Ad Astra 1 (2) 2002 www.ad-astra.

ro

Revista tinerilor cercettori romni

Ad Astra

Cum s te prezini ct mai bine la un interviu pentru slujb

Tudor I. Oprea
EST Lead Informatics, AstraZeneca R&D, Mlndal, Suedia Universitatea de Vest, Timioara, Romnia

La nceput, o precizare: textul de fa reprezint nite reflecii personale care nu pot nlocui numeroasele cri care s-au scris pe aceast tem. El se adreseaz (tinerilor) cercettori din Romnia care doresc s obin o slujb ntr-un domeniu asociat tiinei, undeva peste hotare. Se bazeaz pe experiena autorului ntr-un domeniu oarecum limitat tiine biomedicale i trebuie luat ca atare, nu drept garanie pentru succes. Cteva definiii: Tu eti persoana care merge la interviu n cutare de lucru, presupunere valabil n continuare. Urmreti piaa de munc pentru a-i vinde produsul (expertiza, munca) ntr-un mod ct mai avantajos pentru tine i pentru potenialul angajator. Instituia este unitatea de cercetare privat (firm), guvernamental, academic sau de alt natur care are un post liber i invit persoane pentru interviu. Instituia se refer nu numai la unitatea de cercetare per se, ci i la comitetul de angajare, sau la reprezentanii Instituiei cu care vei intra n contact pe parcursul interviului. Comitetul de angajare este adesea alctuit din persoane a cror experien n interviuri, precum i ale cror interese, nu sunt neaprat convergente; cu toate acestea, n cele mai multe cazuri ei caut s identifice cel mai bun candidat pentru slujb. 1. Tendina primordial atunci cnd solicii o slujb pe care i-o doreti cu adevrat este s exagerezi atunci cnd te reprezini, adic s promii mai mult dect eti capabil. Una este s ncerci s impresionezi Instituia demonstrndu-i potenialul (e.g., lucruri pe care le-ai putea nva la noul loc de munc), i alta este s-i induci n eroare privitor la capacitatea ta, promind lucruri false. Exagerrile au dou consecine majore: (a) vei provoca pagube (timp, resurse) Instituiei, fapt care pe termen lung i va fi defavorabil; (b) i vei distruge reputaia pe piaa de munc vetile circul, chiar dac nu crezi asta. De aceea, nainte de a te duce la un interviu, ar trebui: a. S te cunoti pe tine nsui; b. S cunoti exact ce se cere n postul vacant pentru care ai aplicat. Interviul pentru slujb nu ncepe, aa cum s-ar crede, n ziua Z, atunci cnd intri n contact direct cu reprezentanii Instituiei. ncepe cu curriculum vitae (CV, rsum), cu felul n care acesta este redactat. Sfatul meu: simplitate. Cei care evalueaz CV-uri nu doresc s fie plictisii cu detalii nesemnificative adesea trebuie s evalueze zeci sau sute de CV-uri. Sunt suficiente una, maximum dou pagini, n care s specifici educaia, experiena i realizrile profesionale. Este util

2.

Ad Astra

s ncepi CV-ul cu un scurt rezumat. Detaliile despre viaa personal (e.g., care sunt activitile libere preferate, starea civil), nu sunt necesare. Este de preferat s nu discui aspecte legate de religie, viaa de familie i alte detalii personale, dect n stadiile avansate ale interviului, dar chiar i atunci cu pruden. Dac eti femeie i intenionezi s rmi, sau eti gravid, nu trebuie s declari acest lucru la interviu. Dac declari c eti gravid, vei avea surpriza neplcut de a nu fi angajat pe un post pe care, n alte condiii, l-ai merita. De aceea, nainte de a te duce la interviu, ar trebui: a. S-i redactezi CV-ul ntr-o manier simpl i clar: rezumat (un paragraf); educaia (unde, cnd, ce diplom); experiena profesional (unde ai lucrat; scurt descriere a obligaiilor profesionale); activiti profesionale (alte detalii semnificative legate de profesia ta); informaii cu caracter personal (opional); b. O list separat cu lucrrile tiinifice publicate n reviste tiinifice, prezentate la conferine, etc. Este bine ca lista s fie complet. Chiar dac o lucrare a fost prezentat la o conferin local din oraul natal, este bine s o incluzi deoarece demonstreaz att activitatea ta tiinific, ct i capacitatea de a comunica rezultatele proprii. c. Separat, o list cu persoanele care-i pot da scrisori de referin (vide infra). 3. Muli presupun c un CV include doar curriculum-ul propriu-zis i lista de lucrri tiinifice. Dei importante, ele trebuiesc completate cu o list de persoane care pot da referine cu privire la tine. Aceast list trebuie s includ numele, instituia, numrul de telefon i fax, adresa de pot electronic i cea normal. Cum ne amintete o celebr schi de Caragiale, trebuie s fii sigur c persoanele de pe list sunt de acord s dea referine, c aceste referine reliefeaz aspectele tale pozitive i c pot fi contactate n luna urmtoare interviului. De aceea, nainte de a te duce la interviu, ar trebui: a. S-i pregteti un dosar cu rsum-ul, lista de lucrri, i lista persoanelor care-i dau referine; b. S redactezi o scrisoare de introducere specific Instituiei, i postului pe pentru care doreti s candidezi. Odat completat CV-ul, eti gata s caui slujba care i se potrivete cel mai bine. n tiin, majoritatea slujbelor sunt anunate pe Internet. Unele Instituii au o seciune special pentru angajri (employment/carrier opportunities) pe situl web propriu. Altele trimit anunurile de oferte pe situri specializate. Majoritatea trimit anunuri i n reviste precum Nature, Science i New Scientist. Este util, uneori, s caui i n seciunea anunuri din ziarele locale. Trebuie s fii pregtit s dedici timp i eforturi serioase pentru cutarea unei slujbe. Dac nu eti foarte norocos, sau foarte bun, sau amndou, va fi probabil necesar s redactezi un numr destul de mare de scrisori de aplicaie nainte de a fi invitat la primul interviu. De aceea, nainte de a-i trimite scrisoarea de aplicaie, ar trebui: a. S nelegi exact ce slujb este anunat, pentru a include acest lucru n scrisoarea de introducere; b. S respeci termenul limit de depunere a aplicaiei. Este adesea inutil s trimii aplicaii odat ce termenul limit a fost depit. Odat trimis aplicaia, urmeaz o perioad de ateptare. Dup ce termenul limit a expirat, trec adesea 2-8 sptmni inainte de a se decide pe cine invit Instituia pentru etapa a 2-a (adic a cui dosar nu a fost categorisit pentru mai trziu sau pur i simplu aruncat). Uneori, Instituia trimite o scrisoare standard cu mulumim, dar nu suntem interesai, dar asta tot mai rar. n aceast situaie, este bine s ne canalizm energia pe urmtoarele posibiliti. Foarte rar, scrisoarea este de genul ne pare ru, dar nu suntem interesai pentru cutare post [], dar avem urmtorul post vacant []. n acest caz, merit s contactezi Instituia prin telefon, pentru lmuriri suplimentare. n cazul cel mai fericit, urmeaz o invitaie la interviu, fie n persoan, fie telefonic. n urma perioadei de ateptare, ar trebui: a. S primeti cel puin o scrisoare din partea Instituiei. Dac totui nu dau nici un semn, merit s contactezi oficiul de resurse umane (biroul personal) pentru a verifica dac au primit dosarul tu; b. S fii invitat la un interviu telefonic sau n persoan.

4.

5.

Tudor I. Oprea: Cum s te prezini ct mai bine la un interviu pentru slujb

6.

Interviul telefonic tot mai frecvent utilizat n situaia n care bugetul pentru cltorii sau vizele constituie un factor limitativ trebuie tratat cu aceeai seriozitate ca i un interviu fa-n-fa. Instituia folosete aceast tehnic de triere (screening) pentru a elimina persoanele care au probleme de comunicare, sau atitudine necorespunztoare. Dac slujba pentru care candidezi necesit cunoaterea unei limbi strine, este posibil ca interviul s fie efectuat n limba respectiv. Deoarece multe slujbe n domeniul tiinific necesit o bun capacitate de comunicare i disponibilitatea de a lucra eficient n echip, interviul (telefonic) va adresa i aceste dou chestiuni. Nu este exclus s aibe loc i un test de verificare a cunotinelor (tiinifice). Despre asta, mai jos. n timpul interviului telefonic, ar trebui: a. S ai n vedere faptul c, n aceast etap, scopul tu este s obii un interviu n persoan (ofertele de slujb nu se fac n urma unui interviu telefonic); b. S dai asigurri Instituiei c eti interesat de slujba respectiv; c. S te reprezini cu corectitudine nici prea modest, dar nici exagerat; d. S evii rspunsuri exacte la ntrebri care te-ar putea descalifica n aceast etap (e.g., rspunde evaziv la ntrebri de genul ce salariu doreti?). Ziua Z, interviul, ncepe prin modul n care te mbraci. Prima impresie conteaz ntotdeauna, aa c indiferent ce sfaturi ai primi de la alii, este de preferat o inut corespunztoare ocaziei. Evit senzaiile olfactive sau vizuale tari: ultima mod n materie de mbrcminte i parfumerie nu este potrivit n aceast situaie. O inut formal, poate considerat de unii de mod veche, este o bun ocazie de a dovedi c respeci Instituia, ocazia, i pe tine nsui. Evit pantofii i hainele incomode te pot face s ari bine, dar fiind incomode pot s-i dea un aer puin crispat, iar asta te poate costa oferta de slujb. Nu are rost s mai menionez igiena personal, care este de maxim importan. Chiar cu o inut corespunztoare, este bine s ai o atitudine corect, s foloseti semnale pozitive i s evii comunicarea extraverbal care poate sugera altceva dect comunicarea verbal. Aa cum prima impresie conteaz, tot aa conteaz i impresia c ceea ce spui este ntr-adevr, cine eti. De exemplu, o palm rece i umed atunci cnd dai mna cu interlocutorii, sau impresia general c eti nervos, nu te pun n lumin favorabil. Interlocutorul se va ntreba de ce eti nervos oare-i lipsete ncrederea de sine, experiena profesional, sau ncerci s ascunzi ceva? Pe tot parcursul interviului, fii ct se poate de amabil i plcut, evit glumele, pstreaz-i minile la vedere i stai drept la mas. Afieaz o atitudine profesional, de afaceri, uit-te n ochii interlocutorului pe ct posibil, pentru a exprima interesul n cele spuse, evit ochelarii de soare, zmbete des i nu-i muca buzele sau unghiile! Demonstreaz c stpneti regulile de comportament n societate (eticheta) de cte ori ai ocazia (e.g., deschide ua i d ntietate femeilor sau celor mai n vrst). Odat ajuns la localul Instituiei (sau acolo unde are loc primul contact), fi pregtit cu cteva cpii n plus ale CV-ului (npreun cu lista de lucrri i cea a referenilor), cteva extrase din lucrrile publicate n prealabil, ceva de scris i hrtie. Astfel poi face fa cu bine unor situaii neprevzute dac un nou membru al comitetului de angajare nu a avut timp s-i citeasc CV-ul, iat o bun ocazie de a te dovedi organizat i de ajutor; poate c unul dintre interlocutori dorete s tie ce ai fcut n urm cu trei ani poi s-i consuli rsum-ul pentru a-i reaminti. Pe msur ce vorbeti cu diverii reprezentani ai Instituiei, noteaz-i ntrebrile i rspunsurile, impresiile, chiar i opiniile diverilor membri ai comitetului de angajare cu privire la postul pentru care candidezi. Notiele i vor fi utile mai trziu, dac trebuie s reconciliezi puncte de vedere diferite privitoare la postul vacant deoarece diveri membri ai comitetului s-ar putea s aibe ateptri diferite, ba chiar i intenii diferite cu privire la noul post. i nu uita s-i nchizi celularul, odat ajuns la Instituie.

7.

8.

9.

10. Cel mai adesea, interviul are trei pri: a. Partea social (cina n seara de dinainte, ori prnzul n ziua Z, sau ambele). Nu considera aceste ocazii drept informale, deoarece eti evaluat n tot acest timp. Nu comanda feluri de mncare care ar putea eventual s te aduc n situaia de a (te) pta. Comand mncruri cu care eti deja familiarizat, i pe care le poi consuma fr a-i

Ad Astra

b.

c.

distrage atenia. Nu uita scopul aceste ntlniri eti n prim-plan, nu ca s mninci pe gratis. Nu este un moment potrivit pentru ingestia de alcool, chiar dac gazdele consum, i nici pentru a vorbi vrute i nevrute. Nu vorbi cu gura plin, nu comanda lucruri scumpe i fii politicos cu toat lumea, chiar i cu chelnerul care ar putea din greeal s-i pteze haina cu cafea. Partea tiinific este, de regul, o prezentare (seminar) pe care trebuie s o susii n faa potenialilor colegi de munc. Concentreaz-te pe propriile cercetri, dar fr a face prea multe presupuneri despre nivelul de cunotine al celor din auditoriu. Este bine s ai cteva diapozitive de introducere care s explice contextul lucrrii, deoarece nu toat lumea este familiarizat cu domeniul tu de expertiz. Apoi explic-i rezultatele n termeni simpli, fiind pregtit a intra n detalii dac este cazul. Trebuie subliniat faptul c Instituia caut persoane capabile s rezolve probleme, motiv pentru care prezentarea ta ar trebui s ilustreze contribuii originale, i modul n care ai atacat probleme neobinuite. Tot acum i este evaluat i capacitatea profesional, aa c f-i tema de cas i pune-te la punct cu eventualele neclariti n domeniul pe care-l abordezi, pentru c s-ar putea s fii nevoit s intri n detalii n timpul sesiunii de ntrebri care urmeaz seminarului. Este bine s nchei cu 5-10 minute nainte de ora stabilit, tocmai pentru a ncuraja ntrebrile. Iar dac cineva te ntreab ceva ce nu nelegi, un nu tiu este mai bun dect un rspuns ambiguu sau o opinie (speculaie) pe o tem despre care nu ai habar. Interviul propriu-zis este, de fapt, atunci cnd i se pun ntrebri pentru a evalua modul n care te-ai putea ncadra printre posibilii colegi, la noul loc de munc. Vor ncerca s determine dac poi asculta de ordinele efilor fapt important dac vei lucra ntr-o firm; dac eti creativ i poi s efectuezi munc de cercetare la nivel individual fapt important dac vei lucra ntr-o universitate; i dac eti capabil s lucrezi n echip fapt important indiferent unde vei lucra. Scopul acestui interviu este s determine dac te potriveti pe noul post, dac personalitatea i caracterul tu se potrivesc cu echipa deja prezent, n fine dac poi aduce contribuii constructive la programele de cercetare ale Instituiei.

11. Unele dintre ntrebrile ce-i vor fi adresate sunt pentru a-i investiga personalitatea: Eti motivat? Hotrt? Poate prea ambiios? Eti prietenos i deschis? Alte ntrebri i vor investiga manierele profesionale: Eti dedicat? Poi rezolva probleme de unul singur, sau ai nevoie permanent de supraveghere? Eti capabil s efectuezi att analize, ct i sinteze pentru a evalua cel mai bine situaia? Eti la curent cu literatura de specialitate? Poi distila esenialul n ceea ce i se cere? Alte ntrebri vor ncerca s investigheze modul n care nelegi unitatea de cercetare ca pe o unitate de afaceri: Eti familiarizat cu noiuni economice precum cheltuieli curente, investiii de capital, respectiv proceduri standard (standard operating procedures)? Poi gsi soluii care s fie att eficiente ct i economicoase, atunci cnd este vorba de implementarea unor anumite proceduri? Partea de afaceri nu trebuie s te ngrijoreze dect n msura n care poziia este managerial. Uneori postul pe care-l solicii presupune abilitatea de a aduce finanare extramural (e.g., o poziie academic n SUA impune finanarea prin granturi). Ultima categorie, ntrebrile dificile, sunt formulate n aa fel nct s te ia pe nepregtite, deoarece Instituia vrea s observe cum reacionezi, i vrea s te pun s gndeti. Nu neaprat n aceast ordine, aa c vechiul proverb cu nvrte limba de apte ori n gur rmne valabil ori de cte ori eti nesigur pe rspunsul tu. Exemple de asemenea ntrebri sunt date mai jos: a. Care este cea mai bun realizare profesional? Dar cea mai slab? b. Spune-ne despre un proiect de cercetare pe care n-ai reuit s-l duci la bun sfrit i ce anume ai nvat pe parcursul acestuia. c. Spune-ne ce anume nu-i place la actualul ef / loc de munc. d. Ce anume urmreti s obii lucrnd la noi? De ce doreti s vii aici? e. Ce i se pare atractiv la aceast slujb? f. Ce crezi c vei face peste cinci ani? g. Poi lucra n condiii dificile? Ct de des i s-a ntmplat s nu predai proiectul la timp? h. Spune-ne, cu propriile tale cuvinte, de ce te-am angaja tocmai pe tine. i. Descrie-ne o circumstan neobinuit n cariera ta profesional i felul n care ai reuit s descurci situaia.

Tudor I. Oprea: Cum s te prezini ct mai bine la un interviu pentru slujb

j. k. l. m.

Cum te compori n timpul unui conflict de munc, la locul de munc i n afar? Caui serviciu de mult vreme? Spune-ne care a fost ultima carte care ai citit-o. Ai vreo ntrebare?

12. Cteva sfaturi: Cnd discui despre propriile eecuri (ceea ce ar trebui), caut s nchei ntr-o not pozitiv (e.g., o lecie pe care i-ai nsuit-o). Nu vorbi de ru despre fostul loc de munc, nici despre persoane, nici despre instituie, deoarece dai impresia c, n viitor, vei proceda la fel cu Instituia n care doreti s te angajezi. ntrebat de ce solicii acest post, caut s treci dincolo de frazele standard i s rspunzi ct mai specific. Cu alte cuvinte, arat c ai gsit ceva interesant legat de Instituie (fie n urma unor conversaii cu ali angajai, fie n baza unor communicate de pres, fie citind de pe situl Internet). ntrebat de ce ar trebui s fii candidatul care reuete, discut n mod specific modul n care domeniul de expertiz i abilitile tale se potrivesc la descrierea postului vacant. Fii scurt i la obiect, dar cu ncredere n forele proprii. ntrebat cum te-ai descurca ntr-un conflict de munc, arat-i disponibilitatea de a descoperi calea de mijloc i de a negocia, nu de a fi partinic. Nu este momentul s decizi cine are dreptate, i nici a cui este vina. Iar dac eti ntrebat despre ultima carte citit, nu alege titlul unei cri la mod pe care ns nu ai citit-o, deoarece s-ar putea s fii nevoit s intri n detalii. n fine, fii pregtit cu propriul set de ntrebri, deoarece te vor ajuta s nelegi mai bine natura postului pentru care candidezi, i ce fel de oameni ar putea s-i fie colegi n curnd. 13. Vei avea parte i de ntrebri mai mult sau mai puin legale. Interlocutorul nu poate s-i pun ntrebri legate de religie, dar poate s te informeze c slujba te va solicita s lucrezi vinerea, smbta sau duminca. Nu trebuie s rspunzi nici la ntrebrile legate de apartenena politic, de prini, de situaia familial, sau de sntate. Va trebui, totui, s rspunzi la ntrebrile legate de starea civil dac postul impune mutatul ntr-un alt ora, sau ntr-o alt ar. Este dreptul tu s refuzi s rspunzi la ntrebrile ilegale, dar asta s-ar putea s nu te favorizeze n primirea ofertei de slujb. 14. Adu-i aminte, pe tot parcursul interviului, c scopul este s obii o ofert de slujb. 15. La sfritul interviului, ar trebui s te retragi lsnd o impresie ct mai favorabil. Fii politicos, iai rmas bun i mulumete-i fiecrei persoane n parte (privind-o n ochi) pentru timpul acordat. Nu este momentul s pui ntrebri legate de salariu, vacan sau alte avantaje, i nici s forezi Instituia s ia o decizie cu privire la angajare. Evit ntrebrile legate de impresia pe care ai fcuto. S-ar putea s te compare cu ali candidai, motiv pentru care nu pot s-i comunice impresiile lor pe loc. Poi ns s ntrebi cnd te poi atepta la un rspuns din partea lor, poi s treci nc odat n revist ce anume se ateapt din partea celui mai potrivit candidat, i s afli dac mai au sunt i ali candidai. 16. Dac totul merge bine, vei fi invitat la un al doilea interviu mpreun cu soul/soia, sau vei primi o ofert scris. Ofertele de angajare se pot face i verbal, dar ntotdeauna este bine s ceri una n scris. La urma urmei, acest document st la baza unei decizii importante din viaa ta. Trebuie s te asiguri c oferta este just i rezonabil n conformitate cu postul vacant i cu gradul tu de calificare. Ar trebui s te informezi ct ctig alii n posturi similare dar nu te atepta la asemenea informaii din partea viitorilor colegi dect dac-i sunt prieteni. Dac eti femeie, vei ctiga probabil mai puin dect un brbat pe acelai post; acest lucru se practic, din pcate, peste tot n lume. 17. Odat primit oferta, trebuie s fii pregtit s negociezi. Foarte rar poi solicita un salariu care s depeasc cu mai mult de 5-10% oferta iniial, cu excepia cazului n care ai o ofert scris mai bun din partea competitorilor. Poi, ns, solicita alte compensaii: de exemplu, ajutor n ceea ce privete relaia cu autoritile de imigrare, pentru a-i muta familia ntr-o ar strin. Majoritatea ofertelor includ un pachet de relocare, aa c trebuie s afli n ce msur vei fi ajutat cu mutatul. Iar dac nu ai fost informat n prealabil, este un bun moment s afli exact detaliile legate de asigurarea medical: Ofer Instituia avantaje n ceea ce privete asigurarea medical / dentar /

Ad Astra

pentru individ-familie / asigurarea de pensie? i se ofer automat asigurare n cadrul sistemului de protecie social din ara n care te mui? Care este impozitul pe salar? Nu uita, chiar dac salarul arat bine pe hrtie, se vor gsi ntotdeauna costuri adiionale pe care trebuie s le acoperi Iar cnd primeti contractul de angajare, citete-l cu mare atenie nainte de a-l semna. 18. i mai presus de toate, noroc!