PARTEA A III-A PROCESAREA DOCUMENTELOR FOLOSIND MAINA DE SCRIS 1.

Noiuni introductive
Textele exerciiilor de pn acum au fost texte extrem de simple. Lucrrile dactilografice sunt ns cu mult mai complexe. Ele cer operatorului-dactolograf nu numai realizarea unei scrieri corecte, dar i anumite cunotie de estetica dactilografic. O lucrare scris la maina de scris trebuie s prezinte pe ct se poate acelai aspect pe care-l prezint o pagin tiprit. ncadrarea judicioas n pagin a textului, aezarea corect a titlurilor, plasarea i folosirea just a celorlalte elemente componente reprezint minimum de condiii necesare pentru buna executare a unei lucrri dactilografice.

ncadrarea textului n pagin

Aezarea hrtiei n main se face, aa cum s-a artat, la diviziunea 0 a barei gradate. Textul dactilografic trebuie s fie ncadrat n spaii suficient de mari, att n prile laterale, ct i n cele de sus i de jos. O scriere nghesuit este o scriere neclar, obositoare. Se stabilesc urmtoarele margini minime: Stnga: minimum 10 diviziuni; Dreapta: minimum 3 diviziuni; Sus i jos: minimum 5 intervale de un rnd (circa 3 cm). Primul rnd de sus este ocupat, de obicei, la lucrrile mai mari, de numrul paginii. Cifra care indic numerotarea paginii se scrie ntre dou cratime cu cte un spaiu ntre cratim i cirf. De exemplu: - 2 (pagina 2). Distana de la numrul paginii la primul rnd al textului este de dou intervale. De obicei, nu se scrie pe verso paginii, mai ales pentru lucrrile care merg la tipar sau sunt citite n public (conferine etc.). Dac totui se scrie pi pe verso, de acest lucru trebuie s se in seama la fixarea marginarelor, pentru c de data aceasta marginea din dreapta devine margine de ndosariere i n acest caz n aceast parte se las marginea mai mare (aceeai margine care s-a lsat i pe pagina cealalt); marginea din stnga se micoreaz la media sfritului rndurilor de pe prima pagin. La terminarea paginii, la lucrrile n continuare, este bine s se pun semnul: .. / .. (bar ntre dou perechi de puncte). Marginea de sus se las mai mare la nceputul unei lucrri sau la nceputul unui capitol.

1.2. Formatele de hrtie

Formatele de hrtie sunt standardizate (STAS 570-52). Ele se mpart n trei serii de uz general, denumite A, B i C i trei speciale, denumite X, Y i Z. Seriile se mpart n formate numerotate ncepnd cu 0 (zero). Formatele se indic prin simboluri alctuite din litera seriei i numrul de ordine al formatului (de exemplu A4, B5). Seria A ete seria principal, destinat produselor ale cror formate au un caracter independent (hrtie de scris, imprimate etc.), iar seriile B i C sunt serii subordonate, destinate produselor dependente de produsele principale (dosare, mape etc.). Seriile sspeciale X, Y i Z se utilizeaz numai pentruproduse independente (n special pentru cri, brouri, buletine i reviste). Formatele din seriile A, B i C se obin prin aplicarea regulilor de njumtire succesiv (sau dublare) i asemnare. Toate formatele se deduc prin njumtirea formatului imediat inferior. Numrul de ordine al unui format arat de cte ori a fost njumtit formatul de baz pentruobinerea lui. De exemplu, formatul A4 este formatul rezultat prin patru njumtiri succesive ale formatului de baz A0 (zero). Formatul de baz A0 are suprafaa de 1 m2 (841 X 1189 mm). A1: 549 X 841

A2: 420 X 594 A3: 297 X 420 A4: 210 X 297 A5: 148 X 210 A6: 105 X 148 Formatul A4 (coala de hrtie obinuit) este formatul folosit pentrulucrrile curente de dactilografie. Pentru lucrrile de dimensiuni mai mici se folosete formatul A5 (jumtatea de coal sau format "memorandum") i A6 (un sfert de coal), acesta din urm numai pentru note interne. Formatele A3 (coal dubl) i A2 se ntrebuineaz pentru tabele i situaii. A3 este de asemenea folosit pentru confecionarea aa-numitelor "cmi" (foi duble, ndoite n form de copert sau dosar).

2. Elementele unei lucrri dactilografice 2.1. Titlurile

Titlurile se plaseaz la mijlocul spaiului ocupat de text. Pentru aezarea corect a titlului se procedeaz astfel: Se stabilete n diviziuni lungimea rndului de text, dup marginile fixate. Dac am stabilit marginile 1479, lungimea rndululi va fi de 65 de diviziuni (79 - 14 = 65); Se calculeaz lungimea titlului (se numr caracterele din titlu, inclusiv intervalele dintre cuvinte; presupunem c titlul are 19 diviziuni); Se scade numrul de diviziuni al titlului din numrul de diviziuni al rndului (65 - 19 = 46); Numrul obinut se mparte la 2, pentru a afla spaiul liber ce trebuie lsat de o parte i de alta a titlului (46 : 2 = 23); Se adun cu numrul de diviziuni lsat la marginea din stnga (23 + 14 = 37). Deci prima liter a titlului se bate la diviziunea 37. Notnd numrul de diviziuni al rndului cu N, al titlului cu n i al marginii cu m, se poate stabili urmtoarea formul: T=

N n + m, 2

n care T reprezint diviziunea la care ncepe titlul.

Dac N - n d un numr fr so, unitatea n plus se va neglija. Titlurile se pot scrie i pe mai multe rnduri. Fragmetarea lor se face avndu-se grij s nu se treac n rnduri deosebite cuvinte sau grupuri de cuvinte pe care sensul sau armonia textului le cer alturate. Ea nu se face dup un articol, o prepoziie, o conjucie sau un cuvnt legat logic sau gramatical de cuvntul urmtor. Exemplu de fragmentare corect: DARE DE SEAM ASUPRA NDEPLINIRII PLANULUI DE APROVIZIONARE PE SEMESTRUL I Exemplu de fragmentare incorect: DARE DE SEAM ASUPRA NDEPLINIRII PLANULUI DE APROVIZIONARE PE SEMESTRUL I n titlurile scurte, repartizate pe mai multe rnduri, prepoziiile i conjuciile se pot scrie pe rnd separat: RAPORT DE EXPERTIZ CONTABIL n titlurile formate din mai multe rnduri, se calculeaz potrivit formulei de mai sus numai locul ocupat de primul rnd, poziia celorlalte rnduri calculndu-se n raport cu acesta. Exemplu: METODE PENTRU PREVENIREA I TRATAREA

BOLILOR PROFESIONALE rndul 1: 36 de diviziuni (inclusiv spaiile dintre cuvinte); rndul 2: 20 de diviziuni; diferen: 16 diviziuni; mprit la 2: 8 diviziuni. Rndul al doilea va ncepe deci cu 8 diviziuni mai la dreapta fa de primul rnd.

Pentru realizarea unei perfecte simterii se va aduga, dac este cazul, un spaiu suplimentar ntre dou cuvinte, n aa fel nct nujrul diviziunilor la toate rndurile titlului s fie la fel, cu so sau fr so. Spaiul suplimentar se va lsa de preferin ntre cuvinte mai lungi. De exemplu, dac cuvntul "bolilor" din rndul al doilea al titlului de mai sus este nlocuit cu "afeciunilor", atunci rndul al doilea va avea 25 de diviziuni, fa de 36 de diviziuni ale primului. Scrise unul sub altul, cele dou rnduri nu vor fi simterice, fiindc rndul al doilea va avea n stnga 5 diviziuni libere, iar n dreapta 6. Dac ns se las spaiu dublu ntre cele dou cuvinte ale rndului al doilea, atunci rndurile pot fi scrise simteric: METODE PENTRU PREVENIREA I TRATAREA AFECIUNILOR PROFESIONALE Titlurile se scriu cu cel puin 5 diviziuni n stnga i n dreapta mai nuntru dect textul, adic vor fi cu minimum 10 diviziuni mai mici dect rndurile. La un text de 65 de diviziuni, de exemplu, titlul nu poate depi 55 de diviziuni. Determinarea numrului de diviziuni ale unuit titlu se face cu ajutorul mainii de scris n felul urmtor: se deplsaseaz carul la diviziunea 0 (prin apsarea pe tasta de eliberare a marginii) i apoi se bate cu bara de spaiu fiecare liter a titluluil (inclusiv spaiile dintre cuvinte). Diviziunea la care s-a ajuns reprezint numrul de diviziuni ale titlului. Calculul de mai sus poate fi simplificat cu ajutorul unei rigle speciale dactilografice. Mai jos este modelul unei asemenea rigle, calculat pentru marginile de 10 i 15 (marginea din dreapta la diviziunea 79). De exemplu, dac marginea din stnga a fost fixat la diviziunea 10, iar titlul are 20 de diviziuni, se va citi n dreptul cifrei 20 valoarea diviziunii de la care trebuie s se nceap scrierea titlului (34, pentru marginea de 10 diviziuni, respectiv 37 pentru marginea de 15 diviziuni).

Rigla pentru centrarea titlului Valoarea diviziunii de la care se ncepe scrierea titlului Pentru marginea din stnga Pentru marginea din stnga de 15 diviziuni de 10 diviziuni 47 44 46 43 45 42 44 41 43 40 42 39 41 38 40 37 39 36 38 35 37 34 36 33 35 32 34 31 33 30 32 29 31 28 30 27 Lungimea titlului (n diviziuni) 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34

29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17

26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14

36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 56 58 60

Cnt titlurile sunt scurte, se poate folosi scrierea spaiat. n mod obinuit se vor folosi majuscule subliniate. Dup titluri nu se pune punct. Cnd ntr-o lucrare exist titluri de diferite categorii (titluri de pri, de capitole, de subcapitole, de paragrafe etc.), este necesar s se dea o prezentare distinc de la o categorie la alta i unitar n cadrul aceleiai categorii. n aceast situaie sunt titlurile urmate de subtitluri. Numrul categoriilor de titluri i subtitluri dintr-o lucrare poate fi de maximum cinci, i anume: 1. titluri de pri; 2. titluri de capitole; 3. subtitluri de capitole (1); 4. subtitluri de capitole (2); 5. titluri de paragrafe n ordinea nsemntii, se vor folosi urmtoarele litere: a) majuscule dublu subliniate; b) majuscule subliniate; c) majuscule; d) minuscule dublu subliniate; e) minuscule subliniate. Cnd sunt numai dou categorii de titluri (cazul cel mai frecvent) se recomand folosirea formelor b) i c). Titlurile pot fi precedate de indicative, formate din cuvinte ("Partea", "Capitolul"), cifre sau litere. Indicativele formate din cuvinte se scriu pe rnd separat cu majuscule nespaiate i subliniate; dac sunt izolate sunt considerate ca titluri de sine stttoare i urmeaz regimul acestora. Indicativele formate din litere sau cifre se scriu pe acelai rnd cu titlul. Ca nsemntate, cifrele romane trec naintea celor arambe i majusculele naintea minusculelor. Fiecare categorie de titlu va fi notat ntr-un fel caracteristic: PARTEA A TREIA ESTETICA Indicativul "Partea" se scrie cu majusucule, iar titlul prii cu majuscule subliniate, eventual spaiate. Pentru capitole se scrie "Capitolul", urmat de numrul lui n cifre romane: CAPITOLUL II METODA DE SCRIS CU ZECE DEGETE Indicativul "CAPITOLUL" se scrie cu majuscule, iar titlul capitolului cu majuscule subliniate. Subtitlurile de capitole de categoria I vor fi precedate de litere majuscule urmate de punct, iar cele de categoria a II-a vor fi precedate de cifre arabe urmate de punct. Subtitlurile de capitol se scriu cu litere mici subliniate: B. Cteva noiuni tehnice

1. Corectarea greelilor 2. Multiplicarea textelor Toate aceste titluri se aaz la mijlocul paginii. Titlurile de paragrafe vor fi precedate de litere mici urmate de parantez de nchidere; vor fi scrise cu litere mici subliniate i aezate n stnga paginii: a) Evidenierile b) Enumerrile Dup cum se vede, ordinea de nsemntate a indicativelor formate din litere i cifre este urmtoarea: - cifre romane: I, II, II, IV etc.; - litere majuscule: A, B, C etc. (urmate de punct); - cifre arabe: 1, 2, 3 etc. (urmate de punct); - litere minuscule: a) b) c) etc. (urmate de parantez). Distana dintre titlu i textul corespunztor este, n mod obinuit, de trei rnduri. Fa de textul precedent (dac sunt pe aceeai pagin), titlul nou se poate scrie i la o distan mai mare. n lucrrile cu un numr fix de rnduri pe pagin (pagini tip) distanele vor fi riguros egale. Subtitlurile se pot aeza astfel: - la mijlocul textului, ca titlurile (I); - la alineat, pe rnd separat de text (II); - la alineat, pe rnd cu textul (III); - la margine, n rnd cu textul (IV); - n spaiul marginal din stnga textului (V). n acest din urm caz marginea din stnga trebuie s fie lsat mai mare, n aa fel nct ntre subtitluri i marginea hrtiei s rmn un spaiu de circa ase diviziuni (circa 2 cm). Spaiul dintre subtitlul marginal i text trebuie s fie de cel puin dou diviziuni; subtitlul se scrie la rnduri dese; primul rnd ncepe la acelai nivel cu primul rnd al textululi. Pentru uurina scrierii subtitlului marginal, cuvintele pot fi desprite n silabe. Exemple: I Studiul documentelor Un rol nsemnat l are studiul diferitelor documente pedagogice. Studiul documentelor este legat de toate formele de cercetare tiinific i generalizare a practivii instituiilor instructiv-educative. II Studiul documentelor Un rol nsemnat l are studiul diferitelor documente pedagogice. Studiul documentelor este legat de toate formele de cercetare tiinific i generalizare a practivii instituiilor instructiv-educative. III Studiul documentelor. Un rol nsemnat l are studiul diferitelor documente pedagogice. Studiul documentelor este legat de toate formele de cercetare tiinific i generalizare a practivii instituiilor instructiv-educative. IV Studiul documentelor. Un rol nsemnat l are studiul diferitelor documente pedagogice. Studiul documentelor este legat de toate formele de cercetare tiinific i generalizare a practivii instituiilor instructiv-educative. Studiul documentelor V

Un rol nsemnat l are studiul diferitelor documente pedagogice. Studiul documentelor este legat de toate formele de cercetare tiinific i generalizare a practivii instituiilor instructiveducative.

2.2. Textul
Aezarea textului n pagin depinde de formatul hrtiei folosite, de mrimea textului, de scopul lucrii (ultimele considerente determin la rndul lor folosirea unui format de hrtie sau altul). De exemplu, o cerere se face pe o coal de hrtie obinuit (format A4), dar de cele mai multe ori textul cererilor este scurt. Deci, ezarea n pagin a titlului i textului trebuie fcut innd seama de acest considerent. Se folosete totui formatul mare de hrtie, pentru c cererea urmeaz s primeasc diverse meniuni: numr de nregistrare, referate, rezoluii etc. Textele pot fi scrise la intervale de un rnd, un rnd i jumtate, dou rnduri, dou rnduri i jumtate i trei rnduri; acestea din urm sunt folosite atunci cnd se scriu texte care ulterior urmeaz s sufere corectri, adaosuri etc. Atunci cnd textul este scris la interval de un rnd, ntre alineate se ls interval dublu (de dou rnduri). Distana ntre titlu i text va fi de trei intervale dac textul se scrie la un rnd i de dou intervale dac se scrie lamai multe rnduri. n privina aceasta, regula nu este rigid; ne vom orienta totdeauna dup mrimea textului i formatul de hrtie folosit, aa nct textul s fie ncadrat estetic n pagin. Marginea din stnga textului variaz dup felul lucrrii. De obicei, este de 10-15 diviziuni. Este aceeai la toate rndurile. n general, marginea din stnga trebuie socotit la circa 1/5 din limea hrtiei. Marginea din dreapta variaz de al un rnd al altul; se va face tot posibilul ns ca diferena dintre rnduri s nu fie prea mare (de maximum 3 - 4 diviziuni). Alineatul trebuie s aib fa de rndul obinuit o diferen (un intrnd) de 6-10 bti. Dac marginea din stnga a fost fixat la 15 diviziuni i pentru alineat se las 8 diviziuni, nseamn c prima liter a alineatului va trebui scris la diviziunea 23 (15 + 8). Pentru a se evita depirea marginii de jos - ceea ce poate duce la dezalinierea rndurilor - se recomand marcarea cu creionul a locului pn unde se poate scrie. Unele maini sunt prevzute cu o riglsuport aezat special pe rezemtorul hrtiei, cu ajutorul creia se poate urmri terminarea filei. n curpinsul unui text pot interveni diferite necesiti specifice: evidenierea anumitor cuvinte, citate, enumerri, note (trimiteri), spaii libere (n formulare), gruparea unor cuvinte n acolade etc.

2.2.1. Evidenierile
Scoaterea n eviden a unui cuvnt, a unei pri de propoziie sau aaltui element al unui text se face prin: a) Scrierea cu rou (n cazul cnd maina este prevzut cu panglic bicolor); b) Scrierea cu majuscule. c) Scrierea spaiat (cu un spaiu ntre litere, dou sau trei spaii ntre cuvinte); d) Supraimprimarea (scrierea nc o dat, suprapunerea peste prima scriere, a cuvntului sau cuvintelor de evideniat). Apsnd pe bara de spaiu n momentul baterii unei litere, carul nu se deplaseaz. n felul acesta se poate scrie n acelai loc de mai multe ori aceeai liter. e) Sublinierea. Ea poate fi simpl sau dubl. n primul caz se folosete semnul special (liniua de subliniere), iar n al doilea caz semnul "egal", dup ce n prealabil a fost deplasat sulul cu o jumtate de rnd. Dac maina nu are semnul "egal" se subliniaz mai nti cu o singur linie i apoi, ridicnd puin sulul cu ajutorul dispozitivului de eliberare a sulului, se execut i cea de-a doua linie. Dup subliniere se readuce sulul n poziia iniial. Trstura de subliniere nu trebuie s depeasc cuvintele subliniate nici ntr-o parte, nici n cealalat. Exemplu: sublinierea (bine). Cnd se subliniaz mai multe cuvinte, linia nu se ntrerupe dup fiecare cuvnt, ci se scrie n continuare, subliindu-se att cuvintele ct i spaiile dintre ele. Exemplu: sunt de prere (bine). Exemple de evidenieri: MANUAL DE DACTILOGRAFIE

Manual de dactilografie MANUAL DE DACTILOGRAFIE

2.2.2. Enumerrile
Enumerrile ntr-un text pot fi de trei feluri: a) Enumerri de un rnd. Acestea urmeaz regula de scriere a alineatelor, lsndu-se la nceputul fiecrei enumerri spaiul fixat pentru alineate. Exemplu: Mainile de scrie se pot clasifica dup mai multe criterii: a) dup claviatur; b) dup sistemul de alimentare cu cearneal; c) dup vizibilitatea scrisului. Astzi se fabric numai maini cu claviatur normal, cu panglic i cu scris vizibil. b) Enumerri de mai multe rnduri . Acest fel de enumerri poate fi scris n dou feluri: - rndul nti cu spaiu de alineat, iar rndul sau rndurile urmtoare de la margine: Exemplu: Mainile de scrie se pot clasifica dup mai multe criterii: a) dup claviatur; b) dup sistemul de alimentare cu cearneal; c) dup vizibilitatea scrisului. Astzi se fabric numai maini cu claviatur normal, cu panglic i cu scris vizibil. - toate rndurile cu spaiu de alineat: Exemplu: Mainile de scrie se pot clasifica dup mai multe criterii: a) dup claviatur; b) dup sistemul de alimentare cu cearneal; c) dup vizibilitatea scrisului. Astzi se fabric numai maini cu claviatur normal, cu panglic i cu scris vizibil. ntre termenii unei enumerri se las distan normal. Rndurile aceluiai termen se scriu nedistanat. n cadrul unei enumerri pot exista i subenumerri (enumerri secundare. Ele se plaseaz n interiorul enumerrii principale, n aa fel nct caracterul de subordonare fa de aceasta s apar clar. c) Enumerri de mai multe coloane. Aezarea pe coloane este folosit cnd n termeni ienumerrii exist elemente comune. n acest caz pot fi folosite, pentru indicarea elementelor repetate, ghilimelele. Ghilimelele se bat sub prima liter a cuvntului repetat. Dispoziia pe coloane necesit urmtoarele operaii prealabile: - stabilirea numrului de coloane; - calcularea dimensiunii coloanelor.

2.2.3. Citatele
Citatele se scriu ntre ghilimele. Atunci cnd citatele sunt date n cadrul unei fraze sau sunt de dimensiune redus, scrierea ntre ghilimele este suficient pentru evidenierea lor. Dac ns textul citat este mai mare, este nevoie de o evideniere mai accentuat. Pentru aceasta se vor folosi urmtoarele procedee: - n lucrrile n care textul de baz este scris la un rnd, citatele se scriu la aceeai distan, dar cu intrnd; - n lucrrile scrise la 1

1 i 2 rnduri, citatele se scriu la un rnd, cu sau fr intrnduri; de 2

asemenea, ele pot fi scrise la aceeai distan ca i textele de baz, dar cu intrnd. Dac citatul reproduce numai un fragment dintr-o fraz, partea omis se noteaz prin trei puncte.

Indicarea locului de nde a fost luat textul citatului (sursa) se scrie ntre paranteze. Exemplu: "Rzul sta gnditor, luminat de foc (M. Sadoveanu). Ea poate fi fcut i prin note (trimiteri) n josul paginii. Punctul cu care se ncheie un citat se bate dup ghilimele sau, n cazul c se indic sursa, dup parantez.

2.2.4. Notele (trimiterile)

La unele texte exist n josul paginii aa-numitele trimiteri sau note. Notele se despart de text printr-o distan de dou rnduri, la mijlocul creia se traseaz, cu linia de subliniere, o linie despritoare, lung de 15-20 de diviziuni. Legtura ntre text i note se face prin cifre sau stelue (asteriscuri), care se scriu imediat dup cuvntul sau propoziia la care se refer, mai sus cu o jumtate de rnd sau cu un rnd. Dac lucrarea este scris la un rnd, ele se scriu pe acelai rnd, ntre paranteze. n notele din josul paginii, cifrele sau steluele se scriu pe acelai rnd cu nota respectiv. Numerotarea notelor se poate face n continuare pentru ntreaga lucrare sau pentru fiecare pagin n parte. Steluele se folosesc numai cnd sunt maximum trei note pe pagin. Ele se fac cu semnul + sau litera x minuscul (unele maini au un semn special pentru trimiteri: asteriscul: *). La textele cu note, o deosebit atenie trebuie acordat rezervrii spaiului necesar scrierii lor. n acest scop se poate marca foaia de hrtie cu un semn fcut cu creionul. Notele se pot scrie i la sfritul lucrrii sau al capitolului respectiv.

2.2.5. Formularele
Formularele sunt documente al cror text este n parte scris dinainte prin imprimare sau multiplicare dactilografic, restul urmnd s fie completat cu anumite date. Aici se ncadreaz aa-numitele cereri tip, chestionarele, facturile, diferite situaii etc. Locul care urmeaz s fie completat este nsemnat cu linii sau puncte. Formularele se completeaz ntr-un exemplar sau n mai multe exempoare. n cel din urm caz, o mare grij trebuie acordat potrivirii exacte, unul peste altul, a exemplarelor. Problema care se pune n scrierea formularelor este cea a potrivirii scrisului pe liniile indicate n formulare. Scrisul trebuie s fie aezat exact pe aceste linii. Distana ntre rndurile formularului necorespunznd celei de la maina de scris, scrierea trebuie potrivit la fiecare rnd cu ajutorul butonului de eliberare a sulului. n tabele se las liber un spaiu de cel puin o diviziune fa de linia vertical care desparte coloanele. Exist i formulare confecionate la maina de scris. Locurile care urmeaz s fie completate se nsemneaz cu puncte. ntre ultimul punct i cuvntul urmtor se las un spaiu; dac este cazul, se noteaz i semnul de punctuaie respectiv (virgula, n general). Exemplu: Subsemnatul .., domiciliat n municipiul .., strada ., nr. Dimensiunea spaiilor libere pentru completare este proporional cu textul care urmeaz s fie completat.

2.2.6. Acoladele
Acoladele se fac cu ajutorul parantezelor, btute una sub alta la distan de un rnd. Se recomand folosirea unui singur fel de paranteze: de deschidere cnd coninutul acoladei este la dreapta, de nchidere cnd coninutul ei este la stnga (caz rar). Pentru ntocmirea tabelelor cu acolade, calculul dimensiunilor acoladelor se face plecnd de la coloana cea mai ncrcat. De asemenea, este necesar s se fac i calcularea dimensiunilor orizontale ale

coninutului acoladelor, pe baza cuvintelor sau rndurilor celor mai lungi. Acoladele sunt desprite vertical prin intervale de cte un rnd, iar orizontal cu cte un spaiu fa de textul precedent i de cel urmtor. Textul de enunare a coninutului acoladei se scrie la mijlocul ei.

2.2.7. Semne accesorii

Punctele de conducere sunt punctele care leag o explicaie de cifra corespunztoare. Exemplu: Manuale de stenografie 106 exemplare. Steluele se folosesc pentru desprirea a dou capitole sau paragrafe. Se scriu cu smenul "plus" sau cu x minuscul. Unele maini sunt prevzute cu semn special. Semnul de sfrit se pune, dup cum l arat i denumirea, la sfritul unei lucrri, n cazurile cnd o asemenea indicaie este necesar. El poate fi realizat prin repetarea cratimei, a liniei de subliniere sau a altor litere sau semne, separat sau combinat. Se vor prefera combinaii simple. Semnul de continuare ( .. / .. ) se pune dup ultimul rnd al paginii, la mijlocul lui.

2.3. Tabele
Tabelele reprezint una din lucrrile dactilografice cele mai dificile. Pe lng unele forme simple, exist forme att de complexe din punct de vedere dactilografic, nct s-ar putea spune c ntocmirea tabelelor reprezint ntr-adevr piatra de ncercare a dactilografului.

2.3.1. Elementele unui tabel

Un tabel, orict de simplu ar fi, cuprinde urmtoarele elemente: titlul tabelului, capul de tabel (titlurile coloanelor), corpul tabelului.

2.3.1.1. Titlul tabelului

Titlul tabelului se scrie la fel ca titlul unui text, la mijlocul corpului tabelululi, de preferin cu majuscule.

2.3.1.2. Capul tabelului

Capul tabelului se compune din titlul coloanelor. El poate fi simplu sau complex, cu titluri comune mai multor coloane (cu mai multe etaje). nlimea capului tabelului este funcie de titlul cu cele mai multe rnduri. ntre titlul tabelului i capul tabelului se las dou sau trei rnduri, n funcie de mrimea tabelului.

2.3.1.3. Corpul tabelului

Corpul tabelului este format din coloane verticale i linii. Intersecia dintre coloan i linie se numete celula tabelului. Dimensiunea fiecrei coloane se stabilete funcie de termenul cel mai lung - inclusiv titlul - din coloana respectiv, adugndu-se i diviziunile necesare spaiului dintre coloane. La ntocmirea tabelelor se va cuta ca, n msura n care este posibil, s se realizeze o oarecare uniformitate i simetrie. Scrierea capului tabelului este recomandabil s se fac pe linie orizontal. Linierea orizontal a tabelului se face cu liniua de subliniere sau cu cea de unire; liniile de la nceputul i sfritul tabelului pot fi duble, folosind tasta cu semnul de egalitate. Linierea vertical se face cu creionul, dup scoaterea documentului din main. Dac un tabel este format din mai multe pagini, repetarea capului de tabel pe paginile urmtoare nu este necesar. Cnd coloanele sunt numerotate, se trec numai numerele lor.

Scrierea n celulele tabelului se face cu ajutorul tabulatorului.

3. Exerciii
Exerciiul 156 (marginile i distana ntre rnduri se stabilesc de ctre student, astfel ca textul dactilografiat s fie bine paginat); se copiaz textul de mai jos: TITLUL I DISPOZIII GENERALE Articolul 1 naltele Pri Contractante se angajeaz s respecte i s fac s fie respectat prezenta Convenie n toate mprejurrile. Articolul 2 n afara dispoziiilor care trebuie s intre n vigoare nc din timp de pace, prezenta Convenie se va aplica n caz de rzboi declarat sau de orice alt conflict armat, ivit ntre dou sau mai multe dintre naltele Pri Contractante, chiar dac starea de rzboi nu este recunoscut de una din ele. Convenia se va aplica, de asemenea, n toate cazurile de ocupaie total sau parial, a teritoriului unei nalte Pri Contractante, chiar dac aceast ocupaie nu ntmpin nici o rezisten militar. Dac una dintre Puterile n conflict nu e parte la prezenta Convenie, Puterile care sunt pri la aceasta vor rmne totui legate prin ea n raporturile lor reciproce. n afar de aceasta, ele vor fi legate prin Convenie fa de sus-zisa Putere, dac aceasta o accept i i aplic dispoziiile. Articolul 3 n caz de conflict armat, nereprezentnd un caracter internaional i ivit pe teritoriul uneia dintre naltele Pri Contractante, fiecare dintre Prile n conflict va trebui s aplice, cel puin, urmtoarele dispoziii: 1. Persoanele care nu particip direct la ostiliti, inclusiv membrii Forelor armate care au depus armele i persoanele care au fost scoase din lupt, prin boal, rnire, deterniune sau pentru orice alt cauz, vor fi n toate mprejurrile, tratate cu omenie, fr nici o deosebire cu caracter discriminatoriu bazat pe ras, culoare, religie sau credin, sex, natere sau avere sau orice alt criteriu analog. n acest scop, sunt i rmn prohibite, oricnd i oriunde, cu privire la persoanele menionate mai sus: a) atingerile aduse vieii i integritii corporale, mai ales omorul sub toate formele, mutilrile, cruzimile, torturile i chinurile; b) lurile de ostateci; c) atingerile aduse demnitii persoanelor, n special tratamentele umilitoare i njositoare; d) condamnrile pronunate i execuiile efectuate fr judecat prealabil, dat de un tribunal constituit n mod regulat, nsoit de garanii judiciare recunoscute ca indispensabile de ctre popoarele civilizate. 2. Rniii i bolnavii vor fi ridicai i ngrijii. Un organism umanitar imparial, aa cum este Comitetul Internaional de Cruce Roie, va putea s ofere serviciile sale Prilor n conflict. Prile n conflict se vor strdui, pe de alt parte, de a dispune intrarea n vigoare, prin acorduri speciale, a tuturor sau a unor pri din celelalte dispoziii ale prezentei Convenii. Aplicarea dispoziiilor care preced nu va avea efect asupra statutului juridic al Prilor n conflict. - ooOoo -

Exerciiul 157 (marginile i distana ntre rnduri se stabilesc de ctre student, astfel ca tabelul dactilografiat s fie bine paginat); se copiaz documentul de mai jos: ROMNIA MINISTERUL APRRI NAIONALE Unitatea Militar Nr. 01473 .. august 1999 Nr. .. - Sibiu TABEL NOMINAL cu cadrele care au servit masa gratuit la norme 10 n perioada 01.05 - 20.06.1999 Nr. crt. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Gradul 1 Plutonier Sergent major Plutonier Plutonier major Plutonier Plutonier Plutonier Sergent major Plutonier major Plutonier Plutonier Sergent major Numele i prenumele 2 Apostu Mitic Chelu Petrior Dobril Marian Dogariu Drago Frtat Iulian Florescu Gabriel Gheorghian Gabriel Hagiu Cristian Hangu Constantin Iftimie Sorin Motoc Dumitru Popa Valentin Numr de zile 3 40 35 40 38 40 40 40 39 40 38 40 39 Semntura 4

NESECRET Exemplar unic - nvmnt -

ntocmit Plutonier Vasile Vcaru

Verificat Cpitan Dan Condurat

4. Procesarea documentelor folosind maina de scris

Procesarea documentelor nseamn nu numai redactarea informaiilor n documente, ci i conservarea informaiilor prin conservarea documentelor.

4.1. Redactarea documentelor

A redacta nseamn a compune, a scrie un studiu, un act (document). Redactarea nseamn felul, forma n care est escris un document. Condiiile unei bune redactri nseamn exigenele de climat i profesionalitate a redactrii pe care le pretinde nevoia comunicrii clare, limpezi i corecte a informaiilor. Cerinele de calitate a textului scris pun n lumin clar condiiile care asigur calitatea ateptat a documentului fcut. Documentul redactat trebuie s fie uor de citit, s fie curat (fr greeli i corecturi grosolane) i s corespund scopului pentru care este fcut.

De reinut: documentul redactat este oglinda persoanei care a redactat-o i, dac persoana respectiv este funcionarul instituiei, atunci documentul respectiv este i oglinda instituiei. Condiiile generale ale unei bune redactri se poate spune c sunt premisele unui document bine fcut. Rspunsul la ntrebarea: "Cum trebuie s fiu, ce trebuie s am, ce reguli trebuie s respect?" conduce la determinarea condiiilor generale ale unei bune redactri. Prin urmare, condiiile generale ale unei bune redactri se refer la: - starea de sntate i prfesionalitate a operatorului dactilograf; - starea de dotare i ordine a locului activitii de birou; - regimul de disciplin intern. Simplu zis, o bun redactare depinde de: strile de capacitate ale operatorului dactilograf (de dispoziie pentru lucru i de capacitate de performan a acestuia); - starea de funcionare a mainii de scris; calitatea aprovizionrii cu consumabile (panglic de scris, hrtie de scris de calitate); - climatul de lucru n birou (ordine; linite; fiecare s fac ale sale fr s se amestece n toate, fr s deranjeze i fr s fie deranjat); - capacitatea de disciplin exersat n unitate (respectarea orarului de lucru i a programului de relaii cu alte compartimente, punctualitatea). Condiia cea mai general de care depinde o bun redactare este aceasta: profesionalitatea practicat n ordine. n agitaie, n grab, n ruti nu se poate face nimic bun, nici o redactare bun a documentelor. Ca s pot redacta bine: mintea trebuie s fie concentrat pe lucrul ei, s fie neamestecat cu alt egriji i ruti. Nu poi scrie bine atunci cnd despre cineva (despre un coleg, de pild), orice ar fi fcut, gndeti ru, pentru c n loc s te concentrezi pe lucrul tu, te ceri n gnd cu acela! i te mai miri c faci greeli! Ca s redactez bine, trebuie s tiu s redactez, adic trebuie s cunosc regulile de ortografie i ortoepie i s am deprinderi corecte de dactilografie. Ortografie nseamn a scrie corect, iar ortoepia nseamn pronunarea corect a cuvintelor.

4.1.1. Condiiile generale ale unei bune redactri a documentelor

Redactarea unui document nseamn att conceperea i scrierea unui manuscris, a unui document ct i dactilografierea. Sunt rare cazurile cnd cineva poate redacta un document direct la maina de scris. Facilitile pe care le confer calculatorul permit redactarea direct pe calculator a documentelor, cci pn la scoaterea pe imprimant a acestuia, textul de coninut poate fi prelucrat pn la perfeciune n mediul intern al calculatorului. Cu maina de scris e mai greu. Dac se redacteaz direct pe maina de scris, lucrarea respectiv se numete "lucrare n curs de redactere" i, pentru ca s se poat face completrile i modificrile necesare, rndurile se scriu la o distan mai mare de dou rnduri. nainte de a fi dactilografiat, documentul se obinuiete (i e bine aa!) s fie redactat n manuscris, pe care se pot face manual modificri i corecturi pn la desvrirea calitativ a lucrrii. n cele ce urmeaz nu m refer la etapele redactrii manuscrisului documentului, ci la etapele dactilografierii acestuia. De la primirea manuscrisului i pn la predarea documentului dactilografiat se succed mai multe etape n activitatea operatorului dactilograf, care n sintez, sunt: - acomodarea cu textul manuscris i identificarea cuvintelor scrise neclar; - stabilirea sortimentului i formatului hrtiei, a marginilor textului dactilografiat, a distanei dintre rnduri i a caracterului literelor; - dactilografierea textului documentului, respectnd regulile n materie; - corectarea greelilor; - luarea n eviden a documentului dactilografiat i predarea lui pe baz de semntur.

4.1.2. Etapele redactrii unui document

Redactarea unui document nseamn att conceperea i scrierea unui manuscris, a unui document ct i dactilografierea. Sunt rare cazurile cnd cineva poate redacta un document direct la maina de scris. Facilitile pe care le confer calculatorul permit redactarea direct pe calculator a documentelor, cci pn la scoaterea pe imprimant aacestuia, textul de coninut poate fi prelucrat pn la perfeciune n mediul intern al calculatorului. Cu maina de scris e mai greu. Dac se redacteaz direct pe maina de scris, lucrarea respectiv se numete "lucrare n curs de redactere" i, pentru ca s se poat face completrile i modificrile

necesare, rndurile se scriu la o distan mai mare de dou rnduri. nainte de a fi dactilografiat, documentul se obinuiete (i e bine aa!) s fie redactat n manuscris, pe care se pot face manual modificri i corecturi pn la desvrirea calitativ a lucrrii. n cele ce urmeaz nu m refer la etapele redactrii manuscrisului documentului, ci la etapele dactilografierii acestuia. De la primirea manuscrisului i pn la predarea documentului dactilografiat se succed mai multe etape n activitatea operatorului dactilograf, care n sintez, sunt: - acomodarea cu textul manuscris i identificarea cuvintelor scrise neclar; - stabilirea sortimentului i formatului hrtiei, a marginilor textului dactilografiat, a distanei dintre rnduri i a caracterului literelor; - dactilografierea textului documentului, respectnd regulile n materie; - corectarea greelilor; - luarea n eviden a documentului dactilografiat i predarea lui pe baz de semntur.

4.1.2.1. Acomodarea cu textul manuscris

Acomodarea cu textul manuscris este un proces intelectual care presupune citirrea liber a documentului avnd de fa pe atuorul mansucrisului. Pentru ca documentul s corespund exigenelor de calitate este important s nu existe nici o neclaritate cu privire la textul manuscrisului! Operatorul dactilograf est ebine s scrie cu mna lui pe marginea manuscrisului cuvintele neclare identificate n text i explicitate de autor.

4.1.2.2. Stabilirea sortimentului i formatului hrtiei

Stabilirea sortimentului i formatului hrtiei este n funcie de dimensiunea textului i de destinaia lui. De exemplu, pentru o adres ctre cineva cuprinznd cteva fraze ori pentru o adeverin se alege o hrtie format A.5; pentru un material documentar se alege o hrtie format A.4; pentru situaii centralizatoare mari se alege o hrtie avnd formatul cuprins n intervalul A.1 - A.3. Dimensiunea documentului i destinaia lui sunt criterii care impun un anumit format i sortiment de hrtie. Este adevrat, c atunci cnd nu avem sortimentul de hrtie adecvat, vom ncerca s dactilografiem pe hrtia pe care o avem ,dar va suferi calitatea documentului (calitatea redactrii lui). Marginile textului, distana dintre rnduri i caracterul literelor se stabilesc n funcie de destinaia documentului, exigenele copierii, ndosarierii, transportului i, cel mai important, ale asigurrii comunicrii informaiei n chip clar i simplu. Important: La stabilirea marginilor pentru documentele care presupun nscrisul rezoluiei comandantului ori a unei propuneri (cum este cazul unui raport, de pild) se urmrete ca marginea din partea stng s fie suficient de mare (circa un sfert din limea paginii). De asemenea, unele documente care urmeaz s fie multiplicate la copiator se impune s aib marginea din dreapta de circa 1 cm. n ce privete distana dintre rnduri, exist regula dup care: lucrrile pentru publicare se scriu la dou rnduri; celelalte lucrri se scriu, n mod obinuit, la un rnd i jumtate sau la un rnd. n acest din urm caz, ntre aliniate (paragrafe) se las interval dublu. Intervalele mai mari de dou rnduri se folosesc la scrierea lucrrilor n curs de redactare, pentru a se putea face modificrile i completrile necesare.

4.1.2.3. Dactilografierea textului documentului, respectnd regulile n materie

Dactilografierea textului documentului este actul propriu-zis de transformare a manuscrisului n document, n act ce se poate pune n circulaie ca purttor de mesaj. Simt c trebuie s spun aa: dactilografierea este arta operatorului dactilograf de a transforma un manuscris n document prin mijlocirea tehnicii dactilografice (a mainii de scris i regulilor ei de folosire). La dactilografierea textului atenia se ndreapt nu asupra vitezei de scris, ci tocmai asupra corectitudinii scrisului. Are i viteza importan, dar nu aceasta este relevant pentru claitatea documentului, cci nimeni citind un text dactilografiat nu vede viteza cu care a fost scris, ci vede corectitudinea cu care a fost scris! Textul dactilografiat poart n el amprenta personalitii operatorului dactilograf; el vorbete n ascuns despre capacitatea de stpnire de sine a operatorului n realizarea lucrrii i despre responsabilitaea lui! n ce privete viteza cu care dactilografiez textul, aceasta vine pe msura exerciiului dactilografic.

4.1.2.4. Corectarea greelilor

Corectarea greelilor este actul de control personal al operatorului dactilograf asupra lucrrii pe care o execut, ce se finalizeaz cu operaia de corectare ori nlturare a greelii strecurate n text. Ce este greeala? n raport cu manuscrisul, greeala este scriere aunui alt cuvnt dect cel din manuscris, este omiterea unui semn de punctuaie ori a unei litere. Operatorul dactilograf trebuie s realizeze n opera dactilografic conformitatea cu textul din manuscris. De asemenea, tot greeal este i desprirea greit a cuvintelor la margine de rnd, folosirea incorect a prescurtrilor i simbolurilor, etc. De reinut: cauza greelilor rezid n fiecare din urmtoarele slbiciuni, ca i n toate laolalt: neatenia, graba, grijile strine de activitatea ce se execut, palavrageala n timpul lucrului, ntreruperea deas i nejustificat a lucrului i altele asemenea. Dup gravitatea lor, greelile dactilografice pot fi mprite n greeli remediabile fr s afecteze calitatea documentului realizat i greeli iremediabile (care comport rescrierea complet a documentului). Se poate uor vedea c atunci cnd s-a omis o virgul, o liter, ori s-a btut greit o liter, cu autorul lamei i radierii se poate terge greeala i corecta fr s fie afectat acurateea lucrrii. Dar atunci cnd se omite un cuvnt, o propoziie, ori se scrie greit ordinea unei enumerri i altele asemenea, calea de corectare a greelii este rescrierea de la nceput a documentului. Este adevrat, aadar, c lipsa de rnduial, de disciplin i concentrare n lucru afecteaz calitatea, eficiena, economicitatea i productivitatea activitii dactilografice. Cauza greelilor trebuie cutat ntotdeauna numai n incapacitatea de a ine n fru slbiciunile care se opun activitii de serviciu! De reinut: A preda o lucrare dactilografic cu greelile necorectate este un act de dezonoare personal, de ruine! Persoana care se respect pe sine i respect i pe cei pe care i servete cu lucrarea lui nu-i permite s predea lucrul fcut avnd greeli grosolane ori avnd corecturi grosolane!

4.1.2.5. Luarea n eviden a documentului dactilografiat i predarea lui pe baz de semntur

Conform regulilor n vigoare (vezi I.D.S.-92, art. 54), documentele secrete de stat sau secrete de serviciu (uz intern) rezultate n urma dactilografierii se nregistreaz n Registrul de eviden a documentelor dactilografice (Anexa nr. 2). Practic, documentul dactilografiat, dup nregistrarea n Anexa nr. 2, primete un numr din registrul Anexa nr. 2. Acest numr constituie evidena primar adocumentului dactilografiat i se nscrie, conform art. 60 (I.D.S.-92) pe toate exemplarele documentului dactilografiat, la sfritul ultimei pagini cu text precum i pe prima pagin a documentului n urmtoarea form (conform I.D.S.-92, art. 60): RD.245.M/B 125 din 24.01.1999 I.C./D.M./3 ex., unde: RD nseamn "Registrul dactilograf"; 245 nseamn numrul de nregistrare din Registrul de dactilografiere; M nseamn destinaia documentului; B 125 nseamn numrul de nregistrare al Registrului de dactilografiere; 24.01.1999 nseamn data dactilografierii; I.C./D.M. nseamn iniialele numelui i prenumelui persoanelor care au redactat i dactilografiat documentul; 3 ex. nseamn "trei exemplare". Luarea n eviden a documentului dactilografiat se continu la compartimentul D.S., unde se nsecrie n Anexa nr. 4 i primete un numr corespunztor cu care poate fi pus n circulaie, funcie de destinatar.

4.2. Corespondena 4.2.1. Definirea conceptului de "coresponden"

Prin coresponden se nelege n general activitatea de schimb de scrisori. Scrisoarea este un nscris executat de o persoan numit expeditor, indiferent pe ce suport este coservat, avnd un coninut de informaii (idei, mesaje) cu valoare pentru o alt persoan numit destinatar.

4.2.2. Scrierea adresei pe plic

Schimbul de scrisori este, de regul, intermediat de un serviciu specializat, numit serviciu potal, care, n schimbul unei taxe (de regul valoarea timbrului care se aplic pe plic!): colecteaz, sorteaz, transport i distribuie scrisorile ntre corespondeni. Pentru serviciul potal are importan adresa care trebuie s fie scris cu claritate pe plic. Ce este adresa? Adresa este nscrisul de pe plic coninnd indicaii precise care privesc pe destinatar: - numele i prenumele; - indicaii privind domiciliul acetuia (localitatea, strada, numrul, apartamentul, judeul, codul localitii); - indicaii cu privire la regimul de confidenialitate al scrisorii (dac este cazul): "SE DESCHIDE PERSONAL", "CONFIDENIAL-PERSONAL". Totodat, sunt importante pentru serviciul potal i informaiile cu privire la expeditor (numele i prenumele, domiciliul), mai ales pentru cazul c scrisoarea are regim de recomandat, ceea ce nseamn un regim special de eviden i transport a acestuia. Atunci cnd corespondenii sunt persoane juridice (n cazul nostru: Unitii Militare), adresa este nscrisul de pe plic cuprinznd indicaii precise cu privire la sediul unitii i persoana creia i este adresat scrisoarea, regimul de confidenialitate i caracterul de secret ori nesecret al scrisorii. Exerciiul 158: Comandantul U.M. Nr. 01473 - Sibiu trimite comandantului U.M. Nr. 01433 din Focani, pe nume: Octavian Stnescu, colonel, o invitaie s participe la Sesiunea de comunicri tiinifice din 10 noiembrie 1998. Scrisoarea nu are caracter secret, iar comandantul dorete ca aceasta s fie primit i citit numai de persoana creia este adresat. Se cere: S se conceap adreas destinatarului i s se scrie aceasta pe plic, folosind maina de scris mecanic.

4.2.3. Elementele-cheie ale unei scrisori

O scrisoare oficial se deosebete de o scrisoare obinuit. Scrisoarea obinuit este un nscris avnd caracter personal, adresat prietenilor ori familiei. Scrisoarea oficial este un nscris avnd caracter oficial, adresat de oficialii instituiilor ctre omologii lor din alt einstituii ori ctre petiionarul particular. Scrisoarea oficial are un regim deosebit de eviden. Iat, de pild, o persoan, pe nume Dumitru Iulian, fost cadru activ al armatei, a fcut o scrisoare (un raport) ctre M.Ap.N. solicitnd reactivarea sa. M.Ap.N. i comunic n rspuns c este de acord cu cererea, dar cu condiia s dea un examen la coala de Aplicaie pentru Artilerie i Rachete. coala este prevenit de aceasta i, atunci cnd este solicitat de mai sus numitul petiionar, i scrise condiiile de examne i perioada cnd are loc examenul. Adresa scris de coala de Artilerie ctre persoana petiionar este o adres oficial. Scrisorile care circul ntre instituii i petiionar, precum i ntre instituii sunt scrisori oficiale. Elementele-cheie ale unei scrisori oficiale sunt: 4.2.3.1. Antetul; 4.2.3.2. Categoria de secret; 4.2.3.3. Numrul de exemplare; 4.2.3.4. Seria tampilei de expediie; 4.2.3.5. Datele de nregistrare; 4.2.3.6. Datele destinatarului; 4.2.3.7. Coninutul mesajului; 4.2.3.8. Semntura comandantului (conductorului) instituiei.

nscrierea pe document ea acestora se face conform modelelor artate n Instruciunile I.D.S.-92, la anexele 21-23 (vezi I.D.S.-92, art. 40, 41, anexele 21, 22, 23). Exerciiul 159: coala de Aplicaie pentru Artilerie i Rachete ntiineaz pe domnul dumitru Iulian printr-o scrisoare (adres) c examneul de verificare a cunotinelor n vederea rechemrii n activitate se va desfura n perioada 6.10 iulie 1998 i va consta n examene la urmtoarele discipline: - Tragerile artileriei i topogeodezie artileristic; - Tactic i cercetare de artilerie; - Cunoaterea armamentului, aparaturii i instrucie la armamentul de artilerie. Se cere: Redactai adresa ctre domnul Dumitru, nscriind elementele scrisorii conform instruciunilor n vigoare. Iat un model: ROMNIA MINISTERUL APRRII NAIONALE coala de Aplicaie pentru Artilerie i Rachete "Ioan Vod" Nr. Din.. Sibiu Domnului, Dumitru Iulian V comunicm prin prezenta c examenul de verificare a cunotinelor dumneavoastr n vederea rechemrii n activitate se va desfura n perioada 06-10 iulie 1998 i va consta n examen la urmtoarele discipline: - Tragerile artileriei i topogeodezie artileristic; - Tactic i cercetare de artilerie; - Cunoaterea armamentului, aparaturii i instruciei la armamentul de artilerie. COMANDANTUL COLII DE APLICAIE PENTRU ARTILERIE I RACHETE Colonel, NECULAI ROTARU Exerciiul 160: Redactai un raport personal ctre Comandantul colii de Aplicaie din Sibiu, prin care solicitai admiterea la concursul de ocupare a postului de ef compartiment D.S. Specificai c Raportul este un "Exerciiu pentru nvmnt".

Exerciiu pentru nvmnt NESECRET Exemplar Nr.

4.2.4. Primirea, distribuirea i expedierea corespondenei 4.2.4.1. Primirea corespondenei

Sediul normativ: I.D.S.-92, art. 17, 75, 83, 84, 85, 86, 87, 114, 129. Conform I.D.S.-92, art. 192, personalul compartimentului D.S., la primirea corespondenei este obligat s verifice dac au fost respectate regulile privind transportul documentelor i s raporteze efului de stat major neregulile constatate. Potrivit art. 84 (I.D.S.-92), personalul compartimentului D.S. semneaz n borderoul (condica) curierului, nscriind data i ora primirii, numai dup ce a verificat exactitatea datelor nscrise pe plicuri i a seriei tampilei de expediie aplicate pe acestea i s-a convins c sunt intacte i c documentele sunt adresate unitii (v. i art. 17, lit. "a").

Orice suspiciune privind violarea plicurilor se raporteaz efului de stat major (art. 85). Acesta va numi un ofier, din cei care au atribuii pe linia activitii cu documente secrete, care, mpreun cu eful compartimentului D.S. i cu persoanele care au transportat documentele, vor cerceta cazul, iar concluziile se consemneaz ntr-un act de constatare ntocmit n dou exemplare, din care unul se trimite unitii expeditoare. Dup preluarea corespondenei, personalul D.S. procedeaz la o prim triere a ei, folosindu-se de indicaiile nscrise pe plicuri. Astfel, se pun separat: - plicurile cu regim de tranzit; - plicurile cu regim normal de distribuire. Cele din urm, la rndul lor, se triaz dup cum au sau nu meniunea: "CONFIDENIAL-PERSONAL" sau "SE DESCHIDE PERSONAL". Ultima operaie n cadrul primirii corespondeei este luarea n eviden a plicurilor i documentelor.

4.2.4.1.a. nregistrarea corespondenei cu regim de tranzit

Anumite informaii, destinate scopurilor operative, de mobilizare, de cifru i de contraspionaj, se bucur de un regim de protecie deosebit. La aceste informaii are acces un personal determinat strict care-i desfoar activitatea n compartimente cu sistem separat de eviden a documentelor. Corespondena destinat acestor compartimente are itinerarul: unitate expeditoare - curieri - staia de adunare - expediere curieri - unitate primitoare, care, prin D.S. (ca staie de tranzit) se remite destinatarului - care este un compartiment cu sistem separat de eviden a documentelor. Regimul de tranzit este totalitatea regulilor care asigur trecerea corespondenei de la expeditor la beneficiarul autentic prin staia de tranzit (primire-distribuire). Prin urmare, acest tip de coresponden nu se nregistreaz la compartimentul D.S. ca celelalte documente. Conform art. 17 b i art. 86, personalul D.S., fr s deschid plicurile cu documente operative, de cifru, mobilizare i cele pentru organul de contraspionaj, nscrie plicurile n Registrul pentru evidena documentelor tranzitate (Anexa 8), completnd rubricile de la 1 la 5.

4.2.4.1.b. nregistrarea corespondenei cu regim normal de distribuire, avnd caracter confidenial

Conform art. 89, plicurile care au astfel de meniuni, precum i cele care urmeaz s fie cunoscute de o anumit persoan, se nregistreaz n Registrul anexa nr. 4, completndu-se rubricile 1-5, concomitent aplicnd tampila de intrare pe plic. Datele de la rubricile 6, 7, 8, 9, 10 se vor scrie mai trziu, dup ce documentul a fost citit i rezolvat de persoana determinat.

4.2.4.2. Distribuirea corespondenei n interiorul unitii

Sediul normativ: I.D.S.-92, art. 17, lit. "b", "c"; 86, 88, 89. Distribuirea corespondenei este operaiunea prin care beneficiarul intr n posesia informaiilor care l privesc. n aceast operaiune este hotrtoare decizia comandantului, exprimat n rezoluia ce se scrie pe marginea documentului.

4.2.4.2.a. Distribuirea corespondenei n regim de tranzit

eful compartimentului D.S., dup operaiunea de primire a corespondenei, anun pe eful compartimentului destinatar s se prezint la biroul D.S. pentru ridicarea corespondenei. La sosirea acestuia, eful compartimentului D.S.: - nscrie n Anexa nr. 8, ziua, luna i ora predrii corespondenei i numele persoanei care primete corespondena; - prezint corespondena persoanei respective s o verifice i o pred pe baz de semntur n rubrica 10 din Anexa nr. 8.

4.2.4.2.b. Distribuirea corespondenei n regim normal i neconfidenial

eful compartimentului D.S., dup operaiunea de primire a corespondenei, se prezint la comandant. Pentru documentele ce-l privesc, aflate n coresponden, comandantul semneaz de primire n Registrul de eviden a documentelor (Anexa nr. 4). Pentru celelalte documente din coresponden, comandantul semneaz n Anexa nr. 3 a compartimentului D.S. Aceste documente urmeaz s fie studiat ede comandant, dup care el va decide cui va reveni fiecare document spre rezolvare. Comandantul scrie

rezoluia sa pe document, apoi cheam pe eful compartimentului D.S. s preia documentele pe baz de semntur n Anexa nr. 3 a acestuia (a comandantului). ntors la compartimentul D.S., eful D.S.: - semneaz n Anexa nr. 3 a sa de restituirea documentelor; - informeaz, pe baza rezoluiei comandantului, persoana care trebuie s primeasc documentul pentru rezolvare. La sosirea persoanei abilitate s primeasc un document din coresponden, personalul compartimentului D.S. execut urmtoarele: - nscrie n Anexa nr. 4 la rubrica 14: data, gradul, numele i prenumele persoanei care primete documentul; - pred documentul acelei persoane, solicitndu-i semntura la rubrica nr. 14 din Anexa nr. 4.

4.2.4.2.c. Distribuirea corespondenei n regim normal i confidenial

Dup primirea acestor documente, conform art. 89, eful compartimentului D.S. informeaz persoana creia i este adresat plicul. La sosirea acestuia, eful D.S.: - nscrie n Anexa nr. 4, la rubrica a 14a, data, gradul, numele i prenumele persoanei care primete plicul; - pred plicul acelei persoane, solicitndu-i semntura la rubrica nr. 14 din Anexa nr. 4. Persoana beneficiar a plicului conficenial, dup deschiderea plicului este obligat: - s nscrie pe documente i anexe numrul la care a fost nregistrat plicul nchis, apoi, - s comunice compartimentului D.S. compunerea i coninutul sumar al acestora. Potrivit art. 315, rubrica "Coninutul sumar" ("Denumirea i destinaia"), din registrele de eviden va fi completat astfel nct s reflecte ct mai fidel titulatura i problematica la care se refer documentul, inclusiv anexele.

4.2.4.3. Expedierea corespondenei

Conform art. 74, toate exemplarele documentelor ntocmite, dup ce au fost semnate de cei n drept, se predau compartimentului D.S. pentru nregistrarea n Registrul de eviden a documentelor (Anexa nr. 4). eful compartimentului D.S. primete lucrarea mea semnnd n Anexa nr. 3 unde eu le-am luat n eviden pe baza numrului atribuit la dactilografiere (R.D. Nr. .). n acest fel eu m-am descrcat de lucrare! La compartimentul D.S., n continuare, se procedeaz la nregistrarea lucrrii (art. 75-80), mpachetarea (art. 106-111), adresarea, sigilarea i predarea ei curierului pentru a fi transportat la destinatar. Plicul se sigileaz utiliizndu-se tampila tip expediie. Dac plicul conine document estrict-secrete de importan deosebit, se folosete sigiliul de cear sau de plumb cu serie (art. 81). Se are n vedere menionarea pe plic - dac e necesar - c respectiva scrisoare are caracter confidenial (art. 82).

4.3. Clasarea actelor i documentelor 4.3.1. Clasarea documentelor

Clasarea documentelor este parte a operaiunii generale de procesare a documentelor i informaiilor din documente nsemnnd aciunea de aranjare, mprire, rnduire a documentelor (dup caractere distinctive) pe clase sau pe categorii. A clasa documentele mai nseamn a le tria, dar i a le ndosaria. Dintr-o alt persoepctiv, a clasa documente nseamn a scoate din uz, adic a distruge documente care din diferite motive nu mai sunt necesare. Activitatea de clasare a documentului trebuie s fie studiat la nivelul Biroului (compartimentului) D.S., ca Birou de specialitate, dar i la nivelul celorlalte birouri (compartimente) din structura organizatoric a unitii, n legtur nemijlocit cu nevoia de protecie a informaiilor vehiculate i conservate n respectivele documente i cu preocuparea de a conferi lucrului cu documentele: siguran, eficien, oportunitate, calitate i perspectiv. Practic, ceea ce se evalueaz n aciuea de clasare a documentelor este informaia din punct de vedere calitativ i importana informaiei pentru buna funcionare a sistemului n interiorul cruia circul asigurnd comunicarea.

Clasarea documentelor este, prin urmare, un proces de triere i repartizare a documentelor dup criterii prestabilite nsoit de procedurile de eviden a acestora la nivelul claselor de documente constituite.

4.3.2. Criterii de clasare a documentelor 4.3.2.1. Criterii de clasare a documentelor la primire

Biroul Documente Secrete al unitii este compartimentul specializat (profesionalizat) care preia, triaz i distribuie corespondena (adic documentele primite n plic de la diveri expeditori). ntre momentul prelurii corespondenei i cel al distribuirii ei se consum momentul semnificativ pentru ceea ce numim clasarea (trierea) documentelor primite n vederea distribuirii lor la beneficiari. Criteriile care, n operaiunea de triere, aaz documentele pe categorii conform cu nevoile de distribuire sunt indicaiile specificate pe adres i care se refer la regimul de distribuire (tranzit sau normal) i la caracterul de confidenialitate. Este folositor ca la compartimentul D.S. s existe attea cutii (ldie) cte feluri de coresponden se primete: - cutia plicurilor cu regim de tranzit, compartimentat funcie de numrul de birouri care au sistem separat de eviden a documentelor; - cutia plicurilor cu regim normal de distribuire, compartimentat funcie de regimul de confidenialitate (confidenial i neconfidenial).

4.3.2.2. Criterii de clasare a documentelor care se ndosariaz

ndosarierea este activitatea de birou (de procesare a documentelor) nsemnnd crearea unei uniti arhivistice prin gruparea documentelor cu coninuturi de aceeai valoare, care au acela itermen de pstrare. Mai multe uniti arhivistice (dosare) constituie fondul arhivistic al unitii. Aceast definiie a clasrii n dosare a documentelor pune la ndemna funcionarului (secretarului) elementele de identificare a criteriilor operaionale de clasificare cu acest scop a acestora, anume: valoarea documentului i termenul de pstrare. Valoarea documentului este dat de importana informaiilor pe care le conine. n funcie de importana informaiilor pe care le conin, documentele se categorisesc (clasific) n: secrete de serviciu (uz intern), secrete, strict-secrete i strict- secrete de importan deosebit (v. I.D.S.-92, art. 36 i 75). Termenul de pstrare este un criteriu de clasificare a documentelor i reprezint un interval de timp, prestabilit pe cale de regulament, n limita cruia documentul se prevede s fie pstrat. Termenul de pstrare este asociat tipului (domeniului) de activitate cruia folosesc informaiile conservate n documentele respective. Sistematiznd, se pot identifica, prin urmare, urmtoarele criterii operaionale de clasare n dosare a documentelor: a) criteriul problemelor de aceeai valoare ale compartimentului de activitate care constituie dosarul; b) criteriul importanei documentelor: strict-secret de importan deosebit, strict-secret, secret, secret de serviciu, nesecret. c) criteriul termenului de pstrare; d) alte criterii: alfabetic, pe corespondeni, geografic etc.

4.3.3. Metodologia clasrii (ndosarierii)

Metodologia ndosarierii nchipuie ansamblul de instrumente i modul d efolosire a lui pentru realizarea clasrii n dosare a documentelor.

4.3.3.1. Instrumentele clasrii (ndosarierii) documentelor

Instrumentele cu ajutorul crora se face clasare n dosare a documentelor sunt (v. I.A.- 84, art. 177): a. Registrul de eviden a documentelor (Anexa nr. 4), la intrare i ieire; b. Nomenclatorul dosarelor; c. Indicatorul termenelor de pstrare a documentelor; d. Inventarul dosarelor; e. Registrul de eviden curent a inventarului arhivei.

a. Registrul de eviden a documentelor (Anexa nr. 4)

Registrul de eviden a documentelor (la intrare sau la ieire) este instgrumentul de baz care s efolosete pentru identificarea documentelor n dosare. n acesta se face prima operaie de luare n eviden arhivistic a documentelor primite, copiilor documentelor expediate i a documentelor pentru documentare interioar. Dup nregistrarea i rezolvarea documentelor, acestea se grupeaz n dosare dup criteriul probelemelor de aceeai valoare, avnd acelai termen de pstrare conform indicatorului de termene i al nomenclatorului dosarelor.

b. Nomenclatorul dosarelor
Nomenclatorul dosarelor este o list cu denumirea dosarelor constituite ntr-o unitate de ctre compartimentele de activitate, n care documentele se grupeaz dup informaii de aceeai valoare i cu acelai termen de pstrare.

c. Indicatorul termenelor de pstrare a documentelor

Indicatorul termenelor de pstrare a documentelor este un tabel sistematic, creat de ctre Statul Major General, unde grupele de documente existente ori create sunt ordonate pe activiti i termene de pstrare. Grupele de documente cuprinse n indicator nu sunt i titluri de dosare.

d. Inventarul dosarelor
Inventarul dosarelor este un tabel care cuprinde numrul dosarului dup nomenclator, coninutul pe scurt al dosarului, numrul de file, poziia din indicator i termenul de pstrare. Acesta este instrumentul de baz unic pentru evidena arhivei unitii i se ntocmete pe termene de pstrare. Funcie de termene, se creeaz dou inventare: - inventarul pentru dosare cu termene de pstrare permanent (25 de ani i mai mult); - inventarul pentru dosare cu termene de pstrare temporar (pn la 25 de ani exclusiv).

e. Registrul de evidend curent a inventarelor arhivei

Registrul de eviden curent a inventarelor arhivei este locul unde se nregistreaz, la categoria documentelor secret de serviciu, inventarele dosarelor, scrise la main pe hrtie de bun calitate i aprobate de eful de stat major al unitii.

4.3.3.2. Modalitatea de lucru la ndosariere

a) Documentele se grupeaz n dosar n ordinea cronologic, pe probleme, ncepnd cu numrul cel mai mic de nregistrare; documentele din ianuarie s fie la nceputul dosarului, iar cele din decembrie s fie la sfritul lui. Gruparea documentelor pe probleme nseamn aezarea documentului de baz, care determin o aciune, mpreun cu actele i corespondena rezultat: anexe, rapoarte, referate, rspunsuri, etc. Sunt cazuri cnd documentele pot fi grupate n dosar i dup alte criterii: alfabetic, pe corespondeni, geografic etc. b) Dosarul se constituie avndu-se grij s nu aib mai mult de 3000 file i mai puin de 250 file. Atunci cnd documentele adunate numr mai mult de 300 de file, se creeaz volume suplimentare pn la 300 file fiecare. c) Numerotarea fiecrui dosar i a fiecrui volum de dosar se face n mod separat, ncepnd cu cifra 1. Numerotarea filelor se face n colul din dreapta sus, fie mecanic, fie cu creion negru. Foaia de titlu, fila de certificare i copertele dosarului nu se numeroteaz. d) Documentele grupate n dosar se leag n coperte de carton flexibil i de bun calitate. Att pe coperta dosarului ct i pe foaia de titlu (copia fidel a copertei) a fiecrui dosar se scrie cite, fr prescurtri, curat, cu cerneal (tu) de bun calitate: - denumirea unitii care creeaz dosarul; - denumirea complet a compartimentului care constituie dosarul; - categoria dosarului; - numrul dosarului dup nomenclatura i anul de creare; - numrul volumului; - coninutul dosarului;

- data nceperii, care corespunde celui mai vechi document; - data ncheierii, care corespunde celui mai nou document; - numrul filelor; - termenul de pstrare; - poziia din indicator; - numrul curent la care este inventariat. e) Se interzice introducerea de documente avnd categoria de secret mai mare n dosare cu categoria de secret mai mic. Documentele cu categoria de secret mai mic pot fi introduse n dosarele cu categoria de secret mai mare n cazul cnd au legtur cu problemele la care se refer acestea. f) La constituirea dosaruli se ndeprteaz filele nescrise, acele, agrafele, capsele, inele i, n genere, orice element metalic care oxideaz i provoac distrugerea documentelor prin coroziune. g) Coaserea documentelor n dosar se face n aa fel nct s se poat citi deplin i fr eforturi textul, rezoluiile, avizele etc. h) Documentele care se introduc n dosar se recondiioneaz dac prezint ndoituri, degradri fizicomecanice (sfieturi, rupturi, tieturi la ndoituri). i) La terminarea constituirii dosarului, dup ultimul document, se adaug o fil alb pe care se face certificare dosarului i care va avea, pentru dosarele secrete, urmtorul nscris: "31.12.1997 Prezentul dosar conine 289 (dou sute optzeci i nou) file. FURIER EF MNUITOR D.S. AL REGIMENTULUI 120 MECANIZAT Plutonier GHEORGHE COCA" Autenticitatea acestei certificri se face prin aplicarea tampilei rotunde, cu stem, a unitii. Pentru dosarele secrete se aplic tampila cu denumirea n clar a unitii; pentru cele nesecrete, tampila cu indicativul numeric al unitii. j) dac dosarul conine documente importante care se consult frecvent, atunci se ntocmete un opis interior, care se coase imediat dup foaia de titlu i se completeaz pe msur ce se introduce documentele n dosar; se numeroteaz separat de filele dosarului i se ncheie dup ultima nscriere.

4.3.4. Acte normative n vigoare privind clasarea actelor i documentelor

- Instruciuni privind elaborarea, multimplicarea, evidena, mnuirea, distrugerea i transportul documentelor n armat i asigurarea proteciei informaiilor militare n activitatea de informare public (I.D.S.-92), 1992; - Instruciuni arhivistice (I.A.-84), 1984; - Dispoziia Secretarului de Stat i ef al Statului Major General privind unele msuri de mbuntire a activitii de protecie a informaiilor, S/SMG-30, 13.96.1997; - Metodologia privind activitatea de verificare anual a existenei documentelor i ntocmirea Drii de seam, S/R.1/62/15.01.97.