Sunteți pe pagina 1din 417

INTRODUCERE n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii

n viaa tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate. Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazul societii romneti. Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.

Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important ntr -o organizaie. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare de documente .a.). Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial. Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i m arketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial. Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realitile romneti. Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului. Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre specialiti. Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti. Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager). Autorii

CAP. I BIROTIC Lector univ. dr. Ionel Enache Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr -o publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine. n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica. n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica. Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate. ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic. Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante: 1. 2. 3. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

1. 2. 3. 4. 5.

Managementul documentelor. Introducerea informaiilor n fiiere. Conducerea proiectelor. Coordonarea personalului. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul de 60% n mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic. Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organizaie economico-social. O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris. n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane: Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC). Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore: Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane, radio, TV). Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calc ulatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare. Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea biroticii. Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea administrativ. Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei. Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz. Principiile biroticii [3] : 1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr -o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii. 2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator. 5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

[1] I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p. 7. [2] Ibidem, p. 10. [3] Ibidem, p. 11. 2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI 2.1. Sistemul informaional Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice. Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1]. n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional. Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional. Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate. Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie, nici energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens. Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere. Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea. Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva dintre acestea:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale; dup direcie: descendente, ascendente, orizontale; dup provenien: exogene, endogene; dup destinaie: interne, externe; dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-contabile, personal. Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor. Alte criterii de clasificare pot fi: 1. 2. 3. dup form: analogic, digital; dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video; dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaionale [2] n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date. Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN

ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii. Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului gra fic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente. Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb -negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic. d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesi ve pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de

micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman. nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru tip uri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s -a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator. Circuite i fluxuri informaionale Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale. Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. 2. 3. dup direcie: verticale, orizontale, oblice; dup frecven: periodice, ocazionale; dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informaionale. Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare. Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt: au un caracter detaliat; din ce n ce mai sofisticate; grad ridicat de formalizare (standardizare);

caracter operaional.

Mijloace de tratare a informaiilor: 1. 2. 3. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de facturat. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate). Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaional Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii: 1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor. 2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii obiectivelor societii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin mbogirea cunotinelor. Deficienele sistemului informaional 1. 2. 3. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei informaii. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informaii.

4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. Parametrii calitativi ai informaiei Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat. Principiile sistemului informaional 1. 2. 3. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.

10

4. 5. 6. 7. 8.

Concentrarea asupra abaterilor eseniale. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare. Flexibilitatea. Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic. Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale: 1. 2. 3. 4. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor; modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului; utilizarea calculatoarelor n reea; organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc. 2.2. Sistemul informatic Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte. Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor. 2. 3. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii. Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre acestea.

4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti, ingineri de sistem). 5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul). Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare automat a

11

datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau realizrii produciei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucureti, Editura Economic, 1997, p. 241. [2] A. PAN, B. IONESCU, V. MARE, Birotic. Bucureti, Editura All, 1996, p. 7.

CAP. II TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII 1.1. Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii: a) b) c) d) e) funcia de cercetare-dezvoltare; funcia comercial i de marketing; funcia de producie; funcia financiar-contabil; funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i

12

legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente: 1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Relaiile organizatorice 7. Activitile La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective. ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii. 1.2. Activitatea de secretariat

13

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico -sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferit e de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i res pectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari -efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti. 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.) 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.) Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. 1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

14

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite , ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc. , clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei

15

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de respons abiliti persoanelor din subordine. perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze

16

materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloace le prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;

n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima;

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n

17

munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns. 2.3. Sistemul birotic ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate raiona l n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte, documente, sunet i imagini). Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informaional. Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional. n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii. Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat i private, organele ierarhic

18

superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central. Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai mult un rol de interfa ntre: Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul operaional. Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]

Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare. 2.4. Sistemul decizional Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic. Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus. Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus . Sistemul informaional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfecionarea continu a siste melor informaionale i decizionale. Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice. Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional [2] . Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate. Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii: 1. 2. 3. 4. 5. 6. dup orizont: strategice, tactice, curente; dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior; dup frecven: periodice, aleatorii, unice; dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile; dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate; dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i informaia

19

trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi: s fie fundamentat tiinific; s fie asumat; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare; s fie formulat corespunztor.

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional. 3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC 3.1. Funciile generale ale sistemului birotic Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le ofer n vederea realizrii acestor obiective. Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale: 1. 2. 3. 4. 5. Funcia de introducere a informaiei n sistem. Funcia de memorare i de regsire a informaiei. Funcia de prelucrare. Funcia de ieire. Funcia de comand i de control.[1]

20

informaii comenzi Fig. 2. Funciile sistemului birotic Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale, publice sau private; preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem. Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic. Informaiile se pot pstra astfel: n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.

Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.

21

Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese: conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic; transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);

crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente; tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii care pot privi: fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor; fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.

informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse. Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz: natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore, secvene vizuale; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor. 1.2. Structura sistemului birotic

22

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipam ente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu de legturi funcionale[2]. Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic 1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din urmtoarele subdiviziuni: a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (II I sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

23

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului. Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: Scanner; Aparatul telefonic i interfa telefonic; Aparatul telefax i interfa telefax; Interfa de intrare telecopiator; Interfa video; Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat; Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar; Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt: Imprimanta; Plotter-ul;

24

Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic; Aparatul telefax i interfaa sa specific; Interfaa de ieire telecopiator; Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa; Interfaa video; Interfaa audio.

Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal, urmtoarele: Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric; Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile); Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora; Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei utilizate n activitatea de birou. Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate. Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor. 2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a sistemului birotic. Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor aplicaii informatice. Acesta este compus din: A. B. Soft de baz (sistem de operare) Soft de aplicaii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare. Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii: 1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.

25

2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un singur utilizator n paralel. 3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul. 4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale. B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta se mparte n mai multe categorii: 1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv. 2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc naional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acelai timp compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme. 3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care utilizatorul nu este un specialist n informatic. Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe: Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER. Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS. Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO. Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access. Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text precum i schimbul de date cu alte programe. Funciile realizate de acesta sunt:

26

crearea de fiiere; deschiderea unor fiiere existente; selectarea textului; editarea textului (mutri, copieri, tergeri); formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor); crearea de tabele; inserarea de imagini i de grafice; corectarea automat lexical i gramatical; tiprirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt: crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar; formatarea foii de calcul; copierea, mutare, tergerea datelor; crearea de serii numerice i calendaristice; calcule pe baza unor funcii; inserarea graficelor pe baza datelor din tabele; crearea unor baze de date simple; tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite: crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor); modificarea informaiilor din baza de date; adugarea sau tergerea unor cmpuri; sortarea bazei de date dup diverse criterii; interogarea bazei de date; crearea de formulare;

27

crearea de rapoarte, de macrouri i de module; tiprirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date i informaii. 3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire). Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi): Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte, documente, sunet i imagine). Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare. Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii: Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran). Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine. Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate. Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri ulterioare. Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm). Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei s ubsisteme ale ace4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile 1.1.1. Definirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat realizrii obiectivelor organizaiei. Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1].

28

Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generat , n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica. Rolurile managerului n cadrul firmei sunt: 1. 2. 3. 1.1.2. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur); un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt); un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator). Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3.

Componentele procesului de comunicare

Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant). Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor. Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj. Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant sau manager). 1.1.4. Tipologia comunicaiilor[2]

Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criterii de clasificare: a) canalul de comunicare

29

b) c) d)

comunicaii formale comunicaii informale direcie (sens) comunicaii verticale descendente comunicaii verticale ascendente comunicaii orizontale comunicaii oblice coninut comunicaii operatorii comunicaii opionale comunicaii generale comunicaii motivaionale mod de transmitere comunicaii verbale comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii: a) b) 1.1.5. reele descentralizate (n cerc sau n lan); reele centralizate (n Y sau n stea). Deficiene majore n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la: a) bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.); b) incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului informaional; aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane. bariere de recepie

30

c)

tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim; ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem; evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a mesajului; recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai mesaj. bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.). d) bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificaie redus sau nul. Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii: 1.1.6. a) b) filtrajul distorsiunea suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor motivarea adecvat a comunicrii prin: determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare; stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora. asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul: cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;

utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;

asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete trans miterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite. c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele de tr

31

4.2

Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice. Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*. Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea mainilor de scris i a telefoanelor. Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrum ent indispensabil care a impus crearea unei ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului. Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n privina numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5. 1.2.1. Echipamente folosite n telecomunicaii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i rapid. Faciliti ale telefoniei moderne: memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere; reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la cerere; butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer; afiarea numrului format se indic actualul numr format; memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd rspunde interlocutorul solicitat; difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri chiar dac minile sunt ocupate. Servicii oferite de telefonia modern: 1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;

32

2. 3. 4. 5.

Servicii alarm; Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive etc.; Serviciul telefonic cu tax invers; Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti. Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal. Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bii. Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex -ul i clasicul teletex. Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele. Avantaje oferite de ISDN: economie de cabluri, de spaiu; costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere; existena unor sisteme de autotestare; folosirea telefonului prin intermediul calculatorului; posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut. TELEX-ul Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex). n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice. FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil) Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.

33

Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin liniile telef onice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei copii a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice. Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), create n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa G3. Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele. Astfel, faxurile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale, transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i graficii. Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri. Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noaptea tarifele sunt mai reduse). Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre mai muli destinatari programai la ore diferite. COPIATORUL Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de b irou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile transparente. Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei). Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i li chid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie. Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii: 1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun; 2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun); 3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun); 4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).

34

Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator Numr de copii pe lun;

Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic. Numrul de copii/minut; Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4); Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu); Faciliti de micorare/mrire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie; Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei; Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat; Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din tava care se potrivete dimensiunii documentului; 1.2.2. Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s -a blocat n copiator. Servicii moderne de telecomunicaii

VIDEOTEX Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata. TELECONFERINE Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr -un studio. Tipuri de teleconferine: a) b) audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului telefonic; videoconferina

35

Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani la videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran. Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea imaginile i sunetul. n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond. c) teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii pot tr imite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edinei.

* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri -semafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicil or a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne. 4.3. Reele de calculatoare

O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft. O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care partajeaz (folosesc n comun) resursele. Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofer multiple avantaje: programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre utilizatorii reelei; bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan; resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori; posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work -station). Alte echipamente specifice reelelor sunt:

36

- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele - gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite - modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare - transceiver conecteaz dou reele prin radio 4.3.1. Tipuri de reele A. 1) Dup aria geografic LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului - partajarea perifericelor din sistem - comunicare i interaciune ntre utilizatori - posibilitatea de conectare cu alte reele 2) 3) WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice sunt folosite pentru servicii de comunicare conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare). PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL. B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei este deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat. Avantaje: toate nodurile sunt egale intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat necesarul de cablu e acceptabil

37

Dezavantaje: viteza de comunicare mai redus defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele

2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile re elei. Avantaje: necesar de cablu redus vitez de lucru mai mare interconectare simpl defectarea unui nod nu afecteaz reeaua

Dezavantaje: timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt conectate toate celelalte. Avantaje: viteza de transmitere ridicat posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat) costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje: defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri interconectarea este mai complicat

Pot exista i combinaii: STAR-BUS STAR-RING 4.3.2. INTERNET-UL Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea de reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare leg ate ntre ele.

38

n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite, care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s funcioneze ca o unitate coordonat. Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu ajutorul prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc. Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut -o Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajuns un stud iu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu finanat de corporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelor pentru Internet. Raportu l Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*. Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet -ul sunt: Pota electronic O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz. Grupurile de discuii Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect. O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup. Partajarea fiierelor (transferul de fiiere) Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic. Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FT P (File Transfer Protocol) cu ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat printr -o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor nregistrai care au d rept de acces. World Wide Web (www) Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o im agine din document. Cuvntul sau expresia

39

evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext. De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de navigare pe Internet. Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii despre firma respectiv. Chat-ul (discuii prin Internet) Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat conectat , utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea. Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science -fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24 de ore pe zi. De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipam ente pentru Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informai, mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului. Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogete ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studeni i materiale refer itoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i la hri.

* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs de distracie.

ansmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.

40

d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea organizrii formale cu organizarea informal. e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puter5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem om-main-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc. Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi: caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de efort fizic i psihic n munc; amplificarea factorilor de stres i de oboseal;

varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral; folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.

Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un efor t intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens. Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor s unt grele, solicitnd ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor. Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate. Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea efortului fizic. O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n ti mpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre

41

organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului. Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de cercetare -dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile de relaii cu publicul. n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii dintr -un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i iniiativ. Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni. Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare. Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate. Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a l5.2. Stresul i oboseala profesional Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birouri. Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai. Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresan te externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional. Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).

42

Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital, profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stres *. Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal, producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot produce traume fizice, dar i psihice. Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale personalitii acestuia. Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu: rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic sau manifest un comportament bizar. Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul arabo israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt, ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi. Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea uman. n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca ndeplinit i fa de mediu. Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe: Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de contractarea muscular fix. Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi). Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.

Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt: intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale; factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul); factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte); monotonia sau rutina muncii;

43

boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple: scderea ateniei; ncetinirea i inhibarea percepiei; inhibarea capacitii de gndire; scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul contactelor inter -umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional. Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu. n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.* n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn. n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s aib o via activ n afara serviciului i mediului acestuia. Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen i prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip. Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite, managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] . Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, Beth Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de utilitatea, de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra colegilor si. Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n gsirea unor corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn, numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.

44

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres. * Tina Roose, r 5.3. Analiza ergonomic a locului de munc Pentru a asigura eficiena sistemului om -mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile de eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc, este necesar , att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor de munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomic a locului de munc este de mare utilitate. Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare i de criteriile de influen [1] . 5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om -mijloc de munc-mediu se refer la mobilier: - amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic; - mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice. Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i ]n posturile de lucru. Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante, fot olii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului. Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.

45

Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesitile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birour i astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz economii importante de cablu. Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt n care este pstrat hrtia . Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i metalul. n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol. Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de specialitii n ergonomie. Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr -adevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient. Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, pozii e care provoac vasoconstricii ce ncetinesc circulaia sngelui, deci i oxigenarea *. Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, po sibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei verticale a corpului sau puin aplecat pe spate. Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme specializate *. La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului de lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea corpului n poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae. Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor. n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe aspectul ergonomic al produselor lor.

46

[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40. * Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu. Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este deosebit de mare. Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu. * De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici: - s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite; - s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe podea sau pe un suport; - s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui. Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens. n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae. Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI -HFES au ca obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de munc.

47

i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator: nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective. Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr -adevr important pentru creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot duce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine. 5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea. n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psiho -sociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri. Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul. Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei. Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic. Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii: 1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.

48

2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc. 3. Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea nivelului de intensitate. 4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv asupra omului, dar nu este disponibil permanent. Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal. Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental. Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile. O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere electro -magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai folosite, r educnd foarte mult aceste probleme de ntreinere. Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr -un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investiiile n siste me eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntreinere i vor mbunti calitatea luminii. Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3). Astfel: Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia, combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni: rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas, paralizie, astenie fizic. Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate. Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru f icat i pentru funciile de nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic, rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.

49

Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia i reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina spre evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie. Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac. Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej). Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i nervoas. Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt: 70 db n secretariate i n centre de calcul ;

50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care necesit o anumit concentrare. Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1] Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele neuro -psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de prevenire precum: acte normative de limitare a zgomotelor; soluii silenioase pentru tehnologia de birou; dimensionarea corespunztoare a ncperilor; dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor; perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante; sli pentru recreere n timpul pauzelor; control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se caracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor nclzite [2] . Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.

50

Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i cea a 0 suprafeei ncperii nu depete 2-3 C. Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21 -23 C, iar pentru 0 munca uoar n poziia eznd este de 19 C. De asemenea, specialitii cer, n general, ca diferena ntre 0 temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s nu depeasc 4 C. n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului. Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s. Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o relaie optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib urmtoarele perechi de valori: Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C) 70 21,3 50 22,5 30 23,9 Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator. Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a conferi locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate. 6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU
0

Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului informaional. Pr in evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel informatic. Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: a) s fie n volum mare; b) s aib grad ridicat de complexitate; c) calculele s necesite volum important de munc; d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date. n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri: 80% prelucrare automat; 15% mecanizat;

51

5% manual.

Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea unor informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind considerat intern este structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai multe niveluri. Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum: planificarea primar; planificarea de timp i capaciti; elaborarea comenzilor i ordinea lor; date de producie i analiz.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufac turing) se obine optimizarea fabricaiei, a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe etape: 1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice; 2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare; 3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme); 4. crearea bazei comune de date pentru CIM. Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i funcionrii n continuare a organizaiei. Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi: a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane; b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i timpul pentru descoperirea ei; c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil creterea randamentului; d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti; e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.

52

Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o reea de telecomunicaii. La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului. Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii, companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice. Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare. Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin reea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez. Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E. Walsh n lucrarea Sisteme informaionale computerizate. Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite i s le atace pe cele noi. Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui sistem i i permite s realizeze funciile de birou. Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale informaiei. Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a datelor. ntr -un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal. Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina. ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri. ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate. Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia analogic n digital). Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continu s fie

53

limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital, dar pot fi transformate i n form analogic. Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor. Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de date a organizaiei respective. Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare de aplicaii de birou. Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori. Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii: a) calendare de management; b) programe de ntruniri; c) pota electronic; d) pregtirea documentelor; e) localizarea documentelor i gruparea acestora; f) note i comentarii. n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre t ehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor. (Burton V. Dean Management strategic) 7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de biroul viitorului. n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai puin n viitor.

54

Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este de cteva mii de dolari. Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen se va scurta. Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an. Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale. Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate. Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii. Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea n mod eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv. De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd eventual de un produs program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii n domeniul vizat. Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului. Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor. Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai. ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant. 7.2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt ilustrat de cel puin trei elemente:

55

- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu de cretere a produsului naional brut; - are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.; - ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se lrgesc funciile i posibilitile reelelor. Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre de cost convenabil. n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informaiilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor reele i particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu ajutorul vzului i auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet) n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se constat apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari. ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete echipamentele ct i serviciile asigurate. Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens l constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a reelei sincron cu fibre optice SONET. Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat. Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i primite prin reea. Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructura complex a Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar dac firma american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anunuri ctre editori, consultani i analiti, nc din 1980. 7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate procesului de producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor. Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid, intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii i decidenii procesului de

56

producie. n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic relaii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic. Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr -o nou viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-funcionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare. Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate condu ce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor informaii confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie. Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu cel vechi. Moduri de organizare (comparaie) Nou Dinamic Abundena informaiei Global Dimensiuni reglabile Orientat spre producie, clieni Orientat spre aptitudini Spirit de echip Implicare Reea lateral (orizontal) Stabil Lipsa informaiei Local Dimensiuni mari Funcional Orientat spre activitate Spirit individualist Comand, control Ierarhic Vechi

n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul de auto structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput perfeciune. 7.4. Noul loc de munc Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:

57

stocarea i localizarea rapid a datelor; mesajele transmise i primite; sistemele de suport decizional; distribuirea muncii n diferite locuri.

Elementele sale funcionale de baz sunt: pregtirea i reproducerea documentelor; comunicaiile; stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.

Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organizaiei. Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc. n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan (). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr -un dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului. n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut conceptul de autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea birourile mobile, din care se vor putea ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri. Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor. Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de totalitate organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutin deni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitate superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfacia vor crete.

BIBLIOGRAFIE Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucureti, Lumina-Lex, 1997. Drucker, Peter. Managing for the future, New York, Truman Tally Books, 1992. Enache, I. Birotica. Note de curs, Bucureti, CREDIS, 2000 Enache, I. Organizarea ergonomic a muncii n birou, Bucureti, Ed. Universitii, 1999.

58

George, Claude S. The history of management thought, Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall Inc., 1982. Gheorghe, Adrian V. Birotic, Bucureti, 1989. Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul i stresul, Bucureti, Antet, 1995. Harrison, J. Curs de secretariat, Bucureti, All, 1996. Hascal, A.; Preotesiu, L. Corespondena i tehnica secretariatului, Bucureti, EDP, 1997. Heigl, Lyn. The electronic office and you, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985. Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru toi, Bucureti, Teora, 1996. Morris, S. The automated office, London: Proffessional Publishing House, 1989. Nftnil, I. Birotica i performana managerial, Bucureti, ASE, 2000. Nftnil, I.; Colesca, S.E. Birotica cu aplicaii n management, Bucureti, ASE, 1998. Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucureti, Ed. Economic, 1998. Pan, A.; Ionescu, B.; Mare, V. Birotic, Bucureti, 1996. Roca, D.; Roca, V; Popescu, D. Birotic: suport de curs, Craiova, 1994. Scoot, Michael S. The Corporation of the 1990s, New York, Oxford University Press, 1991. Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatelor, Bucureti, Eficient, 1998. Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Bucureti, Ed. Tehnic, 1998. Toffler, Alvin. ocul viitorului, Bucureti, Editura Politic, 1973. Toffler,, Alvin. Puterea n micare, Bucureti, Editura Antet, 1995. Vivien, G.; Arne, V. Secretara perfect, Bucureti, Sigma, 1995.

59

CAP. III FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Universitatea Ovidius Constana Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economicosociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] . n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

60

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloa ce tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s -au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolul ui calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s -o suplineasc; c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.

61

n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan. 1. Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stili zarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariat ului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii , sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

62

[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare n mas. Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, Babilonul informaiei : Ctre o nou ordine internaional n domeniul comunicrii i informaiei Bucureti : Editura politic, 1987, 286 p. [2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma grmtic i a circulat cu sensul de secretar sau scriitor ntr-o cancelarie domneasc.[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluia managementului pe plan mondial. n: Management, Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90. [5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile n management, Bucureti , Teora, 1998.

[6] Ibidem, p. 83. I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;

Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional. Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.

63

Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor. In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii. Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel: primirea de informaii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispoziii 1% schimb de informaii 4% elaborare de informaii 4% executare de lucrri 5%_ confirmare decizii 8 % explicaii, ndrumri 14%

In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei. Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor. 1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior . O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s -ar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important cana l informaional n relaiile ierarhice directe cu conducerea, n

64

sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informaional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informaional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat. circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul) n exercitarea funciei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr -o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale. D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel de structuri. Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri); de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri, setri,

65

tampilri etc.). In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i au tomatizate. Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi: gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc. In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune: activiti cu corespondena organizaiei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei. 1.3. Activitatea cu corespondena Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre

66

o persoan fizic i o persoan juridic. Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii: evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea rspunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor. Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale ale organizaiilor; constituie o baza de nregistrri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice; elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor; scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic);

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de documentare.

In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;

consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spaii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.

67

1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena A) Operaiuni cu corespondena primit Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau dac sunt n stare bun. Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil. In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de situaii. Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomandri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate greit. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate; Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea; Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei; Sortarea corespondenei primite Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului. Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s -au dovedit etajerele cu

68

compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii;

Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu. nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic). Repartizarea corespondenei pe compartimente In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire.

Avantajele sistemului: - scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu -se pierderea sau deteriorarea; - prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp. Alte posibiliti: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea rezoluiei de ctre conductor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment.

B) Operaiuni cu corespondena expediat Scrisorile expediate de organizaii pot fi: - rspunsuri la scrisori primite

69

- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei. Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti: s anune termenul la care trebuie s rspund; s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.

Redactarea corespondenei Situaii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie; va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manag er, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciorn ei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni. - Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz. - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre

70

persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate. nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila potei ; Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia , separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.

- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.

- Introducerea anexelor n plicuri Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate - Expedierea corespondenei prin pot

71

In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de regist ratura. Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model). Borderou de expediie nr. Nr. crt. Nr. nregistrare Data Destinatar Localitatea Greutatea Taxa (lei) Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localiti; scrisori recomandate alte localiti; scrisori simple pentru strintate; scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate. Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot. Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr -o zi, se numesc pota zilei. In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu urmtoarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. de nregistrare Destinatar Nume i penume Semntura

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate. Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei i actelor.

72

Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente. Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.

[1] Lucreia Preotesiu, Corespondena i tehnica secretariatului: manual pentru licee economice, Bucureti, Edit. Didactic i pedagogic, 1998, p. 40. [2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat i asisten managerial. Bucureti, Editura tehnic, 1999, p.101 1.4. Reproducerea documentelor Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de responsabilitate pe carel implic. Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat; notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruciunile sunt reproduse de secretariatul;

drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor materiale care

73

sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez. 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribu ie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe. In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informaiilor Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] . Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou. Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii: Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice. Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor. Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de informaii (documente, date structurate, termene etc.); mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;

74

accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper text); reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori n serie);

calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului. Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie. Astfel: toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n mem oria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i regsite; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia); existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind alternative;

ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual. Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunicaia birotic O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia birotic. In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic: poate recupera

75

automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su. Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o nsemnt ate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor. In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor. Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa numitele Intraneturi. La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini. Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul potei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Funciile principale ale acestui sistem sunt: primirea corespondenei; trimiterea de mesaje;

76

confirmarea automat a primirii corespondenei; memorarea de documente i de mesaje; compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea corespondenei electronice.

In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ; punerea de acord n inform ri curente; difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda: procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare electronice);

publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferine). 1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta economica n birouri i n administraie. Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea eficientei muncii;

77

avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul Birotica din prezentul volum. [2] III. FUNCIA DE DOCUMENTARE

2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii. In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s -a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important. Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp. Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent.

78

Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1) O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie d e lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele convenionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) - schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); - imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate

79

Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice)

Dup form: foi volante brouri cri

Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s -au private.

In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, doc umentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori.

Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie de sfera de activitate. Putem meniona, astfel:

80

dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii, hotrri judectoreti etc. dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale. Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, put em vorbi n msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor e xterni cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare presupunnd particulariti de aciune.

81

a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s -au ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organizaiei Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informaii. Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc. Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr -o structur organizat, n scopul valorificrii practice. Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid;

S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr -un loc convenabil iar dosarele din interior s fie uor de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, mrimea, i natura corespondenei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent; Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s -i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de staionare Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi documentele.

82

ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD - uri, registre sau condici. Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc. Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentaia specifica activitii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar: 1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat , notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la dispoziie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrri i lor s-au conceput o serie de sisteme. b) c) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate; n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

83

n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare -Ieire. B) Reducerea volumului de documente staionate n birou

Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint interes pentru organizaie. Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel: aa cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi soluii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de document ul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana, formnd arhiva activa. D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr -un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii

84

pentru orice document emis: Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)

85

[1] Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei, Bucureti, 1981, p. 103-104 onel ENACHE , Birotica, Credis, Bucureti, 2001, pp. 4749. Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elabora te n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasar e ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic.

86

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala; Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc) const ituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate ( Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor pentru a -i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).

87

De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizaiei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale. Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei; Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple : AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va f i plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai multe subuniti,

88

astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, depart ament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal

89

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generaliti Filozofie Religie tiine sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiine naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de c lasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare

90

2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu -se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economicosocial, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului. n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constitu irea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul

91

documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente : referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc . Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institui ilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr -un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului econom ic, social, politic etc. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

92

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: Constituia Romniei Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte f orme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr -o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.

93

Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate, precum cele menionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, in nd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.

94

Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste publicaii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu informaii inutile. Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce conin informaii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii. Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii. Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) gr upate pe diferite domenii de activitate:

95

locuri de munc finane servicii publice telecomunicaii cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi or donate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul crii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apariiei Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru;

96

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spr e nlocuitorul acestuia. Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculator ului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adre se, chiar ale propriilor salariai; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organizaiei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo -uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei; Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea pa

97

2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr -un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate,

98

cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina pos ibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

99

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exempl u: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala; Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte

100

criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate ( Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizaiei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale. Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei; Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

101

- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui c orespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz

102

numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generaliti Filozofie Religie tiine sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiine naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc

103

331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu -se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta inf ormare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr -o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului. n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare,

104

secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelo r, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii organizat orice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc . Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor care pot

105

constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr -un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului ec onomic, social, politic etc. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: Constituia Romniei Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale

106

Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.

107

IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: sim bolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate, precum cele menionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd c ont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste publicaii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu informaii inutile. Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce conin informaii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei servicii potale i telecomunicaii articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de

108

activitate, locale, naionale i chiar internaionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii. Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii. Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupat e pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finane servicii publice telecomunicaii cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordona te conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul crii, articolului

109

Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apariiei Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

110

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul audientei; Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organizaiei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo -uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei; Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup anumite re guli prin cuvinte sau simboluri) trimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic.

111

[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe. 3.1. Comunicrile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei. n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial telefonic. n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite. 3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organizaiei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul de interior. n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organizaiei. n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list. Numele i adresa Companiei Funcia Nume persoane Numrul de telefon Cod ar Cod Zon Telefon

numr exemp

112

CORES IND SRL

Petrescu Ion

0241

8700

623145

Hotel Aurora, ap.1012. director Constana comp paper sa Str. Celulozei nr.6 Constana Agenda cu adrese i numere de telefon Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare; La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei cu care dorete s ntre n contact; n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale cel or doi conductori; ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul: vnzri Ion Mirela Director general

0241

8600

688841 0722197422

Secretariat Direct

A de la ANA B de la BARBU C de la COSTICA etc. 3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor

113

depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu solicitanii. n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie; ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii. n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare. Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient: secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz; la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restricionate sau evitate; legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea; dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja. n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel;

114

eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt convorbirii;

este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra coninutului; n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conductorului. Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor. Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situaii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din. Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei A telefonat .va reveni dorete s vad V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent. Coninutul mesajului .

Dataora.. Cine transmite Cine primete MODEL B

115

Dl. Mihai Stnescu n timp ce erai plecat Dl. George Ivnescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat A trecut pe aici Dorete s v vad

Rugm sunai Va reveni Urgent

X X

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30 Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii: dac dorete s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dorete s lase un mesaj. Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz. Transmiterea unui mesaj. Recomandri: innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere; se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul. Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.

116

Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost c utate. 3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc. n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul conductor secretar. Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum: a) pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc. b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la ntreruperi frecvente. Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii. n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau m piedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient. Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile. i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.

117

[1] Ted. JOHN, Organizarea perfecta a timpului, Bucureti, Naional, 1998, p. 23.

IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune: participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden. A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor 4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edina este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edinele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti; Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;

118

Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei. innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi: a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale. b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai autoritilor de stat. edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se: culege informaii; schimba preri i analiza situaiei periodice; informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii; prezenta proiectele i deciziile luate; soluiona problemele mpreun; face schimb de interese; stimula contracte; ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine: edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii, edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe; edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.

119

Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate al personalului; edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit; edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii. edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic schimbri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate. ntr -o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Pregtirea edinelor Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes. Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7 -14 zile, precum: stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi; stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edinei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere. Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr -o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate. Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.

120

De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de a anuna eventuala absen motivat. Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor. Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin. Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile nu s -au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edine. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin. Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine: 1) 2) 3) 4) Antetul organizaiei; Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de departamente etc.); Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; Scuze pentru absen;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate). Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea discuiilor. ANTET NOT DE CONVOCARE cu privire la edina (Consiliului de Administraie) organizata la . n ziua de . cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei 1. Scuze pentru absen -----------------------2. Probleme ale ultimei edine ---------------3. Ordinea de zi: 1.

121

2. Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei. .... Data DIRECTOR/PREEDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt, n general, pregtii. Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absene. n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate. n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare locale sa u centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta. Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii. Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redact are, se va consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare. Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape: se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi;

se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a cror dezbatere trebuie continuat; se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei; se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop;

122

se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor; se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei; se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie; se depune schia agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edina. Desfurarea edinelor Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune. Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n p rocese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri verbale, de u nde i vine i numele. Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta organizaia. Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul edinei. nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului. n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei n acest sens, i dac trebuie r espectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: 1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul persoanelor absente

123

i ordinea de zi; 2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor, prezentndu -se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut. 3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur. Model: Proces verbal ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul) edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai. edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi: 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participanilor pentru semntur. (Se respect ordinea ierarhic a funciilor) Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntr -un registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit. Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci cnd se urmrete ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante.

124

Etape de ntocmire, n timpul edinei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina; se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen; se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena primit; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd; se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv; se ine pasul cu evoluia edinei; se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu; se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu cuvnt; se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare. Dup edin: se schieaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei; se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observaii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

125

amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influenai de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de operaiuni care sustrag atenia [1] . MINUTA EDINEI Participani Dl.Barbu Dl.Panait Dra Moise Dl.Petre Dl.Cristea D.Furtun D.Costea Distribuie adiional Dl.Cristea Dl.Furtun Dl.Costea Dl.Popescu - cri tehnice de calitate - certificare de garanie - condiii de vnzare/nchiriere S.C. ERCO SA Organizat de: S.C. ERCO SA Dl.Barbu Telefon 041/689.351 Subiect: Vnzare i nchiriere maini i utilaje Data Ora 23.04.2002 Locul 10,00 Condus de

Dl.Popescu - caracteristici tehnice Subiect Sumar/Aciuni Creterea vnzrilor Actelor necesare

Responsabil Dl.Costea Dra Moise --

Termen 30.04.2002

nchirierea autobasculant Proces verbal de nchiriere Vnzare excavator

27.04.202

__

02.05.2002

Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare a aciunilor, astfel: Cu trei sptmni nainte de edin: se stabilete proiectul listei participanilor; se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor conducerii; se alege o sal corespunztoare;

126

se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edina: se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de participare la edina; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea; se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot participa la edina; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participanilor;

Cu ase zile nainte de edin: se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edina; se pregtesc dosare pentru toi participanii;

se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica funcionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;

Cu dou zile nainte de edin: se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale agendei de lucru;

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc. se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat; se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;

In ajunul edinei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte legate de funcionarea acestora; se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor etc. n sala de edina; va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure de rezolvarea lor;

127

In ziua edinei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n funciune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire; va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior

va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c nu vor participa la edin; va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i corespondena indicata de conductor; l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discuie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate, cernd explicaii dac este cazul; va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa -l ntrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s -au ntmplat; noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin strnge toate hrtiile rmase n sal;

dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edina; consemneaz n agend data urmtoarei edine;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pent ru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru

128

Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme apru te n dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp. Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere: Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat. Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit. Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul ntlnirii. Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare, scheme et c.

ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee: se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea stabilit de primul interlocutor; se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferinele Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui telefon sau ntr -un studio. Tipuri de teleconferine: Videoconferinele Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.

129

Avantaje: Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin. Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele menionate, pentru pregtire i desfurare. Dezavantaje: Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii me sajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferina Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr -o sptmn dect una lung pe lun. 4.1.4. Teleconferina pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare. Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt: Conferinele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor. B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organizaii, chiar concurente.

130

n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiineaz. n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr -un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc. O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de spe cialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel: Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa economico -social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de amploarea manifestrii; Cadrul de desfurare este special amenajat

In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n funcie de civa factori, precum: proporiile participrii gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge: 4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; 4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consftuiri; 4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).

131

Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup proporiile manifestrii pot fi: Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii care s -au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt numite i congrese internaionale sau n alte cazuri conferine. Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut. Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr -un anumit domeniu al tiinei. Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum: expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu s copul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv. conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare naional sau internaional. Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv. 4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile. Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a comunicaiei i Relaiilor Publice. De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.

132

Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de noi tehnici i idei Indicaii generale Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execuia evaluarea verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective. Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Tipul manifestrii i tema; Cercul participanilor; Momentul manifestrii; Durata manifestrii; Locul desfurrii Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele operaiuni: scrierea invitaiilor stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de pa rcare; alegerea i angajarea referenilor; stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare echiparea slilor; rezervarea cazrilor la hotel;

133

In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri. Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoar ece este posibil s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situai i stnjenitoare. Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control: - Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse. - Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse. - Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. - Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse. - Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. - Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea che ltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc

134

proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutier e, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare.

[1] Elisabeta NICORESCU, Sociologie i psihologie economic, Constanta, Ex Ponto,1999, p. 105 [2] Nicy STANTON , Mastering Communication, London, Orion Books, 1999, p. 123 V. FUNCIA DE REPREZENTARE Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale. Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale, competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerine. Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte. Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei, menionate n capitolele anterioare. Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de comunicare oficial n absena managerului.

135

Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care -l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala. Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care se nvinge n orice profesiune. Bibliografie 1. AIFTINCA, Marin. Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala n domeniul comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987; 2. 3. 4. 1997. 5. 2001; 6. ALEXANDRU, Ioan. Administraie public. Bucureti: Lumina Lex, 999 ; AMOS, Julie Ann. Managing your time.- London, 1998; BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor n afaceri. Bucureti: Business Tech Internaional Press,

BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucureti: Universitatea Bucureti,

BOTEZ, Victor. Informaie: Cunoatere: Actiune, Bucureti: Editura politica, 1983;

7. BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de comunicaie: Povestiri din lumea crii . Bucuresti: Albatros, 1987; 8. 9. 10. 11. 12. 13. CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat, Bucureti: Expert; COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires. DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d organisation, 1987; DICIONAR al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1982; DICIONAR de drept al muncii, Bucureti: Lumina Lex, 1997; DICIONAR de informatica, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1981;

136

14.

DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucureti: Galaxia, 1996;

15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999; 16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzane de protocol, Bucureti: Sylvi, 1997; 17. 18. 19. 20. GIBLIN, Les. Arta dezvoltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000; GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999; GUU, Stelian. Sisteme informatice n administraie, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1984; HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: ALL, 1996;

21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat, Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 1992; 22. 23. 24. 25. 26. HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucureti: RAO, 2000; IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i comportamentul civilizat. Timioara: Facla, 1998; JALOBEANU, Mihai. Internet Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995; JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucureti: Naional, 1998; JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureti: Antet XX Press, 2001;

27. LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureti: Editura didactica i pedagogica, 1995; 28. MANOLESCU, Adrian. Putere i informaie, Craiova: Certi, 1996;

29. MARIN, George. Uzane diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucureti: Academia de studii Economice, 1996; 30. 31. 32. NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucureti: Editura ASE, 1999; NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999; NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureti: Editura economic, 1996;

33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucureti: Editura didactica i pedagogica, 1998; 34. 35. OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucureti: RAI, 1992; POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea Marii Negre, 1995;

137

36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura didactica i pedagogica, 1971; 37. 38. 39. 40. 41. 42. ROSCA, D.; VARZARU, M. Craiova: Certi, 1994; RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993; SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucureti: Codex, 1993; SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureti: Eficient, 2002 STANCU, Serb. Relaii publice i comunicare, Bucureti: Teora, 2001; STANTON, Niki. Comunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;

43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare, Bucureti: ABBPR. 1998; 44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru secretariat i corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000, 1995; 45. SINCAI, Ana. Informaie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n expansiune, Piteti, 2002; 46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii, Bucureti: Editura tiinific, 1991; 47. TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organizaion s image, London: Kogan page, 1994; 48. UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de masa , Bucureti: Albatros, 1981; 49. 50. VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureti: Lumina Lex, 2000; VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect, Bucureti: Sigma Primex, 1995;

[1] Rodica CANDEA, Dan CANDEA, Comunicare managerial aplicat. Bucureti, Expert, 1999, p. 122. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Prof. Maria Petre

138

Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul. Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2]. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice [4]. Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s -a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice [6]. Exista mai multe criterii de

139

clasificare: A. B. C. D. Dup deinerea arhivelor: arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv; arhive ale Arhivelor Naionale; arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social: arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui); arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copi erea se fcea n registru; E. arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

140

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX -lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a -i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii); arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s -au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice [6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s -a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei

141

nr.769/1991. Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii. Evidena documentelor Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele inta cte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr -un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu -se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. [8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

142

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s -a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Gruparea documentelor n dosare Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat gr upa de documente create ntr-o instituie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important. [10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulteri oare, respectiv: clasarea documentelor pe

143

probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1. [12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul docum entelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de ps trare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr -un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

144

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii l or.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute inii al, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou. De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen -clatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare -ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr -un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s -au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau l a un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

145

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni. Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosa rele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele s e nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv. Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer. Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu -

146

se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic. [20] Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute. [21]

147

Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23] Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a docum entelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar -istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor c are nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a). [24] Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25] Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul c reatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei

148

inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosa relor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28] Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante. Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces -verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s -a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii. Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate. [32] Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33] Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nes ecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

149

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40 -42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexa te. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic. n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare. [36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

150

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din docum ente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s -au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetnduse documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu -se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate em ite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu -se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr -un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica und e este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

151

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr -un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr -o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]

152

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenaja te n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perde le de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene. n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe r afturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz. [48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la

153

Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, A cademia Romn.[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul -verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau dein toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

154

[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39. [2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996. [3] Dicionarul, p. 121-122. [4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996 [5] Dicionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33. [6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii. [7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc , tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15. [8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26. [9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444 [10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17. [11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414. [12] Legislaie arhivistic, p. 52. [13] Voica Coman, op. cit., p. 415. [14] Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399. [15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16. [16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300. [17] Legislaie arhivistic, f. 53. [18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.

155

[19] Legislaie arhivistic, p. 54. [20] Ibidem, p. 55. [21] Ibidem, p. 31. [22] Ibidem, p. 56. [23] Ibidem, p..57. [24] Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n Revista Arhivelor, an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370. [25] Legislaie arhivistic, p. 32. [26] Voica Coman, Selecionarea documentelor , p. 373. [27] Legislaie arhivistic, p. 56. [28] Ibidem, p. 32. [29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele sigilare , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154. [30] Legislaie arhivistic, p.57. [31] ibidem, f.58. [32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77. [33] Legislaie arhivistic, p. 33. [34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399. [35] Legislaie arhivistic, p. 34. [36] Ibidem, p. 35. [37] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. [38] Legislaie arhivistic, p. 36. [39] Ibidem, p. 37. [40] Ibidem, p. 59. [41] Ibidem, p. 60. [42] Ibidem, p. 54.

156

[43] Ibidem, p. 53. [44] Ibidem, p. 55. [45] Ibidem, p. 39. [46] Ibidem, p. 40-45. [47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31. [48] Legislaie arhivistic, p.49. [49] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p.3. [50] Legislaia arhivistic, p. 57. Legea Arhivelor Naionale 1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. Capitolul I Dispoziii generale Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele create de a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi. Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale. Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac par te din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.

157

Capitolul II Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribuii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege; d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare; g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale; l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.

158

Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice. Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale . Capitolul III Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente Seciunea I Evidena documentelor Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potr ivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat. Seciunea a II-a Selecionarea documentelor Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori. Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.

159

Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr -un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiin d lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente. Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor -verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Seciunea a III-a Pstrarea documentelor Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege. Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Seciunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz: a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;

160

c) d)

documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi. Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite. Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente. Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul a rt. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia. Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie. Capitolul IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii

161

i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s -a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoane lor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege. Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare; b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic. Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i

162

specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria funcionarilor publici. Capitolul VI Rspunderi i sanciuni Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contravenional, civil sau penal. Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal. Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav. Tentativa se pedepsete. Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoa ne juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art. 11; d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17. Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);

163

b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice. n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile. Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr. 32 /1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor. Capitolul VII Dispoziii finale i tranzitorii Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii. Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale. Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor Naionale. Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei. Preedintele Senatului prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei. Preedintele Camerei Deputailor ADRIAN NSTASE Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16

164

(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996) Aprob Formular nr. 1 PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE (DIRECTOR)

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NOTIONALE (DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE A ARHIVELOR NAIONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din .............. Direcia Serviciile Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) 1). ............................. 2). ............................. 3). ............................. B. Serviciul 1). ............................. administrativ 2). ............................. 3). ............................. ........................................ Denumirea creatorului ........................................ Denumirea compartimentului (permanent) NR. CRT. INDICATIVUL DOSARULUI DUP NOMENCLATOR CONINUTUL PE DATELE SCURT AL EXTERNE DOSARULUI, REGISTRULUI, ETC. NUMRUL FILELOR OBS. Termenul de pstrare Obs

Direcia secretariat i administrativ

A. Serviciul secretariat

P 10 5 P 10 5

Formular nr. 2 Inventarul pe anul........... pentru documentele care se pstreaz ..an

Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc.

165

Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la .....................nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Astzi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Instituia (Regie autonom, Societate.) PROCES VERBAL de predare primire a documentelor Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul instituiei .................. ....................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n per ioada ....................................... de serviciul menionat, n cantitate de .................dosare. Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, Am primit, Formular nr. 4 REGISTRU DE EVIDEN A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE INTRRI Denumirea Datele Nr.dosar compartimentului extreme ale dup documentului inventar

Am primit, Formular nr. 3

Nr. crt

Data intrrii

Nr. Nr. dosare dosare primite rmase efectiv efectiv 6 7

Dat ieiri

IEIRI Unde s-au Denumirea Total dosare predat actului de ieire predare, nr. i data 9 10 11

1. 2. 1.

numrul de ordine al inventarului data prelurii dosarelor din inventarul respectiv numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden

166

9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.) 10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces -verbal de predare-preluare) Formular nr. 5 Se aprob (conducerea unitii) L. S., s.s. ....................................... (sediul) PROCES VERBAL Nr. ..................... Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii *) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii. Preedintele, Membrii, Secretar, Formular nr. 6 PROCES VERBAL Predare preluare din (anul, luna, ziua) Subsemnaii .. din partea i .. din partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l. Totodat, s-au predat i preluat . . n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a. Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare. Am predat, Am preluat, Formular nr. 7 INVENTAR al coleciei de matrice sigilare Nr. Data prelurii Materialul de organizaiei sau Forma Dimensiunile Descrierea cmpului Legenda Anul Observaii confecionrii

.................................. (denumirea creatorului) .......................................

167

inv.

numele persoanei de la care s-a preluat matricea 2

Formular nr. 8 REGISTRU DE DEPOZIT Nr. crt. Denumirea Cota u.a. Scopul fondului, scoaterii din compartimentului depozit 2 3 4 Numele solicitantului; funcia 5 Data scoaterii Data restituirii Observaii u.a. semntura u.a.: solicitantului semntura solicitantului 6 7 8

Formular nr. 9 FIA DE CONTROL FONDUL . COLECIA COMPARTIMENTUL .. NR. INVENTAR. .. ANUL NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ... DATA

MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administraie Public Universitatea din Bucureti 1. Management

168

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin. Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn conductor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activitii manageriale ; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale. Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr -o manier proprie i la rndul su, ofer idei,

169

teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel, managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi: de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de factor uman.

Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii. Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere : a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape: definirea scopului, adic a strii dorite sistemului analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice ca re vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume: determinarea necesitilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor;

170

d) etape:

din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea urmtoarelor

cercetarea informaiilor disponibile completarea informaiilor utile prelucrarea informaiilor transmiterea informaiilor

e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate aciunilor omului i anume: f) ansamblul reglementrilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a rspunderii ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei din punct de vedere funcional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea decizia controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr -un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se man ifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate;

171

consecven; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului d e management. H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere, organizare, coordonare, comand, control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor. A. Previziunea Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz; prognoz; planificare i programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informaionale din evidena contabil. Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planificrii sunt: planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie disponibili; timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:

172

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale. Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.). n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc; managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur; decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent; exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de previziune.

B. Organizarea Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de munc. Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea

173

urmtoarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; rspunderea; delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor si. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup relaiile care o genereaz, exist: autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deosebite, aproape mistice); autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang oficial, ntr -o ntreprindere). b) dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neaprat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor); autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obligaii. Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendepl inirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii respective. Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini

174

a managerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru. n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conduc ere i cea de execuie. C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr -o ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care: coordonarea prin politica de personal; coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruciuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor car e i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar: managerul cu autoritatea sa; executantul cu pregtirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu depeasc competena salariailor;

175

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien. Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect; nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii. Motivaiile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcer ii de a muncii;

extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i s e acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite. Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr -una din variantele urmtoare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse; fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi: a) n funcie de momentul realizrii: preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

176

b) c)

feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului); n funcie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti); bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate); tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor); n funcie de subiectul care l lanseaz: direct (iniiat de manager); indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii: funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i calitative ; funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine nainte a producerii unor evenimente; funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare;

funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului. Scheme i corelaii

177

Trsturile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu Academia de Studii Economice Bucureti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capaciti de lucru. In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale unui bun

178

funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3) s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii, contient i cinstit n munca sa, nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic i societate, loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifestrile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegiai, s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit, interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de activitate.

Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, d e la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste: o moral a muncii ridicat, rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor forelor sale s accepte scopul organizaiei, s prezinte zilnic comportamentul cerut,

179

s se poat lesne subordona, s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organizaia sa, s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea rspunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina civic ridicat, s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite pentru garantarea funcionarii organizaiei, s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri deviate, s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,

s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui), s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop, s-i atribuie realizrile subalternilor,

s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privina unei activiti, s nu se angajeze, s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976) carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei, astfel ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil

180

Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz (fundamental) ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni i grupe Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesai n aceast problem. Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema Cum avansezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului. 3. Reprezini cu succes imaginea firmei? 4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional? 5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive? Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie? 6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii 7. Pregteti pe cineva s-i ia locul? 8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie? Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplicrii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii. Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual. Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c ele

181

sunt rspunztoare pentru faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu-i piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea: meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate; de a deosebi esenialul de neesenial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului; de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr rezolvare;

de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau punctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul. Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar: cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar, n cazul acuzaiei de lips de ajutor, n cazul incapacitii de aciune, n cazul mbolnvirii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.

182

Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le -a analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumerm: comunicare insuficient, dependen reciproc, sentimentul de a nu fi tratat corect, nenelegeri, personalitate i atitudine inconciliabil, lupte pentru putere i influen, suprare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen, ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc. Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut cndva n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr -un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ? Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilitilor de aciune eful limiteaz posibilitile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic ameninri verbale ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale

183

nu se mai vorbete cu respectivul izolarea individului departe de colegi respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de ru pe la spate rspndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de sine

4. Atacuri la calitatea serviciului nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc

i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc calificarea pentru a fi discreditat 5. Atacuri la sntate constrngere la activiti duntoare sntii ameninarea cu agresiune fizic maltratare corporal.

Urmrind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la timp. Probabil c nsui eful a participat la aceasta. Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndreptete s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii conflictelor, s vedem care este legtura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii. Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie conflictual. n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n consideraie acel comportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile recomandrilor clasice de aciune n cadrul economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact, influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin aciuni de ntreprindere.

184

Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor. Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndeprtat de pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivitii. Fundamentul teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica economic. Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu prob lemele ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen lung n deciziile lor. De pild, principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective. Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de aciune a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie neleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activitii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie neleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri fr constrngere ntre toi cei afectai. Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fie direcionate mai puternic spre aciuni autonome. Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema mobbingului. Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este considerat etic de ctre publicul larg, dac se respect principiul acioneaz n acelai mod n care ai vrea ca ceilali s te trateze pe tine. NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

185

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991 1.1. Noiunea de Constituie Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu -se constituii imperiale. Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr -o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Parlamentul puterea legiuitoare Preedintele puterea executiv Guvernul puterea executiv Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administraia public puterea executiv Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii. Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral tradiional,

186

utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate politico -juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui ntr -un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei. Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputailor;

b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale; c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie. 2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul internaional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz: Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ, care era de finit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea

187

statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr -o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou ci: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte . In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale: Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i administrai.

Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor. Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei, Guvern , autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel p articular. Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic autoriti de administraie publice.

188

Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial. Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administra ie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n unitile administrat ive teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre : autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar

autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie : subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului judeea n etc.. In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari categorii de autoriti: 1. Autoriti de natur statal: Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem constituional i legal. Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului. Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale autonome. Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale: Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ. Primarul ca autoritate autonom executiv. Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative:

189

Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei pri), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde): Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic, subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei; explicaia semnificaiei unor termeni; definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic. Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii. Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel princ ipalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli de interzicere

190

a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional. Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat. 3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni: Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt j uridic. n doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic. 3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective. In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept admin istrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le

191

exercit n baza programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes judeean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt caracteristice urmtoarele trsturi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii. 3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere. BIBLIOGRAFIE: Constituia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administraiei publice locale Deleanu, Drept constituional i instituii politice , Editura Lumina Lex, Bucureti, 1991 Drganu, T., Drept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996 Muraru, I., Drept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998 Negoi, A., Drept administrativ i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucureti, Editura Actami 1994 Vedina, V., Tipisca, M., Noiuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nvmnt

192

Deschis la Distan, Bucureti

* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s -a fcut nc din antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de viaa statului, a cetii n ansamblul sau, de relaia cetate cetean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat, ca subiecte de drept distincte. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei instituii 1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri. n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii. Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i circulaie a mrfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care p ermit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de come rciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807.

193

Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Definiia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii societii omeneti. La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea, dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s -a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale.

194

2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglement ate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer: 1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate, cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale, orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri, ntreprinderile de construcii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie, ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art, operaiunile de banc i schimb, operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele de comer . Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:

195

a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege; c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea sfere i dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe: 2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator. a. Cumprarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzriicumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta funcie, v nzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare. Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii: intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie cunoscut contractantului; intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

196

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale. b. Operaiunile de banc i schimb: Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb. Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit. Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit. Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer. Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii: a) b) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie; asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei activiti;

c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea obinerii unui ctig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer.

197

Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) b) c) d) e) f) g) h) i) contractele de report asupra titlurilor de credit; cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale ; operaiunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau mrfuri; operaiunile cu privire la navigai; depozitele pentru cauza de comer; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consignaie ; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le svrete. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIANII 3.1. Noiunea de comerciant:

198

Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea de comerciant. Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra raporturilor juridice la care particip: a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale, astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic. 3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant: a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care fac fapte de

199

comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii : 1. 2. 3. s svreasc anumite fapte de comer obiective; s svreasc fapte de comer ca profesiune; s svreasc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sa u cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani. b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer. 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia organului administraiei publice locale. 3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.

200

3.2.2. Dovada calitii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale. 3.2.3 ncetarea calitii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii. 4. SOCIETILE COMERCIALE 4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile: Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte contracte : a) b) c) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul societii; toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.

Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos patrimonial, adic obinerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului;

201

d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem. 4.2. Definiia societii comerciale: Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii i mpririi beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial: Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate; ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor beneficii.

Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea civil rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care acestea se constituie i funcioneaz. 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii comerciale 4.4.1. Aporturile asociailor Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societii;

aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri, instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de comer); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.

202

Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societii. Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni. Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii. Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile societii. 4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale. Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare este diferit, n funcie de forma juridic a societii. 4.4.4. Realizarea i mprirea beneficiilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie ntre societatea comercial i asociaie. In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar. 4.4.5. Criterii de mprire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului social al societii. 4.5. Formele societii comerciale: Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele forme juridice:

203

a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor comanditai; asociaii comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita aportului lor; d) societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la concurenta aportului lor; e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societilor comerciale: 4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor. Elementul esenial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea n comandita pe aciuni. Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la societile de capitaluri. Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea prilor sociale. n ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societilor de capitaluri. 4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o rspundere limitat Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a societii. In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii. In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la concurenta aportului lor. In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit: asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni

204

Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se clasific n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i societi n care capitalul social se mparte n aciuni. Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale). Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe aciuni. 4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite asemenea titluri Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitat. In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori persoane juridice de naionalitate romn. Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE: Codul Comercial Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modificrile ulterioare Crpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

Cpn, O., Instituii ale noului drept comercial, societile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948 ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activitii de secretariat 1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i

205

unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet. Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate) Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze perm anent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s -l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s -l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul: brbaii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst; subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s -o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat,

206

este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s -au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prim a mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s -o onoreze n mod special. Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun. C. Prezentrile n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli: brbatul este prezentat femeii; persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit. Unele excepii de la regulile de prezentare: fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc. D. Conversaia

207

Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual. Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de relaii. Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral. n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tez ele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr -o form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu -se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr -o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu -se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia. n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat. n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.

208

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri). inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o deosebit importan. inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroi ala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu e le. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sor birea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc. De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng. Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat. Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii. Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca

209

aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese -bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari. G. Fumatul n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli eseniale: nu se salut cu igara n gur; nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur. H. inuta vestimentar n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv. inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza) La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se

210

mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel); mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea; accesorii discrete; poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas); palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai: costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit; cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum; cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului; mnui numai cnd se poart i plrie; palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri: costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete; la cma n dungi se poart i cravat uni; cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la cma cu mnec scurt; toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare nchis La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand: Pentru femei rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung; mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci);

211

bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, m rgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu mbrcmintea; n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux -pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru brbai costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir); cma alb; cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; mnui, cnd se poart i plrie; pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar: Pentru femei mbrcminte de sezon, de culoare neagr; ciorapi negri subiri; poet neagr; pantofi negri; batist alb, ndoliat; plrie i mnui de culoare neagr; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

212

Pentru brbai La nmormntri: costum de culoare neagr; cma alb; cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr; palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp); fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis. inuta de ceremonie sau inuta special n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis. De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare. De reinut: dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung); dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui; dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui lungi.

Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri: Portul mnuilor Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate

213

mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet: Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior. Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori ). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst. n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa. Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa. 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc. Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invitai. a) Oportunitatea organizrii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invitailor Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de: importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete; nivelul la care are loc aciunea respectiv.

214

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun. La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr -o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su. c) Trimiterea invitaiilor Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat. Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr -o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare e gal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe care

215

scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizi bil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1]. Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite. Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit. erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;

216

la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne; n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert. lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte. Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s s e pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s -o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat. Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr -un salon separat. Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu -i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii;

217

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15 -30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink -uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr -un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai. Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu -se att fa de acesta, ct i fa de gazd. B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc dup -amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu

218

care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei. C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dupamiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa. 4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Ex terne, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Mini sterului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus -o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului

219

Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s -l nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr -o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adresea z preedintelui Romniei cu formula Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului. Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa dreapta).

220

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie s au cocktail restrns. inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform diplomatic sau costum naional. Ordinea de precdere a efilor de misiune Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora sosirii la Bucureti; Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (den umirea rii) sau prin tragere la sori. Absena efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol ntoarcerea i reluarea funciilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe al rii resp ective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisor ilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia

221

Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit. Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr -o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directo rul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis. Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr -o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul Apostolic. Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr n practic diplomatic. ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:

222

Masa la care particip numai brbai Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip i femei Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:

G = gazda SG = soia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = soia gazdei

223

Varianta 2

G = gazda SG = soia gazdei

Masa rotund Numrul invitailor este mic.

G = gazda SG = soia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor asemenea aciuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Ediia IV, Business Tech Internaional i Ameroc art SRL, Bucureti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundaiei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti, 1996 Malia, Mircea, Diplomaia, coli i instituii, Ediia a II-a, Editura Didactic i pedagogic, Bucureti, 1975; Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Humanitas , Bucuresti, 1995 ; Vedina,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucureti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

224

CAP. IV ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Prof. Maria Petre Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul. Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagi ni, care prezint interes pentru cunoaterea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr -o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate [2]. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte

225

organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii [3]. In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice[4]. Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s -a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s -a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. C. D. Dup deinerea arhivelor: arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv; arhive ale Arhivelor Naionale; arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social: arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui);

226

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copierea se fcea n registru; E. arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de instituiile de con ducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX -lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii); arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s -au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor

227

animale), scoara de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice [6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s -a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau ori care alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii. Evidena documentelor

228

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor d e documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr -un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. [8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s -a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptu l fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Gruparea documentelor n dosare Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartiz area documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a docume ntelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr -un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de

229

documente create ntr-o instituie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea A rhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1. [12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i,

230

n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5 ,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute per manent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr -un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou. De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu carac ter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen -clatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei

231

ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare -ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm . n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr -un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni. Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv. Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele

232

pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator. [16] Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer. Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionnduse n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic. [20] Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

233

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute. [21] Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23] Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eli minarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar -istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la

234

un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a). [24] Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25] Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentr u a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul -verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28] Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante. Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauc iuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s -a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea

235

cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii. Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrri i lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate. [32] Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33] Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40 -42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu -se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua

236

n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic. n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de doc umente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare. [36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului rom n. Folosirea documentelor Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valo are deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s -au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n or dine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu -se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal

237

solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub s emntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr -un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr -un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de c ontrol. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare -ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr -o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost nt ocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale:

238

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr -un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obl igatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente

239

de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene. n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz. [48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de

240

conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur -arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39. [2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996. [3] Dicionarul, p. 121-122. [4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996 [5] Dicionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33. [6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii. [7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc , tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15.

241

[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26. [9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444 [10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17. [11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414. [12] Legislaie arhivistic, p. 52. [13] Voica Coman, op. cit., p. 415. [14] Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399. [15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16. [16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300. [17] Legislaie arhivistic, f. 53. [18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23. [19] Legislaie arhivistic, p. 54. [20] Ibidem, p. 55. [21] Ibidem, p. 31. [22] Ibidem, p. 56. [23] Ibidem, p..57. [24] Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n Revista Arhivelor, an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370. [25] Legislaie arhivistic, p. 32. [26] Voica Coman, Selecionarea documentelor , p. 373. [27] Legislaie arhivistic, p. 56. [28] Ibidem, p. 32. [29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele sigilare , n Revista

242

Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154. [30] Legislaie arhivistic, p.57. [31] ibidem, f.58. [32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77. [33] Legislaie arhivistic, p. 33. [34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399. [35] Legislaie arhivistic, p. 34. [36] Ibidem, p. 35. [37] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. [38] Legislaie arhivistic, p. 36. [39] Ibidem, p. 37. [40] Ibidem, p. 59. [41] Ibidem, p. 60. [42] Ibidem, p. 54. [43] Ibidem, p. 53. [44] Ibidem, p. 55. [45] Ibidem, p. 39. [46] Ibidem, p. 40-45. [47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31. [48] Legislaie arhivistic, p.49. [49] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p.3. [50] Legislaia arhivistic, p. 57. Legea Arhivelor Naionale 1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.

243

Capitolul I Dispoziii generale Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi. Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctr e creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale. Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi. Capitolul II Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribuii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i inclu derea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege; d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine;

244

e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare; g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale; l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi. Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice. Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale . Capitolul III Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente Seciunea I Evidena documentelor Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru

245

documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat. Seciunea a II-a Selecionarea documentelor Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori. Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabiles c prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale. Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr -un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente. Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor -verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Seciunea a III-a

246

Pstrarea documentelor Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege. Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace ad ecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Seciunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz: a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) d) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi. Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i

247

impozite. Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente. Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirare a termenelor de depunere a acestora. Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia. Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie. Capitolul IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s -a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conduceri i unitii creatoare sau deintoare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege. Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n

248

cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare; b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic. Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria funcionarilor publici. Capitolul VI Rspunderi i sanciuni Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contravenional, civil sau penal. Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal. Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.

249

Tentativa se pedepsete. Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art. 11; d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17. Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice. n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile. Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr. 32/1968 privin d stabilirea i sancionarea contravenienilor.

250

Capitolul VII Dispoziii finale i tranzitorii Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii. Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale. Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor Naionale. Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei. Preedintele Senatului prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei. Preedintele Camerei Deputailor ADRIAN NSTASE Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16 (Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996) Aprob Formular nr. 1 PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE (DIRECTOR)

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NOTIONALE

251

(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE A ARHIVELOR NAIONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din .............. Direcia Serviciile Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) 1). ............................. 2). ............................. 3). ............................. B. Serviciul 1). ............................. administrativ 2). ............................. 3). ............................. ........................................ Denumirea creatorului ........................................ Denumirea compartimentului (permanent) NR. CRT. INDICATIVUL DOSARULUI DUP NOMENCLATOR CONINUTUL PE DATELE SCURT AL EXTERNE DOSARULUI, REGISTRULUI, ETC. NUMRUL FILELOR OBS. Termenul de pstrare Obs

Direcia secretariat i administrativ

A. Serviciul secretariat

P 10 5 P 10 5

Formular nr. 2 Inventarul pe anul........... pentru documentele care se pstreaz ..an

Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc. Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la .....................nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Astzi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Instituia (Regie autonom, Societate.) PROCES VERBAL

Am primit, Formular nr. 3

252

de predare primire a documentelor Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul menionat, n cantitate de .................dosare. Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, Am primit, Formular nr. 4 REGISTRU DE EVIDEN A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE INTRRI Denumirea Datele Nr.dosar compartimentului extreme ale dup documentului inventar

Nr. crt

Data intrrii

Nr. Nr. dosare dosare primite rmase efectiv efectiv 6 7

Dat ieiri

IEIRI Unde s-au Denumirea Total dosar predat actului de ieire predare, nr. i data 9 10 11

1. 2. 1.

numrul de ordine al inventarului data prelurii dosarelor din inventarul respectiv numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden 9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.) 10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predare-preluare) Formular nr. 5 Se aprob (conducerea unitii) L. S., s.s. ....................................... (sediul)

.................................. (denumirea creatorului) .......................................

253

PROCES VERBAL Nr. ..................... Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii. Preedintele, Membrii, Secretar, Formular nr. 6 PROCES VERBAL Predare preluare din (anul, luna, ziua) Subsemnaii .. din partea i .. din partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l. Totodat, s-au predat i preluat . . n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a. Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare. Am predat, Am preluat, Formular nr. 7 INVENTAR al coleciei de matrice sigilare Nr. Data prelurii Materialul Forma Dimensiunile Descrierea de organizaiei sau cmpului inv. numele persoanei de la care s-a preluat matricea 1 2 3 4 5 6 Legenda Anul Observaii confecionrii

Formular nr. 8 REGISTRU DE DEPOZIT Nr. crt. Denumirea Cota u.a. Scopul fondului, scoaterii din compartimentului depozit Numele Data scoaterii Data restituirii Observaii solicitantului; u.a. semntura u.a.: funcia solicitantului semntura

254

solicitantului 7

Formular nr. 9 FIA DE CONTROL FONDUL . COLECIA COMPARTIMENTUL .. NR. INVENTAR. .. ANUL NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ... DATA

*) Anii extremi MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administraie Public Universitatea din Bucureti 1. Management Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin. Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de

255

conducere i are substantivul management, care nseamn conductor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activitii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul;

nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

256

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale. Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel, managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi: de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de factor uman. Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.

257

Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape: definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume: determinarea necesitilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activitii dintro ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor; d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea urmtoarelor etape: cercetarea informaiilor disponibile completarea informaiilor utile prelucrarea informaiilor transmiterea informaiilor

e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate aciunilor omului i anume: ansamblul reglementrilor i normelor

258

totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a rspunderii

ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei f) din punct de vedere funcional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea decizia controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alt a, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate; consecven; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai

259

timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere, organizare, coordonare, comand, control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor. A. Previziunea Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz; prognoz; planificare i programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informaionale din evidena contabil. Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planificrii sunt:

260

planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie disponibili; timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur: previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an); procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale. Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.). n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru

261

care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc; managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur;

decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent; exist teama de eec n ceea ce privete relaia efortefect al procesului de previziune. B. Organizarea Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de munc. Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; rspunderea; delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor si. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a -i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup relaiile care o genereaz, exist:

262

autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a indivizilor); autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deosebite, aproape mistice); autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang oficial, ntr-o ntreprindere). b) dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neaprat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor); autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obligaii. Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii respective. Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru. n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execuie.

263

C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care: coordonarea prin politica de personal;

coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruciuni;

coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc. D. Antrenarea Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar: managerul cu autoritatea sa; executantul cu pregtirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

264

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului. Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien. Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect; nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii. Motivaiile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individul ui sub forma contiinei sau plcerii de a muncii; extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.

265

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr-una din variantele urmtoare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse; fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor. Controlul poate fi: a) n funcie de momentul realizrii:

preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei); feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului); b) c) n funcie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti); bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate antic ipate); tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor); n funcie de subiectul care l lanseaz: direct (iniiat de manager);

indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii:

266

funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i calitative; funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine naintea producerii unor evenimente; funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare; funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului. Scheme i corelaii

Trsturile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

267

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu Academia de Studii Economice Bucureti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capaciti de lucru. In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3) s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii, contient i cinstit n munca sa, nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic i societate, loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifestrile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegiai,

268

s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit, interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de activitate.

Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste: o moral a muncii ridicat, rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor forelor sale s accepte scopul organizaiei, s prezinte zilnic comportamentul cerut, s se poat lesne subordona, s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organizaia sa, s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea rspunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina civic ridicat, s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite pentru garantarea funcionarii organizaiei, s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri deviate,

269

s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,

s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul l ui), s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop, s-i atribuie realizrile subalternilor,

s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privina unei activiti, s nu se angajeze, s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976) carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care dup a tingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei, astfel ca in dividul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz (fundamental) ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni i grupe Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesai n aceast problem. Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema Cum avansezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului. 3. Reprezini cu succes imaginea firmei? 4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional? 5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive? Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie?

270

6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii 7. Pregteti pe cineva s-i ia locul? 8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie? Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplicrii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii. Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual. Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentru faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu-i piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea: meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;

271

de a deosebi esenialul de neesenial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului; de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr rezolvare;

de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau punctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul. Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar: cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar, n cazul acuzaiei de lips de ajutor, n cazul incapacitii de aciune, n cazul mbolnvirii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict. Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le -a analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumerm: comunicare insuficient, dependen reciproc, sentimentul de a nu fi tratat corect, nenelegeri, personalitate i atitudine inconciliabil, lupte pentru putere i influen, suprare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen, ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

272

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc. Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut cndva n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr -un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ? Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilitilor de aciune eful limiteaz posibilitile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic ameninri verbale ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale nu se mai vorbete cu respectivul izolarea individului departe de colegi respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de ru pe la spate rspndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de sine

4. Atacuri la calitatea serviciului nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc calificarea pentru

273

a fi discreditat 5. Atacuri la sntate constrngere la activiti duntoare sntii ameninarea cu agresiune fizic maltratare corporal.

Urmrind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la timp. Probabil c nsui eful a participat la aceasta. Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndreptete s sublin iem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii conflictelor, s vedem care este legtura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii. Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie conflictual. n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n consideraie acel comportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile recomandrilor clasice de aciune n cadrul economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact, influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin aciuni de ntreprindere. Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor. Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndeprtat de pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivitii. Fundamentul teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica economic. Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu problemele ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen lung n deciziile lor. De pild, principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective. Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de aciune a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie neleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n

274

care coordonarea activitii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie neleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri fr constrngere ntre toi cei afectai. Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fie direcionate mai puternic spre aciuni autonome. Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema mobbingului. Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n general, mai conveniona le, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este considerat etic de ctre publicul larg, dac se respect principiul acioneaz n acelai mod n care ai vrea ca ceilali s te trateze pe tine. NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991 1.1. Noiunea de Constituie Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu -se constituii imperiale. Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului,

275

federativ era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului su nt independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tirani ce pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei puterilor n stat, asp ect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Parlamentul puterea legiuitoare Preedintele puterea executiv Guvernul puterea executiv Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administraia public puterea executiv Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii. Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate politico -juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui ntr -un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei. Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputailor;

b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;

276

c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie. 2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul internaional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz: Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a d reptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr -o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou ci: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n

277

drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte . In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale: Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i administrai.

Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor. Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel particular. Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic autoriti de administraie publice. Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial. Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii c u drept de vot dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre : autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar

autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie : subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului judeean etc..

278

In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari categorii de autoriti: 1. Autoriti de natur statal: Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem constituional i legal. Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului. Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale autonom e. Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale: Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ. Primarul ca autoritate autonom executiv. Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei pri), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde): Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,

279

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei; explicaia semnificaiei unor termeni; definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic. Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii. Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional. Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat. 3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni: Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.)

280

Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic. 3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective. In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile a dministrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes judeean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt caracteristice urmtoarele trsturi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de nfptuire a administraiei,

281

respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii. 3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr -un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere. BIBLIOGRAFIE: Constituia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administraiei publice locale Deleanu, Drept constituional i instituii politice , Editura Lumina Lex, Bucureti, 1991 Drganu, T., Drept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996 Muraru, I., Drept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998 Negoi, A., Drept administrativ i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucureti, Editura Actami 1994

Vedina, V., Tipisca, M., Noiuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nvmnt Deschis la Distan, Bucureti

* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s -a fcut nc din antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de viaa statului, a cetii n ansamblul sau, de relaia cetate cetean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat, ca subiecte de drept distincte. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei instituii 1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.

282

n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie, pn n momentul aj ungerii acestora la consumatori. n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii. Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i circulaie a mrfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Definiia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii societii omeneti. La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jur isprudena i doctrina dreptului comercial.

283

1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurente i neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale (contr actul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea, dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s -a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. 2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer: 1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate, cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale, orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri, ntreprinderile de construcii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie, ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,

284

9) 10) 11) 12)

operaiunile de banc i schimb, operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele de comer . Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege; c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe:

285

2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator. a. Cumprarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzriicumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare. Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii: intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie cunoscut contractantului; intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale. b. Operaiunile de banc i schimb: Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb. Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit. Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar.

286

2.1.2. Intreprinderile: In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit. Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer. Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii: a) b) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie; asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei activiti;

c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea obinerii unui ctig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer. Din categoria faptelor de com er conexe fac parte: a) b) c) d) e) f) g) h) i) contractele de report asupra titlurilor de credit ; cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale ; operaiunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau mrfuri; operaiunile cu privire la navigai; depozitele pentru cauza de comer; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consignaie ; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul

287

nu rezult din nsui actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le svrete. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIANII 3.1. Noiunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Rom an, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitate a de comerciant. Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra raporturilor juridice la care particip: a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale, astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;

288

b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic. 3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant: a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii: 1. 2. 3. s svreasc anumite fapte de comer obiective; s svreasc fapte de comer ca profesiune; s svreasc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani. b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea

289

comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer. 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia organului administraiei publice locale. 3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calitii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale. 3.2.3 ncetarea calitii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.

290

4. SOCIETILE COMERCIALE 4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile: Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte contracte : a) b) c) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul societii; toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.

Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos patrimonial, adic obinerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem . 4.2. Definiia societii comerciale: Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii i mpririi beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial: Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate; ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor beneficii.

Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea civil rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care acestea se constituie i

291

funcioneaz. 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii comerciale 4.4.1. Aporturile asociailor Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societii;

aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri, instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de comer); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societii. Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni. Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii. Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile societii. 4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale. Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare este diferit, n funcie de forma juridic a societii.

292

4.4.4.

Realizarea i mprirea beneficiilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie ntre societatea comercial i asociaie. In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar. 4.4.5. Criterii de mprire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului social al societii. 4.5. Formele societii comerciale: Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele forme juridice: a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor comanditai; asociaii comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita aportului lor; d) societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la concurenta aportului lor; e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt gara ntate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societilor comerciale: 4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i ncrederii

293

reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor. Elementul esenial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea n comandita pe aciuni. Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la societile de capitaluri. Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea prilor sociale. n ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societilor de capitaluri. 4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o rspundere limitat Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a societii. In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii. In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la concurenta aportului lor. In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit: asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se clasific n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i societi n care capitalul social se mparte n aciuni. Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale). Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe aciuni. 4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite asemenea titluri Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitat. In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin

294

Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori persoane juridice de naionalitate romn. Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE: Codul Comercial Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modificrile ulterioare Crpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

Cpn, O., Instituii ale noului drept comercial, societile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948 ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activitii de secretariat 1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet. Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

295

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, t rebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul: brbaii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst; subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s -o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr -o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut es te mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s -au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s -o onoreze n mod special. Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna

296

nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun. C. Prezentrile n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli: brbatul este prezentat femeii; persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit. Unele excepii de la regulile de prezentare: fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc. D. Conversaia Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual. Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de relaii. Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral. n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii, diplomatul trebuie

297

s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu -se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr -o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu -se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu -se de obicei s se indice i funcia. n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat. n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicar ea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri). inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o deosebit importan. inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu

298

antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab s au nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc. De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng. Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat. Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii. Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invi ta un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese -bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari. G. Fumatul n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va

299

fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur; nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul sup eriorilor n grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur. H. inuta vestimentar n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s -i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv. inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza) La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din m ateriale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel); mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea; accesorii discrete; poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas);

300

palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai: costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit; cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum; cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului; mnui numai cnd se poart i plrie; palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri: costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete; la cma n dungi se poart i cravat uni; cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la cma cu mnec scurt; toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare nchis La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand: Pentru femei rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung; mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci); bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu mbrcmintea; n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis. Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii, gale de

301

film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru brbai costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sa u cu dungi discrete din acelai fir); cma alb; cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; mnui, cnd se poart i plrie; pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar: Pentru femei mbrcminte de sezon, de culoare neagr; ciorapi negri subiri; poet neagr; pantofi negri; batist alb, ndoliat; plrie i mnui de culoare neagr; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

Pentru brbai La nmormntri: costum de culoare neagr; cma alb; cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;

302

palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp); fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis. inuta de ceremonie sau inuta special n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu -se tendina de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis. De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare. De reinut: dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung); dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui; dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri: Portul mnuilor Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mn a dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet: Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.

303

Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst. n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa. Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa. 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc. Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invitai. a) Oportunitatea organizrii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invitailor Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de: importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete; nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun. La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr -o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.

304

c) Trimiterea invitaiilor Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatoru lui mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat. Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr -o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din

305

dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1]. Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite. Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit. erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne; la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne; n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.

306

lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte. Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s -o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat. Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr -un salon separat. Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu -i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai

307

s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15 -30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink -uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai. Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igri le sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu -se att fa de acesta, ct i fa de gazd. B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc dup amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i

308

plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu -se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei. C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30 -11.30 sau dupamiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa.

4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerulu i Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Pr otocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus -o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz

309

ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s -l nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1 -3 persoane. Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l nsoesc (1 -3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Ext erne se adreseaz preedintelui Romniei cu formula Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului. Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenial sau de stat,

310

eful Protocolului Preediniei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform diplomatic sau costum naional. Ordinea de precdere a efilor de misiune Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora sosirii la Bucureti; Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori. Absena efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol ntoarcerea i reluarea funciilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe al rii respective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu de punerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de

311

ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit. Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr -o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntre vedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis. Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste ministere.

312

Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul Apostolic. Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr n practic diplomatic. ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele: Masa la care particip numai brbai Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip i femei Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:

313

G = gazda SG = soia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = soia gazdei

Varianta 2

G = gazda SG = soia gazdei

Masa rotund Numrul invitailor este mic.

G = gazda SG = soia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor asemenea aciuni.

BIBLIOGRAFIE

314

Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Ediia IV, Business Tech Internaional i Amerocart SRL, Bucureti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundaiei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti, 1996 Malia, Mircea, Diplomaia, coli i instituii, Ediia a II-a, Editura Didactic i pedagogic, Bucureti, 1975; Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Humanitas , Bucuresti, 1995 ; Vedina,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucureti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

CAP.V MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administraie Public Universitatea din Bucureti 1. Management

315

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin. Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn conductor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a b eneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activitii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n tim p ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale. Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei,

316

teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel, managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi: de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de factor uman.

Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii. Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape: definirea scopului, adic a strii dorite sistemului analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume: determinarea necesitilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor;

317

d) etape:

din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea urmtoarelor

cercetarea informaiilor disponibile completarea informaiilor utile prelucrarea informaiilor transmiterea informaiilor

e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate aciunilor omului i anume: f) ansamblul reglementrilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a rspunderii ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei din punct de vedere funcional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea decizia controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr -un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorul ui uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate;

318

consecven; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa d e care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere, organizare, coordonare, comand, control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor. A. Previziunea Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz; prognoz; planificare i programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informaionale din evidena contabil. Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planificrii sunt: planul care este un instrument managerial prin care s e stabilesc obiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie disponibili; timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:

319

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale. Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.). n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau pro dus. Iat cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc; managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur; decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent; exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de previziune.

B. Organizarea Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de munc. Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea

320

urmtoarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; rspunderea; delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor si. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup relaiile care o genereaz, exist: autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deo sebite, aproape mistice); autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang oficial, ntr -o ntreprindere). b) dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neaprat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor); autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obligaii. Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii respective. Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini

321

a managerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru. n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structuri i organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execuie. C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr -o ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care: coordonarea prin politica de personal; coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruciuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar: managerul cu autoritatea sa; executantul cu pregtirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu depeasc competena salariailor;

322

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien. Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect; nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii. Motivaiile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii de a muncii;

extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite. Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr -una din variantele urmtoare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse; fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi: a) n funcie de momentul realizrii: preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

323

b) c)

feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului); n funcie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti); bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate); tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor); n funcie de subiectul care l lanseaz: direct (iniiat de manager); indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii: funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i calitative; funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine naintea producerii unor evenimente; funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare;

funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului. Scheme i corelaii

324

Trsturile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu Academia de Studii Economice Bucureti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capaciti de lucru. In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun funcionar

325

prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3) s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii, contient i cinstit n munca sa, nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic i societate, loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifestrile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegiai, s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit, interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de activitate.

Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oameni i sunt legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste: o moral a muncii ridicat, rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor forelor sale s accepte scopul organizaiei, s prezinte zilnic comportamentul cerut, s se poat lesne subordona,

326

s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organizaia sa, s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea rspunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina civic ridicat, s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite pentru garantarea funcionarii organizaiei, s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri deviate, s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,

s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui), s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop, s-i atribuie realizrile subalternilor,

s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privina unei activiti, s nu se angajeze, s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976) carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei, astfel ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz (fundamental) ntrete

327

izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni i grupe Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesai n aceast problem. Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema Cum avans ezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului. 3. Reprezini cu succes imaginea firmei? 4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional? 5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive? Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie? 6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii 7. Pregteti pe cineva s-i ia locul? 8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie? Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplicrii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii. Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual. Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite gr upe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentru faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, ct

328

i la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu-i piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur c este important, p entru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea: meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate; de a deosebi esenialul de neesenial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului; de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr rezolvare;

de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau punctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul. Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar: cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar, n cazul acuzaiei de lips de ajutor, n cazul incapacitii de aciune, n cazul mbolnvirii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.

329

Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le -a analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumerm: comunicare insuficient, dependen reciproc, sentimentul de a nu fi tratat corect, nenelegeri, personalitate i atitudine inconciliabil, lupte pentru putere i influen, suprare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen, ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: or e suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc. Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut cndva n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr -un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ? Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilitilor de aciune eful limiteaz posibilitile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic ameninri verbale ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale

330

nu se mai vorbete cu respectivul izolarea individului departe de colegi respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de ru pe la spate rspndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de sine

4. Atacuri la calitatea serviciului nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc

i se dau teme de lucru absu