BIROURILE AGENIEI DE TURISM

n funcie de factorii amintii structura organizatoric a unei agenii de turism va cuprinde mai multe sau mai puine compartimente, birouri sau oficii. Astfel, n cazul ageniei de turism exist anumite birouri fr de care aceasta nu ar putea funciona corespunztor, considerate importante i altele, opionale, ntlnite de regul, la marile agenii de turism, touroperatori.

1) Biroul secretariat 1) Biroul secretariat

4) Biroul transporturi 4) Biroul transporturi

Birouri Birouri importante importante

2) Biroul dede turism 2) Biroul turism

3) Biroul dezvoltare 3) Biroul dezvoltare

Birouri opionale

Biroul trafic accesoriu

Biroul tarife i documentare

Biroul publicitate

Biroul difuzare i fiier general

La majoritatea ageniilor de turism sunt ntlnite: - compartimentul de turism structurat pe: turism intern; turism extern; - compartimentul transporturi (eventual i ticketing); - compartimentul marketing, dezvoltare i promovare; - compartimentul financiar-contabil; - compartimentul resurse umane, secretariat, documente.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 1 a) Biroul secretariat are urmtoarele sarcini: efectuarea lucrrilor de secretariat; nregistrarea corespondenei i repartizarea acesteia destinatarilor; instruirea i coordonarea curierilor i comisionarilor.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 2 b) Biroul de turism este organizat n dou compartimente i ase secii. Compartimentul producie are trei secii secia programare general - care se ocup cu elaborarea programelor de voiaj (formarea itinerariului, stabilirea costurilor, rezervarea anticipat a mijloacelor de transport sau a camerelor de hotel, efectuarea eventualelor pli anticipate, ntocmete i tiprete programul provizoriu al voiajului); secia operativ general - care se ocup de corelarea ofertei de voiaj n grup cu cererea; secia operativ congrese i pelerinaje - care se ocup de voiajele colective cu caracter profesional i religios. Compartimentul recepie organizeaz serviciile de primire i de acces i are n componen urmtoarele secii: secia contracte pentru servicii de primire - care ncheie contracte cu hoteluri si restaurante; ncheie contracte cu furnizorii de diverse servicii (agenii de spectacole), ncheie contracte cu ageniile corespondente; secia recepie general - care ntocmete devizele estimative cerute de turitii individuali pentru voiajele cu itinerarii stabilite de acetia; inventariaz serviciile de primire din diverse localiti turistice oferite de agenie; secia operativ general - care ndeplinete toate operaiunile de rezervri si de prestri servicii ctre clientela sosit n diversele localiti vizitate

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 3

c) Biroul dezvoltare are ca obiectiv creterea vnzrilor.

La conducerea acestui birou trebuie s se afle un expert n relaii publice, care s cunoasc n profunzime mediul industrial, comercial i financiar naional, s fie o persoan influent i cu relaii n rndul oamenilor de afaceri. Personalul angajat n acest birou trebuie s tie s inspire ncredere i simpatie, s cunoasc n profunzime mediul intern, serviciile vndute de agenie, s-i dea seama rapid de psihologia clientului, s cunoasc limbi strine.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 4 d) Biroul transporturi este organizat pe dou secii cu atribuii specifice: Secia contracte: ncheie contracte cu furnizorii de servicii de transport; stabilete tarifele de vnzare a biletelor i comisioanelor ageniei; stabilete cu furnizorii clauzele contractuale i urmrete respectarea lor; Secia materiale: ntocmete bilete i le distribuie filialelor i sucursalelor; ntocmete registre de stoc de bilete, rspunde de gestionarea biletelor

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 5 Biroul trafic accesoriu se compune din:

Secia servicii bancare care:

efectueaz schimbul valutar (schimbul monedei externe cu cea naional); repartizeaz valuta extern rezidenolor ce pleac n strintate; emite i vinde travelers cheques; emite cri de credit.

Secia asigurri diverse i expedieri bagaje care:

emite i vinde polie de asigurare (bagaje, avion); se ocup cu organizarea general a serviciului de expediere a bagajelor.

Secia servicii diverse care ncheie acorduri pentru vnzarea de bilete la spectacole, articole de librrie (ghiduri, hri topografice i automobilistice), suveniruri.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 6 Biroul tarife i documentare este format din trei secii:

Secia tarife care ntocmete, tiprete i difuzeaz fie, breviare i tabele de tarife pentru servicii turistice de orice tip, pentru uzul diverselor filiale i sucursale ale ageniei. Secia documentare agenial care ntocmete, tiprete i difuzeaz pentru fiecare localitate de interes turistic foi mobile cuprinznd toate informaiile necesare pentru organizarea optim a serviciilor i pentru un serviciu optim de informare a clientelei. Secia documentare neagenial care procur toate orarele, anuarele, publicaiile editate de furnizorii de servicii i de ntreprinderi turistice i le difuzeaz periodic ctre filiale i sucursale, pentru o optim desfurare a muncii ageniei.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 7 Biroul publicitate poate s cuprind dou secii:

Secia contracte care ncheie contracte i pregtete planurile publicitare, devizele i comenzile pentru publicitatea activ i pasiv, ale cror copii se trec n contabilitatea pentru emiterea facturilor i pentru ncasarea lor. Secia redacional pregtete nu numai textele publicitii pasive, dar se ocup i de inserarea textelor publicitii active n publicaiile ageniei i urmrete redactarea i tiprirea publicaiilor: reviste, rubrici de tiri, brouri.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

Activiti specifice birourilor de turism din cadrul unei agenii

GRUPA 8

Biroul difuzare i fiier general se ocup cu expedierea ntregului material de serviciu, a materialului publicitar i a corespondenei care-i parvine de la diverse sectoare i birouri, dispunnd de: - maini pentru punerea n plicuri a materialului, pentru tiprirea adresei destinatarului i pentru timbrarea plicului; - fotocopiatoare. Acest birou se ocup cu centralizarea comunicaiilor telefonice interurbane i internaionale, a celor telegrafice, a celor fcute prin intermediul telexurilor, faxurilor i ntocmirea fiierului general al clienilor, adus la zi n permanen.

BIROURILE AGENIEI DE TURISM

1.

Repartizai urmtoarele birouri n csuele de mai jos n funcie de tipul lor: 1. Biroul turism; 2. Biroul tarife i documentare; BIROURI 3. Biroul secretariat; IMPORTANTE 4. Biroul trafic accesoriu; 5. 6. 7. 8. Biroul Biroul Biroul Biroul transporturi; publicitate; difuzare i fiier general; dezvoltare.

BIROURI OPIONALE
..

2. O agenie de turism cu 20 de angajai i-a structurat activitatea n 8 compartimente: secretariat, turism, transporturi, marketing, contabilitate, financiar, birou trafic accesoriu i birou tarife i documentare. Agenia ofer pachete de servicii turistice persoanelor fizice i organizeaz voiaje pentru grupuri de turiti spre destinaii interne i externe. Analizai structura tehnic a ageniei i prezentai factorii care nu au fost luai n considerare n structurarea activitii.