PARTEA a V-a

INTRODUCERE N STUDIUL TIINEI BIROTICII ELEMENTE DE BIROTIC

1. Definirea obiectului biroticii

Obiectul biroticii, adic, mai clar, domeniul de studiu al biroticii este optimizarea activitii de birou. Activitatea de birou este totalitatea actelor i faptelor prevzute de legi, instruciuni i regulamente ale funcionarului cu privire la redactarea, evidena, multiplicarea, transmiterea, primirea, clasificare, pstrarea, prelucrarea informaiilor din coresponden i din alte surse. Activitatea de birou nu este birotic! Optimizarea activitii de birou, respectiv a activitii intelectuale n genere, n nelesul de gestionare a resurselor aparaturii i echipamentelor care nlesnesc activitatea funcionarului i i sporesc eficiena este birotic. Birotica este tiina optimizrii activitii de birou. Ea se implic n tot ce ine de gestionarea resurselor sapiului de lucru n birou, resurselor dotrilor biroului i al echipamentelor de procesare a informaiilor n activitatea de birou. Se poate spune i aa, c birotica este tiina care cerceteaz procesele de optimizare a gestiunii resurselor activitii de birou. Resursele activitii de birou sunt att externe funcionarului ct i interne (in de persoana funcionarului). Birotica are n vedere cu deosebire studiul resurselor externe adecvate celor interne persoanei. De aici se vede c birotica este tiina care caut rspuns la ntrebarea: "Ce se poate face ca funcionarul pregtit s fie mai productiv i eficient?"! Redactarea unei corespondene, de pild, const ntr-un proces intelectual de aezare coerent n pagin a unor informaii avnd o adres. Corespondena se obiectiveaz, adic din idee devine scrisoare, prin mijlocirea echipamentelor de birou i a abilitii funcionarului de a le folosi n spaiul biroului. Nu redactarea i expedierea corespondeniei este birotic, dup cum nici aprovizionarea cu consumabile nu este birotic, ci aezarea n spaiu a echipamentelor de birou i gestionarea potenialului de eficien al acestora este birotic. Este greu de delimitat exact domeniul biroticii, pentru c, practic, n activitatea funcionarului (mai exact, n fiina persoanei funcionarului) se unesc actele i faptele cu mijloacele tehnice i arta (miestria, dibcia, tehnica) de a le folosi pentru sporirea eficienei i productivitii. Tehnica de birou i arta de a o folosi productiv i eficient n spaiul biroului este birotica!

2. Organizarea spaiului unui birou

Este lesne de observat faptul c nu se poate desfura activitate de birou oriunde. Locul activitii de birou, aadar biroul, este spaiul special aezat, amenajat i mobilat, dotat, ca s nlesneasc traspunerea funcionarului n starea de spirit adecvat ndeplinirii atribuiilor sale, adic procesrii informaiilor. Ca poziie n spaiul serviciului determinat al unitii, biroul trebuie s fie aezat central, pe traiectoria optim a circuitului informaional. Mobilierul de birou trebuie s fie adecvat specificului de activiate de birou i s asigure accesul optim i folosirea eficient i productiv a echipamentelor de procesare a informaiilor. Amenajarea biroului trebuie s asigure o bun iluminare, un aspect plcut i, mai ales, s inspire ncredere, siguran i s asigure toate facilitile pentru un serviciu impecabil al clientului.

Nu este lipsit de importan ca n spaiul biroului s existe un tablou, o vaz cu flori, o mic jardinier, perdele la ferestre, un covor simplu (dar curat), o mas i cteva scaune pentru clieni, o etajer cu cteva reviste proaspete (de ultim or).

3. O metod de optimizare a lucrului n birou

3.1. ndeprteaz tot ce este inutil. 3.2. Pune lucrurile utile, rmase, n ordine i bine pregtite pentru a fi folosite oricnd. 3.3. ntreine curenia n birou. n curenie se descoper mai uor defectele. 3.4. Menine o igien perfect i o ambian plcut n spaiul biroului tu, ncepnd cu propria persoan! 3.5. Respect strict disciplina intern.

4. Principiile activitii de birou

Dei acestea nu sunt specifice biroticii, ele explic nevoia de birotic. Principiile activitii de birou sunt, n fond, strile int spre care trebuie s tind persoana aflat n serviciul de birou. Acestea sunt: 4.1. S dai prioritate persoanelor care depind de biroul n care lucrezi (!). 4.2. S fii prezent la tot ceea ce privete serviciul tu (!). 4.3. Planific riguros timpul i adapteaz-te la ritmul de lucru al personalului care depinde de tine! 4.4. mparte problemele n cele de care rspunzi tu i cele de care rspund alii i ai grij nti de cele de care rspunzi tu (!). 4.5. Discerne nainte de a mustra pe cineva (!). 4.6. Fii atent la abateri. Prioritate s dai reducerii abaterii fa de mbuntirea mediei. Evit repetarea greelii (!). 4.7. F lucru bine fcut, de calitate i la termenul impus (!).

5. Echipamente de birou
n acest concept se curpind aparatura de birou i uneltele (dispozitivele) specifice activitii de birou. Nu acestea n sine, repet, sunt birotica, ci - s spun aa - gndul care le aeaz la ndemna funcionarului i gndul care normeaz gestiunea lor conform cu scopul serviciului de birou este birotica. Repet aceasta pentru a nltura eventualele confuzii. Cci, s tim, nu cumprarea n sine a aparaturii i dispozitivelor de birou este mai greu (dei, este adevrat, i cumprarea lor este o tiin!), ci mai greu este s le aezi astfel pe traiectoria micrii funcionarului ca ele s uureze i s eficientizeze activitatea de procesare a informaiilor. Aparatura de birou se clasific dup destinaia ei n: - aparatur de scris informaii; - aparatur de scris, procesat i stocat informaii mpreun cu aplicaiile corespunztoare (softul adecvat); - aparatur de multiplicat; - aparatur de transmitere la distan a informaiilor. Mai simplu i clar zis, ntru-un birou bine dotat vom gsi: main de scris (mecanic sau electronic), calculator cu imprimant, copiator, fax, telefon. Dispozitivele de birou sunt unelte (instrumente) care uureaz activitatea funcionarului n lucrul lui cu hrtia. Ele sunt: capsatorul, guritorul, cuitaul de hrtie, suportul de creioane, dispozitivul pentrusfiat hrtie .a.a. Buna ntreinere i asigurarea unei bune funcionri a acestora, alturi de buna pregtire profesional a funcionarului sunt condiiile suficiente pentru o activitate de birou eficient i productiv.

Concluzie
Ca tiin a optimizrii activitii de birou, birotica este cluzit de urmtoarele principii: 1. Principiul eficienei, care cere aezarea echipamentelor activitii de birou potrivit du destinaia lor pe itinerarul optim al circulaiei documentelor n spaiul biroului. 2. Principiul productivitii, care cere organizarea lucrului de birou astfel nct cantitatea de informaie procesat pe unitatea de timp s fie optim n raport cu ateptarea ei n circuitul informaional al serviciului. 3. Principiul economicitii, care cere organizarea lucrului de birou astfel nct s se evite risipa de bani, de energie, de effort, de hrtie, de consumabile pe cantitatea etalon de informaie procesat. 4. Principiul "modului reuit", care cere organizarea integrrii echipamentelor de birou n activitatea funcionarului astfel ca documentul realizat s corespund standardelor i cerinelor de calitate i claritate. 5. Principiul siguranei, care cere organizarea lucrului de birou i procesarea informaiilor cum este reglementat de lege i regulament. Pe de alt parte, acest principiu cere ca lucrul cerut s fie sigur ndeplinit, astfel c abeneficiarul documentului s fie sigur c primete ce ateapt s primeasc n timp util. Sibiu 11 noiembrei 1999 - ooOoo -