Cursul de Comunicare

Cursul de comunicare a urmrit mbuntirea abilitilor necesare membrilor echipei organizaiei pentru a deveni o echip mai eficient i de succes. Cursul are la baz i s-a ghidat dup 2 premise: A fi un bun coechipier este o cutare i dezvoltare continu care nu ine seama de nici un fel de limite iar cerinele cresc pe masur ce lumea se dezvolt, mai independent i mai complex. Atat voluntarii ct i angajaii din organizaii n ziua de azi nu mai sunt pui doar n postura de executant, ci trebuie s comunice i s se implice n procesul de schimbare i continua dezvoltare. Practica este un comportament i o aciune repetat pn cnd aceasta ajunge s devin deprindere i s duc la eficientizarea performanei. Facilitatorii au urmrit ca la finalul cursului participaii s obin: 1. O mai bun cunoatere a lor ca i comunicatori i a modalitilor de mbuntire a procesului de comunicare n echip i n organizaie 2. Un set de abiliti i unelte ce pot fi folosite pentru ca procesul de comunicare s fie eficientizat 3. O mai bun viziune a impactului pe care comunicarea eficient o are asupra modului de lucru n echip i asupra funcionrii organizaiei Metodele folosite: Cursul a fost conceput i implementat pentru a oferi n fiecare sesiune prin diverse metode cunotine de teorie i exerciii practice pentru a dezvolta abilitile de comunicare ale participanilor. Am abordat procesul de nvare urmrind continuu: utilizarea i dezvoltarea creativitii i spiritului critic a participanilor deoarece considerm ca ambele sunt necesare n procesle de rezolvare a unei probleme 1

 implicarea activ a participanilor, deoarece astfel procesul de nvare este maximizat munca n grupuri mici, deoarece munca ntr-o organizaie presupune munca n echipe i cooperarea ntre acestea cooperarea dintre participani, deoarece considerm c participanii pot nva multe i din experiena colegilor de echip i pentru c cooperarea trebuie s devin o atitudine a membrilor de echip pentru ca echipa i organziaia s fie de succes crearea unui cadru de nvare distractiv i provocator bazat pe principiile educrii adulilor La finalul cursului participanii vor putea s: _ comunice eficient n echipa prin identificarea i depirea barierelor n comunicare _ aplice tehnici pentru o comunicare asertiv _ identifice i s recunoasc semnale ale comunicrii nonverbale n timpul conversaiilor _ recunoasc importana comunicrii nonverbale n transmiterea clar a unui mesaj _ utilizeze abiliti de ascultare activ i s recunoasc valoarea acestora ntr-o comunicare eficient _ diferenieze stilurile de comunicare i s i adapteze mesajele corelate cu stiluri de comunicare _ dezvolte i promoveze mesaje clare i eficiente ale organizaiei ctre mediul extern organizaiei _ accepte responsabilitatea de a dezvolta i promova o imagine a organizaiei n acord cu misiunea i obiectivele organizaiei _ dezvolte un plan de aciune pentru a realiza un discurs public de succes _ utilizarea cu succes a modelului de negociere n desfaurarea ntlnirilor de echip _ dezvolte instrumente de comunicare necesare pentru pregatirea i desfurarea cu succes a unei edinte a echipei. I. Conceptul de comunicare Sursa Codificare Canalul
Decodificare

Receptor

Perturbaii Perturbaii Feedback

Elementele acestui proces sunt urmtoarele: Sursa emitentul mesajului Codificarea simbolurile orale sau scrise utilizate pentru a transmite mesajul Mesajul ceea ce emitentul dorete s comunice Canalul mediul utlizat pentru a transmite Decodificarea interpretarea mesajului de ctre receptor Receptor destinatarul mesajului Feedback informaia utilizat pentru a determina fidelitatea transmiterii i recepionrii mesajului. Perturbaii orice element care distrorsioneaz procesul comunicrii. 1. comunicarea are loc ntotdeauna atunci cnd un om influeneaz comportamentul altuia 2. comunicarea are ntotdeauna loc, dac destinatarul are prilejul de a-i exprima punctul de vedere fa de informaia emitentului. Conceptul de comunicare a fost abordat, n timp, din perspective multiple, ceea ce a determinat o proliferare spectaculoas a definiiilor. Dicionarul explicativ al limbii romne DEX (Bucureti, 1996) nregistreaz, la articolul (a) comunica, urmtoarele sensuri: a face cunoscut, a da de tire, a informa, a ntiina, a spune, stabilind, aadar, un proces i o relaie cognitiv. Doi cercettori americani, Frank E.X. Dance i Carl E. Larson, au inventariat nu mai puin de 120 de definiii (The Functions of Human Communication, New York, 1976), fr a epuiza posibilitile i fr a mulumi pe toat lumea. ntr-o Introducere n tiina publicisticii i comunicrii (Cluj, 1998), germanii Michael Kunerik i Astrid Zipfel consider c din aceast multitudine de ncercri nu se poate concluziona simplist c am avea de a face cu o ramur imatur a tiinei, n care nu ar exista nici mcar unitatea de vederi asupra conceptelor de baz nrudite, observnd c o asemenea multitudine de noiuni este tipic pentru toate tiinele umaniste i sociale.

Multitudinea ncercrilor de definire a conceptului de comunicare implic nuane i conotaii, dar graviteaz n jurul unui nucleu comun de nelesuri: a. Din punct de vedere psihologic (Norbert Sillamy, Dicionar de psihologie, Larousse, Bucureti, 1996) comunicarea reprezint o relaie ntre indivizi: comunicarea este n primul rnd o percepie. Ea implic transmiterea, intenionat sau nu, de informaii destinate s lmureasc sau s influeneze un individ sau un grup de indivizi receptori. Profesorul Emilian M. Dobrescu (Sociologia comunicrii, Bucureti, 1998) consider comunicarea un concept fundamental n sociologie i n psihologia social i grupeaz accepiile ce i se atribuie dup cum urmeaz: proces n care se observ stimuli i se reacioneaz n raport cu acetia; mecanism esenial n dezvoltarea relaiilor umane; totalitatea simbolurilor gndirii i a mijloacelor prin care ele se difuzeaz i se conserv; comunicare social expresie general pentru toate formele de relaii sociale, cu participarea contient a indivizilor i a grupurilor. O definiie mai larg ce plaseaz comunicarea nu numai la nivelul speciei umane, ci i la nivel biologic citeaz profesorul Aurelian Bondrea n cartea sa Sociologia opiniei publice i a massmedia (Bucureti, 1997), dup Gilles Amado i Andr Guittet (Dynamique des communications dans les groupes). Conform acestora, exist comunicare de fiecare dat cnd un organism oarecare, n particular un organism viu, poate afecta un alt organism, modificndu-l sau modificndu-i aciunea, pornind de la transmiterea unei informaii (i nu printr-o aciune direct, precum cea pe care o exercit o for fizic punnd n funciune o energie) b. Din punct de vedere sociologic comunicarea (de mas) este privit ca un ansamblu de modaliti reele de transmisie, echipamente individuale i autonome care permite punerea la dispoziia unui public destul de larg a unei multitudini de mesaje (Dicionar de sociologie, Larousse, Bucureti, 1996). Wilbur Schramm (cercettor american care a jucat un rol important n afirmarea domeniului comunicrii ca disciplin universitar, autorul unor lucrri publicate ntre 1960 i 1980 i al unor teorii, patru la numr, despre pres) a definit comunicarea ca pe un proces prin care se stabilete o comuniune sau o identitate de reflecii, concepii, ntre un emitor de mesaje i un receptor, printrun canal de comunicaie.

Caracteristicile comunicrii. De ce i ce comunicm? n primul rnd, s constatm c nu putem s nu comunicm. n orice moment, fie c vorbim, fie c nu, comunicm, exprimnd idei, opinii, preri, emoii, sentimente, atitudini, fapte, energii, sensuri pentru a ne satisface nevoi (materiale sau psihologice), aspiraii, dorine i interese, ncercnd s convingem, s influenm, sau s educm. Ori de cte ori comunicm, avem n vedere patru obiective majore: s fim recepionai; s fim nelei; s fim acceptai; s provocm o reacie, constnd ntr-o schimbare de comportament sau de atitudine. Uneori, nu reuim s atingem nici unul dintre aceste obiective, caz n care am euat n procesul de comunicare. Dac tim de ce comunicm, ce urmrim, care este scopul real, la fel de important este s avem foarte clare rspunsurile i la ntrebrile urmtoare: Ce vreau s spun? Ce dorete cealalt persoan s afle? Cine este persoana din faa mea? Ce personalitate are? Ce nevoi, ce aspiraii, ce dorine are ea? Cum vede ea lumea? Care sunt convingerile ei? Ce tie despre mesajul meu? Caracteristicile comunicrii. De ce (nu) ne nelegem? Exist mai muli factori care influeneaz acest lucru: diferenele de percepie, dificultile de exprimare, automatismele, lipsa de interes, emoiile, diferenele de personalitate. Atunci cnd mesajul nostru nu este neles, avem tendina de a da vina pe cellalt. El este de vin v nu a auzit ce am spus, el este de vin c nu ne-a neles, el este de vin c nu ne-a acceptat, sau el este de vin pentru c nu a fcut ce am fi vrut noi s fac. Adevrul este cel auzit, nu cel rostit. Dac vrem s fim auzii, nelei, acceptai i s provocm o reacie pozitiv din partea celuilalt, este sntos din partea noastr s ne asumm responsabilitatea procesului de comunicare. Dac cellalt nu ne nelege, acest lucru poate fi din cauza faptului c noi nu am vorbim pe limba lui.

Dac cellalt nu ne nelege, noi repetm ce am spus cu o voce mai tare. Nu numai c nu ne va nelege, dar este foarte probabil s alterm planul relaiei. Este de dorit s verificm n ce msur cuvintele pe care le folosim noi au aceeai semnificaie pentru cel din faa noastr i, dac este cazul, s reformulm mesajul pe care vrem s-l transmitem. Acelai mesaj poate fi interpretat distinct de persoane diferite, sau chiar de aceeai persoan n situaii diferite. Pentru a gestiona eficient comunicarea, este esenial s inem cont de faptul c oamenii sunt diferii i, de asemenea, c ei se comport diferit n funcie de context. innd cont de propria experien de via, noi nvm s recunoatem anumite similitudini ale situaiilor. Acest lucru pe care-l facem de cele mai multe ori instinctiv este ceva pozitiv i face parte din procesul propriei noastre nvri a comunicrii. Se poate ntmpla, ns, ca exagernd n aceast ablonizare a comunicrii s dm gre. De exemplu, s presupunem c prima dat cnd am ntlnit o anumit persoan, aceasta a avut o atitudine indiferent, absent i chiar de superioritate. Ne putem atepta ca i data urmtoare aceast persoan s aib o atitudine asemntoare. Am putea da gre deoarece, chiar dac situaia ne pare identic, persoana respectiv s fie foarte prietenoas la ntlnirea urmtoare. Este posibil ca prima dat ea s fi avut o suprare pe care noi nu o cunoteam i care a influenat atitudinea sa. Pentru oameni, relaiile create prin comunicare conteaz uneori mult mai mult dect coninutul informaional transmis, astfel c rolul ei este acela de a crea comuniunea i comunitatea. ntemeietorul colii de la Chicago, pragmatistul John Dewey, plaseaz comunicarea n spaiul de interferen dintre societate i comunitate, considernd comunicarea un mod de a exista al comunitii: Nu numai c societatea continu s existe prin transmitere, prin comunicare, dar este corect s spunem c ea exista n transmitere i n comunicare. Este mai mult dect o legtur verbal ntre cuvinte precum comun, comunitate, comunicare. Oamenii triesc n comunitate n virtutea lucrurilor pe care le au n comun; iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung s dein n comun aceste lucruri. Pentru a forma o comunitate sau o societate, ei trebuie s aiba n comun scopuri, convingeri, aspiraii, cunotine - o nelegere comun - acelai spirit cum spun sociologii. Asemenea lucruri nu pot fi transmise fizic de la unul la altul, aa cum se

procedeaz cu crmizile, ele nu pot fi mprite aa cum se mparte o plcint la mai 11 multe persoane prin divizarea ei n buci fizice. Comunicarea () este cea care asigur dispoziii emoionale i intelectuale asemntoare, moduri similare de a rspunde la ateptri i cerine. (Apud Paul Dobrescu, Aisbergul Comunicarii, Revista Romna de Comunicare &Relatii Publice, nr.1/1999) Este adevrat c societatea modern cunoate numeroase fragmentri generate de dezvoltarea inegal a diferitelor ei segmente, de diversificarea aspiraiilor, a atitudinilor i comportamentelor; este foarte probabil ca sensul i coninutul noiunii de comunitate s se modifice n timp, dar cerina de a avea un set de valori comune, care s ne confere un sentiment reciproc de legtur, de apartenen la un ntreg, nu va putea s dispar..
Persoana A
IDEE In mintea emitorului CODARE Cuvinte, voce, gesturi

Persoana B Transmitere
Mediu Telefon, fax, scrisoare, fata in fata Loc Casa, birou, loc public DECODARE auz, vaz, vocabularul receptorului IDEE In mintea receptorul ui

Lipsa claritatii

Exprimare confuza

Modificarea mesajului

Zgomote, elemente de distragere

Selectare, distorsiune

Diferite sisteme de referinta

Feedback

Nivelurile comunicrii umane n funcie de numrul de persoane se poate vorbi de cinci intrapersonal, interpersonal, de grup, public i de mas. Comunicarea intrapersonal este comunicarea cu sine. Fiina uman se ascult pe sine, i pune ntrebri, se ndoiete sau se ngrijoreaz, se judec sau reflecteaz, comunic n gnduri sau n imagini. Comunicarea interpersonal este foarte important pentru echilibrul psihic i mbrac forma dialogului interior sau a monologului absolut, discurs pe care subiectul l creeaz i uneori chiar l rostete n limbaj extern fr a avea un destinatar diferit de sine nsui. 7 niveluri ale comunicrii umane:

Comunicarea interpersonal este dialogul dintre dou persoane. n cazul cel mai fericit, acestea se ascult pe rnd ncercnd s se respecte i s se neleag reciproc i vorbesc pe rnd ncercnd s transmit ct mai clar pentru cellalt ideile, nevoile, aspiraiile, interesele i dorinele lor. Comunicarea de grup sau n echip este dialogul ntr-un cadru intim de pn la 10 persoane. n grup sau echip, persoana i petrece mare parte din viaa sa social. Aici se mprtesc cunotine i experiene personale, se rezolv probleme i se iau decizii 12 importante, inevitabil se creeaz i se rezolv conflicte. Acest nivel al comunicrii umane va fi abordat mai pe larg n capitolul dedicat comunicrii n echip. Comunicarea public are loc n cazul unei prelegeri, cuvntri, expuneri, sau prezentri susinute de o singur persoan. Aparent, persoana care susine prelegerea comunic mai mult, ns lucrurile nu stau chiar aa. Fiecare participant comunic verbal sau nonverbal, punnd ntrebri de clarificare sau dnd informaii cu privire la interesul sau dezinteresul su. Comunicarea public are reguli diferite de comunicarea de grup sau interpersonal ceea cea determinat n a doua jumtate a secolului XX insistena de a caracteriza spaiul public i spaiul privat. Filosoful german J Habermas deine un consacrat prim loc n delimitarea i surprinderea trsturilor i importanei dialogului public dovedind convingtor valoarea pe care spaiul public o are n cadrul epocii moderne care face din democraia electoral forma de organizare a vieii politice. Comunicarea de mas are loc prin difuzarea mesajelor scrise, vorbite, sau vizuale de ctre un sistem mediatic ctre un public numeros. Cuprinde o mare varietate de forme precum cartea, presa scris, audiovizualul. Caracteristica principal a comunicrii de mas const n faptul c rspunsul este decalat n timp, mesajul mergnd ntr-o singur direcie. Concluzie: Numrul celor implicai n comunicare determin niveluri diferite ale comunicrii umane i tehnici diferite de comunicare specifice fiecrui nivel n parte. 1. Exerciiu pentru identificare temerii i ateptrii ale participanilor Trainerii au prezentat participanilor sarcina de a-i scrie temerile i ateptrile cu privire la cursul ce a urmat. Temerile au fost scrise pe hrtii decupate cu forma unei iar ateptrile pe hrtii colorate cu forma unei lampie. Exerciiul s-a realizat individual iar la final participanii au trebuit s lipeasc pe sticky wall temerile i ateptrile care apoi au fost analizate de ctre traineri i au fost fcute corelri cu programul prezentat.

Rezultatele exerciiului: _ facilitatorii au identificat motivaia i ateptrile participanilor _ reformularea ateptrilor participanilor astfel nct ele s fie realiste II. Bariere de comunicare i tipologia lor Obstacolele / dificultile / barierele n procesul de comunicare reprezint orice lucru care reduce fidelitatea sau transferul de mesaj. Principalele obstacole / dificulti / bariere ce apar n procesul de comunicare pot fi: Bariere de limbaj care se pot datora urmtoarelor cauze: - aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru diferite persoane; - ntre interlocutori exist deosebiri de pregtire i experien ; - starea emoional a receptorului poate deforma ceea ce el aude; - dificulti de exprimare; utilizarea unor termeni (cuvinte i expresii) inadecvate ori confuze - ideile preconcepute i rutina care influeneaz receptivitatea. Bariere de mediu - climatul de comunicare necorespunztoare (frig, zgomot, lumin insuficient); 19 - folosirea suporilor informaionali necorespunztori ori inadecvai (fluturai informativi care utilizeaz muli termeni tehnici, aezarea anunurilor la o nlime prea mare, etc.); Bariere datorate poziiei emitorului sau receptorului - imaginea pe care o are emitorul sau receptorul despre sine i despre interlocutorul su - caracterizarea diferit a situaiei n care are loc comunicarea de ctre emitor i receptor - sentimentele i inteniile cu care interlocutorii particip la comunicare Bariere de concepie - existena presupunerilor;

- exprimarea cu stngcie a mesajului de ctre emitor; - lips de atenie n receptarea mesajului; - concluzii grbite asupra coninutului mesajului; - lipsa de interes a receptorului fa de mesaj; - rutin n procesul de comunicare. O metod calitativ de identificare a cauzelor profunde ale obstacolelor/ dificultilor / barierelor n comunicare este analiz perturbaiilor n comunicare - subiectivism; - ascultare incorect; - implicare personal, - dezinteres. Bariere n comunicare determinate de factori interni: - Implicare pozitiv: ex.. mi place Ion, deci ascult ceea ce are de spus. - Implicare negativ: ex.. Mirela m-a brfit acum 10 ani, deci interpretez tot ceea ce spune c fiind mpotriv mea. - Fric: ex. sunt att de preocupat de ceea ce voi spune dup aceea nct nici nu pot s aud ceea ce spune Mihai. - Presupuneri subiective: ex.. Ari exact c unchiul meu pe care nu pot s-l sufr, aa c ori de cte ori vorbeti l aud pe el. - Agenda ascuns: ex.. ndat ce termin edina m voi putea duce s joc baschet. Hai s discutm acest subiect n edina urmtoare. - Lumi imaginare: Toi avem lumi imaginare interpretarea noastr personal a lucrurilor i ideilor pe care le protejm cu grij. - Diferenele de percepie: Modul n care privim noi lumea este influenat de experienele noastre anterioare, astfel c persoane de diferite vrste, naionaliti, culturi, educaie, ocupaie, sex, temperamente,etc. vom avea alte percepii i vor recepta situaiile n mod diferit. - Concluzii grbite: Adeseori vedem ceea ce dorim s vedem i auzim ceea ce dorim s auzim, evitnd s recunoatem realitatea n sine.

10

Barierele n comunicare apar sub multe feluri, cu diferite tipuri de zgomote n mod preponderent. Cu toate acestea, este adesea adevrat c principala barier a unui lan n comunicare este nendemnarea persoanelor implicate. Motivele obinuite sunt: neacordarea sau neprimirea feedback-ului necesar pentru transmiterea informaiei, prin neacordarea importanei informaiei sau mesajului pentru c nu este pentru mine; netransmiterea informaiei, ntruct necesit efort. acestea crendu-se erori;

COMUNICAREA ORAL Comunicarea uman de tip oral - caracterizare general. Aceast form de comunicare este puternic dezvoltat la om, vorbirea fiind actul prin care informaia este emis prin intermediul codurilor lingvistice. Formele comunicrii orale sunt: monologul, expunerea, relatarea, dialogul, seminarul, interviul, colocviul, toastul, discursul, povestirea, pledoaria, dezbaterea, conferina, prelegerea etc. Comunicarea verbal este sensibil marcat de cadrul situaional n care se realizeaz, deoarece ofer informaii despre strile i tririle intime ale subiectului. ntotdeauna, n mprejurri diferite, vorbim limbi diferite cunoscute tuturor membrilor grupului social, dar alternate dup necesiti. Constatm c n comunicarea oral se opereaz att cu vorbirea ct i cu ascultarea, deoarece acestea domin i n predare dar i n nvare inclusiv n nvarea limbii. Spre exemplu, se consider c n vorbirea curent emitem ~125 cuvinte/minut, dei 50% dintre aduli nu neleg mai mult de 13 cuvinte/minut. n predare, pentru frazele mai lungi de 18 cuvinte, inteligibilitatea scade cu 15%, deci sub ceea ce se vrea neles. S-a stabilit c pentru a fi inteligibil mesajul viteza comunicrii nu trebuie s fie mai mare de 2-3 cuvinte/secund (s ofere posibilitatea decodrii, respectiv a nelegerii i contientizrii rolului avut n comunicare). Pentru o comunicare verbal adecvat i eficient trebuie adoptate atitudini pozitive i nsuite comportamente verbale funcionale, ce in de calitile vorbirii i din care evideniem ndeosebi: 1. Plcerea de a vorbi presupune i efortul de a avea un ton prietenos, politicos, cuplat cu priviri agreabile.

11

2. Naturaleea de exprimare fireasc, fr afectare, fr cutarea forat a cuvintelor sau expresiilor rare (pentru a epata, a uimi, a oca) 3. Claritatea presupune expunerea sistematizat, concis i uor de neles, fr efort, apelnd la respiraia controlat, micarea lejera a buzelor; ajut la receptarea i nelegerea fr efort . 4. Corectitudinea implic respectarea regulilor gramaticale i logice ale discursului. Centrarea pe aspectele eseniale ntro ordine logic a coninuturilor comunicate 5. Precizia reclam utilizarea acelor cuvinte i expresii necesare pentru nelegerea i facilitarea comunicrii 6. Armonia cere recurgerea la cuvinte/expresii care s provoace auditoriului reprezentri conforme cu intenia vorbitorului, astfel nct s ncnte auditoriul (colari) i s susin motivaia nvrii 7. Fineea se realizeaz prin folosirea unor cuvinte/expresii prin care se pot exprima indirect gnduri, sentimente, idei. 8. Concizia reclam exprimarea concentrat pe subiectul de comunicat, fr divagaii inutile i neavenite. Evitarea redundanei ca deficit al sincronizrii formei cu coninutul. Concluzie: Analiz complex a aspectelor comunicrii orale implic un element semantic, al semnificaiilor termenilor utilizai. Sunt supuse analizei structura vocabularului, cantitatea de informaie i nivelul de abstractizare a termenilor, adecvarea lor la coninutul sau obiectul comunicrii, coeren n judeci i raionamente, plasticitatea i 21 expresivitatea termenilor. Un vocabular bogat, variat, precis,fineea i concizia d capacitatea i posibilitatea de a nelege uor mesajul transmis. Tehnici de comunicare oral. Emiorul i Receptorul. La individul uman, comunicarea depinde de capacitatea e relaionare cu cellalt, de disponibilitatea de combinare a codului folosit, de disponibilitatea de recepie i prelucrare, de complexitatea i varietatea coninuturilor, precum i de posibilitatea emitorului i receptorului de a-i schimba reciproc rolurile. Emitorul - care este un individ, un grup, o instituie: posed informaie bine structur are o stare de spirit deosebit (motivaie) i are un scop bine precizat.

12

Declaneaz actul comunicrii, iniiind i formulnd mesajul are grade diferite de credibilitate sau de prestigiu. Calitile care marcheaz personalitatea vorbitorului, a comunicatorului (a emitorului) sunt: Claritate - organizarea coninutului de comunicat astfel nct acesta s poat fi uor de urmrit; folosirea unui vocabular adecvat temei i autorului; o pronunare corect i complet a cuvintelor; Acuratee - presupune folosirea unui vocabular bogat pentru a putea exprima sensurile dorite; cere exploatarea complet a subiectului de comunicat; Empatia - vorbitorul trebuie s fie deschis tuturor interlocutorilor, ncercnd s neleag situaia acestora, poziiile din care adopt anumite puncte de vedere, s ncerce s le neleag atitudinile, manifestnd n acelai timp amabilitate i prietenie; Sinceritatea - situaia de evitare a rigiditii sau a stngciei, recurgerea i meninerea ntr-o situaie natural; Atitudinea - evitarea micrilor brute n timpul vorbirii, a poziiilor ncordate sau a unora prea relaxate, a modificrilor brute de poziie, a scprii de sub control a vocii; Realizarea contactului vizual - este absolut necesar n timpul dialogului, toi participanii la dialog s se poat vedea i s se priveasc, contactul direct, vizual, fiind o prob a credibilitii i a dispoziiilor la dialog; nfiarea - reflect modul n care te priveti pe ine nsui: inut, vestimentaia, trebuie s fie adecvate la locul i la felul discuiei, la statutul social al interlocutorilor; Postura - poziia corpului, a minilor, a picioarelor, a capului, a spatelui - toate acestea trebuie controlate cu abilitate de ctre vorbitor; Vocea - urmrii dac suntei auzii i nelei de cei care v ascult, reglai-v volumul vocii n funcie de sal, de distana pn la interlocutor, fa de zgomotul de fond ca i fa de tema i contextul social al comunicrii; Viteza de vorbire - trebuie s fie adecvat interlocutorilor i situaiei; nici prea mare pentru a indica urgen, nici prea nceat, pentru a nu pierde interesul asculttorului; Pauzele de vorbire - sunt recomandate atunci cnd vorbitorul dorete s pregteasc auditoriul pentru a recepiona o idee important. Receptorul care i el poate fi: un individ, un grup, o instituie cruia / creia i este adresat mesajul sau care intr n posesia mesajului n mod ntmpltor / contient.

13

Receptorul / destinatarul recepioneaz mesajul, l decodific (descifreaz prin nelegere), l prelucreaz, interpreteaz i d semnal de rspuns (feed-back). De regul la primirea mesajului, receptorul reacioneaz n patru moduri: a) reacie adaptativ (preia i prelucreaz mesajul de asemenea manier nct s-i sporeasc ansele de reuit, s maximizeze profitul / recompensa); b) reacie de autoaprare (ego-defensiv); receptorul ncearc s salveze aparenele, are o imagine de sine acceptabil i pe ct posibil n acord cu imaginea celorlali despre el; c) reacia expresiei valorice - apreciaz rolul mesajului n dezvoltarea personal; d) reacie cognitiv - vizeaz nevoia receptorului de a nelege, de a da sens mesajului; pentru aceasta i activeaz experiena de via i discernmntul. Calitile asculttorului n comunicarea oral chiar i n cea de tip prelegere ideea dialogului nu este abolit. De regul orice comunicare verbal implic programatic legtura invers i schimbarea rolurilor. Este de dorit deci s cunoatem ce presupune rolul de receptor, de asculttor a unui mesaj oral de mai lung sau mai scurt durat. Disponibilitatea pentru ascultare - ncercarea de a ptrunde ceea ce se comunic, de a urmri ceea ce se transmite; Manifestarea interesului - a ascult astfel nct s fie evident c cel care vorbete este urmrit; celui care vorbete trebuie s i se dea semnale n acest sens; Ascultarea n totalitate - nu v grbii s intervenii ntr-o comunicare; lsai interlocutorul s-i expun toate ideile, s epuizeze ceea ce vrea s spun; Urmrirea ideilor principale - nu va pierdei n amnunte; dac cerei reveniri asupra unui subiect, ncercai s v referii la ideile principale din ceea ce a fost spus i nu insistai pe lucruri fr important; Ascultarea critic - ascultai cu atenie i identificai cu exactitate cui i aparin ideile care se comunic, interlocutorului sau altcuiva; Concentrarea ateniei - concentrai-v pe ceea ce se spune, nu pe ceea ce nu se spune, pe efectele secundare ale comunicrii sau pe cele colaterale, accidenta le care pot s apra n timpul comunicrii; Luarea de notie - ajut la urmrirea mai exact a ideilor expuse; permite

14

elaborarea unei schie proprii a ceea ce a fost expus; Susinerea vorbitorului - o atitudine pozitiv, de ntrajutorare din partea auditorului, pentru a permite emitentului s izbuteasc n ntreprinderea sa. 4.2.3. Mesajul este o component complex a comunicrii care implic fenomene de codare, recodare, decodare. La om, funcia semiotic nalt dezvoltat permite codarea stimulilor actuali, trecui, viitori i utilizarea lor nu doar de ctre cel care codific, ci i de cei care primesc mesajul. E o informaie structurat dup anumite reguli. Reprezint cea mai complex component a procesului de comunicare, care se transmite apelnd la limbajul verbal, nonverbal, paraverbal. Este determinat de starea de spirit a emitorului i de deprinderile de comunicare ale emitorului i receptorului. Trebuie s fie clar, coerent, concis. Construirea i transmiterea mesajului presupune dou aciuni distincte: codarea si decodarea. 4.2.4. Codul - trebuie ales i cunoscut de partenerii n relaie. Codarea = transpunerea n simboluri, semne, cuvinte a ceea ce este de transmis (gnduri, intenii, sentimente, atitudini). Decodare = identificarea echivalentului exact si corect al mesajului, materializat n gnd / idee. 4.2.5. Feedback-ul - mesaje de rspuns pe care receptorul le da n timpul sau dup receptarea mesajului iniial. Componenta foarte importanta pentru ca determina masura n care mesajul a fost neles, crezut si acceptat; este o informaie trimis napoi la sursa 4.2.6. Mediul, contextul comunicrii se refer la situaia particularizat n care are loc comunicarea. Comunicarea se desfoar ntr-un context cu care se ntreptrunde. Concluzie: Toate elementele relaiei de comunicare trebuie s prezinte un anumit nivel calitativ pentru ca s asigure o bun comunicare oral. Chiar dac pare facil 23 comunicarea oral cere o pregtire indiferent de forma sa concret. Aceste caliti ale vorbitorului se dobndesc prin exerciiu nu sunt nnscute. 4.3. Pregtirea i susinerea unei prezentri orale. Comunicarea oral se deosebete de comunicarea scris prin caracterul su situaional concret ceea ce antreneaz att avantaje ct i dezavantaje. Prezentarea oral a unui coninut informaional mbrac mai multe forme concrete dintre care cele mai cunoscute sunt prelegerea academic, pledoaria juridic, prezentarea unui raport n cadrul unui colectiv, autoprezentarea (autobiografia public), discursul festiv sau omagial,

15

discursul politic etc. Toate aceste forme au n comun faptul c au un public relativ cunoscut sau cel puin estimat n prealabil, se desfoar n spaiul public, au un timp anterior precizat, au o tem prestabilit i un scop cunoscut. n acest tip de produs de comunicare se poate face o distincie ntre dou tipuri de limbaj, profund diferite ca natur, dar intim conectate i pe care tehnic orice vorbitor trebuie s le pun n armonie: a limbajul paraverbal sau ceea ce oamenii comunic prin voce (volum, intonaie, ritm, tonalitate, accent, pauze) i prin manifestri vocale fr coninut verbal (rsul, dresul vocii, geamtul, oftatul, mormieli, plescituri, urlete, ipete, fluierturi etc.); b limbajul verbal sau ceea ce oamenii comunic prin rostirea i descifrarea nelesului cuvintelor. Pregtirea oricrei prezentri orale reclam vorbitorului o contientizare i o pregtire pentru a stpni situaia n care se afl. De aceasta depinde tipului de discurs ce urmeaz s l susin. Tonalitatea vocii, ritmul vorbirii, intensitatea trebuie armonizate cu inuta vestimentar, distana la care se plaseaz fa de public, gestica, mimica derulat i micarea braelor i a corpului. Se spune despre mari avocai c i declamau n oglind pledoariile finale din diferite procese susinute. Despre Demostene, unul dintre cei mai celebrii oratori ai antichitii, se atest c i repeta discursurile publice pe malul mrii pentru a gsi tonul care acoperea vuietul valurilor. Asculttorii nu vor neaprat numai informaie; ei vor s fie luai n consideraie, stimulai, antrenai, bine dispui. Acesta este i motivul pentru care ne plictisim s-i ascultm pe cei care nu-i dezlipesc privirile de pe foaia de hrtie. - Factori interpersonali Toi cei care se sperie la gndul ca trebuie s vorbeasc n public sunt sftuii s porneasc la drum cu ideea c auditoriul e de partea lor. Publicul i dorete s ia parte la o prezentare reuit din toate punctele de vedere, dar va manifesta i o oarecare toleran fa de greeli sau ezitri. Oricum ar fi, publicul pornete la drum de partea vorbitorului i va rmne de partea lui pn la sfritul prezentrii mai ales dac vorbitorul va face tot posibilul s nu strneasc vreun conflict sau se va feri s i aduc ofense prea mari. Ni se poate ntmpla c pe parcursul prezentrii s mai uitm ce am vrut s

16

spunem sau cum trebuie s continum o idee, s nu gsim imediat folia transparena cu datele pe care trebuie s le interpretm, s ne mpiedicm cnd coborm de pe podium i totui s fim aplaudai cu cldur la sfrit i s ni se spun c prezentarea a plcut. Dac vom ti cum s comunicm publicului faptul c l tratm cu interes i seriozitate, c avem s i spunem lucruri importante i interesante, dac avem contiina depunerii unui efort ct de mic pentru a ne pregti trup i suflet n vederea marii confruntri, publicul va simi i va manifesta toleran. Cu ct publicul se va apropia, sub conducerea noastr, de miezul dezbaterilor, cu att se va simi mai antrenat. Acesta este i motivul pentru care specialitii sugereaz vorbitorului meninerea unui contact vizual permanent cu auditoriul. Aceast permanen 24 nu trebuie ns neleas greit: privirea insisten, aintit asupra unei singure persoane dintr-un grup, pstrarea contactului vizual cu o persoan mai mult de 5-6 secunde trebuie evitate cu orice pre. E bine s privim pe rnd, fiecare segment de grup i apoi o persoan sau alt. Dac n general ntimpinm greuti n stabilirea contactului vizual, va trebui s exersm atunci cnd stm de vorb cu cineva tehnica ndreptrii privirii spre un punct imaginar, situat ntre ochii interlocutorului. Dac dorim c publicul s ne acorde atenie, s ne urmreasc i s ne simpatizeze, trebuie s avem n vedere i urmtoarele aspecte. verificarea acusticii slii; plasarea optim n spaiu a materialelor vizual; evitarea grimaselor; crearea unei atmosfere destinse prin zmbet; evitarea vulgaritilor; evitarea glumelor nesrate nsoite de un rs zgomotos; expunerea pe un ton plictisit; ncadrarea n limita de timp impus prezentrii care poate fi amintit publicului n deschidere i eventual repetat nc o dat n cadrul expunerii. - Pregtirea prezentrii Factorul timp este decisiv n pregtirea unei prezentri. Oratorii spuneau c pentru a putea vorbi cinci minute aveau nevoie de dou sptmni de pregtire, iar pentru a vorbi o or, de o singur sptmn. Putem s ne bucurm de concentrarea maxim a

17

publicului pre de 10 minute, dup care va trebui s facem eforturi pentru a o menine la cote ridicate. De aceea este indicat s ne structuram prezentarea ct mai riguros, acordnd ntre 10 i 20% din timp introducerii, 60-80% din timp s-l alocm problemelor de coninut i s pstrm 10-20% din timp pentru concluzii. Pentru a nu permite memoriei s va joace feste, pregtii-v notie clare i uor de urmrit, adoptnd formatul fielor scrise pe o singur parte i nicidecum pe coli A4 scrise pe ambele fee. Ele v vor ajut s nu omitei ideile importante, s construii argumentri solide i s nu va abatei de la succesiunea normal sau corect a faptelor i aspectelor selectate pentru prezentare. - Folosirea mijloacelor vizuale n pregtirea materialelor vizuale trebuie s pornii de la premiza ca ele au rolul s orienteze publicul, s ajute la crearea de corelri i conexiuni ideatice, s completeze doar ceea ce avei de spus i nicidecum s se constituie ntr-o variant scris a vorbelor dumneavoastr. Cuvintele nu v vor ajut prea mult dac nu vor fi asociate sau ntrite vizual prin procedee grafice cum ar fi sublinieri, ncercuiri sau ncadrri. ncercai s anticipai unele din ntrebrile publicului i s avei pregtite transparentele care s ilustreze rspunsurile dumneavoastr. Numrul transparentelor pe care le vei rul trebuie bine corelat cu volumul de informaie pe care l-ai stabilit pentru prezentare i timpul n care trebuie s v ncadrai. Astfel, este recomandabil c pentru o prezentare de zece minute s avei pregtite cam 10 transparente. n cazul n care credei c avei nevoie de un program de grafic de prezentare precum PowerPoint 2000, care s va ajute s comunicai ideile cu for, ncercai s evitai urmtoarele cliee vizuale: butoanele animate; topirea unei imagini n alta; formarea textului prin cderea literelor; sporirea spectaculozitii trecerii de la o pagin la alta prin punctarea 25 cu sunete de. - Rostirea discursului n rostirea discursului trebuie s se acorde toat atenia momentului nceperii expunerii. Nu ncepei expunerea pn cnd publicul nu i-a ocupat locurile i nu suntei

18

siguri c v ascult. Pre de circa 20 de secunde, nu rostii nici un cuvnt pn nu ai stabilit un contact vizual cu auditoriul, nu ai studiat dintr-o privire organizarea spaiului dumneavoastr de micare, nu ai respirat adnc i nu v-ai gsit poziia cea mai comod n faa celor care ateapt s soarb cuvintele dumneavoastr. ncercai s nu folosii cliee sau expresii banale de tipul Am marea plcere de a..., s nu prezentai nici mulumiri i nici scuze n primele fraze ale discursului dumneavoastr. Pstrai-le eventual pentru sfrit. ncercai s va controlai starea de nervozitate din primele minute ale prezentrii. Dou din semnele cele mai des ntlnite ale acestei stri sunt impunerea unui ritm prea alert de expunere i tendina de a nu ne orienta corpul i privirea ctre public. Nicki Stanton ne reamintete c exist mai multe moduri de a ncepe un discurs; totul este s facem alegerea cea mai potrivit personalitii noastre: denumirea temei,urmat eventual de cteva precizri referitoare la alegerea titlului prezentrii referirea la obiectivele i aspectele pe care dorii s le abordai n cadrul temei propuse anticiparea unor ntrebri sau aspecte problematice; deschiderea discursului cu o anecdot sau cu o glum; mrturisire; prezentarea unor fapte sau date statistice; folosirea unui citat nu foarte lung i relevant pentru subiectul discursului; afirmaii cu coninut ocant; povestiri interesante. - Finalizarea discursului Modalitile pe care le avei la ndemn pentru ncheierea prezentrii snt la fel de numeroase: prezentarea unor concluzii punctuale; lansarea unor interogaii prin care s recaptai interesul slbit al publicului; anecdote scurte, care s ilustreze aplicabilitatea ideilor dumneavoastr; invitarea publicului de a trece la aciune n spiritul celor afirmate n prezentare; folosirea de citate prin care s subliniai credibilitatea rezultatelor expuse. E preferabil ca n ciud tuturor schimbrilor de moment intervenite pe parcursul

19

prezentrii s nu va abatei de la concepia iniial, aa dup cum e bine s nu v rzgndii odat ajuni n fa publicului asupra frazelor de nceput. Coninutul discursului nu se memoreaz, fraz de nceput i cea de ncheiere snt btute n cuie. Chiar dac pe undeva ne-am blbit sau ne-am ncurcat puin n detalii sau argumentri, cel puin s ncepem i s sfrim fr s ne mpiedicm. Astfel, ne vom simi mult mai bine i mai pregtii s nfruntm inevitabilele ntrebri. Dac vreo ntrebare adresat ne pune ntr-o asemenea ncurctur nct ne dm seama c nu putem rspunde, este corect i elegant s rostim cu sinceritate i aplomb mi pare ru, nu tiu/nu cunosc/nu.... Iar dac ni se adreseaz o ntrebare care nu are nimic de-a face cu subiectul prezentrii noastre, nu trebuie ne simim obligai rspundem.

20