REFLECII

www.accedio.ro

Cum s lucrezi mai bine: inscripie pe un zid

Articol de tefan Bdescu

1. F un singur lucru odat

Atunci cnd facem mai multe lucruri deodat suntem predispui greelii. Mintea uman nu e chiar uor de controlat i cteodat trece mai greu de la o aciune la alta. n practic ns se ntmpl s ne ias fr greeli chiar dac lucrm n paralel la dou, trei sau chiar mai multe lucruri. Ceea ce nu reuim atunci cnd facem mai multe lucruri simultan este s estimam durata de finalizare a fiecruia n parte, costul sau chiar calitatea n anumite cazuri. Dac nu oferim rspunsuri clare la ntrebri cum ar fi ct mai dureaz sau ct va costa, vom mpinge lucrurile n zona incertitudinii i vor aprea situaii conflictuale.

Dac ne gndim la munca unui angajat, acesta are de pierdul cnd nu poate rspunde efului la ntrebarea ct mai dureaz. n lipsa unui rspuns ferm sau, mai ru, n cazul unui rspuns care se va dovedi eronat, eful va evalua negativ situaia, n pofida faptului c se muncete foarte mult i toat lumea i dorete succesul.

Acest manifest al artistului elveian Peter Fischli, scris pe un perete de bloc n Zurich, a fcut nconjurul lumii cu ajutorul internetului.

2. Studiaz bine problema

Planificarea este cheia succesului unui proiect. Dei proiectele, prin natura lor sunt unice, planificrii i se atribuie un procent important din costul i timpul total alocat execuiei. Cteva motive pentru care planificarea este necesar: Cu fiecare or alocat planificrii, sunt prevenite 6-8 ore de munc greit. Legea lui Gresham2: Dac planificarea iniial se face prost, creterea problemelor de zi cu zi va mpiedica n cele din urm o replanificare corect. Regula 10/10: Din timpul alocat ntregului proiect, 10% trebuie alocat planificrii, iar din costul total al proiectului 10% trebuie alocat tot planificarii 3. Japonezii aloc chiar mai mult timp planificrii, rezultatele fiind mai bune, respectiv un procent de 25% proiecte sunt terminate la timp, fa de cele numai 10% ale europenilor i americanilor. Tu ct timp aloci planificarii?

3. Inva s asculi
Avem dou urechi i doar o gur, pentru a putea asculta de dou ori mai multe dect putem vorbi. Epictet4 Ascult ceea ce se spune fr a anticipa, i doar n context. Pentru a se putea urmri firul celui care vorbete este necesar o bun nelegere. ntrebrile sunt un bun semn c asculttorul urmrete i nelege. ntrebrile pot arta i interesul celui care ascult. Limbajul corpului poate inhiba pe cel care vorbete. Jocul cu pixul, bratele ncruciate, picior peste picior, sunt doar cteva dintre poziiile care creeaz bariere n comunicare. Indicat este s fie privit direct persoana care vorbete, ns fr a o fixa, pentru a nu intimida. Persoana care vorbete are nevoie de un spaiu personal, care nu trebuie n niciun fel invadat. Cel care vorbete nu trebuie ntrerupt . Dac ideile sunt prea lungi i se pierde firul, un mic semn al corpului va da de neles c e nevoie de o clarificare. n cazul unei comunicri mai ample, sau a unei edine, este indicat s se fac un rezumat al celor ce s-au discutat . n cadrul echipei de proiect elaborarea rezumatului cade n sarcina unui membru care are datoria de a-l transmite n scris tuturor.

Nimeni n-ar mai vorbi mult n societate dac ar ti ct de des i-a neles greit pe alii . Goethe5

Sir Thomas Gresham (15191579): Economist englez.

Greg Githens, Financial Models, Right Questions, Good Decisions, PM Network (Richman VA: Project Management Institute, July, 1998).
4

Epictetus Filosof stoic grec (55-135 e.n.). Johann Wolfgang von Goethe (1749-1832 e.n.) dramaturg, poet, om de tiin, filosof i ministru german.

4. nva s pui ntrebri care s nu deranjeze

ntrebrile care deranjeaz constrng interlocutorul s ofere rspunsuri trunchiate. Studiile arat c atunci cnd se empatizeaz cu interlocutorul, acesta vorbete mult mai deschis. n general, ntrebrile pozitive atrag rspunsuri pozitive. Oamenii de succes pun ntrebri mai bune, i ca rezultat, primesc rspunsuri mai bune . Tony Robbins6

5. F distincia ntre logic i ilogic

Logica s-a nscut n Grecia antic i este o disciplin filozofic. Astfel, Democrit aproximativ ntre anii 460-370 .e.n., pornind de la cercetrile naturii a fost determinat s studieze inducia, analogia, ipoteza i a formulat legea raiunii suficiente. Logica urmreste cunoaterea exact, dnd la o parte coninutul informal, afectiv i volitiv, lund n considerare numai forma raional i obiectiv a gndirii. Logica de baz se caracterizeaz prin trei metode fundamentale: standardizarea, simbolizarea i formalizarea. In special urmrim la cel care vorbete dac: este subiectiv vs. obiectiv, dac folosete rapoarte (fie ele si procentuale) vs. mrimi absolute, daca are o doctrin vs. convingere personal , dac folosete din abunden superlavtive, dac sare de la un subiect la altul , dac se identific cu un grup sau este independent, dac folosete metafore n exces sau dac las n mod voit loc interpretrilor. Aceste tehnici pot fi folosite att involuntar ct i voluntar de ctre cel care vorbete, poate lua chiar mai multe roluri n acelai timp i poate manipula, mai mult sau mai puin intenionat. ntr-o societate n care informaiile curg pretutindeni i cresc n volum, filtrul logicii trebuie s fie folosit cu mare atenie.

6. Accept schimbarea ca inevitabil

Ce este de fapt schimbarea? O deviaie de la lucrurile deja planificate, un nou viitor care ne poate include mai mult sau mai puin, dup cum este soarta fiecruia. n zilele noastre, att persoanele ct i companiile care au fost proactive, care au mbriat schimbarea, au fost de cele mai multe ori i cele care au cunoscut succesul. Este un proces firesc de evoluie, vechi de mii de ani, prin care trecem att ca indivizi, ct i ca organizaii. Acum, progresul tehnologic i informatic imprim un ritm alert al schimbrii n ntreaga societate. Managementul de Proiect are o ramur dedicat Managementului Schimbrii. Dei tehnicile abordate pot fi complicate n cazul proiectelor mari, cel mai important aspect fa de schimbare este s se asigure acelai plan de lucru pentru toi membrii organizaiei, cu alte cuvinte toat lumea s aib ultima versiune a planului de lucru, altfel unii vor executa proceduri vechi pe planuri vechi, cu consecine dezastruase.Din pcate schimbarea este perceput, de cele mai multe ori, ca o situaie negativ, pentru simplul fapt c, neputnd fi prevzut, evident c nu poate fi nici controlat. Schimbarea implic i riscuri. Referitor la schimbare, Managementul de Proiect ofer n literatura de specialitate, urmtoarele abordri structurate n ramura de Managemet al Riscului:
6

Tony Robbins (n 1960 -) scriitor i vorbitor cunoscut pentru teoriile sale n privina auto motivrii i a programrii neuro lingvistice.

Evitarea riscului nlturarea total a riscului; Reducerea riscului msuri ce se iau pentru diminuarea probabilitii de materializare a riscului sau a impactului acestuia; Transferarea riscului o practic cunoscut o reprezint ncheierea unor asigurri (cea mai utilizat este asigurarea mrfii pe durata transportului sau a depozitrii); ntocmirea unor planuri de rezerv cunoscut si sub numele de Plan B, acesta intr n execuie n momentul materializrii riscului; Acceptarea riscului atunci cnd riscul se materializeaz i nu se poate face nimic pentru reducerea lui, cel mai bun lucru este s se monitorizeze ct mai bine situaia, pentru c se pot trage concluzi pentru evitarea urmtoarelor greeli.

7. Admite greelile
Nu suntem perfeci, asta o tim cu toii. Cel mai bine este s ne spunem asta e, s o notm undeva pentru a observa mai apoi statistic dac ne ncadrm ntr-o rat normal a greelilor sau este ceva ce trebuie schimbat radical sau mbuntit substanial. Greelile trebuiesc recunoscute imediat, chiar i n faa clienilor. Dac le ascundem sub covor, efectele negative sunt mult mai mari n cazul n care se vor descoperi. De cele mai multe ori greelile recunoscute fac loc unei puni umane de dialog ntre organizaie i client. Adesea ne este fric s recunoatem greela pentru c exist i indivizi care speculeaz slbiciunile i care lovesc cnd eti jos. V sun cunoscut practica? Un amplu regulament (datat nc din 1128 e.n.) aparinnd uneia dintre cele mai cunoscute organizaii din Europa, specifica clar c dac un coleg a greit, s i se atrag atenia ntre patru ochi, iar dac acesta nu recunoate greeala, s fie chemat un al treilea, iar dac persist, abia atunci s fie mustrat public. Chiar dac valorile noastre s-au schimbat, onoarea, stima, armonia sunt valori care mai duc si astzi la stri de depresie/bucurie sau chiar la suicid/exaltare. Suntem obligati prin urmare s fim ateni cu acestea.Toata lumea greete, problema e ct de des o facem i dac nvm ceva din greeli.

8. Vorbete deschis
Barierele de comunicare reprezint un studiu complex, ns voi da un exmplu des ntalnit, cel al limbajului specific anumitor categorii sociale, numit i jargon. n anii trecui erau amuzante limbajele de lemn ale politicienilor. Uneori folosit i pentru a crea o aur superioara greu de neles. n ultimii ani ns tinerii de liceu sunt cei ce dau bti de cap n privina exprimrii. Simplific cuvinte, sau uneori propoziii ntregi, dup reguli numai de ei tiute, amestec engleza cu romna i nu folosesc virgula. Diacriticile sunt de-a dreptul defimtoare, ns n privina asta chiar i o parte din pres poate fi acuzat. n concluzie, limbajul trebuie calibrat n funcie de receptor. Un limbaj elevat poate fi de nenteles, sau mai ru, poate deranja... Pentru prentmpinarea nentelegerilor, trebuie evitat i limbajul cu subnelesuri, att de des folosit la noi, n special la talkshowrile interminabile, cu scopul de a arunca pisica n curtea celuilalt.

Limbajul deschis poart amprenta eficienei . Popoarele care vorbesc mai deschis (care negociaz mai puin spre exemplu) sunt mai eficiente.

9. Fii calm
Stresul ne face viaa mai urt i mai scurt. ntr-o lume ideala am putea s evitm situaiile stresante astfel nct s ne bucurm de o via linitit ns tim c acest lucru e imposibil. De aceea trebuie s nvm s controlm raspunsul organismului la stres astfel nct s diminum efectul acestuia asupra sntii noastre fizice i mentale. Acest lucru se poate face cu ajutor unor tehnici de eliberare a stresului precum relaxarea progresiv a musculaturii, respiraii profunde, meditaie. mi aduc aminte c la scurt timp dup atentatele de la 11 septembrie, l-am vzut la televizor pe G.W. Bush alergnd. M gndeam cum poate s o fac ntr-o situaie att de ncordat. Dup 5 ani am nceput i eu s alerg iar, la o lun - doua am constatat c eram din ce n ce mai relaxat. Dup 15 minute de alergat scpam n sfrit de toate gndurile care m urmreau pe parcursul zilei. Dup o vreme am constatat c nu sunt singurul, c aceasta este defapt o tehnic bine cunoscut de relaxare. Am auzit c acelai tip de terapie l practic i cei care cnt. Exista pe internet milioane de pagini cu tot felul de metode de relaxare, probabil mai bune dect alergatul. Daca vei experimenta totui golirea de gnduri ntr-o perioad stresant, s tii c milioane de oameni o triesc in acelai moment.

10. Zmbete
Un zmbet nu cost nimic pe cel care l ofer, ns nseamn mult pentru cel care l primete. n plus, face bine muchilor feei. Zmbetul aduce lumin i frumusee chipului, iar cei care zmbesc mai des mbtrnesc mai frumos. Putem crea un mediu de lucru pozitiv dac zmbim mai des i dac aprem mai fericii n loc s fim epuizai de stres. Cu ct atmosfera este mai pozitiv, cu att oamenii lucreaz mai bine. Putem zmbi oricnd, dealtfel fericirea este un precursor al succesului, nu rezultatul lui. Psihologia Pozitiv (o ramur relativ nou a psihologiei), caut s ofere soluii pentru o via mai plcut, nu doar s trateze bolile mentale. Aceasta relev n urma studiilor c, 75% din succesul de la locul de munc se datoreaz urmtoarelor trei lucruri: Ct de bine ne putem controla nivelul de energie i de stres n mod pozitiv, astfel nct stresul s ne activeze n loc s ne epuizeze Ct de bine ne construim i utilizm o reea social de sprijin Ct de mult credem c ceea ce facem conteaz n rezultatele, obiectivele comune pe care ni le-am propus

Restul de 25% ine de inteligena fiecruia. Despre zmbet s-ar putea scrie mult, gndii-v numai la statuile antice, la sfincii att din mesopotamia ct i la cei egipteni, toi i toate ne zmbesc. Dac nu ne-ar zmbi nu ne-am mai ngrmdi an de an prin muzee ca s le admirm. Managementul Resurselor Umane arat clar c banii nu pot motiva la nesfrit. Exist o limit dup care personalul angajat nu mai rspunde motivaional cu acelai randament cu care cresc 5

beneficiile materiale. Un bun manager trebuie s tie s i motiveze echipa. Recunoaterea, aprecierea, chiar i un simplu zmbet pot fi de un real folos, mai ales cnd situaia financiar nu permite o alt recompens. Cele mai mari rzboaie nu s-au ctigat cu bani, ci cu decoraii.

tefan Bdescu www.accedio.ro