acestui curs. n sprijinul formrii deprinderilor optime vin i exemplele i recomandrile nale (pentru situaiile mai dicile) cuprinse n curs.

Reguli cnd primii un telefon

Iat acum cteva reguli utile, de care este bine s inei seama atunci cnd primii un telefon: Rspundei ntotdeauna prompt i declarai-v identitatea. Exemplu Dac primii un telefon prin operator, este recomandat s v spunei numele i departamentul din care facei parte. n cazul n care primii un telefon direct, spunei numele companiei. Un salut cum ar Magnum SA. Bun ziua are ntotdeauna un efect plcut. Dac primii un telefon intern, spunei-v numele i, eventual, postul (de exemplu: Mirela Popescu, asistent manager vnzri). Nu lsai interlocutorul s atepte la telefon. Exemplu Tocmai ai primit un telefon, dar considerai, dintr-un motiv bine ntemeiat, c va o ntrziere n stabilirea legturii sau c este posibil s i nevoit s ntrerupei convorbirea, la un moment dat. n acest caz, este mai bine s ntrebai respectuos persoana solicitant dac putei s o sunai dumneavoastr sau dac poate s v sune mai trziu. inei la ndemn un carnet i un creion pentru a putea scrie mesajele. Ridicai receptorul cu mna stng, astfel nct mna dreapt s e liber pentru scris (sau invers, dac suntei stngaci). Cnd trebuie s transmitei legtura mai departe altei persoane, anunai numele celui care solicit convorbirea. Repetarea numelui ar putea determina blocaje n comunicare. Dac apare o ntrziere cnd dai legtura altei persoane, inei la curent persoana care cere legtura cu aciunile pe care le ntreprindei. Dac primii un telefon care nu v era destinat, gndii-v c nu a fost o greeal intenionat. Nu devenii iritat n acest caz. Nu este necesar s v cerei scuze, dar acceptai politicos scuzele celuilalt. ntotdeauna ncercai s salutai cu voioie persoanele cu care luai contact, chiar i la sfritul zilei, iar dac tii numele acestora, nu ezitai s-l folosii atunci cnd v adresai.

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

O persoan care dorete s vorbeasc cu eful n condiiile n care acesta lipsete n acel moment nu trebuie lsat s atepte, ci trebuie ntrebat care din urmtoarele variante i convine mai mult: s vorbeasc cu dumneavoastr; s atepte telefonul efului, cnd acesta se va ntoarce; s sune din nou mai trziu; s lase un mesaj. preluarea mesajelor Toate mesajele trebuie notate, pentru c memoria s-ar putea s v joace feste. Nota pe care o redactai la primirea unui telefon trebuie s conin urmtoarele puncte: data i ora la care s-a primit mesajul; numele persoanei creia i-a fost adresat mesajul; numele solicitantului, adresa i numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit.

Pentru preluarea mesajelor se pot folosi formulare tipice. n acestea se vor preciza ordonat elementele enumerate anterior. Aceste formulare se vor prezenta ulterior efului. Exemplu Un exemplu de formular pentru preluarea mesajelor este urmtorul: Data: . Ora:

n lipsa dumneavoastr Dl./D-na: ... De la: Nr. telefon: A telefonat Solicit o ntlnire V roag s telefonai Va reveni Urgent Foarte urgent

MESAJ

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

Recomandri utile pentru alte situaii

Desigur, n activitatea de asistent manager pot interveni o serie de alte situaii, crora trebuie s tii cum s le facei fa. Probleme cu care nu ai fost pus la curent: n cazul n care trebuie s oferii interlocutorilor informaii cu care eful nu v-a pus la curent (datorit caracterului lor de condenialitate sau ca urmare a absenei efului, de exemplu), oferii un rspuns ct mai diplomatic, din care s nu reias c nu dorii s oferii astfel de informaii. Solicitai interlocutorului s revin sau asigurai-l c vei reveni dumneavoastr sau eful dumneavoastr cu un telefon ct mai curnd posibil. Reclamaii la telefon: n cazul n care primii un telefon prin care se reclam ceva (de exemplu, ntrzierea unei pli, efectuarea unui serviciu necorespunztor), trebuie s vorbii calm i s v pstrai autocontrolul. Apelantul nu trebuie s v inueneze. Lsai-l s se calmeze. Nu minimalizai problemele reclamate. Nu i spunei c nu are dreptate, pentru c acest lucru l va enerva i mai tare. ncercai s i rspundei pe scurt, manifestnd interes, i oferii-i, n msura n care este posibil, soluii favorabile la cele sesizate. Omiterea respectrii termenului de a suna pe cineva: Dac v amintii prea trziu c trebuia s sunai pe cineva, este de preferat s nu recunoatei acest lucru. Recunoscndu-l, persoana respectiv ar putea crede c ignorai problemele sale. Este mai bine s v scuzai, sugernd c ai avut nevoie de mai mult timp pentru a rezolva respectivele probleme sau c a fost nevoie de prerea mai multor persoane pentru a gsi soluia ideal. Tratai convorbirea cu tact, diplomaie, fr ns a lingui interlocutorul. Convorbirile personale: ncercai s reducei numrul i durata convorbirilor personale. Rugai rudele i cunoscuii s nu v sune la serviciu dect n cazuri urgente. Dac totui suntei sunat, rezolvai ct mai operativ problemele ridicate de respectivele convorbiri, n aa fel nct s purtai convorbiri personale ct mai scurte cu putin. Asigurai-v c apelurile personale n timpul orelor de lucru nu ofer efului sau colegilor motive pentru a v critica. Cu seriozitate, sobrietate, discreie, politee, diplomaie, orice asistent manager poate transforma convorbirile sale telefonice n anse de reuit, de armare a propriei valori i, bineneles, a companiei pe care o reprezint!

10

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Din lecia 13 am selectat cteva fragmente teoretice ce cuprind scheme grace, exerciii i deniii referitoare la cele mai consacrate modele practice de gestionare a timpului, precum i la principalii factori risipitori de timp, aa-ziii hoi de timp.

Modele practice de gestionare a timpului

Pentru dezvoltarea i exemplicarea etapelor, metodelor i principiilor enunate pn acum, referitoare la planicarea activitii, v vor prezentate n continuare cele mai cunoscute modele practice de gestionare a timpului. principiul Pareto Principiul Pareto, numit i regula 80:20, v ajut s v concentrai pe sarcinile cu adevrat importante. Selectarea prioritilor din lista lrgit de sarcini este foarte important pentru atingerea obiectivelor. Se pot atinge obiectivele postului prin ndeplinirea a relativ puine sarcini, ns majore. Principiul Pareto susine c 20% din timp acordat sarcinilor importante produce 80% prot, n timp ce 80% din timp acordat detaliilor produce 20% din prot. Exemplu Din zece sarcini care trebuie ndeplinite ntr-o zi, dou sunt majore. Prin ndeplinirea celor dou sarcini majore, se realizeaz 80% din activitate. Prin soluionarea celorlalte opt sarcini, se muncete foarte mult, dar se realizeaz doar 20% din munca zilei respective. 13 (8) Conform acestui principiu, esenial este s gsii criteriile care s v permit s v concentrai asupra aspectelor cu adevrat importante. Aceste criterii v vor obliga s facei o ierarhizare a prioritilor i s v respectai deciziile. Eciena muncii presupune concentrarea asupra acelor aspecte (sarcini) care au anse s aduc cele mai bune rezultate.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

11

analiza valorii folosirii timpului (analiza ABC)

O alt modalitate concret prin care vei reui s v planicai ecient timpul este analiza ABC. Timpul e n mod frecvent irosit cu probleme nesemnicative, iar problemele cu adevrat importante sunt, n general, neglijate. Cheia unei organizri eciente a timpului este s acordai activitilor planicate o prioritate clar, prin ordonarea lor n funcie de schema de clasicare ABC:
VALOAREA ACTIVITII 65% SARCINI A Foarte importante 15% 20% SARCINI B Importante 20% UTILIZAREA EFECTIV A TIMPULUI 15% SARCINI C Mai puin importante (uzuale) 65%

Analiza ABC nu se refer doar la faptul c sarcinile A trebuie ndeplinite i c ne dispensm de sarcinile C, ci c toate aceste activiti trebuie atent echilibrate, distribuite i organizate ntr-o succesiune zilnic, prin stabilirea prioritilor. n practic, analiza ABC este ecient atunci cnd: planici doar dou sau trei sarcini A pe zi (dou pn la trei ore); urmreti trei sau patru sarcini B (ntre una i dou ore); rezervi o perioad determinat de timp pentru sarcinile C (aproximativ 1 or). Exerciiul 5 Precizai care sunt sarcinile A n activitatea pe care o desfurai n prezent. Dup ce ai identicat toate sarcinile A, ncercai s prezentai cteva msuri concrete care s asigure faptul c v vei ocupa zilnic de cel puin o sarcin de tip A. Tabelul lui Eisenhower evideniaz aceleai criterii de gestiune a prioritilor.

e
tabelul lui Eisenhower

Conform acestui tabel, distingem:

12

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

A sarcini importante i urgente (recomandat a ncepute imediat); B sarcini importante, dar nu urgente (sunt prioritare, dar nu trebuie rezolvate imediat); C sarcini urgente, dar nu foarte importante (se deleag, pe ct posibil, sau se las deoparte); R sarcini ce trebuie respinse, documente ce trebuie s ajung de ndat la arhiv sau la coul de gunoi.

Factori risipitori de timp

Pentru muli asisteni, unul dintre aspectele dicile ale gestionrii timpului const tocmai n acceptarea faptului c ei nii poart vina pentru marile lor probleme. Nimnui nu-i place, de fapt, s-i recunoasc slbiciunile i gsim c este mult mai uor s dm vina pe alii. Atunci cnd oamenii vorbesc despre cele mai mari probleme ale lor, se gndesc invariabil la condiiile mediului de lucru care nu sunt sub controlul lor. Desigur, se pot gsi diveri factori perturbatori n desfurarea n condiii normale a activitii: convorbirile telefonice interminabile; numrul ridicat de documente ce urmeaz a analizate i prelucrate; persoanele neinvitate; edinele neproductive; informaiile necorespunztoare; echipamentele inadecvate.

Cu toate acestea, adevrata cauz, care st la baza celor mai muli factori risipitori de timp, este nsi persoana care permite s-i e irosit timpul. Irosirea timpului se datoreaz, de fapt, urmtorilor factori: tendina de amnare a unor sarcini; ncercarea de a face prea multe lucruri n acelai timp (perfecionismul exagerat); estimrile de timp nerealiste; lipsa spiritului organizatoric; neputina de a face fa situaiilor stresante i momentelor de criz.

De aceea, pe parcursul acestei lecii vom ncerca s prezentm cu preponderen soluiile concrete privind modicarea comportamentului dumneavoastr fa de aceti factori perturbatori ce pot aprea n oricare dintre rmele la care vei lucra. convorbirile telefonice Dei ar putea s par greu de crezut, unul dintre cei mai importani factori de irosire a timpului este telefonul. Pentru satisfacerea orgoliului personal sau din dorina de a bine apreciat, acceptai toate apelurile telefonice i permitei s i ntrerupt, iar apoi dai vina pe persoana care v-a telefonat. Ironia const n faptul c ntreruperile cauzate de telefon sunt uor de rezolvat.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

13

5 (10)

Soluia general pentru ntreruperile cauzate de telefon const n ltrarea acestora, astfel nct s nu e necesar s v ntrerupei munca de ecare dat cnd sun telefonul. Exerciiul 6 Lucrai la un proiect important i telefonul sun continuu, diveri colegi sau colaboratori dorind s conrme ore de ntlnire, s v solicite detalii despre programul directorului i despre diverse dosare sau, pur i simplu, s ae ce ai fcut n weekend. Punctai cteva exemple de formulri prin care s scurtai sau s refuzai convorbirile respective, fr a jigni ns interlocutorii.

ntreruperile generate de vizite

Vizitatorii, e c sunt angajai ai rmei sau persoane din exterior, reprezint unul dintre cei mai importani factori de irosire a timpului. Solicitrile vizitatorilor pot extrem de variate, de la obinerea unor informaii, sfaturi sau decizii pe care le ateapt de la dumneavoastr, pn la elaborarea sau actualizarea unor materiale sau proiecte. Lucrul pe care l au n comun este c v cer, ntr-un fel sau altul, s v oprii din lucru i s v ndreptai atenia ctre ei. Pentru a controla vizitatorii neanunai, trebuie s aai ct mai precis care este scopul pentru care v solicit.

i e

Exerciiul 7 Vericai ct succes avei n a rezolva problema vizitatorilor neinvitai. Acordai-v urmtorul punctaj pentru ecare dintre armaiile din tabelul prezentat n continuare: Aproape niciodat - 0 Cteodat - 1 Adesea - 2 Aproape ntotdeauna -3 PUNCTE
1. mi termin sarcinile nainte de a permite s u ntrerupt. 2. ncerc s limitez durata ntreruperilor. 3. nainte de a accepta o ntrerupere, ntreb despre ce este vorba, astfel nct s pot evalua prioritatea fa de sarcinile pe care le rezolv n momentul respectiv. 4. nainte de a accepta ntreruperea, m gndesc la soluiile alternative pe care le-a putea recomanda (trimiterea spre o alt persoan, amnarea, gsirea soluiei chiar din partea celui care m solicit).

Punei n aplicare recomandrile noastre i reluai testul dup o lun. Care credei c vor rezultatele?

14

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

Dintre leciile de informatic prevzute n structura cursului am ales un fragment al leciei 18, ce are ca subiect realizarea prezentrilor folosind aplicaia PowerPoint. Vei sesiza accesibilitatea abordrii, furnizarea informaiei de specialitate ind relevant i atrgtor nsoit de exemple grace (capturi de imagini) clare.

Modelele de prezentare predenite

Pentru ca foliile create s aib un aspect plcut, ele pot ncadrate n modelele de prezentare predenite pe care PowerPoint vi le pune la dispoziie. Se recomand ns alegerea acelor modele care se potrivesc din punct de vedere estetic i al coninutului cu tema ce este prezentat. Aceste modele de prezentare pot aplicate din start foliilor sau dup alegerea abloanelor de machetare i editarea efectiv a diapozitivelor. aplicarea din Pentru aplicarea din start a modelelor de prezentare se procedeaz n felul start a modelelor urmtor: de prezentare 1. La deschiderea aplicaiei se alege Template din fereastra de dialog PowerPoint, se execut clic pe OK, apoi din fereastra aprut se selecteaz eticheta Presentation Designs. Se alege un model de prezentare (ce poate previzualizat n partea dreapt a ferestrei), se execut clic pe OK i apoi se alege ablonul corespunztor din fereastra New Slide. n felul acesta v va aat primul diapozitiv, ce dispune att de ablon de machetare, ct i de un model de prezentare. 2. Dac programul este deja deschis, putei ajunge la acelai rezultat alegnd opiunea New din meniul File i selectnd aceeai etichet Presentation Designs.

aplicarea ulterioar a modelelor de prezentare

Efectul menionat anterior poate aplicat i ulterior crerii unei folii doar pe Apply baza unui ablon de machetare. Pentru aceasta, se acceseaz comanda Design, e din meniul Format, e de pe bara de instrumente standard, e din meniul contextual aat ca urmare a unui clic dreapta pe folia creia i se dorete aplicarea unui model de prezentare. Din fereastra de dialog Apply Design poate ales modelul corespunztor. Exemplu Alegem pentru alonul creat anterior modelul de prezentare High Voltage. pot. Rezultatul este urmtorul:

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

15

Exerciiul 7 Aplicai abloanelor pe care le-ai creat modelele de prezentare potrivite. Multiplicai apoi foliile, selectnd folia al crei layout dorii s-l folosii mai des i alegnd comanda Duplicate Slide din meniul Insert. Dac ai greit, putei revoca comenzile date prin alegerea opiunii Undo din meniul Edit sau prin apsarea butonului cu aciune similar de pe bara standard.

Adugarea gracelor

i
machetarea automat a unui grac

Pentru ca prezentrile s se bucure de ct mai mult interes, ele nu trebuie dispuse doar cu text, ci i cu reprezentri grace. O prezentare ce conine situaia vnzrilor pe luni sau organigrama companiei, de exemplu, are nevoie de reprezentri grace pentru a neleas pe deplin. Iat de ce n acest capitol al leciei v vom prezenta cele mai importante aspecte legate de adugarea unor grace n cadrul prezentrilor. Dac dorim s adugm un grac la o prezentare, putem folosi modelele de machetare automat pe care aplicaia PowerPoint, ce partajeaz programul de grac Microsoft Graph cu celelalte componente ale pachetului Ofce, ni le pune la dispoziie. Exemplu Dorim s crem o folie prin intermediul creia s prezentm situaia vnzrilor modelului de telefon Melody pe lunile anului 2001. Pentru aceasta, alegem din caseta New Slide un ablon care s conin spaiu pentru reprezentri grace (chart) stilul predenit Text & Chart. Folia conine o caset de inserie a gracului. Completm cu text spaiile corespunztoare textului, apoi executm dublu clic n spaiul rezervat gracului pentru a deschide programul Microsoft Graph. Ecranul va arta n felul urmtor:

bara de meniuri a programului Graph bara de instrumente standard a programului Graph bara de formatare a programului Graph

foaie de date cu datele prestabilite

16

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

n foaia de date prestabilite nlocuim datele existente cu cele pe care dorim s le prezentm pe folia noastr. Prima linie i prima coloan cuprind titluri de coloane i linii, numite etichete, ce pot editate ca orice alt text. Folosim comanda Exclude Row/Col din meniul Data pentru a exclude liniile care nu ne sunt necesare. n mod identic se poate proceda pentru adugarea de linii sau coloane (Include Row/Col). Este important s urmrim modicrile aduse n tabel cu datele prezentate n gracul de pe folia noastr. Dup completarea datelor (dac dorim s ajustm limea coloanelor, putem Column Width din meniul Format al programului alege comanda Graph sau putem trage marcajele cu mouse-ul), executm clic pe butonul View Datasheet de pe bara de instrumente standard a programului Graph sau, pur i simplu, pe folie, n afara casetei de inserie a diagramei, pentru a elimina de pe ecran foaia de date i a aa noul grac.

Salvm folia creat. Pentru orice alte modicri pe care dorim s le aducem diagramei, se efectueaz un dublu clic pe ea. schimbarea tipului de grafic Dac se dorete utilizarea aceluiai tip de grac, dar modicat ca prezentare (seriile de date pot aranjate n folie pe linii, coloane sau sub form de tabel), By Row, By Column sau se execut clic pe unul dintre butoanele Data Table din bara de instrumente standard a programului Graph. Dac se dorete utilizarea unui alt tip de grac, se alege comanda Chart Type din meniul Chart sau din bara de instrumente standard a programului Graph.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

17

e
folosirea butonului Insert Chart

Exerciiul 8 Creai un grac prin intermediul cruia s v evaluai progresele nregistrate n studiul cursului de asistent manager Eurocor, pe baza calicativelor care v-au fost acordate n temele pentru acas de pn acum (sau alegei un alt criteriu de evaluare). Folosirea butonului Insert Chart aat pe bara de instrumente standard a aplicaiei PowerPoint reprezint a doua metod de adugare a unui grac pe un diapozitiv. Pentru aceasta, avnd prezentarea deschis, se execut clic pe butonul Insert Chart. Foaia de date implicit care apare la accesarea acestei comenzi se completeaz conform cerinelor, aa cum am procedat i anterior. Alegem apoi un anumit tip de grac din lista desfurat prin executarea unui clic pe butonul Chart Type de pe bara de instrumente. Executm clic pe butonul View Datasheet sau n afara casetei de inserie. Pentru ca gracul creat s ocupe un spaiu potrivit n prezentare, acesta se redimensioneaz, trgnd marcajele de dimensionare conform dorinelor. Exemplu Am prevzut prezentarea creat cu un grac tip plcint reprezentnd vnzrile totale nregistrate n anul 2001 pe cele trei preuri date:

Dac dorim s rotim un grac trimensional pentru a putea vzut mai bine, putem face acest lucru aplicnd numrul de grade de rotire necesar n caseta de editare Rotation din fereastra aat ca urmare a executrii unui clic pe comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph. Dac dorim s adugm i etichete axelor gracului, pentru a indica procentul ecrui marcaj, n primul rnd selectm legenda i o tergem (aceasta nemaiavnd rost). Alegem Chart Options din meniul Chart al programului Graph, executm clic pe eticheta Date Labels (Etichete de date), selectm opiunea Show label and percent (Aai eticheta i procentul) i executm clic pe OK. Selectm apoi sectoarele gracului i, prin simpla tragere cu indicatorul mouse-ului a ecrui marcaj de date, le repoziionm pentru a avea o imagine mai clar a prezentrii.

18

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

V prezentm n continuare un fragment din recapitularea leciei 9, pentru a v ilustra modul n care se veric i se sistematizeaz la sfritul ecrei lecii cunotinele asimilate.

RECAPITULAREA LECIEI 9
9.1 Corespondena de afaceri reprezint o modalitate de comunicare de mare ecien, ce-i pstreaz actualitatea n poda exploziei informatice recente, ind folosit de toate companiile interne i internaionale. 9.2 Principiile de baz pe care trebuie s le respecte acest tip de coresponden sunt: s e orientat spre obiective; s e orientat spre destinatari; s e ecient i credibil; s se conformeze identitii i imaginii rmei; s e corect din punct de vedere stilistic i gramatical i s aib un aspect plcut. 9.3 Uzanele internaionale au stabilit ca o scrisoare cu caracter ocial s antet, dat, referine, adresa desticuprind urmtoarele elemente: natarului, formula de salut, obiectul scrisorii, coninutul scrisorii, formula de ncheiere, semntura, referirile la anexe. 9.4 Pentru a obine o prezentare adecvat a corespondenei de afaceri, lizibil i plcut, trebuie avute n vedere urmtoarele elemente: mrimea marginilor, plasarea echilibrat n pagin a textului dactilograat, dispunerea textului n paragrafe, separarea enumerrilor, marcarea elementelor importante, evitarea despririi cuvintelor n silabe la capt de rnd, folosirea unor fonturi corespunztoare. 9.5 n tranzaciile internaionale exist dou forme principale de aranjare a textului n pagin: forma bloc preferat de rmele americane; forma dantelat folosit n special de rmele europene. Este recomandat s folosii un singur tip de aranjare n pagin n cazul corespondenei companiei, obinut prin modicarea acestor forme date n funcie de cerine. 9.6 Pentru corespondena de afaceri, n funcie de documentele care se expediaz, se folosesc, n general, urmtoarele tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden, plicuri de cabinet i plicuri dosar. 9.7 Pe plic se fac urmtoarele meniuni: adresa destinatarului; adresa expeditorului; indicaii speciale de atenionare se refer la caracterul corespondenei: personal, condenial, strict condenial, urgent; indicaii pentru pot se refer e la categoria sau tariful potal, e la modul de trimitere a corespondenei: par avion, prin curier, a se returna n caz de nedistribuire, rugm a nu se ndoi, post-restant, recomandat, contra ramburs.

Asistent manager

lec]ie demonstrativ\

19

La sfritul ecrui modul este prevzut o tem pentru acas, comun celor dou lecii ale modulului. Am ales pentru exemplicare tema leciilor 11 i 12.

TEMA PENTRU ACAS 11 I 12

1. 2. Prezentai pe scurt modalitile de creare a unui tabel n editorul Word. Care dintre urmtoarele armaii este fals: a) ntr-o celul pot inserate mai multe paragrafe. b) Selectarea ntregului tabel se poate face prin executarea unui clic n interiorul oricrei celule i apsarea concomitent a tastelor Alt i 5 de pe partea numeric a tastaturii (cnd comanda Num Lock este dezactivat). c) Unirea mai multor celule se poate face prin selectarea ultimei celule din grupul celor care vor unite i executarea unui clic pe comanda Merge Cells. d) n Word, este posibil umbrirea difereniat a celulelor tabelului. 3. Creai n Word i tiprii, pe o foaie separat, pe care s-o ataai temei, un tabel cu coninut la alegere, n care s folosii ct mai multe dintre formatrile ce au fost prezentate n lecia 11 a acestui modul. Care dintre urmtoarele formulri este potrivit n cazul unei oferte nesolicitate: a) Ca urmare a interesului pe care l-ai manifestat fa de serviciile pe care rma noastr le pune la dispoziie clienilor, v trimitem actualul nostru catalog de preuri. b) V conrmm cu mulumiri recepia comenzii dumneavoastr nr. 342 din 24 februarie 2002, referitoare la c) Vrei s devenii posesorul celui mai performant software de contabilitate? V surde ideea unei economii considerabile de timp i efort? Firma noastr v pune la dispoziie d) n cazul n care nu vei respecta nici acest termen, ne vedem, din pcate, obligai s ne adresm instanelor judectoreti. n calitatea dumneavoastr de asistent manager al directorului unei rme care se ocup cu distribuia pantolor sport, formulai rspunsul adecvat la urmtoarea scrisoare de reclamaie, ce face referire la calitatea necorespunztoare a unui lot de produse expediat unui beneciar sptmna trecut (reclamaie ce se dovedete a ntemeiat).
Stimai Domni, Trebuie s v aducem la cunotin c ultimul transport de panto sport livrat de dumneavoastr la data de 12 ianuarie 2002 (350 perechi panto sport marca TP seria 121, pre 450000 lei/bucata) nu este la nivelul standardelor obinuite. Ne-am putut baza ntotdeauna pe calitatea superioar a produselor dumneavoastr i suntem cu att mai dezamgii de situaia ivit cu ct am livrat aceast marf, la rndul nostru, unui nou client. Vei gsi anexat un raport al experilor notri care au vericat cu atenie produsele.

4.

5.

20

lec]ie demonstrativ\

Asistent manager

V-am recunosctori dac ai avea amabilitatea s expediai pn la data de 1 februarie a.c un transport de nlocuire a celor 350 de produse, n vederea compensrii prejudiciului adus rmei noastre. Anexm raportul de expertiz care face dovada celor precizate anterior de noi. Cu mulumiri, Alex Maftei Anex (1):

6.

Enumerai cte trei formule tip specice unei: a) scrisori de apreciere; b) invitaii; c) scrisori de felicitare. Temele se rezolv pe formularele speciale dispuse la sfritul ecrui

Cu aceste fragmente ale temei pentru acas se ncheie lecia demonstrativ a cursului de asistent manager. n sperana c materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea i atractivitatea cursului nostru pentru toi cei interesai de acest domeniu,

v ateptm s devenii cursant al institutului nostru nscriindu-v la cursul de Asistent manager!