Dificulti ntlnite de obicei n implementarea proiectelor ERP n producie

Compania TotalSoft este pe deplin contient de faptul c, ncepnd cu implementarea soluiei software i ncheind cu serviciile de mentenan i suport tehnic, investiia ntr-un proiect ERP este semnificativ. n cazul n care termenele de livrare nu se respect sau sistemul ERP nu funcioneaz aa cum ar trebui, luarea deciziilor de business, productivitatea i profitabilitatea pot fi afectate. Companiile din sectorul produciei sunt de multe ori supuse unei mari presiuni pentru a finaliza implementarea sistemului ERP, pe baza unor programe strnse i bugete reduse, genernd frecvent abateri. Acest lucru poate duce la probleme costisitoare n timpul procesului de implementare, care pot persista mult timp dup lansare.

Potrivit experienei noastre, punctele critice pentru implementari ERP n sectorul produciei sunt:

1. Software ERP necorespunztor

Datorit procesului de selecie i evaluare deficitar, se poate constata c software-ul ERP nu se adapteaz cerinelor de business. De exemplu, dac software-ul ERP nu este conform cu activitatea desfurat, compania nu va putea lansa i urmri consumul de materiale cu alocri pe comenzile de lucru.

2. Rat ridicat de fluctuaie a membrilor echipei de proiect

Dac membrii echipei de proiect sufer din cauza nivelului ridicat de stres i a volumului mare de munc atunci cnd trebuie s fac fa implementrii, unii dintre membrii echipei ar putea demisiona, ceea ce se traduce n cunoaterea insuficient a ERP ul i transfer de abiliti n cadrul echipelor pe parcursul ciclului de via al implementrii ERP. La final, utilizatorii i membrii echipei de proiect vor avea cunotine insuficiente pentru a duce la ndeplinire sarcinile zilnice atunci cnd folosesc sistemul ERP.

3. Personalizarea n exces
Datorit nepotrivirilor legate de software, personalizri excesive sunt necesare n zonele adaptrii de program i raportare. Personalizarea ar putea conduce la ntrzieri ale proiectului, buget depit sau un sistem ineficient (datorit slabei caliti a personalizrii, problemelor nerezolvate ale sistemului i testare insuficient). Adaptarea ERP-ului astfel nct s se potriveasc cu cerinele specifice procesului de producie ar putea conduce la sacrificarea celor mai bune practici ncorporate n sistemul ERP.

Sursa web: www.charisma.ro

4. Efectivitate redus a consultantului

Unii dintre consultani pot fi considerai ca fiind lipsii de experien n ceea ce privete sistemele ERP i incapabili s ofere consultan de nivel profesional n planificarea proiectelor ERP. Consultanii care comunic lipsit de eficien n timpul fazei de proiect i se rezum doar la a sugera soluii, fr a pune n practic abiliti profesionale pentru a efectua BPR (Business Process Reengineering Reproiectarea Proceselor de Business) astfel nct s fie redus decalajul dintre sistemele ERP i procesele de afaceri, sunt considerai ineficieni.

5. Infrastructur IT defectuoas
n cazul n care top managementul are resurse financiare insuficiente alocate procesului de implementare, consultanii i managerul de proiect vor propune o infrastructur informatic (hardware) slab din punct de vedere al performanei, pentru a reduce costurile implementrii ERP. Infrastructura IT deficitar va conduce, cel mai probabil, la o capacitate de procesare lent a sistemului ERP.

6. Transfer de cunotine deficitar

Consultanii lipsii de experien care nu sunt contieni de specificitatea diferitelor tipuri de producie nu vor oferi utilizatorilor un training profesional de ERP. De asemenea, n cazul n care materialul de instruire nu este scris corect, toate informaiile vor fi gsite ca fiind prea succinte i nefolositoare.

7. Efectivitate sczut a managementului de proiect

n cazul n care cunotinele ERP, capacitile i abilitile de management de proiect sunt limitate, proiectul ERP va fi considerat a fi o provocare i exigent, avnd n vedere fapul c implic sisteme de management, persoane (echipa de proiect, utilizatorii i consultantul extern), precum i re-proiectarea proceselor de afaceri. Pentru managerul de proiect este important gestionarea n mod eficient a consultanilor, de exemplu legat de evaluarea performanei lor n comunicare i pregtire, atunci cnd se realizeaz BPR (Business Process Reengineering) i cnd se testeaz performana sistemului.

8. Calitate sczut a Business Process Reengineering (BPR) (Reproiectarea Proceselor de Business)

Este, de asemenea, posibil ca unii dintre membrii echipei de proiect s aib o viziune neclar asupra necesitii sau modului n care trebuie s efectueze BPR, deoarece consultanii lor le-au oferit consiliere lipsit de profesionalism pentru a realiza BPR. Va fi dificil pentru membrii echipei de proiect s colaboreze i s-i aduc contribuia la BPR, iar calitatea sczut a procesului BPR va duce la probleme de configurare incorect a sistemului. n cazul n care

Sursa web: www.charisma.ro

procesele de afaceri nu sunt reproiectate cu succes pentru a se potrivi cu sistem ele ERP i echipele de proiect nu sunt gata pentru adaptarea proceselor de afaceri noi, ei nu vor avea mentalitatea potrivit pentru implementarea i utilizarea sistemului ERP. Mai mult dect att, n timpul procesului de BRP, dac consultanii nu vor realiza analiza de mapare pentru a mapa funcionalitile software-ului cu cerinele de business, aceasta va conduce la o neconcordan ntre ERP i procesele de business.

9. Testare de slab calitate

O planificare prea strns a proiectului i cunotine insuficiente legate de testarea sistemelor ERP va duce spre grab i calitate sczut. Rezultatul testrii ERP-ului este un indicator care relev ct de pregtit este sistemului ERP pentru lansare (go live) (din perspectiva examinrii capacitilor de infrastructur IT, configurarea corect a sistemului ERP, dac oamenii - inclusiv utilizatorii i echipa de proiect - au fost echipai cu cunotine suficiente i abiliti iar datele au fost de bun calitate).

10. Suport deficitar al managmentului de top

Este de ateptat ca top managementul s ofere sprijin n zonele de angajament ale proiectului ERP, resurse financiare i umane suficiente, precum i n rezolvarea problemelor politice dac este necesar. Sprijinul financiar limitat va contribui la un proces de implementare ERP grbit, membrii echipei de proiect vor fi supra-ncrcai i, pe lng o rat mare de fluctuaie de personal, vor aprea att probleme legate de transfer ineficient de cunotine, ct i probleme politice. Un angajament insuficient va conduce la probleme politice care vor mpiedica implementarea procesului (genernd un proces de reproiectare a business-ului slab, rezisten la schimbare pe scar larg din partea utilizatorilor i un nivel sczut de satisfacie din partea lor).

11. Un calendar prea strns al proiectului

n cazul n managementul de top i managerul de proiect vor dori s reduc bugetul proiectului ERP i vor stabili un calendar al proiectului prea strns, activitile de punere n aplicare (de exemplu proiectul de planificare, BPR, instruire sau testare) vor fi efectuate n grab n scopul de a respecta termenul limit al proiectului. Echipa de proiect i utilizatorii vor suprancrca sistemul.

12. Concept neclar, din perspectiva utilizatorilor, legat de natura i utilizarea sistemului ERP
Datorit slabei caliti a instruirii i instructajului insuficient oferit de top management i echipa de proiect, utilizatorii nu vor avea o idee clar despre natura i utilizarea sistemului ERP. Astfel, ei nu vor nelege raiunea pentru implementarea sistemului ERP sau procesul de implementare

Sursa web: www.charisma.ro

i nu vor fi pregtii pentru punerea n aplicare, vor opune rezisten la schimbare, ceea ce va duce la probleme politice, calitatea slab a procesului de reconstrucie a businessului i o rezisten la utilizarea sistemului.

13. Ateptri nerealiste ale managementului de top legate de sistemul ERP

n cazul n care managementul de vrf va considera c implementarea ERP-ului va oferi soluii bune, fr a ine seama de complexitatea sistemului ERP, acest lucru va duce la posibile complicaii n procesul de implementare, cu riscurile asociate. Acest lucru va conferi ntregii echipe de proiect i utilizatorilor ateptri nerealiste. Aceast concepie greit va duce la planificarea superficial a proiectului, la o subestimare a bugetului i a alocrii resurselor i va conduce la eecul implementrii ERP din perspectiva managementului de proiect.

Sursa web: www.charisma.ro