MASTERAT CAGA an II

INFORMATIC DE GESTIUNE

2010

INTRODUCERE Datele, n forma lor elementar, le regsim n diferitele evidene, nregistrri, liste din activitatea unei firme (de exemplu, listele de cheltuieli). Pentru ca ele s poat fi utilizate n mod eficient n activitatea economic trebuie organizate i prelucrate. Programul Microsoft Excel ofer mai multe tehnici i instrumente de organizare, prelucrare i prezentare a datelor elementare, cum ar fi: consolidarea listelor multiple, filtrarea, subtotalizarea, tabelele pivot.

Cap I
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR. CONSOLIDAREA LISTELOR MULTIPLE Presupunem c, n cazul firmei IMPERIAL S.A. cheltuielile sunt nregistrate, pe msura efecturii lor ntr-un fiier - registru de calcul. Astfel, pentru primele trei luni ale anului au fost constituite trei registre de calcul: CHELTUIELI ian CHELTUIELI feb CHELTUIELI mar Fiecare registru de calcul conine dou coloane, una cu cheltuiala efectuat, cealalt cu suma aferent. Cele trei registre de calcul au fost salvate n folderul CHELTUIELI.

Se va realiza o consolidare a cheltuielilor din cele trei luni, ntr-un sumar trimestrial, folosindu-se comanda CONSOLIDATE. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschid cele trei registre de calcul, aferente lunilor ianuarie, februarie i martie, n felul urmtor: a. Se selecteaz comanda Open din meniul File sau butonul Open de pe bara cu instrumente. b. n fereastra de dialog Open, care apare pe ecran, se selecteaz lista derulant Look in. c. n lista de foldere i fiiere care apare pe ecran se selecteaz folderul CHELTUIELI. d. Se selecteaz registrul de calcul CHELTUIELIfeb i cu tasta Ctrl apsat se selecteaz registrele de calcul CHELTUIELIian i CHELTUIELImar.

e. Se selecteaz butonul Open din fereastra de dialog Open. Numele celor trei registre de calcul se regasesc la baza meniului Window.

f. Se selecteaz meniul Window. g. n meniul Window se selecteaz opiunea Arrange. h. n fereastra de dialog Arrange Windows, care apare pe ecran, se selecteaz opiunea Horizontal i apoi butonul OK. Cele trei registre de calcul sunt aranjate n ferestre dispuse orizontal, avnd vizibile etichetele foilor de calcul.

Obs. Poate fi folosit oricare dintre opiunile ferestrei de dialog Arrange Windows (nu neaparat Horizontal), cu condiia ca etichetele foilor de calcul s rmn vizibile. 2. Se creaz un nou registru de calcul, care va conine, dup consolidare, cheltuielile aferente trimestrului I (lunile ianuarie, februarie i martie). a. Se selecteaz opiunea New din meniul File sau butonul New de pe bara cu instrumente. Registrul de calcul nou creat l vom salva sub numele de CHELTUIELITRIM-1. b. n meniul Window se selecteaz opiunea Arrange. c. n fereastra de dialog Arrange Windows, care apare pe ecran, se selecteaz opiunea Tiled i apoi butonul OK. Toate cele patru registre de calcul sunt vizibile i sunt aranjate n ferestre alturate.

Obs. Poate fi folosit oricare dintre opiunile ferestrei de dialog Arrange Windows (nu neaparat Tiled), cu condiia ca etichetele foilor de calcul s rmn vizibile.

3. Se copiaz foile de calcul aferente cheltuielilor din lunile ianuarie, februarie i martie n registrul de calcul CHELTUIELITRIM-1. a. Se activeaz fereastra aferent registrului de calcul CHELTUIELI ian. b. Cu tasta Ctrl apsat, se gliseaz foaia de calcul Ianuarie din registrul de calcul CHELTUIELIian n registrul de calcul CHELTUIELITRIM-1, astfel nct eticheta foii de calcul Ianuarie s fie plasat n dreapta ultimei foi de calcul a registrului. c. Se procedeaz la fel cu foile de calcul Februarie, din registrul de calcul CHELTUIELIfeb i Martie, din registrul de calcul CHELTUIELImar.

d. Se nchid registrele de calcul CHELTUIELIian, CHELTUIELIfeb, CHELTUIELImar, pentru c nu mai este nevoie de ele. e. Se maximizeaz fereastra aferent registrului de calcul CHELTUIELITRIM-1, printr-un dublu click pe bara sa de titlu. 4. Se consolideaz cele trei liste cu cheltuieli lunare ntr-un sumar trimestrial. a. n registrul de calcul CHELTUIELITRIM-1 se nlocuiete numele foii de calcul Sheet1 cu TRIM1. b. n foaia de calcul TRIM1 se execut un clic stnga de mouse n celula A1. c. Se selecteaz comanda Consolidate din meniul Data. Pe ecran apare fereastra de dialog Consolidate. d. n lista derulant Function, din fereastra de dialog Consolidate, se selectez comanda Sum. e. Se execut un clic stnga de mouse n zona de text Reference astfel nct cursorul mouse-ului s fie vizibil n aceast zon. f. Se selecteaz foaia de calcul Ianuarie, printr-un clic stnga de mouse pe eticheta sa. g. n foaia de calcul Ianuarie se selecteaz, prin glisare, ntregul tabel cu cheltuieli (celulele de la A1 la Bx, x fiind ultima linie din tabel). Adresa domeniului selectat este afiat n zona de text Reference.

h. Se selectez butonul Add, din fereastra de dialog Consolidate. Adresa domeniului selectat este adugat n zona de liste All references. i. Se repet ultimii trei pai pentru foile de calcul Februarie i Martie. Fereastra de dialog Consolidate va arta ca n figura de mai jos.

j. Se selecteaz casetele Top row i Left column din zona Use labels in. k. Se selecteaz butonul OK. Foaia de calcul TRIM1 va conine cheltuielile aferente trimestrului nti.

Situaia cheltuielilor trimestriale poate fi formatat astfel nct s fie evideniate, uor de urmrit, anumite aspecte. De exemplu, se dorete evidenierea cheltuielilor trimestriale care depesc o anumit sum. De ce ? Pentru descoperirea cauzelor care au condus la valori att de mari i eventual, lurii unor msuri de reducere a lor. Cheltuielile care depaesc 400 lei vor fi afiate boldat, italic i colorat n rou. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. n foaia de calcul TRIM1 se selectaz coloana B, prin executarea unui clic stnga de mouse pe litera coloanei. 2. n meniul Format se selecteaz opiunea Conditional Formatting. Pe ecran apare fereastra Conditional Formatting.

3. n zona Condition 1, n prima caset cu list derulant se selecteaz opiunea Cell Value Is (dac nu este deja selectat), iar n cea de-a doua, opiunea greater than. Cele dou casete din partea dreapt a zonei Condition 1 se unesc, formnd o singur caset.

4. n caseta astfel obinut se tasteaz 400.

5. Se selecteaz butonul Format din fereastra Conditional Formatting. Pe ecran apare fereastra Format Cells. n pagina Font a acestei ferestre, n lista Font style se selecteaz opiunea Bold Italic, iar n lista Color, culoarea roie.

6. n fereastra Format Cells se selecteaz butonul OK. n fereastra Conditional Formatting, care reapare pe ecran, se selecteaz butonul OK.

10

7. Foaia de calcul va arta n felul urmtor:

11

Cap II
UTILIZAREA FILTRRII N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR n cazul firmei IMPERIAL S.A. lista produselor aflate n stoc o regsim n registrul de calcul STOC, aflat n folderul PRODUSE. Fiecare nregistrare din list conine urmtoarele cmpuri: data comenzii nume angajat provenien categorie denumire produs pre cantitate valoare

Pe baza acestei liste, prin aplicarea unor tehnici simple de filtrare, pot fi gsite i evideniate rapid informaii care ndeplinesc anumite criterii.

12

Astfel: Se dorete obinerea unei liste care s cuprind toate tipurile de produse ce provin de la DOVE. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide registrul de calcul STOC, aflat n folderul PRODUSE. 2. n meniul Data se selecteaz opiunea Filter i apoi AutoFilter. n dreapta antetului fiecrei coloane apar sgeile de filtrare.

Sgei de filtrare

3. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena.

13

4. Din lista care apare pe ecran se selecteaz DOVE, ca i criteriu de filtrare. Pe ecran vor fi afiate numai nregistrrile produselor ce provin de la DOVE.

5. Pentru nlturarea filtrului, se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena, iar din lista care apare pe ecran se selecteaz (All).

14

n urma nlturrii filtrului vor fi afiate, din nou, toate nregistrrile din lista produselor aflate n stoc. Se dorete obinerea unei liste care s cuprind numai sortimentele de ampon ce provin de la DOVE. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. n meniul Data se selecteaz opiunea Filter i apoi AutoFilter. n dreapta antetului fiecrei coloane apar sgeile de filtrare. 2. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena. 3. Din lista care apare pe ecran se selecteaz DOVE, ca i criteriu de filtrare. Pe ecran vor fi afiate numai nregistrrile produselor ce provin de la DOVE.

15

4. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului categorie.

5. Din lista care apare pe ecran se selecteaz ampon, ca i criteriu de filtrare. Pe ecran vor fi afiate numai nregistrrile cu sortimentele de ampon ce provin de la DOVE.

6. Pentru nlturarea filtrelor se procedeaz astfel: se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena, iar din lista care apare pe ecran se selecteaz (All); se selecteaz sgeata de filtrare

16

aferent antetului categorie, iar din lista care apare pe ecran se selecteaz (All). n urma nlturrii filtrelor vor fi afiate, din nou, toate nregistrrile din lista produselor aflate n stoc. Compartimentul de marketing pregtete o nou campanie de promovare a vnzrilor i pentru aceasta este necesar o list cu produsele a cror preuri sunt cuprinse n intervalul [9, 11] lei. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului pre. 2. Din lista care apare pe ecran se selecteaz (Custom...).

3. Pe ecran apare fereastra de dialog Custom AutoFilter.

17

4.

n lista derulant a casetei din colul stnga-sus se selecteaz opiunea is greater than or equal to. 5. n caseta din colul dreapta-sus se tasteaz 9. 6. n lista derulant a casetei din colul stnga-jos se selecteaz opiunea is less than or equal to. 7. n caseta din colul dreapta-jos se tasteaz 11.

8. Se selecteaz butonul OK. Va fi afiat lista cu produsele a cror preuri sunt cuprinse n intervalul [9, 11] lei.

18

Listele obinute prin filtrare pot fi supuse unor prelucrri ulterioare. Astfel: Se poate obine preul mediu al produselor cu preuri cuprinse n intervalul [9, 11] lei. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz celulele nregistrrilor, de pe coloana aferent antetului pre.

Caseta AutoCalculate

2. Din meniul contextual al casetei AutoCalculate se selecteaz opiunea

Average. Va fi calculat media aritmetic a celulelor selectate.

19

Preul mediu

3. Pentru nlturarea filtrului, se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului pre, iar din lista care apare pe ecran se selecteaz (All). n urma nlturrii filtrului vor fi afiate, din nou, toate nregistrrile din lista produselor aflate n stoc. Se dorete cunoaterea numrului de sortimente ce provin de la fiecare firm n parte. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena. 2. Din lista care apare pe ecran se selecteaz DOVE, ca i criteriu de filtrare. Pe ecran vor fi afiate numai nregistrrile produselor ce provin de la DOVE. 3. Se selecteaz a doua celul goal de pe coloana cantitate (n cazul nostru, celula G108) . 4. Se selecteaz butonul AutoSum de pe bara cu instrumente. Este introdus formula SUBTOTAL, pentru c domeniul este filtrat (dac domeniul nu ar fi fost filtrat, ar fi fost introdus formula SUM).

20

5. Se apas tasta Enter. Se obine suma valorilor de pe coloana cantitate. Dar pe noi ne intereseaz numrul sortimentelor. Prin urmare, executm un dublu clic pe celula care conine formula, astfel nct formula s poat fi editat. Selectm primul argument al funciei SUBTOTAL (cifra 9).

21

6. Tastm cifra 2 i apoi apsm tasta Enter. n celula G108 o s apar numrul sortimentelor ce provin de la DOVE. n celula F108 vom tasta nr.sortimente=.

Primul argument al funciei SUBTOTAL indic funcia care va fi folosit n calculul de subtotalizare: -cifra 9 reprezint funcia Sum -cifra 2 reprezint funcia Count -cifra 1 reprezint funcia Average -cifra 4 reprezint funcia Max -cifra 5 reprezint funcia Min Dac schimbm criteriul de filtrare cu AVON, n celula G108 o s apar numrul sortimentelor ce provin de la AVON:

22

7. Pentru nlturarea filtrului, se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului proveniena, iar din lista care apare pe ecran se selecteaz (All). n urma nlturrii filtrului vor fi afiate, din nou, toate nregistrrile din lista produselor aflate n stoc. Se dorete cunoaterea cantitii de ampon aflat n stoc. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz sgeata de filtrare aferent antetului categorie. 2. Din lista care apare pe ecran se selecteaz ampon, ca i criteriu de filtrare. Pe ecran vor fi afiate numai nregistrrile pentru ampon. 3. Se execut dublu clic n celula G108 (aici se gsete formula pentru funcia SUBTOTAL, introdus la punctul anterior), astfel nct formula SUBTOTAL s poat fi editat. Modificm primul argument, tastnd n locul cifrei 2, cifra 9.

23

4. Apsm tasta Enter. n celula G108 o s apar cantitatea de ampon aflat n stoc. n celula F108 vom tasta cantitate=.

24

5. Dac schimbm criteriul de filtrare cu gel de du, n celula G108 o s apar cantitatea de gel de du aflat n stoc.

6. n meniul Data se selecteaz Filter i apoi AutoFilter. Vor fi nlturate att filtrarea ct i sgeile de filtrare. Se va terge formula din celula G108.

25

Cap III
UTILIZAREA SORTRII I SUBTOTALIZRII DATELOR N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR Se dorete obinerea unei liste care s cuprind valorile totale ale produselor din stoc, grupate pe firmele de la care provin. Valorile produselor din stoc vor fi ordonate descresctor n cadrul fiecrui grup. Prin urmare, se vor crea subtotaluri care vor nsuma valorile produselor din stoc pentru fiecare firm. nainte de realizarea subtotalurilor datele trebuie sortate, deoarece subtotalizarea se aplic numai datelor sortate. Sortarea datelor Datele vor fi sortate dup firma de provenien (prima cheie de sortare) i apoi dup valoare (a doua cheie de sortare): 1. n meniul Data se selecteaz opiunea Sort. Pe ecran apare fereastra de dialog Sort.

2. Din lista derulant a casetei Sort by se selecteaz opiunea proveniena. Datele vor fi grupate pe firme de provenien. Firmele vor fi afiate n ordine alfabetic. 3. Din lista derulant a casetei Then by se selecteaz opiunea valoare, iar apoi se selecteaz opiunea Descending din dreapta casetei. Datele vor fi sortate, n cadrul grupului fiecrei firme, dup valoare, descresctor.

26

4. Se selecteaz butonul OK. Lista este sortat n vederea subtotalizrii.

Crearea subtotalurilor 1. Se selecteaz orice celul din list. 2. n meniul Data se selecteaz opiunea Subtotals. Pe ecran apare fereastra de dialog Subtotal.

27

3. Din lista derulant a casetei At each change in se selecteaz opiunea proveniena. 4. Din lista derulant a casetei Use function se selecteaz opiunea Sum. 5. n zona Add subtotal to trebuie s fie selectat numai caseta valoare. Toate celelalte casete trebuie s fie deselectate. 6. Se selecteaz casetele Replace current subtotals i Summary below data.

7. Se selecteaz butonul OK. n foaia de calcul, n cmpul valoare sunt adugate subtotaluri, iar

28

n cmpul proveniena sunt adugate etichete de identificare.

Se dorete obinerea unei liste care s cuprind valorile totale ale produselor din stoc, grupate pe categorii i n cadrul fiecrei categorii, pe firmele de la care provin. Valorile produselor din stoc vor fi ordonate descresctor n cadrul fiecrui grup. Prin urmare, se vor crea subtotaluri care vor nsuma valorile produselor din stoc att pe categorii de produse, ct i pe fiecare firm. nainte de realizarea subtotalurilor datele vor fi sortate. Sortarea datelor Datele vor fi sortate dup categorie, apoi dup firma de provenien i apoi dup valoare: 1. n meniul Data se selecteaz opiunea Sort. Pe ecran apare fereastra de dialog Sort. 2. Din lista derulant a casetei Sort by se selecteaz opiunea categorie. Datele vor fi grupate pe categorii. Categoriile vor fi afiate n ordine alfabetic 3. Din lista derulant a primei casete Then by se selecteaz opiunea proveniena, iar apoi se selecteaz opiunea Ascending din dreapta casetei (pentru ordonare alfabetic).

29

4. Din lista derulant a celei de-a doua casete Then by se selecteaz opiunea valoare, iar apoi se selecteaz opiunea Descending din dreapta casetei (pentru ordonare descresctoare).

5. Se selecteaz butonul OK. Lista este sortat n vederea subtotalizrii.

30

 Crearea subtotalurilor n cazul n care avem mai multe niveluri de subtotal (cazul de fa) este important realizarea lor n ordinea corespunztoare. Subtotalurile de nivel mai sczut (dup cmpul provenien) trebuie s fie incluse n subtotalurile de nivel mai nalt (dup cmpul categorie). Vor fi create mai nti subtotalurile de nivel nalt i apoi cele de nivel sczut. 1. n meniul Data se selecteaz opiunea Subtotals. Pe ecran apare fereastra de dialog Subtotal. 2. n fereastra de dialog Subtotal se selecteaz butonul Remove All (pentru eliminarea subtotalurilor create anterior). 3. n meniul Data se selecteaz opiunea Subtotals. Pe ecran reapare fereastra de dialog Subtotal. 4. Din lista derulant a casetei At each change in se selecteaz opiunea categorie. 5. Din lista derulant a casetei Use function se selecteaz opiunea Sum. 6. n zona Add subtotal to trebuie s fie selectat numai caseta valoare. Toate celelalte casete trebuie s fie deselectate. 7. Casetele Replace current subtotals i Summary below data trebuie s fie selectate. 8. Se selecteaz butonul OK. Cmpul categorie este subtotalizat. 9. n meniul Data se selecteaz opiunea Subtotals. Pe ecran reapare fereastra de dialog Subtotal. 10. Din lista derulant a casetei At each change in se selecteaz opiunea proveniena. 11. Din lista derulant a casetei Use function se selecteaz opiunea Sum. 12. n zona Add subtotal to trebuie s fie selectat numai caseta valoare. Toate celelalte casete trebuie s fie deselectate. 13. Se deselecteaz caseta Replace current subtotals. 14. Se selecteaz butonul OK. Sunt subtotalizate ambele cmpuri: categorie i proveniena.

31

Utilizarea comenzii Subtotal permite stabilirea nivelului de afiare al detaliilor din sumar. Prin urmare, pot fi ascunse/afiate nivelurile de detaliere pentru a fi prezentate numai informaiile dorite. n partea stng a listei obinute anterior a aprut o coloan ce conine nite butoane de structurare (numerotate de la 1 la 4), care controleaz nivelul structurii, putnd fi folosite pentru afiarea unui anumit nivel al detaliilor sumarului. Dac se selecteaz butonul 1, va fi afiat numai nivelul totalului general, celelalte detalii i subtotaluri fiind ascunse.

Dac se selecteaz butonul 2, va fi afiat numai suma valorilor din stoc pentru fiecare categorie de produse i totalul general.

32

Buton show detail

Dac se selecteaz butonul show detail pentru categoria ampon, structura este
expandat, fiind afiate totalurile categoriei ampon pentru fiecare firm de provenien.

Dac se selecteaz butonul 3 vor fi afiate totalurile pe categorii, pe firme de provenien i totalul general.

33

Pentru eliminarea tuturor nivelurilor de subtotal se selecteaz butonul Remove All din submeniul Subtotals al meniului Data.

34

Cap IV
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR Un tabel pivot este de fapt un instrument de prezentare a datelor. Tabelul pivot combin caracteristici ale consolidrii i subtotalizrii, depind performanele celor dou i oferind o mai mare flexibilitate n prezentare. Un tabel pivot permite organizarea datelor stocate n mai multe foi de calcul sau registre de calcul i afisarea sau ascunderea oricror detalii. Pentru o consultare rapid i eficient a vnzrilor la nivelul anului trecut vor fi elaborate trei rapoarte, care vor cuprinde: un sumar al vnzrilor lunare pe fiecare angajat, n vederea comparrii performanelor lunare pe parcursul ntregului an un sumar al vnzrilor trimestriale pe categorii de produse i pe angajai media vnzrilor trimestriale pentru fiecare produs. Toate cele trei rapoarte se vor obine prin crearea unui singur tabel pivot care va fi prelucrat astfel nct s afieze elementele dorite. Pentru obinerea unui sumar al vnzrilor lunare pe fiecare angajat (primul raport) se parcurg urmtorii pai: 1. se selecteaz opiunea PivotTable and PivotChart Wizard din meniul Data. Pe ecran apare fereastra de dialog corespunztoare, n care se selecteaz butonul Microsoft Office Excel list or database (dac nu este deja selectat).

35

2. se selecteaz butonul Next. Pe ecran apare urmtoarea fereastr de dialog:

care, n zona Range arat domeniul selectat de Microsoft Excel dreptsurs de date pentru tabelul pivot. 3. se selecteaz butonul Next. Pe ecran apare urmtoarea fereastr de dialog:

Se selecteaz butonul New worksheet (dac nu este deja selectat) i apoi se selecteaz butonul Layout. 4. Pe ecran apare urmtoarea fereastr de dialog:

36

Casetele albe din centrul ferestrei de dialog formeaz diagrama de structur a tabelului pivot. Prin urmare, se vor glisa butoanele situate n partea dreapt a ferestrei de dialog, etichetate cu numele cmpurilor din lista de date, n diagrama de structur, astfel: - butonul data comenzii n caseta ROW - butonul nume angajat n caseta COLUMN - butonul valoare n caseta DATA 5. Fereastra de dialog va arta astfel:

37

6. se selecteaz butonul OK. Reapare urmtoarea fereastr de dialog:

7. se selecteaz butonul Finish. Tabelul pivot va arta asfel:

8. se executa clic dreapta de mouse pe oricare celul din coloana data comenzii. Apare un meniu contextual n care se selecteaz opiunea Group and Show Detail, iar apoi opiuneaGroup. Apare urmtoarea fereastr de dialog:

38

9. n lista By se selecteaz opiunea Months i apoi butonul OK. Tabelul pivot va conine sumarul vnzrilor lunare pe fiecare angajat i va arta asfel:

Tabelul poate fi formatat, astfel nct s fie mai atractiv. Astfel: 1. n meniul Format se selecteaz opiunea AutoFormat. Pe ecran apare fereastra de dialog AutoFormat, n care se poate selecta formatul dorit (am ales unul dintre formate, care mi s-a prut mai sugestiv).

39

2. se selecteaz tabelul i apoi se deschide meniul contextual al acestuia. Se selecteaz opiunea Format Cells. n fereastra Format Cells, care apare pe ecran, n zona Category se selecteaz opiunea Currency, iar n zona Symbol opiunea lei.

3. se selecteaz opiunea OK. Tabelul va arta n felul urmtor:

40

Pentru obinerea unui sumar al vnzrilor trimestriale pe categorii de produse i pe angajai (al doilea raport) se parcurg urmtorii pai: 1. se selecteaz o celul oarecare din tabelul pivot 2. din meniul contextual se selecteaz opiunea Pivot Table Wizard. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul Layout. 3. n fereastra de dialog care apare pe ecran, se gliseaz butonul categorie n caseta ROW a diagramei de structur. Fereastra de dialog va arta astfel:

41

4. se selecteaz butonul OK. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul Finish. Tabelul va arta n felul urmtor:

5. din meniul contextual al unei celule de pe coloana data comenzii (care conine o lun oarecare) se selecteaz opiunea Group and Show Detail, iar apoi opiunea Group. Pe ecran apare fereastra Grouping. n zona By se deselecteaz opiunea Months i se selecteaz opiunea Quarters:

6. se selecteaz butonul OK. Tabelul va arta n felul urmtor:

42

Dac dorim, ca n tabelul pivot, s poat fi afiate la un moment dat date despre un singur angajat, vom proceda astfel: 1. se selecteaz o celul oarecare din tabelul pivot 2. din meniul contextual se selecteaz opiunea Pivot Table Wizard. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul Layout. 3. n fereastra de dialog care apare pe ecran, se gliseaz butonul nume angajat din caseta COLUMN n caseta Page a diagramei de structur. Fereastra de dialog va arta astfel:

43

4. se selecteaz butonul OK. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul Finish. Tabelul va arta n felul urmtor:

n dreapta butonului nume angajat se gsete o list derulant care afieaz (All), ceea ce nseamn c datele din tabelul pivot se refer la toi angajaii. Pentru a afia datele corespunztoare unui singur angajat se selecteaz numele acestuia din lista derulant (de exemplu, selectm angajatul Constantin Ion).

44

Se selecteaz butonul OK. Tabelul va conine datele corespunztoare angajatului Constantin Ion i va arta n felul urmtor:

n aceast form a tabelului avem o axare pe linii pentru data comenzii i categorie i o axare pe pagini pentru nume angajai. Citirea datelor este mai greoaie i de aceea vom schimba axarea pe linii n axare pe coloane pentru data comenzii. Datele pentru fiecare trimestru vor fi afiate ntr-o coloan distinct. Pentru aceasta vom glisa butonul data comenzii la dreapta butonului categorie (n celula C3). Tabelul va arta n felul urmtor:

45

Pentru obinerea valorilor trimestriale medii ale vnzrilor pentru fiecare produs (al treilea raport) se parcurg urmtorii pai: 1. se gliseaz butoanele categorie i nume angajat n afara tabelului pivot. Tabelul va arta n felul urmtor:

2. se selecteaz o celul oarecare din tabelul pivot 3. din meniul contextual se selecteaz opiunea Pivot Table Wizard. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul Layout. 4. n fereastra de dialog care apare pe ecran, se gliseaz butonul denumire produs n caseta ROW a diagramei de structur. Fereastra de dialog va arta astfel:

46

5. se execut dublu clic de mouse pe butonul Sum of valoare. Pe ecran apare fereastra de dialog PivotTable Field:

6. n lista derulant Summarize by se selecteaz opiunea Average i apoi butonul OK. Pe ecran apare urmtoarea fereastr (butonul Sum of valoare devine Average of valoare):

47

7. se selecteaz butonul OK. n fereastra care apare pe ecran se selecteaz butonul Finish. Tabelul pivot conine vnzrile trimestriale medii pe produse (coloana Grand Total conine media anual a vnzrilor) i arat n felul urmtor:

48

Prin folosirea unei sonde poate fi creat o nou foaie de calcul care s afieze toate nregistrrile care au stat la baza calculrii unei valori din tabelul pivot. Astfel, pentru extragerea detaliilor care au stat la baza calculrii mediei vnzrilor de gel de du Blueberry n primul trimestru se execut un dublu clic de mouse pe valoarea Qtr1 pentru tipul Blueberry (celula B14):

La registrul de calcul este adugat o nou foaie de calcul care conine lista detailat referitoare la vnzrile de gel de du Blueberry n primul trimestru:

49

CapV
UTILIZAREA DIAGRAMELOR PENTRU ESTIMAREA TENDINELOR I RELAIILOR DINTRE ELE A

O diagram permite o reprezentare vizual a datelor i a relaiilor acestora cu alte date, ceea ce asigur o nelegere rapid a semnificaiei acestora, Se va realiza prezentarea valorii vnzrilor lunare (pentru lunile ianuarie, februarie i martie ale anului curent) pe categorii de produse sub forma unei diagrame i o prognoz a vnzrilor pentru urmtoarele 6 luni. Datele se regsesc n foaia de calcul STOC1, din registrul de calcul STOC. Pe baza acestor date se creaz tabelul pivot corespunztor, n felul urmtor: 1. se selecteaz opiunea PivotTable and PivotChart Wizard din meniul Data. Pe ecran apare fereastra de dialog corespunztoare, n care se selecteaz butonul Microsoft Office Excel list or database (dac nu este deja selectat). 2. se selecteaz butonul Next. Pe ecran apare urmtoarea fereastr de dialog:

care, n zona Range arat domeniul selectat de Microsoft Excel drept surs de date pentru tabelul pivot. 3. se selecteaz butonul Next. n fereastra de dialog care apare pe ecran se selecteaz butonul New worksheet (dac nu este deja selectat) i apoi se selecteaz butonul Layout. 4. n fereastra de dialog care apare pe ecran, se gliseaz butonul data comenzii n caseta ROW, butonul categorie n caseta COLUMN, butonul valoare n caseta DATA a diagramei de structur. Fereastra de dialog va arta astfel:

50

5. se selecteaz butonul OK. n fereastra care apare pe ecran se selecteaz butonul Finish. Tabelul pivot va arta asfel:

6. se executa clic dreapta de mouse pe oricare celul din coloana data comenzii. Apare un meniu contextual n care se selecteaz opiunea Group and Show Detail, iar apoi opiuneaGroup. Apare urmtoarea fereastr de dialog:

51

7. n lista By se selecteaz opiunea Months i apoi butonul OK. Tabelul pivot va conine sumarul vnzrilor lunare (pentru lunile ianuarie-martie ale anului curent) pe categorii de produse i va arta asfel:

Pe baza acestui tabel pivot (n aceiai foaie de calcul) se va realiza o diagram a valorii vnzrilor lunare (pentru lunile ianuarie, februarie i martie ale anului curent) pe categorii de produse, n felul urmtor: 1. se selecteaz o celul din afara tabelului pivot 2. n meniul Insert se selecteaz opiunea Chart. Pe ecran apare fereastra de dialog Chart Wizard -Step 1 of 4- Chart Type. n lista derulant Chart type se selecteaz opiunea Column (sau o alt opiune, n funcie de dorin). Fereastra de dialog va arta n felul urmtor:

52

3.

se selecteaz butonul Next. Pe ecran apare fereastra de dialog Chart Wizard -Step 2 of 4- Source Data . Se selecteaz o celul oarecare din tabelul pivot , iar zona Data range va arat domeniul selectat drept surs de date pentru realizarea diagramei:

53

4. se selecteaz butonul Next. Pe ecran apare fereastra de dialog Chart Wizard -Step 3 of 4- Chart Options . Se selecteaz pagina Titles. Se va tasta: - valoarea vnzrilor lunare pe categorii de produse, n zona Chart title - lunile anului, n zona Category (X) axis - vnzri, n zona Value (Y) axis. Fereastra de dialog va arta n felul urmtor:

54

5. se selecteaz butonul Next. Pe ecaran apare fereastra de dialog Chart Wizard -Step 4 of 4- Chart Location, n care se selecteaz opiunea As object in (dac am dori ca diagrama s apar ntr-o foaie de calcul separat am selecta opiunea As new sheet).

6. se selecteaz butonul Finish. Diagrama va fi inserat n foaia de calcul n care se gsete i tabelul pivot:

55

Diagrama astfel obinut poate fi personalizat n funcie de cerine. Astfel: 1. pentru eliminarea butoanelor care apar n diagram, executm clic dreapta de mouse pe unul dintre ele (de exemplu, pe butonul categorie) i alegem opiunea Hide PivotChart Field Buttons:

56

Diagrama va arta n felul urmtor:

57

2. pentru a modifica dimensiunile diagramei: - se indic o zon liber a fundalului, astfel nct eticheta ce nsoete cursorul mouse-ului s afieze Chart Area - se execut un clic stnga de mouse, iar n jurul diagramei apar marcajele de selecie, indicnd faptul c diagrama este selectat

prin glisarea marcajelor de selecie diagrama poate fi adus la dimensiunile dorite 3. pentru a elimina culoarea gri din zona de reprezentare a datelor: - se indic zona de reprezentare a datelor, astfel nct eticheta ce nsoete cursorul mouse-ului s afieze Plot Area

58

se execut dublu clic de mouse. Pe ecran apare fereastra de dialog Format Plot Area. n zona Area se selecteaz butonul None:

59

se selecteaz butonul OK. Diagrama va arta astfel:

4. pentru a schimba culoarea folosit pentru reprezentarea datelor seriei ampon: - se executa un dublu clic de mouse pe una dintre formele de reprezentare a datelor seriei ampon. Pe ecran apare fereastra de dialog Format Data Series. n pagina Patterns, zona Area poate fi selectat culoarea dorit:

60

se selecteaz butonul OK.

5. pentru a aduga efecte n reprezentarea datelor seriei ampon: - se executa un dublu clic de mouse pe una dintre formele de reprezentare a datelor seriei ampon. Pe ecran apare fereastra de dialog Format Data Series. n pagina Patterns, zona Area se selecteaz butonul Fill Effects. Pe ecran apare fereastra de dialog Fill Effects:

61

n pagina Gradient, zona Colors se selecteaz butonul Preset. n lista derulant Preset colors, care apare n zona Colors, se selecteaz opiunea Late Sunset (sau alta, n funcie de dorin). n zona Shading styles se selecteaz butonul From center, iar n zona Variants se selecteaz caseta din dreapta-sus. Fereastra de dialog Fill Effects va arta astfel:

62

se selecteaz butonul OK pentru nchiderea acestei ferestre i apoi se selecteaz din nou butonul OK pentru nchiderea ferestrei de dialog Format Data Series . Diagrama va arta astfel:

63

6. pentru ca diagrama s apar, n mod distinct, ntr-o alt foaie de calcul: - se execut un clic dreapta de mouse n zona diagramei. Pe ecran apare meniul contextual. - se selecteaz opiunea Location. Pe ecran apare fereastra de dialog Chart Location. - se selecteaz butonul As new sheet

se selecteaz butonul OK. Diagrama va fi mutat ntr-o foaie de diagram distinct:

64

O foaie de diagram poate fi redenumit, mutat, copiat, eliminat n acelai mod ca i o foaie de calcul obinuit. Dac se dorete o diagram a valorii vnzrilor lunare (pentru lunile ianuarie, februarie i martie ale anului curent) pe categorii de produse i angajai se procedeaz n felul urmtor: 1. n meniul contextual al tabelului pivot se selecteaz opiunea Pivot Tabel Wizard

65

2. n fereastra care apare pe ecran se selecteaz butonul Layout. n noua fereastr care apare pe ecran se gliseaz butonul nume angajat n zona Page a diagramei de structur:

66

3. se selecteaz butonul OK, iar n noua fereastr care apare pe ecran se selecteaz butonul Finish. 4. tabelul pivot va arta astfel:

5. n dreapta butonului nume angajat se gsete o list derulant care afieaz (All), ceea ce nseamn c datele din tabelul pivot se refer la toi angajaii. Pentru a afia datele i diagrama corespunztoare unui singur angajat se selecteaz numele acestuia din lista derulant (de exemplu, selectm angajatul Chimbir Mare)

6. se selecteaz butonul OK. Tabelul pivot i diagrama vor arta astfel:

67

Prognoza vnzrilor pentru urmtoarele 6 luni Pe baza datelor privind vnzrile din lunile ianuarie, februarie i martie va fi creat i inserat n diagram cte o linie de tendin pentru fiecare categorie de produs: 1. se execut un clic dreapta de mouse pe una dintre formele de reprezentare a datelor referitoare la produsul gel de du. ntreaga serie de date va fi selectat n mod automat. Din meniul contextual se selecteaz opiunea Add Trendline.

68

2. Pe ecran apare fereastra de dialog Add Trendline:

69

n pagina Type se selecteaz opiunea Linear. n pagina Options, zona Forecast, caseta Forward se introduce cifra 6 (prognoza se refer la urmtoarele 6 luni).

Se selecteaz butonul OK. 3. Diagrama va arta astfel:

70

4. pentru a fi mai sugestiv, linia de tendin poate fi colorat identic cu formele de reprezentare pentru gelul de du: - din meniul contextual al liniei de tendin se selecteaza opiunea Format Trendline. Pe ecran apare fereastra de dialog corespunztoare. n pagina Patterns, zona Line, caseta Color se va selecta culoarea dorit.

71

5. n mod analog se procedeaz pentru produsul ampon:

72

CapVI
TIPRIREA RAPOARTELOR Tiprirea unei foi de calcul Foaia de calcul STOC este de mari dimensiuni i ocup mai multe pagini (format A4) la tiprire. Cteva dintre problemele care apar la tiprirea foilor de calcul de mari dimensiuni ar fi: - etichetele de identificare a liniilor sau coloanelor sunt tiprite doar pe prima pagin - numrul de coloane tiprite, n mod implicit, pe o pagin poate s nu fie n concordan cu numrul de coloane pe care am dori s le tiprim - tiprirea prii din stnga i apoi a celei din dreapta foii de calcul, n condiiile n care ar fi necesar tiprirea prii de sus i apoi a celei de jos. Aceste probleme pot fi uor rezolvate, prin modificarea unor parametrii de tiprire. nainte de tiprire foaia de calcul trebuie previzualizat n vederea aranjrii optime n pagin. Exist dou modaliti de previzualizare: - din meniul File se selecteaz opiunea Print Preview fiecare pagin este afiat exact aa cum va fi tiprit

73

Mesajul din bara de stare indic faptul c este afiat prima pagin din cele 4 pe care le are foaia de calcul. Pentru a iei din acest mod de previzualizare se selecteaz butonul Close. din meniul View se selecteaz opiunea Page Break Preview (sau n fereastra anterioar, obinut prin selectarea opiunii Print Preview, se selecteaz butonul Page Break Preview) foaia de calcul este mprit n pagini.

Liniile punctate marcheaz trecerea la o alt pagin. Numerele paginilor arat ordinea n care vor fi tiprite (n cazul nostru vor fi tiprite paginile din partea stng, de sus n jos i apoi cele din partea dreapt, tot de sus n jos Down, Then Over). Pentru a schimba ordinea de tiprire, astfel nct paginile s fie tiprite de la stnga la dreapta i apoi de sus n jos (Over, Then Down), se procedeaz astfel: - din meniul File se selecteaz opiunea Page Setup. Pe ecran apare fereastra de dialog Page Setup. - n pagina Sheet, n zona Page order se selecteaz butonul Over, then down

74

se selecteaz butonul OK. Ordinea de tiprire a paginilor va fi urmtoarea:

75

Dac dorim ca pe primele dou pagini (cele din partea stng a foii de calcul) s apar numai trei coloane vom proceda astfel: - poziionm cursorul mouse-ului pe linia punctat care separ pagina 1 de pagina 3, astfel nct acesta s se transforme ntr-o sgeat cu dou capete - glism linia separatoare cu o coloan la stnga. Linia separatoare este repoziionat.

76

Privind foaia de calcul, se constat c etichetele de identificare a coloanelor apar numai n paginile din partea de sus, iar datele calendaristice ale comenzilor apar numai n paginile din partea stng. Pentru ca etichetele de identificare a coloanelor i datele calendaristice ale comenzilor s apar pe fiecare pagin din foaia de calcul se procedeaz astfel: - n meniul File se selecteaz opiunea Page Setup. Pe ecran apare fereastra de dialog Page Setup. - n pagina Sheet, n zona Print titles, n caseta Rows to repeat at top se execut un clic stnga de mouse - se execut un clic stnga de mouse ntr-o celul din linia 1. Adresa liniei 1 ($1:$1) este introdus n caseta Rows to repeat at top - se execut un clic stnga de mouse n caseta Columns to repeat at left - se execut un clic stnga de mouse ntr-o celul din coloana A. Adresa coloanei ($A:$A) este introdus n caseta Columns to repeat at left

77

- se selecteaz butonul OK. Prin selectarea opiunii Print Preview, din meniul File, vom constata c etichetele coloanelor i datele calendaristice apar pe fiecare pagin. Tiprirea zonelor selectate dintr-o foaie de calcul Pentru a tipri numai datele referitoare la produsele care provin de la firma CAMAY se procedeaz astfel: - se selecteaz domeniul A10, H19 (datele referitoare la produsele CAMAY)

78

n meniul File se selecteaz opiunea Print. Pe ecran apare fereastra de dialog Print. n zona Print what se selecteaz butonul Selection:

79

Pentru a previzualiza coninutul paginilor care vor fi tiprite se selecteaz butonul Preview. - se selecteaz butonul OK. Dac dorim s tiprim datele referitoare la produsele care provin att de la firma CAMAY, ct i de la firma PALMOLIV (dou zone de date) vom proceda astfel: - n meniul View se selecteaz opiunea Page Break Preview - se selecteaz domeniul A10, H19 (datele referitoare la produsele CAMAY) i apoi, cu tasta Ctrl apsat, se selecteaz domeniul A41, H50 (datele referitoare la produsele PALMOLIV) - se execut un clic dreapta de mouse n unul din domeniile selectate. n meniul contextual care apare pe ecran se selecteaz opiunea Set Print Area. Vor fi definite dou zone de tiprit. - n meniul File se selecteaz opiunea Print Preview. Fiecare zon de date va fi tiprit n propria pagin. - se selecteaz butonul Print i apoi butonul OK. Centrarea datelor pe pagina tiprit Pe o pagin tiprit, n mod implicit, datele sunt aliniate la stnga. Dac dorim s schimbm modul de aliniere, astfel nct datele s apar centrat n pagin, vom proceda astfel: - n meniul File se selecteaz opiunea Print Preview - se selecteaz butonul Margins. Pe conturul paginii apar liniile de margine, iar n partea superioar apar marcajele care indic trecerea la o nou coloan

80

se selectez butonul Setup. Pe ecran apare fereastra de dialog Page Setup n pagina Margins, zona Center on page se selecteaz caseta Horizontally

- se selecteaz butonul OK. La tiprire, pe fiecare pagin, datele sunt centrate pe orizontal.

81

Tiprirea unei diagrame Dac se dorete tiprirea unei diagrame fr datele din foaia de calcul se procedeaz astfel: - se selecteaz diagrama, printr-un clic stnga de mouse undeva pe suprafaa ei

82

n meniul File se selecteaz opiunea Print Preview. Se va deschide fereastra Print Preview, indicnd faptul c diagrama va fi tiprit separat

83

se selecteaz butonul Print. Pe ecran apare fereastra de dialog Print. se selecteaz butonul OK.

Atunci cnd o diagram este tiprit pe o pagin separat, n mod prestabilit, i sunt modificate proporiile astfel nct s ocupe ntreaga pagin. Pentru a fi tiprit la proporiile iniiale se procedeaz atfel: - se selecteaz diagrama, printr-un clic stnga de mouse undeva pe suprafaa ei - n meniul File se selecteaz opiunea Page Setup. Pe ecran apare fereastra de dialog Page Setup - n pagina Chart, zona Printed chart size se selecteaz butonul Scale to fit page

84

se selecteaz butonul Print Preview. Se deschide fereastra de dialog Print Preview, n care se poate vizualiza faptul c diagrama va fi tiprit respectndu-se proporiile din foaia de calcul se selecteaz butonul Print i apoi butonul OK.

85

CUPRINS INTRODUCERE........................................................................................................... pag.2 pag. 2

Cap I..........................................................................................................
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR. CONSOLIDAREA LISTELOR MULTIPLE

Cap II ....................................................................................................... pag. 11

UTILIZAREA FILTRRII N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR

Cap III ....................................................................................................... pag. 25

UTILIZAREA SORTRII I SUBTOTALIZRII DATELOR N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR

Cap IV........................................................................................................
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT N ORGANIZAREA I PRELUCRAREA DATELOR

pag. 34

CapV......................................................................................................... .
UTILIZAREA DIAGRAMELOR PENTRU ESTIMAREA TENDINELOR I RELAIILOR DINTRE ELE A

pag. 49

CapVI ....................................................................................................... pag. 72 .

TIPRIREA RAPOARTELOR

86