Sunteți pe pagina 1din 23

Lecia 4

Tehnici de administrare a timpului


Tehnica Pomodoro
Introducere Paii tehnicii Pomodoro Benficiile Principiile Limitele Concluzii

Delegarea
Stabilirea sarcinilor corespunztoare Importana sarcinilor Solicitarea angajailor sau colegilor Libertatea deciziilor Acceptarea greelilor este o ans de a nva ncurajarea schimbului de experien Lrgirea competenelor

Arta de a anticipa
Previziunea oportunitilor Riscul n previziune Strategia i previziunea

Ordinea de pe birou

Time Management Tehnica Pomodoro


Dac te simi copleit de numrul tot mai mare de responsabiliti care se abat asupra ta zilnic, eti mereu n criza de timp i reueti cu greu s respecti termenele limita, dac ai probleme de concentrare, sau eti ingrijorat din cauza timpului, exist o soluie simpl la toate aceste probleme. Este vorba despre o metoda ingenioas de a transforma timpul ntr-un aliat valoros i un prieten de ndejde, prieten care te va ajuta s i ndeplineti sarcinile i obiectivele n mod optim i eficient. Aceast metod este una dintre cele mai cunoscute i mai utilizate strategii de managementul timpului i poart denumirea de Tehnica Pomodoro. A fost creat de italianul Francesco Cirillo n 1992, iar astzi aceasta tehnic este folosit cu succes pe plan profesional dar i pe plan personal. Folosind Tehnica Pomodoro, vei fi uimit cnd vei vedea cum munca ta zilnic se imbuntaete rapid i cum poi elimina anxietatea determinat de trecerea timpului folosind cteva reguli simple. Tehnica Pomodoro folosete un cronometru pentru a mpri perioadele de lucru n intervale de 25 de minute, intervale numite pomodori, separate de pauze scurte. Tehnica Pomodoro este denumit dup cronometru n form de roie, care a fost utilizat pentru prima dat de creatorul metodei. Pomodoro nseamn roie n limba italian. Prin experiene succesive s-a stabilit c lungimea optim a unui pomodoro este de 25 de minute. n aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clieni. Nu faci nimic altceva n paralel. i nu lai nimic s te distrag de la ceea ce faci. Pentru a aplica Tehnica Pomodoro, ai nevoie de: Un cronometru, fizic sau software, pe care l vei seta la 25 de minute. O foaie de hrtie, liniat, iar ideal ar fi s foloseti liste de tip To Do Today (De facut azi).

Time Management
Un creion. O radier. Metoda Pomodoro poate dura o zi intreag, dar poate dura i mai puin, caz n care cele urmtoarele etape vor fi aplicate mai des. 1. Planificarea se face la nceputul zilei, stabileti ce sarcini trebuie s ndeplineti n acea zi i le prioritizezi, adic le scrii pe foaie (fiecare pe cte un rnd) n ordinea descresctoare a importanei. 2. Urmrirea evoluiei sarcinilor de-a lungul zilei adunnd date asupra efortului depus i timpul necesar efecturii unei activitati. 3. nregistrarea se face la sfritul zilei prin alctuirea unei arhive cu observaiile zilnice. 4. Procesarea se face tot la sfritul zilei prin transformarea datelor brute n informaii. 5. Vizualizarea prezint informaia ntr-un format care faciliteaz nelegerea i descoper cile de mbuntaire. Paii Tehnicii Pomodoro 1. Stabileti sarcina pe care trebuie s o ndeplineti. 2. Folosete un cronometru. Cnd eti gata s ncepi prima sarcin, pornete un cronometru, i seteaz-l s i semnalizeze cnd s-au terminat cele 25 de minute. Folosete un ceas obinuit! Dar n intervalul unui pomodoro s nu te uii n continuu ct timp mai ai, ci s te concentrezi doar pe a termina ce ai de fcut. 3. Concentreaz-te pe ceea ce ai de fcut. Odat pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de fcut. Nu ncepe nici un alt task n paralel. Te vei confrunta de acum cu dou tipuri de ntreruperi posibile: ntreruperi interioare- deodat i aminteti c luna viitoare este ziua unui coleg i simi nevoia

Time Management
urgent s verifici exact cnd va fi. Sfatul meu este s ai la ndemn o foaie de hrtie i un creion. De acum, noteaz aici tot ce i apare n minte i trebuie s faci ulterior. Le vei face cnd vei avea timp liber. ntreruperi exterioare: Sun telefonul, prietenii i scriu pe messenger sau skype, te caut cineva etc. Aici abordrile sunt diferite: Dac eti n timpul programului de lucru ncearc s nu rspunzi i s i suni napoi mai trziu. nchide mess-ul i skype. Celor care i bat la u cere-le s atepte 20 de minute (le poi spune cinstit c eti implicat n ceva ce nu poi ntrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reui mereu, uneori va trebui s ntrerupi ce fceai i s rspunzi la telefon, poate este directorul managerul tu. Pe msur ce vei experimenta, vei constata ns c 95% dintre evenimentele urgente care apar i i solicit intervenia, nu sunt chiar urgente i pot atepta. Dac eti n timpul liber, abordarea este mult mai simpl: nchide messenger, skype, scoate cablul de internet, nchide telefonul (sau pune-l pe silenios) i spune-le celor din apropiere c lucrezi i nu vrei s fii deranjat pentru o perioad. Dup ce ncerci de cteva ori vei vedea c toate urgenele vor disprea n mod miraculos. 4. F pauz, iar apoi reia. Cnd s-a terminat un pomodoro, f o pauz de 5 minute. Poi s te ntinzi, s bei ap, s mnnci un fruct, s vorbeti la telefon, s citeti ceva etc. Dar opretete din ceea ce fceai. Cel mai important este s te deconectezi de la ceea ce fceai, s permii creierului s se elibereze de la aspectele pe care era concentrat. Dup pauz, ia-o de la capt cu urmtorul pomodoro i urmtoarea sarcin, sau continuarea celei ncepute. n special la nceput, dac i se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurteaz-l la 10-15 pentru a i se potrivi mai bine propriei personaliti, pn vei reui s stai concentrat timp de 25 de minute. 5. ncheie un ciclu. Grupeaz-i sarcinile n cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar cnd l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauz de 20-30 de minute. Dup dou ore de

Time Management
activitate trebuie s te relaxezi, pentru a putea ncepe un nou ciclu focusat din nou. Vei constata c pe msur ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci i i mbunteti rezultatele. O s poi s realizezi mult mai multe n perioade mai mici dect o fceai pn acum, fiind ns focusat doar pe ce vrei s obii. Beneficiile Tehnicii Pomodoro Beneficiul principal al acestei metode este acela de a-i crete productivitatea, ins, pe lang aceasta, Tehnica Pomodoro: i elimin anxietatea legat de timp, i mbuntete concentrarea prin eliminarea ntreruperilor, te ajut s te auto-disciplinezi, auto-disciplina este o abilitate obligatorie a tuturor oamenilor de succes, i crete motivaia i o pstreaz constant, i ntrete voina de a-i atinge obiectivele, te ajut s estimezi mai bine efortul i timpul necesar ndeplinirii unei activiti, te ajut s fii orientat pe rezultate, i mbuntete munca sau studiul, te ajut s contientizezi mai bine deciziile pe care le iei, te nva s i planifici activitile i s le prioritizezi, planificarea si prioritizarea sunt eseniale pentru a deveni expert in managementul timpului, asa cum sunt toti oamenii de succes. Principiile Tehnicii Pomodoro Aceast metoa de management al timpului te ajut s te concentrezi mai bine i s creti calitatea muncii tale, bazndu-se pe faptul c pauzele frecvente mbuntesc agilitatea minii (perspicacitatea). Aadar putem spune c este adevarata zicala: Pauzele mici si dese cheia marilor succese. Dup cum am artat mai sus Tehnica Pomodoro are 5 etape eseniale: planificarea, urmrirea, nregistrarea, procesarea i vizualizarea. Fiecare etap are un rol bine stabilit: n cadrul planificrii, fazele sarcinilor sunt prioritizate i apoi scrise pe foaia De facut azi. Aceasta ii ajut pe utilizatorii metodei Pomodoro s estimeze efortul necesar sarcinilor. Pe masur ce pomodorii (intervalele de 25 minute) sunt terminai, sunt nregistrai n dreptul sarcinilor corespunztoare

Time Management
prin scrierea unui X, iar aceast nregistrare are 2 roluri: adaug un sentiment de mplinire i ofer informaii pentru o analiz ulterioar a activitii n vederea mbuntirii acesteia. Scopul principal al Tehnicii Pomodoro este acela de a reduce impactul ntreruperilor interne, cele pe care le generam noi insine, i externe asupra concentrarii i a fluxului de munc. Pentru ca Tehnica Pomodoro s-i ating scopurile propuse, este esenial ca n aceti pomodori, adica intervale de 25 de minute, s munceti fr ntrerupere. Dac totui te-ai ntrerupt n timpul unui pomodoro, fie nregistrezi i amni cealalta activitate, fie abandonezi acest pomodoro i ncepi unul nou. Daca ai terminat o sarcin i i-a mai rmas timp ntr-un pomodoro, timpul rmas din acest interval de 25 de minute trebuie folosit pentru a practica abilitatea pe care tocmai ai dobndit-o. Pauzele scurte dintre pomodori i permit s te deconectezi de la activitatea pe care o desfurai n ultimele 25 de minute. Dei exist numeroase aplicaii software care implementeaz aceast metod, creatorul metodei spune c Tehnica Pomodoro d cele mai bune rezultate daca foloseti un cronometru mecanic, un creion i o hrtie, deoarece: cronometrul fizic i permite s-l porneti, iar acest act fizic declar hotararea ta de a ncepe sarcina. Ticitul cronometrului pe masur ce timpul trece i arat importana fiecrei clipe care trece i externalizeaz dorina ta de a termina sarcina. Sunatul cronometrului anunt o pauz. n acest mod, ajungi s asociezi fluxul de munc i concentrarea cu aceti stimuli fizici. Limitele Tehnicii Pomodoro Totui, aceast metod nu este perfect. Principalul dezavantaj al Tehnicii Pomodoro este acela c, pentru a-i atinge obiectivele n mod eficient, trebuie s accepi sa fii ajutat de un obiect mecanic (cronometrul). Cnd ncetezi s mai foloseti aceast metod n munca ta, eficiena ta va scdea, dei i vei pstra abilitatea de a rezolva sarcinile prioritare, pe rnd i de a face pauze scurte ntre

Time Management
unitile de lucru. Totui, disciplina pe care i-o impune cronometrul din metoda Pomodoro este secretul unei eficiene deosebite. Tehnica Pomodoro NU trebuie folosit pentru activitile din timpul liber (cititul unei cri, practicarea unui hobby, etc.), pentru c le-ar transforma n activiti planificate i orientate pe obiective, ceea ce ar scoate aceste activiti din timpul liber.

Studiile efectuate asupra productivitii muncii, au artat c o persoan muncete n medie sub 49% din timpul efectiv de lucru. Acest procent este influenat negativ de ntreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, efi, furnizori, clieni). Iar dac aceast situaie nedorit este att de larg rspndit, asta nseamn cteva lucruri, i anume: c jumatate din potenial nu este realizat, jumtate din vnzri nu sunt efectuate, jumtate din venituri nu sunt ctigate. Tehnica Pomodoro funcioneaz i la CEO i la Directori regionali i la Entry level i la studeni, pentru c este structurat pe cteva principii foarte sntoase. n concluzie, Tehnica Pomodoro funcioneaz pentru c: Nu te poi apuca pn nu ai o list cu task-urile pe care vrei s le faci. Deci elimini din start dezordinea. Ca sa funcioneze aceast tehnica, ai nevoie s i stabileti prioritiile i s ncepi s lucrezi la prioritatea nr.1 tii cnd incepi i tii cnd termini. Fiecare task l estimezi n uniti Pomodoro (3xPomodoro, 1/2 Pomodoro, etc) i mpari activitile mari n task-uri mai mici care sunt acionabile. Adic rspunzi la intrebarea:care e urmatorul pas?. n acest mod, elimini amnarea pentru c ai foarte mult claritate i i este clar ct energie ai de investit n urmtorul pas. Lucrezi la 1 singur task odat. i grupezi activitiile similare i le rezolvi n acelai interval de timp. Mintea ta i este recunosctoare pentru ca nu o tot

Time Management
pui s schimbe variabilele cu care lucreaz i astfel economiseti mult energie mental. Estimezi n avans cu mult mai mult acuratee ct i va lua fiecare task. E posibil ca la nceput s nu i ias perfect, dar exercitiul de a estima timpul necesar unei activiti va deveni o abilitate dup scurt timp. i rafinezi procesul de planificare i determini mult mai exact care sunt toi paii prin care ai de trecut pentru a ajunge la destinaie. Gndirea ta va deveni mult mai practic fiind focusat pe urmatorul pas acionabil. Este foarte uor de practicat i nu necesit elemente greu de procurat. O foaie de hrtie cu lucrurile de fcut, un pix/creion cu care s tai fiecare element terminat i un cronometru: ceas cu alarm, telefon sau ceas de buctrie (Pomodoro). Dac lucrezi la calculator poi folosi Focus Booster Nu te epuizezi mental pentru c i programezi pauzele de refacere nc de cnd te apuci. Faci pauze scurte i dese dup fiecare Pomodoro de 25 de minute, iar dup 4 sesiuni faci o pauz mai mare de 20 min. i relaxezi mintea n legtur cu orice lucru exterior i te focusezi doar pe ce ai de fcut. nchizi e-mailul, pui telefonul pe silent, i rogi colegii s nu te ntrerup dac te vd c e ti focalizat pe ceea ce faci. i creti capacitatea de a te focaliza pe un singur lucru la un moment dat. Performerii de top fac excelent un singur lucru la un moment dat i nu 10 lucruri simultan de calitate submediocr. Rezolvi ntreruperile interne (adica din interiorul tau). Ma refer la momentul n care i vine o idee despre alt proiect sau alt activitate. Scrii pe hrtia pe care o ai la ndemana 2-5 cuvinte ca s nu i uii ideea, dar continui pn ce finalizezi sesiunea Pomodoro nceput.

Time Management
Apropierea unui deadline (chiar i setat de tine) i stimuleaz resursele interne s se focalizeze. Astfel, tu lucrezi sinergic cu toate resursele pe care le ai. i creti motivaia i i-o menii constant pn la sfritul zilei. Cnd vezi ce productiv devii nu i mai vine s te opresti. i creti calitatea rezultatelor pentru c dai totul n acel interval de timp. Pentru tine, n acel moment, nu mai exist altceva decat ceea ce ai de fcut pn se termin cele 25 de minute. i creti disciplina de a nu te lsa distras de factori perturbatori. Asta te ajut s ai delimitri clare ntre diversele activiti pe care le faci. Nu mai mpleteti munca cu relexarea. E munca intens focalizat pentru 25 de minute si apoi 5 minute relaxare. Si dup 2 ore i iei pauza de 20 de minute. Cu ajutorul Pomodoro reueti s i dezvoli procese mai eficiente de studiu i munc. Studiezi i asimilezi cantiti mai mari de informaie pentru c te menii ntr-o stare optim de nvaare mai mult timp. Mintea se deconecteaza la un moment dat atunci cnd nu tie exact ct mai dureaz pn ajunge la destinaie. La sfritul zilei tii exact ce ai fcut n ziua respectiv. tii cte Pomodoro complete ai avut i tii n fiecare dintre aceste sesiuni la ce ai lucrat i cu ce rezultat. Pomodoro te ajuta s fii foarte productiv fr s fie nevoie s i sacrifici corpul sau s te incarci emoional. Alternnd munca intens cu relaxarea pentru corp i emoii faci o diferen semnificativ, pentru c i ajui ntreg sistemul s se menin n echilibru. Astfel, ai energie de vrf i poi ajunge pana la 8-10 ore de munc super-intensiv cu rezultate greu de crezut pentru cei care lucreaz cu tine.

Time Management
List liniat de tip To Do Today Nume...................................................................Data............................... 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min Pauz Pauz Pauz Pauz Mare Pauz Pauz Pauz Pauz Mare Pauz Pauz Pauz Pauz Mare Pauz Pauz

Time Management Delegarea


Angajatul potrivit cu sarcina potrivit. Sportivii de nalt clas nu ating performane maxime constrni de cineva. Ei au talent, se bucur c fac sport i folosesc fiecare solicitare, fiecare concurs sau meci pentru a-i msura puterile. Ei sunt pregtii psihologic pentru succes, depun tot efortul i nving obstacolele. Sunt contieni c numai de ei depind performanele pe care le obin. Angajaii cu un nivel ridicat de motivare corespund acestui model al performerului. Aadar, putei crete motivarea angajailor prin delegarea unor sarcini corespunztoare, din ce n ce mai solicitante. Stabilirea sarcinilor corespunzatoare abilitilor angajailor/colegilor Fiecare angajat sau coleg are anumite abiliti care l calific pentru anumite sarcini. Punctele sale forte nu sunt numai cunotinele de care dispune, ci i talentele i capacitile sale: gndirea analitic, grija, nelegerea rapid a problemelor, abilitile de comunicare. Tocmai aceste talente lrgesc cmpul posibilitilor de avansare. Unele puncte forte sunt vizibile, altele nu. Sarcina ta, fie c eti manager fie c eti angajat este aceea de a descoperi talentele i capacitile angajatilor sau colegilor i de a le pune n practic n mod corespunztor: pentru binele angajatului sau colegului: dac tie s fac bine un lucru, l va face cu plcere. Ofer angajatului sarcini prin care s-i poat pune n aplicare punctele forte i talentele i s le poat dezvolta. Acest lucru ii confera satisfacii; pentru folosul companiei: dac delegi unui angajat sau coleg sarcini pe care nu le poate ndeplini, firma nu va putea practic nici s foloseasc potenialul real al angajatului respectiv, nici nu-i va atinge obiectivele.

Time Management
Importana sarcinilor Psihologia motivrii a artat faptul c angajaii din zilele noastre vor s-i asume raspunderea propriei munci. Sarcinile lor trebuie s aib o semnificaie pentru firm, pentru sine, pentru echip i pentru societate. Le ofer un standard de via, prestigiu social i, nu n ultimul rnd, stima pentru propria persoana. Explic ntotdeauna importana unei sarcini (pentru firma, pentru departamentul n care lucreaz angajatul care i-o asum sau pentru echip). Refer-te n mod special la obiectivele concrete ale unui proiect amplu. Urmrirea punctual a traseului fixat de conducere nu motiveaza prea mult. Solicitarea angajailor sau colegilor Rutina este dumanul motivarii. Dac angajaii fac ntotdeauna numai ceea ce stpnesc deja, se vor plictisi n scurt timp. Productivitatea lor va scdea vizibil. Acest lucru este valabil i n cazul angajailor care se simt suprasolicitai. Un angajat suprasolicitat se poate mbolnvi. O sarcin solicitant are pentru fiecare dintre noi o alt nsemntate. Pentru a stpni echilibrul ntre slaba solicitare i suprasolicitare, verific dac ei doresc s presteze i alte sarcini, pe lng cele pe care le au. Verific: dac i atrage sarcina respectiv; ce competene pun n joc pentru rezolvarea sarcinii; ce pregtire i ce capaciti au i pe care le pot dezvolta; ce idei i obiective i leag de sarcina respectiv. Libertatea de decizie Munca este un factor motivant dac angajailor li se ofer timpul necesar s chibzuiasc asupra sarcinilor primite. Aa i vor da seama dac le pot duce n mod corespunzator la ndeplinire. Dac

Time Management
doreti s motivezi angajaii prin delegarea de sarcini, trebuie sa i cont de urmatoarele puncte: Ofer angajailor posibilitatea de a lua decizii n limitele competenelor lor. Lsai-i s decid singuri cum s rezolve sarcinile care le-au fost delegate i cum sa obin informaiile i instrumentele de care au nevoie. Specific numai obiectivul care trebuie ndeplinit i termenul limit. Ajut-i atunci cnd au nevoie de sfatul tu. Incurajaz-i s-i asume rspunderea pentru deciziile luate. De exemplu, consilierul unei bnci are nevoie de libertatea de a decide singur acordarea sau nu de credite, urmnd ns cu strictee liniile directoare specifice acelei instituii. Daca ar fi nevoit s cear de fiecare dat aprobarea efului, va deveni n scurt timp o persoan nemulumit. Va considera c abilitile sale sunt subapreciate. Acceptarea greelilor este o ans de a nva. Angajaii care doresc s fac fa solicitrilor i s aib libertatea de a lua decizii vor face greeli, cu siguran. Recunoate-i c greelile nseamn cautarea unei noi surse de informare i aflarea unor noi date, care pot fi utile pentru firm. Tu trebuie s le foloseti ca pe un lucru de maxim utilitate. Greselile ne ofer indicii despre cum, de exemplu, s optimizm procesele de lucru sau cum s cretem calitatea produselor. n departamentele de cercetare i dezvoltare nu rareori greelile duc la inovaii decisive. Daca accepi greelile ca pe o ans de a nva, angajatii sau colegii i vor da seama c merit s riti. ntr-o politic de firm n care greelile nu sunt vzute cu ochi buni, acest lucru nu se va ntmpla. Nimeni nu va mai risca.

Time Management
Incurajarea schimbului de experienta Cei mai muli oameni doresc ca, prin ceea ce fac, s comunice cu ali oameni i s construiasc relaii sociale. Folosii aceast nevoie uman de baz n formularea sarcinilor pentru angajai sau colegi. Creai diferite structuri i sisteme pentru a uura colaborarea chiar i n acele cazuri cnd munca n echip nu este esenial. Apelai la diferii experi cu care angajatii sau colegii ar putea discuta n anumite probleme cu care ei se confrunt. Fi-i atent ca i colegii s recunoasc competena expertului respectiv. Incurajai angajatii s fac un schimb de experien informativ cu aceti experi. La o cafea pot lua natere multe idei, deseori reuite, despre modalitatea de soluionare mai eficient a sarcinilor. Largirea competentelor Folosete instruirea la locul de munc. Dac angajaii sunt pui n faa solicitrilor, ai grij s primeasc sprijin, cum ar fi, de exemplu, o consultan din partea unui expert. Foarte eficient i motivant este faptul ca discui cu angajatul pentru a ajunge mpreun la soluii, dac v confruntai cu o problem concret, dar pe care nu o poi deslui de unul singur. Locul de munca poate fi cel mai bun loc de pregtire. E necesar ns ntotdeauna o echip bun, care s combine pregtiri i stiluri de lucru diferite. Schimbul de experien va fi mult mai eficient.

Time Management Arta de anticipa


Previziunea oportunitilor Oportunitatea este o ansa de a se realiza ceva la momentul potrivit, adecvat situaiei; reprezint un cadru favorabil aciunilor i este inversul riscului. n general, riscurile se prolifereaz mai uor dect oportunitile. n previziunea oportunitilor se utilizeaz un eantion atand o probabilitate fiecarei variabile pentru a se anticipa rezultatele. Nu se poate previziona nici o oportunitate dac nu se atribuie nici o probabilitate. Previziunea oportunitilor ncepe cu ntocmirea unei liste de oportuniti. Paii de urmat sunt: evidenierea activitilor care urmeaz s dispar, cnd i de ce; evidenierea activitilor care se pot dezvolta n viitor prin utilizarea resurselor existente sau prin modificarea acestora ntro manier rezonabil; evidenierea ideilor care promoveaz noi direcii de dezvoltare a firmei; organizarea ideilor n tabele, care s cuprind, cel puin urmtoarele elemente: activitatea, beneficiul ce poate fi obinut, costurile, probabilitatea de apariie sau de schimbare, timpul, motivaia. In aceast faz nu se cere o cuantificare riguroas a amplitudinii, probabilitii i timpului, doar o estimare grosier; datele din tabele se organizeaz prin comparaie pe o scal, astfel ca decizia s poat fi facilitat. Desigur c aceste tabele sunt flexibile, i se actualizeaz permanent, unele activiti se elimina i se adaug altele. Riscul n previziune Riscul asociat cu hazardul sau cu ntamplarea este tehnic definit ca un produs ntre amplitudinea hazardului i probabilitatea de apariie. Acesta este costul de diminuarea riscului. Cnd exist mai multe posibiliti sau anse vorbim despre valoarea ateptat a costurilor riscului. Amplitudinea riscului i probabilitatea de apariie sunt elemente ale riscului supuse subiectivitii umane, deoarece oamenii fac erori n perceptia asupra riscului i aceasta depinde de importana general care se acord diferitelor tipuri de riscuri. Tendina este de a se

Time Management
supraestima importana riscurilor rare, dar neplcute, avnd consecine defavorabile i s se subestimeze sau chiar s se ignore cele comune, cunoscute, chiar dac riscul indus este mult mai mare pentru activiti. Prin urmare, abordarea estimrii i managementului riscului are la baz dou elemente importante: amplitudinea riscului i probabilitatea de apariie a riscului. Amplitudinea riscului. Riscul care nu implic costuri nu este un risc, deoarece magnitudinea hazardului se estimeaz prin referire la costuri. Cel mai dificil de estimat este acel risc care se refer la moarte. Se tie c asumarea riscului este aproape un joc de noroc. Juctorii de noroc studiaz matematica i statistica i calculeaz riscurile, apelnd la teoria riscurilor. Inginerii proiectani de produse de lung folosin i mai ales de produse care necesit sigurana oamenilor studiaz fiabilitatea i disponibilitatea acestor produse, apelnd la studii de specialitate bazate pe statistic. Prin urmare, se cuantific defeciunea sau deteriorarea, care este analizat n contextul beneficiarilor de produs sau serviciu. O estimare oricat de brut a riscului, permite gruparea riscurilor dup importan. Probabilitatea de apariie a riscului. Probabilitatea de apariie, sau ansa ca un hazard s se realizeze, se consider ca fiind un eantion de evenimente posibile. Eroarea de a nu include evenimente invalideaz intreaga operaie. De aceea, este important a se estima limite ale amplitudinii. ntr-o judecat de acest fel, n practic se utilizeaz arborele defeciunilor i arborele evenimentelor. Aceste diagrame de tip arbore fac posibil trasarea posibilelor evenimente i s se ataeze probabiliti fiecrui nod al arborelui, astfel ca probabilitile compuse pot fi determinate prin multiplicare. Dificultatea este de a include toate probabilitile, dar aceste analize se efectueaz de regula de specialiti n domeniul studiat. n managementul riscului, n aplicarea riscului n previziune sau n planificare se utilizeaz ntregul set de opiuni i alternative pentru eliminarea sau pentru controlul hazardului.

Time Management
Ceea ce se cuvine a fi subliniat este faptul c orict de dificil i de costisitoare ar fi estimarea amplitudinii i probabilitii riscului prin metode tiinifice, este de preferat comparnd cu managementul prin percepii intuitive. Strategia i previziunea n esen, orice organizaie se conduce dup o strategie, care cuprinde, cel puin urmtoarele elemente: misiunea, viziunea, obiectivele i valorile, resursele i capabilitile, structuri i sisteme, opiunile strategice, politicile, planul i programul de aciune, care sunt n permanen adaptare cu mediul de afaceri. Managementul strategic reprezint o abordare managerial superioar a relatiei firm-mediu, prin care firma i creaz viitorul prin dirijarea tuturor resurselor i capabilitilor pentru obinerea unui avantaj competitiv i realizarea structurilor i sistemelor de management flexibile pentru a gsi alternative i politici de aplicare prin planuri i programe de aciune. Previziunea sau anticiparea viitorului firmei este parte a managementului strategic, care vine ca un rspuns la creterea gradului de incertitudine, a riscului i a complexitii mediului n care opereaz firma. Abordarea strategiei n management trebuie s fie dinamic, flexibil i inovativ. Avnd la dispoziie un tablou de posibiliti pe care managementul le accept ca fiind rezonabile, activitile pot fi ierarhizate prin ponderarea importanei lor. Ponderea acordat are o component important care se asociaz amplitudinii riscului i a probabilitii de apariie a acestuia. Orizontul de timp i scopurile firmei influeneaz, de asemenea, opiunea pentru criteriul importanei activitilor. Aranjarea opiunilor dup importan poate fi realizat utiliznd diagrame. Orice firma opereaza ntr-un mediu tridimensional: mediul intern, mediul extern apropiat i mediul extern ndepartat. Mediul intern este alctuit din resurse, faciliti, sisteme, procese, oameni i care mpreun formeaz sau determin capabilitile strategice ale firmei. Un management eficace controleaz mediul intern. Mediul extern apropiat, care include clienii, furnizorii i concurenii, nu poate fi controlat, dar prin

Time Management
activitile de marketing anticipate poate fi influenat. Mediul extern ndepartat include factori sociali, tehnologici, economici, de mediu ambiant i politici. Acetia nu numai ca nu por fi controlai, dar nici influenai, astfel c managerii sunt pui n situaia de a-i nelege i a-i anticipa pentru a se adapta acestora n sens pozitiv. Acest aspect reprezina cheia strategiei firmei. n funcie de aceti factori externi, apropiai sau indeprtai firma i schimb strategiile, se schimb pe ea nsi cu scopul de a se adapta presiunilor externe.

Ordinea de pe birou
Se ntpl de multe ori s nu ne rmn nici un pic de timp liber sau mai ru, timpul s nu ajung. Pentru a rezolva aceast problem este nevoie de gsirea unui sistem eficient prin care timpul pierdut s se transforme n timp ctigat Chiar dac nu ne dm seama consumm aproape o or pe zi cutnd hrti prin birou. Vom constata c n birou sunt foarte multe documente inutile. Primul lucru cu care ncepem ordinea este biroul. tim cu toi c pe birou gsim de cele mai multe ori teancuri de hrti i dosare, aceste sunt puse uneori i pe scaun sau pe jos, gsim buci de hrtie adeziv pe perete sau pe marginea monitorului iar pe undeva este telefonul, calendarul i agenda. Primul pas: scpm de hrtii inutile care sunt ntro proporie de peste 50%. Pe birou trebuie s rmn doar calculatorul, telefonul, i cteva hrtii importante. Scopul este de a avea un birou organizat pentru a folosi timpul pierdut n cutarea de hrtii importante ntr-un timp eficient. Cu un birou important calitatea muncii va crete. De nceput ia la mn toate hrtiile din birou, cele importante le pui ntr-un teanc separat, hrtiile care aparin altor colegi pune-le ntrun teanc destinat colegilor sau colaboratorilor iar hrtiile care nu mai

Time Management
trebuiesc vor fi puse la coul de gunoi. Dac gasei hrti de care vei avea nevoie n viitor atunci pune-le ntr-un dosar care s stea n sertar. Dup ce ai fcut aceast selecie ia teancul de hrtii importante i parcurge-l. Noteaz n lista de prioriti lucrurile importante pe care trebuie s le faci. Dac nu vei mai avea nevoie de hrtie atunci arunc-o. Dac totui vei avea nevoie de ea atunci ndosariaz-o. Odat ce te-ai apucat s parcurgi hrtiile nu te lsa deturnat de la aceast activitate. Dac i vei aminti de un telefon care trebuie dat de zilele trecute, noteaz n lista de prioriti. Urmtorul pas este acela de elimina hrtiile adezive de pe monitor sau perei. Muli oameni au obiceiul de a lipi asemenea hrtii pentru a-i aminti ce au de fcut. Problema este c muli nu rezolv sau nici mcar nu observ aceste notie i cu ct se nmulesc cu att este mai imposibil rezolvarea lor, iar o simpl vedere a acestora nu ofer motivaia necesar pentru a le acorda atenie. i prezint o metod mai eficient pentru a organiza aceste mici activiti. Cnd ai ceva de fcut (de dat un telefon, de raspuns la o scrisoare sau de rezolvat o problem) notai n lista de prioriti, o foaie de 20 rnduri va conine informaiile din 20 de astefl de hrtii adezive. Dac ai obiceiul de a lua notie n timpul convorbirilor telefonice sau ntlnirilor, ndosariai aceste note impreun cu alte materiale legate de acel subiect. n momentul cnd vei lua o decizie important s tii exact de ce informaii dispui. Un alt lucru important pentru a avea o eviden cronologic este datarea fiecrei astfel de hrtii. De multe ori primim reviste i ziare pe care nu apucm s le citim dar nici nu le aruncm n sperana c le vom citi n zilele urmtoare. Astfel, se pot strnge pe birou numeroase ziare i reviste. i pentru aceast problem exist o soluie, i anume, dosarul pentru citit. n momentul n care parcurgi o revist parcurge-i cuprinsul. Dac te intereseaz un articol rupe pagina cu acel articol iar restul revistei

Time Management
arunc-l. Pune acele pagini n dosarul pentru citit. Dac nu vrei s distrugi revista nconjoar cu pixul titlul articolului din cuprins pentru ca s i aminteti de ce ai pstrat acea revist. Vei ctiga timp n momentul n care vei avea timp de citit i nu vei rsfoi revista s caui subiectul. Acelai lucru f i n sertarele biroului dar i n serviet. Dup parcurgerea tuturor hrtiilor noteaz n lista de prioriti dac ai ceva de fcut, dac pstrezi ceva ndosariaz iar restul la gunoi. Este uor s pstrezi ordine cnd totul este aranjat. La sfritul zilei rezerv-i cteva minute pentru a face ordine, citi mesajele, ndosaria corespunztor, tot atunci completai lista cu prioriti i recitii aceast listpentru a selecta sarcinile care par mai importante. Vei observa c nu este greu s fi organizat dar nici foarte uor, nu o s se ntmple peste noapte. Dac te vei organiza n fiecare zi vor veni i rezultatele, scopul fiind acela de a realiza ct mai multe n timpul programului de lucru.

Time Management Recomandare

n form la serviciu i acas


Autor: Jim Loehr, Tony Schwartz

Iat, n sfrit, o carte care abordeaz o problem din ce n ce mai acut: de ce nu avem niciodat suficient timp i destul energie pentru lucrurile cele mai importante din via? Administrarea eficient a timpului nu mai este o soluie viabil. Numrul orelor unei zile este fix, ns cantitatea i calitatea energiei de care dispunem nu. Secretul unei viei echilibrate i al performanei de durat st n felul n care tim s ne administrm energia. Paradoxal, majoritatea oamenilor ignor aceast idee fenomenal. Dar autorii acestei cri ofer o metod foarte practic de administrare a energiei, n plan fizic, emoional, mental i spiritual. n centrul crii se afl sistemul de antrenament destinat Sportivului de

Time Management
Corporaie, program care a fost perfecionat de-a lungul a 25 de ani, prin colaborarea cu unii dintre cei mai mari sportivi ai lumii. Sistemul i-a ajutat pe acetia s obin performane maxime n condiii de stres competiional. Autorii l-au adaptat, apoi, pentru activitatea de la slujb i de acas a oamenilor obinuii. Rezultatul este forma ideal: cum s fii plin de energie din punct de vedere fizic, conectat din punct de vedere emoional, concentrat din punct de vedere mental i aliniat la cele mai nalte valori din punct de vedere spiritual. JIM LOEHR este recunoscut n lumea ntreag pentru contribuiile sale n domeniul psihologiei performanei. A lucrat cu sute de sportivi de prim clas, precum i cu departamente de poliie, fore speciale, lucrtori din serviciile de urgen i cu echipele de salvare a ostaticilor din FBI. n 1993, Loehr a devenit co-fondatorul companiei LGE Performance Systems, al crei preedinte este, unde a nceput s aplice principiile elaborate de-a lungul colaborrii sale cu o mulime de profesioniti, de la sportivi de performan pn la directori de corporaie. Este autorul a 12 cri, a scris numeroase articole tiinifice i a avut, timp de zece ani, rubrici lunare n revistele World Tennis i Tennis Magazine. TONY SCHWARTZ este director general al LGE Performance Systems. mpreun cu Jim Loehr, a elaborat coninutul i metodologia programelor de antrenament aplicate de LGE, inclusiv Programul de Antrenament pentru Sportivul de Corporaie dedicat Managerilor. Este coautor la trei cri. A fost reporter pentru The New York Times, editor-asociat pentru Newsweek i a fcut parte din colectivul de redacie al New York Magazine. A scris, de asemenea, pentru revistele Esquire, Vanity Fair, The New Yorker, Gentlemens Quarterly i Fast Company, unde, timp de doi ani, a avut o rubric lunar intitulat "Viaa personal/Viaa profesional"

Time Management Tema


1. ncearc tehnica Pomodoro 4 ore pe zi pentru activitile pe care le execui n intervalul orar ales de tine. Rspunde la ntrebrile: cum a funcionat la tine? Ce a mers i ce nu? Ce rezultate ai obinut? 2. Ai primit urmtoarea sarcin de la managerul tu: departamentul din care faci parte trebuie s traduc 10 prospecte ale unor produse. Fiecare prospect are 10 pagini iar termenul de finalizare este de 3 zile. Tu eti persoana care se va ocupa de traducerea acestor prospecte iar cei 4 colegi de departament au la dispoziie 2 ore pe zi s te ajute. Informeaz-i pe colegii ti despre acest proiect, despre obiectivele i importana lui. Deleag din aceast activitate colegilor n limita timpului lor.