CONSILIUL UNIUNII EUROPENE

Bruxelles, 10 august 2009 (11.09) (OR. en)

12099/1/09 REV 1

SCH-EVAL 94 VISA 239 COMIX 582 NOT Surs : Destinatar : Nr. doc. ant.: Subiect:

Grupul de redactare pentru actualizarea catalogului Schengen privind eliberarea vizelor Grupul de lucru pentru evaluarea Schengen 6183/03 SCH-EVAL 7 VISA 27 COMIX 83 Catalogul actualizat de recomandri pentru aplicarea corect a acquis-ului Schengen i cele mai bune practici: eliberarea vizelor

2009
CATALOGUL SCHENGEN
RECOMANDRI I CELE MAI BUNE PRACTICI

ELIBERAREA VIZELOR
Versiune provizorie - mai 2009

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

CATALOGUL SCHENGEN Recomandri i cele mai bune practici VOLUMUL TREI: ELIBERAREA VIZELOR Cuprins Domeniul de aplicare i obiectivul prezentului document................................................................... 4 I) Procesarea cererii ............................................................................................................................. 5 1) Accesul la consulat............................................................................................................ 5 a Informaii scrise...................................................................................................... 5 b. Formularul de cerere............................................................................................... 6 c. Indicatoare i anunuri ............................................................................................ 6 d. Gestionarea accesului ............................................................................................. 6 2) Examinarea cererilor i luarea deciziilor........................................................................... 6 a. Criterii de baz pentru examinarea cererilor ......................................................... 6 b. Examinarea cererilor de viz .................................................................................. 7 c. Echipamente pentru detectarea documentelor false................................................ 9 d. Respingerea cererilor de viz ................................................................................ 10 3) Alte aspecte legate de eliberarea vizelor......................................................................... 11 a. Completarea autocolantului de viz ...................................................................... 11 b. Aplicarea pe paaport a autocolantelor de viz: .................................................. 11 c. Documente de cltorie pe care se pot aplica vize ............................................... 11 d. tampila (sau timbrul sec) a misiunii diplomatice sau a consulatului care elibereaz viza ....................................................................................................... 12 e. Returnarea documentului de cltorie .................................................................. 12 f. Distrugerea autocolantelor de viz ....................................................................... 12 g. Anularea autocolantelor de viz completate:........................................................ 12 4) Cooperarea consular ...................................................................................................... 13 II) Gestiunea administrativ i organizarea ....................................................................................... 14 1) Organizarea seciilor de vize........................................................................................... 14 2) Rspunderea administrativ ............................................................................................ 14 3) Arhivarea......................................................................................................................... 14 4) Formarea ......................................................................................................................... 15 a. Formarea la locul de munc.................................................................................. 15 b. Schimbul de personal ntre reprezentane ............................................................. 15 5) Personalul........................................................................................................................ 15 a. Sarcinile diferitelor categorii de personal ............................................................ 15 b. Verificarea n momentul recrutrii i evaluarea ulterioar .................................. 16 c. Abuzul de poziie profesional (abuzul de serviciu)............................................. 17 d. Contacte neautorizate cu autoritile locale i legturi cu organizaiile infracionale........................................................................................................... 17 III) Securitatea.................................................................................................................................... 18 1) Cldirea ........................................................................................................................... 18 a. Exteriorul cldirii .................................................................................................. 18 b. Sala de ateptare.................................................................................................... 18 c. Ghieele de vize ..................................................................................................... 18 d. Sala de interviu ...................................................................................................... 19 e. Cldirea n sine...................................................................................................... 19

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

2) 3) 4)

Controalele de securitate ................................................................................................. 19 Documente ...................................................................................................................... 20 Sistemele informatice...................................................................................................... 20 a. Accesul la bazele de date Ar trebui creat un sistem de informaii, bazat pe o baz comun de date, care s permit utilizarea unei proceduri coerente i eficiente pentru procesarea cererilor i care s fie bine integrat cu sistemele conexe. Utilizatorilor ar trebui s li se acorde accesul direct la informaiile actualizate.............................................................................................................. 20 b. Reguli pentru accesul la sistem ............................................................................. 20 c. Back-up, situaii de urgen................................................................................... 21 d. Securitatea datelor................................................................................................. 21 * **

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

DOMENIUL DE APLICARE I OBIECTIVUL PREZENTULUI DOCUMENT Obiectivul catalogului este de a clarifica i preciza acquis-ul Schengen i de a prezenta recomandrile i cele mai bune practici, pentru a servi drept exemplu statelor membre i rilor asociate, indiferent dac acestea aplic sau nu acquis-ul Schengen pe deplin. Obiectivul nu este de a defini ntr-un mod exhaustiv ntregul acquis Schengen, ci de a prezenta recomandri care nu au for juridic obligatorie i cele mai bune practici, n funcie de experiena dobndit de Grupul de lucru pentru evaluarea Schengen n cadrul verificrii aplicrii corecte a acquis-ului Schengen n mai multe ri. Textul catalogului nu i propune s introduc noi cerine, dar trebuie s permit de asemenea s atrag atenia Consiliului asupra necesitii de a aduce modificri, acolo unde este cazul, anumitor dispoziii ale acquis-ului Schengen pentru ca atunci cnd prezint propuneri sau iniiative formale, Comisia i, dup caz, statele membre s ia n considerare recomandrile i cele mai bune practici. Mai mult, catalogul va servi drept instrument de referin n cadrul urmtoarelor evaluri care vor fi efectuate n rile candidate. Prin urmare, catalogul va servi, de asemenea, drept indicator pentru aceste ri n ceea ce privete sarcinile pe care acestea le vor primi i, n acest sens, ar trebui consultat n paralel cu temeiul juridic care reglementeaz examinarea cererilor de viz de edere pe termen scurt, bazat pe Instruciunile consulare comune (JO C 326/2005). Se reamintete c acordurile comunitare privind facilitarea acordrii vizelor, care privesc resortisanii anumitor ri tere, prevd proceduri speciale care trebuie urmate. Reflectnd rezultatul discuiilor din cadrul grupului de experi, prezentul catalog actualizat ar trebui considerat o versiune provizorie, care va face obiectul unor noi discuii dup intrarea n vigoare a Codului vizelor i dup ce msurile de punere n aplicare a acestuia devin aplicabile. Datorit caracterului su provizoriu, spre deosebire de orice alt catalog, prezentul catalog nu cuprinde cele mai bune practici identificate n cursul unor evaluri efectuate recent. n sensul prezentului document, stat membru nseamn: statele membre i rile asociate care aplic acquis-ul Schengen pe deplin. Recomandrile constituie o serie neexhaustiv de msuri care ar trebui s permit stabilirea unei baze pentru aplicarea corect a acquis-ului Schengen i pentru monitorizarea acestuia. Mai mult, prezentul document nu va nlocui alte linii directoare sau manuale utilizate n prezent, cum ar fi manualul privind cooperarea consular local, liniile directoare privind asigurrile medicale de cltorie, orientrile pentru punerea n aplicare a diferitelor acorduri privind facilitarea acordrii vizelor i altele.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

I) PROCESAREA CERERII 1) a Accesul la consulat Informaii scrise

Pentru a evita introducerea unor cereri de viz incomplete i vizitele repetate la secia de vize de ctre solicitani, toate informaiile relevante ar trebui difuzate ct mai larg posibil. Pe lng informaiile generale despre vize, informaii privind modul de introducere a cererii ar trebui s fie disponibile n mai multe limbi, inclusiv, cel puin, n limba rii-gazd i a consulatului n cauz. Aceste informaii ar trebui s fie disponibile pe scar larg i prezente n mod vizibil la exteriorul cldirii sau al incintelor i la nivelul resurselor electronice. Brouri care ofer ndrumri solicitanilor ar trebui s fie disponibile n cantitate suficient la toate punctele de contact relevante din ara-gazd i, de asemenea, publicate pe site-ul internet al consulatului. Ar trebui oferite informaii privind: condiiile i procedurile de solicitare a unei vize de scurt edere, diferitele categorii de vize, adresa, numerele de telefon/fax i adresa e-mail ale seciunii de vize, sistemele de programare i alte sisteme de informaii, dup caz, programul de lucru, statul membru (care reprezint destinaia principal sau n care se efectueaz prima intrare) care este responsabil cu procesarea cererii de viz, taxa care trebuie pltit pentru procesarea cererii de viz i modalitile practice legate de plata taxei. Ar trebui precizat n mod explicit c, n cazul refuzului, taxa nu se restituie. reprezentana altui stat membru, dac este cazul, informaii privind posibila cooperare cu prestatori de servicii externi, dac este cazul, informaii privind posibilitile unei ci de atac n cazul refuzului vizei.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

b.

Formularul de cerere

Pentru a evita comerul cu formulare de cerere, acestea ar trebui s fie disponibile pe scar larg i n mod gratuit n incintele consulare i, de asemenea, de exemplu, la birourile ageniilor de turism, ale companiilor aeriene, pe internet, precum i la birourile care reprezint asociaii de ntreprinztori, institute culturale etc. Exemple de formulare completate corect ar trebui afiate n cadrul consulatelor (i, acolo unde este posibil, publicate pe internet). c. Indicatoare i anunuri

Pentru a preveni intervenia unor intermediari neautorizai, ar trebui afiate anunuri care informeaz solicitanii c nu se percep taxe suplimentare - de exemplu, pentru accesul n incintele consulare sau pentru formulare de cerere. Ar trebui s existe, de asemenea, indicatoare care s ndrume solicitanii ctre intrarea sau ghieul corect.

d.

Gestionarea accesului

Ar trebui evitate cozile lungi n faa seciei de vize, precum i disputele cu privire la rnd sau schimbul de locuri n coad. n cazul n care numrul vizelor solicitate zilnic este (n mod temporar) mai mare dect numrul cruia i poate face fa consulatul ntr-o zi, ar trebui s fie luat n calcul controlul fluxului de solicitani prin intermediul programrilor sau cu ajutorul unor jetoane distribuite nainte de accesul propriu-zis n incinte.

2) a.

Examinarea cererilor i luarea deciziilor Criterii de baz pentru examinarea cererilor

Criteriile de baz pentru examinarea unei cereri de viz sunt: riscul de imigrare ilegal, posibilele ameninri pentru ordinea public, securitatea intern, sntatea public sau relaiile internaionale ale statelor membre, intenia solicitantului de a prsi spaiul Schengen dup expirarea vizei acestuia.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

b.

Examinarea cererilor de viz

b.1. Verificarea cererii de viz: Verificarea pentru a se constata dac scopul i condiiile ederii avute n vedere de solicitant sunt justificate; Verificarea pentru a se constata dac formularul de cerere a fost completat i semnat n mod corespunztor. b.2. Verificarea documentului de cltorie i a identitii solicitantului: Verificarea pentru a se constata dac documentul de cltorie este autentic: acesta trebuie s fie complet i s nu fie modificat, falsificat sau contrafcut; Verificarea valabilitii teritoriale a documentului de cltorie; Verificarea perioadei de valabilitate a documentului de cltorie: perioada de valabilitate a documentului de cltorie trebuie s o depeasc cu trei luni pe cea a vizei solicitate; Verificarea pentru a se constata dac solicitantul este posesorul legal al documentului; Din motive umanitare urgente, de interes naional sau n virtutea unor obligaii internaionale, este posibil ca, n cazuri excepionale, s se aplice vize pe documente de cltorie a cror valabilitate este mai scurt dect aceea specificat mai sus, cu condiia ca perioada de valabilitate s o depeasc pe cea a vizei solicitate i ca garania ntoarcerii s nu fie compromis; Verificarea pentru a se constata dac solicitantul se afl legal pe teritoriul rii n care acesta/aceasta solicit viza; Verificarea pentru a se constata dac documentul de cltorie este acceptat n temeiul celor menionate mai jos la punctul 3 (c) b.3. Documente justificative: Numrul i tipul de documente justificative cerute depind de riscul posibilei imigrri ilegale i de situaia local i poate varia de la o ar la alta. n ceea ce privete evaluarea documentelor justificative, consulatele pot stabili modaliti practice adaptate la condiiile locale.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

Documentele justificative ar trebui s aib ca obiect scopul cltoriei, mijloacele de transport i ntoarcere, mijloacele de subzisten i gzduire. Nivelul mijloacelor de subzisten ar trebui s fie proporional cu durata i cu scopul ederii, precum i cu costul vieii din statul membru care urmeaz a fi vizitat. Solicitanii pot fi scutii de obligaia de a prezenta documente justificative privind gzduirea nainte de a cere o viz, dac pot dovedi c dispun de mijloace financiare suficiente pentru a acoperi costul subzistenei i al gzduirii n statul sau statele membre pe care intenioneaz s le viziteze.

b.4

Utilizarea tampilei ICC/a tampilei de cerere

Mrimea, coninutul i utilizarea tampilei ICC ar trebui armonizate n toate statele membre. Exemplu: viza [C] [FR] [22/04/2006] [Djibouti] Documentul de cltorie ar trebui tampilat pe prima pagin disponibil n momentul introducerii cererii i nu ar trebui utilizate alte coduri suplimentare. Acolo unde este posibil, autoritile i publicul larg din ara ter n cauz ar trebui informate de faptul c tampila nu are nicio inciden juridic. [Consulatul Franei]

b.5. Atenie special Se acord o atenie special solicitanilor: al cror document de cltorie conine o tampil de cerere, o indicaie referitoare la deportare, un permis de edere anulat, un termen-limit de ieire sau o ieire nregistrat; care solicit o viz de tranzit pentru un itinerar indicat care nu este ruta cea mai direct; care prezint recomandri sau invitaii din partea unor firme, organizaii, asociaii etc. care nu sunt cunoscute de consulat sau a cror credibilitate nu a fost n general stabilit;

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

despre care se poate presupune c nu sunt n msur s i plteasc singuri ederea sau care nu au un sponsor;

care sunt titulari ai unor paapoarte pentru strini, documente de refugiai sau ai altor documente de cltorie care nu sunt paapoarte;

care solicit viz pentru o perioad de timp mai mare dect ceea ce pare necesar pentru scopul declarat al vizitei;

care sunt suspectai de implicare n activiti infracionale. Dac apar ndoieli, solicitantului ar trebui s i se cear prezentarea unui certificat de bun purtare;

ale cror tampile de intrare/ieire nu corespund vizelor precedente.

c.

Echipamente pentru detectarea documentelor false

La consulatele din zona Schengen i din alte zone cu risc sczut, personalul ar trebui s beneficieze de cel puin o formare de baz. Echipamentele necesare includ: surs de lumin ultraviolet (cel puin lmpi ultraviolete portabile); dispozitive de mrire/iluminare (lupe de mn sau plci pentru examinare prin transparen - echipament pentru examinare cu surs de lumin oblic i dispozitiv combinat de verificare a documentelor echipat cu lup, lumin transmis i surse de lumin oblic); dispozitive speciale de verificare (lentile de verificare, filtre ecran etc. pentru a verifica elementele de securitate latente n documentele-standard); i materiale de referin. n zonele cu risc mediu, personalul ar trebui s beneficieze de o formare de baz, fiind necesar, de asemenea, prezena sau disponibilitatea unor specialiti n documente sau a altui personal calificat din partea biroului pentru vize pentru detectarea documentelor false sau falsificate. Echipamentele necesare includ: surs de lumin ultraviolet (lmpi ultraviolete portabile i fixe); dispozitive de mrire (microscop stereoscopic cu putere de mrire mic i distan focal variabil, surs de lumin cu ghid de lumin flexibil prin fibr optic i caset de lumin pentru examinri cu utilizarea luminii transmise); dispozitive speciale de verificare (lentile de verificare, filtre ecran etc. pentru a verifica elementele de securitate latente n documentele-standard); i materiale de referin. n zonele cu risc ridicat, personalul ar trebui s poat primi asisten din partea unor ageni calificai cu experien n detectarea contrafacerilor i/sau a unor specialiti n documente desemnai n regim permanent.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

RO

Echipamentele obligatorii includ: surs de lumin ultraviolet (lmpi ultraviolete portabile i fixe); dispozitive de mrire (microscop stereoscopic cu distan focal variabil, surs de lumin cu ghid de lumin flexibil prin fibr optic i caset de lumin pentru examinri cu utilizarea luminii transmise); dispozitive speciale de verificare (i lentile de verificare, filtre ecran etc. pentru a verifica elementele de securitate latente n documentele-standard); echipament de scanare cu lumin infraroie (aparat de examinare a documentelor cu lumin infraroie); dispozitive pentru verificarea automat a documentelor [dispozitive de scanare pentru recunoaterea optic a caracterelor (OCR) cu examinarea cifrelor de control]; dispozitive de autentificare automat (de exemplu, pentru elementele kinegramelor); materiale de referin. d. Respingerea cererilor de viz

O cerere de viz trebuie respins n cazul n care condiiile de intrare, astfel cum sunt stabilite n Codul frontierelor Schengen (articolul 5), nu sunt respectate. Ar trebui acordat o atenie deosebit urmtoarelor aspecte: dac exist informaii, puse la dispoziie de organizaiile internaionale la care au aderat statele membre sau de instituii specializate n lupta mpotriva terorismului, care indic faptul c solicitantul a finanat, a pregtit, a sprijinit n orice fel sau a comis acte teroriste; dac exist indicaii c solicitantul este membru al unui grup transnaional de criminalitate organizat sau sprijin n orice fel activitile unor astfel de grupuri; dac exist dovezi c solicitantul a comis sau a participat la comiterea unor fapte penale, a unor infraciuni mpotriva pcii i a securitii omenirii, a unor crime de rzboi sau crime mpotriva umanitii; dac ederea solicitantului pe teritoriul statelor membre ar putea afecta relaiile internaionale ale unuia sau mai multor state membre. Dac este cazul, ar trebui oferite informaii cu privire la posibilitile de cale de atac (administrativ sau juridic), cu precizarea termenului-limit pentru introducerea unei astfel de ci de atac i/sau depunerea unei astfel de plngeri.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

10

RO

3) a.

Alte aspecte legate de eliberarea vizelor Completarea autocolantului de viz

n cadrul seciunii rezervate rubricilor cu caracter naional, exist o seciune (zona de citire optic MRZ) destinat scanrii electronice. Aceast seciune este format din dou rnduri a cte 36 de caractere. Tipul de caractere utilizat (OCRB 1) permite lectura optic cu echipamente speciale utilizate la frontierele externe pentru a facilita verificrile. n aceast seciune nu se fac nici un fel de nscrieri. Imprimanta utilizat pentru imprimarea autocolantului de viz trebuie s permit reproducerea de nalt calitate a unei fotografii n culori. Autocolantul de viz se aplic pe pagina documentului de cltorie astfel nct s acopere tampila de cerere. Pagina nu trebuie s conin alte nscrieri sau tampile. n cazurile n care legislaia sau practica unui stat membru cere existena unei semnturi pe autocolantul aplicat pe pagina documentului de cltorie, viza ar trebui semnat de agentul care are aceast responsabilitate. Semntura este amplasat la dreapta rubricii ,,Observaii; semntura trebuie s se extind parial pe pagina documentului de cltorie, dar nu trebuie s acopere seciunea destinat scanrii electronice. Administraia central a statului membru n cauz pstreaz specimene ale semnturilor agenilor autorizai s semneze vize de la nceputul perioadei de angajare a acestora. b. Aplicarea pe paaport a autocolantelor de viz:

Autocolantul imprimat (sau n caz de for major: completat de mn) trebuie completat nainte de a fi aplicat pe documentul de cltorie. tampila i semntura trebuie puse pe autocolant dup ce acesta a fost aplicat pe documentul de cltorie. Autocolantul ar trebui aliniat cu marginile paginii documentului de cltorie i aplicat ct mai aproape de acestea, pentru a permite lectura automat a documentului. c. Documente de cltorie pe care se pot aplica vize

n cazul n care documentul de cltorie nu este recunoscut de toate statele membre, viza trebuie limitat la teritoriile statelor membre care recunosc documentul. Se subliniaz faptul c, n cazul n care documentul de cltorie nu este recunoscut de statul membru care elibereaz viza, un autocolant de viz limitat la teritoriul statului membru emitent trebuie aplicat pe o foaie de hrtie separat.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

11

RO

d.

tampila (sau timbrul sec) a misiunii diplomatice sau a consulatului care elibereaz viza

tampila misiunii diplomatice sau a consulatului care elibereaz viza trebuie aplicat n seciunea OBSERVAII a autocolantului, avnd grij n mod deosebit ca ea s nu mpiedice lectura datelor, i trebuie aplicat peste marginea autocolantului, acoperind i pagina documentului de cltorie. Dimensiunile i coninutul tampilei, precum i cerneala folosit, vor fi stabilite prin dispoziii de drept intern. Pentru a preveni reutilizarea unui autocolant de viz aplicat pe o foaie separat, tampila consulatului care elibereaz viza trebuie aplicat n dreapta, peste autocolant i formular, astfel nct s nu mpiedice lectura rubricilor i a datelor completate sau s intre n zona de lectur optic (MRZ). e. Returnarea documentului de cltorie

Ar trebui avut n vedere ca documentul de cltorie s i fie returnat titularului legal sau reprezentantului legal al acestuia/acesteia. f. Distrugerea autocolantelor de viz

Dac autocolantele de viz trebuie distruse, acest lucru trebuie efectuat prin tierea acestora i prin zgrierea kinegramei. Toate informaiile de pe autocolantele de viz anulate i distruse trebuie introduse n registrul de vize. Aceast distrugere trebuie consemnat n scris i confirmat de cel puin doi angajai. g. Anularea autocolantelor de viz completate:

Nu trebuie fcut nicio modificare la autocolantul de viz. Dac se face o eroare n procesul eliberrii vizei, autocolantul trebuie anulat. - Dac pe un autocolant care nu a fost nc aplicat pe documentul de cltorie se identific o eroare, autocolantul trebuie distrus. - n cazul n care eroarea este descoperit dup ce autocolantul a fost aplicat pe documentul de cltorie, pe autocolant trebuie trasat o cruce roie n diagonal i trebuie aplicat un nou autocolant pe urmtoarea pagin liber.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

12

RO

4)

Cooperarea consular

Pentru a se asigura c informaiile eseniale i de baz i documentele fundamentale ale Consiliului, necesare pentru eliberarea vizelor, sunt uor accesibile, n fiecare jurisdicie ar trebui compilat un ghid practic, pe baza indexului stabilit de Consiliu (8860/05 VISA 108 COMIX 307), pentru a servi drept instrument comun de referin: Partea I: ar trebui s conin informaii specifice jurisdiciei, iar coninutul acesteia ar trebui s rezulte din discuii n cadrul cooperrii consulare locale; Partea II: ar trebui s conin informaii de baz care, chiar dac sunt, de asemenea, specifice jurisdiciei, trebuie selecionate din diferitele documente de baz puse la dispoziie i actualizate de autoritile centrale.

n plus, misiunile diplomatice ale statelor membre ar trebui: s contribuie activ la organizarea periodic de reuniuni de cooperare local Schengen i s contribuie activ la aceste discuii, n conformitate cu Instruciunile consulare comune, i s asigure monitorizarea armonizat a concluziilor acestor reuniuni; acolo unde este necesar, s creeze subgrupuri, mandatate de toi participanii la cooperarea local Schengen, pentru a examina domeniile problematice specifice identificate n cadrul jurisdiciei; s elaboreze rapoarte, n mod individual sau colectiv, cu privire la rezultatele reuniunilor de cooperare local Schengen i s le nainteze autoritilor centrale, subliniind evoluiile, tendinele i problemele importante care necesit aciuni din partea autoritilor centrale.

Rapoartele asupra reuniunilor de cooperare consular local sunt elaborate de preedinia n exerciiu i sunt naintate altor state membre la nivel local i autoritilor centrale.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

13

RO

II) GESTIUNEA ADMINISTRATIV I ORGANIZAREA 1) Organizarea seciilor de vize

efii de misiuni diplomatice sau oficii consulare trebuie s se asigure de faptul c secia responsabil de eliberarea vizelor este organizat astfel nct s se evite orice tip de comportament neglijent care ar putea facilita furtul i falsificrile. Personalul responsabil de eliberarea vizelor nu trebuie expus n niciun fel presiunilor locale. Pentru a preveni formarea de ,,obiceiuri care ar putea conduce la scderea vigilenei, agenii responsabili trebuie s lucreze periodic, prin rotaie. Depozitarea i utilizarea autocolantelor de vize trebuie s fac obiectul unor msuri de securitate similare celor aplicate pentru protecia numerarului sau a altor formulare-tip necompletate. Pentru a accelera procesul depunerii, formularele de cerere pregtite de solicitanii n ateptare ar trebui verificate de personalul reprezentanei pentru a se asigura c formularul de cerere este completat corect, semnat corespunztor i nsoit de documentele justificative. 2) Rspunderea administrativ

Reprezentantul diplomatic sau eful seciei consulare trebuie s i asume, n conformitate cu competenele sale naionale, deplina rspundere pentru modalitile practice legate de eliberarea vizelor de ctre misiunile sau oficiile consulare pe care le reprezint i trebuie s se consulte cu alte persoane prezente la nivel local. 3) Arhivarea

Statele membre rspund de arhivarea cererilor de viz. Cererile de viz trebuie pstrate cel puin un an dup expirarea vizei, dac viza a fost eliberat, i cel puin cinci ani dac s-a refuzat eliberarea vizei.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

14

RO

4) a.

Formarea Formarea la locul de munc

Personalul expatriat trebuie format de autoritatea central nainte de ajungerea la post i poate fi, de asemenea, format la nivel local, cu o concentrare special asupra urmtoarelor aspecte: legislaia comunitar i naional aspecte practice ale eliberrii vizelor utilizarea informaticii securitatea documentelor protecia datelor chestiuni de securitate formarea lingvistic

Personalul expatriat ar trebui s formeze la locul de munc personalul angajat la nivel local.

b.

Schimbul de personal ntre reprezentane

La nivel bilateral, reprezentanele consulare ar trebui s fac schimb de personal pentru a mbunti cunoaterea i armonizarea practicilor legate de vize.

5)

Personalul

Trebuie stabilite reguli clare referitoare la sarcinile personalului i atribuirea responsabilitilor acestuia. De asemenea, ar trebui s se asigure c personalul este obiectiv n ceea ce privete solicitanii i cererile. Prin urmare, ar trebui luate msuri pentru a garanta c membrii personalului expatriat care sunt foti resortisani ai rii-gazd nu sunt implicai direct n luarea deciziilor.

a.

Sarcinile diferitelor categorii de personal

n cazul n care personal angajat la nivel local este implicat n procesul de acordare a vizelor, ar trebui s existe o difereniere clar a sarcinilor ntre personalul expatriat i personalul angajat la nivel local.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

15

RO

Personalul angajat la nivel local poate: s lucreze la ghieu i s aib contact cu solicitanii sub supravegherea unui expatriat, s ncaseze taxa de viz, s verifice dac documentele prezentate sunt complete, s pregteasc procesarea electronic a cererii (de exemplu, s introduc datele n baza de date sau s efectueze consultri), imprima i aplica autocolantul, returna documentele, avea acces numai la zona n care lucreaz i la spaiile care nu fac obiectul unor restricii speciale (respectiv, arhive sau spaii de depozitare a autocolantelor).

Din motive de securitate, ar trebui instituit un sistem de rotaie pentru personalul angajat la nivel local.

Numai personalul expatriat ar trebui: s primeasc rspunsuri de la bazele naionale de date sau la consultri, s decid dac sunt necesare informaii suplimentare sau un interviu, s hotrasc acordarea sau respingerea vizei, s aib contacte cu partenerii locali; dac este necesar, n anumite cazuri, personalul angajat la nivel local care deine cetenia statelor UE/SEE + CH poate, de asemenea, primi rspunsuri din bazele naionale de date i poate efectua consultri.

b.

Verificarea n momentul recrutrii i evaluarea ulterioar

Toi membrii personalului ar trebui verificai nainte de recrutare, iar autorizaia de securitate a acestora ar trebui verificat de ctre serviciile naionale ale statului membru care efectueaz recrutarea, dup caz.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

16

RO

c.

Abuzul de poziie profesional (abuzul de serviciu)

Personalul recrutat la nivel local care abuzeaz de poziia sa profesional ar trebui mutat din cadrul seciunii de vize sau concediat, n funcie de gravitatea abuzului. Dac este posibil i/sau dac este cazul, personalul respectiv ar trebui raportat ageniei locale de aplicare a legii. Personalul expatriat care abuzeaz de poziia sa profesional ar trebui s fac obiectul unor proceduri disciplinare sau judiciare proporionale din partea autoritilor naionale respective.

d.

Contacte neautorizate cu autoritile locale i legturi cu organizaiile infracionale

n conformitate cu practicile naionale, toate contactele neautorizate ale personalului serviciilor de vize (cu autoritile locale, organizaiile infracionale sau altele) trebuie raportate responsabilului pentru probleme de securitate i/sau efului misiunii, care trebuie s i informeze superiorul. . Se presupune c vor fi luate toate msurile necesare i legale.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

17

RO

III) SECURITATEA 1) a. Cldirea Exteriorul cldirii

La seciile mari de vize care nu au un sistem de programare, pot fi utilizate bariere mobile pentru a asigura ordinea ateptrii la coad. Ar trebui solicitat asistena forelor de poliie locale i ar trebui instituit un sistem de rotaie pentru respectivii ageni. n cazul n care protecia agenilor de securitate ai statului membru i/sau asistena forelor de poliie locale nu este suficient, securitatea ar trebui asigurat de o firm de securitate privat. Se recomand ca personalul s intre/s ias n/din cldirea seciei de vize printr-o intrare/ieire separat.

b.

Sala de ateptare

Ar trebui efectuate controale de securitate ale solicitanilor i ale obiectelor lor personale naintea accesului acestora n sala de ateptare. Accesul n sala de ateptare ar trebui s se fac printr-o intrare separat. n cazul n care sala de ateptare nu dispune de o intrare separat, nu trebuie s existe o u de legtur ntre sala de ateptare i secia de vize. Pentru a se asigura procesarea cererilor n ordinea corect, solicitanii pot fi apelai, de exemplu, printr-un difuzor instalat n sala de ateptare sau prin intermediul afirii numrului lor pe un ecran acionat de agentul responsabil cu vizele. n plus, ferestrele de la parterul cldirii trebuie securizate mpotriva efraciilor i trebuie s existe un sistem de alarm corespunztor conectat la un agent de securitate. Ar trebui prevzut supravegherea constant prin camere de televiziune cu circuit nchis a slii de ateptare i a accesului la aceasta, cel puin n zonele cu risc ridicat.

c.

Ghieele de vize

Trebuie luate urmtoarele msuri: Ghieele ar trebui echipate cu geamuri securizate rezistente la gloane, permind transmiterea fr pericol a documentelor ctre personal i comunicarea uoar i discret. Documentele ar trebui transmise prin intermediul unui sertar glisant, evitndu-se astfel orice contact fizic. 12099/1/09 REV 1 DG H dcp/ALB/mp 18

RO

 Sub vitrina ghieului, trebuie prevzut un spaiu pentru transferarea documentelor, ermetic i rezistent la gloane, adaptat documentelor n format A4. Staiile de lucru care permit accesul la bazele de date ar trebui protejate pentru a se preveni accesul neautorizat. Trebuie instalate echipamente corespunztoare care s permit comunicarea uoar, dar discret, de exemplu un sistem de interfon. ntre ghiee ar trebui s existe panouri de desprire antifonice pn la aproximativ nlimea capului. n faa fiecrui ghieu trebuie marcat n mod vizibil la sol o zon care trebuie pstrat liber din motive de discreie. n anumite ri ar trebui luate msuri speciale pentru cazurile care necesit o discreie deosebit. Accesul se face printr-un sistem de u simpl sau dubl care este acionat numai la distan.

d.

Sala de interviu

Pentru a se evita orice risc de securitate n cursul interviurilor cu solicitanii, agenii consulari care desfoar astfel de interviuri ar trebui s aib posibilitatea de a solicita prompt ajutor n cazul unei urgene (utiliznd un buton de alarm).

e.

Cldirea n sine

Cldirea ar trebui protejat mpotriva furturilor i a altor acte de violen, iar la intrarea acesteia ar trebui instalat un sistem de control al accesului printr-un mecanism de ncuiere. Incinta ar trebui protejat non-stop de un sistem de alarm on-line.

2)

Controalele de securitate

Ar trebui s fie disponibile echipamente care s permit efectuarea controalelor de securitate asupra solicitanilor i asupra obiectelor personale ale acestora. Solicitanii ar trebui s treac printr-un detector de metale de tip poart sau s fie, cel puin, controlai cu un detector manual. Ar trebui efectuate controale de securitate ale solicitanilor i ale obiectelor personale ale acestora, cel puin prin sondaj, la intrare, naintea accesului.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

19

RO

3)

Documente

Autocolantele de viz ar trebui transportate prin curier diplomatic. Numrul autocolantelor de viz necompletate furnizate unui consulat ar trebui s fie proporional cu volumul vizelor eliberate/cererilor de viz depuse. Autocolantele de viz ar trebui depozitate ntr-un seif imediat dup primirea acestora de ctre consulat. Seiful ar trebui s fie situat ntr-o ncpere care rspunde unor standarde ridicate de securitate. Accesul la acest seif ar trebui rezervat doar unui numr limitat de persoane n cadrul consulatului (de exemplu, efului seciei de vize i adjunctului acestuia). Restul personalului ar trebui s primeasc numai numrul de autocolante necesar pentru activitatea cotidian, iar orice autocolante neutilizate ar trebui returnate la sfritul zilei de lucru. Monitorizarea stocului ar trebui efectuat n mod informatizat. n orice moment ar trebui s fie posibil s se precizeze cte autocolante sunt stocate fizic la reprezentan, cte au fost utilizate i cum au fost utilizate.

4) a.

Sistemele informatice Accesul la bazele de date Ar trebui creat un sistem de informaii, bazat pe o baz comun de

date, care s permit utilizarea unei proceduri coerente i eficiente pentru procesarea cererilor i care s fie bine integrat cu sistemele conexe. Utilizatorilor ar trebui s li se acorde accesul direct la informaiile actualizate.

b.

Reguli pentru accesul la sistem

Utilizatorul trebuie inclus n autorizarea pentru baza de date i identificat prin intermediul procedurii de login. Numele de utilizator i parolele sunt personale i nu pot fi transmise altor persoane. Acestea trebuie pstrate astfel nct persoanele neautorizate s nu aib acces la ele. Sunt aplicate reguli de autorizare i este stabilit un sistem de control al autorizrii. Accesul la sistem este permis numai utilizatorilor autorizai.

12099/1/09 REV 1 DG H

dcp/ALB/mp

20

RO

Sistemul de control al autorizrii reglementeaz operaiunile pe care le pot efectua diferitele grupuri de utilizatori la nivelul bazei centrale de date i ceea ce pot obine acetia de la aceast baz. Sistemul cuprinde diferite grupuri autorizate pentru personalul reprezentanelor diplomatice, al autoritii centrale pentru migraie i al poliiei. Fiecare nivel de autorizare ofer acces la pri diferite ale sistemului (cutarea de informaii n baza de date, ncrcarea i adugarea de informaii n baza de date etc.). Accesul poate fi restricionat la nivelul domeniului de date i informaii referitoare la o misiune diplomatic specific.

c.

Back-up, situaii de urgen

Structura de back-up trebuie s respecte cerinele aplicabile, precum cutrile n baza de date i comunicarea. Sistemul de back-up ar trebui s sprijine activiti relevante, cum ar fi: administrarea vizelor, cutrile n baza de date, imprimarea autocolantelor.

d.

Securitatea datelor

Trebuie aplicat un concept de ultim generaie de securitate a datelor, care s ndeplineasc cel puin urmtoarele criterii: Accesul la sistemul informatizat al vizelor ar trebui s necesite un nume de utilizator i o parol. Parolele ar trebui schimbate n mod periodic. Accesul la sistemul informatic consular trebuie reglementat prin instruciuni de securitate. Accesul neautorizat la sistem ar trebui controlat prin conceptul de login. Serverele trebuie amplasate n ncperi securizate n mod special, destinate serverelor, ntr-o zon controlat a reprezentanei la care publicul nu are acces. Toate comunicaiile trebuie cifrate, astfel nct s se asigure un nalt grad de securitate a comunicaiilor. Orice prelucrare a datelor cu caracter personal este introdus ntr-un fiier-jurnal care poate fi verificat n cazul suspectrii unei nclcri a liniilor directoare naionale privind protecia datelor. Aceste fiiere-jurnal sunt pstrate cel puin cinci ani.

______________ 12099/1/09 REV 1 DG H dcp/ALB/mp 21

RO